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1 ,...~pitulo 1 Objetivos de aprendizaje Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de: L... Conocer la tarea administrativa en los organismos sociales. L... Describir el papel del administrador moderno. L... Comprender el estudio del sistema organizacional. L... dentificar los sistemas organizacionales como sistemas abiertos. L... Describir los componentes del sistema organizacional.

2 El sistema organizacional abarca la optimizacion mediante la direccion tecnica, la organizacion del personal y otros recursos, y relacionando a la empresa con su medio ambiente. Expresa West Churchuman: Este ultimo componente, que determina los objetivos totales y relaciona las normas del sistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistema adrninistrativo. Es el subsistema que se interesa por los planes totales e instrumenta sus pensarnientos. Un enfoque del estudio de los organismos sociales debe centrar su atencion en los procesos administrativos fundamentales (planeacion, organizacion, integracion, direccion, control) que son esenciales si es que los organismos han de lograr sus objetivos y metas fundamentales. Este proceso administrative es biisico para cualquier tipo de organismo (publico, privado, educativo), en el que los recursos humanos, financieros y materiales deben combinarse para lograr ciertos objetivos. Ademas, el proceso es necesario, sin importar el area de especializacion de la administracion (comercializacion, produccion, finanzas, etcetera). Otra manera de ayudar al entendimiento de la tarea administrativa es observar, dentro de los organismos, los distintos niveles 0 subsistemas. Lo anterior se puede mostrar en la figura 1.1, que es una adaptacion del trabajo que al respecto hacen los autores Parson, Petit y Thompson. MEDO AMBENTE DEL SSTEMA ~ Nivel/Subsistema estrategico Nivel/Subsistema operativo NTRODUCC6N DE LAS LiMTES FZAS. AMBENTALES ~ La empresa compuesta par niveles a subsistemas.

3 Efisten diferencias basic as en la orientacion de los sistemas administrativos en es to~ diferentes niveles. El sistema operativo tiene que ver principal mente con la racionalidad tecnico-economica, y trata de crear certidumbre cerrando el micleo tecnico para muchas variables. Contrastando con esto, el nivel estrategico de la empresa encara el mas alta grado de incertidumbre en terrninos de los insumos provenientes del medio ambiente, sobre los cuales tiene muy poco 0 ningun control. Por 10 tanto, la administracion en estos niveles debe tener los puntos de vista del sistema abierto y concentrarse en estrategias innovativas y/o adaptativas. El nivel de coordinacion opera entre los niveles operativo y estrategico y sirve de intermediacion y coordinacion entre ambos. Este nivel transforma la incertidumbre del medio ambiente, en la racionalidad tecnico-economica necesaria, como insumo, del subsistema operativo. En muchos organismos sociales estos niveles estan separados teoricamente. Por ejemplo, en una universidad, el consejo universitario se concibe como satisfactor de la responsabilidad estrategica, mientras que el rector, los directores y los jefes de departamento participan en asuntos de coordinacion; los profesores, bajo este concepto, desarrollan las funciones operativas. En las empresas, el consejo directivo relaciona la institucion al organismo con su medio ambiente, la administracion media y superior manejan los aspectos de coordinacion y otros empleados desarrollan las tareas operativas. Li 1.1 Papel del administrador Considerar un organismo social como un sistema abierto sugiere un papel sustancialmente diferente del que ha desempefiado la administracion, bajo la teoria tradicional. Nos dice J. A. Beckett: Se ha producido un cambio profundo en la manera en que la administraci6n era concebida antes de la Hamada revoluci6n de sistemas. En la escuela tradicional se hacia hincapie en la racionalidad tecnico-economica. Este enfoque de sistema cerrado era apropiado para el nivel operativo pero no para los niveles de coordinacion y estrategico. La escuela del comportarniento (relaciones humanas) hizo hincapie en el susbsistema psicosocial e ignoi"o 10 tecnico, 10 estructural y los aspectos ambientales. El planteamiento de la ciencia administrativa se hizo desde el punto de vista de un sistema cerrado, enfocandose en las tecnicas de la torna de decisiones gerenciales. El punto de vista de un sistema abierto crea un papel mas diffcil para la administracion. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambiguedades y, sobre todo, debe preocuparse por adaptar el organismo a nuevos y cambiantes requerimientos. La administracion es un proceso que abarca y traspasa los distintos subsistemas del organismo.

