PROPUESTA SERVICIO ADMINISTRACIÓN Y GESTION DE. DOCUMENTOS MicroDocs

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1 PROPUESTA SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN Y GESTION DE DOCUMENTOS MicroDocs PAIS : CHILE AUTOR : ALEJANDRO LENIZ CORREO : FECHA : Enero 2013 MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 1 de 11

2 INDICE 1 Descripción General Objetivos del Servicio Beneficios para el Cliente Descripción Técnica de la Solución Método de Acceso al Sistema Licenciamiento Espacio de Almacenamiento Estructura de la Bóveda de documentos Visualización de un Documento Acceso a la MetaData del Documento Clasificación de los documentos Versiones de los documentos Flujo de Trabajo Documental Uso de Marcas electrónicas (Red-line) Comparación de Planos Impresión del Documento Descripción de la infraestructura del Servicio Hosting Metodología para el desarrollo del Servicio Requerimientos de Hardware y Software Informaciones MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 2 de 11

3 1 Descripción General La gestión documental en la empresa de hoy, ha pasado a ser uno de los costos que más inciden en la implementación de tecnología de apoyo asociados a los procesos de negocio de una compañía. El que un ejecutivo pueda disponer de la versión correcta de un documento, en el momento oportuno y desde cualquier punto del globo, es hoy día una realidad, gracias a las tecnologías de punta vigente, conocidas como cloud computing. Sin embargo, muchas veces, esta tecnología es compleja de implementar, tiene altos costos y difícil de sustentar en el tiempo. Si consideramos que el negocio de una empresa no es precisamente la informática, surge la necesidad de entregar a un tercero, todas las actividades tendientes a que el proceso documental de la empresa sea eficiente y eficaz. El Servicio de Administración de Documentos en la nube, entregado por Microgeo, permite almacenar toda la documentación relevante de la empresa en un repositorio central, al cual se puede acceder desde cualquier punto del mundo a través de Internet y de la Interfaz Web de Microsoft, permitiendo asegurar la continuidad, seguridad e integridad de la documentación. 2 Objetivos del Servicio Almacenar documentos en un repositorio central Web, administrado por Microgeo, que permita al cliente: Subir y bajar al repositorio central, todo tipo de documentos. Acceder al repositorio documental desde cualquier punto de Internet, para visualizar, eliminar y modificar los documentos, utilizando para tal efecto el programa Internet Explorer de Microsoft. Manejar versiones de los documentos. Manejar los siguientes formatos de visualización: Office, DWG, JPG, GIF, PDF, TIFF y otros a considerar. Administración de un flujo de trabajo Genérico para los documentos. Generar distintas clasificaciones de los documentos, basadas y ordenadas de acuerdo a los campos de índice definidos en la Meta Data. Administrar la seguridad de acceso al sistema, a través de cuentas de usuarios propia. 3 Beneficios para el Cliente Facilitar el acceso a los documentos de la empresa desde cualquier punto con Internet. Disminuir los riesgos de pérdida de documentos, ya que se encuentran almacenados en un lugar seguro, 24x7. Disminución de los tiempos de búsqueda de un documento al disponer de un sistema de búsqueda inteligente, basado en tecnologías de Base de Datos. MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 3 de 11

4 Mejorar la gestión documental, al disponer de un flujo de trabajo automatizado que controla la gestión del documento. Mejorar la seguridad y consistencia de la información al disponer de un sistema de roles y usuarios autentificados en el ambiente Windows. Disminuir la inversión en activos de infraestructura, tanto de hardware como licencias de Software, ya que el servicio de documentos online pasa a ser un gasto, que se cobra en una cuota mensual de servicio. Mejorar el rendimiento de la solución, al contar con personal especializado, experto en la tecnología a implementar. Mejorar la continuidad operacional de la solución al disponer de un servicio administrado por Microgeo, protegido contra eventuales contingencias, con acceso inmediato 24x7, desde cualquier lugar del mundo. 4 Descripción Técnica de la Solución La solución documental, implementada a través de este Servicio, está basada en el producto BlueCielo Meridian, de la compañía Holandesa BlueCielo. Este producto, de amplia cobertura tanto a nivel nacional como internacional, está diseñado para satisfacer todas las necesidades documentales de una empresa, especialmente en aquellas que utilizan los documentos del tipo AutoCAD, como fuente principal para el desarrollo del negocio. El sistema maneja todo tipo de formatos de documentos, como: Office, CAD, Imágenes, Fotografías, etc. El sistema MicroDocs está compuesto por una bóveda de documentos, ordenados de acuerdo a una estructura propuesta, en la cual se almacenan los documentos. Cada documento tiene campos de indexación, que permitirá hacer la búsqueda posterior del documento y clasificarlos de acuerdo a criterios de negocio. A su vez, los documentos pueden entrar a un flujo de trabajo de revisión-modificaciónaprobación, el cual permite controlar y gestionar todo el ciclo de desarrollo de un documento. Los usuarios acceden a la bóveda documental de la empresa, identificados con un código de cliente y una clave, con los cuales puede navegar, en aquellas carpetas de la bóveda, donde previamente se le autorizó entrar. Los usuarios a su vez están asociados a Roles, que definirán si puede modificar documentos o sólo visualizarlos. 4.1 Método de Acceso al Sistema El usuario tiene 2 opciones para acceder al sistema de documentos, para ambos sistemas sólo requiere del navegador Internet Explorer y algunos puertos del firewall de la empresa, previamente autorizados para operar con la solución Acceso a través de Interfaz Web Con esta alternativa el usuario accede a la estructura de carpetas del sistema documental a través de una interfaz Web tradicional, vía protocolo http, desde cualquier computador conectado a Internet. Se utiliza el programa Internet Explorer de Microsoft, a partir de la versión 8 más un plug-in adicional que permitirá realizar una serie de funciones adicionales a las que provee una página web estándar Acceso a través de Citrix MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 4 de 11

