GUIA PARA EL TRÁMITE DE CONVENIOS DE APORTES ECONÓMICOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS TURISTICOS

Transcripción

1 GUIA PARA EL TRÁMITE DE CONVENIOS DE APORTES ECONÓMICOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS TURISTICOS 1

2 Í n d i c e Introducción... 4 I. Gestión para la suscripción de convenios.. 5 II. Erogación de aportes. 9 III. Ejecución financiera y física de la entidad solicitante 11 IV. Liquidación y finiquito. 13 V. Entrega del proyecto

3 Í n d i c e d e A n e x o s Anexo 1. Anexo 2. Anexo 3. Anexo 4. Formulario de perfil Formato de Dictámen Técnico Formato de Convenio Formato de Acuerdo 3

4 I n t r o d u c c i ó n: El crecimiento sostenido del sector turismo de Guatemala, ha generado una mayor demanda de servicios y facilidades turísticas de parte de los turistas, tanto nacionales como extranjeros. El Instituto Guatemalteco de Turismo como entidad rectora de la actividad turística del país y con la responsabilidad de colaborar con el mantenimiento, conservación, exhibición, restauración y conocimiento de nuestros patrimonios natural y cultural ha propiciado alianzas con otras entidades públicas y privadas, con el fin de cumplir con su función de fomentar el turismo interno y receptivo. La Guía para el trámite de convenios de aportes económicos para la ejecución de programas y/o proyectos turísticos constituye una herramienta de trabajo que persigue ordenar y regularizar el trámite de los convenios suscritos entre el Instituto Guatemalteco de Turismo y otras entidades, tanto no lucrativas como otras instituciones de Gobierno, con el fin de establecer un procedimiento ordenado y de fácil comprensión tanto de los gestores internos como para las entidades que recibirán los aportes mencionados. 4

5 GUIA PARA EL TRÁMITE DE CONVENIOS DE APORTES ECONÓMICOS PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y/O PROYECTOS TURISTICOS La Guía para el trámite de convenios de aportes económicos para la ejecución de programas y/o proyectos tiene como objeto ordenar y orientar el trámite administrativo a observar para la atención de solicitudes presentadas por entidades vinculadas al sector turismo. A continuación se presentan los pasos a seguir en el trámite de suscripción de un convenio. I. Gestión para la suscripción de convenios: 1. Los convenios de aportes económicos para la ejecución de programas y/o proyectos turísticos se originan a través de una solicitud formal firmada por el Representante Legal de la entidad solicitante, acompañada de un perfil de proyecto (Ver anexo 1), dirigida al Director (a) de INGUAT. 2. La Dirección de INGUAT traslada la solicitud y perfil de proyecto a las Divisiones de Desarrollo del Producto y/o de Mercadeo para su conocimiento y evaluación. 3. Las Divisiones de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo trasladan la solicitud y perfil de proyecto al Departamento a su cargo que corresponda, según sea el caso o la gestión de que se trate, para su análisis y elaboración del Dictamen Técnico correspondiente (Ver anexo 2) directamente o a través de sus secciones y unidades, estableciendo paralelamente si existe disponibilidad presupuestaria para apoyar la solicitud de apoyo. 4. Si se considera oportuno apoyar la solicitud presentada, tomando en consideración el Dictamen Técnico indicado en el punto anterior, se elabora carta de respuesta autorizando el aporte, firmada por el Director de la Institución. 5. En el caso de los programas y/o proyectos de desarrollo turístico, el perfil de proyecto es revisado, ampliado y/o mejorado por un profesional del INGUAT, con el fin de que contenga la información necesaria para su ingreso al Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP-, ya sea de parte de la entidad receptora de los fondos o del INGUAT. 6. Con la aprobación respectiva, la sección y/o unidad de los Departamentos que corresponda, requiere a la entidad solicitante la documentación de soporte para la suscripción del convenio, en fotocopias legalizadas y originales, la cual variará dependiendo del tipo de entidad con la que se suscriba el convenio. Dicha documentación debe presentarse en el orden que se indica a continuación y debidamente identificada. 5

