José Ángel Fernández Sampedro. Documento de notas para uso docente.

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1 W O R D José Ángel Fernández Sampedro. Documento de notas para uso docente.

2 Tratamiento de textos... 3 Desplazamiento por el texto... 3 Seleccionar texto... 3 De acuerdo con el formato se ha de distinguir:... 3 Insertar una tabla... 5 Saltos de página y de sección... 6 Escribir en columnas de Formato Periodístico INSERTAR IMÁGENES... 8 MARCADORES Y DESPLAZAMIENTO POR EL TEXTO... 8 INSERTAR HIPERVÍNCULOS NOTA AL PIE DE PÁGINA... 9 MARCA DE AGUA... 9 ENCABEZADO, PIE DE PÁGINA Y NUMERACIÓN AUTOMÁTICA CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA AUTOMATIZACIÓN DEL CORREO EXPLICACIÓN Como imprimir etiquetas y sobres Como imprimir una sola etiqueta o sobre las etiquetas Como imprimir un sobre Como combinar una carta con un grupo de destinatarios Página 2 de 19 2

3 Tratamiento de textos Desplazamiento por el texto CURSORES: o Carácter adelante / atrás o Línea arriba / abajo CONTROL + CURSOR: o Una palabra hacia delante / atrás o Un párrafo hacia delante / atrás. INICIO / FIN: Al principio y al final de la línea. CONTROL + INICIO / FIN: Al principio y al final del documento. REPAG /AVPAG: Retroceder y avanzar un espacio equivalente a una pantalla. Seleccionar texto Ratón: Posicionar el punto de inserción e el punto origen de la selección y con el botón pulsado arrastrar. o Selección Vertical: ALT+RATÓN. Teclado: o Mayúscula + desplazamiento De acuerdo con el formato se ha de distinguir: El formato de un documento se estructura en 4 niveles: Caracteres individuales Párrafos individuales Secciones del documento o Una sección es una PARTE, UNA DIVISIÓN del documento, creada para aplicarle un formato único y diferente al resto del documento. Crear una nueva sección permite operar sobre, la configuración de la página, el número de columnas o los encabezados y pies de página Todo el documento: Algunos atributos como el fondo del documento o determinados parámetros temáticos (estilo y formato de las viñetas, de los hipervínculos o de las líneas horizontales insertadas por ejemplo) son de aplicación al conjunto de documento. No obstante, no es habitual parametrizar estas características. Caracteres: o Fuente: tipo de letra o Tamaño de la fuente o Estilo de la fuente: Cursiva, Negrita, Cursiva y Negrita o Normal. o Subrayado (elegir el tipo de subrayado en el formato de la fuente) o Espacio entre caracteres: Página 3 de 19 3

4 Escala: Cantidad por la que el ancho de los caracteres se aumenta o se disminuye Separación entre los caracteres. Mayor o menor espacio entre los caracteres, para expandir el texto o comprimirlo. Posición: También se pueden subir o bajar del eje de la línea. Efectos: Textos con efectos tipo efectos web. o Inserción de símbolos y caracteres externos. Otros símbolos y caracteres que no se encuentran en el teclado. Menú: INSERTAR -> SÍMBOLOS. Pulsando AltGR+los números de texto unicode. Párrafos: Consiste en un bloque de texto. o Se finaliza un párrafo al pulsar INTRO. Word muestra una marca de fin de párrafo. A diferencia del fin de párrafo está el fin de línea, que se introduce pulsando a la vez INTRO+MAYUS, y tiene un símbolo como el de la flecha del intro. El formato de párrafo consiste en: Alineación: Justificación del párrafo (izda, dcha. Centro o justificado) Sangría. La posición horizontal del texto respecto a los márgenes del documento. Puede ser izquierda o derecha, para situar el texto respecto a los márgenes y en la primera línea solamente o en todas las líneas menos en la primera: FRANCESA. Espacio Anterior Espacio Posterior Interlineado Líneas y saltos de página: Control de viudas: última línea de un párrafo en otra página. Control de huérfanas. Primera de un párrafo en la parte inferior de una página. Conservar líneas juntas: Todas las líneas de un párrafo se imprimen la misma página. Números de línea: Se trata de un contador que indica el número de línea dentro del documento que aparece justo junto a cada línea de texto, habitualmente utilizado en textos jurídicos, ediciones de libros o guiones para hacer referencia a una parte del texto. Se puede controlar la inserción de números en todas las líneas o cada cierto intervalo (cada 10 líneas por ejemplo). La inserción de número de líneas se realiza en el menú Archivo Configurar página. En la pestaña de diseño y puede diferenciarse por secciones. Página 4 de 19 4