4 El enfoque de sistemas sugiere que la adrninistracion debe enfrentar situaciones dimirnicas, inciertas, y con frecuencia ambiguas. La adrninistracion tiene un control completo de todos los factores de la produccion, como 10 indica la teona tradicional. Esta fuertemente restringida por muchos factores intemos y extemos (tecnologfa, psicosociales). Leonard Sayles describe el papel de la adrninistracion bajo el enfoque de sistemas de la manera siguiente: El concepto de sistemas destaca que las asignaciones de la administracion no tienen!fmites nftidos 0 claramente definidos; mas bien, el administrador modemo esta colocado en medio de una red de interrelaciones dependientes... E unico objetivo perdurable es el esfuerzo para construir y mantener un sistema predecible y de interrelaciones, de patrones de conducta que estan dentro de!fmites ffsicos razonables. Pero esto es la busqueda de un equilibrio dinamico, ya que las variables del sistema (la division del trabajo y los controles) evolucionan en con stante cambio. Por tanto, unicamente aquellos administradores que puedan manejar la incertidumbre, la ambigiiedad, pueden tener posibilidades de exito. Una de las funciones mas difundidas de la adrninistracion a todos los niveles es la toma de decisiones. En el sistema operativo son apropiados los enfoques del sistema cerrado, sin embargo para los niveles estrategico y de coordinacion los enfoques para la toma de decisiones deb en ser del sistema abierto. L:i 1.2 Estudio de sistema organizacional Para estudiar la administracion de un organismo social como un sistema, conviene, en primer lugar, aislarla de su medio ambiente, si bien en terminos muy relativos y unicamente para propositos analfticos; para ello cabe sefialar de manera convencionallos limites del sistema adrninistrativo - evidentemente, los limites 0 fronteras que delimitan a un sistema son solo proposiciones metodologicas-. La adopcion convencional del concepto de lirnites 0 fronteras del sistema es, por tanto, una accion estrategica para deterrninar, con un criterio cientffico, cuales son los elementos importantes que deben ser investigados con profundidad - como factores intemos 0 variables dependientes-, y cuales pueden ser considerados como factores extemos o variables independientes. Manejar estos factores como intemos y extemos, nos permitira comprender mejor los problemas que se refieren directamente al sistema administrativo. Al respecto dice Rosousky Lezama: Todo enfoque de sistemas conlleva inevitablemente un cierto grado de subjetividad. Por tanto, 10 que se incluya en un sistema, 10 que se coloque dentro 0 fuera de sus fmites 0 fronteras, depended de 10 que desee analizar. Es obvio tambien, que muchos de los cambios suscitados en un sistema pueden provenir no solo del medio ambiente, sino tambien de los rnismos factores intemos

5 1.3 Los sistemas organizacionales como sistemas abiertos de ese sistema; su forma de organizacion es en ocasiones, origen de variaciones importantes. Para efectos de este estudio, es conveniente dejar fuera, como parte del medio ambiente, aquellos factores que habnin de considerarse como variables independientes del sistema. Su exclusion para los propositos de este analisis se hace con la idea de manejar las variables estrictamente de orden administrativo, 10 cual no implica desconocer la necesidad de que los especialistas de las distintas ciencias sociales expliquen -en su momenta y oportunidad- la naturaleza de esas variables, sus mutuas influencias Y las variaciones que sufren como consecuencia del funcionamiento del sistema administrativo. Nos abocaremos asf al estudio de las variaciones que se producen dentro de las estructuras y procesos mismos del sistema. Este enfoque permitinl, posteriormente, conocer como se puede regular 0 enfrentar una demand a que se origine, tanto en el propio sistema como en el medio ambiente. Existe ya consentimiento de que la capacidad de un sistema para absorber y regular demand as intemas y extemas, esta basicamente en funcion de la realimentacion de informacion, que sobre estas demandas puedan tener los mecanismos 0 individuos a quienes se ha encargado la toma de decisiones dentro del sistema, y por tanto, de la capacidad del sistema para adaptarse a los requerimientos y restricciones que e impone el medio ambiente. Partimos del concepto de que la administracion constituye un sistema abierto, y por ende, debe afrontar los problemas generados por su exposicion a influencias procedentes del sistema mayor, 0 sea, el sistema sociopolitico, economico y cultural. Es preciso que consiga retroalimentarse en terminos oportunos y suficientes de la experiencia de sus realizaciones pasadas, asf como de sus efectos sobre el sistema global, con el proposito de que este en condiciones de tomar medidas para autorregularse, y de conseguir los recursos y el apoyo que requiere para su existencia como sistema. En resumen, los conceptos minimos necesarios para manejar y analizar la administracion dentro del enfoque de sistemas son: el de sistema, el de medio ambiente, el de demandas (insumos) y respuestas (productos), y el de retroalimentacion. Partiendo de este marco de referencia podemos intentar, con mayor detalle, el analisis de los componentes del sistema administrativo, a fin de estar en condiciones de conocer los principales problemas que enfrenta y proponer soluciones adecuadas y viables. c:::t 1.3 los sistemas organizacionales como sistemas abiertos Johnson fue de los primeros autores que identifican a las organizaciones como sistemas sociales y considero a la empresa como un sistema relativamente aislado 0 abierto. Segtin su grado de aislamiento 0 influencia con el resto del universo, los sistemas pueden clasificarse en:

6 a) Sistemas absolutamente aislados; que son aquellos que no reciben ni ejercen influencia sobre el resto del universo. b) Sistemas relativamente aislados; que reciben influencia del resto del universo, pero solo a traves de ciertas vias especificas llamadas entradas (insumos); 0 que ejercen influencia sobre el resto del universo, pero solo a traves de ciertas vias especificas denominadas salidas (productos). Todo sistema abierto, en consecuencia, tiene una entrada 0 insumo, un proceso de conversion y una salida 0 producto,. que es el insumo procesado. Caracteristicas de (os sistemas abiertos Los componentes de estos sistemas tienen caracteristicas que conviene recordar, por su importancia en la conducta de los organismos, estas son: a) Cicio de actividades. Los sistemas abiertos mantienen un intercambio de energia con el entorno. El producto que obtienen como consecuencia de sus operaciones de produccion, provee los recursos de~nergia necesarios para la repeticion del cico de actividades. b) Entropia. La supervivencia de un sistema abierto depende de su capacidad para resistir un proceso entr6pico. La entropfa es una ley universal de la naturaleza por la cual, todas las formas de organizacion se dirigen hacia la desorganizacion y la caducidad. c) Crecimiento. Al adaptarse al medio ambiente, el sistema intenta introducir las fuerzas externas para adquirir control sobre ellas. La preservacion del caracter de los sistemas complejos, se logra mediante el crecimiento y la expansion, la forma mas comun de este consiste en la ampliacion de algunos subsistemas. d) Equifinalidad. Un sistema abierto puede llegar a un estado final a partir de diferentes condiciones iniciales y por diversas rutas. En la forma en que el sistema se oriente hacia mecanismos de regulacion para el control de su operacion, la equifinalidad se reduce. e) Uso de informacion. El tipo mas sencillo de informaqion es la retroalimentacion (feedback) y permite al sistema, corregir sus desviaciones respecto al curso de accion deseado. f) Codificacion. La codificacion consiste en simplificar el universo de los mensajes, convirtiendolos en categorias sencillas y de significacion para el sistema. g) Subsistema. Todo organismo es un sistema de partes interrelacionadas operando conjuntamente; formando a su vez un entorno condicionante de subsistemas, bien por la funcion (produccion, compras, personal), bien por su naturaleza (hombres, maquinas, etcetera).

