Alcaldía de Quibdó. INVITACIÓN PÚBLICA No. 117 DE MINIMA CUANTIA DECRETO 1082 de 2015

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1 INVITACIÓN PÚBLICA No. 117 DE 2015 MINIMA CUANTIA DECRETO 1082 de 2015 OBJETO: APOYO LOGISTICO PARA LA ORGANIZACION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA CONMEMORACION DE LA FIESTAS PATRIAS DEL 20 DE JULIO Y EL 7 DE AGOSTO. QUIBDO, JULIO

2 INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTAS PARA UNA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA La Alcaldía Municipal de Quibdó, en cumplimiento a lo dispuesto por el artículo del Decreto 1082 de 2015, se encuentra interesada en recibir ofertas, para la contratación que se describe a continuación: 1. OBJETO A CONTRATAR CON ESPECIFICACIONES E IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. 1.1 OBJETO: APOYO LOGISTICO PARA LA ORGANIZACION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA CONMEMORACION DE LA FIESTAS PATRIAS DEL 20 DE JULIO Y EL 7 DE AGOSTO. 1.2 OBLIGACIONES ESPECIFICAS QUE DEBE CUMPLIR EL CONTRATISTA El proponente sea persona natural o jurídica debe cumplir con las siguientes exigencias técnicas y obligaciones: Cumplir con el suministro requerido en el sitio acordado con el supervisor del contrato, según las especificaciones técnicas indicadas en los estudios previos y en la invitación. Contar con la infraestructura necesaria para el cumplimiento del contrato Presentar junto con la factura o cuenta de cobro el certificado del pago de aportes a la seguridad social y parafiscal del personal utilizado para la ejecución del contrato. Garantizar el suministro y prestación de servicio de los bienes objeto del contrato, en las condiciones previamente estipuladas entre el contratista y el supervisor. Garantizar que el suministro, cumpla con las especificaciones técnicas, de acuerdo con las órdenes que emita el supervisor del contrato. Presentar facturas correspondientes al cobro de las actividades realizadas durante la ejecución del contrato. Abstenerse de facturar por encima del presupuesto disponible, de acuerdo con el valor del contrato. El contratista deberá cumplir todo lo estipulado en el decreto 3075 de 1997, garantizando el cumplimiento de las normas establecidas para el transporte, almacenamiento, preparación y distribución de alimentos, mediante programas de protección y conservación de los mismos a fin de evitar deterioros en contenidos nutricionales y alteraciones que afecten la salud de los usuarios.. Atender los requerimientos que sean formulados por el supervisor y para efectos de ejecutar en debida forma el contrato. 1.3 OBLIGACIONES DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE QUIBDÓ: 1. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del Contrato en las condiciones pactadas. 2. Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. 2

3 FICHA TÉCNICA Nº Detalles Cantidad 1 Eucaristía(Decoración del Templo, Coro y Ofrendas ) 2 Tarima; Debe ser debidamente decorada con alusión de la conmemoración del evento. global global 3 Carpas 5 4 Sillas Plásticas (arriendo) Tarjetas de Invitación, debidamente marcadas con su respectivo sobre 6 Equipo de Amplificación de Sonido de aproximadamente w de potencia adecuado para el éxito del evento, con dos micrófonos Refrigerios Bolsas de Agua Maestro de ceremonia 1 CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS El proponente deberá acreditar como mínimo las siguientes condiciones para poder participar en el proceso contractual: El contratista deberá contar con experiencia en apoyo logístico y/o atención de eventos. El contratista deberá aportar máximo dos (2) copias de certificación y/o contrato relacionado con servicio de apoyo logístico y/o atención de eventos cuya sumatoria sea igual o superior al 100% del presupuesto oficial. Nota: La administración podrá verificar la veracidad de la información aportada por los proponentes. 2. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y JUSTIFICACIÓN 3