5 ESTILO: Es una colección de características de formato que puede aplicar al texto de un documento a las que se asigna un nombre o referencia. Por ejemplo, el Estilo NORMAL consiste en una Fuente Times New Roman, con tamaño 12, alineación de párrafo izquierda, espacio interlineado sencillo y control de líneas viudas y huérfanas. o VENTAJA: Evidentemente la ventaja de aplicar un estilo es que permite asignar formato a caracteres y a párrafos a la vez. Así es más sencillo mantener la coherencia en el formato del documento: Títulos de primer nivel con igual formato, igual los de otro nivel y el texto normal. Además se pueden incorporar a plantillas para que sea utilizado el mismo estilo por varias personas. o TIPOS DE ESTILO EN WORD: Estilo de párrafo. Estilo de carácter. Estilo de tabla. (formato de l atabla de word) Estilo de lista. Cjto de características de una lista (lista numerada en varios niveles o lista de viñetas). Insertar una tabla OFRECE MUCHAS VENTAJAS PARA ORGANIZAR EL TEXTO. Elemento formado por filas y columnas. Para insertarla hay dos alternativas: Dibujar tabla INSERTAR TABLA. Esta opción resulta más versátil. Se genera una tabla con tantas filas y columnas vacías como se ha definido. Para insertar filas, mediante el menú contextual una vez situado en la fila correspondiente. Idem para inseratar columnas Combinar celdas y dividir celdas: Diseñar el contenido de las tablas con las casillas deseadas por fila y columna. Modificar el ancho de columnas: A partir de la regla que aparece en la parte superior de la hoja. Autoajustar: o Al Contenido: Se ajusta al ancho de la fila con más contenido. Página 5 de 19 5

6 sdfasasdf o A la ventana: Al ancho de la página o Ancho de columna fijo. Distribuir uniformemente: Tanto para columnas como para filas, hace que cada una de ellas tenga la misma anchura. Dar formato utilizando el AUTOFORMATO: Permite aplicar un formato ya diseñado para las tablas. Además se puede crear un autoformato personalizado por el usuario y aplicarlo a todas las tablas de un documento Saltos de página y de sección Los saltos de página permiten determinar el final de una página. De este modo nos aseguramos que el comienzo del siguiente apartado arranca en una página nueva. Más interesantes son los saltos de sección que permiten dividir el documento en apartados consecutivos pero diferentes y después aplicar a cada sección formatos de página distintos. Por ejemplo, puede utilizar formato de una columna para la sección de presentación de un informe y después utilizar formato de dos columnas para el texto independiente del informe en la siguiente sección. O utilizar páginas en orientación horizontal, con unos márgenes determinados para presentar un producto, páginas en orientación vertical para la descripción del mismo. Un salto de sección genera una marca de formato caracterizadaza por una línea doble punteada a lo largo de una línea que incluye el texto: Salto de sección y entre paréntesis indica el tipo de salto de sección (Continua), (Página Siguiente),.. Los tipos de saltos de sección que se pueden insertar son los siguientes: Página siguiente inserta un salto de sección e inicia la nueva sección en la página siguiente. Continuo inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página. Página impar o Página par inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par. TIPOS DE FORMATOS QUE SE ESTABLECEN PARA LAS SECCIONES Página 6 de 19 6

