ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE RIESGOS UNIDAD DE APUESTAS IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL RIESGO EVALUACIÓN RIESGO

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1 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S UNIDAD DE APUESTAS IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO No. Proces CLASIFICA o CIÓN AREA CAUSAS INTERNAS EXTERNAS Debido a... Debido a... EVENTO () Puede suceder... CONSECUENCIAS Lo que podría ocasionar... IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR PLANEACIÓN DE GESTIÓN Planeación Estratégica 1 S ESTRATEGICOS APUESTAS Venta de chance falso o blanco Desviación de los Disminución de las transferencias recursos del sector al sector salud salud CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTAB LE 60 Alianza con las alcaldías y autoridades de policía y organismos de inteligencia, inspección permanente y realización de talleres. Son 3 etapas: preventiva, disuasiva y judicial. TOLERABLE 10 0 Capacitación de las autoridades policiales Gerencia, Subgerencia General y del distrito capital y el Unidad de Apuestas y Control de departamento, Juegos programación de visitas y judicialización Semanal - Periódico APUESTAS El no suministro de talonarios por parte del impresor No poder ejecutar el Imposibilidad de realizar venta de contrato por la no chance entrega de talonarios CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 Visitas de control de legalidad a los diferentes Puntos de venta en Bogota y Cund. MODERADO 20 Establecer alertas tempranas sobre el control de las existencias Unidad de Apuestas y Control de Juegos El impresor envía semanalmente el reporte de talonarios Número de talonarios solicitados número de taloanrios entregados EXPLOTACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Explotación de Apuestas Permanentes 2 OPERATIVO APUESTAS APUESTAS Falta de llaves o del personal de la entidad No pago de premios Falta de fluido eléctrico o problemas técnicos No pago de premios del juego manual No realización del Sorteo El Dorado Presentación de múltiples reclamaciones y posibles demandas LEVE 5 BAJA 1 ACEPTABLE 5 Falta de dredibilidad MODERADO 10 BAJA 1 TOLERABLE 10 Alcanzar los porcentajes establecidos para la venta de chance en línea y así disminuir las reclamaciones. Existe la Oficina de Atención al Cliente para atender las reclamaciones y se tiene un seguimiento a las mismas El impresor envía muestra y se realiza una validación por medio de un software y el funcionarios realiza inspecciones a los formularios en Bogotá y Cundinamarca. ACEPTABLE 5 ACEPTABLE 5 Verificación y cumplimiento de las obligaciones del porcentaje establecidas para el juego en línea y tiempo real. Seguimientode las reclamaciones Oficina de Atención al Cliente y Unidad de Apuestas y Control de Juegos Plan de contingencia Unidad de Apuestas y Control de humano, físico y técnico Juegos Mensual Mensual No. de reclamos No. de premios obtenidos No. de sorteos programados No. de sorteos realizados APUESTAS Problemas financieros del concesionario Afectación de los derechos de explotación Disminución de las transferencias al sector salud CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANT E 40 Arqueos de inventarios, para controlar que lo solicitado por el concesionario sea específicamente lo que se haya entregado. TOLERABLE 10 0 Realizar las visitas de fiscalización e inspección a los concesionarios y efectuar contrloes adminsitrativos y contables Unidad de Apuestas y Control de Juegos Mensual Derechos de explotación pagados Derechos de Explotación proyectados APUESTAS Problemas financieros del concesionario Incumplimiento en los pagos de los derechos de explotación No cumplimiento de las metas fijadas CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 Diseño e implementación del juego en línea siguiendo los parámetros del contrato. ACEPTABLE 5 Verificación y seguimiento de las fechas de pago Unidad de Apuestas y Control de Juegos Periódica Pagos oportunos Pagos realizados