6 6.1 Documentación solicitada a Entidades no lucrativas (asociaciones, fundaciones, comités, etc.): a) Certificación de la Inscripción de la Asociación en el Registro de Personas Jurídicas respectivo. b) Cédula de vecindad del Representante Legal. c) Acta Notarial de Nombramiento del Representante Legal y constancia de inscripción del registro. d) Testimonio de la Escritura Constitutiva, sus estatutos y constancia de razón de inscripción. e) Constancia de la Superintendencia de Administración Tributaria SAT- que acredite la exención de impuestos. f) Carné del Número de Identificación Tributaria NIT-. g) Certificación del Acta de Junta Directiva, o acta notarial en la que se faculta expresamente al Representante Legal de la entidad, para suscribir el convenio con el INGUAT. h) Presentar descripción (perfil de proyecto), planos y presupuesto del proyecto. i) Carta de autorización de la entidad responsable del área (Municipalidad, Ministerio, Consejo Nacional de Áreas Protegidas CONAP-, etc), para la ejecución de los trabajos. j) Constancia de inscripción ante la Contraloría General de Cuentas. k) Instrumento ambiental, según las características del proyecto, autorizado por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales y/o CONAP. 6.2 Otras entidades del Gobierno (Ministerios, Municipalidades, Consejos, etc.): a) Acuerdo de Nombramiento de la persona que firmará el convenio. b) Certificación del acta de toma de posesión del cargo. c) Cédula de vecindad. d) Descripción, especificaciones técnicas y planos constructivos del proyecto (si es parte de su aporte). 6

7 e) Instrumento ambiental, según las características del proyecto, autorizado por el Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales y/o CONAP. 7. Al contar con el expediente completo, de acuerdo a los documentos mencionados anteriormente, el Departamento, sección y/o unidad que corresponda, tomando en consideración la naturaleza del programa y/o proyecto presentado, elabora el proyecto de convenio (Ver anexo 3) y Acuerdo de Dirección (Ver anexo 4). Dentro del convenio o a través de un anexo (perfil de proyecto, especificaciones técnicas, planos, entre otros) se establecen las acciones a realizar, plazo de ejecución y presupuesto, entre otros, incluyendo el monto por gastos de administración y funcionamiento comprobables, el cual en ningún caso podrá ser mayor del 5% del monto total. La entidad receptora de los fondos podrá utilizar dicho porcentaje en gastos relacionados directamente con el proyecto y/o programa, tales como: papelería y útiles, teléfono, internet, mensajería, alquileres, servicios contables, servicios de supervisión del proyecto, equipo (ingresándolo al inventario), gasolina, entre otros. Si la entidad solicitante elabora el diseño, planos constructivos y presupuesto se utiliza esta información para determinar los trabajos a realizar, si es el INGUAT quien lo elabora entonces se utiliza esta información. También puede darse el caso de que el diseño, planos constructivos y presupuesto del proyecto y/o programa sean elaborados por otra entidad (Ejemplo: como un aporte del Ministerio de Cultura y Deportes, Municipalidades u otra entidad relacionada). 8. Los proyectos de convenio y acuerdo son revisados por las siguientes unidades de INGUAT: Divisiones de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo, Sección de Presupuesto, Departamento Financiero, División Administrativa, Asesoría Jurídica, las cuales hacen sus observaciones, correcciones y/o sugerencias en los propios documentos. La Asesoría Jurídica emite un dictamen jurídico del expediente en trámite. 9. El proyecto de convenio es revisado por la entidad solicitante, para su conocimiento, observaciones, correcciones y/o sugerencias (la entidad solicitante debe revisar el convenio previo a su suscripción, con el fin de conocer sus derechos y obligaciones). Cuando el lugar en el cual se ejecute el proyecto pertenece a otra entidad del Gobierno -Ministerio, Municipalidad, etc.- el convenio puede ser tripartito. 10.El Departamento, sección y/o unidad que corresponda elabora Dictamen de Calificación de la entidad que recibirá el aporte económico, el cual debe emitirse previamente a la suscripción del convenio, copia del mismo debe ser enviada a la Contraloría General de Cuentas. 11.Al ser revisados el Convenio y el Acuerdo a nivel de proyecto por todas las unidades mencionadas en el punto 8 y el punto 9, el Departamento, sección y/o 7

