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1 NTCI UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA RECTORIA MANUAL DE CONTROL INTERNO EN CONCORDANCIA CON LAS NTCI EMITIDAS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA EN DICIEMBRE DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS 1. ADMINISTRACIÓN EFICAZ, EFICIENTE Y TRANSPARENTE DE LOS RECURSOS DEL ESTADO 2. CONFIABILIDAD DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS 3. CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y REGULACIONES APLICABLES NTCI AMBIENTE DE CONTROL EVALUACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN MONITOREO EQUIDAD ÉTICA EFICACIA EFICIENCIA ECONOMÍA RENDICIÓN DE CUENTAS PRESERVACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE PRINCIPIOS REFORMADO EN MARZO 2013

2 ÍNDICE Nº DESCRIPCIÓN 1. Aspectos Generales 1.1 Introducción Creación de la Universidad Nacional de Ingeniería Base Legal Objetivos Estructuración del Manual Visión, Misión y Principios Institucionales Ámbito de Aplicación 13 PÁG. Nº 2. Aspectos Técnicos 2.1 Definición y Objetivos del Control Interno Conceptos fundamentales Formas de Ejecución del Control Interno Normas Generales 3.1 Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo 22 4 Normas Específicas 4.1 Normas Específicas de Ambiente de Control Integridad y Valores Éticos Competencia de Personal Filosofía y Estilo de Operación de la Administración Máxima Autoridad y Comité de Auditoría Auditoría Interna Normas Específicas de Evaluación de Riesgos Definición de Objetivos Definición de Riesgos Evaluación de Riesgos Normas Específicas de Actividades de Control Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeño Evaluación de las Funciones y Actividades Administrativas Gestión del Talento Humano Sistema de Información Control Físico sobre Activos Vulnerables 29

3 4.3.6 Indicadores de Gestión Segregación de Funciones Incompatibles Ejecución Apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) Seguridad y Oportunidad en el Registro de Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) y Eventos Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros Documentación Apropiada de las Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) y del Control Interno Normas Específicas de Información y Comunicación La Información La comunicación Normas Específicas de Monitoreo Monitoreo sobre la Marcha Monitoreo mediante Evaluaciones Separadas 32 Actividades de Control Aplicadas a los Sistemas de Administración I. Organización Administrativa I.1 Estructura Organizacional 37 I.2 Delegación de Autoridad y Unidad de Mando 38 I.3 Canales de Comunicación 38 I.4 Gerencia por Excepción 38 I.5 Gerencia por Resultados 38 I.6 Separación de Funciones Incompatibles 39 I.7 Supervisión 39 I.8 Procedimientos 40 I.9 Documentos de Respaldos 40 I.10 Control y Uso de Formularios Prenumerados 40 I.11 Archivo de Documentación 41 I.12 Control de Sistema Automatizado de Información 41 I.13 Unidad de Sistemas 42 I.14 Custodia de los Recursos y Registros 42 II Administración de los Recursos Humanos II.1 Unidad de Administración de los Recursos Humanos 43 II.2 Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal 43 II.3 Selección de Personal 43 II.4 Registros y Expedientes 45 I I.5 Capacitación de los Recursos Humanos 46