2 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S ATENCION AL CLIENTE IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL No. MACRO Proceso OBJETIVO DEL CLASIFICACIÓN AREA CAUSAS EVENTO ( ) INTERNAS EXTERNAS Debido a... Debido a... Puede suceder... CONSECUENCIAS IMPACTO PROBABILIDAD Lo que podría ocacionar... EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABL ES CRONOGRAMA INDICADOR PLANEACIÓN DE GESTIÓN Planeación Estratégica 1 Gestionar las políticas, objetivos estrategias y proyectos encaminados al cumplimiento de la misión institucional. S ESTRATEGICOS ATENCIÓN AL CLIENTE No elaboración de Plan de Desconocimiento de Política Social y/o elaboración de Falta de dirección por parte Falta de credibilidad frente a programas del Distrito y/o de un plan que no se pueda de la Gerencia General los vendedores de Lotería la Nación ejecutar o no responda a las expectativas MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Revisión en el primer mes del año de la propuesta de actividades Documento elaborado de acuerdo con los lineamientos Gerente General / 1. Diciembre año anterior Documento Elaborado / definidos y respondienso a las Profesional Atención al 2. Enero Documento Revisado y expectativas de los loteros y Cliente aprobado revisado por la Gerencia GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Comunicación Interna 5 Desarrollar piezas de comunicación que permitan transmitir información publicitaria, de actividades internas y aquella que atañe a los servidores públicos de la Lotería. OPERATIVO ATENCIÓN AL CLIENTE Negligencia y/o olvido de envío de información Deficiencia en el flujo de Daños en los equipos y/o información interna a través de la Desinformación del personal MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 fluido eléctrico página de Intranet. 1. Alimentación semanal de la página de intranet. 2. Control a ejecución del PLAN INTEGRAL DE COMUNICACIONES Todas las áreas cumpliendo Todas las áreas de los compromisos del Plan enviar información / Integral de Comunicaciones Atención al Cliente de en el tema de información a publicarla funcionarios Semanalmente Areas que cumplen compromisos del Plan Integral de Comunicaciones / Número de áreas ATENCIÓN AL CLIENTE Atención al Cliente 15 Coordinar y ejecutar las acciones correctivas y preventivas tendientes a satisfacer las inquietudes presentadas por la comunidad y/o clientes internos. OPERATIVO ATENCION AL CLIENTE Desinterés en atender Areas no alimenten el aplicativo Información incompleta para solicitudes por parte de las Desconocimiento de nuevas oportunamente para seguimiento seguimiento y control de área, o falta de capacitación directrices del Distrito adecuado. solicitudes para alimentar el aplicativo CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 Revisión a la información consignada por las áreas que reciben solicitudes y elaboración de informes para revisión. Todas las áreas de Todas las áreas ingresando tramitar solicitudes y información sobre trámites a alimentar el aplicativo / solicitudes en el aplicativo Atención al Cliente de hacer seguimiento Permanentemente Solicitudes tramitadas oportunamente / Solicitudes Recibidas 15 ATENCION AL CLIENTE Desconocimiento de Lineamitos de atención al cliente Desinformación de directrices de atención al cliente Deficiente servicio al cliente. Insatisfacción del cliente y deterioro de la imagen de la entidad CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 Se cuenta con la oficina de Atención al cliente que canaliza las inquietudes de la ciudadanía. Capacitación en atención al Todas las áreas / Capacitación realizada / cliente a personal de todas las Atención al Cliente de Una capacitación anual Capacitación áreas. coordinar capacitación programada CONTROL Y SEGUIMIENTO Medición de la satisfacción del cliente 35 Conocer el nivel de satisfacción de los clientes de la Lotería de Bogotá con el fin de definir las acciones de mejora necesarias. DE CUMPLIMIENTO ATENCION AL CLIENTE Deficiente análisis de datos Deficiencia en el diseño de recopilados o dificutades estudios de mercado para el para recopilar la información área comercial Deficiencia en el sistema de Desconocimiento de las recopilación de información necesidades y expectativas del sobre el cliente. cliente CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 Realización trimestral de encuestas, selección aleatoria de público a encuestar.y contratación de estudios de mercado adecuados por parte del área comercial. Realizar o contratar la realización de por lo menos Encuestas trimestrales Atención al Cliente / Encuestas y estudios un estudio al año por parte del internmas y por lom enos Comunicaciones y realizados / encuestas y área comercial y realizar y un estudio de mercado del Mercadeo estudios programados tabular en Atención al Cliente área comercial encuestas trimestralmente.

3 MACRO No. OBJETIVO Proceso DEL ÁREA CONTROLES EXISTENTES TIPO MACRO No. Proceso OBJETIVO DEL ÁREA CONTROLES EXISTENTES Correctivo TIPO Preventivo Se Aplica Es Esta Efectivo Documentado PLANEACIÓN DE GESTIÓN Planeación Estratégica 1 Gestionar las políticas, objetivos, estrategias y proyectos encaminados al cumplimiento de la misión institucional. ATENCION AL CLIENTE No elaboración de Plan de Política Social y/o elaboración de un plan que no se pueda ejecutar o no responda a las expectativas Revisión en el primer mes del año de la propuesta de actividades X SI NO SI GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Comunicación Interna 5 Desarrollar piezas de comunicación que permitan transmitir información publicitaria, de actividades internas y aquella que atañe a los servidores públicos de la Lotería. ATENCION AL CLIENTE Deficiencia en el flujo de información interna a través de la página de Intranet. 1. Alimentación semanal de la página de intranet. 2. Control a ejecución del PLAN INTEGRAL DE COMUNICACIONES X SI NO SI ATENCIÓN AL CLIENTE ATENCION AL CLIENTE ATENCION AL CLIENTE Areas no alimenten el aplicativo oportunamente para seguimiento adecuado. Deficiente servicio al cliente. Revisión a la información consignada por las áreas que reciben solicitudes y elaboración de informes para revisión. Se cuenta con la oficina de Atención al cliente que canaliza las inquietudes de la ciudadanía. X SI SI SI X SI SI SI CONTROL Y SEGUIMIENTO Medición de la satisfacción del cliente 35 Conocer el nivel de satisfacción de los clientes de la Lotería de Bogotá con el fin de definir las acciones de mejora necesarias. ATENCION AL CLIENTE Deficiencia en el sistema de recopilación de información sobre el cliente. Realización trimestral de encuestas, selección aleatoria de público a encuestar.y contratación de estudios de mercado adecuados por parte del área comercial. X SI NO NO

