Dirección de Institutos Tecnológicos Descentralizados / Dirección de Institutos Tecnológicos Descentralizados

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1 REPORTE DE AUDITORÍA / AUDIT REPORT Dirección de Institutos Tecnológicos Descentralizados / Dirección de Institutos Tecnológicos Descentralizados Certificado/Certificate No. QE-070-MX Germanischer Lloyd Certification México S. de R.L. de C.V. Bosque de Duraznos , Col. Bosques de las Lomas, C.P Miguel Hidalgo, México D.F.

2 Datos generales/general data Nombre de la organización/name of organization: Dirección de Institutos Tecnológicos Descentralizados Dirección/Address: Fray Servando Teresa de Mier Col. Centro, No. 127, 2do Piso Contacto (Nombre / Función)/Contact person (Name / Function): Lic. Victoria Trejo / Coordinadora de Calidad DITD Alcance de la certificación (Actividades y productos/servicios principales)/ Scope of certificate (main activities and main products / services): Considera todas las actividades, productos y servicios relacionados con los procesos estratégicos, realizados por el personal, estudiantes y partes interesadas que generen un impacto ambiental y que esta declarado dentro del Sistema de Gestión Ambiental. Standard DIN EN ISO 14001:2009 Aud. Inicial (IA) Aud. Seguimiento (SA) Aud. Renovación (RA) Número de apleados efectivos relacionados al alcance/ Number of scope related effective employees: 603 Fecha de auditoría/date of audit: Fecha de Plan de Auditoría/Date of audit plan: Sitios de la Organización (todos los sitios cubiertos por la certificación) / Organization s location(s) (all location(s) covered by certification): Alvarado, Arandas, Champoton, Cosamaloapan, Huichapan, Lagos De Moreno, Mulegé, Pánuco, Zongolica, Chalco, Costa Chica Sitio(s) Auditadas/Audit location(s): Alvarado, Veracruz, Costa Chica, Guerrero Auditor Líder (Norma) / Lead Auditor (Standard): Auditor(es) (Normas) / Auditor(s) (Standard): José Luis Almanza Iglesias (JAI) Marisol Pasalagua Palacios (MAP) Experto(s) (Norma) / Expert(s) (Standard): En entrenamiento (Norma) / Trainee(s) (Standard): Conclusiones / Conclusion No. de No Conformidades / No. of Nonconformities : 7 El Auditor Líder recomienda / The lead auditor recommends: La validez del certificado puede confirmarse después de cerrar las no conformidades / The validity of the certificate can be confirmed after closure of the nonconformities. Página 2 de 8

