Requisitos para la instalación y configuración del sistema

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1 Índice Sección I I-1 Requisitos para la instalación y configuración del sistema Requerimientos de Sistema Operativo I-1 Orden de Instalación del Producto I-1 Planificando la Instalación I-2 Conceptos Básicos I-2 o Empresa, Sucursal, Red, Sector, Caja I-2 o Administrador, Supervisor, Operador I-2 o Área Comercial, Rubro, Categoría, Artículo I-2 o Categoría, Cliente I-3 o Jornada, Rendición, Cierre I-3 o Listas de Precios, Promociones, Bandas Horarias, Sorteos I-4 o Impresoras Fiscales, No Fiscales, Windows, OPOS I-4 o Documentos, Códigos de Operación, Tipos de Operación I-4 Numeración de los puntos de venta I-5 Base de datos I-5 Instalación monousuario I-5 Instalación multiusuario en red de área local I-6 Consolidación en un servidor central I-7 Sección II CheckOUT BackOffice II-1 CAPITULO 1 II-1 o Cómo ingresar a CheckOUT Backoffice II-1 o Inicio de sesión con login integrado II-1 o Inicio de sesión sin login integrado II-2 o Selección de la empresa II-3 o Elementos de pantalla principal II-3 o Menú ventana II-4 o Toolbar II-6 o Modalidades de ingreso de información II-6 o Toolbar de datos II-7 o Salir de Checkout Backoffice II-8 1

2 o Solución de problemas: Archivos de diagnóstico II-9 o Generar archivo de diagnóstico II-9 o Ejecutar archivo de diagnóstico II-10 CAPITULO 2 II-11 o Tutoriales en línea II-11 o Lista de tareas II-12 CAPITULO 3 II-13 o Informes del sistema II-13 o Parámetros de los informes II-13 CAPITULO 4 II-14 o Circuito de precios II-14 Alta de costos, Parametrización de precios por margen, Proceso de precios y Emisión de etiquetas II-14 CAPITULO 5 II-19 o Circuito de cuentas por cobrar II-19 Activación de cuentas corrientes de clientes, Imputación de pago y Resumen de cuenta II-19 CAPITULO 6 II-23 o Circuito de control de inventario II-23 Carga de inventario, Ajuste de inventario y Registración de transacciones de stock II-23 CAPITULO 7 II-27 o Circuito de tesorería II-27 Recepción de valores de caja, Registración de movimientos de tesorería y Planilla de caja II-27 CAPITULO 8 II-29 o Circuito de compras / Cuentas por pagar II-29 Parametrización de abastecimiento, Generación de orden de compra, Recepción de orden de compra, Registración de documentos de compra y Emisión de pago a proveedores II-29 2

3 Sección III CheckOUT POS Restaurant III-1 CAPITULO 1 III-1 o Ingreso de datos III-1 o Documentos III-1 o Clientes III-2 o Artículos III-2 o Medios de pago III-2 o Funciones administrativas III-3 o Seguridad & Auditoría III-4 o Detalles Técnicos III-4 CAPITULO 2 III-6 o Modo de operación de CheckOUT POS III-6 CAPITULO 3 III-9 o Inicio de sesión en el sistema operativo III-9 Inicio de sesión con login integrado III-9 Inicio de sesión sin login integrado III-9 CAPITULO 4 III-10 o Operación de CheckOUT POS Restaurant III-10 o Estado selección de mesa III-11 o Estado adición de productos III-13 o Estado ingreso de artículos III-13 o Consulta de artículos III-15 o Anulación de artículos III-16 o Estado cerrado de mesa y elección del tipo de comprobante III-17 o Estado clientes III-18 o Estado datos del cliente III-19 o Estado medios de pago III-20 o Reasignación de medios de pago III-22 o Estadística de ventas y cubiertos III-23 o Estado de caja III-24 o Retiros III-25 o Reasignaciones III-27 3

