Google Apps tu empresa

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1 Google Apps Suite gratuita de herramientas para tu empresa Jesús Lizarraga Mondragon Introducción a google apps Configurar nuestro dominio en google apps Administración de google apps Correo electrónico (gmail y calendar) Mensajería instantánea con google talk Trabajando con documentos, hojas de datos y presentaciones (google docs) Temario Creación de nuestra WEB y de nuestra intranet (google sites) Compartir y publicar videos 2

2 Introducción a Google APPS y las aplicaciones Web de Escritorio 3 Qué son las aplicaciones WEB de escritorio? Aplicaciones de escritorio tradicionales (correo, calendario, procesador de textos,.) que no se encuentran instaladas en nuestro equipo, sino que accedemos a ellas a través de un navegador WEB 4

3 Ventajas de las aplicaciones WEB de escritorio 5 Ventajas Movilidad: Podremos acceder a nuestras aplicaciones desde cualquier equipo (no dependemos de una instalación local en un PC concreto) 6

4 Ventajas Gestión del Software: Todos los usuarios utilizarán la misma versión del software. Sólo se actualiza el software en un sitio (el servidor) No es necesario distribuir actualizaciones a los clientes 7 Ventajas Seguridad: Menos propenso a los ataques típicos (virus, gusanos, explotación de vulnerabilidades, ) La información se almacena en servidores seguros en lugar de estar dispersa en los equipos de los usuarios Comunicación entre cliente y servidor cifrada (https) 8

5 Ventajas Alta disponibilidad: Los servidores (normalmente) son más robustos y menos propensos a fallos Si un cliente falla se puede substituir fácilmente por otro 9 Inconvenientes de las aplicaciones WEB de escritorio 10

6 Inconvenientes Velocidad: Aplicaciones exigentes en cuanto a velocidad de procesamiento y salida gráfica pueden tener un rendimiento menor 11 Inconvenientes Funcionalidades: Algunas aplicaciones WEB pueden tener funcionalidades limitadas en comparación con sus equivalentes tradicionales 12

7 Inconvenientes Dependencia de la red: La conectividad de red es imprescindible para el funcionamiento de las aplicaciones 13 Algunos ejemplos 14

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10 19 Qué quieren los usuarios? Movilidad: poder utilizar el servicio en cualquier momento y en cualquier lugar Siempre disponible Gran capacidad de almacenamiento: 1GB, 2GB, Envío y recepción de adjuntos grandes Colaborar con cualquiera: crear y compartir No quiero Spam No quiero Virus

11 Cuánto cuesta un servicio de correo propio? Servidor Licencias S.O. Licencias software Sistemas anti-spam Sistema anti-virus Software de backup Horas personal Otros gastos: electricidad, climatización, Coste de un servicio propio Por usuario/año Source: Should Your Live In The Cloud?,Ted Schadler, Forrester, 2009

12 y encima. y encima, el usuario nunca está contento Los usuarios están descontentos La alternativa está en la nube

13 Entorno colaborativo en la nube Alguien especializado en ese servicio lo gestiona. Siempre actualizado con las últimas tecnologías Pago por uso: fácilmente escalable Innovación Continua Google Sites Google Video for Business Blackberry Contact Sync Gmail Video Chat Gmail Offline Blackberry Enterprise Sever Connector Sync for Microsoft Outlook : 68 nuevas funcionalidades 2009: 116 nuevas funcionalidades

14 Mejora Continua Pequeñas actualizaciones frecuentes Ciclo de actualizaciones (2 semanas) Los usuarios se adaptan fácilmente Aprender de los usuarios Investigación Análisis de uso Facilidad de gestión No hace falta actualizar servidores ni clientes No hay que migrar datos Todo el mundo está con la última versión Tiempo de parada mensual (minutos) Google Apps vs. Microsoft Exchange Sever 2007 Total Cost of Ownership Analysis. The Radicati Group, November 2008

15 Horas de administración por semana Corporate IT Survey Messaging & Collaboration, , 2009, The Radicati Group, 2008 Según un informe de Gartner el correo de las grandes empresas en Cloud Computing pasará de un 1% en 2007 a un 20% en 2012 Según Zoli Erdos editor de Cloud Avenue en 2012 por lo menos el 80% de las grandes empresas contrataran servicios en Cloud Computing Source: in the Cloud: Pros and Cons Matt Cain, Gartner, May 2009 Predicciones