3 1. Resultados de Auditoría / Audit Results 1.1 Observaciones Positivas / Positive Observations Las siguientes áreas/ procesos/ procedimientos/ fueron observados positivamente / The following areas/processes/procedures were positively observed: Se muestra personal comprometido con la organización Se cuenta con apoyo de la Dirección para la consecución de los Objetivos Se muestra apoyo de todos los niveles de la organización 1.2 No Conformidades / Nonconformities Durante la auditoria fueron detectadas las siguientes no conformidades / During the audit the following nonconformities were detected: La norma ISO 14001:2004 requiere en su apartado que La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos en el medio ambiente y cómo responder ante ellos para éste efecto se han identificado algunos planes de Respuesta Ante Emergencia, por ejemplo, Incendio, Sismo y Derrames de materiales peligrosos, sin embargo, los referentes a Flora y fauna, Huracanes y Energía Eléctrica no se han documentado. La norma ISO 14001:2004 requiere en su apartado requiere que La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular las características fundamentales de sus operaciones que pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente, La Organización cuenta con el Procedimiento SNEST/D-AM-PO-010 Rev. 1 Procedimiento del SGA para el Seguimiento y Medición, que menciona que es aplicable a cumplimiento de la política, emisiones de descargas, consumos de agua, energía eléctrica, generación de residuos sólidos urbanos y peligrosos, incidentes ambientales, accidentes ambientales, porcentaje de residuos reciclados, superficie de terreno deparada para flora y fauna, sin embargo, en el desarrollo del documento, solo se define la calibración de equipos y no se hace referencia a los rubros anteriormente enlistados, adicionalmente no fue posible revisar los resultados del seguimiento y medición. Aunque se cuenta con documentos e información para el manejo de los Residuos Sólidos Urbanos, físicamente los controles no se están aplicando completamente, ya que aunque se separan en los botes de recolección, al momento de recogerlos y llevarlos al almacén de residuos se mezclan, adicionalmente, se muestran residuos en las instalaciones del Tecnológico, fuera de los contenedores. Lo cual incumple con lo establecido en Procedimiento del SGA para el Control Operacional de Residuos Sólidos Urbanos SNEST/D-AM-PO-008 No se cuenta con procedimientos relacionados con los aspectos significativos identificados de bienes y servicios utilizados por la organización (adquisiciones ambientales) y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores incluyendo contratistas; con lo que se contraviene el de la norma de referencia Faltan requisitos legales por identificar: - Consumo de agua de pozo: NOM-003-CNA, NOM-004-CNA, entre otros - Consumo de materiales peligrosos (gas L.P., gasolina, pinturas, solventes) NOM-018-STPS Con lo que se incumple el de la norma de referencia No se han implementado los procedimientos para responder a las situaciones de emergencia con impactos ambientales identificadas, adicionalmente no realiza pruebas periódicas de sus procedimientos de atención ante emergencias, simulacros, entre otros, con lo que se incumple el de la norma de referencia Página 3 de 8

4 Las acciones correctivas no son eficaces ya que hay no-conformidades que prevalecen desde 2012 como la referente a la identificación de los requisitos legales aplicables y la completa identificación de los aspectos ambientales 1.3 Potencial para la mejora / Potential for Improvement Fueron identificadas con un potencial de mejora las siguientes áreas/procesos/procedimientos / Potential for improvement was identified in the following areas/processes/procedures: Es necesario identificar la utilidad del Índice de Evaluación del Riesgo de la Matriz de Aspectos Ambientales. Es necesario que se mejore el orden y limpieza de la institución Es necesario que los registros de seguimiento del control operacional, sean completos y muestren las fluctuaciones de la población Es necesario contar con el seguimiento final de los resultados de auditoría Es necesario que los registros se muestren completos Es necesario mejorar la identificación de aspectos ambientales considerando que hay aspectos sobre los que se tiene influencia Es necesario fortalecer el monitoreo y seguimiento de los controles operacionales Es necesario mejorar la competencia de los controladores ambientales Página 4 de 8