4 II.6 Remuneraciones 47 II.7 Prohibición de Recibir Beneficios diferentes a los Pactados con la Institución 47 II.8 Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos 47 II.9 Actuación de los Funcionarios o Empleados 47 II.10 Control de Asistencia y Puntualidad 48 II.11 Vacaciones 48 II.12 Rotación de Personal 48 II.13 Caución 49 II.14 Seguridad Social e Higiene Ocupacional 49 II.15 Evaluación de los Recursos Humanos 49 III. IV. Planeación y Programación III.1 Requerimiento General 50 III.2 Marco Normativo 51 III.3 Programación Integral 51 III.4 Programación de Inversiones 51 III.5 Definición Concreta de los Resultados 52 III.6 Medios de Verificación de los Resultados 52 III.7 Condicionantes 52 III.8 Medios y Recursos a Utilizar 52 III.9 Responsables de los Resultados de las Operaciones Programadas 52 III.10 Determinación de Políticas Internas para la Ejecución y Evaluación de las Operaciones Programadas 52 Presupuesto IV.1 Responsabilidad del Control Presupuestario 53 IV.2 Bases para la Formulación del Presupuesto 53 IV.3 Financiamiento de la Ejecución Pasiva del Presupuesto 53 IV.4 Control Previo al Compromiso 53 IV.5 Control Previo a la Obligación 54 IV.6 Registro y Ejecución Presupuestaria 54 IV.7 Control durante la Ejecución del Presupuesto 54 IV.8 Estado de la Ejecución Presupuestaria 55 IV.9 Evaluación de la Ejecución Presupuestaria 55 IV.10 Cierre del Ejercicio Presupuestario 55 V. Administración Financiera V.1 Propósito del Sistema 55 V.2 Independencia de la Unidad Financiera 55 V.3 Registro y Depósito de los Ingresos 56 V.4 Documentos de Respaldo, Clasificación y Autorización de Desembolsos 56 V.5 Fondos Fijos de Caja Chica 56

5 V.6 Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores 56 V.7 Apertura de cuentas Bancarias 56 V.8 Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias 57 V.9 Programación Financiera 57 V.10 Desembolsos con Cheque 58 V.11 Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) 58 V.12 Conciliaciones Bancarias 59 V.13 Confirmación de Saldos en Bancos 60 V.14 Autorización y Registro de Inversiones 60 V.15 Custodia y Manejo de Inversiones en Valores Mobiliarios 60 V.16 Verificación Física de Inversiones 60 VI. VII. Contabilidad Integrada VI.1 Contabilidad Integrada 61 VI.2 Sistema de Información Financiera 61 VI.3 Control Contable de la Ejecución Presupuestaria 62 VI.4 Conciliaciones de Saldos 62 VI.5 Confirmación de Saldos 62 VI.6 Verificación Física de Valores por Cobrar 63 VI.7 Clasificación, Análisis, Evaluación y Seguimiento de Saldos de Valores por Cobrar y por Pagar 63 VI.8 Cierre del Ejercicio Contable 63 VI.9 Rendición de Cuentas 63 VI.10 Presentación de Estados Financieros 63 VI.11 Propiedad de la Documentación Contable 63 VI.12 Custodia de la Documentación Contable 64 Contratación y Administración de Bienes y Servicios VII.1 Plan Anual de Contrataciones 64 VII.2 Tramitación, Ejecución y Registro de Compras y Contrataciones 64 VII.3 Separación de Atribuciones en el proceso de Adquisiciones o Contratación 64 VII.4 Solicitud y Aprobación de las Adquisiciones de Bienes y Servicios 65 VII.5 Inventarios 65 VII.6 Unidad de Abastecimiento 65 VII.7 Constancia del Recibo de Bienes y Servicios 65 VII.8 Sistema de Registro de Inventarios 65 VII.9 Programación de Adquisiciones de Inventarios 66 VII.10 Control de Almacenes o Depósitos de Existencias de Inventarios 66 VII.11 Verificación Física de Inventarios 66 VII.12 Seguridad de los Bienes 66 VII.13 Obsolescencia, Pérdida o Daño de Inventarios 66 VII.14 Registro de Activos Fijos 67 VII.15 Adquisiciones y Reparaciones de Activos Fijos 67

6 VII.16 Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos 67 VII.17 Uso de Vehículos 67 VII.18 Custodia de Activos Fijos 68 VII.19 Verificación Física de Activos Fijos 68 VII.20 Código de Identificación de Activos Fijos 68 VII.21 Enajenación de Activos Fijos 68 VII.22 Baja de Activos Fijos 68 VII.23 Pedidos en Tránsito 68 VII.24 Donaciones 70 VIII. IX. A Inversiones en Proyectos y Programas VIII.1 Alcance 70 VIII.2 Identificación, Clasificación y Registro de los Proyectos 71 VIII.3 Fundamentos del Proyecto 71 VIII.4 Requisitos Previos a la Iniciación 71 VIII.5 Fases de los Proyectos 72 VIII.5.1 Estudio y Diseño 72 VIII.5.2 Ejecución 76 VIII.5.3 Mantenimiento 78 VIII.5.4 Control y Seguimiento 78 Tecnología de la Información IX.1 Acceso a Funciones de Procesamiento 79 IX.2 Ingreso de Datos 80 IX.3 Actividades y Operaciones (Administrativas y/o Académicas ) Rechazadas o en Suspenso 80 IX.4 Procesamiento 81 IX.5 Cambios de los Programas 81 IX.6 Estructura Organizativa y Procedimientos 82 IX.7 Uso, Aprovechamiento y Seguridad en Recursos de Tecnología 82 Aspectos Administrativos A.1 Verificación de la Aplicación de las NTCI 83 A.2 Actualización del 83 A.3 Certificaciones 83

