PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE GRUPOS ARTÍSTICOS

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1 Revisó: Director Cultural Directores Grupos Artísticos Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No OBJETIVO Establecer los lineamientos para la presentación de los grupos artísticos en eventos académicos y/o culturales. ALCANCE Aplica a todos los grupos artísticos adscritos a la Dirección Cultural y/o Coordinador Bienestar Universitario, inicia con la planificación de la presentación, desarrollo y evaluación. NORMATIVIDAD Normatividad Interna Acuerdo No. 081 de 2000 del Consejo Académico, (Por el cual se ofrecen estímulos especiales a los grupos artísticos de la Universidad). Acuerdo No. 005 de 2015 del Consejo Superior, (Por el cual se establece la política de grupos culturales y selecciones deportivas de la Universidad Industrial de Santander). DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Grupo artístico: se refiere a un número determinado de personas que reúnen intereses comunes e inquietudes similares, con miras a obtener una formación artística y cultural, presentarse dentro y fuera de la Universidad, así como participar en eventos e invitaciones especiales del orden local, regional y nacional. Contraprestación: es una retribución del solicitante por el servicio recibido. Pertinencia de la invitación: es identificar que la invitación sea apolítica y que sea consonante con el Proyecto Institucional. Respuesta a solicitud: carta, memorando o correo electrónico expedido por la Dirección Cultural que confirma o no la disponibilidad del grupo artístico para la fecha y hora solicitada. : Coordinador de Bienestar Universitario, para las sedes regionales. En las sedes regionales el responsable es el. CONSIDERACIONES

2 Página 2 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA A INICIO 1. Recibe invitación 1. Recibe invitación por correo electrónico o en físico para la presentación de un grupo artístico a un evento y lo remite al Director del grupo artístico y/o correspondiente. Nota: si la invitación es recibida por el Director del grupo artístico debe ser remitida al o, para continuar con el proceso. Coordinador de la Sede No 2. Evalúa invitación Acepta invitación? 2. Evalúa la invitación teniendo en cuenta el cronograma de actividades, la pertinencia de la invitación y la disponibilidad de los integrantes de la agrupación y da una respuesta al o Coordinador de la sede. Nota: si la invitación es para participar en eventos internacionales, el Director del grupo artístico debe elaborar un proyecto que justifique la participación, el cuál será evaluado por el Director Cultural. 3. Comunica los motivos de rechazo Si 3. Comunica al solicitante los motivos que generan el rechazo. FIN 4. Emite condiciones 4. Emite al o Coordinador de la Sede, las condiciones de acuerdo al lugar donde se llevará a cabo la presentación. Director Grupo Artístico Requerimientos técnicos 5. Responde a la invitación 5. Informa por correo electrónico al solicitante la decisión adoptada frente a la invitación, especificando las condiciones y solicitando la confirmación respectiva. 1

3 Página 3 de 5 DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 Respuesta a la solicitud 6. Recibe confirmación del solicitante 6. Recibe confirmación del solicitante. A Pág. 2 Si Propone cambios en las condiciones? No 7. Informa al Director del grupo artístico 7. Si el solicitante no plantea ningún cambio y acepta las condiciones, se informa al Director del grupo artístico la confirmación de la presentación. Nota: a partir de este momento el Director del grupo artístico debe comunicarse con el solicitante para los detalles logísticos. 8. Tramita factura o traslado de fondos 8. Si aplica, tramita la factura o el traslado de fondos. Nota: en el caso de que exista un acuerdo de contraprestación que reemplace lo anterior, debe quedar registro escrito. Para la participación en eventos internacionales, Dirección Cultural tramita toda la logística necesaria. Secretaria Factura o recibos de caja o formato de recaudo o registro escrito 9. Realiza la presentación 9. Realiza la presentación en la fecha, hora y lugar establecidos en la invitación. 10. Diligencia el Formato Registro de Actividades 10. Diligencia el Formato Registro de Actividades y los entrega mensualmente al o Coordinador de la sede regional. Formato Registro de Actividades FCU.01 FIN

4 Página 4 de 5 VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN CONTROL DE CAMBIOS 01 Diciembre 05 de 2007 Creación del Documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 02 Abril 16 de 2009 Inclusión de documento relacionado con la respuesta a la solicitud dentro del diagrama de flujo y correo electrónico con requerimientos técnicos. 03 Septiembre 23 de 2009 Modificaciones relacionadas con el responsable de llevar a cabo las actividades en las sedes regionales. 04 Abril 30 de 2010 Se agrega como responsable «Director Cultural» en la actividad 2. Después de la actividad 3 se agrega fin; en la actividad 6 se incluye «solicitando confirmación del solicitante». Se cambia la actividad 7. Se cambia la actividad 8. Se incluye «si aplica» en la actividad 9. En el diagrama se incluye una decisión entre las actividades 8 y 10. Se cambian los responsables de las actividades 8, 9, 10, 11 y 12. Se reemplaza el responsable coordinador bienestar universitario por coordinador BU/ CU. Se reemplaza el Director de la sede por Coordinador de la sede.

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 05 Junio 10 de 2011 Se agrega una nota en la actividad 1 y se cambia el responsable por Asistente Organizacional. Se incluye una nota en la actividad 2 y se elimina al Director Cultural como responsable. Se cambia la actividad 4. Se elimina la actividad 5. Se cambia la redacción de la actividad 5 (antes actividad 6) Se cambia la actividad 6 (antes actividad 7) Se incluye la decisión Propone cambios en las condiciones? Se incluye la actividad 7 Se modifica la actividad 8 Se elimina la decisión hay contraprestación? Se modifica la actividad 9, se cambia el responsable y se agregan otros documentos de referencia. En la actividad 10 se cambia «indicada» por «establecidos» Se reemplaza «Director Cultural» por «Asistente Organizacional» en la actividad 11 Se elimina la actividad Marzo 09 de 2015 Se incluye Normatividad Interna Se modifica la definición de grupo artístico Se modifica la abreviatura /CU por Se elimina el segundo item de consideraciones Se incluye la nueva presentación de conectores en el diagrama de flujo Se cambia el responsable de las actividades 1, 2, 3, 5, 7(antes 8) Se elimina la actividad 7

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