ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM

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1 1 ESTUDIO PREVIO ANÁLISIS DE CONVENIENCIA DE LA INVITACIÓN PÚBLICA DE MÍNIMA CUANTÍA SM de diciembre de 2014 Conforme a lo dispuesto en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, los artículos 84 y 85 del Decreto 1510 de 2013, se dará aplicación al procedimiento correspondiente a MÍNIMA CUANTÍA contenido en el artículo 85 del Capítulo V del título I del Decreto 1510 de 2013, teniendo en cuenta el presente Estudio Previo. 1. ANÁLISIS DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: El COPNIA es una autoridad pública encargada de la inspección, control y vigilancia del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, que interviene como tribunal de ética de acuerdo con los parámetros establecidos en la ley, para proteger a la sociedad del riesgo que conlleva el eventual mal ejercicio de las profesiones encomendadas; en tal sentido, la Dirección General se encarga de dirigir el desarrollo y aplicación de las políticas institucionales y ejecutar los planes, programas y proyectos que contribuyan al mejoramiento administrativo de la entidad en cumplimiento de la misión, visión y objetivos institucionales. El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería - COPNIA, dentro del proceso de modernización de la infraestructura tecnológica, ha adquirido entre otros equipos impresoras y fotocopiadoras que requieren el suministro de consumibles que permitan el normal desarrollo de las funciones de emisión de documentos impresos de los seccionales a nivel nacional. La entidad debe contar con los consumibles requeridos para cada una de las impresoras y fotocopiadoras, con el fin de garantizar el normal desarrollo de las actividades de sus funcionarios, como también garantizar la gestión administrativa y el cumplimiento de la misión institucional. En concordancia con lo anteriormente expuesto y en razón a que la Entidad debe mantener un stock de tóner en el almacén, se hace necesaria la compra de los mismos de manera que se puedan satisfacer oportunamente estas necesidades en los seccionales del Copnia. El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, adelantará proceso de Mínima Cuantía para la adquisición de consumibles para las impresoras y fotocopiadoras del COPNIA a nivel

2 nacional, con el fin de atender el requerimiento efectuado por el área de Gestión Administrativa mediante memorando NAL-CI DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS CANTIDADES, ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Y LAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR: 2.1 OBJETO Suministro de consumibles para las máquinas impresoras y fotocopiadoras del COPNIA. 3. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR CONTRATO DE COMPRAVENTA. El artículo 1849 del Código Civil lo define así: La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquélla se dice vender y ésta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. A su vez el artículo 905 del Código de Comercio lo define así: La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio. Tanto el régimen civil como el comercial lo llaman contrato y a las partes las llaman vendedor y comprador y para ambas legislaciones existe objeto y precio. 4. ESPECIFICACIONES Y CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 2 ítem Condiciones Técnicas Unidad Medida 1 HP CB436A - 36A Cartucho de tóner negro, Páginas ISO/IEC para HP LaserJet P 1505 IMPRESORA LASER HP M1522NF Unidad 4 2 Cartuchos Hp 74xl Negro 300 paginas Unidad 2 3 Tóner Lexmark Negro de Alto Rendimiento X264H11G, 9,000 Páginas, X264, X363, X páginas Unidad 18 4 Kit Fotoconductor para Impresora E260, E360, E46x, X264, X36x, X46x páginas Unidad 10 5 CARTUCHO IMP. HP P1006 NEGRO REF. CB4354AD Rendimiento de la página (blanco y negro): Por cartucho: páginas Unidad 2 6 Cartucho de Tambor negro (013R00591), para fotocopiadora XEROX WORKCentre Capacidad Unidad 4 7 Tóner Alto Rendimiento Lexmark Negro 604H, 10,000 Páginas, MX310, MX410 Unidad 3 8 Unidad de imagen o tambor fotoconductor original Lexmark 500z (50f0z00) con un rendimiento de páginas Unidad 3 9 Cartucho Hp 92 Negro Unidad Cartucho Hp 92 Color Unidad 10 Cant