4 El valor del contrato a celebrar es hasta por la suma de VEINTIOCHO MILLONES NOVECIENTOS CINCUENTA MIL PESOS ($ ) incluido los impuestos a que haya lugar. El valor final del contrato corresponderá al servicio efectivo realizado por el contratista. El certificado de disponibilidad presupuestal que soporta esta invitación es el número del 24/06/2015, expedido por la Oficina de Presupuesto del municipio de Quibdó. 3. PLAZO DE EJECUCIÓN: El contrato tendrá una duración de Dos (02) fechas, de acuerdo a la celebración de cada una de las fechas establecidas, contados a partir de la aprobación de la póliza de cumplimiento y suscripción del acta de inicio por las partes. Lugar de ejecución: el Municipio de Quibdó. 4. REQUISITOS HABILITANTES El interesado deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y anexos del presente proceso como la normatividad aplicable al mismo, es decir la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, lo cual constituye la información básica para la preparación de la propuesta, en razón de esos lineamientos establecidos en dichas normas las personas naturales o jurídicas que tengan un objeto social o actividad comercial que les permita desarrollar el objeto a contratar; el proponente deberá anexar la siguiente documentación: Hoja de vida en formato único de la DAF con foto actual si es persona natural. Fotocopia de la cedula de ciudadanía de la persona natural y del representante legal si es persona jurídica. Certificado de antecedentes Fiscales (CGR) Certificado de antecedentes Disciplinarios(PGN) Fotocopia de la Libreta Militar ( solo si es hombre) Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección. Certificado de Registro Mercantil para persona natural que tenga Establecimiento comercial. Copia del Registro Único Tributario RUT (Personas naturales y jurídicas). Declaración de bienes y rentas en el formato único de la DAFDocumento de cumplimiento al Artículo 23 Ley 1150 de El proponente, persona jurídica o natural con personal a cargo, deberá acreditar el pago de sus obligaciones con los sistemas de 4

5 salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando exista la obligación de tenerlo de acuerdo con los requerimientos de la Ley, o en caso contrario por el Representante Legal. El Revisor Fiscal debe figurar inscrito en el Certificado de Cámara de Comercio. Carta de presentación de la propuesta la cual deberá estar debidamente diligenciada (según la información del modelo suministrado por la Alcaldía de Quibdó y firmada por el proponente. En caso de ser una persona jurídica, unión temporal o consorcio, deberá venir firmada por el representante legal, debidamente facultado en los términos de ley. En la carta el proponente deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que él o sus integrantes, si el mismo es un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentra(n) incurso(s) en las causales de inhabilidades o incompatibilidades, prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y las demás normas pertinentes. Diligenciamiento de ficha técnica y propuesta económica. Deberá diligenciar la ficha técnica anexa a la presente invitación junto con la oferta de precio, la cual no podrá superar el presupuesto oficial asignado. Todos los valores de la oferta deberán ser expresados en pesos colombianos. 5. PUBLICIDAD Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo del Decreto 1082 de 2015, la invitación será publicada en la páginawww.colombiacompra.com. 6. LUGAR DE PRESENTACIÓN, ENTREGA Y FORMA DE LA PROPUESTA Deberán entregarse en Dos (2) carpetas de cartón de color azul en 1original y 1 copia de la propuesta, debidamente foliadas con lapicero negro en la parte inferior derecha, en sobre cerrado y marcado con el número de la contratación y el nombre del proponente. Los sobres se entregarán únicamente en el Primer Piso, Oficina de Atención al ciudadano, Carrera 2ª No. 24 A 32, Palacio Municipal (véase cronograma). 7. DEL PROCEDIMIENTO DE LA PRESENTE INVITACIÓN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ITEM ACTIVIDAD FECHA Y HORA LUGAR 1 Publicación Viernes, 10 de Páginas Web Estudios previos e Invitación Pública julio de Recepción de observación Lunes, 13 de julio de 2015, hasta Primer Piso, Oficina de Atención al Ciudadano Cra. 2ª No. 24 A-32, 5

