RECEPCIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE HOJAS DE VIDA

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1 PÁGINA: 1 DE 8 SEGUIMIENTO DE HOJAS DE VIDA REVISÓ GERENTE DE GESTIÓN HUMANA Y CARRERA ADMINISTRATIVA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

2 PÁGINA: 2 DE 8 1. OBJETIVO Establecer y definir las actividades para la administración de las Hojas de Vida de todos los servidores públicos activos y pensionados de la Gobernación del Meta, manteniendo la información actualizada, oportuna y verificada. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las Hojas de Vida de los servidores públicos activos y pensionados de la Gobernación del Meta; iniciando con la recepción de las hojas de vida con la documentación exigida para la vinculación o reconocimiento de pensión o indemnización, la actualización y seguimiento de las hojas de vida junto con el documento de declaración de bienes y rentas, finalizando con la actualización de base de datos o sistema de información cada vez que se generen nuevos registros o novedades. Aplica para el proceso de Talento Humano de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES HISTORIA LABORAL: Carpeta en donde reposan, debidamente organizados, archivados y foliados cronológicamente, todos los antecedentes es de los servidores públicos activos de la Gobernación del Meta, asociados con su ingreso, permanencia y retiro. EXPEDIENTE PENSIONAL: Carpeta en donde reposan, debidamente organizados, archivados y foliados cronológicamente, todos los documentos de la persona pensionada, desde el momento en que solicito la pensión. DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS: Es la obligación de todo servidor público de prestar declaración sobre los bienes, deudas y rentas que tiene antes durante y después del ejercicio del cargo. SIGEP (sistema de información y gestión del empleo público): sistema de información utilizado para Registrar y almacenar información en temas de organización institucional y personal al servicio del estado, para facilitar los procesos, seguimiento y evaluación de la organización institucional y de

3 PÁGINA: 3 DE 8 los recursos humanos al interior de cada entidad, para permitir el ejercicio del control social. 4. RESPONSABLE Secretario Gerente de y Carrera Administrativa Asesor Oficina de de y Servidor público

4 PÁGINA: 4 DE 8 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTROS INICIO 1 de y Recibir hojas de vida con la documentación exigida para la vinculación o reconocimiento de pensión o indemnización. Verificar según el F-TH-18. Recibir hojas de vida F-TH-18 presentados para posesión 2 de y Verificar y organizar la documentación. Verificar documentos F-TH-18 presentados para posesión / 3 4 de y de y Enumerar Acto de posesión o Reconocimiento de Pensión o indemnización. Registrar y actualizar el sistema de información: - Para personal activo utilizar el formato Hoja de control de Historia Laboral e ingresar al Software Humano los datos personales del vinculado, registros y novedades; - Para personal pensionado ingresar a base de datos de Excel en Pensionados activos y fallecidos. Enumerar acto administrativo Actualizar sistema de información Acto de Posesión / Reconocimiento de Pensión o Indemnización Historia Laboral Hoja de Control Base de datos Excel Pensionados activos y fallecidos

5 PÁGINA: 5 DE 8 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTROS 5 de y Archivar documentos en la historia laboral o expediente del servidor público activo o pensionado. Archivar adecuadamente 6 de y Actualizar base de datos o sistema de información cada vez que el servidor público o pensionado tenga nuevos registros y novedades. Actualizar base de datos 7 Secretario Realizar comunicación solicitando la actualización y entrega de la declaración de bienes y rentas Solicitud de declaración comunicación 8 Servidor público 7 Servidor público Realizar la actualización periódica de la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en el SIGEP Presentar en medio físico la declaración de bienes y rentas al ingreso, anualmente (antes del 31 de marzo) y al retiro, Actualización periódica de HV Presentar declaración de bienes y rentas Secretario de Presentó declaración de bienes y rentas? Comunicación dirigida al servidor público informando la responsabilidad y las consecuencias de no presentar la declaración de bienes y rentas Recepcionar y archivar la declaración de bienes y renta NO Realizar comunicación Recepción y archivo SI 10 Comunicación

6 PÁGINA: 6 DE 8 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTROS 9 Gerente de y Carrera Administrativa Realizar seguimiento y verificación aleatoria a las declaraciones de bienes y rentas para comprobar la veracidad de la información Seguimiento y verificación declaración bienes y rentas Hoja de vida, Formato de declaración de bienes y rentas, e informe de revisión FIN 5.1 GENERALIDADES EN EL CASO DE RETIRO DE LOS FUNCIONARIOS DE PLANTA, SE DEBERÁ DILIGENCIAR EL F-TH-40 DOCUMENTOS REQUERIDOS PARA RETIRO.

7 PÁGINA: 7 DE 8 6. REGISTROS Registro Bases de datos creada en Excel para el registro de pensionados activos y fallecidos. Responsable Como conservarlo Medio magnético Donde conservarlo Equipo del Tiempo de conservación Disposición Final Expedientes pensionales Medio físico en carpetas gestión de la Oficina de Historias Laborales de servidores públicos activos Medio físico en carpetas F-TH-18 presentados para posesión Medio Físico en historia laboral del servidor público Historia Laboral Hoja de Control Medio Físico en historia laboral del servidor público F-TH-40 requeridos para retiro Medio Físico en historia laboral del servidor público

8 PÁGINA: 8 DE 8 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Versión inicial 02 Según Acto Reingeniería de Procesos 03 15/04/2010 Revisión y ajuste como resultado de la Acción Correctiva No del 15 de febrero de Se realizan ajustes en la 04 08/08/2013 denominación de los cargos, a partir de la reestructura organizacional. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.