16 Es Seguro Google? CPD replicados por todo el planeta Potentes tecnologías de seguridad Soporte 24x7 SLA 99,9% Disponibilidad real: 2008 (99,91%) 2009 (99,92%) Qué es Google Apps? Google Apps es un servicio de Google para uso de dominios en diversos productos ofrecidos por Google. Este servicio representa muchas aplicaciones para Internet con funcionamiento similar a los tradicionales programas para escritorio, incluido Gmail, Google Calendar, Talk, Docs y Sites Google Apps es un completo entorno de mensajería y colaboración suministrado por Google desde sus servidores 32

17 Versiones Standard Edition: Gratuita El mismo almacenamiento que gmail (7.3GB julio 2010) Anuncios Limitado a 50 usuarios Tamaño máximo de adjuntos 25 MB. 34

18 Versiones Premier Edition: 40 EUR por buzón y año (nº de usuarios ilimitado) 25 GB almacenamiento buzón Seguridad integrada con Postini Gestión de recursos (aulas, salas, ) Disponibilidad garantizada 99.9% APIs para Single Sign On, etc. 24/7 soporte telefónico Servicios y aplicaciones de terceros Google Video 35 Versiones Education Edition: Gratuita Almacenamiento igual que gmail (7.3 GB julio 2010) Las misma características que la edición Premier 36

19 Google Apps: Componentes Messaging Mail Powerful service with 25GB of storage and fast search Talk Integrated instant messaging, video and voice chat Calendar Personal, shared, and public calendars Collaboration Docs Simple real-time document collaboration from anywhere Sites Easily created and edited group pages Video Securely shared internal videos.

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24 Página de inicio y ahora 59 servicios más

25 Pero aún hay más Google Analytics Google Marketplace Google Analytics

26 Google Marketplace

27 quién utiliza Google Apps?

28 Más de 30 millones de usuarios Caso de estudio

29 Situación de partida Año alumnos Buzones de 50 MB 4 MB tamaño máximo de los mensajes Resultado: La gente utilizaba cuentas personales en hotmail, gmail, yahoo, No sabíamos cómo contactar con los alumnos vía correo Solución Pocas alternativas en aquella época. Google Apps gratuito para educación En 5 días lo ponemos en marcha (septiembre 2008) Aproximadamente buzones

30 Resultados Alta satisfacción de los usuarios 7 GB de Buzón 25 MB por mensaje No falla casi nunca 99.9% Prácticamente nos hemos olvidado del servicio y de sus problemas Referencias

31 Google Apps Registrando la versión Estandar

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37 Página de inicio: igoogle

38 Organizado en pestañas 76

39 Podemos añadir nuevas pestañas Gadgets 78

40 Añadir más Gmail: el correo de Google 80

41 Gmail Google calendar 82

42 Es una agenda y calendario electrónico creado por Google 83 Permite sincronizar calendarios con los contactos de Gmail 84

43 Si tienes una cuenta de Google, ya estás suscrito 85 Cómo crear un calendario

44 Hay varias formas de crear eventos Notificaciones Los recordatorios de eventos pueden llegar a través de: Correo SMS Ventanas emergentes en Google Calendar

45 89 Google docs 90

46 Google Docs Editor de textos Hojas de cálculo Presentaciónes Formularios 91 A través del navegador web 92

47 Es una suite ofimática en la nube Qué podemos hacer? Subir documentos Crearlos desde el principio Editarlos

48 Qué podemos hacer? Invitar a otros usuarios a editarlos Ver el historial de revisiones Publicar documentos Formatos de exportación de documentos Documentos: Html, Rtf, Word, Open Office, Pdf, Text Hojas de cálculo: Csv, Ods, Html, Pdf, Xls, Txt Presentaciones: Pdf, PPT,

49 Chat en las hojas de cálculo Organización

50 Hasta 10 personas pueden editar un documento o una presentación simultaneamente 99 Hasta 50 personas pueden editar una hoja de cálculo simultaneamente 100

51 Google Sites Referencias

52 Eskerrik asko Jesús /11/22 v1 103

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