FACTURA ELECTRÓNICA (V): La Experiencia en la Xunta de Galicia.

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1 FACTURA ELECTRÓNICA (V): La Experiencia en la Xunta de Galicia

2 Índice 1.DISTINTOS SOPORTES DE LAS FACTURAS 2.ALGUNOS CONCEPTOS SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA 3.VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA 4.LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LA XUNTA DE GALICIA 5. PRESENTACIÓN Y CONSULTA DEL ESTADO DE UNA FACTURA páxina 2

3 DISTINTOS SOPORTES DE LAS FACTURAS

4 1ª Generación La Estilográfica Ejemplo de Factura Transmisión Emisión /Recepción páxina 4

5 2ª Generación La máquina de escribir Ejemplo de Factura Transmisión Emisión /Recepción páxina 5

6 3ª Generación La impresora Ejemplo de Factura Transmisión Emisión /Recepción páxina 6

7 4ª Generación La Factura Electrónica Ejemplo de Factura Transmisión Emisión /Recepción <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <fe:facturae xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xm ldsig#" xmlns:fe="http://www.facturae.es/facturae /2007/v3.1/Facturae"> - <FileHeader> <SchemaVersion>3.1</SchemaVersion> <Modality>I</Modality> <InvoiceIssuerType>EM</InvoiceIssuerType> - <Batch> <BatchIdentifier>XX23YY79SZZ11</BatchIde ntifier> <InvoicesCount>1</InvoicesCount> - <TotalInvoicesAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalInvoicesAmount> - <TotalOutstandingAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalOutstandingAmount> - <TotalExecutableAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalExecutableAmount> <InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrency Code> páxina 7

8 El presente! 4ª Generación Ejemplo de factura en formato Facturae <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> - <fe:facturae xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:fe="http://www.facturae.es/facturae/2007/v3.1/facturae"> - <FileHeader> <SchemaVersion>3.1</SchemaVersion> <Modality>I</Modality> <InvoiceIssuerType>EM</InvoiceIssuerType> - <Batch> <BatchIdentifier>XX23YY79SZZ11</BatchIdentifier> <InvoicesCount>1</InvoicesCount> - <TotalInvoicesAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalInvoicesAmount> - <TotalOutstandingAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalOutstandingAmount> - <TotalExecutableAmount> <TotalAmount> </TotalAmount> </TotalExecutableAmount> <InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrencyCode> </Batch> </FileHeader> - <Parties> - <SellerParty> - <TaxIdentification> <PersonTypeCode>J</PersonTypeCode> <ResidenceTypeCode>R</ResidenceTypeCode> <TaxIdentificationNumber>XX23YY79S</TaxIdentificationNumber> </TaxIdentification> - <LegalEntity> <CorporateName>Razon Social/CorporateName> <TradeName>Nombre Comercial</TradeName> - <AddressInSpain> <Address>Dirección Social</Address> <PostCode>15004</PostCode> <Town>Santiago de Compostela</Town> <Province>A Coruña</Province> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> - <ContactDetails> <Telephone>981XXYYZZ</Telephone> </ContactDetails> </LegalEntity> </SellerParty> - <BuyerParty> - <TaxIdentification> <PersonTypeCode>J</PersonTypeCode> <ResidenceTypeCode>R</ResidenceTypeCode> <TaxIdentificationNumber>S H</TaxIdentificationNumber> </TaxIdentification> - <AdministrativeCentres> - <AdministrativeCentre> <RoleTypeCode>04</RoleTypeCode> - <AddressInSpain> <Address>Edf. Administrativo San Caetano</Address> <PostCode>15003</PostCode> <Town>Santiago De Compostela</Town> <Province>A Coruña</Province> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> <ContactDetails /> </AdministrativeCentre> </AdministrativeCentres> - <LegalEntity> <CorporateName>XUNTA DE GALICIA</CorporateName> - <AddressInSpain> <Address>Edificio Administrativo San Caetano</Address> <PostCode>15781</PostCode> <Town>Santiago De Compostela</Town> <Province>A Coruña</Province> <CountryCode>ESP</CountryCode> </AddressInSpain> </LegalEntity> </BuyerParty> </Parties> - <Invoices> - <Invoice> - <InvoiceHeader> <InvoiceNumber>281</InvoiceNumber> <InvoiceSeriesCode>1</InvoiceSeriesCode> <InvoiceDocumentType>FC</InvoiceDocumentType> <InvoiceClass>OO</InvoiceClass> </InvoiceHeader> - <InvoiceIssueData> <IssueDate> </IssueDate> <InvoiceCurrencyCode>EUR</InvoiceCurrencyCode> <TaxCurrencyCode>EUR</TaxCurrencyCode> <LanguageName>es</LanguageName> </InvoiceIssueData> - <TaxesOutputs> - <Tax> <TaxTypeCode>01</TaxTypeCode> <TaxRate>4.00</TaxRate> - <TaxableBase> <TotalAmount> </TotalAmount> <EquivalentInEuros> </EquivalentInEuros> </TaxableBase> - <TaxAmount> <TotalAmount>269.23</TotalAmount> <EquivalentInEuros>269.23</EquivalentInEuros> </TaxAmount> </Tax> </TaxesOutputs> - <InvoiceTotals> <TotalGrossAmount> </TotalGrossAmount> <TotalGeneralDiscounts>0.00</TotalGeneralDiscounts> <TotalGeneralSurcharges>0.00</TotalGeneralSurcharges> <TotalGrossAmountBeforeTaxes> </TotalGrossAmountB eforetaxes> <TotalTaxOutputs>269.23</TotalTaxOutputs> <TotalTaxesWithheld>0.00</TotalTaxesWithheld> <InvoiceTotal> </InvoiceTotal> <TotalOutstandingAmount> </TotalOutstandingAmount > <TotalExecutableAmount> </TotalExecutableAmount> </InvoiceTotals> - <Items> - <InvoiceLine> <ItemDescription>DESCRIPCIÓN REFERENCIA</ItemDescription> <Quantity>1</Quantity> <UnitPriceWithoutTax> </UnitPriceWithoutTax> <TotalCost>18.27</TotalCost> - <DiscountsAndRebates> - <Discount> <DiscountReason>Descuento comercial</discountreason> <DiscountAmount>2.74</DiscountAmount> </Discount> </DiscountsAndRebates> <GrossAmount>15.53</GrossAmount> - <TaxesOutputs> - <Tax> <TaxTypeCode>01</TaxTypeCode> <TaxRate>4.00</TaxRate> - <TaxableBase> <TotalAmount>15.53</TotalAmount> <EquivalentInEuros>-15.53</EquivalentInEuros> </TaxableBase> - <TaxAmount> <TotalAmount>0.62</TotalAmount> <EquivalentInEuros>-0.62</EquivalentInEuros> </TaxAmount> </Tax> </TaxesOutputs> </InvoiceLine> - <InvoiceLine> páxina 8