5 2. Otras Declaraciones de Auditoría / Additional Audit Statements Los objetivos de la auditoria son / The objectives of the audit are to: Determinar la conformidad del sistema de gestión de la organización con el criterio de auditoría / Determine the conformity of the organization s management system with the audit criteria Evaluar la habilidad del sistema de gestión para asegurar al cliente de la organización el cumplimiento de los requisitos aplicables / Evaluate the ability of the management system to ensure the client organization meets applicable requirements Evaluar la efectividad del sistema de gestión para lograr los objetivos / Evaluate the effectiveness of the management system to meet the objectives Identificar las áreas con potencial de mejora / Identify areas for potential improvement La implementación y la efectividad de los requisitos del sistema de gestión fueron revisadas al azar en diversas unidades de la organización, mediante entrevistas, evaluación de documentos así como mediante el monitoreo de las actividades y condiciones. Los ejecutivos y los empleados responsables de la ejecución fueron entrevistados acerca de estos requisitos. / The implementation and the effectiveness of the requirements of the management system were random spot checked in several units of the organization by interviews, examination of documents as well as by monitoring of activities and conditions. The responsible executives and the implementing employees were interviewed regarding these requirements. El criterio de auditoria esta basado en los requisitos de las normas mencionadas en la página 2, el plan de auditoria de GL Systems Certification así como los procesos y documentación de la documentación de la gestión actual de la organización. / The audit criteria is based on the requirements of the standards as per page 2, the GL Systems Certification audit plan as well as processes and documentations of the current management documentation of the organization. Los documentos más importantes fueron evaluados durante la auditoria, tales como registro de la revisión de la gestión, auditorías internas y otros documentos y registros, loe empleados auditados, evidencias, así como las observaciones de la auditoría fueron documentados en los registros de auditoría y de la matriz de auditoría. / The most important documents were checked during the audit such as records of the management review, internal audits and other documents and records, the employees audited, evidence as well as the observations of the audit were documented in audit records and audit matrix. 2.1 Alcance de la certificación / Scope of certification No existen cambios en el alcance de la certificación (alcance del certificado, sitios, no. de empleados, etc.) comparado con la orden (propuesta comercial) / There are no changes to the scope of the certification (scope of certificate, locations, no. of employees, etc.) compared to the agreement (order). En total, la compañía ha incluido 10 de sitios (excl. Oficina Central en la Ciudad de México) en el alcance de la certificación. De acuerdo con las reglas de acreditación vigentes (Certificación Multi Sitio), la Oficina Central y 1 sitios han sido auditados / In total, the organization has included 10 locations (excl. Head Office in Mexico City) in the certification. According to the valid accreditation regulations (Multi Site Certification), the Head Office and 1 locations have been audited. 2.2 Plan de Auditoría / Audit plan La fecha de la auditoria y el itinerario fueron acordados conforme al plan de auditoria. La auditoria se desarrolló de acuerdo al plan de auditoria. / The date of the audit and the schedule were agreed upon with the audit plan. The audit was performed according to this audit plan. 2.3 Documentación del sistema de gestión / Documentation of the management system La documentación del sistema de gestión cumple con los requisitos de la norma. / The documentation of the management system fulfills the requirements of the standard. 2.4 Evaluación de las acciones correctivas relacionadas a la no conformiddes de la última auditoría / Assessment of corrective actions related to nonconformities from the last audit Durante la última auditoría fueron identificadas no conformidades, la efectividad de la implementación de las acciones correctivas relacionadas a estas no conformidades han sido verificadas y se identifican como satisfactorias / Nonconformities were identified during the last audit. The effectiveness of the implementation of the corrective actions related to these nonconformities has been checked and found satisfactory. Página 5 de 8