4 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S CARTERA IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO CLASIFICACIÓN IMPACTO PROBABILIDAD ÁREA EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR GESTIÓN JURÍDICA Recuperación de cartera morosa distribuidores DE CUMPLIMIENTO CARTERA CARTERA No reportar a Secretaría General los distribuidores que se encuentren en mora o que no cumplan con las disposiciones legales en la materia. Que se despache billetería a distribuidores morosos, en cobro jurídico o sin garantía. Hacer seguimiento Verificación del flujo de periódicamente a la Cartera; estar información entre en permanente cobro persuasivo Cartera, Tesorería, MODERADO 10 BAJA 1 TOLERABLE 10 ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo con los distribuidores morosos e Contabilidad, Secretaría informar a Secretaría General los General y Unidad de distribuidores que permanezcan Loterías. en mora. * Informe de garantías por parte de Secretaría Auditoría permanente con el General. cuadro de garantías. Retener * Informe de retenciones aquelols distribuidores que no LEVE 5 BAJA 1 ACEPTABLE 5 ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo semanal de despacho paguen oportunamente el sorteo por parte de Cartera. o que no tenga la garantía Semanalmente. Listado control Cartera. N / A de llamadas. Cartera Semanal N / A * Verificación Unidad de actualizada Loterías. PLANEACION CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40

5 MACRO TIPO CONTROLES EXISTENTES ÁREA Correctivo Preventivo CARTERA CARTERA No reportar a Secretaría General los distribuidores que se encuentren en mora o que no cumplan con las disposiciones legales en la materia. Que se despache billetería a distribuidores morosos, en cobro jurídico o sin garantía. Verificación del flujo de información entre Cartera, Tesorería, Contabilidad, Secretaría General y Unidad de Loterías. * Informe de garantías por parte de Secretaría General. * Informe de retenciones semanal de despacho por parte de Cartera. * Verificación Unidad de Loterías. Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado x si si Si x si si Si

6 INTERNAS ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S COMUNICACIONES Y MERCADEO IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO CLASIFICACI ÓN AREA CAUSAS EVENTO ( ) CONSECUENCIAS EXTERNAS Debido a... Debido a... Puede suceder... Lo que podría ocasionar... IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABL CRONOGRAM ES A INDICADOR EXPLOTACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Explotación de Lotería OPERATIVO COMUINICACIONES COMUINICACIONES Falta de supervisión por Error con el proveedor de la Publicación errónea de los números Falta de credibilidad y confianza de los clientes parte de la persona imprenta en la elaboración de ganadores del sorteo. hacia la empresa. Desinformación. encargada de los resultados las listas de resultados. antes de imprimir las actas. CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 Falta de información o El libreto no se realice Desinformación y falta de credibilidad de la claridad en la misma para correctamente. presentadora y seriedad del sorteo. elaborar el libreto. No hay comunicación preliminar para los ajustes con la subgerencia antes de CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 elaborar el libreto. Verificación del envio y publicación de los números ganadores sea correcta. Revisión y modificaciones semanalmente. TOLERABLE 10 ACEPTABLE 5 Verificación constante Revisión de los libretos del sorteo continuamente. GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Comunicación Externa Gestión de Mercadeo OPERATIVO OPERATIVO COMUNICACIONES COMUNICACIONES MERCADEO Elaboración de boletines, Falta de comunicación mensajes e información precisa y clara en los pública que no haya sido mensajes de parte de la revisada antes. Agencia Creativa. No elaborar mensajes o boletines informativos cuando se realizan actividades No fue ajustado a las necesidades de la emresa. Falta de claridad en la información para el desarrollo del Plan. Que la imagen corporativa y del que los clientes tiendan a confundirsen con otras producto se distorisione imágenes corporativas. CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 No divulgar actividades a la opinión que los clientes no tengan ni voz ni voto en las pública de la entidad. actividades de la empresa. MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 El plan de mercadeo no se ajuste a pues que la propuesta no es efectiva para que el las necesidades del sector. pla de mercadeo se desarrolle con exactitud CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 Revisión constante por parte de la Subgerencia comercial, Comunicaciones y mercadeo. TOLERABLE 10 Realización de informes a la prensa de todas las actividades que realiza la entidad. ACEPTABLE 5 Revisión del Estudio de mercado por parte de Comunicaciones y mercadeo y la Subgerencia Comercial. TOLERABLE 10 Verificación constante Contacto permanente con los medios. Revisión del estudio constantemente.

