MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE. X-XX-XXX-XXX Rev: X XX-XX-XXXX

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1 MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE X-XX-XXX-XXX Rev: X XX-XX-XXXX 1

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 INTRODUCCIÓN 4 1. MARCO LEGAL 5 2. GLOSARIO 5 3. OBJETIVOS 6 4. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO CONTABLE 7 5. PROCESO CONTABLE ETAPA RECONOCIMIENTO ETAPA DE REVELACIÓN ACCIONES DE CONTROL FRENTE A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VÍA CHIP 22 2

3 PRESENTACIÓN Según lo establecido en la Ley 87 de 1993, el sistema de control interno debe formar parte integral del sistema contable, financiero, de planeación y operacional el cual está relacionado con la protección de los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; asegurando que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna; garantizando así la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información y de sus registros así como la confiabilidad de los estados e informes contables. El funcionamiento del Sistema de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos organizacionales que soporten su operación, haciéndose necesaria la identificación, análisis y documentación del proceso contable en toda entidad pública, así como una clara definición de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para realizarlo. Dicho proceso además de tener una relación directa con los objetivos de la Universidad, integra componentes de operación que garantizan la consecución de los objetivos de la entidad en materia contable y financiera, constituyéndose a su vez en la base sobre la cual debe actuar la función de evaluación del control interno contable. De acuerdo a las responsabilidades el jefe de control interno, asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces debe tener formalmente establecido los procesos y actividades para poder verificar el manejo de los recursos, los bienes y los sistemas de información financiera de la Universidad de acuerdo a los parámetros de la contabilidad pública nacional, consultando los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. En cumplimiento de la Actualización del Modelo Estándar de Control Interno y según lo expuesto en el Decreto 0943 de 2014 se requiere el diseño de productos mínimos para fortalecer la implementación del MECI, en razón a esto y mediante Resolución No del 14 de julio de 2014, se adoptó la nueva estructura para su respectiva actualización. 3

4 INTRODUCCIÓN La implementación del modelo de control interno contable se ha basado en la necesidad de generar controles y medidas que fortalezcan la transparencia y el buen manejo de los recursos financieros con los que cuenta la entidad, para ello se hace indispensable que todos los actores directos e indirectos de dicha información determinen las acciones necesarias para asegurar el desempeño de las funciones que le han sido asignadas por la ley y los reglamentos, para el cumplimiento de los fines del proceso contable. Así mismo todos estos lineamientos y procedimientos sirven para que los responsables de la información financiera económica social y ambiental adelanten las gestiones administrativas necesarias para el cumplimento de las características a las que se refiere el plan general de la contabilidad pública en cuanto a comprensibilidad, relevancia y confiabilidad. El presente manual orienta a la organización al cumplimiento de los objetivos del control interno contable que debe existir en todas las entidades públicas, direccionando las estrategias que se encaminan al fortalecimiento y manejo adecuado de todos los procesos contables. 4

5 1. MARCO LEGAL M-CI-CIN-004 Rev: A El artículo 354 de la Constitución Política, le asigna al Contador General de la Nación la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus actividades descentralizadas territorialmente o por servicio, así como determinar las normas contables que deben regir en el País. Decretos 2539 de 2000 y 1537 de 2001, reglamentarios de la Ley 87 de 1993 los cuales desarrollan la competencia de la Contaduría General de la Nación para establecer las políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno Contable. La Ley 734 de 2002, estableció en su artículo 34, que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Circular externa 060 del 19 de Diciembre de 2005 Procedimientos relacionados con los efectos contables de los avalúos de los bienes muebles e inmuebles, de los entes públicos sujetos al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública- PGCP Resolución No. 222 de 2006, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación. La Resolución 248 de 2007 estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de Control Interno Contable a través del Sistema Consolidado de Hacienda e Información Pública -CHIP. Resolución Nº 0245 de Noviembre de 2008 por el cual se adopta el procedimiento de control interno contable de la UFPSO. Decreto 0943 de 2014, requiere el diseño de productos mínimos para fortalecer la implementación del MECI, en razón a esto y mediante Resolución No del 14 de julio de 2014, se adoptó la nueva estructura para su respectiva actualización. Circular 01 de 2015, fortalecimiento del sistema de control interno frente a su función preventiva. 2. GLOSARIO Actualización de los valores: Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad contable pública deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores actualizados. 5