4 o Consulta de rendición III-28 o Cierres de turno III-30 o Cierres de caja X III-31 o Cierres de caja Z III-33 o Cambio de numeración de comprobantes III-33 o Teclas rápidas de función III-34 4

5 Introducción Acerca de este manual Este manual consiste en una breve descripción del software CheckOUT que Ud. ha elegido para su empresa. A lo largo de este manual utilizaremos términos comúnmente aplicados bajo el sistema operativo Microsoft Windows los cuales serán familiares para aquellos usuarios que lo hayan utilizado; a los usuarios que no hayan trabajado bajo dicho ambiente, recomendamos la lectura previa de la documentación que acompaña el sistema operativo. Durante el transcurso de este manual, se explicarán de forma muy resumida algunos conceptos básicos; no obstante insistimos en la conveniencia de familiarizarse previamente con el sistema operativo y su terminología. Contenido Este manual se compone de tres secciones: Instalación, Checkout Backoffice y Checkout Pos. Mas adelante se dará una breve explicación acerca de cada uno de esos puntos. Instalación: Requisitos para la instalación y configuración de Checkout, se mencionan cuales son los requisitos básicos para poder llevar a cabo la instalación y configuración del sistema. Para obtener mayor información acerca de esta sección consulte el Manual de Instalación y el Manual de Referencia del Backoffice que se encuentra en el CD de instalación del producto. Checkout Backoffice: Comprende información acerca de las convenciones utilizadas en el sistema, así como también algunos de los circuitos básicos que forman parte de la operatoria de Checkout Backoffice, tales como circuito de precios, carga de inventario, control de stock, cuentas corrientes, etc. Para obtener mayor información acerca de esta sección consulte el del Backoffice que se encuentra en el CD de instalación del producto. Checkout POS Restaurant: Modo de utilización del sistema CheckOUT POS Restaurant. Todo lo que usted debe saber acerca de las operaciones que se realizan en el sistema y como llevarlas acabo. A quien va dirigido este manual En Checkout-POS y Backoffice los usuarios son categorizados de acuerdo a las funciones que los mismos desempeñan, a saber: Operador: aquellos usuarios que solamente facturan. Podemos ejemplificarlo como quien cumple tareas de cajero en un supermercado. Supervisor: son las personas encargadas de autorizar a los cajeros a efectuar determinadas operaciones en el Punto de Venta. Por ejemplo: anular un ticket, realizar retiros de dinero, etc. Administrador: son las personas con la máxima autoridad dentro del sistema. Se encargan de administrar el funcionamiento de la aplicación; a ellas todas las operaciones dentro del sistema le están permitidas. 5

6 Este manual está dirigido entonces, a los usuarios con categoría de Administrador, es decir aquellas personas cuya función sea la de administrar el Punto de Venta de Checkout. Convenciones A lo largo de este manual utilizaremos la siguiente convención para distinguir con claridad entre los elementos del texto: [Negrita] Italic Click Doble click Negrita Artículos utilizada para referirse a una tecla en particular. Ejemplo: [F2] se refiere a la tecla de función F2. para resaltar términos importantes significa presionar una vez el botón del mouse. Si no se aclara, se refiere siempre al botón izquierdo. significa presionar dos veces el botón de mouse. Si no se aclara, se refiere siempre al botón izquierdo. se refiere a opciones de menú. Ejemplo: Ventana para indicar la opción Ventana de la barra de menú. los equivalentes de teclado se denotan con un carácter subrayado. Por ejemplo seleccione Artículos denota que se puede pulsar Alt + A para realizar los mismos pasos que pulsando con el mouse en el menú Artículos. Marcas registradas Checkout-IT ha intentado incluir información sobre la propiedad intelectual de los nombres de sociedades, productos y servicios mencionados en este manual. A continuación se proporciona una lista de marcas registradas obtenidas de distintas fuentes. AT&T - Unix Borland International Inc. dbase Checkout-IT Checkout; Checkout-IT; Checkout POS; Checkout Backoffice. IBM Corp. IBM; AT; PC/AT. Informix, Inc Informix; Informix Dynamic Server. Intel Corporation - Intel; Pentium (I-II-III). Microsoft Corp. Component Object Model (COM); MS-DOS; Object Linking and Embedding (OLE); OCX; ODBC; Microsoft; Windows 95;Windows; Windows 98; Windows NT;Win32;MS Access; MS Word; MS Excel; ActiveX; DDE; ISAPI; DCOM; MS SQL Server. Object Management Group CORBA. Oracle Inc. Oracle 7; Oracle 8; Oracle 8i; Oracle Enterprise Server. 6