8 unidad que corresponda procederá a realizar las modificaciones y/o correcciones requeridas, elaborando los documentos finales y solicitarán números de Convenio y Acuerdo a la secretaria de Dirección, tomando en consideración que el convenio debe tener fecha previa al acuerdo. 12. Los documentos finales de Convenio y Acuerdo se pasan para visto bueno de las siguientes unidades de INGUAT: División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo, Sección de Presupuesto, Departamento Financiero, División Administrativa y Asesoría Jurídica. 13.El Departamento, sección y/o unidad que corresponda elabora el pedido, el cual puede tener la misma fecha del Acuerdo o posterior. 14.El Departamento, sección y/o unidad que corresponda obtiene firma de la División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo en el pedido. 15.El Departamento, sección y/o unidad que corresponda traslada a Dirección de INGUAT, para su firma el Convenio, Acuerdo y pedido junto al expediente completo. 16.Posteriormente el Departamento, sección y/o unidad que corresponda obtiene la firma de la entidad solicitante, si el convenio es tripartito también se obtiene la firma de la otra entidad relacionada. 17.A partir de que el convenio es suscrito por las partes involucradas se cuenta con un plazo de 30 días hábiles (contados a partir de la fecha del documento) para entregar copia del mismo a la Contraloría General de Cuentas, tanto en las Delegación Central como en la Delegación ubicada en el edificio de INGUAT, el no realizar esta acción incurre en multa para los responsables del trámite. La unidad del INGUAT que gestiona el convenio es la responsable de la entrega de las fotocopias a la Contraloría General de Cuentas. 18.Posteriormente a entregar la copia del convenio en la Contraloría General de Cuentas se trasladan a la Asesoría Jurídica de INGUAT, los siguientes documentos: Convenio original Fotocopia de las cartas donde conste la entrega de la fotocopia del convenio a la Contraloría General de Cuentas Fotocopia del Acuerdo de Dirección (el original queda en el expediente que se ingresa al Departamento Financiero) Fotocopia del dictamen de la unidad que tramita el convenio (Divisiones de Desarrollo del Producto y/o de Mercadeo) Original del dictamen de Asesoría Jurídica 8

9 18.El Departamento, sección y/o unidad que corresponda archiva el expediente del convenio suscrito, en el siguiente orden (de arriba hacia abajo): Informe de la Auditoria Interna Informes de los supervisores de INGUAT Informes y liquidaciones de la entidad de acuerdo a lo establecido en el convenio Copia del pedido Copia del acuerdo Copia del convenio Perfil del proyecto (Anexo) Acta de plazo de vencimiento Copia del oficio de entrega de la fotocopia de convenio a Contraloría General de Cuentas Copia del memorando de entrega a la Asesoría Jurídica de los documentos indicados en el numeral 17 Carta de solicitud de apoyo Copia del dictamen técnico de la División y/o Departamento responsable Carta de respuesta de apoyo Copia de dictamen técnico de Asesoría Jurídica Copia del dictamen de calificación de la entidad Documentación de respaldo en el orden indicado arriba. La correspondencia de trámite o documentación que se derive de la gestión del convenio se archiva por separado. II. Erogación de aportes: 1. Cuando los fondos necesarios para brindar el aporte económico no están en el renglón presupuestario que se requiere, el Departamento, sección y/o unidad que corresponda realiza la solicitud de transferencia externa ante la Sección de Presupuesto, del Departamento Financiero, elaborando memorando de solicitud de modificación presupuestaria, indicando los renglones específicos donde se requieren los fondos y Acuerdo de Dirección de solicitud de programación y/o reprogramación a los Grupos de Gasto 4 Transferencias Corrientes y/o 5 Transferencias de Capital. El acuerdo de referencia lleva los vistos buenos de la División que realiza el trámite y de la División Administrativa, previo a la firma de Dirección. Si los fondos necesarios si están disponibles en el renglón que se requiere, solamente se elabora el Acuerdo de Dirección de solicitud de programación y/o reprogramación a los Grupos de Gasto 4 Transferencias Corrientes y/o 5 Transferencias de Capital. 2. El Departamento, sección y/o unidad que corresponda, a través de memorando y con una fotocopia simple del convenio y de la escritura de constitución de la 9