6 CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información, es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Cierre contable: las entidades contables públicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la información producida en todas las áreas que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, tales como cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificación de operaciones recíprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, los límites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentación de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública. Conciliaciones de información: conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. Depuración contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo el ente público, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público. La depuración implica acopiar la información y documentación suficiente y pertinente que sirva de soporte a los saldos y registros realizados con ocasión del proceso. Reconocimiento de cuentas valuativas: cálculo y reconocimiento adecuado de las provisiones, amortizaciones, agotamiento y depreciación, en forma individual y asociadas a los derechos, bienes y recursos, según el caso, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. 3. OBJETIVOS Verificar el proceso contable y financiero de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña, mediante herramientas que permitan evidenciar la confiabilidad, relevancia, comprensibilidad y transparencia de la gestión pública de acuerdo a la Constitución y la Ley. 6

7 Objetivos Específicos M-CI-CIN-004 Rev: A Son objetivos del control interno contable los siguientes: Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la entidad en términos de información contable confiable, relevante y comprensible. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable. Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad. Administrar los riesgos de índole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del proceso contable. Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada, con el fin de administrar los riesgos de índole contable identificados. Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad. Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes. Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable. 4. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO EN EL PROCESO CONTABLE PRINCIPIO DE IGUALDAD: La administración pública debe en principios constitucionales de libertad e igualdad de todas las personas ante la Ley. En consecuencia el Control Interno debe velar porque las actividades sean orientadas al interés general, sin privilegiar a grupos especiales. PRINCIPIO DE MORALIDAD: Las actuaciones de la administración pública deben actuar dentro de las claras normas de ética que garantice la pulcritud y transparencia de la administración, evitándose todo acto tendiente a la corrupción, la deshonestidad, el despilfarro, la malversación, la irresponsabilidad y la negligencia en la actuación de los funcionarios. 7

8 PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles por parte del estado, en las acciones que emprende para el logro de los objetivos planeados. PRINCIPIO DE ECONOMIA: Busca orientar la entidad hacia políticas de sana austeridad y mesura en el gasto, esperando llegar a un equilibrio ideal para la institución. PRINCIPIO DE CELERIDAD: Se debe evitar acciones lentas, innecesarias que entorpezcan los procesos, dificultando el alcance de los resultados óptimos. La administración pública debe realizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuesta oportuna a las necesidades. PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD: La administración pública debe poseer mecanismos para que las diferentes actividades se realicen imparcialmente, alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades frente al estado. PRICIPIO DE PUBLICIDAD: Los propósitos y resultado de la administración deben ser comunicados a la comunidad, para que pueda evaluar la calidad de gestión de sus gobernantes, a partir del conocimiento pleno, oportuno, real y preciso de sus actuaciones. PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES: Es obligación del estado, proteger el medio ambiente y los recursos naturales, garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano. 5. PROCESO CONTABLE De acuerdo a lo que define la Contaduría General de la Nación para adoptar el procedimiento de control interno contable en las organizaciones, establece el proceso contable como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de los recursos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control 8

9 y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. 1 Con base en las anotaciones anteriores el proceso contable para la Universidad se define por etapas y actividades que permiten desarrollarse de manera lógica y ordenada. PROCESO CONTABLE 5.1 ETAPA RECONOCIMIENTO De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que consisten en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable y se materializa con la ejecución de las siguientes actividades: Identificación: Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable. Clasificación: Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica. 1 Resolución 357 de 2008 Contaduría General de la Nación 9

10 Registro y ajustes: Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. 5.2 ETAPA DE REVELACIÓN En esta etapa se sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables públicas individuales agregadas y consolidadas. El Contador General de la Nación es responsable por la consolidación de los estados, informes y reportes contables de la Nación con los de las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios.2 Hacen parte de la etapa de revelación las siguientes actividades: Elaboración de los estados, informes y reportes contables Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento 2 file:///c:/users/usuario/downloads/plan_general_de_contabilidad_publica.pdf 10

11 y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública. Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad la aplicación del procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública y a las políticas de información contable establecidas por cada ente público. También deben verificarse y confrontarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables, de la información debe determinarse aspectos o situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados contables. Análisis, interpretación y comunicación de la información Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos. La adecuada ejecución de esta actividad materializa los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura que tiene la información contable, en procura de lograr los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública relacionados con la transparencia, gestión eficiente, rendición de cuentas y control de los recursos públicos. Sintetiza y representa la situación financiera. 6. ACCIONES DE CONTROL FRENTE A LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE ACTIVIDADES IDENTIFICACION ACCIONES DE CONTROL Todos los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales realizados en cualquier dependencia de la Universidad, son debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean incorporados al proceso contable, así como la verificación respecto de su aplicación. El retiro de los bienes de la Universidad debe ser aprobado por subdirección administrativa. Están definidos los cargos y responsabilidades en manejo de cajas menores y sus 11