6 2.5 Objetivos de Calidad, Ambientales, Objetivos de Salud y Seguridad Ocupacional / Quality-, Environmentaland Energy Objectives, Occupational and Health Protection Objectives De acuerdo con la política de la organización la alta dirección ha definido sus objetivos. Estos objetivos son medibles y fueron comunicados a la organización / In accordance with the organization s policy the management has defined objectives. These objectives are measurable and were communicated within the organization. Para el año 2013 la organización ha definido los objetivos definidos entre otros los siguientes objetivos / For the year 2013 the organization defined among others the following objectives: Disminuir el consumo de agua 5% de manera Anual con vigilancia Mensual Disminuir la generación de Residuos Sólidos urbanos 5% de Manera Anual con vigilancia Mensual Disminuir el consumo de Papel 5% de manera Anual con vigilancia Mensual Disminuir el consumo de Energía Eléctrica 4% de manera Anual con vigilancia mensual. El estado actual es discutido y comunicado / The current status is challenged and communicated. 2.6 Requisitos legales/regulatorios / Legal / regulatory requirements Para auditorías de SGA/OHSAS y auditorías combinadas con SGC / For EM / OHSAS-Audits and combined audits with QS: La organización mantiene un procedimiento para la evaluación periódica del cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los cuales esta suscrita. / The organization maintains a procedure for periodical evaluation of compliance with applicable legal requirements and other requirements to which it subscribes. La identificación de requisitos y la evaluación del cumplimiento fueron verificadas a través del muestreo. / Identified requirements and evaluation of compliance were verified through sampling. 2.7 Complejidad de la categoría de acuerdo a / Complexity category according to DIN EN ISO 14001:2009 Puede ser confirmado que la clasificación de la complejidad de la categoría es Limitada / It can be confirmed that the classification of complexity category of environmental aspects is Limited. 3. Conformidad con las normas de certificación / Conformance with the rules of certification 3.1 Uso del certificado y el logo de certificación de GL Systems Certification respecto al sello del organismo de acreditación / Use of the certificate, the GL Systems Certification seal respectively the seal of the accreditation body El uso del certificado, según sea al caso puede ser el logo del organismo de certificación, ha sido verificado durante la auditoría / The use of the certificate as the case may be the seal by the certified organisation has been checked during the audit. No hay observaciones contra el contrato. / There were no observations against the contract. 3.2 Quejas (como en el contrato de certificación) / Complaints (as in the contract on the certification) De acuerdo a lo declarado a la organización, no hubo quejas desde la implementación del sistema de gestión / As stated by the organization, there were no such complaints since the implementation of the management system. 4. Resumen y aspectos de la próxima auditoría / Summary and aspects for the next audit Los hallazgos y observaciones de la auditoría fueron presentados y explicados a la organización durante la reunión de cierre / The findings and observations of the audit were presented and explained to the organisation during the closing meeting. Como ya fue mencionado en la reunión de cierre, se identificaron no conformidades durante la auditoria, las cuales fueron documentadas en las notas de no conformidad anexas. Las no conformidades tal y como fueron redactadas en conjunto con los tiempos para su respuesta, fueron aceptados por el representante de la organización mediante su firma. Las notas de no conformidad originales fueron presentadas a la organización durante la reunión de cierre / As already mentioned during the closing meeting, nonconformities were found during the audit, which are documented in the nonconformity notes attached. The nonconformities as phrased, together with the time schedule for the processing were accepted by the representative of the organisation with the signature. The originals of the nonconformity notes were handed to the organisation during the closing meeting. Página 6 de 8

7 Le solicitamos que atienda las notas de no conformidad anexas de acuerdo a su contenido/grado. Por favor envíenos las acciones correctivas a las no conformidades encontradas en el formato correspondiente de no conformidad o en otros anexos relevantes. / We ask you to process the attached nonconformity notes according to their contents / grading. Please hand us your corrective actions to all found nonconformities and use the respective nonconformity notes or relevant attachments. Aspectos para la próxima auditoría / Aspects for the next audit A los siguientes temas deberá dársele seguimiento durante la siguiente auditoría / The following items will be followed up during the next audit : Control Operacional Cumplimiento Legal Auditorías Internas Seguimiento y Medición Lugar/Fecha / Place/Date: Alvarado, Veracruz Auditor Líder / Lead Auditor: José Luis Almanza Iglesias (JAI) Página 7 de 8

8 5. Decisión para la certificación / Certification decision El reporte final de evaluación resume todos los pasos esenciales y los datos en la auditoria e incluyen el resultado de la decisión de certificación. Los documentos/registros relativos a la auditoría fueron revisados y evaluados para el cumplimiento con los procedimientos de GL Systems Certification por una persona con poder de decisión no involucrada en la auditoría. Él declara que el proceso de certificación fue llevado a cabo en cumplimiento con las reglas / The Audit Report summarizes all essential steps and data on the audit and includes the decision on the result of the certification. The documents / records relating to the audit were checked and assessed for compliance with GL Systems Certification procedures by a veto person not involved in the audit. He stated that the certification process was performed in compliance with the rules. La Dirección del organismo de certificación llegó a la siguiente decisión con respecto a la certificación de <<COMPAÑÍA>>/ The head of certification body comes to the following decision regarding the certification of XXXXX: Se confirma la validez del certificado / The validity of the certificate is confirmed. El plazo para la siguiente auditoría / The timeframe for the next audit Validez del certificado desde / Validity of the certificate from Julio 2011 hasta / until Julio 2014 Lugar/Fecha / Place/Date: México, D.F. Por el organismo de certificación/ For the Certification Body Alejandro Ríos Alvarado Persona de Veto/Veto Person Página 8 de 8

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