3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO A CONTRATAR Garantizar la calidad los bienes objeto del contrato, cumpliendo con los requerimientos técnicos y demás condiciones. Los bienes deben incluir aspectos relacionados con su calidad tales como marca y referencia cuando sea el caso. Reemplazar en un término no superior a tres (3) días hábiles los insumos que se encuentren defectuosos o que no se reciban a satisfacción por parte del supervisor del contrato. En los artículos en los que se ofrezca garantía de uso o fabricación, debe incluirse el término de garantía del fabricante, el distribuidor y/o el comercializador. Los insumos suministrados deben ser originales y bajo ninguna circunstancia pueden ser remanufacturados. 5. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 1. Objeto 2. Plazo de ejecución 3. Vigencia del Contrato 4. Valor del contrato 5. Apropiación Presupuestal 6. Lugar de Ejecución 7. Requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución. 8. Forma de pago Suministro de consumibles para las máquinas impresoras y fotocopiadoras del COPNIA. Un (1) mes contado a partir de la suscripción del acta de inicio. A partir del perfeccionamiento, durante su ejecución y dos (2) meses más. El valor total del presente contrato corresponde a la suma de XXXXXXX ($XXXXXX) Incluido IVA, y todos los costos directos e indirectos que se deriven del contrato y sus obligaciones, así como cualquier responsabilidad tributaria a que pudiera estar sujeto. Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 742 del 18 de diciembre de COPNIA Sede Nacional: Calle 78 No Piso 2, Edificio Interamericana de Seguros Bogotá. Para el perfeccionamiento del contrato se requiere de la firma de la comunicación de aceptación de oferta por parte del COPNIA y su publicación en la página web del Secop y de la Entidad, para su legalización la expedición del registro presupuestal, y para su ejecución, la acreditación por parte del contratista del pago de aportes parafiscales al sistema de seguridad social integral y la suscripción del acta de inicio. El COPNIA realizará el pago del objeto contratado, en UN (1) ÚNICO desembolso, de conformidad con los elementos efectivamente adquiridos, pago que se realizará dentro de los veinte (20) días calendario, siguientes a la radicación de la respectiva factura o cuenta de cobro en la que se discrimine la cantidad y el valor de los insumos, junto con la acreditación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y aportes parafiscales de los empleados del contratista.

4 Para el efecto, el supervisor del contrato por parte del COPNIA, previa verificación del cumplimiento de las actividades contractuales, diligenciará y suscribirá el formato de Control de supervisión y aprobación de pago, como constancia de recibo a satisfacción. El COPNIA solo pagará al contratista y bajo ningún motivo o circunstancia aceptará o hará pagos directos a terceros Interventor y/o Supervisor El COPNIA únicamente radicará facturas o cuentas de cobro, a partir del primer día hábil y hasta el día 25 o el día hábil inmediatamente anterior de cada mes. Para la ejecución, la Directora General (E) designará a un funcionario del COPNIA como supervisor del contrato. Durante la ejecución del objeto contractual, el contratista además de las obligaciones inherentes a su naturaleza, debe cumplir las siguientes obligaciones: Cumplir con los plazos establecidos para la entrega de los insumos contratados. 10. Obligaciones de contratista: 11. Cesión del contrato 12. Suspensión del contrato 13. Sanciones Proveer a su costo, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de las condiciones del contrato. Cumplir con las condiciones establecidas en la ejecución y desarrollo del contrato. Acreditar el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. El CONTRATISTA no puede ceder total, ni parcialmente el presente contrato, sin previa autorización escrita del COPNIA. Las partes de común acuerdo podrán acordar la suspensión del contrato, por el término prudencial que fuere preciso, en aquellos casos en que circunstancias especiales de conveniencia, así lo ameriten. EL COPNIA, podrá imponer sanciones conforme a lo estipulado en el Art. 17 de la Ley 1150 de 2007 y acorde con el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de a). MULTAS: En el evento de presentarse retardo en el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del contrato y con el fin de que el CONTRATISTA cumpla debidamente la ejecución del mismo, se