12 CLASIFICACION REGISTRO Y AJUSTES ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES ANALISIS INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION. M-CI-CIN-004 Rev: A respectivos arqueos periódicos. Manejo de propiedades, planta y equipos, y demás bienes de la universidad, en la oficina de Almacén. En la oficina de contabilidad se hace el reconocimiento de los activos, lo que incluye el seguimiento sobre su legalización y valoración actualizada. Son permanentes las conciliaciones de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, pagaduría, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información. Se está estructurando el procedimiento de la toma física de inventarios y su conciliación de saldos con los registros contables. Se hacen las conciliaciones bancarias, como control sobre utilización adecuada de las cuentas bancarias. Al cierre del periodo y en forma mensuales hacen procesos de depuración de Rentas, Cuentas por Cobrar, y demás activos, de tal forma que se tienen los saldos reales y una adecuada clasificación contable. Se aplican adecuadamente las normas contables que garantizan que los registros contables corresponden a los hechos realizados. Las normas de la Contaduría General de la Nación se aplican oportunamente y sus cambios producidos. Se hacen revisiones mensuales sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para garantizar la adecuada clasificación contable. Constantemente se revisa la página de la contaduría general de la nación alineando las cuentas con el plan general de la contabilidad pública. Se aplican de manera adecuada las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública. Se procesan los Libros de Contabilidad según lo establece el Régimen de Contabilidad Pública. Es adecuada la organización y el archivo de los soportes documentales. A diario se verifica que se realicen las interfaces y ajustes en forma adecuada. Se verifica que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la información contenida en los comprobantes y demás documentos soporte. Se comprueba que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el PGCP. En las fechas establecidas o si se solicita la información contable, esta es suministrada oportunamente a la CGN. La información contable está disponible y actualizada para ser suministrada a los organismos de vigilancia y control. Se verifica la información contable suministrada Al Consejo superior y se acompaña de un adecuado análisis e interpretación, soportada en indicadores de gestión y financieros, para mostrar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la Universidad. Se verifica la calidad de la información y se analiza por parte de la División Financiera. Se realiza la presentación oportuna de la información contable debidamente analizada, para los diferentes órganos de control y para los Usuarios en General. 12

13 X-XX-XXX-XXX Rev: X XX-XX-XXXX 7. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Para adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionadas con el proceso contable y para que se lleven a cabo las acciones de mejoramiento pertinentes 3 el proceso de control interno estableció el siguiente mecanismo de evaluación para la institución. Revisiones eventuales: Examen sobre la efectividad de los controles establecidos en los procesos o áreas específicas ante eventualidades presentadas que obliguen a ello y que se recopilan en un informe. Evaluación del Control Interno Contable: Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, los contadores bajo cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás servidores públicos de las diferentes áreas que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente, son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable, actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados; y por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen. En términos de la evaluación independiente, la evaluación del control interno contable en la entidad corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. 4 Con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, se deben observar, como mínimo, los siguientes elementos: Depuración contable permanente y sostenible Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Registro de la totalidad de las operaciones Individualización de bienes, derechos y obligaciones Reconocimiento de cuentas valuativas Actualización de valores 3 Contaduría General de la Nación: Resolución 357 del 23 de Julio de Contaduría General de la Nación,. Resolución 357 del 23 de Julio de

14 Soportes documentales Conciliaciones de información Libros de contabilidad Estructura del área contable y gestión por procesos Comité técnico de sostenibilidad contable Responsabilidad de los contadores que agregan información Actualización permanente y continuada Responsabilidad en la continuidad del proceso contable Eficiencia de los sistemas de información Cierre contable Elaboración de estados, informes y reportes Análisis interpretación y comunicación de la información Coordinación entre las diferentes dependencias: Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable. - Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional. Seguimiento a los compromisos derivados de avaluaciones anteriores. Entrevistas con los jefes de contabilidad, presupuesto, almacén, tesorería; como también con otros responsables de áreas o procesos fuentes de la información financiera y contable. Confirmación de saldos, seleccionados aleatoriamente para realizar verificaciones a la información registrada contablemente. Seguimiento a la entrega de informes financieros y contables por parte de todos los procesos o áreas responsables. Procesos y áreas derivadas a las cuales se les realizara auditorias financieras y revisiones eventuales Registro de la totalidad de las operaciones Actualización permanente y continuada Así mismo todas las operaciones llevadas a cabo por la universidad deben de ser informadas al proceso contable y registradas en el sistema de información financiera SIF, diseñado para estandarizar y contar con información clara y oportuna para la toma de decisiones, y teniendo como fin el de orientar todas las actividades diarias del usuario. 8. RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE a- Representante Legal: Establecimiento y puesta en marcha del control interno contable, dictando las políticas que garanticen su implantación. b- Subdirector Administrativo: Implementación del control interno contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad, así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad. c- Funcionarios área de contabilidad: Responsables de las actividades propias del proceso contable, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y 14

