SUSTAINABLE PALM OIL PRINCIPLES AND CRITERIA. PRINCIPIOS Y CRITERIOS SOSTENIBLES DEL ACEITE DE PALMA

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1 SUSTAINABLE PALM OIL PRINCIPLES AND CRITERIA. PRINCIPIOS Y CRITERIOS SOSTENIBLES DEL ACEITE DE PALMA CUC STANDARD AND CHECKLIST FOR COLOMBIA. INCLUDES THE INTERPRETATION OF THE NATIONAL RSPO CRITERIA. CUC STANDARD Y LISTA DE CONTROL PARA COLOMBIA. INCLUYE LA INTERPRETACION DEL CRITERIO RSPO NACIONAL. Sustainable palm oil production is comprised of legal, economically viable, environmentally appropriate and socially beneficial management and operations. This is delivered through the application of the following set of principles and criteria, and the accompanying guidance. This checklist defines indicators and guidance for each criterion. Indicators are specific pieces of objective evidence that must be in place to demonstrate or verify that the criterion is being met. See also appendices La produccion sostenible de aceite de palma esta comprendida en lo legal, economicamente viable, ambientalmente apropiada y socialmente beneficiosa para la gerencia y la operacion. Esto se da atraves de los siguientes principios y criterios acompañados de una guia. Esta lista de control define indicadores y guias para cada criterio. Los indicadores son piezas especificas de evidencias objetivas que deben estar ahi para demostrar o verificar que el criterio esta siendo alcanzado. Ver tambien apendice Smallholders: Farmers growing oil palm, sometimes along with subsistence production of other crops, where the family provides the majority of labour and the farm provides the principal source of income and where the planted area of oil palm is usually below 25 hectares in size. Pequeños propietarios de tierras: Campesinos que cultivan palma de aceite, aveces lo hacen junto con la producción de otras cosechas, donde la familia provee la mayoria de trabajo y la tierra provee la principal fuente de ingreso y donde el area cultivada de aceite de palma es usualmente menor a 25 hectareas. Guidance notes are highlighted in this colour. Las notas guias estan resaltadas en este color. Major Non-Conformities: Those Indicators highlighted in yellow are those which automatically trigger Major Non-Conformities when not complied with. No conformidades Mayores: Aquellos requerimientos que estan resaltados en amarillos son aquellos los cuales automaticamente provocan 'las no Inconformidades Mayores. Minor non-conformities: All other Indicators automatically trigger a Minor Non-Conformities when not complied with. These must be closed out within an agreed time frame. No conformidades Menor: Todos los requerimientos causan automaticamente una Menor inconformidad cuando ellos no son cumplidos. Estos deben ser liquidados dentro de un horario convenido. Applicable to both Mills and Estates. Applicable to Mills only. Applicable to Estates only.

2 Abbreviations used in observations and findings: Principle 1: Commitment to Transparency. Principio 1: Del compromiso a la transparencia Criterion 1.1: Oil Palm growers and millers provide adequate information to other stakeholders on environmental, social and legal issues relevant to RSPO criteria, in appropriate languages and forms to allow for effective participation decision making. Criterio 1.1: Los cultivadores de aceite de palma y los molineros proveeran a otros stakeholders sobre asuntos ambientales, sociales y legales relevantes al criterio RSPO, en los idiomas apropiados y los formularios necesarios que permitan una participacion efectiva en la toma de decisiones Records of information requests must be maintained. Deben mantenerse archivos de las solicitudes de informacion Records of responses to information requests. Deben mantenerse las contestaciones de las solicitudes de informacion Records of information requests from stakeholders, and the responses given, must be kept for a period determined in the applicable regulations and taking into account their relative importance. Los archivos de las solicitudes de informacion de los stakeholders y las contestaciones obtenidas deben ser guardadas por un periodo determinado en las regulaciones aplicables y tenida en cuenta su importancia. Growers and millers should respond constructively and promptly to requests for information from stakeholders. See criterion 1.2 for Indicators relating to publicly available documentation. See also criterion 6.2 relating to consultation. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers: Scheme managers are responsible for compliance by their organized smallholders. Independent smallholders and small-growers are required to comply in a manner appropriate to their respective organizations. Cultivadores y molineros deben responder contructiva y rapidamente a la solicitud de informacion por parte de los stakeholders. Ver criterio 1.2 para requerimiento relacionaddos con la documentacion publica disponible. Ver tambien criterio 6.2 relacionado con consulta Guia Nacional especifica para Pequeños propietarios y pequeños cultivadores: Gerentes de Proyecto son responsables de la conformidad de sus pequeños cultivadores organizados. Pequeños propietarios de tierras y pequeños cultivadores deben cumplir de manera apropiada a sus respectivas organizaciones.

3 Criterion 1.2: Management documents are publicly available except where this is prevented by commercial confidentiality or where disclosure of information would result in negative environmental or social outcomes. Criterio 1.2: Los documentos de gestión están públicamente disponibles menos donde esto impedido por confidencialidad comercial o donde la revelación de información tendría resultados negativos, ambientales o sociales Information requests and responses must include any relevant or required documentation, in accordance with applicable national laws, such as: Legal: Land titles/user rights Plantation Operation Licences - Cultivation and Management. Land Use Permit or other documentation lead to applying for Land Use Permit in accordance with relevant steps) Environmental: Environmental and social impact Assessment and related monitoring reports. Social: Documented activities of social and community programs. Health and Safety plan. Details of complaints and grievances. Negotiation procedure. Continuous improvement plans. Solicitudes de informacion y sus contestaciones deben incluir cualquier documentacion relevante o requerida, en concordancia con las leyes nacionales aplicables, tales como: Legales: Titulos de propiedad de tierras/derechos del usuario Licencias de operacion de la plantacion- Cultivo y Gestion. Permiso para el uso de la tierra u otra documentacion aplicable al permiso del uso de la tierra en acuerdo con los pasos relevantes. Ambiental: Valoraciones del impacto ambiental y social y reportes de monitoria relacionados. Social: Actividades documentadas de programas sociales y comunitarios. Plan de Salud y Seguridad.

