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2 CONTENIDO INTRODUCCIÓN...4 Mejoras de Microsoft Office Project Microsoft Project Standard...6 Instrucciones paso a paso y controles...6 Programar y realizar seguimientos de tareas...6 Ver información de proyecto...6 Integrarse con otros productos...7 Administrar un proyecto de colaboración...7 Colaborar como integrante del equipo...7 Administrar documentos y problemas...8 Administrar un proyecto de colaboración...8 Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server...8 Microsoft Project Professional...8 Administración de recursos de empresa...9 Personalización de la empresa...9 Especificaciones de Microsoft Project...10 Plantillas incluidas en Microsoft Project...11 Plantilla Construcción comercial Plantilla Ingeniería Plantilla Mudanza de casa Plantilla Implantación de infraestructuras Plantilla Implantación corporativa de Microsoft Office XP Plantilla Implantación de Microsoft Windows XP Plantilla Desarrollo de la aplicación MSF Plantilla Nuevo negocio Plantilla Nuevo producto Plantilla Mudanza de la oficina Plantilla Oficina de proyectos Plantilla Construcción residencial Plantilla Desarrollo de software Qué es la administración de proyectos?...13 Triángulo del proyecto...13 La estrategia del proyecto...14 En qué ayuda Microsoft Project?...14 Planear el proyecto...15 Realizar el seguimiento del proyecto...16 Comunicar el plan...16 Colaborar con el equipo...16 Ver la información necesaria beneficios para usar Microsoft Office Project Standard Activar Microsoft Project 2003 (XP)...20 Ventana Principal del MS-Project...21 Barra de Título Barra de Menús...22 Página 2 de 43

3 Cuadro del menú Control...23 Las Barras de Herramientas...23 Barra de herramientas Estándar...24 Barra Formato...26 Barra de Vistas...28 Barra de entrada...29 Barra de estado...29 Las Barras de Desplazamiento Barra de división...31 Barra de división horizontal...32 Barra de división Vertical...32 Lista de Tareas y el Área del Diagrama Gantt...32 Botón Seleccionar todo...33 Escala Temporal Título de campo...34 Título de fila...34 Crear un proyecto...35 Guardar Archivos...35 Guardar archivos de Microsoft Project 2002 con una versión anterior...35 Guardar el proyecto actual...36 Guardar una copia de seguridad del plan...36 Guardar un proyecto como una plantilla...37 Guardar un proyecto con el formato de base de datos de Microsoft Project...38 Cerrar un archivo de proyecto...39 Abrir un proyecto existente...39 Introducir fecha de Inicio o fecha de Fin del Proyecto...40 Información del proyecto (cuadro de diálogo)...41 El Título, Administrador y notas del proyecto...43 Página 3 de 43

4 INTRODUCCIÓN El trabajo de administrar proyectos es un arte antiguo y honorable. Alrededor del año 2600 A.C. los egipcios construyeron la gran pirámide del rey Khufu. El historiador griego Herodoto proclamaba que hombres trabajaron durante 20 años para construir esta estructura. Aunque esos números son puestos hoy en duda, no se cuestiona la enormidad del proyecto. El Génesis dice que la Torre de Babel no se completó debido a que Dios hizo imposible la comunicación entre los constructores. Este proyecto es de particular importancia puesto que establece el precedente histórico de la práctica siempre popular de citar la intervención divina para justificar los fracasos. Los proyectos modernos arrancan desde la construcción de un centro comercial suburbano hasta poner un hombre en la luna; son impresionantemente grandes, complejos y costosos. Completar dichos proyectos a tiempo y dentro del presupuesto no es tarea fácil. En particular, veremos que los problemas complicados surgen al programar proyectos que con frecuencia son estructurados mediante la interdependencia de las actividades. Normalmente, alguna de las actividades no pueden realizarse antes de que se hayan terminado otras. Es posible que en el trabajo con proyectos se abarquen miles de tales relaciones de dependencias, por lo que no es sorprendente que los administradores busquen métodos efectivos de análisis. Ramón Moreno Malavé Informática Computación Sistemas Página 4 de 43