6 3 Respuesta a observaciones 4 Entrega de propuestas 5 Evaluación de las propuestas 6 Recepción de observaciones al informe de Evaluación. 7 Respuesta a observaciones de Evaluación. 8 Carta de Aceptación las 10:10 a.m. Lunes, 13 de julio de Martes, 14 de julio de 2015 a las 09:40 a.m. Miércoles, 15 de julio de 2015 Hasta el jueves 16 de julio de 2015, hasta las 10:30 a.m. El 16 de julio de 2015 El 17 de julio de 2015 Portal de contratación: Primer Piso, Oficina de Atención al Ciudadano Cra. 2ª No. 24 A-32. Secretaria de servicios administrativos del Municipio de Quibdó, ubicadas en la Kra 2 Nº 24ª 32, Barrio Yesca Grande Primer Piso, Oficina de Atención al ciudadano Cra. 2ª No. 24 A-32, Portal de contratación: Despacho alcaldesa El término para presentar propuestas se podrá prorrogar hasta por un (1) día, si alguna adenda lo amerita. Igualmente se podrá prorrogar por el tiempo que sea necesario, en caso de presentación de observaciones relativas a la evaluación de propuestas. ASPECTOS ADICIONALES PARA LA PRESENTACIÓN: La documentación que contiene cada sobre debe elaborarse a máquina o en procesador de palabras. Tanto el original, como la copia para la verificación de los requisitos habilitantes y la propuesta de precio deberán entregarse debidamente FOLIADOS (en la parte inferior derecha) y LEGAJADOS. Con el fin de evitar omisiones en propuestas cada uno de los folios que conforman la oferta original (sobre No.) deberán tener un visado o firma resumida en la parte inferior derecha del Representante Legal o un delegado del proponente (autorizado). Las propuestas deberán contener un índice o tabla de contenido, que permita localizar adecuadamente la información solicitada en la invitación, especificando los números de página donde se encuentran los documentos requeridos. El Municipio no se hará responsable por no abrir, o por abrir prematuramente los sobres mal identificados o incorrectamente dirigidos. Los documentos que hacen parte del original y de la copia de la propuesta deberán ser totalmente legibles. Los folios que contengan modificaciones o enmiendas deberán ser convalidados con la firma de quien suscribe la carta de presentación. 6

7 Se entenderán por fecha y hora de presentación las que aparezcan en el sello o escrito puesto sobre la planilla de recepción de propuestas, por el encargado de recibirla, en el momento de su llegada al sitio de entrega de la misma. No se aceptarán propuestas que sean entregadas en una oficina diferente a la indicada anteriormente, así sea recepcionada dentro del plazo señalado para la entrega de propuestas. Rotular cada sobre consignando los siguientes datos: Número de sobre, nombre del sobre, Secretaría de Servicios Administrativos de Quibdó, Cra. 2ª No. 24 A-32, el número y el objeto de la Invitación, el nombre y dirección del proponente. 8. EVALUACION DEL OFERENTE CONDICIONES ECONOMICAS Los precios ofrecidos deberán ser en pesos colombianos e incluir el impuesto sobre las ventas IVA, si hay lugar a ello, sin superar el presupuesto oficial, de lo contrario será eliminado del proceso de selección. Adicionalmente, al preparar su propuesta deberá tener en cuenta todos los impuestos que se causen por la celebración y ejecución del contrato, los cuales son por cuenta del adjudicatario y no darán lugar a ningún pago adicional al de los precios pactados. 9. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN De conformidad con el Artículo numeral 6 del Decreto 1082 de 2015, el procedimiento de escogencia, será el precio más bajo, siempre y cuando la oferta de menor precio cumpla con todos los requisitos habilitantes establecidos en la presente invitación. Recibidas las propuestas, la entidad las evaluará y comparará, con el fin de establecer cuál de ellas presentó el precio más bajo, e igualmente verificará el cumplimiento de los requerimientos mínimos exigidos, de acuerdo con lo señalado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011,y la ley 1150 de 2007 y el decreto 1082 de La Alcaldía de Quibdó podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública. En caso de empate a menor precio, la entidad adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas, de conformidad con el decreto 1082 de CAUSALES DE RECHAZO DE LAS OFERTAS O DECLARATORIA DE DESIERTO. La Alcaldía de Quibdó rechazará las ofertas que se encuentren en las siguientes causales: La oferta supera el presupuesto oficial El ofertante no tiene como objeto social la prestación del servicio solicitado. 7