7 1. ASPECTOS GENERALES Introducción La Rectoría de la Universidad Nacional de Ingeniería, dando fiel cumplimiento al mandato de la Contraloría General de la República, ha procedido a la actualización del de la UNI, considerando la obligatoriedad y compatibilidad con las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República (CGR); sin menoscabo de la Autonomía Universitaria que es intrínseca, su naturaleza es particular y genérica. Es importante mencionar que las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de Control Interno, p ara que el Sector Público que incluye a las Instituciones de Educación Superior que reciben fondos del 6% proveniente del Presupuesto General de la República, ajusten sus procedimientos y reglamentos administrativos específicos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administración y la Unidad de Auditoría Interna (UAI). Este se aplica a todos los aspectos de: Planificación, Programación, Organización, Funcionamiento y Evaluación de la Institución, considerando el nuevo modelo educativo institucional aprobado por el Consejo Universitario en el año 2008; las políticas definidas por la Máxima Autoridad de la Universidad, además, estas normas son instrumentos que contribuyen al cumplimiento de las disposiciones vigentes aplicables a lo académico, lo financiero, lo presupuestario, las inversiones y el personal Creación de la Universidad Nacional de Ingeniería La Universidad Nacional de Ingeniería (UNI) fue creada por la Junta de Gobierno de Reconstrucción Nacional de la República de Nicaragua mediante Decreto No Ley Creadora de la Universidad Nacional de Ingeniería, aprobado El 7 de Febrero de 1983 y publicad o en La Gaceta No. 82 del 12 de Abril de 1983 como un centro de educación superior que gozará de autonomía y tendrá personalidad jurídica, patrimonio propio, duración indefinida y plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, el que se regirá por esta Ley, por sus Estatutos y demás reglamentaciones que se dicten al respecto. El 5 de abril de 1990 fue promulgada la Ley 89, Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior, publicada en la Gaceta, Diario Oficial de la República de Nicaragua, No. 77 del 20 de abril de 1990, la que rige a todas las Instituciones de Educación Superior del país y mediante la cual la UNI pasa a formar parte de estas Instituciones. Vicerrectoría Administrativa 7

8 1.3.- Base Legal La contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el Arto. 30 de la Ley 681, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado, emitió las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) para el Sector Público, que constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de control interno, para que la Administración Pública prepare los procedimientos y reglamentos específicos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administración (SA) y las Unidades de Auditoría Interna (UAI). Así mismo, el Arto. 103 numeral 4 de la precitada Ley, establece como una de las obligaciones de las Máximas Autoridades y Titulares de las Entidades y Organismos del Sector Público Asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de los sistemas de administración y de control interno. El Arto. 77 de la misma Ley instituye que la Responsabilidad Administrativa de los servidores de las Entidades y organismos del sector público, se establecerá sobre la base del análisis que se hará del grado de inobservancia de las disposiciones del ordenamiento jurídico relativas al asunto de que se trate y sobre el incumplimiento de las atribuciones, facultades, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las estipulaciones contractuales y, especialmente de aquellos a que se refiere el Título Vi de la misma. Así mismo en el Arto. 78 se establecen las Sanciones por incorrección, en la que se indica que los servidores de los organismos e instituciones del Estado que incurrieren en responsabilidad administrativa serán sancionados con multa de uno a seis meses del salario que estuvieren percibiendo a la fecha de realización de la incorrección, o con destitución de su cargo, sin perjuicio de las responsabilidades civil o penal a que hubiere lugar. De acuerdo con lo anterior: 1. El diseño y funcionamiento del control interno de cada entidad, constituyen deberes de la máxima autoridad o el titular de cada entidad. 2. La máxima autoridad o el titular de cada entidad debe cumplir y hacer cumplir lo previsto en las NTCI, por constituir una norma expedida por la CGR. por consiguiente deberá ordenar y cerciorarse de que se efectúen los ajustes correspondientes como acatamiento de dicha Norma. Vicerrectoría Administrativa 8

