Instructivo de Eventos Programa de Organización de Eventos Departamento de Espacios de Reconfiguración Cultural

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1 Instructivo de Eventos Programa de Organización de Eventos Departamento de Espacios de Reconfiguración Cultural SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 1

2 Índice I. Presentación General... 3 II. Estructura General... 3 III. Preparación de eventos... 4 IV. Pasos para realizar un Evento... 6 V. Responsables Operativos VI. Viajes para participar en eventos en el país y en el exterior VII. Cierre VIII. ANEO 1. INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN I. ANEO 2. FORMULARIOS MODELOS SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 2

3 I. Presentación General 1. El Departamento de Reconfiguración Cultural se plantea los siguientes objetivos: 1.1. Poner a disposición de la Fundación SES, (programas de las áreas Estratégicas nacional y local, áreas de servicios de la Fundación SES, otros departamentos del Instituto), organizaciones nodo, y otras instituciones, capacidad tecnológica e infraestructura adecuada que posibiliten y promuevan diferentes espacios donde el aprendizaje sea posible a través del encuentro, la participación, la reflexión y el intercambio con otros y con la mirada puesta en las prácticas Organiza eventos (encuentros, seminarios, talleres) generadores de aprendizaje y participación que contribuyan al: Enriquecimiento de la misión institucional de la Fundación SES, dando visibilidad y difusión a sus proyectos y Participación a otras instituciones no vinculadas a SES. 2. Aportes específico El departamento contextualizará cada evento dentro del marco político institucional de SES y aportará: 2.1. Orientación y adecuación a la estrategia planteada por SES Integración de los encuentros a la propuesta Articulación con los actores que los soliciten 2.4. Organización y administración de los recursos Instrumentos que posibiliten cotizar tentativamente y con celeridad los eventos solicitados Capacidad de gestión de la infraestructura requerida 2.5. Optimización de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos Instrumentos de seguimiento de las actividades previas y posteriores al evento. II. Estructura General Categorías de Eventos y Planificación Todo evento es considerado un proyecto y como tal es necesario su diseño planteando los objetivos, el marco político, institucional y programático en el que se va a desarrollar, quiénes van a participar, a quiénes estará dirigido, cuáles serán sus metas, qué impacto se logrará. Un evento planificado, tiene amplias posibilidades de concretarse de manera satisfactoria y de organizarse de modo que los recursos empleados sean optimizados. Diferenciamos cuatro ámbitos de acción en los que se desarrollarán los eventos: 3.1. Instituto SES Todos aquellos eventos, tales como, encuentros, seminarios, cursos, jornadas organizados o requeridos dentro de la esfera del Instituto SES Áreas y Servicios de la Fundación SES SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 3

4 Organización de eventos a requerimiento de las áreas Estratégicas Local y Nacional o del Área de Servicios de la Fundación SES como RSE, RR.II y Comunicación Dirección General de SES A requerimiento de dicha dirección Externos A requerimiento de terceros, siempre y cuando están relacionados con la temática y contribuyan a la misión de la Fundación SES. Por ejemplo: empresa u OC que quieran realizar un encuentro o curso y demanda la organización del evento al Instituto SES). 4. Tipos de Eventos Según extracción de los participantes: 1. Eventos internos: Circunscriptos a destinatarios de la Fundación SES. 2. Eventos abiertos / mixtos: pueden participar invitados o inscriptos externos a la Fundación SES (estudiantes, empresarios, OC, interesados en la temática de jóvenes, organizaciones nodo, jóvenes, etc.) 3. Externos: al ser requeridos por terceros, el Instituto podrá ofrecer el mailing de contactos o el público invitado corresponderá a la esfera de la institución solicitante. III. Preparación de eventos 3. Preparación de eventos importantes Total del proceso: 10 meses Total del proceso previo: 7 meses PASO RESPONSABLE CRONOGRAMA IDEA de hacer un evento Sector Mes -7 Aprobación de la realización DIR Mes -7 Diseño del evento aviso a los sectores involucrados Acuerdos institucionales básicos (con otras instituciones) Sector y eventos Mes -6 Sectores Mes -6 Presupuesto Eventos Mes -6 Aprobación del presupuesto Sector +DIR Mes -6 Reserva del lugar Eventos Mes -5 Equipo de trabajo para el evento Eventos + sectores Mes -5 Invitaciones especiales Eventos Mes - 5 Invitaciones Eventos Mes -2 SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 4