7 MACRO EXPLOTA CIÓN DE JUEGOS DE SUERTE GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Explotació n de Lotería Comunicación Externa Gestión de Mercadeo ÁREA COMUINICACIONES COMUINICACIONES COMUNICACIONES COMUNICACIONES MERCADEO Publicación errónea de los números ganadores del sorteo. El libreto no se realice correctamente. Que la imagen corporativa y del producto se distorisione No divulgar actividades a la opinión pública de la entidad. El plan de mercadeo no se ajuste a las necesidades del sector. CONTROLES EXISTENTES Correctivo Preventivo Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado Verificación del envio y publicación de los números ganadores sea correcta. x si si si Revisión y modificaciones semanalmente. Revisión constante por parte de la Subgerencia comercial, Comunicaciones y mercadeo. Realización de informes a la prensa de todas las actividades que realiza la Revisión del Estudio de mercado por parte de Comunicaciones y mercadeo y la Subgerencia Comercial. TIPO x si si si x si si no x si si si x si si si

8 Diagnóstico Estratégico para la gestión de la Entidad SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Analisis de los aspestos externos e internos que implican exposición al riesgo. Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función contitucional Modelo de operación que garantice una gestión efectiva Estructura organizacional flexible y efectiva Componente: ADMINISTRACIÓN DEL Elementos: * Contexto estratégico * Identificación de riesgos * Análisis de riesgos * Valoración de riesgos * Políticas de Administración de riesgos Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afetan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Medidas de respuesta ante los riesgos identificados Políticas de Administración de riesgos identificados

9 MACRO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión Presupuestal TIPO ÁREA CONTROLES EXISTENTES Correctivo Preventivo CONTROL INTERNO Presentación extemporánea de Informes a los Entes de Control Se cuenta con un cronograma de presentación de informes. Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado X SI SI SI CONTROL Y SEGUIMIENTO Evaluación de los Sistemas de Mejoramiento CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO Presentación de Informes de Auditoria Sesgados. Presentación de Informes de evaluación y seguimiento en forma extemporánea * Los informes de evaluación se analizan con los responsables del área y los funcionarios de Control Interno. * Plan de Acción aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno Plan de Acción de la Oficina de Control Interno respecto a evaluación y seguimiento. X SI SI SI X SI SI SI

10 G ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S CONTROL INTERNO IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO CLASIFI CACIÓN ÁREA IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión Presupuestal FINANCIERO CONTROL INTERNO Presentación extemporánea de Informes a los Entes de Control CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 Se cuenta con un cronograma de presentación de informes. ACEPTABLE 5 Asumir el Riesgo *Dar cumplimiento del cronograma para la presentación de los informes. Areas involucradas en los De conformidad con la Procesos. normatividad vigente. Fecha en que se debe entregar el informe a los Entes de control - Fecha en que se termina el informe = No. Días para análisis de informe. CONTROL Y SEGUIMIENTO Evaluación de los Sistemas de Mejoramiento DE CUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO Presentación de Informes de Auditoria Sesgados. Presentación de Informes de evaluación y seguimiento en forma extemporánea CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 * Los informes de evaluación se analizan con los responsables del área y los funcionarios de Control Interno. * Plan de Acción aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno. Plan de Acción de la Oficina de Control Interno respecto a evaluación y seguimiento. TOLERABLE 10 MODERADO 20 Asumir el Riesgo Reducir el Riesgo Reducir el Riesgo Compartir o Transferir *Solicitar la información requerida mediante memorando. *Dar a conocer el Plan de Acción de la Oficina de Control Interno a todas las dependencias. * Informar mediante memorando a las dependencias, la Oficina de Control Interno # Evaluaciones efectuadas y analizadas / # Evaluaciones programadas. Oficna de Control Interno Según plan de acción de # Visitas efectuadas / oficina de Control Total de visitas Interno programadas. programaciòn devisitas de p j seguimiento y control.

11 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S FINANCIERA IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO CLASIFI CACIÓN ÁREA IMPACTO PROBABILIDA D EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR FINANCIERA No conciliar oportunamente entre contabilidad y cartera MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Conciliar mensualmente y realizar los ajustes pertinentes ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo Presentar mensualmente la conciliación a la jefe de la Unidad para su revisión y verificación. Contabilidad y Cartera Mensual N / A GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión Contable Gestión de Cartera FINANCIERO FINANCIERA FINANCIERA FINANCIERA FINANCIERA Dificultad en la elaboración de información exógena remitida a la Dian. Que la información generada por las diferentes áreas no sea confiable ni oportuna. Errores en la digitación de las consignaciones. No informar a los distribuidores de las novedades por sorteo oportunamente CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 MODERADO 10 BAJA 1 TOLERABLE 10 MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 MODERADO 10 ALTA 3 IMPORTANTE 30 Elaborar con anticipación la información requerida. * Verificación de la información reportada. * Solicitud de la información a las áreas encargadas. Confrontación con la autoliquidación y con las consignaciones Por parte de la Unidad de Loterias se informa las diferencias en premios ACEPTABLE 5 ACEPTABLE 5 ACEPTABLE 5 TOLERABLE 10 * Asumir el riesgo * Ajustar el aplicativo de acuerdo a los formatos estipulados por la Dian. * Asumir el riesgo Realizar seguimiento y requerimientos a las diferentes áreas. * Asumir el riesgo Solicitud a sistemas del cargue automático desde la plataforma del banco. * Asumir el riesgo Que el aplicativo genere las novedades y sean informadas oportunamente a los distribuidores. Sistemas y Financiera Anual N / A Todas las áreas. Mensual N / A Sistemas y Financiera Mensual N / A Sistemas y Financiera Mensual N / A