9 1.4.- Objetivos Los objetivos del manual son los siguientes: 1. Establecer las normas que regularán el funcionamiento de los sistemas de control interno de la Universidad, con el propósito de crear o ajustar los procesos de trabajo actuales, a fin de compatibilizar éstos con las Normas técnicas de Control Interno emitidas por la CGR. 2. Contribuir a la transparencia en la administración de los recursos materiales, financieros y humanos de la Universidad. 3. Facilitar la evaluación de la eficiencia y eficacia de las áreas y de los funcionarios responsables de la aplicación de las normas Estructuración del Manual El de la UNI, está estructurado de la siguiente forma: 1. Introducción 2. Visión, Misión y Principios Institucionales 3. Base Legal 4. Normas generales 5. Normas Específicas 6. Actividades de Control aplicadas al Sistema de Gestión Universitario: Organización, Administración académica y administrativa Administración Financiera, Administración de los Recursos Humanos, Planeación y Programación, Presupuesto, Contabilidad Integrada, Contratación y Administración de Bienes y Servicios, Inversiones en Proyectos y Programas Tecnología de la Información y Comunicación. Vicerrectoría Administrativa 9

10 Es importante destacar, que en la medida que se implemente el contenido de éste manual, debe ser informado periódicamente a la Contraloría General de la República, la cual es responsable de verificar, mediante el control externo posterior, sí la Universidad ha establecido y tiene en funcionamiento los Sistemas de Administración y la Unidad de Auditoría Interna, articulados con las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) y con la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Visión, Misión y Principios de la Universidad Nacional de Ingeniería 1 Misión La Universidad Nacional de Ingeniería es una Institución de la Educación Superior, estatal y autónoma, en búsqueda permanente de la excelencia académica. Se dedica a la formación integral de profesionales en ciencia, ingeniería y arquitectura, capaces de generar, renovar y difundir conocimientos desde una perspectiva humanística, ética y social; mediante la internacionalización, la articulación de sus procesos universitarios, y vinculación con los diversos sectores sociales, para contribuir a la transformación tecnológica y al desarrollo humano sostenible de Nicaragua y la región. Visión La Universidad Nacional de Ingeniería es una Institución que se consolida como líder nacional en la enseñanza de la Ingeniería, la arquitectura, y es un referente en la investigación científica y tecnológica, construido mediante la interacción con los diversos actores y sectores sociales, económicos y culturales del país, contribuyendo al crecimiento y desarrollo nacional en función del bienestar de la sociedad nicaragüense. Principios Institucionales 2 1. Autonomía Responsable La Autonomía de la UNI fue establecida por la Ley de Autonomía de las Instituciones de Educación Superior nicaragüense. Éste es un principio fundamental e irrenunciable. Implica responsabilidad orgánica, administrativa y financiera, que faculta a la Institución a formular su propia legislación interna, designar sus autoridades, autogobernarse y planificar su actividad académica. Asimismo, la autonomía permite disponer de los fondos de esta Institución con entera libertad, a fin de cumplir su gestión con transparencia, con plena participación de la comunidad universitaria y conocimiento de la sociedad nicaragüense, a través de la rendición social de cuentas. 1 Reformado según el Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI 2 Tomados del Modelo Educativo Institucional aprobado por el Consejo Universitario de la UNI Vicerrectoría Administrativa 10

