INSTRUCTIVO DE COORDINACION DE EVENTOS

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1 1. Propósito y Alcance: Describe el instructivo del departamento de logística y eventos especiales de Presidencia Municipal, con el fin de cumplir con las invitaciones o la presencia del ciudadano. Este instructivo es aplicable para todos los que interactúan con el mismo. Abarca desde la recepción de la invitación hasta la ejecución del evento. 2. Definiciones: Requerimientos para el evento Orden del día Formato de autoridades Evento Se reúnen todos los requerimientos para la realización del evento. Se especifica las acciones por tiempo, a realizarse en el transcurso del evento dando lectura el maestro de ceremonias. Se enlistan las personas que se encuentran en el evento que dará lectura el maestro de ceremonias. Son las reuniones y/o participaciones a las que asiste el alcalde y se cumplen en tiempo. 3. Responsables: SP R CE SECRETARIO PARTICULAR DE PRESIDENCIA SECRETARIA PRIVADA AUXILIAR DE EVENTOS ESPECIALES RECEPCIONISTA COORDINACION DE EVENTOS Página 1 de 5

2 4. Diagrama de Flujo: Página 2 de 5

3 5. Descripción de Actividades: 5.1 R 5.2 SP Recepción de la Invitación: Se recibirán invitaciones solo con 3 días de anticipación al evento. Todas las invitaciones deberán presentarse por escrito y contener toda la información necesaria. Las invitaciones que cumplan con los requisitos serán turnadas antes de finalizar el horario de trabajo a la secretaria privada del ciudadano para captura y su programación. Programación de Invitaciones: Se captura en el formato de relación de invitaciones para el Presidente Municipal el cual debe de contener Nombre de Organismo, quien firma el oficio, Nombre del evento, Fecha, Lugar, Hora y Observación. Se turna al secretario particular para la confirmación de asistencia del Ciudadano a los eventos. Confirmación del Ciudadano: Se le presenta al presidente la relación de invitaciones a eventos para su confirmación. En base a la agenda, el presidente autoriza la asistencia al evento: SI.- Se autoriza la invitación indicando en el formato de registro de invitaciones. NO.- Se indica que funcionario va asistir en representación del C. Presidente Municipal y se elabora un turno, registrándolo en el formato de registro de invitaciones. Solicitud de Información del Evento: Se requiere el programa establecido a los organizadores del evento que es: Orden del día, Presidium, Lista de invitados especiales, Fichas informativas y Fichas técnicas según el giro del evento. Si hay necesidad de apoyo de los organizadores deberán llenar el formato de Requerimientos para la realización de un evento. Elaboración de la Documentación Oficial. Se considera como documentación oficial: Orden del día oficial, Presidium oficial y Resumen de información oficial para el ciudadano. Entrega al ciudadano en tiempo y forma. Página 3 de 5

4 Logística del Evento: Revisar el punto del evento con un mínimo de 24 hrs de anticipación el cual se analizara, que cumpla con los siguientes requisitos: Iluminación Sonido, Seguridad, Acondicionamiento. Si hay solicitud de apoyo por parte de los organizadores del evento correspondiente, se gestionará y coordinara lo solicitado. Solicitar el acondicionamiento del lugar en caso de ser necesario. Si hay algún punto que no cumplan con los anteriores requisitos se podrá determinar la cancelación de la asistencia del ciudadano. Ejecución del Evento: Cumplir con lo programado en el orden del día oficial. 6. Documentos de Referencia: 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: PMU-DES-F Formatos: Ficha Técnica de logística 6.4 Anexos: 6.5 Otros Documentos de Referencia: Página 4 de 5

5 7. Objetivos de calidad: El objetivo de calidad para este instructivo es el siguiente: OBJETIVO META INDICADOR Cumplir al 100% con todas las invitaciones programadas. 100 % Eventos Programados vs. vs. Eventos Asistidos. La medición del objetivo de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes y son presentados a la coordinación para su revisión. Revisó Coordinador de Innovación Gubernamental Aprobó Secretario Particular Página 5 de 5

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