7 Seiko Epson Corporation EPSON. Sybase, Inc. Sybase; Sybase System 10; Sybase System 11; Sybase SQL Anywhere. Otras marcas registradas mencionadas aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. La información contenida en este manual está sujeta a cambios sin previo aviso. A menos que se indique lo contrario, los nombres de las empresas y datos mencionados son ficticios. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, fotocopiada, almacenada o distribuida de ninguna forma, ni por ningún medio, ya sea electrónico o mecánico, con ningún propósito, sin consentimiento previo y por escrito de Checkout-IT Checkout-IT. Reservados todos los derechos. de Checkout Mayo

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9 Sección I Requisitos para la instalación y configuración del sistema Requerimientos de Sistema Operativo Los productos de CheckOUT requiere para su funcionamiento de plataformas Windows ( Windows 98, Windows NT 4.0, Windows 2000 y Windows XP ). Recomendamos especialmente ( Windows NT 4.0, Windows 2000 o XP ). Cada uno de las estaciones de trabajo debe tener instalado y funcionando el sistema operativo con los service packs actualizados ( SP6 para Windows NT 4.0, SP4 para Windows 2000 y SP1 para Windows XP ). Internet Explorer 5.5 o superior, antivirus actualizados y los parches de seguridad para los virus como Blaster Worm y Sasser. Si su instalación comprende múltiples puntos de venta o equipos funcionando en una red de área local tenga en cuenta que esta debe estar instalada, conectada, funcionando y los equipos deben poder verse entre si antes de comenzar la configuración. Todos los periféricos deben estar conectados y funcionando antes de iniciar la instalación. Las impresoras locales o de red deben encontrarse instaladas y preferentemente haber realizado una página de prueba para asegurar su correcto funcionamiento. En caso de usar impresoras fiscales estas deben encontrarse instaladas en el lugar y puerto de comunicación definitivo. Orden de Instalación del Producto Si su instalación comprende múltiples puntos de venta o equipos funcionando en una misma red de área local debe instalar el sistema en el equipo que actúe como servidor, el mismo será donde quedará instalada la base de datos central de esa red. El sistema debe ser configurado por primera vez en este equipo y las preferencias que especifique durante la configuración serán utilizadas luego para cada puesto de trabajo. Para la configuración será guiado por un asistente interactivo que le hará preguntas generales sobre los periféricos que tiene conectados a las estaciones de trabajo, su operatoria diaria y de esta forma adaptar al sistema a sus necesidades. Si existen puestos que requieren configuraciones especiales, Ud. podrá establecerlas al instalar la estación de trabajo en cuestión. Una vez instalado el servidor se debe proceder a instalar el sistema en cada puesto de trabajo definido en el asistente de configuración del servidor. Ud. deberá informar solamente las preferencias de hardware de este equipo en cuestión ( por ejemplo en que puerto se encuentra instalada la impresora ). 1