4 Detalle de las quejas. Procedimiento de Negociacion. Planes de mejoramiento continuo Records of information requests from stakeholders, and the responses given, must be kept for a period determined in the applicable regulations and taking into account their relative importance. Los archivos de las solicitudes de informacion de los stakeholders y las contestaciones obtenidas deben ser guardadas por un periodo determinado en regulaciones aplicables, teniendo en cuenta su importancia relativa. See also appendix 3. Related Laws, Regulations & Guidelines Used in Colombian Palm Oil Industry. Ver lo relacionado con leyes y guias usadas en la industria de aceite de palma en COLOMBIA. Examples of commercially confidential information include financial data such as costs and income, and details relating to customers and/or suppliers. Data that affects personal privacy should also be confidential. Examples of information where disclosure could result in potential negative environmental or social outcomes include information on sites of rare species where disclosure could increase the risk of hunting or capture for trade, or sacred sites, which a community wishes to maintain as private. Ejemplos de informacion comercial confidencial incluida la informacion financiera como costos, ingresos y detalles relacionados con clientes y/o proveedores. Datos que afecten la privacidad personal deben tambien ser confidenciales. Ejemplos de revelación de información donde podría haber resultados potenciales, negativos, ambientales o sociales incluyen información en sitios de especies poco frecuente, donde la revelación podría aumentar el riesgo de caza o captura para el comercio, o para los sitios sagrados, que una comunidad desea mantener como privado. Principle 2: with applicable laws and regulations. Principio 2: Conformidad con leyes y regulaciones aplicables. Criterion 2.1: There is compliance with all applicable local, national and ratified international laws and regulations. Criterio 2.1: Hay conformidad con todas las leyes y regulaciones aplicables a nivel local nacional e internacional Evidence of compliance with relevant Colombian laws and regulations relating to oil palm plantation operations. Evidencia de conformidad con las leyes colombianas relevantes y las regulaciones relacionadas con la operacion de plantaciones de aceite de palma Evidence of efforts made to comply with changes in the regulations. A documented system, which includes written information on legal requirements. A mechanism for ensuring that they are implemented. A system for tracking any changes in the law. Evidencia de los esfuerzos hechos para cumplir con los

5 cambios en las regulaciones. Un sistema de documentos, el cual incluya informacion escrita sobre los requerimientos legales. Un mecanismo que asegure que esta siendo implementado dicho sistema. Un sistema para detectar cualquier cambio en las leyes Evidence of putting in pace a mechanism that facilitates access to legal and supporting documents for authorized companies and regulatory body staff. Evidencia de la puesta en marcha un mecanismo que facilite acceso a documentos legales y de soporte para compañias autorizadas y personal regulador Oil palm growers and millers should be up-to-date in payments of applicable fees, taxes, timber rights, or leases, royalties, etc, or a plan for completing all payments shall be agreed to with the relevant institution. Cultivadores de aceite de palma y molineros deben be up-to-date en pagos de las tarifas vigentes, impuestos, derechos de timbre o contratos de arrendamientos, regalias etc o tener un plan para completar todos los pagos debe estar pactado con la institucion correspondiente Oil palm growers and millers shall meet the intent of applicable conventions including CITES, (Convention on Biological Diversity and ILO conventions (29, 87, 97, 98, 100, 105, 111, 131, 138, 141, 142, 143, 155, 169, 182 ILO CoP on Safety & Health at Work, Recommendation 135, Minimum Wage Fixing Recommendation 1970, and other binding conventions). Cultivadores de aceite de palma y molineros deben satisfacer los propositos aplicables incluidos en la convencion CITES ( Convención en diversidad Biologica y convenciones ILO (29, 87, 97, 98, 100, 105, 111, 131, 138, 141, 142, 143, 155, 169, 182 ILO CoP en Seguridad & Salud en el Trabajo, Recomendación 135, Salario Mínimo Recomendación mejorada en 1970, y otras convenciones obligatorias) Systems shall be in place to accommodate awareness of and implement Indicators of new international agreements, where these are not covered by existing national legislation. Los sistemas deben estar en el lugar para generar conciencia de los requerimientos de nuevos acuerdos