10 entidad receptora de los fondos, solicita a la Sección de Presupuesto del Departamento Financiero requerir ante la Dirección Técnica del Presupuesto, del Ministerio de Finanzas Públicas, número de entidad receptora de fondos del Estado, si la entidad ya cuenta con este número no es necesario realizar la solicitud. 3. Cuando la transferencia interna o externa es aprobada, el Departamento, sección y/o unidad que corresponda ingresa a la Sección de Compras del Departamento Financiero, el expediente de convenio, el cual debe llevar como mínimo y con el índice respectivo, la siguiente documentación: Pedido original y 4 copias Acuerdo de Dirección original Copia de Convenio (con su anexo si lo hubiera) Copia de solicitud de apoyo de la entidad solicitante Copia de Dictamen Técnico de la División que corresponda Copia carta del Director de Respuesta de INGUAT Copia de Dictamen Técnico de la Asesoría Jurídica Copia del dictamen de calificación de la entidad Documentación de respaldo indicada en los incisos Nos. 6.1 y/o 6.2, del numeral I. 4. Después de realizado todo el trámite correspondiente en la División Administrativa, la Sección de Caja del Departamento Financiero emite el cheque por el aporte económico. 5. Si la entidad solicitante no ha recibido fondos del Gobierno anteriormente, debe gestionar su inscripción ante la Contraloría General de Cuentas con copia del convenio suscrito con INGUAT y el expediente que esa institución le requiera. Este trámite se puede realizar inmediatamente después de suscrito el convenio y paralelamente al trámite de transferencia externa o interna realizado por INGUAT. 6. Cuando el cheque está disponible para cobro, el Departamento, sección y/o unidad que corresponda informa a la entidad receptora de los fondos. El cheque debe ser cobrado por el Representante Legal de la entidad, quien deberá traer el recibo de la Contraloría General de Cuentas y su cédula de vecindad. En el caso de que el Representante Legal no pueda venir a cobrar el cheque, la persona nombrada para cobrarlo deberá traer lo siguiente: carta de autorización para cobrar el cheque firmada por el Representante Legal de la entidad, fotocopia de cédula de vecindad del Representante Legal, cédula de vecindad de la persona nombrada y recibo de la Contraloría General de Cuentas. 7. El día que se cobra el cheque se emite y firma un acta por parte de las entidades involucradas, la cual establece la fecha de inicio del plazo de ejecución del convenio. Copia de esta acta debe ser entregada en la Sección de Caja juntamente con la demás documentación al cobrar el cheque. 10