9 ALGUN OS CONCEPTOS SOBRE LA FACTURA ELECTRÓNICA

10 Conceptos para entender la factura electrónica 1.LA FACTURA ELECTRÓNICA. QUE ES? 2.FORMATOS DE FACTURA ELECTRÓNICA VALIDOS 3.GARANTIA DE INTEGRIDAD Y AUTENTICIDAD DE LAS FACTURAS 4.OTROS REQUISITOS DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS 5.OBLIGACIONES LEGALES DEL EMISOR DE LA FACTURA 6.OBLIGACIONES LEGALES DEL DESTINATARIO DE LA FACTURA páxina 10

11 1. La Factura Electrónica. Qué es? 1.1. La factura electrónica es un equivalente a la factura en papel Consiste en la obtención de ficheros informáticos utilizando técnicas de computación Los ficheros informáticos contienen (al menos) los datos legales de las facturas Los ficheros obtenidos se transmiten entre el emisor y el receptor de la factura utilizando medios telemáticos. páxina 11

12 2. Formatos de Factura Electrónica válidos 2.1. Para las relaciones entre empresas no existe un formato único Se admiten la mayoría de los formatos de documentos electrónicos: EDIFACT XML PDF Html doc xls Odt ods Txt gif, jpeg etc 2.3. Los proveedores de la Agencia Tributaria y de otras Administraciones del Estado, deberán expedir sus facturas en formato Facturae. páxina 12

13 3. Garantía de integridad y autenticidad (I) 3.1. Para Para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas, estas se deberán firmar empleando un certificado de firma electrónica reconocida Qué es un certificado reconocido? Certificado expedido por un Prestador de Servicios de Certificación. Debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, básicamente en lo que se refiere a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten : páxina 13

