CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA - PPC. FECHA: diciembre 18 de 2014

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1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA - PPC Código formato: PDG Página 1 8 FECHA: diciembre Aprobó elaboración o modificación Revisión técnica Firma: Firma: Nombre: Gabriel Alejandro Guzmán Useche Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo. Cargo: Director Técnico Ciudadana y Desarrollo Local Cargo: Director Técnico Planeación

2 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA - PPC Código formato: PDG Página 2 8 CARGO DEL RESPONSABLE PROCESO: DEL Director Ciudadana y Desarrollo Local DEPEDENCIAS QUE INTEGRAN EL PROCESO: Dirección Apoyo al Despacho. Dirección Ciudadana y Desarrollo Local. Subdirección Gestión Local. Gerencias Localidas. OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: BASE LEGAL: REQUISITOS: Establecer un enlace permanente con los clientes la entidad: Concejo y Ciudadanía, promoviendo la participación ciudadana en el control fiscal y el apoyo al control político, generando espacios en los que los clientes puedan dinamizar y consolidar su papel como veedores y dueños los recursos l D.C. El Ciudadana inicia con formulación actividas estratégicas e indicadores l proceso y termina con la implementación las acciones correctivas, preventivas y mejora l. Acuerdo por el cual se dictan normas sobre organización y el funcionamiento la Contraloría Bogotá D.C. Norma NTC - ISO 9000:2005. Norma Internacional, Sistema Gestión la Calidad Fundamentos y Vocabulario. Norma NTC-ISO 9001:2008. Norma Internacional - Requisitos l Sistema Gestión la Calidad. Norma NTCGP 1000:2009. Noma Técnica Calidad en la Gestión Pública. NTD-SIG 001:2011. Norma Técnica Distrital l Sistema Integrado Gestión para las entidas y organismos distritales. Decreto No Por el cual se actualiza el Molo Estándar Control Interno MECI. Numerales NTCGP 1000: 4.1, 4.2, 5.2, 5.6.2, 7.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5. Numerales NTC - ISO 9001: 4.1, 4.2, 5.2, 5.6.2, 7.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.3, 8.4, 8.5. Numerales NTC - ISO 14001: 4.1, , 4.5.1, 4.5.3, 4.5.4, 4.6 Componentes l MECI-2014: 1.1, 1.2, 1.3, 2.1, 2.2, 3.

3 DESCRIPCION DEL PROCESO PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTE PHVA No ENTRADA/ INSUMO CLAVES DEL SALIDA INTERNO EXTERNO PROCESO INTERNO EXTERNO PLANEAR HACER Estratégico. Gestión Recursos Físicos Gestión l Talento Humano. Estratégico Comunicación Estratégica. Ciudadanos. Ciudadanía Concejo Plan Estratégico. Lineamientos la Alta Dirección. Estratégico. Informe Gestión l SIG. Formular actividas estratégicas e Plan Acción l Provisión recursos indicadores l proceso. físicos. proceso. Funcionarios competentes. Informe sobre los resultados la medición la satisfacción los clientes. Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. Necesidas, expectativas y temas impacto para los Clientes. Plan Estratégico. Lineamientos la Alta Dirección. Plan l Acción l proceso. Canales comunicación actualizados (Página Web e Intranet). Elaborar lineamientos PC. los l Promover el ejercicio l control social en la ciudad e integrar al ciudadano en el ejercicio l Control Fiscal. Lineamientos Ciudadanos capacitados. Acciones ciudadanas l Estratégico Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal. Clientes - Ciudadanía Tecnologías la Información y las Herramientas TIC en producción actualizadas. Estudio Economía y

4 PHVA No PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTE ENTRADA/ INSUMO CLAVES DEL SALIDA INTERNO EXTERNO PROCESO INTERNO EXTERNO Comunicaciones. Política Pública Gestión Jurídica. Conceptos. 4 Ciudadanía, Concejo, entre otros Ciudadanos capacitados. Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. Recepcionar, direccionar, coordinar y dar respuesta a los PQR radicados en la Contraloría Bogotá Respuesta a Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Clientes Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal. Estudios Economía y Política Pública. Concejo Bogotá Ciudadanía, Concejo Informes Auditoría. Informes obligatorios, estudios, pronunciamientos. Solicitus y/o cuestionarios Encuestas percepción. Coordinar la entrega productos a los clientes. Atenr requerimientos Concejo los l Medir la satisfacción los clientes: Ciudadanía y Concejo. Entrega informes y estudios a los clientes. Respuestas solicitus cuestionarios atendidas. a y/o Informe sobre los resultados la medición la. Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal Estudios Economía y Política Pública. Estratégico. Clientes Concejo