5 Logística PASO RESPONSABLE CRONOGRAMA Prensa y comunicación Comunicación Mes -1 Realización del evento Eventos + sectores Fecha 0 Sistematización del producto y evaluación Sector Mes + 1 Publicación Comunicación Mes + 2 Devolución a los participantes Eventos Mes + 3 Informe final narrativo y financiero Eventos Mes Eventos sin invitados especiales Total del proceso: 7 meses Total del proceso previo: 4 meses PASO RESPONSABLE CRONOGRAMA IDEA de hacer un evento Sector Mes -4 Aprobación de la realización DIR Mes -4 Diseño del evento aviso a los sectores involucrados Acuerdos institucionales básicos (con otras instituciones) Sector y eventos Mes -3 Sectores Mes -3 Presupuesto Eventos Mes -3 Aprobación del presupuesto Sector +DIR Mes -3 Equipo de trabajo para el evento Eventos + sectores Mes -3 Invitaciones Reserva del lugar, logística Eventos Mes -2 Prensa y comunicación Comunicación Mes -1 Realización del evento Eventos + sectores Fecha 0 Sistematización del producto y evaluación Sector Mes + 1 Publicación Comunicación Mes + 2 SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 5

6 Devolución a los participantes Eventos Mes + 2 Informe final narrativo y financiero Eventos Mes + 3 IV. Pasos para realizar un Evento A continuación enunciamos los pasos que nos guiarán en la realización de un evento. Recordemos que dependiendo del tipo de evento a realizar, variarán las características de implementación de cada paso. Este instructivo, está esencialmente diseñado para dar apoyo y tecnología adecuada, asegurando mayores posibilidades de éxito. Definiremos en primer lugar, la persona que llevará adelante la coordinación y organización general del evento, quién será la responsable de cumplimentar los instrumentos necesarios para transitar los pasos enunciados: 1. Solicitud de programación 2. Aprobación del evento a realizar. 3. Definir con el sector y/o institución, el equipo referente del evento. 4. Conocer el presupuesto disponible. 5. Definir el tipo de evento. 6. Diseñar el proyecto y presupuesto operativo 7. Explicitar objetivos, metas y acciones. Presupuestos y asignación presupuestaria. Cronograma con tiempos a cumplir. Descripción de necesidades centrales y optativas. Armado de equipos necesarios y asignación de tareas. Instrumentos de monitoreo 8. Aprobación del proyecto y del presupuesto. 9. Revisión de los check lists 10. Ejecución del evento 11. Evaluación del evento 12. Actividades Post evento Rendición de cuentas / reembolsos Monitoreo de materiales producidos Desarrollo de los pasos antes enunciados 1. Solicitud de programación La solicitud de programación es un instrumento que posibilita una primera aproximación para entender la demanda solicitada y el marco en el que se inscribirá el evento, así como acordar los requerimientos necesarios para su ejecución. (ver Cuadro 1 en Instrumentos de Planificación) SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 6