6 interbacionales, donde estos no sean cubiertos por una legislación nacional existente Oil Palm growers and millers shall work in conjunction with the appropriate regulatory bodies and other parties to resolve conflicts between laws/regulations and RSPO P & C, and conflicts shall be documented, affected parties identified and consulted, and action taken to address conflict. Cultivadores de aceite de palma y molineros deben trabajar conjuntamente con los cuerpos reguladores apropiados y otras partes para resolver conflictos entre las leyes/regulaciones y RSPO P & C, y los conflictos deben ser domumentados, las partes afectadas identificadasy cosultadas y una accion tomada para dirigir el conflicto Oil Palm growers and producers must comply with the National Labour Law of Colombia. Cultivadores y productores de aceite de palma deben cumplir con la leyes colombianas de trabajo. Cultivadores y productores de aceite de palma deben cumplir con la leyes colombianas de trabajo. 1. Lists down all applicable laws including international laws and conventions ratified by the Colombian government. Special emphasis in the specific laws relating to oil palm. 2. Identify the person(s) responsible to monitor this compliance 3. Display applicable licenses and permits. Unit responsible to monitor these will also be responsible to track and update changes Implementing all legal Indicators is an essential baseline Indicator for all growers whatever their location or size. Relevant legislation includes, but is not limited to, regulations governing land tenure and land-use rights (including customary rights), labour, agricultural practices (e.g. chemical use), environment (e.g. wildlife laws, pollution, environmental management and forestry laws), storage, transportation and processing practices. It also includes laws made pursuant to a country s obligations under international laws or conventions (e.g. the Convention on Biodiversity, CBD). For small-scale producers the focus should be on the grower having adequate knowledge of the main legal Indicators and implementing them. Key international laws and conventions are set out in Annex 1. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers : Scheme managers should ensure that appropriate systems are in place for their organized smallholders to comply with the above. Independent smallholders and small-growers can make documents available demonstrating their rights in land use such as land title, user rights and survey/locality plan as per land title. 1. Enumerar todas las leyes aplicables incluyendo leyes internacionales y convenciones ratificadas por el gobierno Colombiano. Especial enfasis en leyes especificas. 2. Identificar la(s) persona(s) responsable de monitorear el cumplimiento. 3. Mostrar licencias y permisos aplicables. La unidad responsable de monitorear esto tambien sera responsable de hacer seguimiento y actualizar los cambios.implementar todos los requerimientos legales es esencial para todos los cultivadores no importa su tamaño ni su locacion. La legislacion relevante incluye, pero no es limitante a, regulaciones del gobierno de tenencia de tierras y derechos de uso de tierras (incluye derechos

7 tradicionales),laborales, practicas agricolas( e.j..usos quimicos), ambientales (ej leyes de la vida salvaje, polucion, leyes de gestion forestal y ambiental), almacenamiento, transporte y practicas de procesamiento. Esto tambien incluye leyes hechas segun las obligaciones del pais bajo las leyes internacionales o convenciones (ejem. La convencion de Biodiversidad CBD). Para productores de pequeña escala el foco debe estar en los cultivadores teniendo el conocimiento adecuado de los principales requerimientos legales y la forma de implementarlos. La guia especifica nacional para pequeños propietarios de tierras y pequeños cultivadores, deben asegurar que los sistemas apropiados estan en marcha para que pequeños propietarios organizados cumplan con lo mencionado arriba. Pequeños propietarios y cultivadores independientes pueden hacer documentos demostrando sus derechos en el uso de las tierras tales como titulos de propiedad, derechos de uso y un plan de inspeccion y reconocimiento de los titulos de propiedad. Criterion 2.2: The right to use the land can be demonstrated and is not legitimately contested by local communities with demonstrable rights. Criterio 2.2: El derecho al uso de la tierra puede ser demostrado y no ser legitimamente impugnado por comunidades locales con derechos demostrables Documents showing ownership or lease of the land in accordance to relevant Colombian laws, demonstrated in the following ways: A) Land title. B) Contracts. C) Documents given by the Government recognizing customary rights. D) Documents of Indigenous Protected areas and/or reserves or colombo-afromaericans communities. E) Government authorization, license or state concession. Documentos que demuestren propiedad o arrendamiento de la tierra en acuerdo con las leyes relevantes Colombianas, demostradas en de las siguientes formas: A) Titulos de propiedad, B) Contratos, C) Documentos por parte del gobierno reconociendo derechos de tradicion, D) Documentos de areas indigenas protegidas o reservas de comunidades colombo-afroamericanas, E) Autorizacion, licencia o concesion por parte del gobierno Evidence that legal boundaries are clearly demarcated and visibly maintained. Evidencia legal de los limites y que esten claramente demarcados y visiblemente mantenidos Where there are, or have been, disputes, additional proof of legal acquisition of title and that fair compensation has been made to previous owners and occupants; and that these have been accepted with free