11 III. Ejecución financiera y física de la entidad solicitante: 1. Tal como lo establece el convenio, la entidad receptora de los fondos debe abrir una cuenta bancaria específica para el manejo del aporte de INGUAT y emitir los cheques no negociables a favor de la empresa o empresas que contrate para la ejecución del proyecto. 2. Cuando los proyectos y/o programas tengan un valor mayor a noventa mil quetzales (Q.90,000.00) la entidad solicitante debe cotizar el proyecto y/o programa a través del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - GUATECOMPRAS, según el procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y la capacitación recibida en el Ministerio de Finanzas Públicas. Este trámite se puede iniciar inmediatamente después de suscrito el convenio y paralelamente al trámite de transferencia externa o interna realizado por INGUAT. 3. Si la entidad no cuenta con el pin para poder acceder al Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS, deberá solicitarlo al Ministerio de Finanzas Públicas, la cual le fijará fecha y hora para recibir la capacitación correspondiente y posteriormente asignará el pin a la entidad. 4. Cuando la entidad receptora de los fondos adjudica a la empresa que ejecutará el programa y/o proyecto, de acuerdo al procedimiento del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. debe suscribir un contrato de trabajo en el que se establezcan todos los términos bajo los cuales se ejecutará la obra, dicho contrato debe ser elaborado por la entidad receptora de los fondos, firmado por los Representantes Legales de ambas entidades y debidamente legalizadas las firmas. 5. Tal como lo establece el convenio, la entidad receptora de los fondos debe cumplir con todas las obligaciones contraídas en el mismo, entre ellas el ingreso del proyecto y su avance mensual en el Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP- de la Secretaría de Planificación y Programación SEGEPLAN- cuando sea entidad del Estado, cuando sea una asociación, comité o fundación privada el INGUAT debe cumplir con esta obligación. 6. La entidad solicitante debe acompañar la ejecución del proyecto haciendo supervisiones periódicas, por parte de algún miembro de la entidad que posea conocimientos sobre este tema o alguna persona contratada para el efecto. 7. El INGUAT por medio del Departamento de Planeamiento, de la División de Desarrollo del Producto o de la División de Mercadeo nombrará un supervisor del 11

12 proyecto y programará supervisiones a la obra y/o programa en ejecución elaborando informes de supervisión y avance de los trabajos. 8. La entidad receptora de los fondos deberá presentar informes técnicos, además de las liquidaciones contables, en las fechas y de acuerdo a los lineamientos que establece el convenio. 9. Cuando existan causas de fuerza mayor que imposibiliten concluir el proyecto y/o programa en el plazo establecido dentro del convenio, existe la posibilidad de ampliar el plazo del mismo mediante un adendum, trámite que se realizará de la siguiente forma: Solicitud de ampliación de plazo de ejecución del proyecto y/o programa, debidamente justificada y firmada por el Representante Legal de la entidad. Elaboración del informe técnico por parte de INGUAT, manifestando que sí es procedente ampliar el plazo. Respuesta de INGUAT autorizando la ampliación del plazo, firmada por el Director. Elaboración y trámite de adendum al convenio. 10.El proyecto de adendum es revisado por las siguientes unidades de INGUAT: Divisiones de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo, Sección de Presupuesto, Departamento Financiero, División Administrativa y Asesoría Jurídica, las cuales hacen sus observaciones, correcciones y/o sugerencias en el propio documento. 11.El adendum final se pasa para visto bueno de las siguientes unidades de INGUAT: División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo, Sección de Presupuesto, Departamento Financiero, División Administrativa y Asesoría Jurídica. 12.Posteriormente se pasa a firma del Director de INGUAT y del Representante Legal de la entidad receptora de los fondos. 13.A partir de que el adendum es firmado por las partes involucradas se cuenta con un plazo de 30 días hábiles (contados a partir de la fecha del documento) para entregar copia del mismo a la Contraloría General de Cuentas, tanto en las Delegación Central como en la Delegación ubicada en el edificio de INGUAT, el no realizar esta acción incurre en multa para los responsables del trámite. 14.Cuando la acción y/o programa esté concluido, la entidad receptora de los fondos deberá suscribir un acta de recepción de los trabajos y/o servicios con la empresa contratada para la ejecución del proyecto, posteriormente el supervisor del proyecto nombrado por el Departamento de Planeamiento, de la División de Desarrollo del Producto o División de Mercadeo, realizará una visita de supervisión técnica y si todo está en orden, elaborará un informe en el que conste que los trabajos fueron finalizados conforme lo establece el convenio. 12

