Versión 2 Asociado al procedimiento: Control de Registro y archivo Página Página 1 de 8

Transcripción

1 Registro y archivo Página Página 1 de ACTAS Conceden valor de Actas de Comité de Inventarios 2 18 X X X investigación en materia Orden del día PR-BSG-02 Baja de del desarrollo de la Bienes institución, ya que en Cuadro de Asistencia estas reposan todas las decisiones que se hayan Acta. PR-BSG-01 tomado sobre los Anexos Aseguramiento de inventarios de la Entidad. Acta: FT-16-PR-DOC-02 V3 bienes Corporales e De Igual forma se FT-01-PR-BSG-02 Listado de Incorporales digitalizarán en el Bienes a Dar de Baja archivo central de la entidad AUTORIZACIONES MOVIMIENTO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS, CONSUMO Y OTROS Formato movimiento de elementos devolutivos, consumo y otros -F-03 V.7 N/A 1 1 X X Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención ya que no tiene ninguna relevancia ni administrativa, legal o fiscal HISTORIA DE VEHICULOS PR-BSG-06 Prestación Servicio de Transporte Especial 2 3 X X Se conservan en el Archivo de Gestión, por el tiempo en que el

2 Registro y archivo Página Página 2 de 8 Copia documentos de compra venta Certificado de matricula Tarjeta de propiedad Póliza de seguro Seguro obligatorio de accidentes de transito Recibo pago de impuestos Acta de entrega e inventario del vehículo Documentos de mantenimiento Soporte de consumo de combustible. Vehículo pertenezca a la Secretaría. La serie Historias de vehículos no posee valores para la investigación, pues la información que se recoge dentro del expediente no brinda la suficiente información para desarrollar algún tipo de investigación MOVIMIENTOS DE La serie ingresos de ALMACEN almacén no posee Ingresos de Almacén PR-BSG-04 Ingreso posibilidades para la 2 10 X X 2500 de Almacén investigación, debido a Orden de Compra FT-01-PR-BSG-04 Comprobante de ingreso Facturas que la información contendida dentro de los documentos se encuentra en otras fuentes como los PR-BSG-09 Traslado son las bases de datos o de Bienes entre aplicativos usados funcionarios por la entidad Egresos de Almacén 2 10 X X 2 PR-BSG-10 Traspaso de Bienes a Otras Entidades

3 Registro y archivo Página Página 3 de 8 FT-02-PR-BSG-02 Comprobante de egreso. FT-03-PR-BSG-08 Préstamo de Elementos Devolutivos Traslado de Almacén FT-01-PR-BSG-11 Comprobante de traslado FT-03-PR-BSG-08 Préstamo de Elementos Devolutivos PR-BSG-09 Traslado de Bienes entre funcionario 2 10 X X Bajas de Almacén 2 10 X X Resolución de baja de bienes Reintegro devolutivos al almacén FT-01-PR-BSG-02 Listado de Bienes a Dar de Baja INFORMES 2 3 X X Se conservara el informe consolidado anual, presentado a instancias de la administración. Se conservara el informe Informes de Gestión Solicitud Informe Comunicación Oficial de Remisión consolidado anual, presentado a instancias de la administración.

4 Registro y archivo Página Página 4 de Informe Toma Física de Bienes Informe Documentos soportes PR-BSG-08 Toma Física de Inventarios 2 8 X X X 38 PR-BSG-08 Toma INVENTARIOS Física de Inventarios Inventarios Individuales 2 5 X X X Entradas de Almacén Salidas de Almacén FT-02-PR-BSG-02 Comprobante de egreso. FT-01-PR-BSG-04 Comprobante de ingreso. Notas de ajuste FT-02-PR-BSG-08 Inventario individual Inventario general Comunicaciones oficiales Cronograma de ejecución del inventario físico de bienes. Se eliminar esta serie documental cuando su tiempo de retención termine en el Archivo Central, de igual forma se digitalizara esta serie para posteriores estudios en materia de bienes y activos de la entidad. La subserie inventarios por responsable no posee valores para la investigación, debido principalmente a que en el inventario general de bienes se consolidan de forma anual PR-BSG-08 Toma Física de Inventarios 2 5 X X X Dentro de las posibilidades investigativas que ofrecen los Inventarios Generales de Bienes se

5 Registro y archivo Página Página 5 de 8 FT-02-PR-BSG-08 Inventario individual Cronograma de ejecución del inventario físico de bienes 2 5 X X X Documento informando las fechas de realización del inventario (memorando, circular, oficio o comunicación vía correo electrónico) Reporte del inventario de bienes físicos actuales Informe de conteo físico en Almacén o Bodega. Inventario individual de bienes físicos en servicio Informes final de sobrantes y faltantes. Acto administrativo de baja o alta de bienes motivado en la toma Física. SAI (Sistema Administración de Inventario) SAE (Sistema de Administración de elementos) encuentra la posibilidad de realizar estudios de tipo estadístico sobre la vida útil de los bienes de consumo y devolutivos PLANES DE SEGUROS 3 5 X X X Se eliminaran una vez Todo riesgo (Daños materiales). termine su tiempo de Automóviles retención en sus dos fases

6 Registro y archivo Página Página 6 de Servidores Públicos iniciales ya Son Manejo Global Documentos que pierden Responsabilidad Civil Extra su valor cuando termina contractual SOAT Transporte de Mercancias Póliza Comunicaciones Oficiales la vigencia de los seguros y se digitalizaran en el Archivo Central de la entidad para futuras consultas PLANES Planes Anual de Compras por Gastos Generales 2 3 X X Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención en el archivo central, estos documentos se pueden encontrar en el plan de compras de la entidad TRAMITE PARA PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS Factura de acueducto y alcantarillado, Factura de luz, Factura de gas, Factura de teléfono, Factura de telefonía móvil cancelada Energía Eléctrica CPA-PRE X X Dentro de los documentos existentes dentro de la serie, el Informe estadístico de consumo de servicios públicos y de telefonía móvil, ofrece la posibilidad de realizar investigaciones de tipo económico sobre los gastos de funcionamiento y nivel de uso de los servicios

7 Registro y archivo Página Página 7 de 8 cancelada Acueducto y Alcantarillado cancelada Aseo cancelada Teléfonos cancelada Telefonía Celular Copia orden de pago de cada una de las Empresas Prestadoras de Servicios Públicos Comunicaciones oficiales a presupuesto Registro presupuestal públicos que se presentan dentro de la administración distrital, así como sus proyecciones y medidas tomadas para su manejo en cada una de ellas PROGRAMAS PR-BSG-03 Caja Menor 1 1 X X Eliminar esta serie documental una vez termine su tiempo de retención en el Archivo Central. No ofrece posibilidades para la investigación, debido en primer lugar a que es elaborado de forma

8 Registro y archivo Página Página 8 de PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) PR-BSG-03 Caja Menor 1 1 X X mensual y constantemente modificado según las necesidades que presente la entidad por medio de las adiciones o modificaciones presupuestales que sean requeridas por ella. CONVENCIONES CÓDIGO SÍMBOLOS D = Dependencia CT = Conservación Total E = Eliminación SERIE = MAYÚSCULA SOSTENIDA SUBSERIE = Mayúscula Inicial S = Serie Sb = Subserie M = Microfilmación D=Digital S = Selección CP = Conservación en el archivo de gestión en forma permanente. - = Tipo Documental Vo Bo Líder Dependencia: MARIA AURORA PESCADOR Aprobó Comité de Archivo Acta No1 FECHA DE APROBACIÓN: 04/07/2014 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 6/06/2014