7 2. Aprobación del evento a realizar Para cumplir con este paso hemos desarrollado un formulario, el que llamaremos de ahora en más Planilla de Inicio para Eventos. Es la herramienta que se deberá completar para dar inicio a la elaboración del evento en sí. Tiene dos objetivos: la aprobación desde los sectores involucrados y la información a los diferentes Sectores de la Fundación SES acerca del comienzo de los pasos antes mencionados para realizar el evento pensado. La finalización del paso 2 culminará cuando en el formulario figuren las vistas de los responsables, del director del Instituto y de la Dirección Ejecutiva. En caso de sugerir la suspensión del evento, sólo la firma de la Dirección Ejecutiva de la Fundación SES está facultada para hacerlo. Ahora sí estamos en condiciones de seguir adelante con el proyecto. (ver Cuadro 2 en Instrumentos de Planificación) 3. Definir el equipo referente del evento Desde la instancia institucional correspondiente, se tomará la decisión y se designará a las personas que trabajarán en un equipo junto con el / la Coordinadora del evento. Funciones de la coordinación del Evento La o el responsable de la coordinación de la organización del evento, deberá monitorear las actividades que harán posible el cumplimiento de los objetivos y metas así como de administrar y gerenciar el evento; tiene dos roles fundamentales, el cualitativo y el funcional. Ejemplos de lo cualitativo son conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes, definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y sociales etc. En cambio lo funcional, requiere involucrarse con los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento. Deberá pensar en el armado de grupos y /o equipos de personas delimitando las responsabilidades de acuerdo a las tareas específicas a desarrollar. Preverá la supervisión del registro de los participantes. Preverá también la supervisión del sistema de información a los participantes. Lo que podremos vehiculizar utilizando la carta informativa. Realizará el monitoreo de los equipos y de la organización en general. Funciones del equipo del Área referente en el evento Deberá definir los objetivos generales y específicos del evento. Deberá definir la temática principal del evento. Esto es en primera instancia identificar las actividades que se llevarán a cabo, como así también deberá identificar cuales serán los principales temas que serán tratados en el evento. Diseñará y llevará adelante el desarrollo metodológico del evento. (Ver modelo de cartainfo en Formularios Modelos) 4. Conocer el presupuesto disponible Debemos prever en primera instancia el presupuesto general disponible que se tiene para llevar a cabo el evento. Se deben recabar los datos administrativos del evento en cuestión a través SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 7

8 del trabajo conjunto del referente administrativo del Sector y el Sector de Administración de Fundación SES, de modo de corroborar el monto disponible para la realización de la actividad. Una vez que se cuenta con la información sobre el monto disponible se debe completar el Cuadro Nº1. Para diseñar el presupuesto es necesario tener en claro cuál es el evento a realizar y comenzar a delinearlo de manera de tener en claro determinados datos para elaborar un presupuesto lo más ajustado a la realidad posible. Los costos deberán ser chequeados al menos cada dos meses. En cuanto a las contrapartes es importante que se detallen potenciales rubros a ser financiados externamente, y coordinar acciones de desarrollo de recursos con Relaciones Institucionales. Esto debe realizarse con dos meses de anticipación. Algunos ejemplos de los rubros que pueden ser financiados externamente: precios especiales por paquetes aéreos masivos; gastos de un expositor extranjero a través de las embajadas, Internacional Youth Foundation, Ashoka, etc. 5- Definir la categoría del evento En función de las variables ofrecidas con anterioridad, el responsable del evento determinará la categoría del evento a realizar. Categoría que deberá mencionarse en el cuadro número 1. E I - (Eventos Internos) EM (Eventos mixto) E E (Eventos Externos) (Ver Cuadro 1 en Instrumentos de Planificación) 6-Desarrollo del Proyecto y Presupuesto Operativo Llegando a esta instancia, pensaremos en el evento como un proyecto. Se redactará un proyecto elaborando: El marco en el que se desarrolla el evento Objetivos, metas, acciones, presupuestos, cronograma y programa con todas las características propias de cada uno. Designación de tareas y responsables con fechas a cumplir. Es en esta instancia donde debemos completar paso por paso todos y cada uno de los ítems que aparecen en el check list según los modelos ofrecidos en esta herramienta para presentarlo junto al proyecto. (Ver modelo de CheckList según la categoría del evento, en Instrumentos de Planificación) Descripción de necesidades centrales y/o optativas. A continuación detallamos una generalidad de acciones a desarrollar durante el periodo previo al día del evento. Estas son: a. Lugar Principalmente debemos tener presente al momento de la reserva del lugar, el tipo de actividad/es que se quiere lograr y la cantidad de asistentes que se prevén. Debemos pensar en las fechas más convenientes para llevar a cabo el evento, antes de tomar la decisión final. Como así también recordar averiguar cuántas personas van a dormir en el lugar? si es el caso; de cuántos salones dispone y cuántos salones son los que se necesitan SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 8