5 Mejoras de Microsoft Office Project 2003 Copiar imagen en el asistente de Office Microsoft Project Edición Standard 2003 y Microsoft Project Edición Professional 2003 proporcionan esta opción para facilitar sobremanera la muestra de datos de proyecto como imagen estática en otras aplicaciones de Microsoft Office System, como Microsoft Office PowerPoint La opción Copiar imagen en el asistente de Office se encuentra en la barra de herramientas Análisis. Imprimir una vista como informe Imprimir una vista como se desee es una característica que se ha mejorado y simplificado en Project Edición Standard 2003 y Project Edición Professional Ahora, un asistente le ayudará a imprimir una vista como informe. Lo encontrará en el panel de tareas Informe de la Guía de proyectos. Tipos de reserva de recursos Para especificar asignaciones de recursos según se propongan (por ejemplo, en proyectos que aún estén en la fase de propuesta) o se comprometan, puede asignar tipos de reserva para estos recursos en Project Edición Professional Un nuevo campo de recursos contiene los tipos de reserva (comprometida o propuesta) que pueden aplicarse a todas las asignaciones de un recurso en el proyecto. Los tipos de reserva también se usan en Microsoft Office Project Web Access 2003, donde un jefe de recurso puede proveer de personal a los proyectos mediante la nueva función Generar equipo o bien evaluar la capacidad en contraste con la demanda mediante el gráfico Disponibilidad de recursos. Varias cualificaciones para los recursos Project Edición Professional 2003 proporciona campos Valor múltiple de recursos de empresa (VMRE) que permiten incluir conjuntos de cualificaciones de recurso adicionales. Puede usar estos campos en las vistas de recursos para mantener un inventario de cualificaciones de los recursos de empresa, mediante la característica de generación de equipos, con objeto de buscar recursos con varias cualificaciones y en el Asistente para la sustitución de recursos o el Modelador de la cartera de proyectos, tener en cuanta las diferentes cualificaciones de cada recursos. Bloquear información de línea de base En Project Edición Professional 2003, es posible evitar que otros sobrescriban la información de línea de base. en la página Administración de Project Web Access 2003, un administrador del servidor puede especificar quién puede y no puede guardar una línea de base en Project Edición Professional Complementos de modelo de objetos componentes (COM) instalados Los complementos de modelo de objetos de componentes (COM) que se enumeran a continuación, y que previamente estaban disponibles mediante descarga, se instalan ahora automáticamente con Project Edición Standard 2003 y Project Edición Professional 2003: Asistente para diagramas EDT de Visio Asistente para informes XML Comparar versiones de un proyecto Convertidor de moneda euro Utilidad de actualización de bases de datos El Asistente para diagramas EDT de Visio y el Asistente para informes XML se encuentran en la barra de herramientas Análisis. Los otros complementos COM disponen de sus propias barras de herramientas independientes. Página 5 de 43

6 Microsoft Project Standard Microsoft Project Standard contiene las funciones esenciales para admitir la administración de proyectos a nivel de grupo de trabajo: Programación de tareas Administración de recursos Seguimiento, informes Colaboración de equipo Personalización y flexibilidad. Instrucciones paso a paso y controles Instrucciones de la Guía de proyectos Las instrucciones y controles, como las de un asistente, siempre están a mano en la sección izquierda para ayudarle a crear un proyecto nuevo, administrar tareas y recursos, especificar y cambiar el período laborable, realizar seguimientos del proyecto y realizar informes del mismo. Etiquetas inteligentes Se pueden recibir comentarios y obtener consejos sobre acciones alternativas mientras se eliminan nombres de tareas o recursos y se cambian asignaciones de recursos, fechas de comienzo y finalización, así como trabajo, unidades o duraciones. Menú Colaborar Se puede obtener acceso fácilmente a las páginas y funciones de Microsoft Project Server directamente desde Microsoft Project. Programar y realizar seguimientos de tareas Asignar recursos En el cuadro de diálogo Asignar recursos, busque y filtre los recursos adecuados y trace su disponibilidad. Seguimiento de datos reales Puede utilizar la fecha de estado para ver el progreso de forma más eficaz. Puede reducir el número de pasos a la hora de escribir datos reales, especialmente cuando escriba un porcentaje completado o un porcentaje de trabajo completado. Reprogramar el trabajo restante Cuando se reprograma el trabajo restante, las delimitaciones se mantienen tal y como se establecieron en principio. Puede elegir la fecha de reprogramación que desee. Varias líneas de base Puede configurar hasta 11 líneas de base en un sólo proyecto. Resumen de datos de línea de base Puede controlar cómo se resumen los datos de línea de base en las tareas de resumen. Mejoras en el valor acumulado El conjunto de valor acumulado ahora incorpora el Índice de Rendimiento de la Programación (IRP), el Índice de Rendimiento para Completar (IRPC), el Índice de Rendimiento de Costos (IRC), el porcentaje de Variación de Costo (%VC) y el Porcentaje de Variación de la Programación (PVP). Puede elegir de entre las 11 líneas de base que se utilizan para calcular datos de valor acumulado. Ver información de proyecto Vista de Diagrama de red Puede agrupar tareas y mostrar indicadores gráficos. Vistas de usos Puede agrupar asignaciones, resumir información agrupada de fase temporal en las vistas de usos e incluir los totales cuando imprima las vistas de usos. Escalas temporales Puede mostrar tres escalas temporales en el Diagrama de Gantt y en otras vistas de gráficos y usos. Página 6 de 43

