5 Consejos para una Migración ERP Menos Estresante

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1 Artículo 5 Consejos para una Migración ERP Menos Estresante 1

2 Contenido Sumario Ejecutivo.. 3 Priorice los entregables del sistema ERP.. 4 Examine los procesos existentes antes de reproducirlos en el software ERP 5 Elegir cuál es la información que debe migrarse al sistema ERP.. 6 Determinar planes de seguridad en el sistema ERP... 7 Considere el sistema ERP en la nube 8 A 2

3 Sumario Ejecutivo Como implementar un sistema empresarial con menos riesgos La migración de un sistema informático de planeación de recursos empresariales (o de un sistema contable) a un sistema ERP nuevo es un desafío hasta para las organizaciones de manufactura más avanzadas. Cada sector de la organización se ve afectado por esta decisión y todos deben trabajar de forma conjunta para asegurar que se alcanzarán los objetivos buscados una vez el software esté implementado. Afortunadamente, una buena preparación previa a la implementación del software puede hacer una enorme diferencia. Los gritos pueden ayudar a aliviar la tensión por un momento, pero no harán que una implementación de software ERP (Enterprise Resource Planning) funcione mejor. Solo la buena planeación puede conseguirlo. Es posible llevar adelante un negocio de manufactura exitoso utilizando solo un software contable de los económicos? Sí. Muchos negocios hoy en día operan de esa manera y tienen ganancias anuales significativas. Puede un fabricante expandir su negocio, llegar a nuevos mercados e incrementar sus posibilidades de manufactura con el mismo tipo de software? Lo más probable es que no. Un crecimiento agresivo supone como condición que la gerencia de la compañía tenga una confianza total en sus operaciones. Esa confianza solo viene de saber cómo va el negocio día a día, o hasta minuto a minuto. Ese tipo de información inmediata solo puede ser obtenida a través de un paquete de software empresarial que recopile, organice y reporte mediciones de desempeño claves. El negocio de manufactura que depende de un paquete de software contable básico probablemente lo hace porque los dos se desarrollaron de manera simultánea. El software hizo su trabajo en los primeros días de la operación y, a medida que fueron pasando los años, los procesos se fueron ajustando en torno al programa. Lo mismo vale para las compañías que desarrollaron sus propios sistemas informáticos de gestión o usaron productos básicos estandarizados. Esta es la razón por la que una migración de software ERP puede ser tan estresante. No será una instalación plug-and-play porque no habrá una correspondencia exacta. Pero esto tampoco significa que el personal de oficina de la compañía tenga que perder horas de sueño para conseguirlo. Estos cinco consejos pueden ayudarlo a hacer más tolerable una tarea que en un principio puede parecer intimidante. 3