7 4 1.4 E organismo social como sistema Los sistemas se pueden considerar de dos maneras: cerrados y abiertos y en interacci6n con su medio. Esta distinci6n, aunque no es absoluta, es muy importante en la teorfa administrativa. El pensarniento de sistemas cerrados se basa principalmente en las ciencias ffsicas y es aplicable a sistemas mecanicistas. Muchos de los primeros conceptos de las ciencias sociales y de la teona adrninistrativa eran consideraciones de sistemas cerrados, porque ellos consideraban el sistema bajo estudio libre de influencias extern as y determinfstico. Las teorfas tradicionales sobre administraci6n fueron vistas primero como sistemas cerrados, por 10 que se concentraban unicamente en la operaci6n intern a de la empresa y adoptaban enfoques altamente racionales, tornados de los modelos de las ciencias ffsicas. E punto de vista de sistema abierto reconoce que los sistemas biol6gicos 0 sociales se encuentran en una relaci6n dinamica con su ambiente y que perciben diferentes entradas, que transforman de alguna manera y salen en forma de productos. E sistema abierto se adapta a su medio ambiente, el cambio de estructura y de los procesos de sus componentes internos. La forma mas sencilla de representar a un organismo en terminos de un modelo general de sistema abierto, se muestra en la figura 1.2. (nsumos) Recursos Organismo como proceso de conversion (Productos) ~ Beneficios c=!!!liu,j La empresa como sistema. E sistema abierto esta en interacci6n continua con su medio y logra un estado estable 0 de equilibrio dimimico, mientras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la supervivencia del sistema no serfa po sible sin un flujo continuo de transformaci6n y producci6n. Por ejemplo, un organismo social recibe insumos de la sociedad en forma de personal, materiales, dinero, informaci6n; transforma esos insumos en productos y servicios, y a su personal para mantener su participaci6n. Para el organismo, el dinero y el mercado proveen el mecanismo para reiniciar el cicio de recursos entre ella y su ambiente. Es necesario considerar que cualquier organismo requiere mecanismos de control, que inc1uyen la comparaci6n de los resultados obtenidos con las metas esperadas, asf como la toma de decisiones correctivas en su caso. Esto se muestra en la figura 1.3.

8 Beneficios esperados (nsumos) Recursos Organismo como proceso de conversion Beneficio final Correccion de desviaciones (control) Mecanismos de control. Por tanto, un organismo es un sistema abierto que intercambia informaci6n, energia y materiales con su medio. Y adopta una estructura determinada por su integraci6n con los sistemas que forman su medio ambiente: c1ientes, causantes, proveedores, bancos, gobiemo, etc. El organismo como sistema, forma a su vez un ambiente condicionante, los subsistemas y elementos que se integran en el, por ejemplo los recursos humanos son un elemento cuyo rendirniento depende de la aplicaci6n que se e de y del medio desarrollado en su entomo. El punto de vista del sistema abierto hace el estudio de los organismos mucho mas dificil, que bajo la perspectiva de sistema cerrado, y concentrarse s610 en las operaciones intemas e ignorar las influencias ambientales. Sin embargo, esto puede llevarnos a conc1usiones err6neas. Hay un pun to que es necesario ac1arar. Cuando se habla de organismos como sistemas abiertos, deberia decirse sistemas relativamente abiertos. De hecho, la mayoria de los organismos biol6gicos y los organismos sociales estan parcialmente abiertos y parcialmente cerrados. Pensar en una empresa publica 0 privada, 0 una instituci6n educativa, como un sistema es reconocer que todo organismo esta compuesto por multiples elementos, interconectados de manera compleja, y en evoluci6n permanente bajo la influencia del medio exterior; y que debe ser orientado hacia la realizaci6n de objetivos generales. Pero si la empresa u organismo pueden ser concebidos como sistemas totales, es util discemir diversos niveles: por ejemplo, el sistema estrategico que formula objetivos y politicas generales y controla su realizaci6n; el sistema de coordinaci6n que transforma los objetivos en directrices y planes y los ejecuta; y el sistema operativo que realiza las operaciones.

