ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

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1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS En Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 en el Centro de Control de Energía (CCE) FECHA

2 Tabla de contenido 1 Introducción Objetivo General Objetivos Específicos Enfoque Información que dispone el CCE Productos Esperados del Programa de Certificación Plazo de Ejecución Personal técnico / equipo de trabajo / Recursos Metodología Evaluación de las Ofertas EVALUACIÓN ECONÓMICA SOBRE B Evaluación de la Oferta Económica más Conveniente Evaluación Combinada: Oferta Técnica y Oferta Económica Forma de pago

3 1 Introducción El objetivo de la en el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 en el CCE es recibir ofertas técnicas y económicas de compañías acreditadas por un Organismo de Acreditación Internacional, para certificar sistemas de gestión de la calidad, con domicilio y representación legal en República Dominicana, para realizar el Proceso de Pre-Auditoria, Auditoria de certificación, y auditorias de seguimiento del: PROGRAMA DE CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL CENTRO DE CONTROL DE ENERGIA (CCE) DE ACUERDO CON LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015. En el Plan Operativo Anual 2016 del Centro Control de Energía se ha proyectado realizar el Programa de Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. La Administración General de la ETED, de quien depende por ley el CCE, autorizó el inicio de los acompañamientos en la Implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre otros aspectos, que existe alineación con los requisitos legales que crea el CCE y con la finalidad de satisfacción de las partes interesadas de la normativa internacional ISO 9001:2015. La Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana requiere la Contratación de una Compañía Acreditada por un Organismo de Acreditación Internacional con el propósito de realizar: Auditoría de pre certificación y de otorgamiento de la certificación SGC del CCE (Primer año, correspondiente al 2016) Auditoría de seguimiento SGC (Segundo año) Auditoría de seguimiento SGC (Tercer año) 2 Objetivo General La empresa certificadora deberá realizar una auditoría integral de pre certificación y de certificación al sistema de gestión de la calidad del CCE para establecer la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, y con lo que establece la legislación de la República Dominicana para la Operación en Tiempo Real del Sistema Eléctrico Nacional Interconectado (SENI), con calidad, protegiendo el entorno ambiental y garantizando la seguridad y salud de las partes interesadas. De establecerse la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, el Organismo certificador deberá realizar auditorías de seguimiento en cada uno de los dos siguientes años, de preferencia en el último trimestre acorde a que la certificación se realizaría en este trimestre. 3 Objetivos Específicos Realizar y entregar informes detallados sobre el grado de cumplimiento del sistema de gestión de la calidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, requisitos legales y reglamentarios que se generen de las auditorías de pre-certificación, certificación y seguimiento. Estos informes deberán contener un detalle de las No Conformidades y Observaciones, así como las buenas prácticas, que 3

4 se deriven de las actividades de auditoría y recomendaciones para la mejora continua de la eficacia del SGC. Considerando que el sistema de gestión de la calidad tiene subprocesos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y la gestión socio ambiental, los informes de la empresa certificadora deberá en todos los casos hacer referencia al cumplimiento legal de los aspectos señalados. Centro de Control de Energía (CCE) Dependencia de la Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana, cuya función principal es la operación en tiempo real del Sistema Eléctrico Nacional Interconectado (SENI). Las funciones Principales del CCE son: Dar las instrucciones a los Agentes del MEM conectados al SENI para realizar la operación en tiempo real, siguiendo las políticas de operación y el Programa de Operación Diario preparado por el Organismo Coordinador (OC). Coordinar acciones para garantizar la seguridad del sistema, la calidad del servicio y la economía del sistema. Dirigir la ejecución de maniobras del SENI. Registrar, evaluar y difundir la información de la operación en tiempo real del SENI. Adecuar la configuración del sistema a las circunstancias; la misma que, en lo posible, debe ser recomendada por el OC en el Programa de Operación Diario o en su reprogramación. Dirigir el restablecimiento del SENI luego de una perturbación. Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana La Empresa de Transmisión Eléctrica Dominicana : compañía eléctrica estatal cuyo objetivo es operar el Sistema Eléctrico Nacional Interconectado (SENI) para proveer servicios de transporte de energía eléctrica en alta tensión a todo al territorio nacional. La ETED realiza las funciones de Operador del SENI a través del CCE. La ETED tiene su sede en Santo Domingo, República Dominicana en la siguiente dirección: Empresa Eléctrica de Transmisión Dominicana. Av. Rómulo Betancourt No.1228, Bella Vista. Santo Domingo, República Dominicana Tel.: +1 (809) Enfoque Los requerimientos indicados en esta especificación técnica están basados en el punto de vista de la ETED. La auditoría de certificación del Sistema de Gestión de la Calidad del CCE debe cubrir a todos los procesos y subprocesos declarados y que están activos en toda el área de servicio y de cuyo cumplimiento son responsables todo el personal de la Institución. 4

