MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y RESGUARDO DE DOCUMENTACION UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

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Arturo de la Cruz Aguilera
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2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO Y RESGUARDO DE DOCUMENTACION UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA Artículo 1º. OBJETIVO El objetivo del Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación, es establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y custodia de la documentación recibida o producida por la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia. Artículo 2º. NORMATIVA APLICADA Las Normas de Auditoria Gubernamental. Normas de Auditoria Financiera establecen en el punto : Los papeles de trabajo son propiedad de la organización de auditoria. La Norma Establece: La organización de auditoria debe adoptar procedimientos para la custodia y conservación de los papeles de trabajo, debiendo ser protegidos para evitar la revelación no autorizada de su contenido y mantenerlos, como mínimo, por el periodo de tiempo establecido por el ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables o por la Contraloría general de la Republica, el plazo que resulte mayor. Artículo 3º ALCANCE El presente Manual de Procesos de Archivo y resguardo de Documentación, es de estricto cumplimiento por todos los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia. Artículo 4º DEFINICIONES Con el propósito de establecer claramente los conceptos inherentes al presente Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación se incluyen definiciones como parte componente del mismo. Archivo Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por la unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia. Archivo Activo Es el archivo de documentación, resultado de los procesos de auditorias y procedimientos operativos de la unidad que reúne los documentos en forma ordenada y clasificada de la gestión en ejercicio y es de continua utilización y consulta. Archivo Pasivo Es el archivo de documentación de la unidad que reúne los documentos en forma ordenada y clasificada de gestiones pasadas. Esta documentación ha ingresado en receso, no siendo ya muy necesaria para el uso administrativo actual. Esta documentación podrá ser transferida bajo registro y con los medios de control correspondientes al Archivo Central del Ministerio de Justicia. Archivo de Valor Permanente Es aquel archivo que consigna documentación que por su valor histórico y por su valor o interés estratégico para la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia, (Decretos, Resoluciones y otras disposiciones legales) debe conservarse y mantenerse constantemente actualizado. Archivo Central Es aquel archivo al que se ha de transferir la documentación desde los archivos pasivos de la unidad y que debe conservarse de acuerdo a las normas y periodos de conservación establecidos. Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación de la Unidad de Auditoria Interna 1

3 Este archivo recibe la documentación transferida de la unidad con antigüedad de cinco años de finalizada la gestión y la mantendrá en custodia por el período que dispones las normas legales. Unidad de Archivo Central Unidad dependiente de la Unidad Administrativa, encargada de administrar, conservar, proteger y controlar el Archivo Central de la institución y la documentación bibliográfica del Ministerio de Justicia. Artículo 5º RESPONSABLE El Jefe de la Unidad de Auditoria Interna a través de un Memorando designará al inicio de cada gestión al responsable de la conservación y custodia de la documentación generada por la Unidad de Auditoria Interna. Paralelamente todos los funcionarios de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia son responsables del resguardo de la documentación que se emite o ingresa a la unidad. Artículo 6º UBICACIÓN DE LOS ARCHIVOS Los documentos que constituyen los Archivos de la Unidad de Auditoria Interna, son el resultado de los trámites y procesos de auditorias en atención de asuntos relacionados con el control interno posterior de los procedimientos administrativos y operativos del Ministerio de Justicia y de las entidades bajo tuición. Los archivos estarán ubicados en oficinas de la Unidad de Auditoria Interna, es decir, tendrá bajo su custodia archivos de documentos emitidos y recibidos relacionados con los procedimientos, funciones y atribuciones determinados en los Manuales de Procesos y en el Manual de Organizaciones y Funciones. Por la naturaleza de la información confidencial contable y financiera, la Unidad de Auditoria Interna dispone en sus propios ambientes de mobiliario adecuado y seguro para el mantenimiento, custodia y archivo de esta documentación de manera ordenada y completa para evitar su daño o pérdida. Artículo 7º NORMAS DE ARCHIVO Y RESGURADO DE DOCUMENTACION Para una eficiente administración de la documentación, se deberán tomar en cuenta las siguientes normas: a) Los archivos de la Unidad de Auditoria Interna del Ministerio de Justicia estarán desconcentrados en los diferentes tipos de auditorias sean esta financieras operativas u especiales. b) Todo trámite o proceso que fuera declarado pendiente, por falta de evaluación u conclusión de la auditoria deberá ser archivado como documentación activa. c) La documentación o legajos de auditoria, de acuerdo a su calidad de permanentes, corrientes y/o resumen, debe archivarse en los lugares asignados de manera, ordenad y completa con todos los antecedentes y la documentación de respaldo, para su conservación y resguardo de daño o pérdida. d) Se elaboraran reportes o listados en los cuales se detalle claramente la documentación archivada debidamente codificada, considerando los tipos de documentación: (Informes, legajos, Normas y Reglamentos, etc.) e) Las autoridades o funcionarios de las diferentes unidades organizacionales del Ministerio, que requieran de alguna documentación en calidad de préstamo, (Informes de Auditoria, Evaluaciones de la Contraloría y otros documentos) deberán solicitar a través del formulario correspondiente (Anexo Nº 1), los mismos que serán autorizados por el Jefe de la Unidad. Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación de la Unidad de Auditoria Interna 2