15 Procedimientos de la entidad, tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación. d- Proceso de Control Interno: Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable. Así como por el desarrollo de la función de Auditoría Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables, informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta, al representante legal de la entidad, sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema. e- Procesos Institucionales: La responsabilidad de la planeación de las actividades académicas administras que afectan los movimientos contables y financieros de la Universidad 9. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, y atendiendo lo dispuesto en el presente procedimiento, tendrán la responsabilidad de evaluar permanentemente la implementación y efectividad del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública. En términos de la autoevaluación, los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la ejecución directa de las actividades relacionadas con el proceso contable harán las evaluaciones que corresponda con el propósito de mejorar la calidad de la información contable pública. El informe anual de evaluación del control interno contable, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa, de la siguiente forma: Valoración cuantitativa: Esta parte del formulario tiene el objetivo de evaluar en forma cuantitativa, con interpretaciones cualitativas, el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control. 15

16 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIÓN Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a 1 las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? Se tienen debidamente identificados los productos 2 de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones 3 y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados 4 en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados 5 en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable 6 pública son de fácil y confiable medición monetaria? Las cifras existentes en los estados, informes y 7 reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? Son adecuadas y completas las descripciones que 8 se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen 9 suficientemente las normas que rigen la administración pública? Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen 10 suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación 11 están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? CALIFICACIÓN OBSERVACIONES 16

17 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales 12 contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación 13 fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICACIÓN Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos 14 proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable 15 pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u 16 operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta 17 interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, 18 económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas 19 utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los 20 valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periódicamente conciliaciones de 21 saldos recíprocos con otras entidades públicas? REGISTRO Y AJUSTES Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, 22 Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta 23 con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan 24 adecuadamente los hechos, transacciones u M-CI-CIN-004 Rev: A

18 operaciones registradas? Se hacen verificaciones periódicas para 25 comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma 26 cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de 27 documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables 28 diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de 29 sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores 30 correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? 31 Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos? Para el registro de las transacciones, hechos u 32 operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran 33 debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad 34 de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y 35 reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y 36 parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la 37 Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables 38 cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? M-CI-CIN-004 Rev: A

19 El contenido de las notas a los estados contables 39 revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los 40 estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante 41 legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el 42 estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? Se utiliza un sistema de indicadores para analizar 43 e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan 44 su adecuada comprensión por parte de los usuarios? La información contable es utilizada para cumplir 45 propósitos de gestión? Se asegura la entidad de presentar cifras 46 homogéneas a los distintos usuarios de la información? 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS Se identifican, analizan y se le da tratamiento 47 adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que 48 permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles 49 implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de 50 autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás 51 prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran 52 debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujo gramas, u otra 53 técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo M-CI-CIN-004 Rev: A

20 efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? M-CI-CIN-004 Rev: A Valoración cualitativa: Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable que se determinaron con la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el Jefe de Control Interno Contable, o quien haga sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad. Fortalezas: Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o actividades favorables que se desarrollan en el proceso contable en procura de producir una información confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluación. 20

21 M-CI-CIN-004 Rev: A La descripción de las fortalezas no requiere la clasificación por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las principales fortalezas detectadas. Debilidad: Describa en forma breve los principales factores, aspectos, situaciones o actividades desfavorables que limitan, inhiben o afectan la capacidad del proceso contable para generar información confiable, relevante y comprensible, los cuales fueron determinados a partir de la evaluación. La descripción de las debilidades tampoco requiere la clasificación por actividades del proceso contable. En este caso es suficiente la referencia general sobre las principales debilidades detectadas. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas: Indique en esta parte, en forma breve, los logros obtenidos respecto de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe anual de evaluación del control interno contable con corte a 31 de diciembre del último periodo contable, y/o demás evaluaciones realizadas al proceso contable. Recomendaciones: Relacione brevemente las proposiciones que se hacen a partir de la evaluación realizada para efectos de mejorar la efectividad de los controles implementados. En las recomendaciones se identificarán las acciones y estrategias de mejoramiento que permitan superar las limitaciones presentadas en los elementos o acciones de control. Generalmente las recomendaciones se hacen con base en las deficiencias o debilidades detectadas. FORTALEZAS CONTROL INTERNO CONTABLE DEBILIDADES AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS RECOMENDACIONES 21