9 para el evento en cuestión?; cómo es el régimen de comidas?; si posee equipo de sonido y luces?; si hay enchufes suficientes para la actividad que se desee realizar?; etc. b. Menú Creemos fundamental para poder determinar que tipo de alimentos y/o bebidas vamos a preferir para el evento tener en cuenta básicamente dos variables: el presupuesto asignado a este rubro y la categoría del evento. En este punto es recomendable haber pensado con anterioridad los horarios en que se llevará a cabo la actividad (hora aproximada de apertura y de finalización), los intervalos (en caso de que los hubiera) y la duración total del evento. (Ver modelo de Ticket Comidas, en Instrumentos de Planificación) c. Invitaciones (Mailing Interno y Envío) En lo primero que debemos pensar en este punto es en confeccionar un directorio / mailing de asistentes y/o invitados (posibles y necesarios), por persona u organización. Les sugerimos para dar una mayor utilidad a esta herramienta, realizar el listado lo mas completo posible; para esto les recomendamos hacerse de datos básicos como ser el nombre completo de la persona, la dirección de correo postal, su teléfono, el correo electrónico que utiliza habitualmente, el nombre completo de su organización o empresa, etcétera. Ya que también nos va a ser de gran utilidad al momento de realizar la rotulación de los sobres para el envío, labor que debemos promediar su comienzo entre los 30 y 60 días previos al evento. 1 Luego que él o la responsable de la coordinación del evento haya finalizado con el listado de participantes, habiendo establecido en el mismo, la asistencia confirmada al evento por parte de los concurrentes, deberá realizar una base de datos que contenga como mínimo el nombre completo y el correo electrónico del participante, para entregar con la celeridad posible a la línea de comunicación, mas precisamente al encargado de prensa, para así volcar esa información a la base de datos que prensa utiliza a la hora de enviar el boletín SES. d. Pasajes En el caso de querer invitar a alguien para que concurra al evento y hacerse cargo de su pasaje debemos preverlo con anterioridad, teniendo siempre en cuenta y sin olvidarnos el costo total asignado para este rubro. 1 Para recordar en esta acción: Determinar el número aproximado de participantes (incluyendo a los invitados especiales ponentes y a los asistentes en general). Realizar las listas pertinentes al registro de participantes. (ver modelo de inscripción en Formularios Modelos) Realizar las identificaciones personales para cada uno de los asistentes al evento. (ver modelo de identificaciones en Formularios Modelos) Lograr tener con una anterioridad mínima de 5 días de la fecha de realización del evento la confirmación de asistencia por parte de los participantes. Para esto podemos utilizar los datos que hemos obtenido de los participantes cuando completaron la ficha de inscripción. En este caso se puede fijar una fecha límite para la inscripción la que recomendamos incluirla en la Carta Informativa. (ver modelo de Cartainfo en Formularios Modelos) Es necesario e importante también, adjuntar el plano del lugar y las formas más generales de transporte a la invitación. Para aquellos que necesiten realizar envíos postales les recomendamos, luego de haber realizado un relevamiento de las empresas que se dedican al envío de sobres y encomiendas, a la empresa Print House que trabaja conjuntamente con el Correo Argentino, tanto por ubicarse cerca de nuestra sede como por sus buenos precios. La misma se encuentra ubicada en Avenida Cabildo 2601 y su teléfono es , pudiendo contactarse con la Señora Martha Mamani. SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 9