5 El alcance general debe incluir los siguientes apartados principales: a) Reuniones preparatorias con el personal responsable del Sistema de Gestión de la Calidad del CCE para ratificar o rectificar el Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad a Certificarse con la Norma ISO 9001:2015. b) Estructura del Programa de Auditoría para el periodo de certificación. c) Metodología para realizar la Auditoria en los sitios de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. d) Estructura de los Planes de Auditoría. e) Contenido y duración de las Reuniones de Apertura. f) Metodología para descubrir puntos de mejoramiento continuo que sean de valor agregado para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad. g) Forma de clasificación y la definición de las No Conformidades. h) Contenido y duración de la Reunión de Enlace. i) Contenido y duración de la Reunión de la Retroalimentación. j) Contenido y duración de la Reunión de Cierre. k) Contenido del Informe de la Auditoria de Certificación. l) Metodología para la entrega del Certificado de cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 del Sistema de Gestión de Calidad. m) Tiempo mínimo y máximo para la entrega del Certificado del Sistema de Gestión de la Calidad. n) Metodología para realizar el seguimiento y cierre de las No Conformidades establecidas en la Auditoria de Certificación y Seguimiento y del plazo establecido. o) Metodología para realizar las auditorias de seguimiento después de haber obtenido la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. p) Contenido del informe de las Auditorias de Seguimiento. q) Metodología para impulsar al Sistema de Gestión de la Calidad para que logre establecer, mantener y mejorar continuamente sus procesos y conseguir que se logre el desarrollo y crecimiento del CCE. r) Metodología para realizar el trámite de las quejas de las empresas que solicitan la certificación y que han pasado la auditoria de certificación. 5 Información que dispone el CCE La documentación declarada por los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad y los resultados de las auditorías externas e internas, de los resultados del seguimiento que realiza la Coordinación del Sistema de Gestión la Calidad, están disponibles para el organismo de certificación que sea declarado ganador de este proceso de selección previa. 6 Productos Esperados del Programa de Certificación Como productos del Programa de Certificación del SGC del CCE se entregarán: 1. Informe detallado de la auditoria de pre certificación con recomendaciones para el mejoramiento continuo de la eficacia del SGC, incluyendo si las hubiera, reporte de No Conformidades de acuerdo con lo señalado en los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y la documentación establecida y declarada en el SGC por el CCE. 5

6 2. Certificado de que el CCE cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, acreditado por un Organismo de Acreditación Internacional. 3. Informes detallados de las auditorías contempladas en el Programa de Certificación, con recomendaciones para el mejoramiento continuo de la eficacia del SGC, incluyendo si las hubiera, reporte de No Conformidades de acuerdo con lo señalado en los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y la documentación establecida y declarada en el SGC por el CCE. 7 Plazo de Ejecución El Programa de Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad tiene un periodo de vigencia de tres años, por lo tanto el plazo de ejecución es de tres años Cada año se realiza una auditoría de preferencia en el cuarto trimestre y su duración en días, está en función del alcance por procesos del SGC, el mismo que debe ser proporcionado por el Organismo de Certificación, sobre la base de criterios reconocidos a nivel internacional y de las experiencias de los dos procesos de certificación previos del SGC del CCE y de las auditorías internas del SGC. La fecha de inicio del Programa de Certificación del CCE será a partir de la firma del contrato. Actividades Las actividades en detalle serán definidas por la Empresa Certificadora en el Programa de Certificación y los Planes de Auditoría requerido en el alcance establecido en el numeral 4 Enfoque, las mismas que se enmarcarán en las siguientes etapas referenciales. 1 Auditoría de pre certificación y de certificación para otorgamiento de la certificación SGC ETAPA PRIMER AÑO * SEGUNDO AÑO TERCER AÑO Ejecución de Plan de Auditoria 2 Auditoría de seguimiento Ejecución de Plan de Auditoria 3 Auditoría de seguimiento Ejecución de Plan de Auditoria Primer añ o correspoñdería al