7 Puede cambiar los siguientes formatos de sección: Márgenes Tamaño u orientación del papel Fuente del papel para una impresora Bordes de página Alineación vertical Encabezados y pies de página Columnas Numeración de página Numeración de línea Notas al pie y notas al final Escribir en columnas de Formato Periodístico. FORMATO COLUMNAS A diferencia del trabajo con las tablas, la utilización de columnas de estilo periodístico, hacen que el texto fluya desde el final de una columna hacia el comienzo de la siguiente. Esto no se da cuando se escribe en columnas contiguas de una tabla. INTRODUCIR COLUMNAS PERIODÍSTICAS A TRAVÉS DEL BOTÓN COLUMNAS o Word dividirá el documento en hasta 6 columnas de igual ancho y con una separación de 1,25 centímetros. o Si se ha seleccionado sólo una parte del documento, word insertará justo antes y después saltos de sección de tipo continua. Para cambiar las columnas de escritura se ha de introducir por tanto una nueva sección. Si no se desea introducir un salto de página, pues sección continua y si se desea pasar a un página diferente, pues sección en siguiente página. INTRODUCIR COLUMNAS A TRAVÉS DE : FORMATO COLUMNAS Se puede seleccionar el número de columnas hasta 11, el espacio entre ellas y poner líneas de división entre ellas. Además se pueden incluir saltos de columna. Página 7 de 19 7

8 INSERTAR IMÁGENES DISEÑO EN LÍNEA CON EL TEXTO: La imagen insertada es una parte del documento análoga a un carácter. Se sitúa en una línea y se sitúa en una línea y en ella permanece desplazándose igual que si fuera un carácter o símbolo más. Le son aplicables las funcionalidades de copiar, pegar y alineado igual que a un carácter o símbolo. CUADRADO Y ESTRECHO: IMAGEN FLOTANTE. Permite colocar una imagen en cualquier lugar del documento. El texto se ajusta alrededor de la imagen. Se puede seleccionar también el lugar de la alineación horizontal o hacerlo libremente. DELANTE O DETRÁS DEL TEXTO: La imagen se sitúa en un capa por delante del texto o por detrás. En el primer caso perderemos de vista el texto, tapado por el texto y en la segunda el texto pasará por encima de la imagen. DISEÑO EN CMS. Definir en cms las medidas EN ESCALA. Cuidar las proporciones en las imágenes, o Bloquear relación de aspecto: GARANTIZA LA PROPORCIONALIDAD. Imagen: permite recortar la imagen y ajustar brillo y contraste. MARCADORES Y DESPLAZAMIENTO POR EL TEXTO MARCADOR: Fijar un punto en el texto, al cual se denomina con un nombre para posteriormente poder acudir a él rápida y directamente. Posicionarse Insertar Marcador Asignarle un nombre. Para navegar por los marcadores: o Edición Buscar o Edición IR A o F5: IR A: Seleccionar la opción Marcadores. Página 8 de 19 8

9 INSERTAR HIPERVÍNCULOS. Hay cuatro tipos de hipervínculos: Hacia otro punto del mismo documento Hacia un documento nuevo que es creado Hacia un sitio web Hacia una dirección de correo electrónico. NOTA AL PIE DE PÁGINA Insertar referencias al pie. Permite la inserción de referencias en el texto a notas que bien se muestran en el pie de página o se acumulan al final del documento. Se encuentra en el Menú: INSERTAR REFERENCIANota al pie. MARCA DE AGUA Formato FONDO. Puede seleccionarse una imagen o un texto, sobre el que se definen su formato de carácter y el sentido y colocación de la misma sobre la hoja. Página 9 de 19 9