8 prior and informed consent. CF 2.3.3, 6.4. And Donde hay o haya habido diputas, adicionales pruebas de la adquisicion por la via legal de los titulos y la compensacion que se haya hecho a los antiguos ocupantes; y si esta fue aceptada por el libre concentimiento. CF 2.3.3, 6.4. y For any conflict or dispute over the land, the extent of the disputed area should be mapped out in a participatory way. 2. Where there is a conflict to the condition of land use as per land title, growers must show evidence that necessary action has been taken to resolve the conflict with the relevant authorities. 3. Ensure a mechanism to solve the dispute (Refer to C 6.3 and C6.4) 4. Evidence must be demonstrated that the dispute has been resolved 5. All operations shall cease on land planted beyond the legal boundary. Where there is a conflict on the condition of land use as per land title, growers should show evidence that necessary action has been taken to resolve the conflict with relevant parties. For any conflict or dispute over the land, the extent of the disputed area should be mapped out in a participatory way. Ensure a mechanism to solve the conflict (Criteria 6.3 and 6.4) All operations should cease on land planted beyond the legal boundary. 1. Para cualquier conflicto o la disputa sobre la tierra, la extensión del área disputada debe ser elaborada de una manera participativa. 2. Donde hay un conflicto en la condicion del uso de la tierra, los cultivadores deben mostrar evidencias de que han sido tomadas las acciones necesarias para resolver el conflicto con las autoridades relevantes. 3. Asegurar un mecanismo que resuelva la disputa (S e refiere a C 6.3 y C6.4) 4. La evidencia debe demostrar que la disputa ha sido resuelta. 5. Todas las operaciones deben ser interrumpidas tierra cultivada si va mas alla de los limites legales. Donde hay un conflicto en la condicion del uso de la tierra, cultivadores deben mostrar evidencias de que las acciones necesarias han sido tomadas para resolver el conflicto con las partes relevantes. Criterion 2.3 Use of land for oil palm does not diminish the legal or customary rights of other users without their free, prior and informed consent. Criterio 2.3 El uso de la tierra para la la palma de aceite no disminuye los derechos tradicionales o legales para otros usuarios sin su libre consentimiento Records of any negotiated agreements between traditional owners of land and plantation companies (if any). Archivos de cualquier acuerdo de negociacion entre propietarios tradicionales de la tierra y compañias cultivadoras (si existiera alguna) Map of appropriate scale showing extent of claims under dispute. Mapa de escalas apropiadas mostrando en varios reclamos bajo disputas Copies of negotiated agreements detailing process of consent (C2.3, 7.5 and 7.6).

9 Copias de los acuerdos de negociacion dellando el proceso de consentimiento (C2.3, 7.5 y 7.6). Where lands are encumbered by legal or customary rights, the grower must demonstrate that these rights are understood and are not being threatened or reduced. This criterion should be considered in conjunction with criteria 6.4, 7.5 and 7.6. Where customary rights areas are unclear these are best established through participatory mapping exercises involving affected and neighbouring communities. Where customary rights are unclear these are best established through participatory mapping exercises involving affected and neighbouring communities. This criterion allows for sales and negotiated agreements to compensate other users for the lost benefits and / or relinquished rights. Negotiated agreements should be non-coercive and entered into voluntarily, carried out prior to new investments or operations and based on an open sharing of all relevant information in appropriate forms and languages, including assessments of impacts, proposed benefit sharing and legal arrangements. Adequate time must be given for customary decision-making and iterative negotiations allowed for, where requested. Negotiated agreements should be binding on all parties and enforceable in the courts. Establishing certainty in land negotiations is of long term benefit for all parties. Communities must be permitted to seek legal counsel if they so choose. Communities must be represented through institutions or representatives of their own choosing, operating transparently and in open communication with other community members. Adequate time must be given for customary decision-making and iterative negotiations allowed for, where requested. Negotiated agreements should be binding on all parties and enforceable in the courts. Establishing certainty in land negotiations is of long-term benefit for all parties. For definition of customary rights, see definitions. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers Scheme managers show that their organized smallholders comply as above. Independent smallholders and small-growers can demonstrate right to their landholdings. Where others customary or legally owned lands have been taken-over, there is documentary proof of transfer of rights that are within the legal framework of the state (e.g. sale/sub-lease) and of payment or provision of agreed compensation. Donde la tierra esta afectada por derechos legales o tradicionales, el cultivador debe demostrar que esos derechos son entendidos y no han sido amenazados o reducidos. Este criterio debe considerarse conjuntamente con el criterio 6.4, 7.5 y 7.6. Donde las áreas habituales de derechos no son claras son las mejores establecidas a través de ejercicios de mapeo participativo que involucran comunidades vecinas y afectadas. Este criterio permite que los acuerdos de ventas y negociaciones compensen a otros usuarios por los beneficios perdidos o los derechos cedidos. Los acuerdos de negociacion deben ser coactivos y enteramente voluntario, llevados a cabo con la prioridad de nuevas inversiones u operaciones, basados en una participación abierta de información relevante en idiomas y formatos apropiados, incluyendo evaluaciones de impacto, participación de beneficios propuestos y arreglos legales. Acuerdos de negociacion deben ser cumplidos por todas las partida y ejecutables en la corte. Una negociacion certera para establecerse en la tierra es a largo plazo con beneficios para las todas las partes involucradas. Se les debe permitir a las comunidades buscar defensores si asi ellos lo quisieran. Las comunidades deben estar representadas atraves de instituciones o representantes que ellos mismos hayan escogido, operando de manera transparente y en una abierta comunicacion con otros miembros de la comunidad. Acuerdos de negociacion deben ser cumplidos por todas las partida y ejecutables en la corte. Una negociacion certera para establecerse en la tierra es a largo plazo con beneficios para las todas las partes involucradas. Para definicion de derechos de tradicion, ver definiciones. La guia guia especifica nacional para pequeños propietarios de tierras y pequeños cultivadores, deben asegurar que los sistemas apropiados estan en