7 Integrarse con otros productos Importar y exportar a Microsoft Excel Puede importar datos fácilmente a Microsoft Excel y exportar datos a Excel así como a otros tipos de archivos compatibles. Plantilla Lista de tareas de Excel Los jefes de proyecto pueden utilizar la nueva plantilla Lista de tareas de Excel para comenzar las listas de tareas. A continuación, pueden importar este archivo con formato Excel a Microsoft Project fácilmente sin tener que crear equivalencias entre campos. Microsoft Outlook Puede importar una lista de tareas de Microsoft Outlook a Microsoft Project fácilmente. Administrar un proyecto de colaboración Partes de horas simplificados Puede estandarizar el formato del nuevo parte de horas coordinado en Microsoft Project Web Access para elegir cómo prefiere que se le informe sobre las horas y para simplificar la comunicación para los integrantes del equipo. Página Transacciones del jefe Puede revisar, agrupar y filtrar las actualizaciones resumidas y las solicitudes de tareas con Microsoft Project Server mediante la página Transacciones del jefe de Microsoft Project Web Access. Varios administradores Permite que varios jefes de proyecto realicen el seguimiento de tareas y recursos de un sólo proyecto. Listas de tareas Puede crear y administrar una única lista de tareas con Microsoft Project Server a través de la página de tareas de Microsoft Project Web Access y abrir dicha lista en Microsoft Project. Comentarios de recursos Recopile un historial exhaustivo de los comentarios de recursos, compilados a partir de las notas de tareas de Microsoft Project. Colaborar como integrante del equipo Comandos Puede utilizar las instrucciones y controles de la sección izquierda relacionadas con el asistente para recibir ayuda a la hora de administrar listas de tareas, delegar tareas, realizar informes y ver la información del proyecto. Página de transacciones Puede administrar notificaciones y avisos con Microsoft Project Server a través de la página Transacciones de Access en Microsoft Project Web Access. Ver mejoras Los integrantes del equipo y otros participantes que utilicen Microsoft Project Web Access pueden guardar una vista con grupos o filtros. También pueden agrupar por varias jerarquías, aplicar colores a grupos, mostrar divisiones en las vistas de Gantt y usar Autofiltros adicionales. Cambiar indicadores Los indicadores aparecen cuando los datos de un campo han cambiado desde la última actualización. Actualizar a los jefes de proyecto Cuando trabajen en varios proyectos, los integrantes del equipo pueden enviar actualizaciones de tareas por separado para cada proyecto. Delegación de tareas Puede utilizar las mejoras en el área de delegación de tareas para la selección y la notificación de tareas. Integración de Outlook Puede actualizar las vistas y los informes de estado de Microsoft Project Server desde Outlook. Puede incluir elementos Web en los escritorios digitales de Outlook. Página 7 de 43

8 Administrar documentos y problemas Administración de documentos Implantada con Microsoft SharePoint Team Services, la biblioteca de documentos es una valiosa ubicación de almacenamiento de Microsoft Project Server para documentos generados a lo largo del proyecto. Puede obtener acceso a la biblioteca de documentos a través de la página Documentos de Microsoft Project Web Access. Seguimiento de problemas Puede definir problemas, asignar propiedad, realizar un seguimiento del progreso, registrar resoluciones y crear informes relacionados y almacenarlo todo en Microsoft Project Server. Puede obtener acceso al seguimiento de problemas a través de la página Problemas de Microsoft Project Web Access. Administrar un proyecto de colaboración Administración La administración de Microsoft Project Server es más flexible, con funcionalidad, vistas, funciones y permisos adicionales. Equilibrio de carga Se incluye una configuración de servidores muy sofisticada que abarca varios servidores. Personalizar Microsoft Project y Microsoft Project Server Controles Microsoft ActiveX para Microsoft Project Server Los controles ActiveX para Microsoft Project Server proporcionan mejores interfaces de programación y más oportunidades para extender y personalizar Microsoft Project Web Access. Proveedor de DB OLE El proveedor DB OLE de Microsoft Project también contiene mejoras: datos de fase temporal, tablas adicionales y propiedades más extensas para páginas de acceso a datos. Formato XML Ahora se puede utilizar el formato XML como formato de archivo para importar, exportar y guardar archivos. Microsoft Project Professional Con Microsoft Project Professional, la administración de proyectos se puede dividir entre varios departamentos y grupos de una corporación u otro tipo de empresa, mediante capacidades de información, análisis y administración de recursos de gran eficacia. Además de las funciones de Microsoft Project Standard, con Microsoft Project Professional, podrá: Estandarizar y personalizar el uso de Microsoft Project para adaptarlo a la manera específica de trabajar de una empresa. Toda la información se reúne, organiza y se comunica coherentemente en toda la organización, para así proporcionar una visión exacta de todos los proyectos. Analizar el rendimiento de proyectos y la utilización de recursos mediante datos estandarizados de todos los proyectos. Mediante una clara visibilidad de los proyectos de la empresa, se podrán tomar decisiones con fundamento según las prioridades e iniciativas de la misma. Obtener acceso, asignar y distribuir recursos para compartir los numerosos recursos y cualificaciones disponibles por toda la empresa. Se proporciona información actualizada sobre la disponibilidad y la utilización de miles de recursos en una empresa. Se puede sacar el máximo partido de los recursos informativos de la empresa mediante la elección de varios servidores de Microsoft Project, para distintos conjuntos de proyectos y recursos de empresa. Página 8 de 43