12 MACRO ÁREA CONTROLES EXISTENTES TIPO Correctivo Preventivo Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado FINANCIERA No conciliar oportunamente entre contabilidad y cartera Conciliar mensualmente y realizar los ajustes pertinentes x SI SI SI GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión Contable Gestión de Cartera FINANCIERA FINANCIERA FINANCIERA FINANCIERA Dificultad en la elaboración de Elaborar con anticipación la información exógena remitida a información requerida. la Dian. * Verificación de la información Que la información generada reportada. por las diferentes áreas no sea * Solicitud de la información a confiable ni oportuna. las áreas encargadas. Errores en la digitación de las consignaciones. Confrontación con la autoliquidación y con las consignaciones No informar a los distribuidores Por parte de la Unidad de de las novedades por sorteo Loterias se informa las oportunamente diferencias en premios x SI SI SI x SI SI NO x SI SI SI X SI SI SI

13 Diagnóstico Estratégico para la gestión de la Entidad SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Analisis de los aspestos externos e internos que implican exposición al riesgo. Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función contitucional Modelo de operación que garantice una gestión efectiva Estructura organizacional flexible y efectiva Componente: ADMINISTRACIÓN DEL Elementos: * Contexto estratégico * Identificación de riesgos * Análisis de riesgos * Valoración de riesgos * Políticas de Administración de riesgos Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afetan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Medidas de respuesta ante los riesgos identificados Políticas de Administración de riesgos identificados

14 MACRO CLASIFIC ACIÓN ÁREA CAUSAS EVENTO () INTERNAS EXTERNAS Debido a... Debido a... Puede suceder... CONSECUENCIAS Lo que podría ocacsionar... ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S JURIDICA IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR PLANEACIÓN DE GESTIÓN Planeación Estratégica S ESTRATEGICOS Secretaria General Falta de Planeación Solcitudes que realizan Entidades externas sin la debida anticipación Celebración de Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales Posibles demandadas, sanciones disciplinarias, fiscales MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Elaboración del Plan de Compras. Cumplimiento del Plna de Mercadeo. MODERADO 20 Dar cumplimiento la Plan de Compras y al Plan de Mercadeo Secretaria General y subgerencia Comercial Primera semana de Julio Solic EXPLOTACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Explotación de Lotería OPERATIVO Falta de Control en el cuadro de pólizas que Que los distribuidores no envíen garantizan el Que se despache billetería a Que la Entidad no tenga garantía ante secretaria General las garantías dentro de la cumplimiento de los distribuidores morosos o sin poliza, el incumplimiento del contratista. oportunidad contractual Contratos de Distribucion de Lotería CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 Cuadro control de vigencias de las garantías.comunicación a las Unidades de Loterías y cartera sobre la aprobación de las garantías ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo Continuar con los Secretaría General, Unidad de controles establecidos. Loterías, Unidad Financiera. Diario Solicitud de garantías solicitadas/ sobre garantías constuida y aprobadas GESTIÓN DE COMUNICACIÓN Gestión Documental OPERATIVO Secretaria General Indebido control de la fecha de vencimiento Que parte de la información dependa de otra área Incumplimiento del término legal para dar respuesta a los derechos de petición. Posibles demandadas, sanciones disciplinarias, tutelas MODERADO 10 BAJA 1 TOLERABLE 10 Aplicativo de alarmas Oficina de Atención al Cliente. Autocontrol. ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo Continuar con los controles establecidos. Secretaria General. Diario Derechos de Petición formuladso/ Derechos de Petición contestados oportunamente GESTIÓN JURÍDICA Recuperación de cartera Representación morosa Judicial S DE CUMPLIMIENTO Secretaria General Secretaria General Falta de seguimiento a procesos judiciales. Que no se inicié oportunamente el prejurídico Falta de actuacion de la Entidad Fallos adversos. Preclusión de Indebido control por el dentro de las oportunidades oportunidades procesales para CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 apoderado. procesales ejercer defensa. No ejercer las actuaciones Que la Unidad Financiera no prejudiciales y judiciales tendientes a reporte oportunamente el No recuperación oportuna del Crédito CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 obtener el pago de las obligaciones estado de cartera crediticias Revisión semanal de procesos judiciales y de los informes de los apoderados. Con la información de financiera generar acciones mensualmente. ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo Revisión de procesos e informes. Generar acciones mensualmente. Secretraía General Secretraría General Semanal Trimestral Número de Procesos existentes/sobre numero de procesos revisados Número de Procesos Creditos reportados en mora /sobre numero de procesos prejuridicos o juridicos iniciados GESTIÓN DE ADQUISICIONES Y RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS Compras y Contratación DE CUMPLIMIENTO Falta de coherencia entre los Falta de claridad sobre el Adquisición de Bienes y Servicios, aspectos técnicos, económicos Debilidad en la confección de los Revisión de los términos por Secretaria General alcance técnico y los que no se adecuan a las necesidades CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 y juridicosen los términos de términos de referencia. la Secretaría General criterios de evaluación. de la Entidad referencia Falta de evaluación de la Desconocimiento en la Adquisición de Bienes y Servicios, No se satisfacen las necesidades que La Secretaría General debe secretaria General necesidad y viabilidad de elaboración de estudios de que no se adecuan a las pretende la Entidad con la CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo revisarlos y exigirlos. la futura contratación conveniencia y oportunidad. necesidades de la Entidad contratación No efectuar un diligente análisis Errores en la adjudicación, posibles Designación de evaluadores Secretaria General Deficiencias técnicas Errores en la Evaluación CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo de los criterios de evaluación demandas. con idoneidad y experiencia Falta de control en el El supervisor del contrato no Liquidación de los contratos por Secretaría General termino de vencimiento informe oportunamente la Sanciones disiciplinaria, fiscales. MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Cuadro control contratos ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo fuera del termino legal. de los contratos liquidación del contrato. Terminos de referencia Realizar De acuerdo con cada proceso Secretaria General remitidos/sobre terminos capacitaciones.. contractual de referencia revisados Realizar capacitaciones Terminos de referencia en materia de Secretaría General Timestrtal remitidos/sobre terminos contratación estatal de referencia revisados Numero de Convocatorias Realizar Secretaria General y Subgerencia Permanente adelantadas/numero de capacitaciones.. Comercial. convocatorias adjudicadas sin inconvenientes Numero ce Contratos de tracto sucesivo Continuar con los Secretaría General y Mensual terminados/ Numero de controles establecidos. Supervisores. Contratos liquidados dentro del término legal.