14 3. Garantía de integridad y autenticidad (II) 3.3. Que sea una firma electrónica avanzada. Es la firma electrónica que permite identificar al firmante y cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Un dispositivo seguro de creación de firma es un dispositivo de creación de firma que ofrece, al menos, las siguientes garantías: a). Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto. b). Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento. c). Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros. d). Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma. páxina 14

15 4. Otros requisitos de las Facturas Electrónicas 4.1. Al margen de los requisitos específicos requeridos para las facturas electrónicas referidos en los puntos anteriores, a las facturas electrónicas se le exigen los mismos datos legales que son exigibles a las facturas en papel: Núm. Factura. Fecha expedición de la factura. NIF/CIF del emisor y del receptor Razón Social del emisor y del receptor. Domicilio Social del emisor y del receptor. Descripción de las operaciones. Base Imponible. Tipo impositivo. Cuota tributaria. Fecha prestación del servicio en el supuesto que fuese distinta a la de expedición de la factura páxina 15

16 5. Obligaciones Legales del Emisor de la Factura (I) 5.1. Consentimiento del destinatario. El consentimiento podrá hacerse de forma expresa por cualquier medio (verbal o escrito) Deberá crear la factura electrónica mediante un sistema informático y en la misma deberán estar contenidos como mínimo los datos obligatorios requeridos La factura se deberá firmar con una firma electrónica reconocida El envío de la factura se deberá realizar utilizando medios telemáticos Se deberá conservar una copia o matriz de la factura, entendiendo por matriz como el conjunto de datos y programas que permitieron la generación de la misma. páxina 16

17 5. Obligaciones Legales del Emisor de la Factura (II) 5.6. Se deberá realizar la contabilización y anotación en los registros de IVA Se deberá conservar durante el período de prescripción Para facilitar los trabajos de auditoría e inspección, se deberá garantizar la accesibilidad completa a los datos (visualización, búsqueda selectiva, descarga, impresión etc.) Todas las labores de emisión de facturas electrónicas se pueden contratar a un tercero, pero la responsabilidad sigue siendo del obligado tributario. páxina 17

18 6. Obligaciones Legales del Destinatario de la Factura 6.1. El destinatario deberá recibir la factura por medios telemáticos y deberá verificar los contenidos mínimos exigibles así como verificar la validez de la firma electrónica. A diferencia del emisor que se le permite reconstruir la factura desde la matriz, al destinatario de la factura se le exige conservarla en el formato original en el que se haya recibido, asegurando tanto los datos como el mecanismo de verificación de firma Se deberá realizar la contabilización y anotación en los registros de IVA Se deberá conservar durante el período de prescripción Para facilitar los trabajos de auditoría e inspección, se deberá garantizar la accesibilidad completa a los datos (visualización, búsqueda selectiva, descarga, impresión etc) 6.5. Todas las labores de recepción de facturas electrónicas se pueden contratar a un tercero, pero la responsabilidad sigue siendo del obligado tributario. páxina 18

19 VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

20 Ventajas de la Factura Electrónica EFICIENCIA Y EFICACIA: - En los procesos administrativos - En la transmisión de los datos - En la mecanización de las facturas (en recepción) AHORRO: - Por ausencia de procesos manuales - En el almacenaje de los documentos - En gastos de papelería - En franqueos AGILIDAD: - En el movimiento de la información - En la localización de la Información FACILIDAD en procesos de control y auditoría páxina 20

21 Ventajas de la Factura Electrónica GARANTÍA De los principios de la LOPD: - CONFIDENCIALIDAD: Solo puede acceder quién está autorizado. - DISPONIBILIDAD: Se puede acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar - INTEGRIDAD: No es posible alterar la factura una vez firmada. - NO REPUDIO: No se puede negar la autoría páxina 21

22 LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LA XUNTA DE GALICIA

23 Factura Electrónica en la Xunta de Galicia CÓMO SE ABORDÓ EL PROYECTO? 1. ESTRATEGIAS INICIALES 2. ENCUESTA DE INTENCIÓN (A 200 EMPRESAS) 3. REQUISITOS INICIALES A LOS SITEMAS DE INFORMACIÓN 4. LEGISLACIÓN 5. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ELECTRÓNICO DE FACTURACIÓN (SEF) 6.PROMOCIÓN DEL USO DE LA FACTURA 7. RESULTADOS OBTENIDOS 8. QUÉ QUEDA POR HACER? página 23