9 Administración de recursos de empresa Recursos de empresa Los jefes de proyecto, jefes de recursos y otros participantes autorizados pueden ver todas las asignaciones de recursos de la empresa. Esto proporciona información exacta respecto a la disponibilidad de recursos. Los recursos se pueden desproteger, modificar y proteger de nuevo. Asistente para la sustitución de recursos Esta función analiza las cualificaciones que necesita un proyecto, incluidas las de los recursos genéricos, las empareja con las cualificaciones que poseen los recursos de la empresa y determina la disponibilidad de los mismos. Así se crea un equipo optimizado para las asignaciones del proyecto. Generar equipo desde la empresa Puede buscar recursos por toda la empresa que tengan las cualificaciones apropiadas así como la disponibilidad para trabajar en el proyecto. Puede filtrar y consultar la base de datos de recursos para ajustar el proyecto con los recursos apropiados. Gráficos de disponibilidad Los gráficos de disponibilidad de recursos permiten a los jefes de proyecto identificar rápidamente cuándo y por qué se produce una infraasignación o sobreasignación de recursos. Personalización de la empresa Plantilla de la información global de empresa Los campos, calendarios, vistas y módulos adaptados, así como otros elementos coherentes de Microsoft Project se aplican a todos los proyectos de la empresa mediante la plantilla de la información global de la empresa. Las plantillas de los proyectos individuales también están disponible en la base de datos de la empresa. Campos personalizados de empresa El administrador del proyecto de la organización puede utilizar campos personalizados de empresa para crear fórmulas, esquemas y listas de selección (por ejemplo, para los códigos de cualificación). Los esfuerzos realizados para la administración del proyecto se pueden adaptar a los procesos específicos de la organización. Definir escenarios hipotéticos Puede utilizar el Modelador de la cartera de proyectos para crear varias versiones de un mismo plan y así poder comparar, analizar y experimentar con las distintas versiones. Página 9 de 43

10 Especificaciones de Microsoft Project Las especificaciones y los límites siguientes son los admitidos al usar Microsoft Office Project 2003 en Microsoft Windows 2000 Professional SP3 o Windows XP, aunque los límites y la velocidad de ejecución real dependerán de la configuración del equipo utilizado. Pueden producirse errores de memoria insuficiente antes de alcanzar los límites reseñados. Atributo Máximo Tareas por archivo de proyecto un millón Recursos por proyecto un millón Unidades de recurso por asignación unidades Fechas de disponibilidad de recursos 100 Dependencias de tareas por archivo de proyecto sin límite Predecesoras por tarea sin límite Sucesoras por tarea sin límite Niveles de esquema por proyecto Proyectos consolidados 998 Archivos de proyecto abiertos por proyecto consolidado 998 Ventanas abiertas 50 Calendarios base sin límite Excepciones de calendario por calendario Tareas imprimibles en el calendario mensual Tablas de tasas para diferentes escalas y tasas de pago cinco por recurso Tasas variables por tabla de tasas para aumentos y reducc 25 Valor de costo en un campo de moneda ,99 Valor de trabajo horas Valores de trabajo de asignación para: Asignaciones de trabajo minutos Asignaciones de material variables unidades Asignaciones de material fijas unidades Celdas y barras de Gantt a las que se puede aplicar formato direct Porcentaje del intervalo de ajuste de la escala de impres. entre 10% y 500% Texto del encabezado de página cinco líneas Texto del pie de página tres líneas Texto de la leyenda de página tres líneas Ancho del cuadro de texto de la leyenda de página 12,7 centímetros (5 pulg.) Criterios de filtro por filtro 40 Criterios de filtro por Autofiltro dos por columna Fecha más temprana permitida para el cálculo 1 de enero de 1984 Última fecha permitida para el cálculo 31 de diciembre de 2049 Selecciones discontinuas en una vista de hoja 9 Líneas de base 11 Caracteres en un campo de texto 255 Caracteres en un campo de código de esquema 255 Valor y caracteres en un campo Valor múltiple de recursos de emp. 255 valores de 255 caracteres c/u Dígitos en un campo numérico ,99 Página 10 de 43