5 impondrán multas cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día de retardo o incumplimiento y hasta por un plazo máximo de quince (15) días calendario en calidad de sanción Interpretación, modificación, terminación y liquidación unilaterales 15. Cláusula de indemnidad b) CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento grave y definitivo del contrato, se causará a cargo del CONTRATISTA una pena pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato, como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que cause al COPNIA. El pago de la pena no extingue para el CONTRATISTA, el cumplimiento de la obligación principal. El COPNIA se reserva el derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto pactado, siempre que los mismos se acrediten. El pago de las multas y de la cláusula penal pecuniaria podrá ser exigido directamente al contratista descontando de los saldos a su favor, si los hubiere, o reclamando de la garantía constituida y, si nada de ello fuere posible, se cobrará por jurisdicción coactiva. Cuando surjan motivos que hicieren necesario la Interpretación, Modificación, Terminación y Liquidación unilaterales del presente contrato, EL COPNIA dispondrá de las facultades excepcionales al derecho común y dará aplicación a lo previsto en la Ley. PARÁGRAFO: El COPNIA se reserva el derecho de interpretar, modificar y terminar unilateralmente el presente contrato cuando se den las circunstancias establecidas en los Artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. Es obligación del contratista, mantener a la Entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, con ocasión de la ejecución del contrato, así: 1. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros, ocasionados por el personal del CONTRATISTA, durante la ejecución del objeto del contrato. 2. El CONTRATISTA mantendrá indemne al COPNIA contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones al personal del COPNIA, del CONTRATISTA y de los bienes.

6 6 3. En caso que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el COPNIA por asuntos que, según el contrato, sean de responsabilidad del CONTRATISTA, se le informará de ello lo más pronto posible para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas en la ley para mantener indemne al COPNIA y que adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. 4. Si el CONTRATISTA no asume debida y oportunamente la defensa del COPNIA, éste podrá hacerlo directamente, previa notificación escrita al CONTRATISTA y éste pagará todos los gastos en que aquel incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera el CONTRATISTA, el COPNIA tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA, por razón de los servicios motivo del contrato, o a recurrir a la garantía otorgada o a utilizar cualquier otro medio legal. 16. Terminación del contrato Las anteriores condiciones se incluirán en las cláusulas de la Comunicación de Aceptación. Expirado el plazo para la ejecución del contrato o cumplido el objeto o terminado anticipadamente, procederán las partes a suscribir la respectiva acta de terminación del contrato. De requerirse, las partes procederán a realizar la liquidación final del mismo dentro de los dos (2) meses siguientes a su terminación. 6. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. Teniendo en cuenta que la necesidad a satisfacer corresponde a bienes que poseen las mismas especificaciones técnicas, comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y que el presupuesto oficial considerado para esta contratación no excede el diez (10%) por ciento de la menor cuantía establecida para el COPNIA en la vigencia de 2014, la modalidad a emplear en el presente proceso de selección es la Invitación Pública de Mínima Cuantía, según lo dispuesto en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 que adiciona el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con el artículo 84 y siguientes del Decreto 1510 de 2013; para ello, la Entidad formula Invitación Pública para que participen los interesados en el proceso de selección. 7. VALOR ESTIMADO DEL PRESUPUESTO OFICIAL Y CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Para realizar el análisis técnico del proceso se solicitó cotización técnica y económica a las siguientes empresas: COMSISER S.A.S, INK COLOR SUMINISTROS LTDA, MAX TONNER Y PROVEINSUMOS S.A.

