SAP BUSINESS ONE ENFILA HACIA LA NUBE

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1 Marzo de 2012 SAP BUSINESS ONE ENFILA HACIA LA NUBE Estadísticas de SAP Business One: Más de clientes utilizan SAP Business One Más de afiliados de grandes empresas utilizan SAP Business One Se ofrece en más de 80 países y en 27 idiomas Hoy en día, hay disponibles 40 localizaciones Hoy en día, muchos piensan en la nube: tanto individuos como empresas. El interés en el Software como Servicio (SaaS) ha crecido en forma escalonada en los últimos años, de la mano de aplicaciones empresariales como la Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM) y elementos de Gestión del Capital Humano (HCM) como reclutamiento, gestión del talento y administración de beneficios. Sin embargo, las aplicaciones más grandes como, por ejemplo, la Planificación de los Recursos Empresariales (ERP), que brinda el sistema transaccional de registro en el que se basa una empresa, tardaron más en asimilar la idea de la nube. Pero hoy en día eso está cambiando y, a medida que muchos evalúan los pros y los contras de una solución ERP de SaaS, las ventajas parecen llevar la delantera. El 6 de marzo de 2012, SAP anunció que la solución SAP Business One, que se caracteriza por ser la solución ERP más accesible para pequeñas empresas y empresas en crecimiento, se podía obtener pedido. Anteriormente, sólo estaba disponible como una solución alojada o que requería una licencia para utilizarse en instalaciones, pero esta nueva opción de implementación convierte a SAP Business One en una solución SaaS de múltiples dueños. La versión pedido está disponible en 18 países (se agregarán otros) mediante partners seleccionados. Las suscripciones tienen un precio competitivo y se ofrecen con carácter mensual y por nombre de usuario. RESPONDIENDO A LA OPORTUNIDAD DEL MERCADO El hecho de que la solución ERP esté un paso más atrás que otros softwares empresariales respecto de la implementación de SaaS provocó conjeturas. La falta de interés en la solución ERP de SaaS es resultado de las pocas opciones disponibles? O las pocas opciones disponibles son causa de la falta de interés? Si bien puede que ese debate haya sido válido un par de años atrás, la resistencia a la solución ERP de SaaS parece estar desmoronándose, mientras que el interés en las soluciones tradicionales en instalaciones disminuye.

2 Página 2 de 9 Fuentes de datos Desde mediados de julio hasta fines de septiembre de 2011, Mint Jutras recolectó más de 1250 respuestas a una encuesta electrónica para su Estudio 2011 de Solución ERP. Más de 900 respuestas se basaban en el conocimiento del participante respecto de las implementaciones de una solución ERP y qué tan involucrado estaba en ese proceso. Las respuestas se utilizaron para investigar los objetivos, desafíos y estado de una solución ERP, pero también para establecer un punto de comparación para el desempeño de las implementaciones de la solución. Las respuestas a la encuesta abarcaron empresas de todos los tamaños según el ingreso anual. La audiencia esperada de SAP para su solución SAP Business One estuvo bien representada en la encuesta: 41% de pequeñas empresas (menos de USD25 millones) 40% medianas pequeñas (de USD25 millones hasta USD250) 13% medianas grandes (desde USD250 millones hasta mil millones) 6% grandes empresas (más de mil millones) Figura 1: opciones de implementación de solución ERP que podrían evaluarse hoy en día Fuente: Consultora Mint Jutras, Estudio 2011 de Solución ERP El Estudio 2011 de Solución ERP, realizado por Mint Jutras y que encuestó a más de 900 empresas calificadas, descubrió que hay más probabilidades de que una empresa evalúe la implementación de SaaS que de una opción de hosting tradicional. Sin embargo, es aún más sorprendente cuánto disminuyó la predisposición a evaluar implementaciones en instalaciones. Hace unos años, el porcentaje de empresas dispuestas a evaluar una implementación tradicional era de 90% mientras que, hoy en día, las investigaciones señalan un 56%. Y la diferencia es todavía más pronunciada si comparamos las implementaciones de soluciones ERP de primera clase, donde se ve claramente la supremacía de SaaS sobre opciones con licencia (Figura 2). Figura 2: opciones de implementación de solución ERP que podrían evaluarse hoy en día Fuente: Consultora Mint Jutras, Estudio 2011 de Solución ERP Mint Jutras define una implementación de una solución ERP de primera clase como el 15% más alto, y se basa en los resultados medidos, el progreso de la compañía en contraposición a sus objetivos específicos y el desempeño actual. Estas implementaciones son las que brindaron a la empresa, ya sea grande o pequeña, el mayor beneficio de negocio. Instalar una solución ERP es un medio para alcanzar una finalidad, más que una finalidad en sí misma.

