ACCIONES & VALORES S.A. COMISIONISTA DE BOLSA CONTROL INTERNO

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1 1. Adopción control interno: 1.1 Objetivo del Control Interno: ACCIONES & VALORES S.A. COMISIONISTA DE BOLSA CONTROL INTERNO Proporcionar seguridad razonable en las operaciones desarrolladas por Acciones & Valores, en cumplimiento sus objetivos comerciales y estratégicos, enmarcados en la Misión y Visión de la Compañía. ACCIONES & VALORES S.A. Sociedad comisionista, de acuerdo a la estructura se ha implementado y se mantendrá un sistema de control interno, de acuerdo con la evolución de las líneas de negocios, operaciones y demás actividades que realicen en desarrollo de su objeto social. El control interno es un proceso realizado por la junta directiva, la alta dirección y demás personal de ACCIONES & VALORES S.A., diseñado para proporcionar seguridad razonable en el cumplimiento de los siguientes objetivos Misionales y Visiónales. Este sistema contempla los siguientes aspectos: Efectividad y eficiencia en la realización de las operaciones, son los objetivos básicos de la sociedad, salvaguardando los recursos, activos de Compañía, y los bienes de terceros que se encuentren bajo su administración y custodia. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera y contable, así como de la preparación de todos los estados financieros. Cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y estatutarias vigentes a las que se encuentra sujeta ACCIONES & VALORES S.A. 1

2 2. Componentes de Control Interno: Acciones y Valores S.A., contempla en su proceso de control interno, cinco (5), puntos básicos: Ambiente de Control: Esta compuesto por las políticas y procedimientos establecidos en los códigos de Buen Gobierno, Código de Conducta, Manuales de Procedimientos, Manuales de Funciones, Reglamento Interno de Trabajo y los Estatutos sociales, Manual de Prevención de Lavado de Activos, Manual de Riesgo Operativo, Manual General de Riesgo. Estas políticas son de obligatorio cumplimiento por parte de los Directores y Funcionarios de Acciones & Valores y contemplan las actividades Valoración de Riesgos: Esta Compuesto por la Matriz de Riesgo, realizadas por las Áreas de Riesgo, Unidad de Riesgo Operativo, Auditoria Interna, identificamos Riesgos de Mercado, Riesgos Operativos, Riesgos Legales, Riesgos Reputacionales, que pueden afectar el desarrollo normal de las operaciones. Actividades de Control: Esta compuesto por todas las políticas y procedimientos, establecidos en los diferentes manuales, donde se define cómo se deben realizar las operaciones. Acciones y Valores para controlar el desarrollo normal de las actividades realizadas, realiza una serie de comités interdisciplinarios compuesto por funcionarios de las diferentes áreas donde se analizan problemas y soluciones de los riesgos que se presentan o se pueden presentar en desarrollo de las actividades normales de la compañía. Comité General de Riesgo Comité de Riesgo Operativo Comité de Inversiones de Carteras Colectivas Comité de Análisis Fundamental y Técnico Comité de Prevención de Lavado de Activos Acciones y Valores cuenta con un Comité de Auditoria, compuesto por miembros de la Junta Directiva, y funcionarios de Control de la compañía, quienes avalúan las operaciones, su razonabilidad y eficiencia emitiendo recomendaciones, que sirven de apoyo a la toma de desiciones por parte de la Alta Dirección en materia de Control Interno. 2

3 Información y Comunicación: Esta compuesto por los Sistemas de Información y comunicación con los que cuenta Acciones y Valores, como apoyo a la realización de las operaciones de la compañía, y son una herramienta fundamental para el desarrollo de las funciones, del personal. Acciones y Valores Cuenta con: Sistema de Contabilidad, Registro de Operaciones y generador de Reportes Internos y Externos. Sistema de Valoración de Activos Financieros. Pagina de Internet. Sistemas de Comulación BVC. Canales de Información de los Mercados Bloomberg, Reuters. Sistema de Comunicación Interna, Correo Electrónico Plataforma telefónica. Estos sistemas interactúan entre si para prestar el debido soporte a las operaciones realizadas por Acciones y Valores S.A. y generan los reportes internos y externos necesarios para cumplir con la normatividad establecida por los entes de control y vigilancia y las necesidades de información interna. Monitoreo: Es responsabilidad del Área de Auditoria Interna, realizar un monitoreo al proceso de control interno, y se deben realizar los ajustes correspondientes al proceso, acordes a los cambios en los mercados, productos, servicios, para que el proceso sea dinámico ajustándose a las necesidades de Acciones y Valores. 3