10 Planificando la Instalación Conceptos básicos: Empresa, Sucursal, Red, Sector, Caja El sistema permite la definición de una cantidad ilimitada de empresas. El manejo de múltiples empresas facilita la implementación de franquicias o tercerización de negocios manteniendo el control del sistema de facturación propio. Las sucursales son los locales de ventas. Sin embargo pueden existir definidos más de una sucursal en un local físico de ventas para el caso que se intercambie información entre los dos puntos de venta y estos no estén físicamente unidos en una red de área local. Cada sucursal tiene a su vez asociado un número de red que la identifica Las sucursales pueden a su vez ser divididos en sectores ( línea principal, patio de comidas, créditos, islas, juegos, óptica, minilab, etc. ) como una manera de agrupar funcionalmente los puntos de venta. Finalmente la caja es el punto de venta donde funciona el sistema y esta asociado a un sector, sucursal y empresa. Administrador, Supervisor, Operador El esquema de seguridad se basa en la identificación de los usuarios del sistema mediante un nombre y una palabra clave o contraseña. El sistema permite definir una cantidad ilimitada de usuarios y asignarles roles predefinidos que determinaran las actividades que pueden o no realizar en el sistema. Administradores: Son los usuarios que administran el sistema. Son responsables de cambiar los valores de configuración. Poseen acceso exclusivo a datos conflictivos y la definición de nuevos administradores. Supervisores: El supervisor es la autoridad de control en los puntos de venta. Autoriza las operaciones excepcionales según estén configuradas ( digitación de precios en la caja, anulación de ítems, cancelación de tickets, retiro de valores, etc. ). Además pude administrar los datos que dan soporte al sistema ( productos, precios, clientes, etc. ) Operadores: El operador es el que utiliza el sistema de facturación diariamente. En el punto de venta es responsable por los valores que factura independientemente de la caja que utilice. Área Comercial, Rubro, Categoría, Artículo Para el análisis de la venta, la rentabilidad, la exhibición y la reposición es conveniente agrupar los productos en categorías que representen cada una un tipo de negocio por sí mismas. Este es el principio del Category Management, técnica de comercialización utilizada por los grandes distribuidores. El sistema permite al usuario definir el nivel de detalle que se desea lograr. Áreas Comerciales: Los productos o servicios que se facturan pueden ser agrupados en áreas (por ejemplo en un Hipermercados: Tradicionales, No Tradicionales, Perecederos). Rubros: Los Rubros o también llamados Departamentos son grupos más específicos de artículos ( por ejemplo en un supermercado: Almacén, Bebidas, Fiambres, etc. ). Los rubros se asocian a su vez a Áreas Comerciales 2

11 Categorías: Las categorías, también conocidas como familias, son un esquema jerárquico que permite clasificar detalladamente cada artículo por tipo de negocio. Se pueden crear hasta cinco niveles de categorías siendo siempre el primer nivel el rubro del que dependen. El sistema posee un código de diez dígitos y le asigna a cada nivel dos de ellos, es decir que se pueden tener 99 categorías por nivel. Artículo: El artículo es el cada uno de los ítems que se facturarán y esta asociado generalmente de manera unívoca con el código de barras de un producto. Categoría, Cliente Los clientes son los consumidores que por una razón u otra deben ser identificados al momento de realizar una transacción. Los clientes pueden estar agrupados en categorías (Cuenta Corriente, Frecuentes, Comunes). Grupo de Medio de Pago, Medio de Pago, Variedad de Medio de Pago Los medios de pago son clasificados en tres niveles a fin de facilitar su selección al cobrar. Grupo de Medio de Pago: Los Grupos de Medios de Pago son pocos y definen el género principal del valor: Efectivo, Tarjeta de Crédito, Ticket de Compra, Cuentas Corrientes. Medio de Pago: El Medio de Pago depende de un grupo y es más específico, por ejemplo para Tarjeta de Crédito es: VISA, MasterCard, Cabal, etc. Variedad de Medio de Pago: La variedad especifica la cantidad de cuotas de un medio de pago: por ejemplo para el medio de pago Tarjeta Visa sería; VISA 1 Cuota, VISA 2 Cuotas., etc. Jornada, Rendición, Cierre El sistema permite agrupar conjuntos de transacciones como una unidad de trabajo independientemente de la cantidad de horas o días transcurridos. Esta unidad garantiza que todas las operaciones en los puntos de venta de una empresa fueron realizadas y rendidas en un período de tiempo. Jornada: Para cada sucursal las transacciones que se realizan en los puntos de venta a través del sistema son asignadas a jornadas. Las jornadas definen un marco de tiempo a un grupo de operaciones realizadas por el sistema; generalmente al comenzar el día el gerente abrirá la jornada habilitando el uso del sistema y realizará el cierre de la jornada a la noche. El concepto de jornada permite independizar los informes de ventas, rendiciones y estadísticas de una fecha, ya que existen casos en que se desea agrupar más de un día de trabajo en una jornada o que el trabajo diario se extiende más allá de las 24:00 horas. Antes de poder realizar el cierre de jornada el sistema controlará que todos los operadores hayan realizado una rendición de sus cajas. Rendición: La consulta de rendición es una función del sistema que le permite al operador realizar un arqueo de la caja, ingresar los valores al sistema para cada medio de pago y este verifica las diferencias con lo registrado en el sistema Cierre: Antes de finalizar una jornada es necesario realizar un cierre de la rendición de cada operador. Es decir que se haya concretado un arqueo físico de los valores y estos hayan sido ingresados al sistema para generar un informe de rendición. 3