5 Bajo esta opción, el usuario accede a los documentos con el programa Citrix, cargando la aplicación Cliente a través de interfaz ICA. Desde el punto de vista del usuario, la aplicación opera como si estuviera instalada en el propio computador del usuario. Bajo esta opción existen 2 alternativas de acceso a los documentos: Cliente Office: Para todo tipo de Documentos incluyendo planos PowerUser: Para aquellos usuarios que administran planos y deben sincronizar la base de datos del sistema documental con la viñeta de los Planos. 4.2 Licenciamiento Ambas alternativas explicadas en el punto anterior, se licencian por usuario nombrado, dependiendo si se utiliza la opción Web o la opción Citrix. 4.3 Espacio de Almacenamiento Al momento de contratar el servicio, se define la cantidad máxima de espacio en disco que el cliente utilizará para el almacenamiento de sus documentos, durante la vigencia del contrato. Con posterioridad, se podrá agregar más espacio, a través de un cobro adicional por cada 10GB adicionales contratados. 4.4 Estructura de la Bóveda de documentos El repositorio de documentos se denomina Bóveda, donde se almacena toda la documentación y corresponde a una estructura de carpetas. La bóveda inicial, básica ofrecida, se define de acuerdo a los criterios especificados por el cliente hasta un máximo de 4 niveles. Cada vez que un usuario sube un documento, se le preguntará los campos indexados asociados al documento. Esta estructura puede ser modificada dependiendo del negocio de cada cliente. El siguiente ejemplo muestra la interfaz Web de acceso a la estructura de la bóveda de documentos del cliente: MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 5 de 11

6 4.5 Visualización de un Documento Un documento que ya se encuentra en el repositorio central, se puede acceder a través de un visualizador que provee el sistema. El Usuario podrá ver tanto el documento en si como los campos de la base de datos y el estado del flujo documental en que se encuentra el documento. Por ejemplo, un documento tipo CAD (Autocad) se visualiza de la siguiente manera: 4.6 Acceso a la MetaData del Documento Por otro lado, si el usuario desea conocer los datos de los campos indexados, asociados a dicho documento, lo verá de la siguiente manera: 4.7 Clasificación de los documentos Los documentos del sistema documental se pueden ordenar y clasificar en distintas vistas de acuerdo a los campos indexados. Por ejemplo: Documentos por estado dentro del Flujo de Trabajo Documentos por responsables Por tipo de documentos Por proveedor etc MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 6 de 11

7 4.8 Versiones de los documentos Los documentos en el sistema, a medida que se realizan cambios sobre ellos y se liberan en el flujo de trabajo, van generando nuevas versiones. Estas versiones se almacenan en forma histórica y pueden ser consultadas en cualquier momento. 4.9 Flujo de Trabajo Documental Un documento, una vez ingresado al sistema, puede iniciar un ciclo de revisión y aprobación, hasta que el documento queda finalmente aprobado y liberado para su uso oficial. Hay diferentes estados que definen en la etapa del ciclo donde se encuentra el documento. El flujo de documento estándar que viene con la solución es el siguiente: MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 7 de 11

8 El usuario administra el flujo de trabajo del documento a través del menú de opciones que se accede a través de la página Web: El sistema permite el envío de alarmas de correo, en las distintas fases del flujo de trabajo, de manera de alertar a los usuarios encargados para que accedan al documento donde debe participar Uso de Marcas electrónicas (Red-line) A los documentos de tipo Planos se les pueden hacer marcas electrónicas dentro de su ciclo de revisión y aprobación, que permiten facilitar el proceso de aprobación final y modificación de los contenidos. MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 8 de 11