7 Presentaron cotización las empresas MAX TONNER Y TINTAS DE COLOMBIA Y PROVEINSUMOS, acorde con las cotizaciones recibidas, se realizó el siguiente análisis económico para determinar el presupuesto oficial del proceso: 7 item Elementos a Suministrar Unidad Medida Cant PROVEINSUMOS VR UNITARIO VR TOTAL MAX TONNER Y COMSISER TINTAS DE COLOMBIA VR UNITARIO VR TOTAL VR VR VR TOTAL UNITARIO UNITARIO Prom edio VR TOTAL 1 HP CB436A - 36A Cartucho de tóner negro, Páginas ISO/IEC para HP LaserJet P 1505 IMPRESORA LASER Unidad HP M1522NF 2 Cartuchos Hp 74xl Negro 300 paginas Unidad Tóner Lexmark Negro de Alto Rendimiento X264H11G, 9,000 Unidad Páginas, X264, X363, X páginas Kit Fotoconductor para Impresora E260, E360, E46x, X264, X36x, X46x páginas Unidad CARTUCHO IMP. HP P1006 NEGRO REF. CB4354AD Rendimiento de la página (blanco y negro): Por cartucho: Unidad páginas 6 Cartucho de Tambor negro (013R00591), para fotocopiadora XEROX WORKCentre Capacidad Unidad Tóner Alto Rendimiento Lexmark Negro 604H, 10,000 Unidad Páginas, MX310, MX Unidad de imagen o tambor fotoconductor original Lexmark 8 500z (50f0z00) con un rendimiento de paginas Unidad Cartucho Hp 92 Negro Unidad Cartucho Hp 92 Color Unidad SUBTOTAL , , , ,50 I.V.A , , , ,36 TOTAL , , , , CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Teniendo en cuenta lo anterior, se tiene que el valor del presupuesto oficial es la suma de DIECISIETE MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ) incluido IVA, de acuerdo con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 742 del 18 de diciembre de 2014 expedido por el Profesional de Gestión de Presupuesto del COPNIA. El valor total de la oferta no puede superar el presupuesto oficial asignado so pena de rechazo de la misma. 8. ANÁLISIS ECONÓMICO DEL SECTOR Atendiendo lo ordenado en el art. 15 del Decreto 1510 de 2013 y en aplicación del manual o guía expedido por Colombia Compra Eficiente para la elaboración de los estudios del sector, se establece el siguiente análisis:

8 8 8.1 Análisis del Mercado Aspectos Generales del Mercado La actividad económica está dividida en sectores económicos. Cada sector se refiere a una parte de la actividad económica cuyos elementos tienen características comunes, guardan una unidad y se diferencian de otras agrupaciones. Su división se realiza de acuerdo a los procesos de producción que ocurren al interior de cada uno de ellos. Según la división de la economía clásica, los sectores de la economía son los siguientes: Sector primario o sector agropecuario. Sector secundario o sector Industrial. Sector terciario o sector de servicios. El sector de servicios en Colombia cuenta con un potencial de crecimiento enorme, por ello se ha convertido en una de las mayores apuestas comerciales para el país. Actualmente se están llevando a cabo iniciativas para explorar nuevas oportunidades y mercados, mejorando las políticas del sector y así ampliar la oferta. Por medio del Programa de Transformación Productiva, iniciativa liderada por el Gobierno Nacional, se busca desarrollar sectores de clase mundial dentro de los cuales se encuentran sub-sectores de servicios tales como software y servicios de TI, tercerización de procesos de negocio, energía eléctrica, bienes y servicios conexos, y gracias al gran atractivo del país, turismo de salud y de naturaleza. En este sentido, Colombia representa una gran oportunidad para inversionistas del sector de servicios, pues cuenta con grandes ventajas competitivas. De acuerdo con IMD (2011), Colombia cuenta con el mayor índice de disponibilidad de mano de obra calificada en Latinoamérica. 8.2 Económico Las empresas comercializadoras que ofrecen este tipo de suministros, se encuentran en el sector terciario de la economía colombiana, este sector ofrece bienes y servicios al consumidor final representan el 52,7% del PIB. El factor económico esta relacionado con el precio competitivo que los oferentes pueden ofrecer. 8.3 Técnico El cumplimiento de los requerimientos técnicos solicitados por la entidad, permite que el proponente ofrezca productos de calidad bajo los estándares solicitados, la oferta que