11 Plantillas incluidas en Microsoft Project Plantilla Construcción comercial Plantilla Ingeniería Plantilla Mudanza de casa Plantilla Implantación de infraestructuras Plantilla Implantación corporativa de Microsoft Office XP Plantilla Implantación de Microsoft Windows XP Plantilla Desarrollo de la aplicación MSF Plantilla Nuevo negocio Plantilla Nuevo producto Plantilla Mudanza de la oficina Plantilla Oficina de proyectos Plantilla Construcción residencial Plantilla Desarrollo de software Plantilla Construcción comercial Los constructores comerciales, incluidas las empresas auxiliares generales y los subcontratistas especializados, pueden beneficiarse de la aplicación de las técnicas de administración de proyectos para controlar sus operaciones. La gama de proyectos puede abarcar desde pequeños quioscos hasta supermercados gigantes, grandes centros comerciales y edificios especializados, como hoteles, hospitales y aeropuertos. El proceso utilizado para la construcción comercial es metódico y está relativamente normalizado para amplias categorías de estructuras. Este proceso de construcción se modela fácilmente mediante la programación de un método de ruta crítica. La siguiente afirmación es fundamental: la programación es un modelo del plan del constructor para el proyecto. Esta plantilla incluye las tareas básicas necesarias para construir un centro comercial de varias plantas y muestra las relaciones entre dichas tareas. Puede utilizar la plantilla de forma rigurosa como una herramienta de formación o como guía para el desarrollo de programaciones personalizadas de los proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programación inicial de un proyecto. Plantilla Ingeniería El proceso técnico de transformar una oportunidad de negocio en una instalación que se pueda construir se denomina frecuentemente fase de ingeniería de un proyecto. La disposición y los vínculos de las actividades necesarias para realizar un diseño de ingeniería tienen una forma estándar. El objetivo de esta plantilla es identificar las actividades normales necesarias para conseguir un proyecto de ingeniería efectivo y vincularlas en un formato de programación típico. Puede utilizar esta programación de forma rigurosa como una herramienta de formación, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programación inicial de un proyecto. Plantilla Mudanza de casa El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con eficacia un traslado de domicilio. Plantilla Implantación de infraestructuras El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida útil total del proyecto de un proceso de desarrollo de infraestructuras. La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, diseñar y desarrollar satisfactoriamente una infraestructura nueva. Plantilla Implantación corporativa de Microsoft Office XP El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida útil total del proyecto relacionado con el proceso de implantación de un software en términos de instalación (por ejemplo, Microsoft Project, Microsoft Office Suite XP o Microsoft Exchange). La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, diseñar e implantar satisfactoriamente un nuevo software. Página 11 de 43