3 Página 3 de 9 Definitivamente, la demanda está en aumento y también lo está el suministro. Con el lanzamiento de SAP Business One On Demand, SAP es hoy en día uno de los proveedores de soluciones ERP más grandes, y está llevando a la nube aplicaciones que ya estaban establecidas como soluciones instalaciones. Sin embargo, a la hora de evaluar esas transiciones, es importante que usted entienda las opciones así como las limitaciones. Por lo general, esas transformaciones se parecen más a una solución alojada que a un software como servicio. Algunos observadores de la industria insisten en que una oferta de soluciones en nube tiene que permitir múltiples dueños (junto con otras capacidades) para ser verdaderamente SaaS, e incluso acusan a los proveedores de soluciones de un único dueño (también llamadas de múltiples instancias ) de viciar la nube. SAP evita esa etiqueta ya que ofrece múltiples dueños para su solución SAP Business One. Pero no todas las empresas que buscan una solución en nube quieren lo mismo. Es importante saber mirar más allá de esas etiquetas, entender sus propios requisitos y asegurarse de que se cumplan. Tres soluciones SAP para PYMES Se puede describir a las 3 soluciones SAP para PYMES de la siguiente manera: SAP Business One: para pequeñas empresas que buscan una solución de SaaS u en instalaciones SAP Business ByDesign: la solución de SaaS para empresas medianas SAP Business All-in-One: La solución en instalaciones para empresas medianas NO ES LA ÚNICA HISTORIA DE SAP EN LA NUBE Por lo general, cumplir con los requisitos de los clientes requiere experiencia y práctica. Sepa que esta no es la primera incursión de SAP en la nube. De hecho, la relación con la nube data del año 2007, cuando SAP lanzó SAP Business ByDesign, su primera solución de SaaS. Al igual que SAP Business One, ByDesign es parte de la cartera de productos para pequeñas y medianas empresas (PYMES). Pero a diferencia de SAP Business One, ByDesign siempre ha sido y siempre será una solución únicamente de SaaS. Al principio, SAP dividía su cartera para PYMES de acuerdo al tamaño de la compañía, ya sea por ingreso anual o por número de empleados. Hoy en día, SAP utiliza un esquema de posicionamiento un tanto distinto. Business One todavía es la solución más accesible y recomendada para pequeñas empresas y empresas en crecimiento, más allá de que las empresas busquen una solución en instalaciones o a pedido. Business ByDesign, que se ofrece exclusivamente en un entorno de SaaS, es la solución más propicia para empresas medianas que buscan una solución ERP de SaaS. SAP Business All-in-One, que comparte la misma solución ERP que Business Suite, es una solución escalable para empresas medianas que quieren quedarse en instalaciones. Sin embargo, el primer posicionamiento según el tamaño de la compañía, combinado con la creencia de que SaaS estaba diseñado para pequeñas empresas generaba especulación por parte de los observadores de la industria, que indicaban que ByDesign iba a eliminar las ventas de Business One. Pero eso nunca sucedió, en parte porque ByDesign todavía era un producto joven y, además, porque SAP tardó en liberar sus motores de venta y marketing para brindar poder a las ventas. A diferencia de SAP Business One On-Demand, ByDesign no fue lanzada originalmente como una solución para múltiples dueños. Y si bien esto no afectó la proposición de valor, sí tuvo un impacto negativo en la economía de SAP.