15 MACRO TIPO CONTROLES EXISTENTES ÁREA Correctivo Preventivo Celebración de Contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales Elaboración del Plan de Compras. Cumplimiento del Plna de Mercadeo. Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado Secretaria General x NO NO si secretaria General Que se despache billetería a distribuidores morosos o sin poliza, Cuadro control de vigencias de las garantías.comunicación a las Unidades de Loterías y cartera sobre la aprobación de las garantías x si si si Incumplimiento del término legal para dar respuesta a los derechos de petición. Aplicativo de alarmas Oficina de Atención al Cliente. Autocontrol. Secretaria General x si si si Secretaria General Secretaria General Falta de actuacion de la Entidad dentro de las oportunidades procesales No ejercer las actuaciones prejudiciales y judiciales tendientes a obtener el pago de las obligaciones crediticias Revisión semanal de procesos judiciales y de los informes de los apoderados. Con la información de financiera generar acciones mensualmente. x si si si x si si si Secretaria General secretaria General Debilidad en la confección de los términos de referencia. Adquisición de Bienes y Servicios, que no se adecuan a las necesidades de la Entidad Revisión de los términos por la Secretaría General La Secretaría General debe revisarlos y exigirlos. x si si si Secretaria General Secretaría General Errores en la Evaluación Liquidación de los contratos por fuera del termino legal. Designación de evaluadores con idoneidad y experiencia Cuadro control contratos SI SI SI x si si si