9 existe de las grandes empresas productoras de estos elementos le permiten negociar un precio equitativo. 9 Fuentes: económicas.org. Biblioteca virtual Luis Ángel Arango (Banco de la Republica) Proexport Colombia 9. ANÁLISIS DE LA DEMANDA Se procedió a realizar un análisis de la demanda que se presenta sobre la prestación de este servicio en otras entidades estatales del país, a través de la información que se puede extraer de los procesos contractuales publicados en el SECOP y que tienen relación directa con el objeto del proceso contractual que nos ocupa. De la búsqueda realizada se identificaron los contratos que se relacionan en la siguiente tabla. Tabla No. 1 ANO ENTIDAD OBJETO VALOR 2013 INSTITUTO NACIONAL DE SALUD Adquirir elementos de papelería e impresión (cintas y tóner) para las diferentes áreas del instituto, de acuerdo con las especificaciones técnicas. $ 117,462, INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL INCODER Suministro de papelería, útiles de oficina, tóner, tintas, material de archivo y etiquetas autoadhesivas para las dependencias del nivel central y bodega de las américas del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER, de conformidad al anexo técnico. $ METROPLÚS S.A. Suministro de tóner para los equipos de la empresa: Fax, Impresora a color e impresora $ ALCALDIA DE ARMENIA Suministro de cartuchos de tintas, cintas y tóner originales y recarga de los mismos para ser distribuidas como insumo a los equipos de impresión ubicados en las diferentes dependencias de la administración municipal. $169,100, SANTANDER - CONCEJO MUNICIPIO DE BUCARAMANGA Contratar es el servicio de suministro cartuchos, cintas, tóner y recargas de tóner y cartuchos de las impresoras láser y de tinta de las siguientes descripciones: HP LASER JET P1102W TONER 85A, HP DESKJET 840C CARTUCHO 15, SANSUNG ML 290 TONER ML-2010, HP DESKJET CARTUCHO 21 NEGRO, EPSON TX 1130 R290 SISTEMAS DE TINTAS, HP DESKJET 382C CARTUCHO 15, HP LASERJET P2035N TONER 05A, HP PSC 1410 CARTUCHO 21 NEGRO 22 COLOR, EPSON FX 2190 CARTUCHO EPSON FX 2190, HP MULTIFUNCIONAL CARTUCHO 21 NEGRO 22 COLOR pertenecientes de las dependencias de las Sede Administrativa del Concejo de Bucaramanga. $5,400,000

10 POSIBLES OFERENTES Como resultado del anterior estudio, se identifican los oferentes a los cuales se les solicitó cotización y se toman sus precios como referencia para determinar las condiciones económicas de este sector. Una vez realizada la verificación se encuentra que tienen la capacidad e idoneidad que se requiere para participar en el proceso de selección. EMPRESA COMSISER S.A.S INK COLOR SUMINISTROS LTDA MAX TONNER PROVEINSUMOS S.A. 10. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE De conformidad con lo establecido en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad tendrá en cuenta el siguiente factor para la selección en el presente proceso de contratación: Según lo dispuesto en el artículo 85 del Decreto 1510 de 2013, la Entidad verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes con el concepto de CUMPLE o NO CUMPLE, únicamente para el oferente que presente el precio más bajo, luego de la corrección aritmética (Evaluación Económica). En caso que este proponente no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos en la Invitación de Mínima Cuantía, se verificará el cumplimiento de los requisitos de la oferta con el segundo mejor precio, y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta debe encontrarse dentro de las condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la Entidad. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso de selección Evaluación Económica Para efectos de establecer el valor de la oferta, el proponente debe diligenciar y firmar el Anexo Nº 1 de la Invitación, de conformidad con las exigencias y condiciones establecidas por el COPNIA. El proponente debe calcular su propuesta teniendo en cuenta todos los costos directos e indirectos, tales como, gastos, impuestos, seguros, pago de salarios, prestaciones