4 Página 4 de 9 Y hasta que se lanzó el Feature Pack 2.5 a mediados de 2010 no se introdujo una solución de múltiples dueños, lo que permitió que SAP redujera sus costos internos en un 20%. Mientras tanto, SAP también había anunciado otras ofertas a pedido, incluyendo lo que llamamos aplicaciones de Línea de Negocios, así como soluciones de Business Intelligence (BI) On-Demand. Gracias a la evolución y mejoras en el desempeño, se anunció a ByDesign como la gran plataforma de desarrollo para estas soluciones a pedido también, si bien al principio no fue el caso. SAP hablaba cada vez más en serio acerca de sus ofertas en la nube. En diciembre de 2011, SAP fue un paso más allá y anunció la adquisición de SuccessFactors, una solución de Gestión de Capital Humano (HCM) sólo para SaaS. Sin embargo, fue claro desde el principio que el anuncio tenía más que ver con la nube que con HCM. En medio de la conmoción por la adquisición de USD 3,4 mil millones, también se especulaba con que ByDesign había llegado a su fin. Esa predicción está lejos de la realidad. Es cierto: la última oferta en la nube, Business One On-Demand, no utiliza una plataforma ByDesign pero si tenemos en cuenta la magnitud de la cartera de productos de SAP, pareciera haber lugar para muchas otras ofertas y más de una plataforma. Y qué tiene que ver toda esta historia con Business One On-Demand? En realidad, tiene más que ver con el conocimiento. En medio de toda la fanfarria relacionada con las fusiones y adquisiciones, hubo múltiples comentarios referidos al ADN de la nube de SuccessFactors y a Lars Dalgaard, su Director General, como el responsable de todas las ofertas en nube de SAP. Cuando una aplicación empresarial se vendió desde sus comienzos con una licencia inicial, como Business One, virar a una venta por suscripción es una transición complicada para el equipo de ventas (y a veces, para Wall Street). La gestión de SAP entiende esto y toma resoluciones para resolver el problema. El primer paso, el año pasado, fue un cambio consciente para vender a todas las PYMES mediante canales. La adquisición de SuccessFactors y el nuevo trabajo del Sr. Dalgaard (controlar todas las ofertas en nube) fue el segundo. PROPUESTA DE VALOR Cuál es la propuesta de valor que ofrece la solución SAP Business One On-Demand? En muchos aspectos, es la misma propuesta de cualquier oferta de una solución ERP de SaaS. Los encuestados en el Estudio de una Solución ERP, de Mint Jutras, citaron varios beneficios de las implementaciones de SaaS, pero hubo tres principales: costos menores, mayor cantidad de actualizaciones y la capacidad para brindar asistencia a empleados y locaciones remotas. COSTOS Los encuestados anticipan un costo total de adquisición (TCO) menor, menos costos iniciales y menores recursos de tecnología requeridos en un entorno de SaaS. Para poder entregar estos beneficios, SAP sólo necesita poner un precio competitivo a la solución SAP Business One On-Demand.

5 Página 5 de 9 Si bien SAP no anuncia su precio públicamente (recuerde que intenta vender a través de sus canales, así que los precios sólo se sugieren), los objetivos compartidos en privado parecen tener un precio competitivo y fluctuarán inevitablemente de acuerdo a la locación de la empresa. Hay algunos que todavía creen que el costo de una solución ERP de SaaS no es mucho más barata que una en instalaciones, en especial a largo plazo. Claro que esa afirmación no tiene en cuenta que se evitan costos de hardware o recursos tecnológicos internos para gestionar la instalación. Pero incluso si uno deja de lado el hardware, hay una ventaja a la hora de comprar una solución ERP de SaaS a través de un proveedor que ofrece ambas opciones (SaaS o en instalaciones): el proveedor debería establecer una diferencia en el precio de las dos opciones de implementación. SAP y sus partners deberían poder ayudar al cliente potencial a determinar la diferencia si miran el software, los servicios o el mantenimiento. Pero no se olvide de los costos de hardware e infraestructura y recuerde que, por lo general, los grandes costos desde el punto de vista del TCO son los pequeños costos de recursos internos. Una preocupación respecto del costo que expresó el 47% de los encuestados tiene que ver con los costos escalables. Qué evita que una empresa de software tenga que lidiar con precios exorbitantes al final del contrato inicial? Como SAP no vende la solución Business One On-Demand directamente, no puede garantizar con absoluta seguridad que los precios no vayan a llegar más lejos de lo esperado, pero confía en la naturaleza competitiva de su canal para mantener los costos escalables bajo control. ACTUALIZACIONES Si bien un TCO menor es un beneficio de la solución ERP de SaaS que se mencionó bastante, un segundo beneficio fue el costo y el esfuerzo reducidos a la hora de actualizar la solución (48% de los encuestados). La disponibilidad de más tecnología de punta gracias a actualizaciones más frecuentes también fue un factor importante para el 39%. La frecuencia y el método de las actualizaciones varían de proveedor a proveedor. Aquellos que sólo ofrecen soluciones de SaaSdesarrolladas exclusivamente para un entorno a pedido, pueden tener cierta ventaja en este sector, ya que no están atados a un ciclo de lanzamiento prescripto. Puede que los que ofrecen la misma solución en instalaciones y a pedido no tengan tanto flujo de entrega de innovación. Por lo general, los clientes existentes de soluciones en instalaciones prefieren un ciclo de lanzamiento más largo, ya que los procesos de actualización pueden ser disruptivos. Esa interrupción se minimiza en un entorno de SaaS, ya que el proveedor de la solución de SaaS asume mucho del peso del proceso de actualización. SAP no espera acelerar el ciclo de lanzamiento de actualización de Business One sólo para competir en este frente, sino que también apunta aźla madurez del producto en comparación con otros productos más nuevos que son creados sólo para SaaS. Con más de instalaciones, el producto es, sin duda, maduro. Sin embargo, incluso los productos maduros deben seguir evolucionando para cumplir con los nuevos

