Cómo mejorar la eficiencia en la gestión de facturas? Soluciones, modelos de pago por uso y casos de éxito

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1 "Factura Electrónica (V): Normativa, Buenas Prácticas, Formatos MADRID, 25 de Septiembre Cómo mejorar la eficiencia en la gestión de facturas? Soluciones, modelos de pago por uso y casos de éxito

2 TECNOLOGÍAS de la información y de las comunicaciones Nos mueve la innovaciónió g y EJERCICIO 2011 CIFRA DE NEGOCIO 732,18 MILLONES DE Informática El Corte Inglés, Investrónica y Telecor son las empresas del Grupo El Corte Inglés que desarrollan su actividad en el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Las tres persiguen los mismos objetivos en cuanto a la calidad de la gestión y el servicio, así como los esfuerzos de mejora permanente que caracterizan su actividad comercial y técnica. Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 2

3 DÓNDE estamos 12 países con más de 3000 empleados DELEGACIONES NACIONALES ESPAÑA ALICANTE BADAJOZ BARCELONA BILBAO A CORUÑA MADRID SEDE CENTRAL MÁLAGA MURCIA LAS PALMAS DE GRAN CANARIA. PALMA DE MALLORCA PAMPLONA OVIEDO SANTIAGO DE COMPOSTELA DELEGACIONES INTERNACIONALES: EUROPA REPÚBLICA CHECA PORTUGAL AMÉRICA: ARGENTINA BRASIL CHILE COLOMBIA COSTA RICA MÉXICO PANAMÁ PERÚ REPÚBLICA DOMINICANA LAS PALMAS DE GRAN CANARIA SEVILLA COSTA RICA VALENCIA VALLADOLID VIGO ZARAGOZA Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 3

4 SOLUCIONES y servicios Impulsamos su negocio líne eas de neg gocio Administración electrónica Almacenamiento Calidad y Consultoría Cartelería digital / Digital Signage CRM Comunicaciones Desarrollo e-business ECM Tecnología Documental ERP Gestión de Sistemas Formación Integración de Sistemas Ingeniería y Sistemas Invesgenia Mantenimiento Medios de Pago Outsourcing Sanidad Seguridad Soluciones de Logística Soluciones Retail Soluciones Turismo y Ocio Virtualización Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 4

5 El Centro Experto de ECM (Enterprise Content Management) Hacia el paperless process PM os ECM/BP proceso ntando formas E entando mplan plataf reinve i Acuerdos principales fabricantes Mas de 200 consultores Departamento de I+D+i 3 factorías de software Desde 1988 en Gestión Documental Ciclo de vida completo del proyecto do ud alizand O & Clo externa DBPO datos papel Entrada DOCUMENTACIÓN Préstamos SERVICIOS CUSTODIA Documentación Salida a custodia Destrucción certificada Impresión ensobrado Alta en el sistema documentación Transporte Preparación lote Custodia digital Custodia legal Envío documentación Hosting informático Factura electrónica Digitalización Digitalización certificada Indexación y reconocimiento Cuadre e informes Control calidad Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 5

6 Gestión documental corporativa El proceso de una factura de extremo a extremo Entreg ga de un prod ducto o serv vicio Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 6

7 Gestión documental corporativa Puntos de mejora de la eficiencia Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 7

8 Gestión documental corporativa Puntos de mejora de la eficiencia Factura papel efactura COSTE EMISIÓN PAPEL vs. EMISIÓN ELECTRÓNICA PAPEL COSTE UNITARIO EFACTURA COSTE UNITARIO IMPRESIÓN 0,12 EUR APLICATIVOS 0,01 EUR ENVÍO (sobre, sello, ) 029EUR 0,29 TRÁFICO DE RED 003EUR 0,03 TRATAMIENTO MANUAL 0,35 EUR ADMÓN APLICATIVOS 0,02 EUR TOTAL 0,76 EUR TOTAL 0,06 EUR AHORRO POR FACTURA 0,70 EUR (116 Pta.) Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 8