12 Plantilla Implantación de Microsoft Windows XP El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida útil total del proyecto relacionado con el proceso de implantación de un software en términos de instalación (por ejemplo, Microsoft Project, Microsoft Office Suite XP o Microsoft Exchange). La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, diseñar e implantar satisfactoriamente un nuevo software. Plantilla Desarrollo de la aplicación MSF La plantilla Desarrollo de la aplicación Microsoft Solutions Framework (MSF) se basa en el modelo del proceso para desarrollo de aplicaciones (Process Model for Application Development), que es un componente clave de MSF. Este modelo flexible se ha utilizado satisfactoriamente en la industria del software para mejorar el control del proyecto, reducir los riesgos al mínimo, mejorar la calidad del producto y aumentar la velocidad del desarrollo. El modelo del proceso se desarrolla como parte del curso Principios de desarrollo de aplicaciones (Principles of Application Development) de Microsoft. La plantilla se ha diseñado como ayuda en la aplicación del modelo del proceso en situaciones prácticas; sin embargo, no sustituye al propio curso. Plantilla Nuevo negocio En esta plantilla, el proceso de desarrollar una oportunidad empresarial en un nuevo negocio de operaciones se divide en tareas y se programa siguiendo una secuencia lógica. La plantilla se puede personalizar para utilizarla en una amplia gama de situaciones de negocio específicas. Plantilla Nuevo producto El desarrollo de nuevos productos requiere un enfoque disciplinado. Esta disciplina procede de la generación de datos confiables y de su revisión en puntos regulares de decisión para reafirmar el compromiso de la organización con el desarrollo continuado del nuevo producto. Esta plantilla se ha diseñado para proporcionar el marco para el desarrollo de un nuevo producto utilizando un enfoque disciplinado que debe aumentar su probabilidad de éxito. Plantilla Mudanza de la oficina El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para realizar una mudanza. La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos necesarios para realizar con eficacia un traslado de oficina. Plantilla Oficina de proyectos El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida útil total del proyecto relacionado con la conceptuación, desarrollo y creación de una oficina de proyectos. La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar, controlar y establecer satisfactoriamente la oficina de proyectos de una organización. Plantilla Construcción residencial Los pequeños constructores de viviendas, incluidos los contratistas generales y los subcontratistas especializados, pueden beneficiarse de la aplicación de las técnicas de administración de proyectos para controlar sus operaciones. El proceso que los constructores utilizan para la construcción residencial es metódico y está relativamente normalizado. Este proceso de construcción, ya sea para una vivienda unifamiliar de una planta o para un grupo de apartamentos, se modela fácilmente mediante la programación de un método de ruta crítica. La siguiente afirmación es fundamental: la programación es un modelo del plan del constructor para el proyecto. Esta plantilla incluye las tareas básicas necesarias para construir una vivienda unifamiliar y las relaciones lógicas entre dichas tareas. Se puede utilizar de forma rigurosa como una herramienta de formación o para el desarrollo de programaciones personalizadas de los proyectos, o bien, modificarla y utilizarla como base para la programación inicial de un proyecto. Plantilla Desarrollo de software El objetivo de esta plantilla es identificar y relacionar las actividades necesarias para la vida útil del proyecto de un proceso de desarrollo de software. La plantilla se ha diseñado para centrarse en los pasos y procesos necesarios para iniciar satisfactoriamente un proceso de desarrollo de software. Puede utilizar la plantilla tal cual está diseñada, o modificarla para un desarrollo recurrente. Página 12 de 43

13 Qué es la administración de proyectos? Se denomina administración de proyectos al proceso de planeación, organización y administración de tareas y recursos para cumplir un objetivo definido, normalmente con unas limitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y de fin escritas en un bloc de notas. O bien puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y de recursos interdependientes con un presupuesto de un millón de dólares. Sea simple o complejo, un proyecto siempre consta de cuatro fases principales: Crear el plan Administrar recursos Realizar el seguimiento del proyecto Cerrar el proyecto Cuanto más satisfactorias sean estas fases, mayor será la posibilidad de éxito del proyecto. Triángulo del proyecto Si se pudiera prever el futuro de un proyecto... En cierto modo puede, si comprende los tres factores que conforman cada proyecto: Tiempo: El tiempo para completar el proyecto tal y como aparece reflejado en la programación del proyecto. Dinero: El presupuesto del proyecto, basado en el costo de los recursos, es decir, el personal, el equipamiento y los materiales necesarios para realizar las tareas. Ámbito: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos. Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede poner en práctica. Si sabe dónde se encuentran las limitaciones y dónde la flexibilidad le resultará más fácil planear y administrar el proyecto. Página 13 de 43

14 La estrategia del proyecto Antes de considerar las tareas del proyecto o los recursos que va a necesitar, debe preparar la estrategia. La estrategia del proyecto le ayuda a crear el panorama general del proyecto, de manera que tanto usted como otros participantes sepan claramente la dirección que va a tomar. Reúna o desarrolle los datos siguientes: Objetivos. Los objetivos y resultados del proyecto deben entenderse claramente. Suposiciones. Si realiza alguna suposición que apoye los objetivos y el resultado con éxito del proyecto, necesita especificar estas suposiciones por adelantado. Limitaciones. Los factores restrictivos o limitaciones del proyecto deben estar muy claros. La identificación de las limitaciones y restricciones puede ayudarle a planear las contingencias para posibles problemas. Ámbito. El ámbito define las tareas y los resultados del proyecto. Esta información le ayudará a usted y a otras personas a entender el proyecto. También puede resultarle eficaz cuando necesite responder a los cambios que podrían ocurrir una vez comenzado el proyecto. En qué ayuda Microsoft Project? Como jefe del proyecto, tiene que estar al corriente de numerosos detalles a la vez que no pierde de vista el objetivo final del proyecto. En qué ayuda Microsoft Project? En primer lugar, Microsoft Project almacena los detalles del proyecto en la base de datos. A continuación, Microsoft Project utiliza esta información para calcular y mantener la programación y los costos, creando así el plan de proyecto. Cuanta más información proporcione, más exacto será el plan. Microsoft Project coloca la información que se define y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna. Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Cuando haya especificado toda la información de las tareas, podrá averiguar las fechas tope de comienzo y de fin de las tareas, los requisitos de recursos y la fecha de finalización del proyecto. Página 14 de 43