12 Listas de Precios, Promociones, Bandas Horarias, Sorteos El sistema permite implementar distintas estrategias comerciales en el punto de venta en la forma de listas de precios o promociones. Estas permiten cambiar los precios, hacer descuentos, regalar productos o sortear premios a los clientes. Listas de Precios: Las listas de precios son descuentos o recargos incluidos en el precio que se adjudican a artículos, rubros, clientes, categorías. Por ejemplo se puede definir un precio diferente para un grupo de clientes mayorista y otro para el consumidor final. Promociones: Las promociones son reglas de negocios que se definen de manera de descuentos o recargos de pesos o puntos a los artículos individuales, al importe de un medio de pago o al total de la operación. La diferencia con las listas de precios es que los recargos o descuentos son explícitos. Bandas Horarias: Las Bandas Horarias son porciones de tiempo en la que una promoción o una lista de precios es válida. Por ejemplo puede ser un día de la semana o un rango de horas. Sorteos: Es la utilización de azar para disparar una promoción, para determinar su monto o definir un premio. Impresoras Fiscales, No Fiscales, Windows, OPOS El sistema permite utilizar tanto impresoras Fiscales como No Fiscales. Dentro de las no fiscales puede acceder a las impresoras, según su tipo, de varias maneras. Fiscales: Impresoras que implementan el protocolo Fiscal de la AFIP. Según la marca y el modelo de impresora soportará distintos tipos de operaciones (ticket, ticket factura o factura). No Fiscales: Impresoras de tickets sin la base fiscal. Windows: Impresoras instaladas con un controlador válido para Windows. OPOS: OPOS significa OLE for POS o OLE para puntos de venta. Esta sigla identifica un estándar desarrollado por Microsoft, Epson, ICL, PSI y NCR para el acceso a dispositivos propietarios como cajones de dinero, shopper displays, balanzas, teclados, lectores de código de barra, lectores de banda magnética y por supuesto impresoras. El sistema puede utilizar impresoras que adhieren a este estándar además de todos estos dispositivos. (la especificación fue desarrollada en Estados Unidos por lo que existe aún soporte para las impresoras fiscales). Documentos, Códigos de Operación, Tipos de Operación El sistema permite al usuario definir sus propios documentos y asignarle un tipo de operación especifica que corresponda o no a un comprobante fiscal. A su vez a cada documento se le puede asociar códigos de operación que agrupen transacciones del mismo tipo para cuentas corrientes de clientes, stock y tesorería. Documentos: Es un comprobante asociado a una operación específica. El sistema provee varios documentos predefinidos, algunos para ser utilizados en el punto de venta como el Ticket, la Factura o la Nota de Crédito y otros para ser utilizados como comprobantes internos como el Remito o la Planilla. Códigos de Operación: Las operaciones de cuentas corrientes de clientes, stock o tesorería pueden ser agrupadas utilizando códigos de operación. Los códigos son de ingreso o egreso. A 4

