UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

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1 UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático Tema 1. Sistemas operativos habituales Tema 2. Archivo y clasificación de documentación administrativa Tema 3. Base de datos Tema 4. Inserción de datos en tablas Tema 5. Consultas de selección Tema 6. Formularios e informes OBJETIVOS: - Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos - Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos - Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia - Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada

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3 tema 1 1. SISTEMA OPERATIVO Un sistema operativo se define como un conjunto de rutinas y procesos que permiten la utilización de un equipo informático. Gracias a él, se pueden utilizar las diferentes aplicaciones que están instaladas en un ordenador, así como gestionar eficazmente todos sus recursos, establecer la seguridad de los datos, permitir búsquedas de cualquier elemento y la realización de copias de toda la información contenida en el equipo. Se puede encontrar un sistema operativo en multitud de dispositivos electrónicos como ordenadores, móviles, tablets, etc. Hay diferentes tipos de sistemas operativos, aunque el más conocido es el Windows de Microsoft, porque viene incorporado en la mayoría de los equipos informáticos de venta en el mercado. Sistema operativo Entorno de trabajo. Interface Carpetas, directorios, operaciones con ellos Ficheros, operaciones con ellos Aplicaciones y herramientas Exploración/navegación Configuración de elementos Cuentas de usuario. Uso Copia de seguridad. Soportes Operaciones en un entorno de red OBJETIVOS: - Identificar las funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red - Determinar los principios de organización de los sistemas operativos a través de los diferentes archivos y carpetas que lo integran, utilizando esquemas en función de su jerarquía 8

4 8 - Utilizar las prestaciones fundamentales del sistema operativo que permiten buscar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información - Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas, seleccionado correctamente los documentos a utilizar - Realizar copias y movimientos de archivos, documentos y/o carpetas a otras ubicaciones así como proceder a su eliminación - Realizar búsquedas de archivos y/o carpetas de forma rápida y precisa de acuerdo con los criterios establecidos - Realizar copias de seguridad de los archivos y documentos 2. ENTORNO DE TRABAJO. INTERFACE La palabra interface hace referencia a un entorno de trabajo en el cual el usuario establece conexión con el equipo. Antiguamente dicho entorno estaba establecido en la escritura de órdenes o comandos a través del sistema operativo, pero hoy día la interface se establece de forma gráfica, es decir, un entorno compuesto de imágenes y menús que permiten gestionar de manera eficiente el equipo. 2.1 Partes Los elementos que componen el entorno de trabajo de un sistema operativo como es el sistema operativo Windows, son los siguientes: Escritorio: la primera imagen de la interface, a través de la cual se desarrollan las operaciones de gestión del sistema operativo. Es como un escritorio físico en una oficina: encima de él se colocan las herramientas de trabajo diario. Se compone de: A lo largo de los años el sistema operativo Windows ha ido evolucionando de tal manera que existe una gran variedad de versiones. La última versión que se ha lanzado al mercado es el Windows 8 que incorpora un entorno de trabajo de fácil manejo para el usuario. pg. 16 Tema 1 / Sistemas operativos habituales

5 editorialcep } - Imágenes gráficas llamadas iconos que representan aplicaciones o programas que realizan un proceso determinado, o archivos o ficheros que representan información almacenada en el equipo. La manera de tener acceso a estas aplicaciones o ficheros es con la utilización del dispositivo ratón, que con un doble clic permite la apertura de un icono. - Una barra horizontal llamada barra de tareas, compuesta por elementos que representan aplicaciones dentro del sistema operativo, por ejemplo, acceso a internet, acceso a las unidades de disco del equipo, etc. También la barra dispone de un botón de acceso al menú del sistema llamado menú inicio (situado en la parte inferior a la izquierda) y otros elementos de notificación como fecha y hora, sonido, red, antivirus instalado, etc. Imagen de la barra de tareas del sistema operativo Windows - Menús: son elementos o herramientas que se muestran y se abren cuando el usuario se posiciona sobre ellos con el ratón; están formados por un conjunto de opciones que permiten la realización de una tarea. Con un solo clic es posible el acceso a sus opciones. Por ejemplo, la barra de tareas de Windows dispone de un botón que accede al menú de inicio del sistema operativo, o las opciones para aplicar formato a un texto se encuentran dentro de un menú. Es habitual que las opciones de un menú a su vez contengan otros menús. Iconos en el escritorio del sistema operativo Imagen de menú desplegado de un programa UF0513 / Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático pg. 17