10 marcha para que pequeños propietarios organizados cumplan con lo mencionado arriba. Pequeños propietarios de tierra independientes y pequeños cultivadores pueden demostrar derechos sobre la tenencia de sus tierras. Donde otros propietarios legales o habituales hayan sido despojados de sus tierras, hay una prueba documantada del transpaso de los derechos que estan dentro del maco legal del estado (ej venta/sub arriendo) y la provision del pago de una compensacion acordada. Principle 3: Commitment to long-term economic and financial viability. Principio 3: Compromiso a largo plazo economica y financieramente viable. Criterion 3.1: There is an implemented management plan that aims to achieve long-term economic and financial viability. Criterio 3.1: Hay un plan de gestion implementado que pretende alcanzar a largo plazo una viabilidad economica y financiera A documented working plan of the company for a minimum of 3 years period. Un plan de trabajo documentado de la compañía para un periodo minimo de 3 años Annual replanting programme, where applicable, projected for a minimum of 5 years with yearly review. Un programa anual de replantamientos que sea aplicable y proyectado por un minimo de 5 años con una revision anual Company should strive toward economic viability, while taking into account the full environmental, social, and operational costs of production, and ensuring the investments necessary to maintain the ecological productivity of the plantation areas, based upon updated registers of the production and costs and upon sound assumptions. La compañía debe esforzarse hacia el alcance de una viabilidad economica, mientras se tiene en cuenta los costos totales ambientales, sociales y operacionales de produccion, y se asegura las inversiones necesarias para mantener una productividad ecologica de las areas plantadas, basada sobre registros actualizados de producción y costos y sobre suposiciones planteadas Waste generated through harvesting operations, on-site processing and extraction shall be minimized. Desperdicios generados a traves de la recoleccion procesamientos y extraccion deben ser minimizadass

11 Individual organization is to define its own management unit i.e. mill, estate or group as per definition on unit of certification explained in Item & in the RSPO Certification Systems document located at Whilst it is recognised that long-term profitability is also affected by factors outside their direct control, top management must be able to demonstrate attention to economic and financial viability through long-term management planning. The business or management plan may contain: Attention to quality of planting materials. Crop projection = FFB yield trends. Mill extraction rates = OER trends. Cost of Production = cost per tonne of CPO trends. Forecast prices. Financial indicators. Suggested calculation - trends in 3-year running mean over the last decade (FFB trends may need to allow for low yield during major replanting programmes). Growers should have a system to improve practices in line with new information and techniques. For smallholder schemes, the scheme management will be expected to provide their members with information on significant improvements. Specific National Guidance Smallholders and Small-growers: For organized smallholders, scheme managers and small-growers, the content of the above would vary. This criterion is not applicable for independent smallholders. Organizaciones individuales definen su propia unidad de gestion ejem. molino, propiedad o grupo que por definicion en una unidad de certificacion explicad en el Item & sistema de certificacion RSPO documento localizado en Mientras es reconocido que esta viabilidad a largo plazo es tambien afectada por factores externos, la alta gerencia debe estar en la capacidad de demostrar interes en la viabilidad economica y financiera a traves de un plan de negocios a largo plazo. El plan de negocios puede contener los siquiente: Atencion en la calidad de los materiales Proyeccion de la cosecha =Tendencia de la produccion FFB. Indices de extraccion del Molino = Tendencia OER. Costo de Producccion = costo por tonelada tendencia CPO Pronostico de precios Indices financieros. Calculos sugeridos - tendencias en 3-años corridos en la ultima decada (las tendencias FFB pueden requerir que se les permira una baja produccion durante la mayoria de los programas de replantamiento. Los cultivadores deben tener un sistema para mejorar la practicas en linea con la nueva informacion y tecnicas. Para proyectos de pequeños propietarios, el manejo debe proveer a sus miembros toda la informacion con los mejoramientos significativos. La guia especifica nacional para pequeños propietarios de tierras y pequeños cultivadores: Para pequeños propietarios organizados, el gerente de proyecto y los pequeños cultivadores el contenido arriba descrito puede variar. Este criterio no es aplicable para pequeños propietarios independientes.

12 Principle 4: Use of appropriate best practices by growers and mills. Principle 4: Uso apropiado de las mejores practicas por parte de los cultivadores y molineros. Criterion 4.1 Operating procedures are appropriately documented and consistently implemented and monitored. Criterio 4.1 Procedimientos de operación son apropiadamente documentados y consistentemente implementados y monitoreados Standard Operating Procedures (SOPs) for estates, from land clearing to harvesting. Procedimientos de operación stardard (SOPs) por estado, desde la preparacion y limpieza de la tierra hasta la recoleccion Standard Operating Procedures (SOPs) for mills, from reception of FFB to dispatch of Crude Palm Oil and Palm Kernel Oil. Procedimientos de operación stardard (SOPs) para molinos, desde la recepcion del FFB hasta el despacho del crudo de aceite de palma y el aceite de nuez de Palma Records of checking or monitoring of operations. Minimum Indicator once a year. Archivos de chequeo o monitoreo de las operaciones. Minimo una vez al año Records of operational results. Archivos de los resultados de la operación Allowable harvest levels shall be based on conservative, well-documented and most current estimates of growth and yield based on the scale and intensity of operations, through a combination of empirical data and published literature. Los niveles admisibles de cosechas deben ser basadas en la conservación, buena documentación y en la amyoría de las estimaciones actuales de crecimiento y rendimiento, basandose en la escala de operaciones e intensidad, a través de una combinación de datos empíricos y de literatura publicada Oil growers and producers must comply with the National Environmental of Colombia. Cultivadores y productores deben cumplir con las regulaciones ambientales Colombianas. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers: For independent smallholders, organized smallholders and small-growers, working practices will have to be consistent with documented procedures provided by customers or related government agencies and organisations. Guia especifica Nacional de Colombia para propietarios y cultivadores.