11 sociales y demás emolumentos que considere necesarios para la fijación del valor de su propuesta económica. Los requisitos mínimos habilitantes a calificar y/o evaluar dentro del proceso de contratación, son los que establecen en la Invitación Pública y que se dividen en: 11 REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES Verificación requisitos de carácter jurídico Verificación de especificaciones técnicas CALIFICACIÓN CUMPLE / NO CUMPLE CUMPLE / NO CUMPLE 10.2 Verificación de requisitos habilitantes: La verificación de los requisitos de carácter jurídico y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, se realizará mediante el cotejo de los documentos presentados por el oferente para dar cumplimiento a los requisitos de la Invitación Pública y a las disposiciones legales vigentes. Estos aspectos no otorgan puntaje, pero habilitan o no la oferta, y el concepto será de CUMPLE o NO CUMPLE. El COPNIA adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta económica presente el precio más bajo, siempre y cuando cumpla con la totalidad de las condiciones y requisitos habilitantes y las especificaciones técnicas mínimas exigidas por la Entidad, de acuerdo con lo establecido en el literal c) del Artículo 94 de la Ley 1474 de ANÁLISIS DEL RIESGO Conforme lo establece el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013, que indica: Evaluación del Riesgo : La Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, se procedió a realizar el respectivo análisis con base en la matriz de riesgos del Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (M-ICR-01) que se encuentra publicado en la página web Colombia Compra Eficiente. Así las cosas, para el presente proceso de selección de contratista hemos establecido la siguiente matriz:

12 12 MATRIZ DE RIESGOS NÚMERO CLASE FUENTE ETAPA TIPO DESCRIPCIÓN (QUE PUEDE PASAR Y COMO PUEDE OCURRIR) CONSECUENCIA DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO GENERAL GENERAL ESPECÍFICO ESPECIFICO INTERNO EXTERNO EXTERNO EXTERNO PLANEACIÓN CONTRATACIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL OPERACIONAL Se presenta cuando el presupuesto oficial, la definición de la necesidad y/o el objeto establecido en el estudio previo, no se ajusta a la modalidad de selección aplicable. Retrasos en el proceso de selección y ajuste del estudio previo por parte de la persona a cargo del tema Se presenta cuando la empresa seleccionada no suscribe el contrato en el plazo establecido y/o no presenta o se retrasa en la constitución de las garantías que amparan el cumplimiento del contrato. Se presenta por fluctuación o incremento en los costos de la materia prima que afecte gravemente la producción y cumplimiento del contrato. Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y por ende, afectación del cumplimiento del objetivo Incremento en el valor del contrato propuesto para la satisfacción de la necesidad. Se presenta cuando el objeto contratado no cumple con las especificaciones mínimas exigidas por la entidad. Se retrasan las entregas y por ende, el cronorama establecido para la ejecucion del contrato PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA A QUIÉN SE LE ASIGNA? RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO MEDIO RIESGO ALTO COPNIA CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATISTA TRATAMIENTO / CONTROLES A SER IMPLEMENTADOS DESPUÉS DEL TRATAMIENTO Revisión y apoyo técnico del área que solicita el proceso de selección, para definir claramente los aspectos relevantes de la necesidad a satisfacer y determinar la modalidad de selección aplicable. Establecer plazos perentorios en el cronograma del proceso para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. El proponente en el valor ofertado debe tener en cuenta y asumir las fluctuaciones económicas que se puedan presentar durante la ejecución del contrato. Requerir al contratista para el cumplimiento del contrato y/o aplicación de multas y/o aplicación de garantías. PROBABILIDAD IMPACTO VALORACIÓN DEL RIESGO CATEGORÍA RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO BAJO RIESGO MEDIO AFECTA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO? RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN SI SI NO SI ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN ÁREA DE CONTRATACIÓN Y ÁREAS DE GESTIÓN MONITOREO Y REVISIÓN COMO SE REALIZA EL MONITOREO? Revisión jurídico técnica y actualización normativa a los estudios previos Verificación del cumplimiento del cronograma del proceso Verificación de los costos ofertados frente a los cobros realizados por el contratista Supervisión adecuada para la verificación del cumplimiento de las condiciones técnicas y cantidades exigidas por la entidad. PERIODICIDAD CUÁNDO? Cada vez que se reciba una solicitud de contratación Cada vez que se adelante un proceso de contratación Siempre durante la ejecución del contrato Siempre durante la ejecución del contrato

13 RECOMENDACIÓN Con el presente estudio se da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 1510 de 2013, con relación al objeto del proceso de contratación desde la perspectiva legal, análisis de mercado y análisis de los riesgos que se pueden establecer para la presente contratación de Mínima Cuantía. Atentamente, LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera NUBIA ROCÍO POVEDA PARRA Profesional de Gestión de Contratación DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Profesional de Gestión Administrativa Rodríguez

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