13 cada documento se le asocia uno de estos códigos para estos tres sectores. Un ejemplo de código de operación de ingreso de stock es Compra, uno de salida puede ser Rotura. Esto permite luego conocer el volumen y valore de transacciones del mismo tipo. Tipos de Operación: Los documentos son asociados a Tipos de Operación de determinan su comportamiento. Por ejemplo puede haber más de un documento con el tipo de operación Ticket para separar las ventas de productos y servicios. Numeración de los puntos de venta A fines de identificar las transacciones que genera y poder modificar su configuración cada instalación del sistema estará asociada con un número de punto de venta. Los puntos de venta poseen un número asignado por la AFIP que en general es único para cada caja ( esto es regla en el caso de los controladores fiscales ). Sin embargo es posible que el usuario deba utilizar otra numeración para identificar sus puntos de venta debido a los números de la AFIP se repiten ( están a nombre de distintas personas físicas o jurídicas ) o son discontinuos y difíciles de recordar. Por lo tanto el sistema permite asignar dos tipos de números a cada punto de venta: el número para la AFIP y el número para la empresa. Cuando una instalación es compleja y abarca más de un POS distribuidos en varias sucursales es conveniente documentar en una planilla los números de punto de venta de la empresa, los de la DGI y el número de sucursal. Es importante que el número para la empresa sea único a través de todos los puntos de venta instalados independientemente de que estén o no conectados en una red de área local. Base de datos Checkout POS utiliza la tecnología cliente / servidor, es decir que la información del sistema es administrada por otro programa denominado Motor de Base de Datos. Este programa es instalado con el sistema ( Checkout POS incluye la versión runtime del motor de base de datos Adaptive Server Anywhere de Sybase Inc. ) o puede ser un producto independiente instalado previamente en la máquina local o en un servidor en la LAN/WAN. Si se va a utilizar el motor de base de datos que acompaña al producto entonces el sistema se encargará de arrancar la base de datos cuando se inicie el programa o el asistente de instalación a pedido del usuario arrancara la base de datos cuando encienda el equipo. Si se utilizan otros motores de base de datos se deberá asegurar que este esté correctamente instalado y configurado antes de instalar Checkout POS. Instalación monousuario La instalación Monousuario implica la utilización del sistema en un solo equipo. Esta modalidad es la más fácil de utilizar y los valores por defecto que presenta el asistente de configuración son suficientes para conseguir poner en funcionamiento el sistema. En general no hay que prestar mayor atención a los números de punto de venta o de sucursal ya que las transacciones quedaran siempre en el mismo equipo. Hay que tener en cuenta que este tipo de instalación obliga a utilizar el programa de facturación y el de administración en la misma máquina con lo que se complica la tarea de cambiar precios, sacar listados o consultar estadísticas. Para realizar una instalación monousuario se deben seguir los siguientes pasos: 5