7 8 Personal técnico / equipo de trabajo / Recursos El oferente deberá demostrar que cumple con lo siguiente: Líder del equipo de auditoría con acreditación IRCA o equivalente para realizar auditorías a Sistemas de Gestión de Calidad. La empresa certificadora debe demostrar que dispone al menos de 2 auditores acreditados IRCA o equivalente para realizar la Auditoría del SGC del CCE, que cumplan con los requisitos establecidos para el personal técnico clave y que está registrado IQNet o equivalente. La empresa certificadora debe tener mínimo 5 años de experiencia en la Republica Dominicana y estar acreditada para certificar en la ISO 9001:2015. Además debe tener formación y experiencia en auditorías de sistemas de gestión en República Dominicana preferiblemente en el Sector Eléctrico o en su defecto en la administración pública en general. El Oferente debe citar los lugares donde ha ejecutado Programas de Auditorias de Certificación. Para ello debe adjuntar documentación que demuestre lo señalado anteriormente. El Organismo Certificador con registración en IQNet o equivalente para realizar auditorías a Sistemas de Gestión de Calidad. Proyectos que no sean debidamente documentadas en donde demuestren la veracidad de los datos mediante una certificación o comunicación aportados no serán calificados. 9 Metodología La Empresa Certificadora debe demostrar que dispone de un PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS AUDITORIAS DE CERTIFICACIÓN, cuya metodología debe cubrir entre otros los siguientes aspectos: h) Reuniones preparatorias con el personal responsable del Sistema de Gestión de la Calidad del CCE para ratificar o rectificar el Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad a Certificarse con la Norma ISO 9001:2015. i) Estructura del Programa de Auditoría para el periodo de certificación j) Metodología para realizar la Auditoria en los sitios de los procesos y subprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. k) Estructura de los Planes de Auditoría l) Contenido y duración de la Reuniones de Apertura m) Metodología para descubrir puntos de mejoramiento continuo que sean de valor agregado para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad. n) Forma de clasificación y la definición de las No Conformidades. h) Contenido y duración de la Reunión de Enlace i) Contenido y duración de la Reunión de la Retroalimentación j) Contenido y duración de la Reunión de Cierre. 7

8 k) Contenido del Informe de la Auditoria de Certificación. l) Metodología para la entrega del Certificado de cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 del Sistema de Gestión de Calidad. m) Tiempo mínimo y máximo para la entrega del Certificado del Sistema de Gestión de la Calidad. n) Metodología para realizar el seguimiento y cierre de las no conformidades establecidas en la Auditoria de Certificación y Seguimiento y del plazo establecido. o) Metodología para realizar las auditorias de seguimiento después de haber obtenido la Certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. p) Contenido del informe de las Auditorias de Seguimiento. q) Metodología para impulsar al Sistema de Gestión de la Calidad para que logre establecer, mantener y mejorar continuamente sus procesos y conseguir que se logre el desarrollo y crecimiento del CCE. r) Metodología para realizar el trámite de las quejas de las empresas que solicitan la certificación y que han pasado la auditoria de certificación. 10 Evaluación de las Ofertas Para la verificación del cumplimiento de los requisitos mínimos se utilizará la metodología cumple o no cumple Integridad de la oferta: La integridad de las ofertas se evaluará considerando la presentación de los requisitos mínimos previstos en estos términos de referencia: 1. Presentación y compromiso. 2. Datos generales del oferente. 3. Oferta Económica. 4. Plan de trabajo: enfoque, alcance y metodología. 5. Experiencia del oferente en servicios de consultoría, realizados en los últimos cinco años. 6. Personal técnico clave asignado al proyecto. 7. Compromiso del profesional asignado al proyecto. 8. Hoja de vida del personal técnico clave asignado al proyecto. 9. La empresa certificadora debe demostrar que dispone al menos de 2 auditores acreditados IRCA o equivalente para realizar la Auditoría del SGC del CCE, que cumplan con los requisitos establecidos para el personal técnico clave y que está registrado IQNet o equivalente. 10. La empresa certificadora debe tener mínimo 5 años de experiencia en la República Dominicana y estar acreditada para certificar en la ISO 9001: Además la empresa certificadora debe: Presentar su Registro de Proveedor del Estado. Presentar sus certificaciones de pago de impuestos al día 10.2 Verificación de cumplimiento de integridad y requisitos mínimos de la oferta: Si la oferta presentada cumple integralmente con los parámetros mínimos indicados en el punto 10.1, será aceptada, para evaluación. 8