4 1. Priorice los entregables del sistema ERP A veces es fácil caer en la fascinación por todas las maravillas tecnológicas que provee un sistema ERP. La clave está en encontrar un denominador común, de forma tal que todos estén de acuerdo en lo que será implementado y lo que estará disponible cuando llegue el momento de la salida en vivo. Las mejores implementaciones ERP son las que le ofrecen lo que necesita el día de hoy y que pueden crecer con usted a medida que necesita agregar más opciones y funcionalidades. Si un proveedor sobre-vende las características del software, es probable que usted nunca se sienta feliz con la implementación cuando esté usándola al 20 por ciento o que resulte excesivamente complicado y engorroso para el usuario común. Esta es la razón por la que una empresa de manufactura tiene que ser muy precisa a la hora de establecer los objetivos esperados para el proyecto durante la primera fase de la implementación. Es decir, para obtener el máximo de una experiencia ERP una compañía seguramente tendrá que emprender un proceso de implementación multifase. La buena noticia es que las fases no tienen en modo alguno por qué ir una junto a la otra. Algunas empresas podrían estar satisfechas con funcionalidades ERP básicas. La primera fase de una implementación se concentra en objetivos importantes del lado comercial, como el ciclo de cotización-ventas a cobranza. También es una buena oportunidad para identificar los indicadores clave de desempeño sobre los que la dirección de la compañía desea hacer un seguimiento. Para los fabricantes se recomienda que la recolección de datos del piso de planta forme parte de la primera fase de implementación. Esto le da a la dirección de la compañía visibilidad real sobre las órdenes de producción y la capacidad de máquina, al tiempo que provee un medio para determinar de forma casi instantánea si las operaciones de manufactura son rentables. Además, esa funcionalidad es una puerta de entrada natural para implementar planificaciones más precisas, durante una segunda fase de implementación. Es uno de esos módulos que, aunque suene increíble, muchas fábricas no están implementando. De hecho, la planificación avanzada también es una funcionalidad de sentido común para la fase uno de implementación, en el caso de algunos fabricantes. No quiero que haya una persona que tome los resultados ERP, los vuelque en una hoja de cálculos y los manipule, dijo Dusty Alexander, presidente de Global Shop Solutions. Queremos encargarnos de todo incluyendo el piso de planta, de manera que el operador pueda dirigirse a la pantalla táctil para saber qué debe hacer a continuación. 4

5 2. Examine los procesos existentes antes de reproducirlos en el software ERP. Este es el momento de ser honestos: Los procesos comerciales actuales pueden agilizarse? Las observaciones del proveedor de software externo y de los consultores de implementación pueden resultar iluminadoras. Muchos de estos procesos crecieron con el tiempo en la empresa a falta de un sistema integrado. Los sistemas ERP actuales están realmente integrados y contienen las mejores prácticas de negocios incluidas en el paquete. Lo recomendable entonces es observar los procesos desde la perspectiva de lo que pueden hacer los nuevos sistemas, y de esta manera determinar el mejor abordaje. Por lo que no solo se trata de automatizar lo que se hace hoy en día, sino de tratar de ver qué es lo que se puede hacer con el nuevo sistema. Un proceso de estas características puede ser algo simple, como agilizar la dinámica de los despachos. Con un sistema ERP los datos se ingresan solo una vez cuando se efectúa la orden inicial. Cuando la orden ha sido completada y está lista para su envío, un empleado puede presionar un botón, creando un documento de envío con la información de contacto del cliente, las instrucciones de envío, la descripción del contenido y la remisión. En nuestra práctica profesional hemos visto negocios en los que el departamento de envíos tenía que recibir la aprobación de la oficina central antes de dar curso a cualquier envío; este tipo de verificaciones y controles puede llegar a funcionar en una tienda con menos de 10 empleados, pero un escenario de esas características puede resultar intolerable en un negocio que prepara decenas de envíos por día. Otros procesos típicos que deberían ser examinados incluyen la coordinación de órdenes en el piso de planta, la gestión de cambios de ingeniería, la ejecución en la fábrica y la gestión de materiales. Los procesos de revisión de la empresa "hacia afuera" incluyen todos los aspectos de interacción con clientes y proveedores. El mismo tipo de mirada crítica puede ser aplicada a más procesos únicos, aquellos que ayudan a diferenciar un negocio de manufactura de otro. Por ejemplo, un fabricante de dispositivos médicos debe ser cuidadoso en lo que se refiere a seguimiento de elementos en el proceso de manufactura (rastreabilidad), incluyendo la identificación de las partes con un número de serie y el detalle del lote en el que la parte ha sido fabricada. Esto es algo con lo que no todos los fabricantes están familiarizados, por lo que debe ser definido previamente antes de la implementación del sistema ERP. El software actual ha evolucionado en una dirección tal que se pueden gestionar este tipo de procesos especializados en el mismo sistema sin necesidad de re-escribir código. Esto es posible gracias a distintas reglas que mantienen a un proceso alineado con parámetros definidos de antemano. Si el fabricante de dispositivos médicos quiere asegurarse de que sus productos puedan ser enviados solo con la documentación requerida, entonces se podrán re- 5