16 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S UNIDAD DE IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACR O PROCE CLASIFIC PROC SO ACIÓN ESO AREA CAUSAS EVENTO ( ) CONSECUENCIAS IMPACTO PROBABILIDAD INTERNAS EXTERNAS Debido a... Debido a... Puede suceder... Lo que podría ocasionar... EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO INDICADO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA R las pocas oportunidades que otorga Los altos gravámenes y la ley 643 de 2001 y el decreto 2975 Actual legislación en los juegos de exigencias normativas, hacen de 2004, limitan las oprtunidades de suerte y azar (Ley 643 de 2001 y que los costos operativos negoscio que se puedan desarrollar Decreto 2975 de 2004). sean cada vez más altos y para hacer más rentable y viable la (EXTERNO) dificiles de alcanzar empresa Que la operación y resultado del juego, no sea rentable, al punto de hacerlo inviable, produciendose la inviabilidad de CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 la Empresa, teniendo en cuenta que el juego de lotería es el que soporta a la entidad. Adecuado manejo presupuestal, tendiente a la austeridad en el gasto y reducción de costos operativos. TOLERABLE 10 Participar activamente en las discusiones tendientes a la modificación de la ley 643 de Alta dirección Seguimiento mensual, Unidasd Financiera y Contable PLANEACIÓN DE GESTIÓN Planeación Estratégica S ESTRATEGICOS Saturación de los productos gran cantidad de lotrías jugando tradicionales. durante la semana (EXTERNO) Situación económica y social del Razones de desempleo y alto costo país. de vida (EXTERNO) Oferta desmedida de productos y Políticas estratégicas de MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 ACEPTABLE 5 disminución en las ventas mercadeo. Sencible disminución en las ventas LEVE 5 BAJA 1 ACEPTABLE 5 Resultado en ventas ACEPTABLE 5 Evaluación comercial del producto Unidad de Loterías, Lotería. Nuevos planes de Subgerencia General, Mercadeo y mercadeo y premios. Comunicaciones Comunicaciones Sorteos Extraordinarios. Apertura de nuevos canales de Unidad de Loterías, ventas, aumentar los nichos de Subgerencia General, Mercadeo y mercadeo y mercado con acciones de Comunicaciones Comunicaciones mercadeo. Lineamientos definidos en el decreto Rigidez en la normatividad que 2975 de 2004, que no prmiten reglamenta el Plan de premios (Ley mayores libertades para la 643 de 2001 y decreto 2975 de elaboración de los planes de premios 2006) Que la estructura de los planes de premios se mantenga prácticamente constante, con ligeras modificaciones. Se pierde la creatividad y la novedad en el producto. MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Realizar los cambios posibles, ajustandose a los parámetros establecidos en el decreto 2975/04 ACEPTABLE 5 Realizar los estudios correspondientes tendientes a cambiar el plan de premios, buscando el interés de los compradores, con sujeción a la normatividad existente. Unidad de Loterías, Unidad Financiera y Contable. Seguimiento anual Carencia de estudios de mercado, que orienten las preferencias del público apostador El plan de premios no se ajusta a las expectativas del apostador. Disminución en las ventas de lotería CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 Evalución permanente por parte del área comercial y realización de estudios de mercado y encuestas por parte de la oficina de Atención al cliente. TOLERABLE 10 Ajustar el plan de premios de acuerdo a los estudios de mercado. Subgerencia General, Unidad de Loterías Seguimiento anual EXPLOTACION DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Explotación de Lotería OPERATIVO Carencia del control adecuado en el aplicativo Desconocimiento de autenticidad de los billetes y falta de control del aplicativo Que la mezcla para la impresión de billetería contenga números duplicados. Falsificación o adulteración de billetes de Lotería para la lectura y pago de premios. Que resulten dos o más gannadores de CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 un mismo número y serie Que se pague algún premio con un MODERADO 10 BAJA 1 TOLERABLE 10 billete o fracción falso o adulterado La oficina de Sistemas realiza una validación por medio de una base de datos para evitar que en la mezcla numérica se encuentren duplicados y a su vez se realiza la separación de números virtuales. ACEPTABLE 5 El sistema y recurso humano detectan la adulteración, además se cuentan con elementos de seguridad para revisar los billetes. ACEPTABLE 5 La oficina de Sistemas debe realizar un procedimiento donde se determina como se evita tanto la duplicidad de numeración como la separación inadecuada de los números virtuales con los físicos. Sistemas Mensual Cada vez que se hace un contrato con la firma impresora buscar nuevas técnicas de seguridad. Funcionarios de Unidad de Loterías que atienden la lectura de permanente premios Red de Distribución débil y deficiente renovación de vendedores desgastada. (EXTERNO) Disminución en las ventas de lotería MODERADO 10 ALTA 3 IMPORTANTE 30 Capacitación a la red tradicional. Apertura de la red tecnológica de ventas: Página Web, Internet, G-TECH IMPORTANTE 30 * Evitar el riesgo * Compartir o transferir * Colonizar nuevos nichos de mercado. * Desarrollar alianzas. Subgerencia General, comunicaciones y Mercadeo mensual Utilización equivocada del algorismo de mezcla Que la numeración asignada no tenga aceptación (Distribuidor, lotero, público en general). Disminución en las ventas de lotería LEVE 5 BAJA 1 ACEPTABLE 5 Ajustes en la mezcla numérica de acuerdo a los requerimientos del cliente. ACEPTABLE 5 Ajustar el algoritmo con el fin de tener una numeración variada. Unidad de Loterías, Sistemas semestral GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE Gestión de Cartera FINANCIERO Entrega inoportuna y/o errada de la autoliquidación por parte de los distribuidores. MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 * Revisión de autoliquidación con los registros de cartera. * Comunicación con los distribuidores. Reiterar el envío de la información en los formatos establecidos por la entidad.

17 MACRO PLANEACIÓN DE GESTIÓN EXPLOTACIÓN DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR GESTI ÓN FINAN CIERA Y ÁREA Planeación Estratégica Explotación de Lotería Gestión de Cartera Actual legislación en los juegos de suerte y azar (Ley 643 de 2001 y Decreto 2975 de 2004). (EXTERNO) Saturación de los productos tradicionales. (EXTERNO) Situación económica y social del país. (EXTERNO) Rigidez en la normatividad que reglamenta el Plan de premios (Ley 643 de 2001 y decreto 2975 de 2006) El plan de premios no se ajusta a las expectativas del apostador. Que la mezcla para la impresión de billetería contenga números duplicados. Falsificación o adulteración de billetes de Lotería para la lectura y pago de premios. Red de Distribución débil y desgastada. (EXTERNO) Que la numeración asignada no tenga aceptación (Distribuidor, lotero, público en general). Entrega inoportuna y/o errada de la autoliquidación por parte de los distribuidores. CONTROLES EXISTENTES Adecuado manejo presupuestal, tendiente a la austeridad en el gasto y reducción de costos operativos. Políticas estratégicas de mercadeo. Resultado en ventas Realizar los cambios posibles, ajustandose a los parámetros establecidos en el decreto 2975/04 Evalución permanente por parte del área comercial y realización de La oficina de Sistemas realiza una validación por medio de una base de datos para evitar que en la mezcla numérica se encuentren duplicados y a su vez se realiza la separación de números virtuales. El sistema y recurso humano detectan la adulteración, además se cuentan con elementos de seguridad para revisar los billetes. Capacitación a la red tradicional. Apertura de la red tecnológica de ventas: Página Web, Internet, G-TECH Ajustes en la mezcla numérica de acuerdo a los requerimientos del cliente. * Revisión de autoliquidación con los registros de cartera. * Comunicación con los distribuidores. Correctivo TIPO Preventivo Se Aplica Es Efectivo Esta Documentado x si si si x si si si x si si si x si si si x si si si x si si si x si si si x si no si x si si si