13 Para pequeños propietariosindependientes de tierras, las practicas de trabajo tendran que concordad con los procedimientos documentados provistos por los clientes o relacionados con organizaciones y agencias del gobierno. Criterion 4.2 Practices maintain soil fertility at, or where possible improve soil fertility to, a level that ensures optimal and sustained yield. Criterio 4.2 Practicas que mantengan la fertilidad de los suelos en o donde sea posible mejorar la fertilidad de los suelos a un nivel que asegure una optima y sostenible produccion Records of regular soil, leaf, and visual analysis. Archivos de suelos regulares, y analisis visuals Records of efforts to maintain and increase soil fertility (e.g. the use of fertilizer, legume cover crops, compost, and land applications of POME or EFB) based on the results of analysis carried out as in above. Records de los esfuerzos para mantener e incrementar la fertilidad de los suelos (ejem. El uso de fertizantes, cosechas de legumbres, abonos y aplicaciones de POME O EFB a la tierra) basado en los resutados de los analisis llevados a cabo arriba en Monitor the area on which EFB, POME and zero-burn replanting is applied. Monitoreo del area en el cual EFB, POME y cero fuego es aplicado en la replantacion. Long-term fertility depends on maintaining the structure, organic matter content, nutrient status and microbiological health of the soil. Managers should ensure that best agricultural practice is followed. Nutrient efficiency must take account of the age of plantations and soil conditions. Una fertilidad a largo plazo depende del mantenimiento de la estructura, del contenido de la materia organica, el estatus de los nutrientes y la salud microbiologica del suelo. Los encargados deben asegurarse que las mejores practicas de agricultura estan siendo seguidas. La eficiencia de los nutrientes debe tenerese en cuenta por la edad de la plantacion y las condiciones del suelo. La Guia Nacional especifica para pequeños propietarios y cultivadores: Directores de esquemas y pequeños cultivadores estan capacitados para demostrar tienen el conociemiento acerca de las tecnicas que se requieren para mantener la fertilidad de los suelos y que ademas lo han implementado. Los pequeños propietarios independientes estan excentos. Criterion 4.3 Practices minimise and control erosion and degradation of soils. Criterio 4.3 Practicas que minimizen y controlen la erosion y degradacion de los suelos Maps of fragile soils must be available. Mapas suelos fragiles deben estar disponibles A management strategy should exist for plantings on slopes above a certain limit (needs to be soil and climate specific). Una estrategia de gestion debe existir para

14 plantaciones que estan pendientes (se necesita que sea un suelo y clima especifico) Presence of road maintenance programme. Precencia de un programa de mantenimiento de caminos Subsidence of peat soils should be minimised through an effective and documented water management programme. For existing plantings on peat, water table should be maintained at a mean of 60cm (within a range of 50-75cm) below ground surface through a network of appropriate water control structures e.g. weirs, sandbags, etc. in fields, and watergates at the discharge points of main drains (see also Criterion 4.4 and 7.4). Hundimiento de suelos de turba deben ser minimizados atraves de un programa de manejo de aguas efectivo y documentado. Para plantaciones ya existentes sobre turba, el nivel freatico debe ser mantenido a 60 cm ( dentro de un rango de cms) bajo tierra a traves de una red de estructuras de control de agua apropiadas. Ejem. Bolsas de arena, vertederos etc. en campos, y salidas de agua en los puntos de descargue de mayor drenaneje (ver tambien Criterito 4.4 y 7.4) A management strategy should be in place for other fragile and problem soils (e.g. sandy, low organic matter and acid sulphate soils). Una estrategia de gestion debe ponerse en marcha para otros problemas de suelos ( ejem suelos arenosos, bajos en materia organica y sulfatos acidos).

15 Techniques that minimise soil erosion are well-known and should be adopted, wherever appropriate. These may include practices such as: Expediting establishment of ground cover upon completion of land preparation for new replant Maximizing palm biomass retention/ recycling Maintaining good non-competitive ground covers in mature areas Encouraging the establishment/regeneration of non-competitive vegetation to avoid bare ground Construction of conservation terraces for slopes >15o Advocating proper frond heap stacking such as contour/l-shaped stacking for straight line planting and stacking along the terrace edges for terrace planting Appropriate road design and regular maintenance. Diversion of water runoff from the field roads into terraces or silt pits Construction of stop bunds to retain water within the terrace Maintaining and restoring riparian areas in order to minimize erosion of stream and river banks Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers: Smallholders and small-growers should be able to demonstrate that they have an understanding of the techniques required to manage their soils and that they are being implemented. Tecnicas que minimisen la erosion de los suelos son reconocidas y deben ser adoptadas, cuando sea apropiado. Estas pueden incluir practicas tales como: Aceleracion del establecimiento de la cubierta del suelo hasta que se complete la preparacion de la tierra para nuevas replantaciones. Maximizacion de la retencion /reciclaje de biomasa de palma. Mantenimiemto de una buena no competitiva cubierta de suelos en areas maduras. Promover el establecimiento/regeneracion de la vegetacion no-competitiva para evitar suelos pelados. Construccion de gradas para la conservacion de las faldas Recomendacion de una adecuada forma de apilar las hojas de palma en forma de L para plantaciones en linea recta, y para plantaciones en terrazas se apila a lo largo de la terraza. Diseño apropiado de las carreteras y su regular mantenimiento. Desviacion de los residuos de agua desde los campos a las terrazas o los hoyos de cieno. Construccion de represas para retener el agua dentro de la terraza. Mantenimiento y reforestacion de areas ribereñas con el objetivo de minimizar la erosion de arroyos y riveras. Criterion 4.4 Practices maintain the quality and availability of surface and ground water. Criterio 4.4 Practicas que mantengan la calidad y disponibilidad de la superficie y el manantial Presence of water course management system and protection of wetlands, including maintaining and restoring appropriate riparian buffer zones at or before replanting. Riparian buffer zones: Reference to be made to relevant national regulations or guidelines from state authorities e.g. Department of Irrigation and Drainage (DID), whichever is more stringent. Presencia del sistema de administracion de aguas y la