10 ENCABEZADO, PIE DE PÁGINA Y NUMERACIÓN AUTOMÁTICA En los encabezados y pies de página se pueden insertar textos, gráficos u otros formatos. Se puede utilizar el apartado de pie de página para crear pies de página y encabezados sencillos, cuyo contenido se restringe a un texto y un número de página o el apartado encabezado y pie de página para elaborar contenidos más complejos. AGREGAR NUMERACIÓN AUTOMÁTICA. Insertar Número de página. o Puedes elegir la posición del número en la hoja o También la alineación respecto a los márgenes. o También si la portada del documento ha de incluirse en la numeración. Formato: o Formato de la numeración: Números romanos, numeración tradicional, alfabética,. o Posibilidad de incluir junto al número de página el capítulo. En este caso se ha de definir previamente el capítulo aplicando siempre un mismo estilo, y seleccionar este estilo en este apartado. o Numeración de páginas: Para documentos complejos, donde la numeración varía por secciones, o si se desea comenzar la numeración en una página distinta a la número 1. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA La creación y modificación de encabezados y pies de página se realiza a partir de la opción VERENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA. Como se verá se activan los espacios de encabezado y pie de página, quedando sus áreas marcadas por una línea punteada, mientras el resto del texto queda difuminado para evitar llamar la atención y se activa la BARRA DE HERRAMIENTAS DEL ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA para que podamos aplicar las mismas. De hecho existe una opción MOSTRAR/ OCULTAR TEXTO DEL DOCUMENTO que permite dejar de visualizar todo el contenido del mismo para centrarnos sólo en las áreas de encabezado y pie de página. Desplazamiento: o Cursores superior / inferior: Del encabezado al pie de página siguiente y de ahí al siguiente encabezado y así sucesivamente. Igual procedimiento pero inverso en sentido ascendente. o Tabuladores: Sitúan el punto de inserción en el margen izquierdo, centro y margen derecho. Sobre qué encabezado y/o pie de página trabajar? Si el documento no tiene secciones sobre cualquiera de ellos. Al diseñar el encabezado y/o pie de página de una hoja, este se aplica en principio a todo el documento. No obstante, se pueden diseñar diferentes encabezados y pies de página para diferentes Página 10 de 19 10

11 secciones. Buen ejemplo son los libros con diferentes capítulos. Se verá este particular más adelante. El diseño del encabezado y el pie de página: Se sitúa el punto de inserción en el lugar deseado y se comienza la inserción de los contenidos. Estos pueden ser: o Texto: Se inserta sobre el área el texto o Símbolos, gráficos o las imágenes que se crean conveniente. Por ejemplo, el logo de la empresa, o una imagen del producto a promocionar o divulgar. o Opciones de inserción de la barra de herramientas: Insertar número de página y su formato. Insertar el número total de páginas del documento. Insertar fecha. Ésta se actualizará cada vez que se imprime el documento Insertar hora. Ésta se actualizará cada vez que se imprime el documento AUTOTEXTO. Los autotextos predefinidos en word (nombre de archivo, de autor, guardado por, Página X de Y. Ejemplo con página x de y, donde x es la página actual e y es el número total de páginas. o ESTILOS EN LOS ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA. Por defecto, se aplica a los textos del encabezado y pie de página, respectivamente el estilo de Encabezado y Pie de página. Como ya se ha comentado se pueden editar los estilos y personalizarlos. De este modo, se aplicaría el mismo estilo (conjunto de formatos de carácter y párrafo) a todos los encabezados y pies de página del documento, independientemente de que su contenido cambie por sección. Cambiar las dimensiones del área de Encabezado y Pie de Página. o Mostrando las reglas en la vista de diseño o impresión (VER REGLA) se mueven los marcas de los márgenes respecto a los márgenes laterales, superior e inferior. o En lugar de ajustar los márgenes se puede realizar introduciendo las medidas completas de las áreas de encabezado y pie de página a través de la opción: CONFIGURAR PÁGINA. Se introduce la distancia exacta entre el borde y el comienzo de las áreas de encabezado y pie de página Si se introduce una imagen en el encabezado (o un cuadro de texto) con un ajuste de diseño diferente a En línea, este se puede posicionar en cualquier lugar del documento. Aparecerá en el fondo del documento. De hecho una marca de agua, no es más que un objeto de word art introducido en el encabezado del documento por posicionado en el centro de la hoja. Variación de encabezados a lo largo de un documento. Se puede necesitar que el documento vaya variando de encabezados y /o pies de página. Por ejemplo en un folleto descriptivo de un producto, en la primera página no se Página 11 de 19 11