9 Gestión documental corporativa Puntos de mejora de la eficiencia Factura papel: tratamiento & workflow manual Factura papel: digitalización certificada efactura: sistemas de recepción, validación y archivado electrónico seguro. Sistemas de workflow automatizados y/o asistidos de cotejo, aprobación y pago. Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 9

10 Gestión documental corporativa Puntos de mejora de la eficiencia RECEPCIÓN Y ENTRADA DE DATOS PAPEL COSTE UNITARIO EFACTURA COSTE UNITARIO RECEPCIÓN Y MANIPULACIÓN 0,07 EUR APLICATIVOS 0,01 EUR GRABACIÓN 0,15 EUR TRÁFICO DE RED 0,03 EUR TRATAMIENTO MANUAL 1,68 EUR ADMÓN APLICATIVOS 0,02 EUR ARCHIVADO 0,97 EUR ARCHIVADO 0,03 EUR TOTAL 2,87 EUR TOTAL 0,09 EUR AHORRO efactura DC FACTURAS 278 2,78 EUR AHORRO DC FACTURAS 178 1,78 EUR ,28 EUR 0,50 1,00 EUR Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 10

11 Gestión Documental Corporativa La propuesta de Informática El Corte Inglés Solución para la emisión de e-facturas Solución para la emisión ió de e-facturas para sistemas SAP ERP PROCESS INTEGRATION GENERACIÓN IDOC DE FACTURA MEDIANTE ALE EL IDOC ES REMITIDO A SAP PI MAPEO DEL IDOC AFORMATO XML FACTURAE PROCESO DE FIRMA DEL DOCUMENTO EN FORMATO XML FACTURAE TRANSFORMACIÓN A FORMATO LEGIBLE DEL XML FACTURAE A PDF NOTIFICACIÓN A SAP ERP Y AL GESTOR DOCUMENTAL PUBLICACIÓN EN EL PORTAL E INTEGRACIÓN CON SERVIDOR DE CORREO GESTOR DOCUMENTAL PORTAL DE CLIENTE SERVIDOR DE CORREO ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS XML FACTURAE Y PDF, PARA SU CONSULTA DESDE SAP ERP Y EL PORTAL DEL CLIENTE SUSCRIPCIÓN VISUALIZACIÓN Y DESCARGA DE DOCUMENTOS OS NOTIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD DE FACTURA ENVÍO DE DOCUMENTOS XML FACTURAE Y PDF AL CLIENTE QUE LO REQUIERA Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 11

12 Gestión Documental Corporativa La propuesta de Informática El Corte Inglés Solución para la recepción de e-facturas Solución para la recepción de e-facturas para sistemas SAP RECEPCIÓN PI ERP PORTAL PROVEEDOR MIDDLEWARE TRANSACCIONAL ENTRADA MANUAL VIA WEB VALIDAR FORMATO INCORPORACIÓN REGISTRO DE FACTURAS VISUALIZACIÓN DEL ESTADO DE LA FACTURA INCORPORACIÓN FICHEROS VÍA WEB RECEPCIÓN DE FACTURAS VÍA MAIL VALIDAR FIRMA: INTEGRIDAD, VALIDEZ, AUTENTICIDAD CRL CERTIFICADOS REVOCADOS TRANSFORMACIÓN A FORMATO LEGIBLE FLUJO DE APROBACIÓN GENERACIÓN DE DOCUMENTO PRELIMINAR CONTABILIZACIÓN RECEPCIÓN DE OTROS FORMATOS IDOC, EDIFACT, NOTIFICAR SAP ERP + ALMACENAR EN SGD CONVERSIÓN FORMATO MAPEO DE DATOS GESTOR DOCUMENTAL ALMACENAMIENTO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 12