9 1.5 Componentes del sistema organizacional De acuerdo con 10 expuesto anteriormente, el principal componente del sistema administrativo puede ser comprendido como un gran transformador 0 procesador de insumos 0 recursos, a productos finales que se envfan al medio ambiente. Los componentes del sistema organizacional son los siguientes: a) El medio ambiente social, econ6mico, politico y cultural, cuyo ambito de acci6n llega a contener esferas regionales, nacionales y aun intemacionales, mediante una 0 varias entradas. Las entradas dan paso a varios insumos 0 recursos del medio. b) Los insumos del sistema que serfan los componentes que ingresan a el y que pueden comprender recursos existentes en el medio ambiente tales como: recursos humanos, financieros, materiales, directrices, politicas, instrucciones operativas, informaci6n, normas legales, etcetera. c) Los procesos de conversi6n, que comprenden las estructuras organizativas de procedimiento, as! como predisposiciones y experiencias person ales de los administradores, los procesos de conversi6n no s610 transforman los insumos en productos sino que, en ocasiones, pueden abstenerse de procesar algunos para orientar los prioritarios. d) Las salidas 0 productos que pueden ser de condici6n diversa como: bienes, servicios, informaci6n, normas, opiniones, etcetera, y que provocan ciertos efectos sobre el medio ambiente, los cuales pueden ser beneficos 0 perjudiciales, de acuerdo con la forma en que se acercan 0 se desvfan del cumplimiento de los objetivos fijados al sistema. e) La retroalimentaci6n del sistema organizacional que permite medir sus resultados de acuerdo con dos variables: su eficiencia, es decir, la relaci6n entre los insumos requeridos y los productos elaborados y su eficacia, referida al mayor o menor logro de los objetivos. El medio ambiente, los insumos, el proceso de conversi6n, los productos y la retroalimentaci6n, se relacionan e interactuan unos con otros, de la manera que se muestra en la figura la. A todo el conjunto de esos elementos y sus interacciones se e denomina sistema organizacional. Un sistema organizacional no es simplemente la unidad administrativa contenida en el proceso de conversi6n. Un sistema administrativo es la combinaci6n de la unidad administrativa, con todos los elementos y los procesos que interactuan con la unidad, es decir: a) E entomo en el que opera la unidad administrativa y que influye en la unidad y es afectado por esta. b) nsumos y productos de la unidad, conectados entre sf por el proceso de conversi6n y los mecanismos de retroalimentaci6n.

10 ----' CONTROL o 000 Administracion RECURSOS: - Humanos - Materiales - Tecnicos DRECTRCES POLTCAS NORMAS NSTRUCCONES NFORMAC6N o DOD ~g: ' RELAC6N DE EFCENCA Bienes/ Servicios Normas Opiniones nformacion fj :v i Para obtener los objetivos propuestos ' El sistema administrativo_ Sistema de informacion RELACl6N DE EFCACA ::::::::::::::::::::::::::_1 (MEDO AMBENTE) (social-economicopolitico-culturalregional-nacionalmundial)

11 Este tipo de sistema constituye una estructura util para tratar temas individuales; pues no s610 enfoca la atenci6n sobre una descripci6n simple de las partes separadas, sino tambien en la importancia y la relaci6n de esas partes entre sf. Como estructura conceptual, el sistema administrativo nos ayuda a pensar en la administraci6n publica 0 privada, y puesto que no es un conjunto fijo de participantes activos puede servir para dirigir nuestras ideas hacia sucesos generales (es decir, las generalizaciones sobre actividades administrativas de todos los organismos sociales), o sobre sucesos particulares (es decir, actividades administrativas circunstanciales). El sistema organizacional no es un conjunto de patrones fijos en el que los administradores establecen relaciones documentadas con su medio ambiente. El sistema es una estructura conceptual que tiene como finalidad servir de ayuda en el estudio de la administraci6n. De la misma forma, podemos desglosar mas nuestra empresa u organismo, en conjunto de procesos, como son entre otros, los de ventas, producci6n, finanzas, personal, etc., teniendo cada uno su propio adaptador, el cual esta constituido por el analizador de informaci6n de entrada, las reglas de decisi6n, el analizador de informaci6n intema y la unidad de control. Aunque cada subproceso puede operarse independientemente, es necesario un adapta~or que integre a todos estos para asegurar una adecuada coordinaci6n entre ellos. A su vez, la subdivisi6n de cada subproceso se hara en terminos semejantes. En la figura 1.5 se representa con cierto detalle una empresa como sistema total. Se tiene como entrada de la informaci6n del ambiente intemo y extemo en materia econ6mica, politica, social y psico16gica. En esta representaci6n s610 se muestran los subsistemas de ventas y producci6n, insistiendo en que los resultados del subsistema de ventas afectan directamente al de producci6n. Tambien se seiiala que, ademas de que cada subsistema tiene su propio adaptador, existe otro de coordinaci6n general. t:: 1.6 Subsistemas de un sistema organizacional Como ya se cit6 anteriormente se debe considerar a un organismo social en terminos de un modelo general de sistema abierto. El sistema abierto esta en interacci6n continua con su medio ambiente y logra un estado estable 0 de equilibrio dinamico mientras conserva su capacidad de trabajo 0 de transformaci6n de energfa. En efecto, la supervivencia del sistema no sena posible sin un flujo continuo de transformaci6n y producci6n. El sistema recibe suficientes recursos para mantener su operaci6n, y saca los recursos transformados hacia el medio ambiente, en cantidad suficiente para que el cico continue, por ejemplo. E organismo recibe insumos de la sociedad en diversas formas: personal, materiales, dinero, informaci6n; transforma estos insumos en productos, servicios; y paga sueldos y salarios al personal del organismo para mantener su participaci6n. Se debe hacer el mismo tipo de analisis para cualquier tipo de organismo. El punto de vista de sistema abierto proporciona la base para el desarrollo de una teorfa administrativa mas integral.