24 ALINEAMIENTO DE PLANES ESTRATÉGICOS Estrategias Iniciales Plan Estratégico Global (5 ejes de actuación) Cohesión Social, Bienestar y Calidad de vida Dinamización económica, Crecimiento y empleo Economía del Conocimiento Sostenibilidad Medioambietal y Equilibrio Territorial Administración austera, eficiente y cercana al ciudadano Agenda Digital Galicia Maximizar el potencial social y económico de las tecnologías de la información y la comunicación como pieza clave que ayude conseguir los objetivos del Plan Estratégico Plan Director de Banda Ancha Galicia no puede esperar 20 años al nuevo tren de alta velocidad página 24

25 Encuesta de Intención MOTIVOS POR LOS QUE NO UTILIZAN EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA D esco nf ianz a en el sist ema 2% N o s p arece co mp licad o 3% T enemo s p o co vo lumen d e f act uració n 1% Ot ro s 10 % D esco no cimient o d el sist ema 32% Pref erimo s el sist ema t rad icio nal 3% N o no s lo han p ed id o 6% N uest ro int erlo cut o r no s p id e f o rmat o p ap el 9% D ejad ez 11% El f o rmulario no se ad ap t a a nuest ras f act uras 11% F alt a d e t iemp o 12 % D esco no cimiento del sistema El fo rmulario no se adapta a nuestras facturas N uestro interlo cuto r no s pide fo rmato papel P referimo s el sistema tradicio nal D esco nfianza en el sistema Otro s F alta de tiempo D ejadez N o no s lo han pedido N o s parece co mplicado T enemo s po co vo lumen de facturació n página 25

26 Encuesta de Intención P.2.A. CUÁL ES EL ERP? BASE: 119 P rograma a medida P rograma estándar P rograma estándar; 87; 73% P ro grama a medida; 32; 27% página 26

27 Encuesta de Intención P.2.B. TIENE EL ERP POSIBILIDAD DE HACER FACTURAS ELECTRÓNICAS? BASE: 119 SI N O NS SI; 37; 31% N S; 44; 37% N O ; 38; 32% página 27

28 Encuesta de Intención P.2.C. EN QUÉ FORMATO GENERAN LAS FACTURAS? BASE: 37 ED IF A C T ; 2; 5% P D F ; 8; 22% EDIFACT P DF XM L NO SABE XM L; 3; 8% N O SA B E; 24; 65% página 28

29 Encuesta de Intención SABE QUE SI GENERA LAS FACTURAS EN FORMATO ELECTRÓNICO PUEDE ENVIARLAS AUTOMÁTICAMENTE AL PROVEEDOR? SI 27% SI NO NO 73% página 29

30 Encuesta de Intención P.3. TIENEN INTENCIÓN DE ABORDAR UN PROYECTO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA? (Base: 82 empresas que han dicho que NO TIENEN POSIBILIDAD DE HACER FACTURAS ELECTRÓNICAS o NO SABEN) N O SA B E; 33; 40% SI; 40; 49% SI NO NO SABE N O; 9; 11% página 30

31 Requisitos Iniciales a los Sistemas de Información Facilidad en el uso de los sistemas. Sistemas Útiles Valor Tangible Rápidos Eficaces Universalización de los Sistemas (Nuevas Oficinas) Ciudadanos Empresas Grupos profesionales (asesores y gestorías) Asociaciones empresarios y Cámaras de Comercio Sector Bancario Modelar, Modular y Adecuar. Lenguaje Procedimientos Legislación página 31

32 Legislación LEGISLACIÓN ESPECÍFICA PUBLICACIÓN Decreto 3/2010, del 8 de Enero, por el que se regula la factura electrónica y la utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en materia de contratación pública de la Administración de la Comunidad Autónoma de Galicia y entes del sector público de ella dependientes Orden de 12 de febrero de 2010 por la que se regulan los procedimientos del sistema electrónico de facturación de la Xunta de Galicia. Corrección de errores - Orden de 12 de febrero de 2010 por la quese regulan los procedimientos del sistema electrónico de facturación de la Xunta de Galicia. DOG Nº 15 del lunes 25 de enero de 2010 DOG Nº 31 del Martes 16 de Febrero de 2010 DOG Nº 32 del Miércoles 16 de Febrero de 2010 Orden del 28 de julio de 2010 por la que se aprueba el Sistema de Licitación Electrónica de la Xunta de Galicia y se regula su procedimiento. DOG Nº 169 del jueves 2 de septiembre de 2010 página 32