10 e. Hospedaje Acá debemos realizar y sistematizar la planificación del hospedaje; definir número de habitaciones necesarias por hotel y/o casas de encuentro; determinar número de personas por habitación; coordinar y establecer con anterioridad con el personal del o los hoteles o casas de encuentro el registro y la asignación de las habitaciones durante el primer día. Asimismo debemos recordar que de realizarse el evento en una casa de encuentro, es importante preguntar que deben llevar los participantes, como ser: ropa de cama, toallas, etcétera. f. Movilidad Traslado de Asistentes Poder tener este servicio centralizado en una sola empresa, nos facilitará sobremanera la tarea administrativa. Debemos tener en cuenta: el traslado de la persona desde el lugar de llegada al lugar de destino que con anterioridad se haya previsto y viceversa. El traslado desde el hotel hasta el lugar del evento, y viceversa y otros traslados, dependiendo de cada caso. Además es importante hacer una planilla que contenga datos claros con la asignación de participantes por transporte; cómo será la distribución de participantes por hoteles / casas de encuentro. Previendo también en la misma la realización de un circuito de la distribución acorde a las reservas ya realizadas y asignadas para los participantes asistentes al evento. 2 Traslado de carga Al igual que en el anterior caso debemos seleccionar en base a la variable menor presupuesto mayor servicio, el transporte que se encargará de realizar el traslado de todo lo que sea carga. Reconociendo como carga a todos aquellos materiales de trabajo que sean necesarios trasladar hasta el lugar del evento, como ser rotafolio, computadora, retroproyector, pantalla, impresora, útiles de librería etc. g. Recopilación de Materiales En éste punto veremos los materiales que debemos prever y preparar para un evento cualquiera sea su categoría. Son tres los tipos de materiales que identificamos en este manual: 1. Útiles Serán todos los materiales que identificamos como de librería. Recordemos que para trasladar todo este tipo de materiales, utilizar los canastos plásticos que tenemos en nuestra Fundación nos facilita el trabajo, ayudándonos a unificar todo en un mismo lugar. 2. Unidades Técnicas Identificamos como unidades técnicas al equipamiento tecnológico que podemos llegar a utilizar en el transcurso del evento. 2 Si durante el encuentro, hubiera que realizar algún traslado de participantes, debe ser previsto con la suficiente antelación. Recordemos que la Asistencia General cuenta con un directorio telefónico con datos de empresas que brindan servicios de Remisería, Micros, Combis, etcétera. Tengamos en cuenta como dato importante, que el costo del kilometraje de estos servicios, oscila entre $ 0,70.- y $ 1,00.- SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 10

11 3. Impresos Dependiendo de cada caso en especial, vamos a necesitar básicamente algunos materiales impresos. Para este tipo de materiales Comunicación deberá trabajar en conjunto con el Área solicitante del evento para acordar el partido gráfico y la elaboración de los mismos, teniendo en cuenta la cantidad y la calidad que se requiera para cada caso en particular. (Ver modelo de Materiales en Formularios Modelos) h. Comunicación, Imagen y Relación con los Medios Lo primero que debemos realizar en esta acción antes de reunirnos con el equipo de Comunicación es tratar de saber las respuestas a los interrogantes que desde esa línea les proponemos con el fin de obtener de manera clara y concreta los objetivos comunicacionales del evento a realizarse. (Ver modelo de Preguntas Comunicacionales en Formularios Modelos) Una vez resueltas las preguntas que antes mencionáramos, estaremos en condiciones de avanzar en referencias al trato que se le deberá dar al manejo de información específica acerca del evento y al contacto con los medios. En relación a la difusión, deberemos acordar una estrategia comunicacional y designar un referente encargado del servicio de interrelación con los medios, nacional, provincial y/o internacional. La oficina de prensa podrá tener en cuenta los siguientes pasos que facilitarán su labor, a saber: 1. Contar con un mailing genérico de periodistas y medios masivos y especializados (nacionales, provinciales e internacionales). 2. Seleccionar periodistas y medios para cada caso en concreto. 3. Contactar e invitar a periodistas y medios ya seleccionados. 4. Hacerles llegar el temario del evento e informar en el caso de contar con la presencia de alguna figura relevante. 5. Por último (si así se dispone) se podrán organizar ruedas de prensa, antes, durante y/o después del evento. i. Conexión a Internet Para eventos externos (EE), sobre todo con participación de invitados extranjeros, debemos prever la manera de que los mismos puedan tener acceso a Internet, ya sea desde el lugar sede del evento o, desde algún locutorio cercano y accesible. j. Imprevistos (Ver modelo de Guía Logística en Formularios Modelos) Tener a mano la Guía Logística para que ante cualquier imprevisto, las actividades puedan continuar. Por otro lado, es recomendable tener a mano un botiquín médico de primeros auxilios y la dirección y teléfono de algún servicio de emergencias médicas por cualquier eventual que pudiese llegar a suceder. Si la actividad incluyera acciones que pudieran poner en riesgo la salud de los participantes en forma notoria (por ejemplo: actividad deportiva) deberá considerarse la posibilidad de contratar un seguro adecuado a cada caso. SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 11