22 10. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VÍA CHIP Con el fin de garantizar el adecuado diligenciamiento y reporte del Informe Anual de Evaluación del Control Interno Contable a través del CHIP, las entidades públicas deben observar los siguientes elementos de orden procedimental PASO 1. EL APLICATIVO CHIP DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN DEBE ESTAR DESCARGADO EN EL ESCRITORIO EL CUAL SE ACTUALIZA PARA LA VIGENCIA 22

23 PASO 2. SE REALIZA DOBLE CLIP SOBRE EL ICONO DEL CHIP DE LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y SE DESPLIEGA LO SIGUIENTE PASO 3. SE DIGITA EL USUARIO, LA CLAVE Y ACEPTAR 23

24 PASO 4. SE MODIFICA LA CONTRASEÑA PARA LA VIGENCIA Y SE LE DA ACEPTAR PASO 5. SE ENTRA AL CHIP Y SE SELECCIONA FORMULARIOS 24

25 PASO 6. SE SELECCIONA FORMULARIOS M-CI-CIN-004 Rev: A PASO 7. SE DESPLIEGA LA VENTANA DE ARCHIVO Y SE SELECCIONA ACTUALIZAR FORMULARIO 25

26 PASO 8. SE DESPLIEGA LA VENTANA DE FORMULARIOS Y SE SELECCIONA LA OPCION EN LINEA. PASO 9. SE DEBE DILIGENCIAR TODOS LOS CAMPOS EN LINEA Y SE LE DA ACEPTAR 26

27 PASO 10. DESPUES DE ACTUALIZAR TODOS LOS CAMPOS EN LINEA SE SELECCIONA LA CATEGORIA PASO 11. SE DESPLIEGA UNA VENTANA ACTUALIZANDO FORMULARIOS 27

28 PASO 12. DENTRO DE FORMULARIOS SE ESCOGE LA PESTAÑA SELECCIONAR M-CI-CIN-004 Rev: A PASO 13. DILIGENCIAR LA INFORMACION DE LA UNIVERSIDAD 28

29 PASO 14. INGREO AL SISTEMA DE EVALUACION E INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE PASO 15: SE DILIGENCIA EL FORMULARIO DE MANERA CUANTITATIVA Y LAS OBSERVACIONES 29

30 PASO 16: SE VALIDA LA INFORMACION, PARA QUE SE DILIGENCIE LAS CASILLAS DE PROMEDIOS POR ACTIVIDAD PASO 17: AL VALIDAR LA INFORMACION SE DESPLIEGA LA VENTANA DE MENSAJES DE ERROR 30

31 PASO 18: SE LE DA LA OPCION DE IMPRIMIR PARA EVIDENCIAR DONDE ESTAN LOS ERRORES PASO 19: CUANDO SE VALIDE TODA LA INFORMACION DEBEN APARECER EN LA PESTAÑA DE MENSAJES VISTOS PERMISIBLES 31

32 PASO 20: POSTERIORMENTE SE SELECCIONA EN LA PESTAÑA CATEGORIA ENVIAR PASO 21: SE DESPLIEGA LA PESTAÑA DE INFORMACION PRELIMINAR LA CUAL SE DEBE DILIGENCIAR CON LA INFORMACION CORRESPONDIENTE A CONTROL INTERNO CONTABLE 32

33 PASO 22: SE SELECCIONA LA OPCION DE EN LINEA M-CI-CIN-004 Rev: A PASO 24: SE DILIGENCIA EL USUARIO Y LA CLAVE Y SE LE DA ACEPTAR 33

34 PASO 25: SALE UN MENSAJE DEL SISTEMA QUE DICE EL ARCHIVO DE LA INFORMACION DE LA ENTIDAD FUE FINALIZADA PASO 26: SALE UN MENSAJE DEL SISTEMA DESEA SALIR DE LA APLICACIÓN? 34

35 PASO 27: PARA VERIFICAR SI LA INFORMACION FUE REPORTADA A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION A TRAVES DEL CHIP Y SE DILIGENCIA LOS DATOS DE LA UNIVERSIDAD 35

36 ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: YAIRA MARCELA ESCOBAR VELEZ PROFESIONAL UNIVERSITARIO YURLEY CONSTANZA MEDINA CÁRDENAS COORDINADOR SIG CLAUDIA DEL PILAR QUINTERO PRADA LIDER DEL PROCESO FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN Creación del documento A 36

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