16 proteccion de humedales, incluyendo mantenimiento y restauracion adecuadas de zonas ribereñas durante o antes de la replantacion. Riparian buffer zones: Referecia hecha a regulaciones nacionales o guias de autoridades de propiedades. ejem Departamento de Irrigacion y drenaje (DID), cualquiera es mas estricto Records of analysis of effluent BOD, in accordance to relevant laws and regulations. Archivos de los analisis de guas residuales BOD, según las leyes y regulaciones relevantes Records of water usage in mills. Data trended where possible over 3 years to look into resource utilization. Records del uso del agua en los molinos. Los datos tenian una tendencia, donde era posible durante 3 años investigar la utilización de los recursos No construction of bunds/weirs/dams across the main rivers or waterways passing through an estate. La no construccion de represas a lo largo de los rios principales o canales que pasen por la propiedad Outgoing water into main natural waterways should be monitored at a frequency that reflects the estates and mills current activities which may have negative impacts (Cross reference to 5.1 and 8.1). Las aguas salientes que entran a las vias fluviales naturales, deben ser monitoreadas con una frecuencia que fefleje las actividades de los terrenos y los molinos que piedad tener impactos negativos. Referencia cruzada a 5.1 y 8.1) Monitoring rainfall data for proper water management. Monitoreo de precipitaciones para un adecuado manejo de las aguas Water drainage into protected areas is avoided wherever possible. Appropriate mitigating measures will be implemented following consultation with relevant stakeholders. Desagues dentro de areas protegidas son evitadas en lo posible. Adecuadas medidas atenuantes seran implementadas despues de consulyar con los stakeholders revelantes.

17 Growers and millers should address the effects of their use of water and the effects of their activities on local water resources. The Water Management Plan may include: Taking account of the efficiency of use and renewability of sources. Ensuring that the use of water does not result in adverse impacts on other users. Avoiding contamination of surface and ground water through run-off of soil, nutrients or chemicals, or as a result of inadequate disposal of waste including POME. Appropriate treatment of mill effluent and regular monitoring of discharge quality, which should be in compliance with national regulations. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers Scheme Managers should provide appropriate training for their organized smallholders on the importance of maintaining the quality and availability of surface and ground water. Independent smallholders can demonstrate that they understand the need to maintain the quality and availability of surface and ground water. Small-growers should comply with Indicators 1, 2 and 6. Cultivadores y molineros deben direccionar los efectos del uso del agua y los efectos de sus actividades en las fuentes locales de agua. El plan del manejo de aguas puede incluir: Tener en cuenta la eficiencia del uso y la renovacion de las fuentes. Evitar la contaminacion de la superficie y del manantial a traves de los residuos liquidos del suelo, nutrientes o quimicos, o como resultado de una inadecuada forma de deshacerse de los residuos POME. Tratamientos apropiados para los residuos de los molinos y monitoreo regular de la calidad de descargue, el cual debe cumplir con las regulaciones nationales. Guia especifica nacional para pequeños propietarios y pequeños cultivadores Gerentes de proyecto deben proveer el entrenamiento apropiado para los pequeños propietarios organizados en la importancia del mantenimiento, la calidad y la disponibilidad de la superficie y del manantial. Pequeños propietarios independientes pueden demostrar que ellos entienden la necesidad de mantener la calidad y disponibilidad del agua superficial y de suelo. Pequeños cultivadores deben cumplir con los indicadores 1,2,y 6. Criterion 4.5 Pests, diseases, weeds and invasive introduced species are effectively managed using appropriate integrated Pest Management (IPM) techniques. Criterio 4.5 Plagas, enfermedades, maleza y especies invasivas son manejadas efectivamente utilizando unas tecnicas integrales apropiadas para el manejo de plagas (IPM) An IPM plan is documented and current. El plan IPM es documentado y en curso Monitoring extent of IPM implementation including training. Major pests include leaf eating caterpillars, rhinoceros beetle and rats. Un monitoreo prolongado de la implementacion de IPM incluyendo el entrnamiento. La mayoria de plagas incluyen gusanos que se comen las hojas, escarabajos y ratas Monitoring of pesticide usage units per hectare or per ton crop e.g. total quantity of active ingredient (a.i.)