6 Escribir las reglas para prevenir que la etiqueta de envío esté disponible antes de que todos los documentos hayan sido aprobados y recopilados. Esta posibilidad de hacer reglas ayuda a tomar lo particular un negocio, definirlo dentro de los límites del sistema; y poner los controles donde corresponde para que el proceso funcione. Pero debe estar advertido. Si los gerentes piensan que un proceso central es tan específico como para que el software necesite ser reconfigurado para acomodarse al mismo, es probable que estén yendo por el camino equivocado. La mayoría de los sistemas ERP diseñados correctamente que circulan entre miles de fabricantes deberían satisfacer perfectamente un 90 por ciento de sus requerimientos. Si se ve en la constante necesidad de pedirle a su proveedor potencial que agregue personalizaciones en la soluciones para alcanzar sus requerimientos, posiblemente esté viendo la solución equivocada. 5

7 3. Elegir cuál es la información que debe migrarse al sistema ERP. No es necesario agregar que, por el solo hecho de que existan datos no significa que deban ser arrastrados al nuevo software. Hay muchos factores que afectan la decisión de la cantidad de datos a migrar. Un factor es el costo relativo y la facilidad para mantener al viejo sistema solo con fines de referencia. Es muy económico conservar una vieja computadora con información de referencia en algún rincón. Lo siguiente es la calidad y la coherencia de los datos en el viejo sistema en comparación al nuevo. A menudo sucede que el sistema anterior o la información de las hojas de cálculo no poseen la información necesaria para el nuevo sistema, como el tipo de operación o el tiempo de elaboración. En ese caso, lo más fácil es empezar de cero. Al clasificar los datos de acuerdo a su importancia un fabricante puede comprender con mayor rapidez qué es lo que necesita y qué es lo que puede dejar atrás. Los archivos anteriores deberían ser clasificados en: Datos estáticos, (como los clientes), que son de conversión obligada. Datos dinámicos, que pueden ser órdenes de trabajo abiertas, de conversión deseable. Datos históricos, como el historial de órdenes de trabajo de conversión opcional. Las herramientas modernas de mapeo de datos facilitan enormemente esta tarea a los implementadores. Casi que resulta tan simple como dirigir la información de una columna en una hoja de cálculos a su nuevo destino en un archivo en el sistema ERP. La situación óptima para la migración de datos es que la empresa la ejecute durante un fin de semana o un día feriado. Algunos dueños de negocios prefieren ejecutar sistemas paralelos para asegurarse de que los datos están disponibles ya sea en el sistema anterior o en el nuevo software ERP - pero eso solo duplica el trabajo para los que deben ingresar los datos. De hecho la situación puede irse de las manos porque la ejecución de sistemas paralelos, en algunos casos, puede prolongarse por períodos de hasta un mes o más, por lo que hoy en día casi no se utiliza y ha sido reemplazada por el método de "Big Bang". A los fabricantes que aún se encuentran en problemas para decidir si lo mejor es recuperar registros viejos o volver a crearlos, hay una regla muy sencilla: si hay 1,000 registros o menos considere volver a crearlos. 6