12 7- Aprobación del Presupuesto y del Proyecto La aprobación del presupuesto y del proyecto quedará efectivizada una vez que se haya completado y firmado el formulario denominado Planilla de Aprobación Final. Asimismo también deberán figurar las vistas que se señalan en el formulario. Finalizada esta instancia estaremos en condiciones de dar el presupuesto y el proyecto por aprobado en su totalidad. (Ver Cuadro 3 en Instrumentos de Planificación) 8-Revisión de los Check Lists Esta acción se realizará entre el /la coordinadora del evento y el equipo referente, quienes determinarán si se están cumpliendo con los tiempos estipulados. La revisión de los check list posibilitará el monitoreo permanente de las actividades previas a la realización del evento. 9- Ejecución del evento Se trata de la puesta en marcha de todos los pasos que mencionáramos anteriormente de manera conjunta en tiempo y forma. Además debemos recordar hacer durante la realización del evento la recopilación integral de todo lo que allí suceda, ya sea por medio de una grabación y/o por medio de fotografías, video, observadores y notas. 10- Evaluación del evento Una vez culminado el evento se realizará la evaluación del mismo. Los factores principales a tener en cuenta al realizar una evaluación será saber si se alcanzó el objetivo general del evento; si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron; si los programas se cumplieron en su totalidad y con qué nivel de calidad y si los resultados obtenidos fueron los esperados. Es conveniente durante el evento ofrecer a los participantes cuestionarios para ir chequeando y conocer la opinión sobre el evento en general. (Ver modelo de Cuestionario en Formularios Modelos) 11- Finalización del evento Una vez finalizada la actividad, la coordinadora del evento deberá entregar al Sector correspondiente, los materiales recopilados durante el desarrollo del evento a fin elaborar la Memoria del Evento para luego cerrar íntegramente el acontecimiento con la Sistematización de los logros alcanzados en dicho evento. El departamento de Reconfiguración Cultural presentará un informe final que de cuenta de la organización del evento, presupuesto, dificultades y logros del evento realizado. Es obligación en esta instancia, que el/la coordinadora del evento pueda brindar a Comunicación, el listado con los datos completos de cada una de las personas que asistieron al mismo para poder actualizar los datos del mailing, con el objetivo de poder chequear y/o agregar nuevos contactos para cumplir correctamente con el envío del boletín SES. 3 3 Recordemos que estos datos los tenemos contemplados en el formulario de inscripción. Además, ésta herramienta es una de las primeras que utilizamos al comenzar con la organización del evento. SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 12

13 V. Responsables Operativos Se deberá establecer claramente las responsabilidades y funciones de los miembros del equipo. A tales efectos veremos la distribución en función de las actividades: Distribución de Responsabilidades Dirección Eventos Sector Agenda Decisión de ejecución Diseño del Proyecto Objetivos Elaboración de presupuesto Reserva Lugar Alojamiento Alimentos / bebidas Definición de Participantes Mailing invitados completo Envío de invitaciones Cronograma de Actividades Envío de Carta Informativa Envío de Cronograma de Actividades Inscripción de Asistentes Registro de Asistentes confirmados Traslado de asistentes Traslado de carga Sonido y luces Pasajes / viajes SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 13