12 No programada Diseno sistema , de,4 ventas DSENO DEL SSTEMA GENERAL Diseno sistema de produccion!!!. >... > 3 o.0 ::> N' n o ::>... C c: '"f~m" ~."''''' ~ C -' d mforma- :0 ClOn e.. E -< entrada C~~~;:- 0 '6 ~ H k ) Reglas informa- ""1;,,, Error de... dised. -' Con m- eclslon terna no "''',,;, ~ informacion entra. R eje as decision H ",'1;,;, inf?rma- C~~~~~- Pronostieo ventas Control Proceso ventas programade Ventas Control Proceso de produccion Buenos servicios Of(, Politico ~/'9 Sociologico Psicologico Tecnico c-'a11u., Empresa como sistema total.

13 1.6 Subsistemas de un sistema organizacional ENTRADAS Produccion ~ ~ ~ Finanzas Personal Otros servicios de apoyo Yentas! f+- ~ SALDAS POR F UNCON E S ~ Recursos humanos - Recursos materiales - Productos nformacion, POR SU NATURALEZA Nivel estrategico Relaciona al organismo ---+ con su medio ambiente Diseiia planes Diseiia sistemas integrales Sistemas ambientales Abierto Coord. Nivel ~ '-- ---'. ntegra las actividades nternas Nivel operativo Logra objetivos eficiente y efectivamente Cerrado POR SU NVEL JERARQUCO Subsistemas par funcion, par naturaleza, par nivel jerarquica.

14 Si examinamos el interior de los elementos del sistema, descubriremos que estos elementos estan compuestos por partes interrelacionadas, que actuan para producir en conjunto, las acciones que debe cumplir el elemento dentro del sistema. En otras palabras, tambien los elementos son sistemas en si, que vienen a ser subsistemas del sistema examinado. En general todos los sistemas -fisicos, biologicos y sociales- pueden ser considerados en un sentido organizacional. Un sistema esta compuesto por subsistemas de orden menor y tam bien forma parte de un suprasistema. Por tanto, existe cierta jerarquia entre los componentes del sistema. Muchos autores de la teoria general de sistemas han concluido que esta relacion jerarquica es muy importante en todo tipo de sistema. La estructura jerarquica no solo se relaciona con los niveles sino que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistema mas amplio, con el proposito de coordinar las actividades y procesos. El sistema administrativo esta integrado por subsistemas, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo con los siguientes criterios: Por la funcion 0 actividad, por ejemplo: comercializacion, produccion, finanzas, etcetera. Por su naturaleza, por ejemplo: hombres, maquinas, informacion, productos, etcetera. Por el nivel organizacional, por ejemplo: estrategico, de coordinaci6n y operativo. En la figura 1.6 podemos observar claramente 10 anterior.

15 1. Las organizaciones estan compuestas por niveles 0 subsistemas. ndique cuales son. 2. De acuerdo con el autor Sayles L. l,cual debe ser el papel del adrninistrador moderno, bajo el enfoque de sistemas? 3. Segun el grado de aislamiento 0 influencia con el resto del entorno, l,como se clasifican los sistemas? 4. Enumere las caracterfsticas de los sistemas abiertos. 5. Explique brevemente los componentes de un sistema organizacional. 6. El sistema organizacional esta integrado por subsistemas. Explique como pueden ser estos.

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