6 Página 6 de 9 "Antes de mover Business One a la nube, estaba preocupada por el impacto en el desempeño, pero fue mínimo. Por lo general, uno ni nota la diferencia", Glenn Rhodes, Gerente del departamento de TI, DRIFIRE, fabricante de ropa resistente al fuego objetivos de negocio, así que SAP no se desvive por seguir el ritmo de la innovación. SAP quiere seguir entregando innovaciones, incluyendo mayor asistencia y gestión de las aplicaciones mediante su plataforma de asistencia remota (RSP), mayor integración móvil y una gestión completa del ciclo de vida iniciado con el partner. De hecho, SAP comenzó a discernir la reunión de tres pilares de innovación que empezó a promocionar hace dos años: nube, movilidad e in-memory. Muchas de las nuevas aplicaciones móviles desarrolladas para SAP y sus partners están (o estarán) disponibles en una tienda de aplicaciones y tendrán tanta importancia para PYMES como para grandes empresas. Y en febrero de 2012, SAP anunció que con las nuevas analíticas con tecnología SAP HANA para la aplicación SAP Business One y para SAP HANA, edición Edge, las PYMES podrán aprovechar tecnología poderosa in-memory de SAP. El objetivo es permitir la toma de decisiones, aumentar drásticamente la velocidad de los procesos existentes y permitir un acceso a grandes cantidades potenciales de datos con rapidez. ACCESO REMOTO Finalmente, el tercer tema general en cuanto al atractivo de la solución ERP de SaaS tiene que ver con la asistencia que brinda a entornos distribuidos. Existen varios factores en juego. Primero, operar desde distintas locaciones ya no es un problema que concierne sólo a las grandes empresas. El Estudio de Solución ERP, de Mint Jutras, descubrió que el número promedio de locaciones operando con una solución ERP en pequeñas empresas (ingreso anual menor a USD25 millones) era de 2,5. Ese promedio creció a 5,5 a medida que el ingreso anual crecía en un rango desde USD25 a USD250 millones. En segundo lugar, por lo general, las grandes empresas están compactadas en una red de divisiones o subsidiarias de pequeñas a medianas. Por mucho tiempo, SAP se refirió a este escenario como una red de negocio integrada. Un escenario muy común tiene una estrategia ERP de dos niveles en la que una solución ERP se utiliza para corporación (por lo general, llamada ERP administrativa) y la otra (ERP operante) se utiliza para unidades, divisiones o locaciones. Debido al dominio en grandes compañías, SAP es muy a menudo la solución ERP administrativa. Si bien otros proveedores harán un esfuerzo conjunto por generar una interfaz con SAP en este nivel, nadie está en mejor posición que SAP para generar la interfaz con uno de sus productos para PYMES. El 90% de las compañías encuestadas (y el 97% de las implementaciones ERP de primera clase) definieron los estándares para las implementaciones ERP. Qué mejor modo de controlar la estandarización de soluciones y procesos que una implementación de SaaS? De hecho, el 36% de los encuestados citó el fácil acceso remoto para una fuerza de trabajo dispersa como una ventaja clave de SaaS; y el 27% citó la facilidad para ingresar a sitios remotos.