15 Planear el proyecto A medida que va creando el plan del proyecto, Microsoft Project calcula y crea una programación de trabajo basada en la información que se proporciona sobre las tareas se han de realizar, las personas que trabajan en ellas, el equipamiento y suministros utilizados para llevarlos a cabo y los costos ocasionados. Cuando se crea un plan del proyecto, se definen los siguientes tipos de información: Tareas: Actividad con una fecha de Comienzo y fecha de Fin. Todos los proyectos se componen de Tareas Duración: Período total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y del recurso. La Duración transcurrida es la cantidad de tiempo que necesita una tarea para finalizar, contando 24 horas diarias, 7 días por semana, incluidos los días no laborables y los festivos. En la duración transcurrida se pueden especificar minutos, horas, días y semanas. Dependencias: Naturaleza de la relación entre dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Por ejemplo, la tarea Contactar servicios de restauración debe finalizar antes de que comience la tarea Determinar menús. Microsoft Project dispone de cuatro tipos de dependencias entre tareas: Recursos: Personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Costos: Costo total programado de una tarea, recurso o asignación, o de todo el proyecto. En ocasiones se denomina costo actual. En Microsoft Project, los costos previstos se denominan normalmente "presupuesto". Con esta información, Microsoft Project puede calcular la programación, los costos y la carga de trabajo de los recursos. Página 15 de 43

16 Realizar el seguimiento del proyecto Después de crear un plan del proyecto, hay que administrar y realizar el seguimiento del mismo. Mediante la revisión periódica del progreso del proyecto, puede realizar los cambios necesarios para mantener el proyecto dentro de la programación y del presupuesto. Cuando administra un proyecto, puede utilizar funciones como: Campos personalizados para identificar información específica. Vistas y tablas para mostrar la información exacta que desee revisar. Filtros y grupos para centrarse en la información que requiere su atención. Puede escribir el progreso real de las tareas, comparar la información real con el plan original y ver cómo está distribuida la carga de trabajo de los recursos. Así podrá evitar posibles problemas de manera eficiente. Comunicar el plan Después de crear el plan del proyecto y durante la fase de administración, es posible que necesite comunicar información del proyecto a otras personas, por ejemplo, a los participantes o a las personas a las que haya asignado que realicen el trabajo. Para comunicarse, puede utilizar funciones como: Impresión y generación de informes para presentar información del proyecto en papel a otras personas. Publicar en HTML o guardar un plan de proyecto en un servidor Web para que otros puedan tener acceso a la información del proyecto en un sitio Web. Microsoft Project Server o un sistema de correo electrónico para comunicar información del proyecto a otras personas. Colaborar con el equipo Puede coordinar y automatizar los esfuerzos de seguimiento y de comunicación con los recursos del proyecto mediante la colaboración del equipo en línea que puede utilizar para conectarse y comunicarse electrónicamente con los recursos. También puede incorporar la información actualizada al proyecto, lo que facilita mantener el plan al día. Hay dos métodos de colaboración en línea para Microsoft Project. Microsoft Project Server y el componente Web, Microsoft Project Web Access, son productos complementarios de Microsoft Project que puede utilizar para una colaboración en línea más completa entre los integrantes del equipo, los jefes de proyecto y otros participantes. Página 16 de 43

17 Con Microsoft Project Server y Microsoft Project Web Access, los integrantes del equipo pueden ver su propia lista de tareas e el proyecto en su totalidad. Pueden crear tareas nuevas para el plan del proyecto y delegar tareas en otras personas. Como jefe del proyecto, podrá recibir actualizaciones de las tareas e informes de estado en formato de texto. Los participantes pueden obtener acceso a la información del proyecto y revisar el panorama general. Correo electrónico: Si los requisitos para la colaboración de equipo son sencillos, puede utilizar el sistema existente de correo electrónico de 32 bits compatible con MAPI para intercambiar información básica sobre las tareas y el estado con los integrantes del equipo. Una vez conectados electrónicamente, usted y su equipo pueden utilizar mensajes de correo electrónico especiales que genera Microsoft Project para asignar tareas, enviar actualizaciones de tareas y enviar informes de estado en formato de texto. Ver la información necesaria Hoy, su interés se centra en las fechas límite. Mañana, en los costos. La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, utilice las herramientas siguientes: Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras. Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. Como los canales de televisión, cada vista presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. Así como el cambio de canales no significa su eliminación, el cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose. También puede agrupar y ordenar la información para ver la información del proyecto clasificada u ordenada de una manera determinada. Página 17 de 43