11 Libertad de Cátedra Es un principio del profesorado que se manifiesta en la plena libertad para expresar sus convicciones filosóficas y de actuación en el desarrollo del proceso docente educativo. Ésta promueve la libre creación, investigación y difusión del arte, las letras, la ciencia y la tecnología; ajustándose a lo establecido en el marco legal, ético y académico de la Institución. 2. Promoción de los Derechos Humanos para una Cultura de Paz Para la UNI la libertad, la justicia y la paz en el mundo están sustentadas en el reconocimiento de la dignidad intrínseca y de los derechos inalienables de los seres humanos. En tal sentido, promueve y difunde una cultura de respeto a los derechos humanos, fortaleciendo la tolerancia en el debate de ideas, fomentando el respeto y desarrollo de la dignidad humana. De igual modo, la UNI asume la Cultura de Paz como principio de convivencia básica en la sociedad y entre los miembros de la comunidad universitaria. El mismo es fortalecido y fomentado a través del diálogo, consenso y negociación permanente, donde las ideas se expresan con libertad, tolerancia y sin ninguna discriminación. 3. Ética Institucional En la UNI, la ética institucional es el marco que regula el comportamiento y las relaciones entre todos los miembros que conforman la Comunidad Universitaria. En el quehacer institucional debe privar la integridad, la honradez, probidad, tolerancia y respeto de los valores universalmente aceptados e inspiradores de la vocación de servicio de la Educación Superior. 4. Equidad y Gratuidad El principio de equidad es intrínseco al quehacer institucional. A partir de éste los miembros de la comunidad universitaria cumplen los criterios establecidos. Todo el personal es considerado en igual de condiciones para el desarrollo, promoción y reconocimiento de sus capacidades, sin discriminación. El acceso a la Universidad es libre y gratuito, siempre que los interesados cumplan con los requisitos y condiciones académicas exigidas. No hay discriminación por razones de nacionalidad, credo político, raza, sexo, religión, ideología, posición económica o condición social. Vicerrectoría Administrativa 11

12 5. Participación Democrática La UNI asume la democracia como la participación e igualdad de todos los miembros de la comunidad universitaria ante la Ley, donde sus miembros enseñan, aprenden e investigan, con formas de gobierno participativo y colegiado. 6. Género La UNI garantiza la equidad de género, promoviendo en la comunidad universitaria, el desarrollo de competencias y oportunidades sin distinción de sexo. Busca posicionar los derechos de las mujeres y los hombres en igualdad de condiciones, y los reconoce tanto desde su perspectiva de discriminación positiva como desde su necesaria inclusión transversal en todo el entramado de esta Alma Mater. 7. Solidaridad La UNI promueve la solidaridad social ante los problemas individuales y colectivos que se presentan en la comunidad Universitaria. Esta solidaridad a lo interno se extiende y proyecta hacia la sociedad, mediante el reforzamiento de sus funciones de servicio a la población y su capacidad de asistencia y respuesta inmediata ante emergencias nacionales y desastres naturales y de forma permanente con asesoría, asistencia técnica, capacitación, ayuda moral y material. 8. Integración Regional La UNI participa y promueve la integración regional y contribuye a la redefinición de políticas de desarrollo educativo, cultural y deportivo, económico, científico y tecnológico, promoviendo una estrategia que responda como bloque a las tendencias de los procesos de desarrollo regional vinculado a las tendencias mundiales. 9. Identidad y Cultura Institucional La Identidad de la UNI se manifiesta en la apropiación y respeto de los preceptos, valores y símbolos institucionales que la distinguen. Esto permite la configuración de su cultura organizacional como marco que regula los modos de actuación y relaciones entre todos sus miembros. En este ambiente psicológico y social, se manifiesta el sentido de pertenencia a la institución y se erigen valores universalmente aceptados como: integridad, honradez, probidad, tolerancia entre otros. Vicerrectoría Administrativa 12