9 10.3 Evaluación por puntaje: Si la oferta cumple con los requisitos mínimos indicados en el punto 10.1 será objeto de evaluación por puntaje. La evaluación técnica se realizará sobre una base de 100 puntos. Todas las propuestas que obtengan una puntuación mayor o igual a 80 puntos en la calificación técnica serán declaradas aptas y pasarán a la evaluación económica. Las propuestas que obtengan en la calificación técnica una puntuación menor a 80 puntos serán descalificadas. Las propuestas técnicas se calificarán sobre la base de los siguientes criterios de evaluación y se ordenarán de acuerdo con dicha calificación: Parámetro Experiencia general del oferente Experiencia Personal de Auditores Líderes de SGC Metodología y Programa de Auditorías y Planes de Auditorías TOTAL Valoración 40 puntos 40 puntos 20 puntos 100 puntos Experiencia general y específica del oferente: Experiencia General del Oferente (40 puntos) El oferente deberá presentar un mínimo de 20 certificaciones validado por el representante legal de la organización en donde realizaron auditorías de certificación de Sistemas de Gestión de la Calidad con la precedente versión Norma ISO 9001:2008. De las veinte certificaciones, por lo menos dos deben estar relacionadas con el Sector de Energía Eléctrica, dentro o fuera del país, realizadas en los últimos 5 años. Por cada certificado de auditoria de certificación de SGC se le asignará un máximo de dos puntos. Para valorar la relevancia a cada trabajo realizado se le aplicará el siguiente criterio: muy relevante 2 puntos; relevante 1 puntos; poco relevante 0.5 puntos; e irrelevante 0 punto. Experiencia Personal Auditores Líderes (40 puntos) La empresa certificadora debe demostrar que dispone al menos de 2 auditores líderes, que cumplan con las siguientes características: Líder del equipo de auditoría: Dos Auditores Líderes de preferencia con acreditación IRCA, o equivalente para realizar auditorías a Sistemas de Gestión de Calidad. Además deben tener formación y experiencia en auditorias en la administración pública de la República Dominicana. Los dos auditores líderes deben demostrar que tienen competencia para auditar el Sector Energía Eléctrica. 9

10 Los auditores que puedan ser designados líderes del equipo de auditoría deben demostrar que han realizado auditorias de certificación con la Norma ISO 9001:2015, a por lo menos dos organizaciones, en las cuales hayan sido los líderes del equipo de auditoría. Cada uno de los dos auditores debe presentar un mínimo de cinco certificaciones validadas por el representante legal del Organismo Certificador y la empresa que certificó. De las 5 certificaciones, por lo menos uno de los dos auditores debe haber realizado dos auditorias relacionadas con el Sector de Energía Eléctrica, dentro o fuera del país, realizadas en los últimos 3 años. A cada auditor se le asignará un máximo de 20 puntos. Para valorar la relevancia a cada una de las cinco certificaciones de trabajo realizado por el auditor, se le aplicará un puntaje bajo el siguiente criterio: muy relevante 4; relevante 3; poco relevante 1; e irrelevante 0. Se calificará hasta siete certificaciones Metodología y programa de actividades de auditoría de certificación y seguimiento (20 puntos) Para valorar la Metodología, el Programa de actividades de auditoría de certificación y sus componentes, se aplicará un coeficiente por componente bajo el siguiente criterio: muy relevante 5; relevante 3; poco relevante 1; e irrelevante 0. El programa de actividades de auditoría debe considerar el periodo de tres años (1 auditoria de certificación y 2 auditorías de seguimiento). Parámetro Ponderación Valoración Calificación a) Objetivos, actividades, 5,0 acciones, productos y metas; b) Enfoque, alcance y 5,0 metodología del trabajo c) Organigrama y/o estructura 5,0 funcional del servicio propuesto d) Programa(s) de actividades, 5,0 asignación de profesionales Metodología 20,0 Suma a) + b) + c) + d) Evaluación técnica total Parámetro Valoración Calificación Observaciones Experiencia general del oferente 40 puntos Experiencia Personal de Auditores Líderes de SGC Metodología y Programa de actividades de Auditorías de Certificación y Seguimiento TOTAL 40 puntos 20 puntos 100 puntos 10

