INFORMACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

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1 SISTEMA DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGO PERSONAL CICLO ESCOLAR 2009 INFORMACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DIPLAN ref: BVALLE-CGUERRA:

2 El sistema de código personal para el ciclo escolar 2009 se ha dividido en dos aplicaciones completamente diferentes, la aplicación que se utilizó para el ciclo escolar 2008 queda descontinuada y no deberá ser utilizada por ninguna razón. Las aplicaciones para el ciclo 2009 son: APLICACIÓN PARA ASIGNACION DE CODIGO PERSONAL A ALUMNOS SIN CÓDIGO. Preprimaria, Primaria, Primaria de adultos y 1º básico (Únicamente) Esta es una aplicación que se deberá descargar de la página del MINEDUC sección código personal y copiar en una memoria o CD, podrá llevarla a su equipo de computo instalarla e ingresar a sus alumnos sin necesidad de estar conectado a internet. Solo deberá utilizar el internet para enviar la información al MINEDUC. Este proceso esta explicado paso a paso en el manual de la aplicación. Si usted posee la aplicación que utilizó el ciclo 2008 para básicos y diversificado, deberá desinstalarla antes de instalar la nueva aplicación para que funcione correctamente. La aplicación la encuentra en la página del Ministerio de Educación, sección Código Personal 2009, pestaña Aplicación. APLICACIÓN PARA GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE ESTUDIANTES Ingreso, Modificaciones, Traslados y Promoción Nivel Medio, Ciclo Básico y Diversificado. Esta es una aplicación completamente diferente a la anterior, funciona únicamente cuando se encuentra conectado a internet. Esta aplicación deberá ser utilizada para: Ingresar alumnos: Grados diferentes a 1º Básico que no poseen código personal. Modificaciones: Modificar información de alumnos que ya poseen código personal. Traslados: Trasladar alumnos que estudiaron en otro establecimiento a su establecimiento. Esto se hace por medio del código personal de cada alumno. Promoción: Promover a los estudiantes que estudiaron el ciclo 2008 que todavía siguen apareciendo en el grado que cursaron el año Todos los alumnos deberán ser promovidos antes de realizar cualquier gestión del ciclo Cada procedimiento se encuentra explicado paso a paso en el manual de la aplicación y deberá realizarlo en fechas específicas dentro de la aplicación, empezando por la promoción de estudiantes. La aplicación la encuentra en la página del Ministerio de Educación, sección Código Personal 2009, pestaña Aplicación. Las claves de acceso para Preprimaria, Primaria y Primaria de Adultos, están conformadas por 6 dígitos, mientras que las de nivel medio, básico y diversificado por 5 dígitos.

3 ASIGNACION DE CODIGO PERSONAL PARA PREPRIMARIA, PRIMARIA, PRIMARIA DE ADULTOS Y PRIMERO BÁSICO El Código Personal es el identificador único para cada estudiante, es invariable en el tiempo, es decir, nunca cambia el código asignado para un estudiante. El Código Personal tiene como objetivo la identificación y la gestión de los registros académicos de los estudiantes dentro de los sistemas del Ministerio de Educación, además de ser el número sustituto de la matrícula escolar. La asignación para el registro de alumnos de los niveles Preprimaria, Primaria, Primaria de Adultos y primero básico se realizará por medio de una aplicación que funciona sin necesidad de estar conectado a Internet. Únicamente deberá conectarse a internet para descargar la aplicación y para enviar el archivo que genera la aplicación al MINEDUC. Deberá ser descargada e instalada en un computador donde realizará el ingreso de sus alumnos. Es de suma importancia descargar el MANUAL DE LA APLICACIÓN que explica cómo generar el archivo especial XML para enviar su información al MINEDUC. No es posible para el sistema recibir la información por medio de listados de WORD o EXCEL, ni tampoco puede ser enviada a un correo electrónico. La aplicación está disponible por medio de la página del Ministerio de Educación en sección Código Personal 2009, los establecimientos la podrán obtener sin ningún costo y es de fácil acceso. LA APLICACIÓN QUE SE UTILIZÓ PARA EL CICLO BÁSICO EL AÑO 2008 QUEDA DESCONTINUADA POR LO QUE NO DEBERÁ SER UTILIZADA SI TODAVIA LA POSEE. INSCRIPCIÓN DE ALUMNOS DE PREPRIMARIA, PRIMARIA Y PRIMARIA DE ADULTOS PRIMERA FASE Se espera trabajar el Proyecto de Asignación de Código Personal para Preprimaria, Primaria y Primaria de Adultos en dos fases. En la primera fase se trabajarán los departamentos siguientes: Alta Verapaz, Baja Verapaz, Chiquimula, Huehuetenango, Petén, Quiché, San Marcos, Sololá, Totonicapán, Guatemala Departamento y Ciudad Capital. Actualmente el Departamento de Inscripción Educativa pertenece a la Subdirección de Demandas Educativas de la Dirección de Planificación Educativa, se encuentra ubicado en: Avenida Reforma 1-87, Zona 10 - Sala 22, Teléfono: Ext. 1202, cuenta con 3 personas encargadas de la atención para Código Personal y a nivel de Direcciones Departamentales de Educación se cuenta con 1 ó 2 delegados quienes también se encargan de atender los diferentes trámites relacionados con Código Personal. La Dirección Departamental de Guatemala recientemente fue reestructurada, por lo que en este Ciclo Escolar 2009 ya contamos con enlaces que nos apoyarán con atender a los distintos establecimientos de acuerdo a la ubicación geográfica de los mismos. Las sedes se encuentran ubicadas en: Dirección Departamental Guatemala Norte Avenida Simeón Cañas 2-37 Zona 2 Teléfono:

4 Dirección Departamental Guatemala Oriente 3ª. Calle "A" 1-58 Zona 10 Teléfono: Dirección Departamental Guatemala Occidente 4a. Avenida B 0-69, Zona 2 Colonia Cotió Mixco (Ex Col. El Shadai) Teléfono: Dirección Departamental Guatemala Sur 44 Calle y zona 12 Petapa Teléfono: En el caso de la Dirección Departamental Guatemala Sur todavía no se cuentan con enlaces por estar terminando su proceso de reestructuración, por lo que a los establecimientos que les corresponda ir a esta sede departamental a realizar trámites de Código Personal se le solicita dirigirse por esta única vez a las oficinas del Departamento de Inscripción Educativa en Planta Central del MINEDUC. INICIO DEL PROCESO DE INSCRIPCIÓN PREPRIMARIA, PRIMARIA Y PRIMARIA DE ADULTOS El proceso de inscripciones para los departamentos de la primera fase, inicia el 18 de mayo y finalizará el 15 de junio de A los establecimientos que están comprendidos dentro de los departamentos que forman la primera fase, se les hizo llegar por medio de los Supervisores Educativos, una carta en donde se consigna el código de su establecimiento y su clave de acceso, los establecimientos que a la fecha no cuenten con dicha carta debido a que no les fueron entregadas o bien la extraviaron, deberán solicitarla con una nota firmada y sellada por el Director del Establecimiento, al Departamento de Inscripción Educativa, en Planta Central del MINEDUC. La aplicación se descarga de la página del MINEDUC, ingresando a Código Personal 2009, seguidamente busque la pestaña que dice Aplicación, en donde deberá descargar la aplicación para el ingreso de sus alumnos, posteriormente descargue el manual de operación de la aplicación, que lo encontrará en la pestaña que dice Manuales imprímalo y léalo detenidamente. Una vez instalada la aplicación en su computadora puede iniciar el registro de sus alumnos, cuando ya se tiene toda la información, en la aplicación deberá generar el archivo con extensión XML, el que después de guardarlo en la computadora se graba a un dispositivo memoria USB o en un CD y ese archivo se envía por internet al MINEDUC, ingrese nuevamente a la página del MINEDUC, y en Código Personal 2009 encontrará el acceso para poder enviar su información. ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PERSONALES PRIMARIA PREPRIMARIA Y PRIMARIA DE ADULTOS Los códigos se asignarán el 19 de junio y los establecimientos podrán descargar sus listados de alumnos con códigos asignados a partir del 22 de junio, esto lo podrán hacer ingresando a la página del MINEDUC en Código Personal 2009, buscan en la pestaña de aplicación la opción de Listado de Códigos Personales, el cual está en formato PDF.

5 RETIROS, TRASLADOS Y CORRECCIÓN DE DATOS DE ALUMNOS Todos los establecimientos que ya entregaron su estadística inicial y que al momento de registrar a sus alumnos en la aplicación para Código Personal tengan alumnos que por cualquier motivo ya se retiraron y no cuenten con su expediente, no deben registrar a estos alumnos. En caso de que estos alumnos se hayan inscrito en otro establecimiento, serán los establecimientos que los reciben los que deben iniciar el trámite para solicitarles su código personal. Antes deberá verificar que el establecimiento donde estaba inscrito no inicio trámite de código personal. Si el establecimiento ya inicio el registro de código personal deberá gestionar el traslado del código del alumno a su establecimiento. Los traslados de alumnos correspondientes al Ciclo Escolar 2009, se podrán realizar una vez los alumnos ya tengan su código personal asignado, a partir del 22 de junio del año en curso, por medio del Sistema de Código Personal en Línea, para lo cual los establecimientos deberán solicitar la aprobación de los traslados por medio de una nota firmada y sellada por el director del mismo y el expediente del alumno. Este proceso se explica paso a paso en el manual de la aplicación. Las correcciones en datos de alumnos se podrán realizar cuando el alumno ya tenga su código personal asignado, a partir del 22 de junio del año en curso, por medio del Sistema de Código Personal en Línea, las correcciones se visualizan inmediatamente, no así cuando son cambios grandes como un nombre o un apellido, si se le presenta una situación de estas, el sistema genera un caso, para lo cual los establecimientos deberán solicitar la aprobación de los mismos por medio de una nota firmada y sellada por el director del mismo y presentar a los delegados en las Direcciones Departamentales el expediente del alumno. Este proceso se explica paso a paso en el manual de la aplicación. CASOS ESPECIALES Los alumnos que tienen problemas con las partidas de nacimiento podrán ser ingresados consignando cero en esta información, en departamento y municipio deberán seleccionar en donde consideren que van a ser registrados los alumnos esto para que se les asigne código personal, pero tendrán que actualizar su información a la brevedad posible, ya que no se permitirá al finalizar el ciclo 2009 tener alumnos registrados sin datos completos. Es de vital importancia que todos los establecimientos les informen a los padres de familia, que en caso tengan que arreglar documentos de sus hijos como la partida de nacimiento ante el RENAP, lo hagan lo más pronto posible, pues la última fecha para que puedan completar esa información es hasta el 28 de agosto. Los establecimientos que necesiten registrar alumnos extranjeros, deberán registra en departamento y municipio de nacimiento la opción extranjero, en los datos de partida, folio y libro, podrán consignarse guiones.