13 IV. Liquidación y Finiquito: 1. Si el aporte entregado por INGUAT está dividido en varios desembolsos, el siguiente desembolso estará sujeto a la liquidación del primero y así sucesivamente hasta llegar al último desembolso, los desembolsos deben ser liquidados según lo establezca el convenio (debidamente ordenados e identificados), revisados por la Auditoría Interna y presentando como mínimo lo siguiente: Estado de ingresos y egresos Estados Financieros debidamente firmados por el Perito Contador registrado en la Superintendencia de Administración Tributaria SAT-. Conciliación bancaria mensual. Cuadro conciliatorio entre las diferencias del saldo por ejecutar y el saldo en cuenta bancaria, con todas las explicaciones respectivas. Fotocopia de la Caja Fiscal, firmada y sellada por el Perito Contador y Representante Legal de la Asociación, con el sello de recibido de la Contraloría de Cuentas de la Nación. Fotocopias de las facturas contables. Informes técnicos de avance físico. Cuando el programa y/o proyecto se concluya, la entidad solicitante elaborará liquidación final y deberá presentarla ante INGUAT, dicha liquidación debe contener la misma información y documentación indicada en el párrafo anterior. 2. La División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo recibirá la liquidación del proyecto y/o programa, revisando los aspectos técnicos y elaborará a través del supervisor del proyecto el informe parcial o final de supervisión, posteriormente trasladará el expediente a la Auditoría Interna para la revisión de los aspectos financieros-contables. 3. El INGUAT por medio de la auditoría interna se reserva el derecho de hacer revisiones cuando considere necesario. AGREGAR La Auditoría Interna revisará la liquidación presentada estableciendo si la información es suficiente o bien si es necesario completar alguna documentación o brindar mayor información, si este es el caso devolverá el expediente a la División que corresponda para que proceda a solicitar la información y/o documentación solicitada a la entidad receptora de los fondos. QUITAR Hablarlo con el Auditor-. 4. La División que corresponda solicitará a la entidad receptora de los fondos, mediante oficio la información y/o documentación solicitada por la Auditoría Interna, cuando reciba lo requerido trasladará nuevamente el expediente a la Auditoría Interna. 13

14 5. Si la información y/o documentación presentada llena las expectativas de la Auditoría Interna, esta elaborará un informe indicando que la documentación presentada es razonable y suficiente, de lo contrario nuevamente se realizarán las acciones indicadas en los numerales 3 y 4, hasta que la liquidación esté debidamente documentada. 6. ESTO NO: Cuando la liquidación final haya sido revisada y aceptada por la Auditoría Interna, la División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo convocará a la Comisión de Recepción y Liquidación de convenios suscritos entre INGUAT y otras entidades, para que procedan a elaborar el acta de recepción definitiva de cada convenio dentro de los veinte días siguientes a la fecha de notificación de la convocatoria. Las Divisiones de DDP y Mercadeo debe archivar los informes del aporte entregado. Para efectuar dicho trabajo la División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo deberá poner a disposición el expediente completo y la documentación especificada en cada convenio, la cual debe incluir: Informe favorable de la Auditoria Interna Informe final de la División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo Expediente individual que respalda el aporte económico, debidamente clasificado y ordenado. Informes técnicos y financieros presentados por los ejecutores. Informes de supervisión técnica periódica del INGUAT. Otros documentos que la Comisión estime necesario verificar. 7. Si la Comisión de Recepción y Liquidación detectara que existe documentación incompleta para suscribir el acta de liquidación, la comisión lo notificará al Jefe de las Divisiones de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo para que subsane lo pertinente en un plazo de cinco días hábiles. 8. La División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo después de obtener la documentación faltante, trasladará nuevamente el expediente a la Comisión de Recepción y Liquidación para su revisión. 9. Si la documentación está en orden, la Comisión de Recepción y Liquidación emitirá el acta de recepción y liquidación del convenio en cuestión y archivará los expedientes respectivos conforme un mecanismo que garantice su resguardo y control adecuado. V. Entrega del proyecto: 1. Después de concluida la ejecución del proyecto, se coordinará y realizará un acto formal para la entrega del mismo, coordinado por la División de Desarrollo del Producto y/o Mercadeo y financiado por las entidades involucradas. Elaborado por: Licda. Karla L. de Cordero 14