8 4. Determinar planes de seguridad en el sistema ERP Si todo está bloqueado el ritmo del negocio se reduce tremendamente. Hemos participado en implementaciones en las que el encargado de las redes tiene todo tan asegurado que nadie puede hacer nada. Es increíblemente frustrante. Una vez más, la empresa de producción necesita profundizar en el proceso, pero en esta ocasión desde una perspectiva de usuario, no desde una macro-perspectiva. La dirección tiene que determinar quién requiere acceso a los datos, quién debe ingresar nuevos datos, y quién necesita el permiso para cambiar o borrar datos. Desde una perspectiva del software se recomienda bloquear los permisos de los usuarios para cambiar códigos de razón. Por ejemplo, cuando una parte de metal debe ser re-trabajada, un empleado acude al sistema ERP e ingresa el código de razón, como una soldadura inadecuada o una terminación echada a perder, para esa parte rechazada. Si los códigos permanecen bloqueados el empleado no tiene la oportunidad de crear otro código que, para él, podría describir mejor la razón para hacer el trabajo de nuevo. Eso evita una proliferación desordenada de causas de problemas que después hacen imposible una recopilación con fines estadísticos. Como estos tipos de códigos son una parte integral de las operaciones de dirección, la empresa necesita cifras concretas, no totales que se hayan diluido porque se introdujeron más de 20 códigos de re-trabajo diferentes en el sistema. Es difícil analizar operaciones globales con ese impedimento. Una compañía debería tomar estas decisiones de seguridad de forma correcta antes que el software esté en marcha. Al determinar el perfil de seguridad al inicio de la implementación, se puede lidiar mejor con el impacto psicológico de la eliminación de derechos en distintos aspectos del sistema en un momento posterior. Nada deja traslucir más una falta de confianza en tu equipo como la remoción de los derechos específicos de un usuario para una tarea en particular, una vez que ha comenzado la implementación. 7

9 5. Considere el sistema ERP en la nube. Una opción interesante para los fabricantes que consideran una nueva implementación de software ERP es la de evaluar si lo mejor sería alojar el software en su propia infraestructura informática (IT) o suscribirse para usar el software, entendiendo por eso que es alojado en otra ubicación accediéndose al mismo a través de la Web o a través de la nube. Este abordaje de Software-As-a-Service (SaaS) está ganando en popularidad con muchas compañías porque no deben asumir la carga de los costos directos de compra de nuevo hardware para brindar soporte al software y los costos permanentes de emplear a un equipo IT para mantener el sistema. De hecho, la analista de software empresarial Cindy Jutras en 2011 llevó a cabo un estudio en 1,250 compañías y comprobó que solo el 56% consideraría un sistema de implementación de software on-site tradicional; solo un par de años atrás ese porcentaje hubiera estado alrededor de 90%. La gente, especialmente los emprendimientos recientes y los start-ups, no quieren las complicaciones de la tecnología en sus plantas. Quieren tener la posibilidad de acceder con facilidad y que un proveedor lo haga por ellos, dijo Hansen. La gran duda respecto a SaaS tiene que ver con su fiabilidad. Debería un fabricante dejar toda su información comercial en manos de empresas externas? Muchas compañías no tienen reparos en que su sistema de relación con el cliente (CRM) se desarrolle en un entorno SaaS, pero esa concepción cambia cuando el sistema de registros transaccionales del negocio los presupuestos, diseños, historial de órdenes, etc. empieza a ser considerado como un candidato para ser alojado en otra ubicación. El sistema basado en la nube cuando es gestionado por buenos proveedores siempre es seguro y se mantiene en línea. Tiene un respaldo de seguridad permanente y un programa de recuperación en caso de desastres en el que se puede confiar. Por lo que la información estará mejor asegurada que en la mayoría de las plantas que conocemos en términos de gente accediendo a información a la que no deberían. Sin embargo una empresa podría querer almacenar todos sus datos on-site, dependiendo de las industrias a las que se le brinde servicio. En ese caso, la computación en la nube no tendría sentido. Resolver estos asuntos no garantizará una implementación ERP rápida y sin sobresaltos, pero seguramente ayudará. 8

10 Si una compañía invierte más tiempo en la planificación previa, las posibilidades de tener una implementación exitosa aumentan de manera exponencial. A nadie le gustan los incendios y, en una implementación ERP, en el caso de pequeños y medianos fabricantes por lo general no están los recursos financieros o el personal necesario para lidiar con un fracaso. Cimatic de México S.A de C.V Rio Tiber 66 piso 7 Col. Cuauhtémoc México D.F. Tel. (55)

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