8 10.3. Se presenta oferta artificialmente baja o que no toma en cuenta el cobro del IVA Cuando el proponente, o alguno de sus integrantes, esté reportado en el boletín de responsables fiscales que expide la Contraloría General de la República, como responsables fiscales; o en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. Con el fin de acreditar el cumplimiento de la anterior obligación, la Alcaldía verificará en el último boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente, o cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre(n) reportado(s) en dicho Boletín Cuando el proponente no acredite las calidades de participación establecidas en la Invitación a contratar Cuando sea extemporánea, es decir, si se presenta después de la fecha y hora fijadas para el cierre de la invitación o esta sea entregada en oficina diferente a la indicada, a pesar de ser radicada dentro del plazo señalado para la entrega de la misma Cuando el plazo ofrecido para la ejecución del contrato supere el establecido en la invitación Por no considerar las modificaciones a la invitación que mediante adendas haya hecho el Municipio Cuando no se cumpla con las especificaciones mínimas acordadas en la invitación o no se subsane dentro del plazo otorgado por la administración los requisitos requeridos Cuando el valor de la propuesta, sumatoria de los valores totales del Resumen Económico, exceda el valor del presupuesto oficial destinado para la invitación a contratar o para cada uno de los grupos Si vencido el plazo para subsanar, no se cumple con los requisitos habilitantes y/o con LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS, que deben cumplirse en su totalidad Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes para la misma Invitación Cuando el objeto social o actividad mercantil del proponente no corresponda a lo requerido por la Administración, exigencia que aplica a personas naturales, jurídicas y a cada uno de los integrantes de Consorcios, Uniones Temporales u otra forma de asociación Si durante la evaluación de la propuesta, se encuentra contradicción entre los documentos aportados en la propuesta y lo confrontado con la realidad y su justificación no se ajusta a lo establecido en la Invitación Si el proponente no cumple con LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS exigidos en la presente invitación pública. 8

9 La no suscripción de la carta de presentación de la propuesta. 11. REQUISITOS PARA FORMALIZAR EL CONTRATO El contrato se entenderá celebrado con la comunicación de la aceptación de la oferta. 12. CONDICIONES DEL CONTRATO A SUSCRIBIR FORMA DE PAGO: El Municipio pagará al CONTRATISTA el valor del contrato, de acuerdo al flujo de caja de la tesorería del municipio de Quibdó así: El 100% del valor del contrato, previa presentación de: i) Informe de actividades ii) Certificación de recibo a satisfacción de informes pactados suscrito por el supervisor. iii) acta de recibo final de la obra iv) Recibos de pago por concepto de aportes al sistema de seguridad social en salud, pensión y al sistema de riesgos laborales y aportes parafiscales si a ello hubiere lugar. v). Factura en caso que el contratista este sujeto al régimen común PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El contrato tendrá una duración de Dos (02) fechas, de acuerdo a la celebración de cada una de las fechas establecidas, contados a partir de la aprobación de la póliza de cumplimiento y suscripción del acta de inicio por las partes LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Lugar de ejecución: el Municipio de Quibdó. ZULIA MARIA MENA GARCIA Alcaldesa de Quibdó Original Firmado 9

10 FORMATO 1 MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (Utilice papel membrete) Ciudad y fecha Señores SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Carrera 2ª No. 24 A -32 Oficina de Compras, Bienes y Servicios Alcaldía de Quibdó REFERENCIA: Invitación Nº 010 de 2015 Respetados señores: Por medio de los documentos adjuntos, me permito presentar mi propuesta para participar en el proceso de selección que tiene por objeto Contratar los servicios de una persona jurídica o natural para el APOYO LOGISTICO PARA LA ORGANIZACION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR EN LA CONMEMORACION DE LA FIESTAS PATRIAS DEL 20 DE JULIO Y EL 7 DE AGOSTO. Así mismo, en el evento de resultar favorecido con la adjudicación, me comprometo a presentar los documentos requeridos para el registro del contrato y la ejecución del mismo, dentro de los plazos establecidos para el efecto en la invitación pública. Igualmente, me comprometo a ejecutar el objeto contractual de acuerdo con los documentos que hacen parte del proceso de selección, así como los de la oferta, los precios de esta propuesta y las demás estipulaciones de la misma. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que cuento con la capacidad financiera para cumplir con el objeto del presente proceso en caso de que me sea adjudicado el contrato, con la aceptación de la propuesta. 2. Que conozco el pliego de condiciones del proceso de selección en referencia, las necesidades y condiciones mínimas técnicas, que hace parte del proceso y de la invitación pública, las preguntas y respuestas dadas, así como los demás documentos relacionados con el objeto a desarrollar y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos. 3. De la misma manera, declaro bajo la gravedad del juramento, que toda la información aportada y contenida en mi propuesta es veraz y susceptible de comprobación. 10