4 f) Toda salida de documentación con cargo a devolución, deberá ser registrada en el formulario elaborado para el efecto, estableciendo en forma detallada el nombre de la persona solicitante, unidad o área a la que pertenece, descripción del documento, cantidad (archivadores, folders, legajos, etc.) la fecha de salida y motivo de la solicitud, a objeto de realizar el seguimiento y la devolución consiguiente. g) La Responsable de la custodia de la documentación, al finalizar cada gestión deberá realizar un inventario y verificación de toda la documentación de respaldo, verificando el correlativo de la correspondencia emitida y recibida. h) De acuerdo al Manual de procesos de Archivo y resguardo de documentación, del Ministerio de Justicia, todas las unidades debelan mantener un archivo pasivo de la documentación de manera ordenada y completa durante dos años posteriores a la finalización de la gestión, debiendo transferir la custodia luego de este periodo, debiendo transferir la custodia luego de este periodo a la unidad de Archivo Central, mediante registro. Considerando el mobiliario disponible en la unidad y el espacio reducido de las oficinas, los papeles de trabajo se mantendrán en custodia por los menos de 3 años. Artículo 8º OBTENCIÓN DE COPIAS Las copias de documentos archivados solo podrán ser obtenidas previa autorización de la autoridad responsable de la autoridad responsables de la Unidad de Auditoria Interna, esto con el propósito de evitar infidencias o fuga de información. Artículo 9º PROCESO DE ENTREGA DE DOCUMENTACION A LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL La entrega de la documentación de propiedad de la Unidad de Auditoria Interna a la Unidad de Archivo Central se realizara en función al Manual de Procesos de Archivo y Resguardo de Documentación del Ministerio de Justicia. Sin embargo, la documentación transferida deberá considerar la nota de remisión donde se especifica en forma detallada la documentación remitida para su verificación que incluya: a) Carátula indicando la propiedad de la Unidad de Auditoria Interna. b) Documentación clasificada por tipo de auditoria y por fecha, en orden correlativo. c) Tipo de documentación: interna y/o externa, despachada o recibida. d) Clase de documentación: Si es correspondencia, informes, evaluaciones, resoluciones, documentación confidencial y otros. e) Otros detalles que la unidad de auditoria considere necesarios. Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación de la Unidad de Auditoria Interna 3

5 MINISTERIO DE JUSTICIA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA FORMULARIO DE SALIDA DE DOCUMENTACION ANEXO Nº 1 (Nombre del Funcionario) Nombre Solicitante Área Documentos Cantidad Fecha Motivo-Destino Fecha de Devolución Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación de la Unidad de Auditoria Interna 4

6 Manual de Procedimientos de Archivo y Resguardo de Documentación de la Unidad de Auditoria Interna 5

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