6 - Ventanas: elemento gráfico que se visualiza cuando el usuario accede a una aplicación o recurso determinado. Las ventanas se componen de menús con opciones e iconos que permiten el trabajo y la organización de los elementos mostrados en ellas. Es la parte más importante de un sistema operativo como Windows, ya que su trabajo se basa en la utilización de las ventanas. Cualquier elemento o herramienta del sistema al cual se tenga acceso se hará siempre mostrando en un entorno de ventanas los procesos de trabajo. 2.2 Desplazamiento El desplazamiento a través de un entorno de trabajo como el sistema operativo Windows se realiza con el dispositivo ratón o con el teclado, que permite el acceso a todos los recursos y opciones del sistema. Dicho desplazamiento permite abrir un entorno de ventanas, elementos que, según se indicó en el apartado anterior, permiten la utilización de las herramientas contenidas en ellas. Las operaciones a realizar con las ventanas son: - Apertura: Abrir una ventana es mostrar el contenido de una opción o de una aplicación del sistema. Se puede realizar haciendo doble clic directamente sobre el icono que lo representa, o un clic si es una opción de un menú. El movimiento del ratón sobre él hace que se pueda elegir cualquiera de sus opciones. - Minimizar: Es un proceso que permite reducir una ventana a un icono gráfico que se coloca en la barra de tareas del escritorio. Todas las ventanas tienen esta opción disponible en la parte superior a la derecha, representada por una pequeña barra horizontal. - Maximizar: Cambia el tamaño de una ventana del tal forma que ocupe todo el escritorio. De esta forma permite la visualización de más elementos. Es posible que las ventanas tengan distintos tamaños, elemento que se puede configurar por parte del usuario. Es una herramienta disponible en la parte superior derecha de la mayoría de las ventanas. - Mover: Proceso que permite, cuando la ventana no está maximizada, moverla por el escritorio del ordenador, pudiéndola colocar en otro lugar. Para ello, las ventanas disponen de una barra horizontal en su parte superior llamada barra de título; cuando el puntero del ratón, representado por una flecha de forma habitual, se coloca en la barra, permite su desplazamiento a través del escritorio. El objetivo de realizar el movimiento de ventanas es porque es posible tener abiertas varias, y el usuario necesite cambiarlas de lugar para una mejora de su trabajo. - Restaurar: Cuando una ventana se ha maximizado, de tal forma que ocupa todo el escritorio, esta opción permite restaurarla a su tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de realizar el proceso. Esta herramienta está disponible en la parte superior derecha de la mayoría de las ventanas, pues Windows dispone de alguna ventana cuyo tamaño no se permite modificar (por ejemplo, la calculadora). - Cerrar: Produce el cierre de la aplicación que en ese momento estaba activa, o lo que es lo mismo, el cierre de una ventana. Se representa mediante un aspa, habitualmente en un botón pg. 18 Tema 1 / Sistemas operativos habituales

7 editorialcep } con el fondo rojo, en la parte superior derecha de las ventanas. Las ventanas permiten visualizar los objetos contenidos en un elemento determinado, que normalmente son archivos y carpetas. En el caso de una aplicación del o programa instalado en el ordenador, las ventanas muestran el área de trabajo con sus opciones correspondientes. El desplazamiento por todas las opciones del sistema operativo se realiza siempre haciendo clic o doble clic sobre cada uno de los elementos de la interface, según el lugar donde se encuentren, a través del dispositivo ratón, que muestra una flecha en su movimiento la cual se coloca encima del objeto al cual se quiere tener acceso. Por ejemplo, si se desea acceder a una aplicación del escritorio, se realiza doble clic sobre el icono correspondiente. Si se hace clic en el botón de inicio de la barra de tareas, se muestra un menú de opciones al cual se accede haciendo un clic con el ratón en cada una de ellas. El ratón dispone de dos botones y una rueda, la cual se gira para mostrar todos los elementos que no son visibles en un momento determinado. El botón izquierdo es el más utilizado para el acceso a cualquier recurso. El botón derecho del ratón permite mostrar un menú, llamado menú contextual o menú rápido, con las opciones más habituales para el objeto sobre el que se ha pulsado. Imagen de herramientas de minimizar, maximizar/restaurar y cerrar Ejemplo de ventana del sistema operativo Como se puede observar, el desplazamiento a través de la interface es muy sencillo e intuitivo. UF0513 / Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático pg. 19

8 2.3 Configuración La configuración de un entorno de trabajo se realiza a través de los diferentes recursos que ofrece el sistema operativo. Configurar en términos informáticos significa establecer las opciones necesarias para el trabajo en un entorno eficaz. Por ejemplo: configuración de los dispositivos a utilizar para la salida de documentos (impresoras, escáner, etc.) indicando número de copias a imprimir, número de páginas, modo de impresión, configuración de altavoces, tarjetas de sonido, resolución de pantalla adecuada, tipos de letras, colores, etc. La configuración de los diferentes dispositivos en un entorno de trabajo permite su correcta utilización en el equipo, por lo que se hace totalmente imprescindible realizarlo antes de iniciar el trabajo. La mayoría de los elementos de Windows ya vienen con una configuración predeterminada aceptable para comenzar a trabajar. El sistema operativo dispone de las opciones necesarias para realizar la configuración de la interface de forma rápida y sencilla. El panel de control es la ventana a través de la cual se realiza la configuración de la mayoría de los elementos del sistema operativo Windows. Opciones del panel de control El panel de control es una ventana que puede mostrar sus elementos de dos formas: - Por categorías: las opciones se encuentran agrupadas por categorías, de tal manera que dentro de cada una se permite la configuración de varios elementos. La imagen anterior muestra este tipo de organización. - Por iconos: se muestran todos los elementos juntos sin agrupar. El sistema operativo Windows permite que se vean en iconos grandes o iconos pequeños. pg. 20 Tema 1 / Sistemas operativos habituales

9 editorialcep } Elementos de la opción cambiar tema Dentro de las categorías mostradas, categoría apariencia y personalización es la que permite cambiar la configuración de la interface de Windows. Sus opciones son: - Cambiar el tema: el tema es el conjunto de opciones de formatos y colores aplicados a ventanas y otros elementos del sistema operativo. Por defecto siempre hay un tema aplicado, aunque el usuario puede elegir otro tema distinto. A continuación se muestra la ventana de temas con todas las opciones disponibles y configurables. Elementos de la opción cambiar fondo de escritorio UF0513 / Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático pg. 21

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