13 10. Protección de los Recursos Naturales y el Ambiente La UNI promueve la protección, preservación, conservación, rescate y el manejo apropiado y sostenible de los recursos naturales, para el mejoramiento de la calidad ambiental, los procesos ecológicos y la biodiversidad, temas esenciales para el mantenimiento de la vida. 1.7 Ámbito de Aplicación Las NTCI contenidas en el presente manual se aplican a todas las unidades organizativas que conforman la Universidad Nacional de Ingeniería de acuerdo con l a estructura organizativa e independientemente de su ubicación geográfica El alcance de las NTCI incluye los Controles Internos incorporados en el Sistema de gestión universitaria para planificar y programar, organizar, ejecutar y controlar las operaciones y las UAI, exceptuando el control externo posterior, el cual se desarrolla con las metodologías previstas en las NAGUN. Vicerrectoría Administrativa 13

14 2. ASPECTOS TÉCNICOS 2.1 DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO La siguiente definición y otros conceptos generalmente aceptados, proveen los fundamentos de las NTCI: Control interno es un proceso diseñado y ejecutado por la Administración y otro personal de una Entidad para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de los siguientes objetivos: 1. Administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado. 2. Confiabilidad de la rendición de cuentas. 3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. El Control Interno está presente en la mayor parte de la Administración en una Entidad. Comprende los planes métodos y procedimientos utilizados para cumplir la misión, alcanzar las metas y objetivos y respaldar la gerencia basada en resultados y principios de servicios públicos. La administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del estado está relacionada con las metas y objetivos así como el uso de los recursos, lo cual conlleva a la protección de los activos y a prevención de errores e irregularidades. 2.2 CONCEPTOS FUNDAMENTALES En la definición de Control Interno se destacan los siguientes aspectos fundamentales: a. El Control Interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo. Incluye una serie de acciones que ocurren en el desarrollo de las operaciones. El Control Interno debe reconocerse como una parte integral de los sistemas que utiliza la Administración académica y administrativa, para regular y guiar sus operaciones, en vez de un sistema separado dentro de la UNI. En este sentido, el Control se construye como una parte de su infraestructura para ayudar a la Administración académica y administrativa en el manejo institucional. b. El Control Interno es ejecutado por personas. No son solamente Manuales de Políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización. Las personas hacen que el Control Interno funcione. La responsabilidad por un buen Control Interno la tienen en principio los Directivos. La Administración fija los objetivos, coloca los mecanismos y actividades de control en marcha y evalúa el funcionamiento del Control. Sin embargo, todo el personal en la Organización tiene un rol importante para que esto suceda. Vicerrectoría Administrativa 14

15 c. Del Control Interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable, no-seguridad absoluta, a la Administración de una Entidad. Razones como la relación Costo-Beneficio y la influencia de factores externos pueden limitar la eficacia del control. d. El Control Interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas. e. El Control Interno se debe estructurar, teniendo en cuenta que la Administración académica y administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de equidad, ética, eficacia, eficiencia, economía, rendición de cuentas y preservación del medio ambiente Un Proceso El Control Interno no es un mecanismo, evento o circunstancia, sino una serie de acciones que se incorporan en las actividades de la UNI. En general las Entidades se administran mediante un proceso básico gerencial de dirección, planeación, organización, ejecución y evaluación (seguimiento). El Control Interno es parte de ese proceso y está integrado al mismo. Es un medio que facilita el funcionamiento y seguimiento. Es una herramienta usada por la Administración, no un sustituto de la Administración Dirección El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas institucionales, como marco de referencia para la definición de los planes operativos. Así como cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente manual y todos aquellos reglamentos, normativas y disposiciones académicas y/o administrativas aprobadas por las autoridades competentes de la Universidad Planeación La planeación es una herramienta gerencial que integra y orienta las acciones de la Universidad Nacional de Ingeniería, para el logro de los objetivos institucionales. A partir de la planeación, se va haciendo tangible el papel del Control Interno, puesto que a través de ella se dispone de un instrumento para orientar la gestión, sirviendo posteriormente para verificar sí se logró lo propuesto. Vicerrectoría Administrativa 15