13 Gestión Documental Corporativa La propuesta de Informática El Corte Inglés Solución efacil efacil permite a las entidades locales la recepción y seguimiento de las facturas electrónicas y el inicio en el sistema del procedimiento para la constitución telemática de empresas. Desde el portal de la EELL el empresario podrá enviar y consultar facturas e iniciar y consultar los tramites de constitución de su empresa. La EELL desde su portal interno podrá gestionar las facturas y tramites recibidos y utilizar un modulo de digitalización certificado. Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 13

14 Gestión Documental Corporativa La propuesta de Informática El Corte Inglés Soluciones para la Digitalización Certificada I N V O C A D I G I T A L I Z A C I Ó N C E R T I F I C A D A D I G I T A L I Z A C I Ó N C E R T I F I C A D A DBPO & Cloud de facturas de proveedores datos papel Entrada DOCUMENTACIÓN Transporte documentación Alta en el sistema Preparación lote Impresión ensobrado Digitalización Factura electrónica I N V O C A D I G I T A L I Z A C I Ó N C E R T I F I C A D A Digitalización certificada Préstamos Indexación y reconocimiento SERVICIOS CUSTODIA alida a custodia Custodia digital Custodia legal Cuadre e informes Documentación Envío Hosting documentación informático Control calidad ld d Destrucción certificada S Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 14

15 Gestión Documental Corporativa La propuesta de Informática El Corte Inglés Soluciones para la Automatización de los Circuitos de Autorización y Pago. pit Cockp Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 15

16 Gestión Documental Corporativa Caso de éxito 1: Proyecto GEFACT. Generalitat de Catalunya. Principales características: Preparado para recepción factura-e 3.1 y 3.2 La DC genera formato XML factura-e Consorcio AOC tiene HUB para todas las AAPP de la CCAA Tecnología: repositorio Documentum, Documentum J2EE Sistemas receptores SAP y no SAP. Trazabilidad total. Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 16

17 Gestión Documental Corporativa Caso de éxito 2: Recepción de facturas. Autoridad Portuaria de Gijón. Principales características: Formato factura-e 3.1 y 3.2 Remisión de facturas por o por página web (con autenticación) Principales autoridades de certificación: FNMT, edni, Carmerfirma, y en general cualquiera de los soportados por la del Ministerio de Presidencia. Tecnología: invesdoc, invesdoc DC, invesflow y desarrollos específicos.net Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 17

18 Gestión Documental Corporativa Caso de éxito 3: DBPO & Cloud de facturas de proveedores. Digitalización papell di diarias Di it li ió dde ffacturas t i Importante incremento del volumen EDI Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. Clientes Cli t de d otros t sectores: t -Distribución -Redes de gasolineras -Petroquímico -Alimentación -Agroalimentario - 18

19 Gestión Documental Corporativa Caso de éxito 4: Solución para empresas del Grupo IECI. Principales características: Emisión en formatos: facturae 3.1, Rosettanet, XCBL y PDF Recepción en formatos: facturae 3.1 y 3.2 Sin soporte de lotes Independiente del ERP ERP. Independiente de la plataforma ECM. Integrada la Digitalización Certificada de facturas. Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 19

20 Gestión Documental Corporativa Casos de éxito 5: Consola de recepción de e-facturas para SAP Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 20

21 Gestión Documental Corporativa Proyecto en curso: Implantación de efacil. Diputación de Lugo. FASE I (Realizada) Implantación efacil en todos los Ayuntamientos de la provincia de Lugo incluidos en el proyecto InnovaTE (excluyendo el Ayuntamiento de Lugo con más de habitantes). Integración con la solución AL SIGM FASE II (En curso) Plan de dplan de formación a usuarios y administradores del nuevo sistema FASE III (Pendiente) Difusión y soporte Copyright Informática El Corte Inglés. Todos los derechos reservados. 21

22 Muchas gracias por su atención Jaume Barella Civit

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