11 Para que el oferente pueda continuar en este proceso de selección, la propuesta técnica deberá alcanzar el puntaje mínimo de ochenta (80) puntos de los cien puntos establecidos EVALUACIÓN ECONÓMICA SOBRE B Se procederá a realizar la evaluación económica de las ofertas que hayan alcanzado por lo menos los 80 de 100 puntos previstos en la evaluación técnica. El precio en la Oferta deberá estar expresado en moneda nacional, (Pesos Dominicanos, RD$) Evaluación de la Oferta Económica más Conveniente La evaluación de la Propuesta Económica consistirá en asignar un puntaje de 100 establecido a la Oferta Económica de menor monto. Al resto de propuestas se le asignará puntaje según la siguiente fórmula: Pi = Om x PMPE = 100 x Om/Oi Oi Donde: i = Propuesta Pi = Puntaje de la Propuesta Económica Oi = Propuesta Económica Om = Propuesta Económica más baja PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica. El puntaje de la Propuesta Económica se calculará tomando en consideración el puntaje máximo para la Propuesta Económica de 100 puntos Evaluación Combinada: Oferta Técnica y Oferta Económica El Criterio de evaluación para las Ofertas Combinadas es el siguiente: Oferta Técnica 80 puntos (C1) x 100 Oferta Económica 20 puntos (C2) x 100 Una vez calificadas las propuestas mediante la Evaluación Técnica y Económica se procederá a determinar el puntaje de las mismas. Tanto la evaluación Técnica como la evaluación Económica se califican sobre cien (100) puntos. El puntaje total de la Propuesta será el promedio ponderado de ambas evaluaciones, obtenido de la aplicación de la siguiente fórmula: PTPi = C1 x PTi + C2 x PEi Donde: 11

12 PTPi = Puntaje Total Combinado del Oferente PTi = Puntaje por evaluación Técnica del Oferente PEi = Puntaje por evaluación económica del Oferente C1 =Coeficiente de ponderación y/o reducción para la evaluación técnica C2 =Coeficiente de ponderación para la evaluación económica Los coeficientes de ponderación deberán cumplir con las condiciones siguientes: 1. La suma de ambos coeficientes deberá ser igual a la uno (C1 + C2 = 1). 2. El valor absoluto entre la diferencia de ambos coeficientes no deberá ser mayor de Los valores que se aplicarán para los coeficientes de ponderación son: C 1 = 0.80 C 2 = 0.20 Posteriormente, luego de aplicar la fórmula precedente, se procederá a la Adjudicación del Oferente que haya presentado la Propuesta que obtenga el MAYOR PUNTAJE Forma de pago El monto del contrato, en consideración que la validez del certificado de que el SGC cumple con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2015 tiene una vigencia de tres años, y se pagará de la siguiente manera: 1. Un Cuarenta por ciento (40%) a la presentación del informe de la primera etapa (Auditoría de pre certificación y de otorgamiento de la certificación SGC) y entrega de solicitud de pago. 2. Un Treinta por ciento (30%) a la presentación del informe de la segunda etapa (Auditoría de seguimiento SGC) y entrega de solicitud de pago. 3. Un Treinta por ciento (30%) a la presentación del informe de la tercera etapa (Auditoría de seguimiento SGC) y entrega de solicitud de pago. Todos los pagos se realizarán con autorización del Director del CCE, previo la presentación de los informes de cada una de las etapas y solicitud de pago. Los pagos de las etapas 2 y 3 que corresponden a auditorías de seguimiento, solo se podrán ejecutar si el CCE obtiene un resultado favorable en la etapa 1 con la certificación de cumplimiento con la Norma ISO 9001:2015, otorgado por el Organismo Certificador. 12