16 Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en la UNI, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades institucionales y en el ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Estratégico o Plan de Desarrollo de la UNI y los Planes de Acción correspondientes. La planeación debe incluir las siguientes características: a) Originada de un ejercicio participativo y concertado, b) Haberse dado a conocer en forma amplia a todos los niveles de la institución. De acuerdo con lo anterior, en el contexto de Control Interno, la planeación debe entenderse como una responsabilidad institucional, tanto en su preparación como en su ejecución, seguimiento y evaluación Organización Mediante este proceso de la Administración, se realiza la división y distribución de funciones y competencias asignadas, para lograr los fines y objetivos institucionales. Este es un principio fundamental para la definición de responsabilidad y por consiguiente para la rendición de cuentas Ejecución Mediante la aplicación y/o combinación adecuada de recursos tales como: talento humano, métodos, procedimientos, sistemas de información y comunicación, etc., comprende el desarrollo de las actividades de la organización, de acuerdo con el proceso de planeación Evaluación Este proceso consiste en la verificación y seguimiento a la gestión universitaria, para introducir cambios necesarios, respaldando la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas o en su momento para medirlos. El Control Interno está entrelazado con las actividades académicas y administrativas de la UNI y fundamentalmente existe como producto de la necesidad de alcanzar los objetivos institucionales. Los controles internos son más efectivos cuando se construyen dentro de la infraestructura de la Entidad y son parte de la esencia de la misma. Los controles construidos, pueden influir directamente en la capacidad de la UNI para alcanzar sus objetivos y soportar las iniciativas de calidad de sus actividades. Vicerrectoría Administrativa 16

17 La búsqueda de calidad está directamente relacionada con la manera como se dirigen y controlan las actividades. Las iniciativas de calidad hacen parte de la estructura de operación de la UNI, lo cual se puede observar cuando: i. El Consejo Universitario busca asegurar que los valores de calidad se construyan en concordancia con las actividades de la UNI. ii. Establecen objetivos de calidad basados en la recolección y análisis de información de la UNI y otros procesos. iii. Se utiliza el conocimiento de prácticas competitivas y expectativas de los actores o usuarios internos y externos para dirigir el mejoramiento continuo de la calidad. Esos factores de calidad van paralelos en los Sistemas Administrativos efectivos. De hecho, el Control Interno no está solamente integrado a los programas de calidad, sino que usualmente es fundamental para su éxito. La construcción de controles también tiene implicaciones importantes en los costos involucrados y en el tiempo de respuesta. Los crecientes requerimientos de eficiencia y eficacia aumentan la presión para reducir los costos y gastos de operación. Cuando se agregan nuevos procedimientos separados de los existentes, se añaden costos. Por el contrario, cuando se enfocan los análisis a las operaciones existentes y a su contribución al Control Interno efectivo, se construyen y depuran controles dentro de las actividades de operaciones básicas, haciendo a la Entidad más flexible y competitiva Personas El Control Interno es ejecutado por la Administración Universitaria, la cual comprende a la Máxima Autoridad ejecutiva, autoridades electas directa e indirectamente, personal docente y personal administrativos de la UNI, en consecuencia, son los servidores públicos integrantes de la Alta Gerencia, quienes establecen los objetivos de la UNI, los llevan a cabo y diseñan y ejercen los controles necesarios. Por otra parte, el Control Interno afecta las acciones de las personas que conforman la comunidad universitaria. Las personas no siempre comprenden, comunican o se desempeñan de una manera consistente. Cada individuo lleva a su lugar de trabajo un trasfondo y unas habilidades técnicas únicas y tiene necesidades y prioridades diferentes. Tales realidades afectan y son afectadas por el Control Interno. El personal debe conocer sus responsabilidades y sus límites de autoridad. De acuerdo con ello, Vicerrectoría Administrativa 17