18 10 beneficios para usar Microsoft Office Project Standard Con el paso de los años, Microsoft Office Project se ha convertido en la herramienta principal de administración de proyectos para quienes pretenden lograr un impacto en el trabajo, siendo capaces de mejorar la planificación, la administración y la comunicación de sus proyectos. Microsoft Office Project Standard 2003 le brinda sólidas herramientas de administración de proyectos con la adecuada combinación de funcionalidad, potencia y flexibilidad, que le permiten administrar sus desde su PC. Las principales razones para utilizar Project Standard 2003 incluyen: Estimaciones reales de tiempos. Establecer estimaciones reales con sus equipos de trabajos, los administradores de proyectos y sus clientes a menudo dependen como se estimen los calendarios, los recursos necesarios y los presupuestos. Project Standard 2003 no solo lo ayuda a administrar los procesos construcción de calendarios y previsión de gastos sino que también lo ayuda a entender como los cambios y los retrasos en áreas específicas afectan al proyecto en su totalidad. Planificación y administración guiadas. La guía de Project, un interactivo asistente de planificación paso por paso, lo ayuda rápidamente a administrar los procesos del proyecto. Con la guía de Project, puede fácilmente establecer nuevos proyectos, administrar tareas y recursos, seguir calendarios y reportar información de los proyectos, para lograr productividad rápidamente. Seguimiento y reporte sobre sus proyectos. Optimizar la exactitud y la puntualidad de los reportes de sus proyectos, eligiendo de reportes personalizados y listos para usar. Generando reportes claros puede mejorar la información sobre el status del proyecto para su equipo y su administración; mientras realiza un seguimiento de la performance a través de una base de cálculos múltiple y una dirección específica. Mejor asignación de recursos. Con Project Standard 2003, puede asignar tareas a sus recursos fácilmente y ajustar como son asignadas para resolver conflictos y superposiciones. Esto le brinda un mayor control y flexibilidad en el manejo de recursos, calendarios de proyectos y costos. Presentación efectiva de información de proyecto. Los administradores de proyectos pueden presentar información en una gran variedad de formatos de manera fácil y rápida. Mediante un nuevo asistente, es posible dar formato e imprimir calendarios en una sola página. También es posible exportar datos del proyecto a Microsoft Word para documentos formales, a Microsoft Excel para gráficos personalizados o planillas de cálculo, a Microsoft PowerPoint para presentaciones o a Microsoft Visio para realizar diagramas. Integración de datos sin problemas. Project Standard 2003 está totalmente integrado con los demás programas de Microsoft Office System. Con unos pocos atajos de teclado, es posible convertir una lista de tareas existente en Microsoft Office Excel y Microsoft Office Outlook en una planificación de proyecto. Los recursos también pueden ser adicionados a los proyectos desde Microsoft Active Directory un servicio de directorio de la libreta de direcciones de Microsoft Exchange Server. Utilidad mejorada. Una interfase optimizada para el usuario, uniforme con Microsoft Office 2003 Editions, hace más fácil la comprensión de Project Standard 2003 y el acceso funcional a las herramientas necesarias. Barras de tareas, menús y demás características permiten dominar rápidamente los fundamentos de la administración de proyectos aún siendo un usuario novato de Project Standard. Página 18 de 43

19 Asistencia inmediata. Project Standard 2003 brinda una sólida asistencia tanto para usuarios novatos como para experimentados. Project Standard 2003 incluye un potente motor de búsqueda para la ayuda, smart tags y asistentes. Esto es optimizable mediante una conexión a Internet para acceder a cursos de entrenamiento, plantillas, artículos y más. Personalización. Un amplio rango de características personalizables convierten al Project Standard 2003 en un programa a medida que resuelve las necesidades específicas de cada proyecto. Elija de una lista los campos personalizables que pueden ser parte del cronograma de su proyecto. Además es posible modificar barras de tareas, formulas, indicadores gráficos y reportes. Para una mayor flexibilidad, los módulos adicionales para el formato de archivos Extensible Markup Language (XML), el Microsoft Visual Basic para aplicaciones (VBA) y el Component Object Model (COM) facilitan la coparticipación de datos y la creación de soluciones personalizadas. Una amplia comunidad de usuarios y proveedores de soluciones. Microsoft Office Project tiene una amplia comunidad de usuarios y cientos de proveedores independientes altamente calificados que se especializan en soluciones personalizadas, módulos adicionales, consultaría y entrenamiento en linea. A través de estos grupos de usuarios y proveedores de soluciones, es posible aprovechar al máximo la inversión realizada en Project Página 19 de 43

20 Activar Microsoft Project 2003 (XP) 1. Haga clic en el menú Inicio de la barra de tarea del Windows 2. Haga clic en la opción Todos los Programas 3. Haga clic en el icono del Microsoft Project Se presentará en la pantalla el cuadro de identificación del MS-Project. Página 20 de 43

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