14 Útiles - Check list Compra de materiales Recopilación de material durante Monitoreo elaboración memoria Sistematización Monitoreo de sistematización Evaluación del evento Informes del evento Imprevistos (botiquín,emerg.seguro) Información en web Difusión a través de Comunic. Carteles Impresos para el evento Monitoreo de impresos Insumos para Prensa Prensa Monitoreo de prensa Rendición de cuentas Reembolsos Cierre Informe final Cierre Relaciones Institucionales consultar algunas cuestiones pertinentes: Consultar con RRII la base de datos de contactos institucionales antes de hacer el mailing de invitaciones, información sobre el evento, etc. Definir el rol de cada uno de los contactos institucionales en el evento. SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 14

15 Analizar posibles acciones de gestión de recursos (contrapartes) para el evento (dos meses de anticipación). Antes de realizar la difusión del evento, carteles, mailing, etc. Verificar el listado de auspiciantes y apoyos institucionales. Comunicación tendrá a su cargo la previsión de las siguientes actividades: Partido Gráfico Impresos Prensa Difusión VI. Viajes para participar en eventos en el país y en el exterior Estos viajes se refieren a la participación de miembros de los equipos de Fundación SES para participar en eventos externos de importancia. Los mismos pueden ocurrir dentro del país (ejemplo: presentación de Diagnóstico Participativo en una localidad con autoridades públicas). Para ayudar a prever estas acciones elaboramos un check list específico para eventos en el país y otro para eventos a realizarse en el exterior. (Ver modelo de CheckList según el viaje a realizar, en Instrumentos de Planificación) VII. Cierre Se considerará el evento cerrado una vez que se hayan realizado la evaluación correspondiente, los informes realizados por el Sector solicitante del evento y por el departamento de ERC. Esperamos que este instructivo transfiera la tecnología necesaria que facilite la organización y planificación de espacios de aprendizaje y encuentro. SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 15

16 VIII. ANEO 1. INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 16

17 Cuadro 1 Solicitud de Programación Fecha Nombre del Evento: Programa que lo solicita: Responsable del Sector solicitante: Objetivos: SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 17

18 Fecha de inicio Cantidad de participantes Mailing de participantes Fecha de finalización observaciones: Lugar de realización Provincia Localidad Nombre de la sede Dirección Tel/fax SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 18

19 Contacto Requerimientos de infraestructura: Mobiliario: cantidad capacidad sillas salones auditorio mesas aulas espacios abiertos otros depósito para materiales especifique: otros especifique: SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 19

20 Requerimientos de equipamiento técnico: equipos de sonido equipos de proyección informática micrófonos video-casetera pc fijos TV prt inalámbricos proyector PC fotocopiadora pantalla blanca Retro-proyector otros: Grabadores /cintas luces SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 20

21 Requerimientos imprenta: Filminas Señalización Carteles Fotocopias Cartel auspiciantes Requerimientos de alojamiento: Complejo Turístico Casa de Encuentros Hotel Hotel invitados especiales SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 21

22 Requerimientos de comida: Desayuno Merienda Comidas especiales Almuerzo Cena Requerimientos de Capacitación: Capacitadores Obra de Teatro Expositores Coordinadores Otros: Coordinador/a del evento SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 22

23 Cuadro 2 Planilla de Inicio para Eventos Nombre Tentativo del Evento: Sector solicitante: Categoría del Evento: Interno mixto Externo Responsable del Evento: Fecha Tentativa del Evento: Disponibilidad Tentativa: Costo de Organización Tentativa: Financiador: Firmas de Aprobación Responsable de Programa Fecha Firma y Aclaración Responsable del Sector Fecha Firma y Aclaración Director Fecha Firma y Aclaración Vistas: Administración Comunicación RRII Instituto SES SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 23

24 Cuadro 3 Planilla de Aprobación Final Nombre del Evento: Sector Solicitante: Categoría del Evento: Interno mixto Externo... Responsable del Evento: Equipo de Trabajo: Presupuesto Disponible: $ Presupuesto Operativo: $ Fecha del Evento: / / Proyecto Cronograma Se adjunta: SUSTENTABILIDAD EDUCACIÓN SOLIDARIDAD 24

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