11 4. Que acepto las condiciones y demás exigencias para la ejecución del contrato. 5. Que en caso de que se me acepte la oferta, es decir se me adjudique el contrato me comprometo a ejecutar el contrato dentro de los plazos contractuales, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso de selección. 6. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual. 7. Que con la firma de la presente carta bajo la gravedad del juramento, manifiesto que como proponente (o los integrantes del proponente si el mismo es un consorcio o unión temporal) no me encuentro incurso dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o conflictos de intereses, establecidos en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993 y las demás normas pertinentes. 8. Que como proponente (ni los miembros que lo integran si fuere el caso) no estoy reportado (s) en el último Boletín de Responsables Fiscales vigente a la fecha de la presentación de la oferta, expedido por la Contraloría General de la República. 9. Que leí cuidadosamente la invitación pública así como las necesidades técnicas mínimas que hace parte integral de la misma, y elaboré mi propuesta ajustada a estos documentos. Por tanto, conocí y tuve las oportunidades establecidas para solicitar aclaraciones, formular objeciones, efectuar preguntas y obtener respuestas a mis inquietudes. 10. Que conozco todos los documentos sobre preguntas y respuestas. 11. Que mi información básica se resume así: Nombre completo del proponente Cédula de ciudadanía o NIT Representante legal No. de identificación País de origen del proponente (En caso de Consorcio o Unión Temporal, se debe indicar el nombre de cada una de las partes que lo conforman) PLAZO Para ejecutar el contrato: Nos comprometemos a ejecutar el contrato, en los plazos establecidos. VALIDEZ DE LA PROPUESTA: Para todos los efectos, se entenderá que es por una vigencia de quince (15) días Firma del Representante legal: 11

12 FORMATO 2 PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, EN QUE RÉGIMEN SE ENCUENTRA CLASIFICADO COMO PROPONENTE, PROVEEDOR O CONTRATISTA? RÉGIMEN COMUN ( ) RÉGIMEN SIMPLIFICADO ( ) Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. Que conozco los costos directos e indirectos, gastos y obligaciones tributarias que se derivan de la ejecución contractual y los pagos del mismo. Que como proponente cuento con la capacidad suficiente para ejecutar el contrato derivado del presente proceso. Que conozco, y de manera expresa acepto y me obligo a cumplir las condiciones Técnicas Mínimas exigidas en el anexo técnico del presente pliego de condiciones, en el evento de ser adjudicatario del contrato. Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la siguiente dirección: Nombre del representante legal: C.C. Nº de Dirección Ciudad Teléfono(s) Fax Correo Electrónico Atentamente, Firma Nombre o Razón Social del Proponente NIT 12

13 FORMATO 3 CERTIFICADO DE PAGO DE LOS APORTES Ciudad y fecha Señores SECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MUNICIPIO DE QUIBDO Carrera 2ª No: 24 A- 32 Primer Piso Oficina de Compra de Bienes y Servicios ASUNTO: Carta de certificación de pago de aportes Por medio de la presente me permito certificar que la firma que represento se encuentra a paz y salvo por todo concepto de pago de los aportes de los empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales y de contratación de aprendices al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de compensación Familiar. Atentamente, NOMBRE: FIRMA: CARGO: Nota: Este documento deberá ser firmado por el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo con lo requerimientos de ley o por el Representante Legal. Carrera 13

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