33 PORTAL ADMINISTRACIÓN Estructura Sistema Electrónico de Facturación PORTAL PROVEEDORES Entrada de facturas de forma manual Entrada de facturas de forma automática (B2B) Modulo de comunicaciones (estado facturas) Autenticación de usuarios Entrada de facturas de forma manual Validación de facturas Conformación de las facturas Contabilización de las facturas Movimiento de facturas (Workflow) SISTEMA DE ANÁLISIS Cuadro de Mando Información Personalizada página 33

34 FACTURA ELECTRÓNICA PROMOCIÓN DE USO DE LA FACTURA 1) FORMACIÓN CÁMARAS DE COMERCIO Y CONF. EMPRESARIOS 2) MAILING A LAS EMPRESAS QUE MAS FACTURAN A LA XUNTA 3) CAMPAÑA DE PRENSA GALICIA CONECTA CONTIGO 4) ENVIO DE CORREOS ELECTRÓNICOS 5) JORNADAS ESPECÍFICAS CON COLECTIVOS PROFESIONALES página 34

35 Facturación Electrónica: En Cifras Consellería/Organismo PRESIDENCIA PRESIDENCIA, ADMINISTRACIÓNS PÚBLICAS E XUSTIZA FACENDA MEDIO AMBIENTE, TERRITORIO E INFRAESTRUCTURAS ECONOMIA E INDUSTRIA SANIDADE TRABALLO E BENESTAR CULTURA, EDUCACIÓN E O.U. MEDIO RURAL E MAR ESCOLA GALEGA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA INSTITUTO GALEGO DE ESTATÍSTICA ACADEMIA GALEGA DE SEGURIDADE PÚBLICA INSTITUTO GALEGO DE CONSUMO TRIBUNAL GALEGO DE DEFENSA DA COMPETENCIA 29 Entidades del Sector Público Autonómico Utilizan el Sistema Consellería/Organismo AXENCIA DE PROTECCIÓN DA LEGALIDADE URBANÍSTICA INSTITUTO GALEGO DE SEGURIDADE E SAÚDE LABORAL INSTITUTO DE ESTUDOS DO TERRITORIO 203 FOGGA 301 AGADIC 302 AGI 303 AMTEGA 304 AXENCIA GALEGA DE INNOVACIÓN 401 CRTVG 403 CIXTEC 405 IGAPE 407 INEGA 409 INGACAL 410 INTECMAR 411 CONSELLO GALEGO DE RELACIÓNS LABORAIS 703 TVG página 35

36 Facturación Electrónica: En Cifras Entorno a Usuarios utilizan el Sistema Grupo usuario Subgrupo usuario Usuarios ADMINISTRACIÓN Mecanizadores Conformadores Validadores Usuarios de sólo consulta Administradores Seguridade Total (Administración) EMPRESAS Total Empresas Total Usuarios Administración + Empresas página 36

37 Facturación Electrónica: En Cifras 30% de facturas 42,5% del importe Se tramita por facturas electrónicas página 37

38 Facturación Electrónica: En Cifras Más rapidez en los trámites: - Ahorro de tiempos de impresión - Ahorro de tiempos de ensobrado - Ahorro de tiempos de envío postal - Ahorro en los tiempos de mecanización La tramitación de facturas electrónicas supone adelantar 18,6 días el trámite (en relación con las de papel). página 38

39 Facturación Electrónica: En Cifras Cómo se consigue? 1) SENCILLEZ 2) INFORMACIÓN DE LOS TRÁMITES 3).. Y SOBRE TODO, RAPIDEZ EN EL PAGO MEDIA DE DIAS DE PAGO DE LAS FACTURAS A 31 de AGOSTO DE 2012 Inferior a 50 DIAS página 39

40 CONSEGUIR EL 100% DE FACTURAS ELECTRÓNCIAS! Qué queda por hacer? página 40

41 Presentación y consulta del estado de una factura Sistema Electrónico de Facturación SEF Sistema de Información Analítica SIAN página 41

42 MUCHAS GRACIAS página 42

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