18 Diagnóstico Estratégico para la gestión de la Entidad SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Analisis de los aspestos externos e internos que implican exposición al riesgo. Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función contitucional Modelo de operación que garantice una gestión efectiva Estructura organizacional flexible y efectiva Componente: ADMINISTRACIÓN DEL Elementos: * Contexto estratégico * Identificación de riesgos * Análisis de riesgos * Valoración de riesgos * Políticas de Administración de riesgos Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afetan el cumplimiento de los objetivos de la entidad Medidas de respuesta ante los riesgos identificados Políticas de Administración de riesgos identificados

19 ANEXO No 8 LOTERIA DE BOGOTA MAPA DE S PLANEACION IDENTIFICACIÓN Y ANALISIS DEL MACRO CLASIFICAC IÓN ÁREA IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN CONTROLES EXISTENTES OPCIONES MANEJO ACCIONES RESPONSABLES CRONOGRAMA INDICADOR PLANEACION Falta de colaboración de las dependencias en la revisión, actualización y ajuste del plan estrategico de de la entidad CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 Comunicación informando y reiterando a las áreas los compromisos institucionales que tienen éstas en cuanto a las actividades de revisión y actualización. INACEPTABLE 60 * Evitar el riesgo * Compartir o transferir Reiterar a las áreas la importancia y la necesidad de realizar las revisiones y actualizaciones que sean pertinentes y de no ser posible informar a la alta dirección. Planeación Estratégica y de Negocios Y Jefes de las dependencias. DIC/18/2007 Dependencias que colaboran en la revisión y actualización del plan estrategico de de la entidad / Total dependencias CONTROL Y SEGUIMIENTO Seguimiento a la Gestión DE CUMPLIMIENTO PLANEACION No recibir oportunamente la información de los proyectos de inversión por parte de la oficina de Presupuesto. MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Requerimiento de la información a la oficina de Presupuesto. ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo Comunicación a la secretaría General y a la Subgerencia comercial para que se ejecuten los proyectos de inversión los primeros meses del trimestre y no al final del mismo. Planeación Estratégica y de Negocios DIC/18/2007 ( Fecha recibo de informació - Fecha solicitud información ) / Fecha solicitud informacion PLANEACION Fallas en el aplicativo Segplan (EXTERNO) MODERADO 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Informa oportunamente los inconvenientes a Planeación Distrital. Se deja soportes sobre las fallas presentadas. MODERADO 20 * Compartir o transferir Reporte permanentes de las fallas del aplicativo. Planeación Estratégica y de Negocios DIC/18/2007 Fallas presentadas / Fallas corregidas Realizar actualizaciones del Manual ANÁLISIS Y MEJORA Gestión de los Sistemas de Mejoramiento DE CUMPLIMIENTO PLANEACION PLANEACION PLANEACION Desactualización del manual de procesos y procedimientos Falta de colaboración por parte de las dependencias en el proceso de actualización del manual de procesos y procedimientos. Desactualización de procesos y procedimientos CATASTROFICO 20 BAJA 1 MODERADO 20 CATASTROFICO 20 ALTA 3 INACEPTABLE 60 CATASTROFICO 20 MEDIA 2 IMPORTANTE 40 Se está realizando actualizaciones del Manual de Procesos y Procedimientos constantemente. Mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos de acuerdo a las necesidades de la entidad y a la variación en la normatividad. Mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos de acuerdo a las necesidades de la entidad y a la variación en la normatividad. ACEPTABLE 5 * Asumir el riesgo MODERADO 20 * Compartir o transferir * Asumir el riesgo TOLERABLE 10 de Procesos y Procedimientos Planeación Estratégica y de periódicamente de acuerdo con el Negocios Y Jefes de las Sistema de Gestión de Calidad y el dependencias. MECI. Realizar actualizaciones del Manual de Procesos y Procedimientos Planeación Estratégica y de periódicamente de acuerdo con el Negocios Y Jefes de las Sistema de Gestión de Calidad y el dependencias. MECI. Realizar actualizaciones del Manual Todas las áreas de la entidad, de Procesos y Procedimientos Planeación estratégicamente y de periódicamente. Negocios. DIC/18/2007 DIC/18/2007 DIC/18/2007 No.procesos actualizados / No. total de procesos desactualizados Dependencias que colaboran en la revisión y actualización del manual de procesos de de la entidad / Total dependencias

20 MAPA DE MACROS LOTERIA DE BOGOTA MACROS ESTRATÉGICOS MACROS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA REQUISITOS CLIENTE O USUARIO 1. Planificación de la gestión 3. Gestión de comunicación MACROS MISIONALES 2. Explotación de juegos de suerte y azar 8. Control y seguimiento MACROS DE APOYO 6. Gestión de adquisiciones y recursos fisicos y tecnológicos 9. Análisis y mejora 4. Gestión de talento humano 5. Gestión jurídica 7. Gestión financiera y contable CLIENTE O USUARIO SATISFECHO

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