14 1. Verificar que el hardware cumpla con los requisitos para instalar Checkout POS; verificar que el sistema operativo este correctamente instalado y asegurarse que la impresora fiscal (si se piensa utilizar una) este correctamente conectada y encendida 2. Ejecutar la instalación del software siguiendo las indicaciones del mismo. 3. Desde el escritorio hacer doble click en el acceso directo de Checkout BackOffice. El sistema presentará una pantalla con el asistente de configuración ya que es la primer vez que ejecuta el programa. Completar las opciones según las instrucciones del mismo. Instalación multiusuario en red de área local La instalación Multiusuario implica la instalación del programa en un ambiente donde múltiples usuarios compartirán una misma base de datos. En este tipo de configuración existen dos componentes diferentes: el servidor y el cliente El servidor es un equipo que posee la base de datos principal a la cual acceden todos los puntos de venta: los clientes. El servidor puede ser un equipo dedicado, una terminal de administración en la trastienda o uno de los puntos de venta y hacer de cliente también. Un requisito imprescindible para poder realizar una instalación multiusuario es que entre los clientes y el servidor exista conectividad a través del protocolo TCP/IP. La red puede ser gestionada por el sistema operativo Windows 95/98/NT/2000,XP, Novell NetWare o diferentes versiones de Unix incluyendo Linux. Sin embargo Checkout IT recomienda como plataforma para el servidor de la red y de base de datos al sistema operativo Windows NT Server o Workstation. La instalación de Checkout POS en un ambiente de red de área local debe comenzar por la configuración del servidor. Para realizar una instalación multiusuario se deben seguir los siguientes pasos: 1. Verificar que el hardware del servidor y los puntos de venta cumpla con los requisitos para instalar Checkout POS; verificar que el sistema operativo este correctamente instalado y asegurarse que la impresora fiscal (si se piensa utilizar una) este correctamente conectada y encendida. 2. Realizar una planilla con los números de punto de venta que se asignará a cada caja y el número de sucursal que se utilizará para la instalación. 3. Verificar que existe conectividad entre los puntos de venta y el servidor. Utilizar desde el indicador de comandos del sistema operativo de cada punto de venta el comando PING escribiendo: PING SERVIDOR, donde SERVIDOR es el nombre del mismo. 4. Ejecutar la instalación del software en el equipo servidor siguiendo las indicaciones necesarias. 5. Desde el escritorio del servidor hacer doble click en el acceso directo de Checkout BackOffice. El sistema presentará una pantalla con el asistente de configuración ya que es la primer vez que ejecuta el programa. Completar las opciones según las instrucciones del mismo. En el paso 1 del asistente especificar que se esta instalando la versión Servidor, en el paso 5 indicar el número inicial y final de punto de venta que se desea configurar. 6. Ejecutar la instalación del software en cada uno de los puntos de venta siguiendo las indicaciones necesarias. 7. Desde el escritorio de cada punto de venta hacer doble click en el acceso directo de Checkout BackOffice. El sistema presentará una pantalla con el asistente de configuración ya que es la primer vez que ejecuta el programa. Completar las opciones según las instrucciones del mismo. 6

15 En el paso 2 del asistente especificar que la base de datos es remota y escribir en el nombre del servidor el nombre del equipo central, en el paso 5 indicar el número de punto de venta para que el sistema recupere los datos preconfigurados del servidor. Consolidación en un servidor central Si se desea administrar varios puntos de venta no conectados entre si por redes de área local se puede centralizar la información en un servidor central utilizando medios magnéticos ( diskettes, zip ) o correo electrónico. Generalmente la consolidación se produce entre sucursales geográficamente distantes. Uno de los puntos deberá ser definido como la casa central que será la que actualice los datos principales del sistema (artículos, clientes, operadores, medios de pago, etc.) y se encargue de distribuirlos. El resto de las sucursales que reciben las actualizaciones y envía las transacciones que genera a la sucursal central. El punto definido como central deberá instalarse como sucursal uno. El resto de las sucursales se deberán numerar correlativamente desde el dos. El sistema automáticamente asume que la sucursal 1 envía las actualizaciones de maestros y recibe las transacciones. Hay que tener en cuenta que si uno o más puntos de venta son instalados como monousuarios dentro de un mismo local de ventas, o sea que no tienen comunicación por red, para poder transmitir información correctamente se deberá definir una sucursal para cada uno de ellos. Si una sucursal posee varios puntos de venta en una instalación multiusuario solamente enviará y recibirá información el servidor. NOTA: Para mayor información acerca de esta sección consulte el Manual de Instalación y Manual de Referencia del Backoffice que se encuentran en el CD de instalación del producto. 7