18 used/ tonne of oil. Monitoreo del uso de pestisidas, unidades por hectaresas o por tonelada de cosecha. Ejm cantidad total de ingredientes activos(a.i) uso/tonelada de aceite. Growers should apply recognised IPM techniques, incorporating cultural, biological, mechanical or physical methods to minimise use of chemicals. Native species should be used in biological control wherever possible. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers: Scheme Managers should provide training for their organized smallholders in IPM techniques and provide appropriate assistance on agrochemical application. An appreciation or training on IPM techniques is advocated for all independent smallholders and small-growers. Cultivadores deben aplicar tecnicas reconocidas+a138 IPM, incorporando metodos culturales, biologicos, mecanicos o fisicos para minimizar el uso de quimicos.especies nativas deben ser usadas en el control biologico donde sea posible. Guia especifica Nacional para pequeños propietarios y pequeños cultivadores: Gerentes de proyecto deben proveer el entrenamiento en tecnicas IPM a sus pequeños propietarios y dar una asistencia adecuada en aplicacion agroquimica. El entrenamiento en tecnicas IPM lo defienden los pequeños propietarios independientes y cultivadores. Criterion 4.6 Agrochemicals are used in such a way that does not endanger health or the environment. There is no prophylactic use, and where agrochemicals are used that are categorised as World Health Organisation Type 1A or 1B, or are listed by the Stockholm or Rotterdam Conventions, growers are actively seeking to identify alternatives, and this is documented. Criterio 4.6 Agroquimicos son utilizados de tal forma que no afecta la salud o el ambiente. No hay un uso preventivo y donde se usan agroquimicos estan categorizados por la organizacion mundial de la salud como Tipo 1A o 1B, o estan enumerados por las convenciones de Stockholm o Rotterdam,cultivadores estan activamente en la busqueda para identificar alternativas y esto esta documentado Written justification in Standard operating Procedures (SOP) of all agrochemicals use. Una justificacion escrita de procedimientos standard de operación (SOP) para todos los usos agroquimicos Pesticides selected for use are those officially registered under the Pesticides Act 1974 (Act 149) and the relevant provision (Section 53A); and in accordance with USECHH Regulations (2000). Reference shall also be made to CHRA (Chemical Health Risk Assessment). Los Pesticidas seleccionados para utilizar son aquellos que esten oficialmente registrados bajo el Act de pesticidas 1974 (Act 149) y la provision relevante (seccion 53A): y según la regulacion USECHH (2000). Tambien se hace referencia en CHRS.

19 4.6.3 Documentary evidence that usage of agrochemicals is appropriate for the target species, given at correct dosage and applied by trained personnel in accordance to the product label and storage instructions. Evidencia documentada del uso de agroquimicos apropiados para las especies objetivo, dando la dosis correcta y aplicada por personal capacitado, de acuerdo a la etiqueta del producto y las instrucciones de almaceniento Pesticides shall be stored in accordance to the Occupational Safety and Health Act 1994 (Act 514) and Regulations and Orders and Pesticides Act 1974 (Act 149) and Regulations. Unless participating in established recycling programmes or with expressed permission from the authorities, triple rinsed containers shall be pierced to prevent misuse. Disposal or destruction of containers shall be in accordance with the Pesticide Act 1974 (Act 149) and Environmental Quality Act 1974 (Scheduled Wastes) Regulations Los pesticidas deben ser almacenados según con la salud ocupacional y seguridad Act 1994 (Act 514) regulaciones y ordenes y pesticidas Act 1974 (Act 149). A no ser de que participen en programas de reciclaje establecidos o con permiso de las autoridades, contenedores juagados tres veces deben ser agujereados para prevenir despilfarro. La destruccion de los contenedores debe hacerse segun el Pesticida Act 1974 (Act 149) y calidad ambiental Act 1974 (Desperdicios programados) Regulaciones del All information regarding the chemicals and its usage, hazards, trade and generic names must be available in language understood by workers or explained carefully to them by a plantation management official at operating unit level. Toda la informacion relacionada con quimicos y su uso, peligros, marcas y nombres genericos deben estar disponibles en un idioma que entiendan los empleados o debe ser explicado cuidadosamente por parte del gerente de la plantacion en la unidad de operacion Annual medical surveillance as per CHRA for plantation pesticide operators. Records of the results of health check-up for those who apply agrochemicals. Vigilancia medica anual, según CHRA, para operadores

20 de plagas de la plantacion. Records de los resultados del chequeo de salud para todos aquellos que utilizan agroquimicos No work with pesticides for confirmed pregnant and breast-feeding women. Mujeres embarazadas o lactando no deben trabajar con pesticidas Documented evidence that use of pesticides categorized as WHO Type 1A or 1B, or listed by the Stockholm or Rotterdam Conventions, is reduced and/or eliminated. Adoption of suitable economic alternative to paraquat as suggested by the EB pending outcome of RSPO study on IWM. Evidencia documentada de que el uso de pesticidas categorizados como tipo 1A o 1B, o enumerado en las convenciones de Stockcolmo o Rotterdam,es reducida o eliminada. La adopcion de una alternativa económica que sea adecuada para Paraquat como es sugerido por el EB pendiente del resultado del estudio RSPO en IWM Documented justification of any aerial application of agrochemicals. No aerial spraying unless approved by relevant authorities. Documented justification of any aerial application of agrochemicals. No aerial spraying unless approved by relevant authorities Evidence of chemical residues in CPO testing, as requested and conducted by the buyers. Evidencia de residuos quimicos en la prueba CPO, requerido y direccionado por los comparadores Records of pesticide use (including active ingredients used, area treated, amount applied per ha and number of applications) are maintained for either a minimum of 5 years or starting November Records del uso del pesticida (incluyendo ingredientes activos, areas tratadas, cantidades aplicadas y numero de aplicaciones) y el mantenimiento ya sea por minimo 5 años o comenzando en Noviembre de Mujeres embarazadas o lactando no deben trabajar con pesticidas. Adoption of a suitable, economic alternative to paraquat as recommended by the RSPO executive board. Specific National Guidance for Smallholders and Small-growers: Scheme Managers should provide regular training to their organized smallholders on agrochemical use. Independent smallholders and small-growers must be able to identify and justify chemical applications as well as adopt appropriate safety precautions.

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