12 introduce ningún encabezado, mientras que en el resto del documento sí. Vamos a ver los tipos de cambio de encabezado son posibles: Encabezado y pie diferente en diferentes secciones: o Originariamente, los encabezados y pies de página están enlazados a los de las secciones inmediatamente anteriores (o superiores). Es decir son iguales a los de la sección inmediatamente anterior, salvo claro está la primera. Por tanto cuando se cambie un encabezado/pie para una sección se cambiarán los de todas las secciones siguientes. Para crear encabezados/pies diferentes en secciones diferentes ha de hacer los siguiente: Situarse en la sección de la cual quiere cambiar el encabezado/pie y acceder al mismo. Desactivar la opción que copia el encabezado inmediatamente anterior, pinchando en la opción igual que e l anterior de la barra de herramientas. De ese modo se elimina el Encabezado diferente en la primera página: Es muy habitual para cambiar el encabezado / pie en informes donde la portada lleva un encabezado diferente o en folletos. Se puede aplicar tanto a la primera página de un documento con una sola sección, como a toda primera página de las diversas secciones de un documento dividido en varias secciones. o Posicionarse en la primer página de la sección a modificar. o Acceder al encabezado y pie de página y seleccionar el botón de Configuración de Página y acceder a la pestaña de diseño. o Desde ahí, activar la casilla de verificación PRIMERA PÁGINA DIFERENTE y del desplegable Aplicar A seleccionar: En la primera página del documento. Esta sección: para la primera página de esa sección. En todas las primeras páginas de cada sección desde aquella en la que estamos posicionados: De aquí en adelante. Encabezado diferentes en páginas pares e impares. o Posicionarse en la primer página de la sección a modificar. o Acceder al encabezado y pie de página y seleccionar el botón de Configuración de Página y acceder a la pestaña de diseño. Desde ahí, activar la casilla de verificación PARES E IMPARES DIFERENTES y se selecciona el ámbito de aplicación. o Esto es útil para la edición de libros donde el anverso (Parte superior de la página izquierda) muestra el título del libro y el reverso (parte superior de la página derecha) el capítulo del libro. Página 12 de 19 12

13 CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA En este apartado se definen algunas de las características más importantes del diseño de un documento, y son todas las que tienen que ver tonel formato de la página. Las características se mantienen para todo el documento o para las diferentes secciones del documento. La orientación de las hojas La distribución de los márgenes. Varias Páginas: o Normal: Una página por hoja de papel y siempre con los mismos márgenes. o Márgenes simétricos: Para imprimir a dos caras y que los márgenes de las páginas pares e impares sean simétricos. Así el margen externo siempre será igual en las páginas pares que en las impares (margen derecho de una página impar e izquierdo de una página par). Tipo libro. o Dos páginas por hoja: Con la mitad de tamaño por cada hoja de papel. o Libro plegado: Dos páginas por hoja con margen simétrico. Página 13 de 19 13

14 AUTOMATIZACIÓN DEL CORREO. EXPLICACIÓN Hay dos modalidades: Etiquetas / Sobres o Se generarán hojas con los sucesivos nombres y direcciones para ser impreso en un papel troquelado de etiquetas adhesivas. Las características de medidas de las etiquetas se pueden personalizar. Sr. José Luis Sánchez Sr. José Luis Sánchez C/López de Hoyos 32 C/López de Hoyos Madrid Madrid Sr. José Luis Sánchez Sr. José Luis Sánchez C/López de Hoyos 32 C/López de Hoyos Madrid Madrid Sr. José Luis Sánchez C/López de Hoyos Madrid Sr. José Luis Sánchez C/López de Hoyos Madrid o Se genera una hoja con las dimensiones de un sobre, sobre el cual introducir dirección, remite y todo lo necesario para su envío. Personalizar una carta / mailing: Para ello se necesitan dos inputs para generar un output o resultado. o INPUTS: Documento o carta a enviar (Carta). Será un documento de Word, sacado de una plantilla de cartas o escrito por el usuario. Lista del destinatarios. Ésta puede se una base de datos de ACCESS o la agenda de direcciones de Miscrosoft Outlook. En caso de no existir, se genera una lista de destinatarios ayudados por un asistente que lo que hace no es otra cosa sino generar una base de datos de access para unos campos ya predefinidos. Carta Destinatario 1 Destinatario 2 Destinatario n Destinatario n