4 3. Procedimiento de Control Interno, desarrolladas por el Área de Auditoria Interna: Revisiones Preventivas: Corresponden a las revisiones documentales realizadas, con el fin de prevenir Fraude Interno, Fraude Externo, Fallas Tecnológicas, Deterioro de los Activos Físicos, Comportamientos inapropiados de los funcionarios involucrados en las Operaciones, o inadecuaciones de los procesos. Revisiones Diarias: Operaciones Compra y Venta Activos Financieros en el Mercado Bursátil por Cuenta Propia. Realizar un Cuadre de Posición de Cuenta Propia Renta Fija por Operador: o Verificar la Información de la Mesa de Negocios VS Reporte del sistema WINSIOB (Plataforma de Registro de Información). o Documentar las diferencias presentadas. o Informar los Ajustes Pertinentes al Área Financiera o Remitir un Reporte al Área de Riesgo, Posición de Renta Fija. Realizar un Cuadre de Posición de Cuenta Propia Renta Variable por Operador: o Verificar la Información de la Mesa de Negocios VS Reporte del sistema WINSIOB (Plataforma de Registro de Información). o Documentar las Diferencias, y las posibles ventas en Corto (Operaciones no Permitidas). o Informar los Ajustes Pertinentes al Área Financiera Realizar un Cuadre de Posición Propia de Divisas: o Verificar la información del Área de Riesgo VS Reporte del sistema WINSIOB (Plataforma de Registro de Información). o Verificar Forward, OPCF`S 4

5 o Documentar las Diferencias. o Informar los Ajustes Pertinentes al Área Financiera o Verificar el Reporte Superintendencia Financiera de Posición Propia Global y de Contado Formato 027 Realizar un Cuadre de Portafolio Recurso propio : o Generar el portafolio del Sistema de Registro y Valoración, y verificar la valoración de los títulos y calcular utilidades o pérdida en valoración. o Documentar las Diferencias. o Informar los Ajustes Pertinentes al Área Financiera Revisión de Clientes: o Verificar listado diario de clientes, estableciendo saldos, compromisos y garantías en operaciones de Repo, o de Apalancamiento. o Verificar si se pasaron el cupo de operación asignado o Documentar las Diferencias. o Informar los Ajustes Pertinentes al Área Financiera o Informar al Área Comercial y al Área de Riesgo, y solicitar la autorización. o Verificar los saldos de clientes de carteras colectivas, y verificar los limites de concentración. Realizar revisión saldos en Caja de las Agencias vs. Valores Asegurados Operaciones (Western Union): o Solicitar el reporte de Alliance, del Sistema de cuadre de Tesorería en línea y verificarlo con los valores asegurados o Documentar los excesos presentados 5

6 o Informar al Gerente General, Gerente de Mercado Masivo & Alianzas Estratégicas. Realizar revisión de los Retiros de Clientes de Carteras Colectivas: o Verificar que exista la solicitud escrita de retiro de fondos del Cliente o Verificar que la solicitud este debidamente confirmada por el Área de Servicio al Cliente. o Verificar que el cliente disponga de los recursos necesarios para realizar el retiro, manteniendo el mínimo saldo requerido. o Verificar si el cheque es a nombre de un tercero, este visado por el Área de Cumplimiento de Prevención de Lavado de Activos o Verificar la Forma de pago cheque, traslado carta, o ACH, y constatar el cobro de las comisiones correspondientes. o Verificar sello protector y Valores y fecha de la operación. Realizar revisión cuadre de Tesorería Carteras Colectivas: o Verificar el Cuadro resumen de las Operaciones de Tesorería de Carteras Colectivas. o Verificar los saldo a Cobrar o saldos a Favor como resultado de las operaciones. o Verificar que los saldos de traslados entre las cuentas corrientes y de ahorros, correspondan con el movimiento de tesorería. o Verificar sello protector y Valores y fecha de la operación. Realizar revisión de los retiros de Clientes operaciones del Firma Comisionista : o Verificar que exista la solicitud escrita de retiro de fondos del Cliente, o carta de instrucciones y los documentos soporte de la operación. o Verificar que la solicitud este debidamente confirmada por el Área de Servicio al Cliente. 6