5 PHVA No PROVEEDOR ACTIVIDADES CLIENTE ENTRADA/ INSUMO CLAVES DEL SALIDA INTERNO EXTERNO PROCESO INTERNO EXTERNO satisfacción los clientes. VERIFICAR: ACTUA R: - Indicadores. - Auditorias Internas Calidad. - Auditorias Externas. - Autoevaluación. - Informe evaluación inpendiente l sistema control interno. - Informe sobre los resultados la medición la satisfacción los clientes. - Revisión por la Dirección. - Peticiones, quejas, sugerencias y reclamos. - Informe Gestión l. - Informe Seguimiento Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora. - Planes Mejoramiento: o Acciones Correctivas. o Acciones Preventivas. o Acciones Mejora. SEGUIMIENTO Y/O MEDICIÓN: RIESGOS REGISTROS DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS Y CONTROLES INHERENTES. Ver Indicadores. Ver Mapa Riesgos y Plan Manejo Riesgos. Ver TRD. Ver Listado Maestro Documentos. Ver s y Procedimientos RECURSOS: Conjunto elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo una tarea en las diferentes etapas l proceso, a saber: Humanos: Funcionarios competentes. Físicos: Infraestructura. Ambiente trabajo. Financieros: Presupuesto funcionamiento. Proyectos Inversión. Tecnológicos: Hardware. Software. Activos Información. Virtuales y información: Intranet. Página Web. Correo electrónico.

6 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADNA - PPC Código formato: PDG Página 7 8 CONTROL DE CAMBIOS Versión 1.0 No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha R.R marzo 2003 Descripción la modificación En la Matriz scripción l proceso, se refinió la ENTRADA/INSUMO y SALIDA cada una las actividas claves l proceso. Para cada una las fases l proceso, se garantiza que los productos o resultados (salidas) son insumos para la actividad siguiente. En la Matriz responsabilidad y comunicaciones, los requisitos la norma ISO 9001:2000: Seguimiento y Medición los procesos ; 8.4 Análisis Datos ; y 8.5 Mejora, se organizaron los conceptos acuerdo a los procedimientos que hacen parte l Enlace con Clientes. Amás el nombre los registros comunicación se revisó. 2.0 R.R mayo Se unifican las matrices scripción los procesos segundo nivel, así como las matrices responsabilidad y comunicación. Se sustituyen los instrumentos seguimiento y medición POA y SIMER por el Plan actividas y sistema medición la gestión la Contraloría Bogotá D.C. en la matriz scripción l proceso y la matriz Responsabilidad y Comunicación. Se modifican actividas claves l proceso y se eliminan las relacionadas con convenios.

7 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADNA - PPC Código formato: PDG Página 8 8 Versión No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha R.R febrero R.R. 016 septiembre R.R. 010 abril Descripción la modificación Se ajusta la redacción l objetivo y alcance l. En la scripción l proceso se ajusta los insumos y salidas las actividas claves l proceso, mejorando la articulación y secuencia con los más procesos l SGC, especialmente con los Orientación Institucional documentos controlados, Gestión Humana, Recursos Físicos y Financieros y Evaluación y Control. De la matriz responsabilidad y comunicaciones se excluye el requisito Auditoría externa, el cual se incorpora en el nuevo proceso Evaluación y Control. Se precisan los documentos a comunicar, así como el medio y los registros en la matriz responsabilidad y comunicaciones. Se limitan como clientes únicamente la ciudadanía y el concejo, actualizando en la scripción l proceso los proveedores los insumos: Necesidas, expectativas y temas impacto para los clientes, peticiones quejas y reclamos y encuestas percepción. Se actualiza la nominación la Dirección para el Control Social y Desarrollo Local y Subdirección para el control Social, conformidad con lo establecido en el Acuerdo En el numeral 4.1. Descripción l procedimiento, No. 6 se modifica la salida Foros, paneles, audiencias públicas por Acciones ciudadanas Especiales. En el numeral 4.2. Matriz Responsabilidad y comunicaciones proceso Enlace con clientes, Requisito aplicable 7.2, se incorpora en la responsabilidad por: los PQR y en el documento que indica la responsabilidad se incluye la Resolución PQR, igual manera en quién lo comunica, se termina la responsabilidad al Director apoyo al Despacho. Se modifica Plan actividas por plan acción.

8 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN CIUDADNA - PPC Código formato: PDG Página 9 8 Versión No. Del Acto Administrativo que lo adopta y Fecha R.R. 021 agosto R.R. 020 mayo Descripción la modificación Se ajusta caracterización l proceso, conformidad con el nuevo Mapa s la entidad, aprobado en comité directivo realizado el 31 enero 2013 y con el Acuerdo Así mismo, el documento se ajusta a la estructura finida en la nueva versión l Procedimiento para el Control Documentos Internos. Se ajustó la caracterización l proceso a la estructura finida en la nueva versión l Procedimiento para el Control Documentos l SIG. Se ajustó el alcance proceso así: El inicia con formulación actividas estratégicas e indicadores l proceso y termina con la implementación las acciones correctivas, preventivas y mejora l. Se incorporó MECI. base legal y ajustar requisito l Se ajustaron las actividas y salidas l. Se incluyó finición RECURSOS. 8.0 R.R. 046 diciembre 2014

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