15 o OUTPUT: Documento con todas las cartas donde en cada una de ellas se ensamblan las direcciones y demás datos de cada destinatario sobre el texto de la de la carta. Se genera un documento de Word con tantas páginas como destinatarios, separados por un salto de página. Carta 1. Destinatario Carta 2. Destinatario Carta n. Destinatario n Como imprimir etiquetas y sobres Como imprimir una sola etiqueta o sobre las etiquetas Menú: HERRAMIENTASCartas y correspondenciasobres y Etiquetas Seleccionar la opción Página Entera con la misma Etiqueta y pulsar Nuevo documento. Se genera una página con las etiquetas donde se puede escribir sobre ellas los destinatarios y sus direcciones. Una alternativa es, volviendo a comenzar, consiste en escribir en el espacio en blanco el destinatario y se selecciona sólo una etiqueta en el botón de opción de la parte inferior del menú. Pulsando sobre el icono de la etiqueta se puede modificar el tamaño y la forma de la etiqueta. Seleccionando la fila y la columna se indica la posición en la que se imprimirá la etiqueta. Se pulsa a imprimir. Página 15 de 19 15

16 Como imprimir un sobre Teclear en el apartado dirección la dirección y en el remite el remite el remite. Posteriormente, pulsar en el botón AGREGAR AL DOCUMENTO. En opciones se puede modificar la situación del remite y de la dirección en el papel del sobre. Obsérvese que lo que Word hace es configurar una página con las medidas de un sobre y la alineación horizontal. Además introduce dos cuadros de texto cuya posición se puede variar después para introducir la dirección y el remite. En las opciones se puede elegir el tipo de sobre. Como combinar una carta con un grupo de destinatarios La forma más eficaz y rápida es realizarlo a partir del Asistente para combinar correspondencia. 1. En primer lugar se ha de seleccionar el tipo de documento: CARTA, MAIL, SOBRES, ETIQUETAS O LIBRETAS DE DIRECCIONES. Nos centraremos en la primera, siendo de aplicación a todas las demás. 2. En segundo lugar se ha de seleccionar el documento a enviar. Existe la posibilidad de diseñar el documento en ese momento o de utilizar un documento ya preexistente o a partir de una plantilla. Página 16 de 19 16

17 3. Se selecciona el listado de destinatarios. Este puede tener como origen: o LISTA YA EXISTENTE. En ese caso con la opción examinar se localiza la lista de datos. o CONTACTOS DE OUTLOOK. Se acude a la agenda del Outlook a seleccionar de allí los destinatarios. o GENERAR UNA LISTA. Se pasa crear una nueva lista de personas. Crear una lista de personas Se introducen los campos sucesivos Se pulsa en CERRAR. Se guarda un fichero que no es más que una base de datos de personas creada en formato access para el Outlook. Esta base de datos queda accesible mediante el menú Editar lista que permite acceder a la tabla donde se registran los destinatarios, realizar una selección de los mismos y ordenarlos por las diferentes columnas. Página 17 de 19 17

18 4. Se insertan los campos sobre el destinatario en el cuerpo de la carta. Para ello se posiciona el punto de inserción en el lugar de la carta donde se desea añadir el campo y posteriormente se inserta: o BLOQUE DE DIRECCIONES: Conjunto de campos que hacen referencia a la dirección del destinatario. Se pueden seleccionar. o LÍNEA DE SALUDO: Personalización de la carta con el nombre del destinatario. o MÁS ELEMENTOS: Otros elementos de la base de datos de direcciones, como la empresa del destinatario, o su mail o su teléfono. 5. Paso previo al definitivo en el que se puede modificar todos los elementos que hemos ido introduciendo hasta este paso. Se puede visualizar la carta con cada uno de los destinatarios, modificar el texto, realizar una última selección sobre los destinatarios. 6. COMPLETAR EL PROCESO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Para finalizar el proceso se puede: o Lanzar la impresión del conjunto de cartas directamente: IMPRIMIR. o Generar un documento que incluye todas las cartas individuales de manera consecutiva de modo que se puede modificar, revisar e imprimir todas ellas o las que se seleccione. Este documento se puede guardar como un documento más de word. Página 18 de 19 18

19 BIBLIOGRAFÍA Halvorson M, Young M. Guía Completa de Micrsoft Office XP. Running McGraw Hill. Ayuda de MICROSOFT OFFICE WORD Página 19 de 19 19

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