7 Página 7 de 9 Auditoría SAS 70 Type II certificada Afirmación sobre estándares de auditoría Número 70: Las empresas de servicios, comúnmente abreviadas SAS 70 La certificación SAS 70 se implementó gracias al Instituto Norteamericano de Contadores Públicos (AICPA) y realiza auditorías anuales sobre la eficacia de las operaciones, los controles y las preventivas a la hora de alojar datos y procesarlos. TRATANDO LA PERCEPCIÓN DE UN EFECTO NEGATIVO Si bien las soluciones ERP de SaaS son cada vez más aceptadas, hay un gran segmento de la población que no piensa evaluar esta opción de implementación e incluso aquellos que sí están dispuestos a evaluarla tienen preocupaciones. Sólo el 10% de los encuestados en el Estudio de Solución ERP, de Mint Jutras, indicó que no tenía ningún tipo de problemas en probar con una solución ERP de SaaS. Además de la preocupación por los posibles costos escalables, el 46% indicó tener miedo debido al riesgo de sufrir interrupciones y al desempeño poco predecible. Si bien es una preocupación válida, las auditorías de compra pueden reducir el riesgo. Los posibles clientes deberían pedir el desempeño histórico y también garantías de funcionalidad, aunque puede que se negocien salvedades que incluyan desastres naturales o causados por el hombre. Pero la preocupación principal, aunque tantos negocios se lleven acabo a través de internet, tiene que ver con la seguridad: el 58% de los encuestados mencionó este temor. Mint Jutras está de acuerdo con que todos deberíamos preocuparnos por la seguridad. Pero esa preocupación debería existir más allá de la opción de implementación elegida. Y si su empresa es pequeña y no tiene un experto en seguridad tecnológica, hay más probabilidades de que usted esté en mayor riesgo del que estaría en un entorno de SaaS, especialmente los que completaron con éxito la auditoría SAS 70 Type II. Sin embargo, otro 29% admitió que parte del atractivo de SaaS tiene que ver con la comodidad de dejar la seguridad y otros problemas tecnológicos en manos de los expertos. Lo que nos lleva al último factor, pero no por eso menos importante, a la hora de evaluar Business One como servicio: quién será el partner que entregará el servicio? Cuál es su historial? Evalúe por completo la habilidad del partner para entregar servicios. UN NUEVO TIPO DE PARTNER Con la presentación de la solución Business One On-Demand, SAP también está presentando un nuevo tipo de partner. Hace unos años, un partner común de Business One era un especialista en soluciones ERP, una empresa comprometida con su venta y el mantenimiento. Puede que algunos hayan incluso brindado una opción de hosting. Ese es el tipo de partner que tiene más oportunidades de expandir sus ofertas en la nube. Y algunos (no todos) buscan certificación de SAP para ofrecer la opción en nube. Por lo general, estos partners se especializan en expandir la solución Business One. En esos casos, SAP se asegura de que los complementos existentes en instalaciones funcionen en la nube sin interrupciones. Además, entre los nuevos partners estratégicos se encuentran proveedores de servicios de telecomunicaciones. Ese tipo de empresas son expertas en hosting, infraestructura de la nube, facturación y asistencia. En términos generales, no hay expertos en soluciones ERP. Quizá algunos deciden invertir en la construcción de una práctica de ERP y otros no.

8 Página 8 de 9 Los que sí lo hacen tienen más probabilidades de asociarse con uno o más partners existentes de Business One, que son expertos en soluciones ERP y en Business One, pero que no tienen o la experiencia o las ganas necesarias para brindar esa infraestructura y asistencia para la nube. CONSIDERACIONES CLAVE SAP ve la presentación de SAP Business One On-Demand como una apuesta a nuevas empresas, aunque es posible que algunos clientes existentes realicen la transición a la nube. El negocio de SAP Business One está creciendo y el mercado para soluciones ERP en pequeñas empresas no está para nada saturado. En conclusión, parece haber más ventajas de un entorno de SaaS que desventajas. Los ahorros en los costos, incluyendo el TCO, los costos iniciales y el costo tecnológico, pueden ser realmente importantes. Y aunque el costo de suscripción sea el mismo que el costo de software y mantenimiento a largo plazo, usted todavía ahorra, ya que elimina la compra de hardware o su continuo mantenimiento. Si no tiene personal para el departamento de TI, no tiene que contratarlo. Y si tiene buen personal, puede encomendarle tareas más estratégicas que el mantenimiento de rutina y que posean valor agregado sin sacrificar la habilidad para aprovechar las actualizaciones y la innovación. Si usted opera en un entorno distribuido, las ventajas de un entorno de SaaS pueden ser importantes a la hora de brindar estandarización en toda la empresa, con acceso remoto para los empleados y acceso a sitios remotos con rapidez. Como con toda elección de una solución ERP, ajuste y funcionalidad deberían ser primordiales a la hora de tomar la decisión, junto con la facilidad de uso y el TCO, que impactarán directamente en el retorno de la inversión (ROI). Así que aún es importante poner a prueba a la solución Business One y a los partners que la ofrecen durante el proceso de evaluación. Elija con cautela una opción que se ajuste a su empresa.

9 Página 9 de 9 Sobre la autora: Cindy Jutras es una reconocida experta en el análisis del impacto de las aplicaciones empresariales en el desempeño de negocio. Utilizando sus más de 35 años de experiencia y su conocimiento específico en fabricación, cadena de proveedores, servicio al cliente y gestión de desempeño de negocio, Cindy pasó los últimos 6 años midiendo el desempeño de las soluciones de software dentro del contexto de beneficios de negocio de la tecnología. En 2011, Cindy fundó la consultora Mint Jutras LLC ( que se especializa en analizar y comunicar el valor de negocio que las aplicaciones empresariales brindan a la compañía.