Responsables Firma Fecha

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1 INDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 4. DEFINICIONES 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO 8. REGISTROS 9. ANEXOS MUNICIPALIDAD Copia Controlada Nº Asignada a: Fecha entrega: Elaborado por Revisado por Aprobado por Responsables Firma Fecha Vivian Stuardo Comité de mejora Alcalde (delegación) CONTROL DE CAMBIOS - 1 -

2 Rev. Párrafo Modificación Realizada - 2 -

3 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento de la calidad es definir el proceso utilizado por la para la entrega de Subsidios Únicos Familiares. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica cada vez que un usuario requiera de la obtención del beneficio. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS Ley N , Subsidio Único Familiar. Calendario de Proceso 4. DEFINICIONES - 3 -

4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO Dueño del proceso: Asistente Social Solicitante DIDECO (Administrativa) MIDEPLAN IPS BANCO BHIF Registro Inicio Solicita Beneficio NOTA 1 Verificar requisitos NOTA 2 Cumple requisito? NO Informar que no cumple NOTA 3 SI Informar y solicitar antecentes a solicitante NOTA 3 Recopilar antecedentes NOTA 4 Recepcionar antecedentes y generar postulación en línea Certificados de nacimiento Certificado de alumno regular Finiquito o declaración jurada Carnet de Control Sano Cerrar proceso mensual y Generar Nómina de Prelación Nómina de prelación A - 1 -

5 Solicitante DIDECO (Administrativa) MIDEPLAN INP BANCO BHIF Registro A Capturar archivo de prelación NOTA 7 Elaborar archivo de validación de datos NOTA 8 Listado de errores Capturar archivos NOTA 9 Chequear información NOTA 10 Resolución definitiva Aprobar resolución y enviar archivo a INP NOTA 11 Generar proceso de pago NOTA 12 Nómina de pago Recepcionar y publicar nómicas de pago de beneficiarios Cancelar NOTA 14 Fin - 2 -

6 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO NOTA 1 Solicita Beneficio El Usuario se acerca a la unidad de Subsidio Único Familiar solicitando obtener el pago del beneficio. NOTA 2 Verifica Requisitos La Administrativa solicita la Cedula de Identidad al Usuario para verificar a través del pagina de MIDEPLAN, si cumple con los requisitos exigidos según la Ley para optar a dicho beneficio. Estos requisitos son: puntaje igual o inferior a en ficha de protección social, no tener antecedentes de contrato de trabajo vigente, padre ni madre. NOTA 3 Informa y solicita antecedentes a solicitante Si cumple los requisitos, se le informan los antecedentes necesarios para optar al beneficio, estos son: en el caso de tutoría, tener documento que avale dicha situación. Certificado de nacimiento de cada menor a postular certificado de alumno regular, para menores de 18 años. Carnet de control sano, para menores de 6 años. Finiquito en caso de cesantía de padre o madre. Si no cumple, se informa para que actualice su información en el sistema, si procede. NOTA 4 Recopilar Antecedentes El Usuario recopila los antecedentes informados previamente. NOTA 5 Recepcionar antecedentes y generar postulación en línea La Administrativa chequea que los documentos recepionados sean los exigidos por la ley. Luego, procede a ingresar la información del postulante en el sistema en línea de MIDEPLAN. Se genera un formulario por postulante (Anexo N 1), identificando los menores a adquirir el beneficio. NOTA 6 Cerrar proceso mensual y Generar Nómina de Prelación La Administrativa, a fines de cada mes, genera en la página de MIDEPLAN el Archivo de Prelación, este documento contiene los postulantes al beneficio ordenados por puntaje de menor a mayor

7 NOTA 7 Capturar Archivo de Prelación MIDEPLAN captura el archivo de prelación para el posterior uso de datos del IPS. NOTA 8 Elaboración de archivos de validación de datos El IPS valida los datos del archivo, verificando que los postulantes no tengan duplicidad de beneficios en otras comunas, que no existan antecedentes previsionales o de AFP vigentes, entre otros. Posteriormente, generan los siguientes archivos: Listado de errores, si existen Resolución preliminar de postulantes ingresados Listado total de validación. NOTA 9 Capturar archivos La Administrativa desde la página del IPS captura los archivos correspondientes NOTA 10 Chequear información La Administrativa procede a respaldar (imprimir y rescatar) los archivos generados por el IPS. Luego, contrasta la información rescatada del IPS versus la información generada (archivo de prelación). NOTA 11 Aprobar resolución y enviar archivo al IPS La Administrativa aprueba el archivo de resolución preliminar (Anexo N 2), asignándole fecha y número, generándose así la resolución aprobada. Luego, dicha resolución es enviada al IPS a través de la misma página de IPS y por fax. Posteriormente, la resolución firmada por el Alcalde, Secretario Municipal y Director de Control se envía por carta certificada al IPS Santiago, área beneficios asistenciales. NOTA 12 Generar proceso de pago En un plazo de 30 días, el IPS hace efectivo el pago mediante el banco BHIF. NOTA 13 Recepción y publicación de Nómina de Pago de beneficiarios La Administrativa, recepciona y publica la Nómina de Beneficiarios con sus respectivas fechas de pago del beneficio. NOTA 14: Cancelar Banco BHIF hace efectivo el pago del beneficio

8 7. INDICADORES DE DESEMPEÑO EFICACIA Nombre del Indicador: Cumplimiento Calendario de Proceso Descripción: Este indicador mide el cumplimiento por parte del área de subsidios de las fechas establecidas en el Calendario de Procesos por el IPS, en conjunto con MIDEPLAN, para la entrega del beneficio de Subsidio Único Familiar. Formula: Número de fechas cumplidas X 100% Número de fechas a cumplir Periodo de medición: mensual Responsable medición: Asistente Social Fuente de la Información: Calendario de Proceso

9 8. REGISTROS Nombre del Registro Responsable del Registro Lugar de Archivo Antecedentes de postulantes Encargada del Programa Área de Subsidio (Certificado de nacimiento, Certificado de alumno regular y/o Carnet de control sano, Finiquito Y Orden de protección y cuidado del menor) Nómina de Prelación Encargada del Programa Área de Subsidio Listado de error, si existe Encargada del Programa Área de Subsidio Resolución aprobada Encargada del Programa Área de Subsidio Nomina de Pago de Beneficiarios Encargada del Programa Área de Subsidio 8. ANEXOS Anexo Nº1: Formulario de Postulación Anexo Nº2: Ejemplo Resolución definitiva - 4 -

10 ANEXO Nº1 Formulario de Postulación - 1 -

11 ANEXO Nº2 Ejemplo Resolución Definitiva - 2 -

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