18 debe existir una relación clara y profunda entre los objetivos de la Entidad, los deberes del personal y la manera como se llevan a cabo Seguridad razonable El Control Interno, solamente puede proporcionar seguridad razonable a la Administración de conseguir los objetivos de la UNI. La probabilidad de alcanzar los objetivos está afectada por las limitaciones inherentes a todos los Sistemas de Gestión Universitaria. Dichas limitaciones consideran realidades como: a. Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Las personas responsables del establecimiento de controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos c. El fracaso puede provenir de fallas humanas tales como errores o irregularidades o la capacidad de la Administración para desbordar su propio Sistema Objetivos Cada Entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la UNI, como un todo, o específicos para las actividades dentro de la UNI. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para un área en particular, algunos son ampliamente participativos. Por ejemplo, los objetivos comunes a casi todas las personas de la comunidad universitaria la consecución y el mantenimiento de una imagen y prestigio dentro de la sociedad, proporcionando procesos académicos, administrativo, estados financieros confiables y operando conforme con las leyes y regulaciones. Los objetivos se ubican dentro de tres categorías: a. Operacionales, relacionados con el uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos de la UNI b. Rendición Social de Cuentas: i. Relacionada con la preparación de estados financieros, ejecución presupuestal y otra información financiera, etc., confiable y oportuna. ii. Relacionada con los resultados y productos de los procesos de la Gestión Universitaria. c. Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables por parte de la UNI. Vicerrectoría Administrativa 18

19 Esta categorización sitúa el énfasis en aspectos separados del Control Interno. Tales categorías distintas pero interrelacionadas (un objetivo particular se puede ubicar en más de una categoría) orientan diversidad de necesidades y pueden ser responsabilidades directas de funcionarios diferentes. Esta categorización también permite distinguir lo que se puede esperar de cada categoría de Control Interno. Del Control Interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para la consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones. El cumplimiento de tales objetivos, en gran parte basados en estándares impuestos por sectores externos, depende de cómo se desempeñen las actividades dentro del control de la Entidad. El Control Interno no puede prevenir juicios o decisiones incorrectas, o eventos externos que puedan causar una falla para la consecución de sus objetivos de operación. Para lograr estos objetivos, el Control Interno puede proporcionar seguridad razonable solamente si los mecanismos de dirección y supervisión, están siendo acatados de manera correcta y oportuna Principios del Control Interno Equidad Las actividades de las UNI deben estar orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a personas o grupos especiales. Es decir que en la administración de los recursos público nadie deberá sentirse afectado tendenciosamente en sus intereses o ser objeto de discriminación. Ética Se refiere a que las operaciones para la Administración universitaria deben ser realizadas no solo acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los principios éticos o de conducta que deben regir la Sociedad. Este principio se fundamenta en los valores que deben prevalecer en la UNI como una barrera contra el flagelo de la corrupción y otras prácticas irregulares. Eficacia Se debe disponer de planes estratégicos o planes de desarrollo y de acción en los cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo plazo. De igual forma, se deben estructurar y poner en marcha sistemas apropiados que faciliten el logro de dichos objetivos y metas, así como su medición respectiva. Vicerrectoría Administrativa 19

20 Eficiencia Se deben organizar y poner en marcha procesos de trabajo que soporten los objetivos y metas, en la búsqueda permanente de óptimos resultados a costos razonables, evitando el desperdicio o uso indiscriminado de los recursos. La supresión de trámites engorrosos, la fijación de tiempos de respuesta oportuna, los requerimientos de calidad, entre otros, son ejemplos de la eficiencia como principio para una apropiada Administración universitaria Economía Este principio promueve que los resultados se obtengan a un costo razonable, es decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad, cantidad y oportunidad requeridas para alcanzar tales resultados. La economía obtenida siempre debe ser demostrable. Rendición de cuentas Este principio se refiere a la obligación de los Servidores Públicos de revelar en forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la información que se utiliza para el análisis de su gestión pública. La rendición de cuentas, no se debe asociar únicamente con la presentación oportuna y confiable de Estados Financieros. Los informes y comunicaciones que se deben exponer a los ciudadanos, poderes y otros estamentos del estado, sobre la forma, resultado e impactos obtenidos en la administración de los recursos públicos, así como la calidad, oportunidad y transparencia de los mismos, representan formalmente la rendición pública de cuentas. Preservación del medio ambiente Según este principio el Sector Público, debe organizar sus operaciones con una firme orientación hacia la preservación, conservación y recuperación del medio ambiente y de los recursos naturales. 2.3 Formas de Ejecución del Control Interno El Control Interno se ejecuta en forma previa y posterior. Vicerrectoría Administrativa 20

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