7 o Verificar que este autorizada por el Área de Operaciones o Verificar que el cliente disponga de los recursos necesarios para realizar el retiro, verificar compromisos y garantías. o Verificar la Forma de pago cheque, traslado carta, o ACH, y constatar el cobro de las comisiones correspondientes. o Verificar sello protector y Valores y fecha de la operación. Realizar revisión de pagos a proveedores y gastos de operación: o Verificar que exista factura, o cuenta de cobro, o el documento que soporte el giro de los recursos. o Verificar que el giro se encuentre debidamente aprobado por la Gerencia Financiera. o Verificar que se encuentre debidamente causado, o que se encuentre la orden de giro debidamente diligenciada. o Verificar que el cheque se encuentre debidamente diligenciado y con los sellos protectores. Realizar revisión de Apertura y Actualización de Clientes: o Verificar que la apertura se encuentre debidamente diligenciada en todos sus ítems de información. o Verificar que se encuentre debidamente Firmada por el comercial a cargo del cliente. o Verificar que los documentos soporte de la apertura cumplan con la totalidad de los requisitos establecidos en el procedimiento de vinculación de clientes. o Verificar que la información se encuentre debidamente verificada, por el Área de Cumplimiento, Prevención de lavado de Activos. o Verificar que tenga un cupo asignado por el Área de Riesgo, cuando así corresponda. 7

8 o Verificar que el Formulario se encuentre debidamente firmado por el Comercial Correspondiente y autorizado por el Oficial de Cumplimiento. Realizar revisión operaciones de Comercio exterior: o Verificar la papeleta de operación, que se encuentre debidamente aprobada y revisada por los funcionarios responsables del proceso de negociación. o Verificar que los documentos soporte de la operación, se encuentren debidamente diligenciados y en su totalidad, carta de instrucciones, declaración de cambio y factura de liquidación. o Verificar que el cliente se encuentre actualizado y vigente en la Base de Datos. Realizar revisión de Transmisión de operaciones de Divisas Banco Republica : o Verificar que todas las operaciones se encuentres debidamente Registradas. o Verificar que se realice la transmisión en la fecha determinada. Revisiones Semanales: Informe de Liquidez Superintendencia Financiera o Verificación del Resumen de Portafolio Recursos Propios o Verificación Portafolios de Cuenta Propia o Verificación Resumen de Compromisos de Acciones Cuenta Propia o Verificación de las Cuentas de Bancos y Caja o Verificación Resumen de Acciones por Especie. Revisión del Formatos de Banco de la Republica de Posición Propia de Apalancamiento. o Verificación de Resumen de Compras Ventas de Divisas 8

9 o Verificar Resumen de la Posición Propia, Global, y de Contado o Verificar de Derechos y obligaciones en M/Ext. Informe de Compras y ventas Divisas Circular 8609 o Verificar Operaciones por Ventanilla. o Verificar Operaciones de Compra y venta de divisas originadas en una operación de transferencia. o Verificar Operaciones de Compra y Venta de Divisas con intermediarios del Mercado Cambiario. Revisiones Mensuales o Verificación de las Principales Variables por Ingresos y Gastos o Verificación de Ingresos por Comisiones o Revisión de Portafolios Recursos Propios y Cuenta Propia o Verificación de Gastos Financieros Repos Cuenta Propia o Revisión de Conciliaciones Bancarias o Revisión de los Libros Oficiales o Revisión de Contratos Nuevos de prestación de Servicios Revisiones De Control (Cronograma Mensual) o Revisión de Agencias Arqueo de Caja Estado de la Agencia (Mantenimiento) Funciones del Operador Promedio de Caja vs. Pagos Valores Asegurados 9

10 Activos Fijos o Revisión y actualización Matrices de Riesgo o Revisión de Áreas (Funcionamiento, procesos y funciones) Revisiones Especiales de Control: En cumplimiento de sus funciones el Área de Auditoria interna, realizara revisiones especiales que considere necesarias, para realización de la Auditoria integral y asegurar, la adecuada celebración de todas operaciones realizadas por la compañía en cumplimiento de sus objetivos estratégicos, misionales y visiónales. 10

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