9 4.11 Comparación de Planos El sistema documental basado en Meridian, dispone de una herramienta que permite comparar dos versiones de un Plano, creados en base a una misma lámina. Esta herramienta permite distinguir los cambios, agregaciones y modificaciones realizadas entre las dos versiones, mejorando el proceso de revisión y aprobación de un plano Impresión del Documento El sistema provee de una herramienta, para que el usuario, si sus privilegios se lo permiten, pueda imprimir en su impresora local, en modalidad de borrador, el documento que está viendo a través de la Web. Sin perjuicio de esta herramienta, el usuario con privilegios, podrá bajar el documento a su disco local, e imprimirlo con la aplicación con que el documento fue generado. MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 9 de 11

10 5 Descripción de la infraestructura del Servicio Hosting La implementación de la solución en modalidad de Hosting consiste en el arrendamiento del servicio, en modo compartido en el Hosting del fabricante, ubicado en la ciudad de Sao Paulo, Brasil, pagando cuota mensual por usuario nombrado, durante un periodo mínimo de 12 meses. El Data Center Alog Data Centers do Brasil donde se encuentran los servidores, es uno de los mas modernos de Sud-America con capacidades ilimitadas para el crecimiento de la solución y certificaciones. Actualmente procesa a mas de clientes soportados en una superficie de metros cuadrados. Alog dispone de un staff de profesionales capacitados en las tecnologías de Cloud Computing para poder implementar soluciones complejas. Los 3 Data Centers actualmente en operaciones están certificados con las normas ISO9001:2008, SSAE16 Tipo 2, ISAE3402 y SAS70 tipo 2. El Data Center está certificado por el Instituto Uptime como TIER III. Mas información sobre el Data Center donde se aloja este servicio se puede encontrar en el siguiente link: (http://www.alog.com.br/en/empresa/sobre-o-grupo/ ). 6 Metodología para el desarrollo del Servicio El Servicio se inicia con una reunión con el cliente donde se especifican los detalles de la Bóveda de documentos a implementar. Etapa 1: Diseño de la Bóveda de Documentos Se especifican con el cliente los siguientes aspectos técnicos y legales, de acuerdo al alcance planteado en esta propuesta, para adaptar el sistema a las necesidades del cliente: Estructura de la Bóveda de Planos y Documentos Tipos y formatos de Documentos que se van a utilizar Campos de índices por cada tipo de documento. Flujo de trabajo (revisión-aprobación-emisión) de un documento Roles que cumplen los usuarios, dentro de la bóveda de documentos Entrega del Contrato de Servicio tipo para la revisión por el cliente Plazo: 1 semana. Etapa 2: Desarrollo del prototipo y pruebas En esta etapa, Microgeo desarrolla un prototipo y lo presenta al cliente para pruebas operacionales, desarrollando las siguientes actividades: Desarrollo de la bóveda de documentos Reuniones de presentación del prototipo Capacitación de usuarios Revisión de las observaciones del cliente al contrato de servicios MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 10 de 11

11 Plazo: 2 semanas Etapa 3: Piloto de prueba Durante esta etapa, el cliente prueba el sistema de documentos y se le hacen los ajustes necesarios, antes de la firma del contrato. Junto a lo anterior, se prepara el contrato definitivo del servicio, para la firma de los responsables por ambas partes. Plazo: 2 semanas Etapa 4: Puesta en marcha del Servicio Una vez finalizada la Etapa 3, el Cliente y Microgeo firman el Contrato y se inicia el Servicio Documental, emitiéndose la primera factura, de acuerdo a lo que especifica en el contrato. El Servicio tiene una duración de un año, a partir de la firma del contrato y se entenderá renovado automáticamente, si ninguna de las partes manifiesta lo contrario. 7 Requerimientos de Hardware y Software Para la implementación de esta solución, las estaciones de trabajo deberán cumplir con los siguientes requisitos mínimos de hardware y software: Pentium IV o superior, 1.7 ghz mínimo 2 Giga de Ram o superior, Windows XP, Windows 7 Disco duro 80 Gigas libres. Conectado a la red Internet El explorador de Internet debe ser Microsoft Internet Explorer versión 7 o superior. El firewall de la empresa deberá estar configurado de acuerdo a los requerimientos de puertos solicitados para la aplicación Citrix, con la cual opera la solución con las licencias Cliente Office o PowerUser. Los puertos que se requieren habilitar son los siguientes: ICA protocol (ports 80,443,1494 e 2598) Durante el proceso de planificación del servicio se indicará al personal de TI del cliente, que se habiliten dichos puertos para iniciar las pruebas del sistema. 8 Informaciones Para mayores detalles de la solución visite nuestra página web o solicite una demostración de la solución a: Teléfono: MicroDocs, Camino del Cerro 5154, Huechuraba, Santiago Página 11 de 11

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