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17 Cómo ingresar a CheckOUT BackOffice Sección II CheckOUT Backoffice Capitulo 1 Una vez finalizada la instalación de Checkout Backoffice, podrá observar en el escritorio de Windows, el ícono de acceso directo al sistema. Figura Acceso directo Haciendo doble click ingresará al sistema. Otra forma es desde Inicio > Programas > Checkout > Checkout POS Backoffice con un click. Inicio de sesión con login integrado Si su PC cuenta con el sistema operativo Windows NT el procedimiento se llevará a cabo en dos etapas: Cuando finalice la carga del S.O. se mostrará la pantalla de Inicio de Sesión Ver Figura Figura Pantalla de inicio de Sesión en Windows NT Presionando las teclas [Ctrl]+[Alt]+[Del], se iniciará el proceso de identificación y autenticación del usuario, mostrado en la Figura

18 Figura Proceso de identificación de Usuario en Windows NT Ingrese su nombre de usuario y contraseña a partir de la cual el S.O. habilitará el ingreso si el usuario ha sido correctamente identificado. El proceso de inicio de sesión es análogo si su PC cuenta con Windows 95 o Windows 98 como sistema operativo, con la diferencia que no presentará la pantalla de inicio de sesión. Una vez que este paso sea completado iniciará la sesión en el sistema Checkout Backoffice con el perfil del usuario registrado. Inicio de sesión sin login integrado Si la aplicación no cuenta con el Login integrado Ud. deberá, previa identificación en su S.O., hacer lo propio en la aplicación, lo cual se tratará seguidamente. En primer lugar se le solicitará su identificación; deberá entonces seleccionar su nombre de usuario de la lista e ingresar su contraseña. Notará que al escribir la contraseña los caracteres que aparecen son asteriscos (*) para evitar que otra persona pueda estar observando y descubra cual es. Figura Proceso de identificación de Usuario en Checkout Backoffice. 2

19 Selección de la empresa Una vez identificado y validado, ingresará al sistema. En caso de tener más de una empresa definida, deberá Ud. seleccionar con cual de ellas desea trabajar. Si cuenta solamente con una empresa, este paso no deberá completarlo, pasando directamente a la pantalla principal de la aplicación. Figura Selección de la empresa. Una vez efectuada la selección, ingresará a la pantalla principal de la aplicación. Elementos de pantalla principal Describiremos a continuación los elementos de la pantalla principal del sistema que Ud. encontrará al ingresar, a fin de familiarizarlo con los mismos. La pantalla se compone de 5 zonas principales: - Barra de Títulos: se muestra el título de la aplicación, número de versión, usuario actual y empresa seleccionada. - Barra de Menú: se presentan los menues de acceso a las diferentes opciones del sistema. - Toolbar o Barra de Herramientas: posibilita el acceso en forma rápida a las opciones más utilizadas del sistema. - Estado: se indica el estado de la aplicación. - Datos del sistema: área utilizada para desplegar la información solicitada por el usuario. En la Figura 2.1.6, podrá Ud. observar cada una de ellas. Tanto la Barra de Menú como la Toolbar son contextuales, es decir que varían según el submenú donde Ud. se encuentre. En capítulos posteriores se desarrollarán con detenimiento las distintas opciones de menú a las que podrá acceder (artículos, clientes, listas de precio, herramientas informes, etc.). En esta instancia se explicará brevemente el menú Ventana, cuyo comportamiento es el habitual para el ambiente Windows. 3

20 Barra de Menú Barra de Títulos Toolbar Pantalla de Datos del Sistema Barra de Estado Figura Elementos de la Pantalla Principal Menú ventana Haciendo un click sobre la palabra Ventana, se despliega dicho menú, según se muestra en la siguiente figura. Figura Menú de Ventana Las primeras cinco opciones nos permiten escoger la forma en que deseamos nos sean presentadas las ventanas que podemos tener abiertas en forma simultánea. Veamos un ejemplo de cuatro ventanas abiertas en forma simultánea habiendo seleccionado, en primer lugar un estilo Mosaico Horizontal y en la figura siguiente las mismas ventanas en estilo Cascada. 4