PROCEDIMIENTO DE RECAUDO DE SERVICIOS PÚBLICOS Y PRIVADOS CÓDIGO: S-P-06

Transcripción

1 DE CÓDIGO: S-P-06 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2 PÁGINA 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para realizar el recaudo efectivo de servicios públicos domiciliarios, privados y sus afines. 2. ALCANCE Comienza con Recepción de pagos para servicios y termina con Consolidación de soportes de recaudo. 3. RESPONSABLE Coordinador Red de Recaudo 4. RECURSOS Computador, papelería, recurso humano. 5. VOCABULARIO CLIENTE: Persona natural o jurídica que hace uso de los servicios prestados por Servicer Ltda., por medio contractual. USUARIO: Persona que hace uso de los servicios de los puntos de recaudo de Servicer Ltda. 6. ACTIVIDADES Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepción de pagos para servicios: Inicia Cajero Auxiliar con el saludo de bienvenida al cliente. Se solicita al cliente la factura a cancelar, e informa a usuario el valor a cancelar, se desprende el cupón que corresponde al importe cancelado y se coloca al reverso el sello. Se anota el valor cancelado a aquellos pagos de Electricaribe y Surtigas que cancelen un mes o realicen abonos de Electricaribe y firma autorizada, igualmente a la factura. Cuando existan pagos manuales por un valor distinto al total de la factura, como en los casos de TELMEX(donde aplique) y Electricaribe, se registra el valor pagado. 2 Recolección de colillas de pago: Se Auxiliar de sistemas recolectan de cada cajero auxiliar, las colillas

3 PÁGINA 3 de 7 recibidas por los usuarios en dos cortes durante el día, excepto para Electricaribe que se realizan tres cortes y se procesan. 3 Gestión de cupones: se separan los cupones recolectados por cajero y en cada aplicativo de cliente se ingresan los mismos, consolidando así la información detallada del recaudo, además, se diligencia el formato de Recaudos Diarios por Cajero. Auxiliar de Sistemas 4 Creación de archivo plano: por cada servicio recaudado se extrae del aplicativo el archivo plano con toda la información de recaudo y se envía al cliente por medio de correo electrónico. 5 Entrega de efectivo: se entrega efectivo a cajero principal en varios cortes, de acuerdo al movimiento y volumen de dinero, durante el día, diligenciando el formato de Control de Recaudo como evidencia del traslado de efectivo (en los puntos de pagos en donde existe el cargo de cajero principal). 6 Verificación de recaudo cajeros: por medio del formato de Control de Caja, se cuenta el dinero recibido de cada cajero y se consolida lo entregado con lo recibido por medio de un arqueo de caja, registrando sobrantes a partir de $ 1000 pesos (en los puntos de pagos en donde existe el cargo de cajero principal). 7 Gestión de consignación: Se recibe de Auxiliar de Sistemas el formato diligenciado de Recaudos diarios por cajero, información que es diligenciada en el formato de Recaudos diarios para describir al cliente la cantidad de dinero recaudada en el día y se envía a consignación, según los datos suministrados por cada cliente (Banco, Número y tipo de cuenta). Las consignaciones pueden realizarse parciales, sin embargo, no se debe exceder el plazo del día hábil siguiente al recaudo antes del medio día. Auxiliar de sistemas Cajero Auxiliar Cajero Principal Cajero Principal

4 PÁGINA 4 de 7 8 Consignación: El Auxiliar de Recaudo firma la tirilla en que se hace el cálculo del dinero entregado por Cajero Principal, como evidencia de recibido, se dirige a banco y realiza consignación del dinero, este soporte es remitido al cliente con la copia del formato de Recaudos Diarios. 9 Consolidación de soportes de recaudo: Se pasa a contabilidad el recibido de recaudos de cada cliente, anexando el formato de Recaudos Diarios y copias de las consignaciones, con el fin de facilitar la facturación del servicio. Auxiliar de Recaudo /Cajero Principal Cajero Principal 7. GENERALIDADES Algunos clientes proporcionarán software para el diligenciamiento de la información de recaudo, por lo cual se convertirán de obligatorio uso para este procedimiento. Cuando el cajero auxiliar tiene a su disposición un software para manejo de recaudo, ingresará los datos de las colillas de pagos al mismo, lo cual hace que estas no se sean recolectadas por el Auxiliar de Sistemas, se digita el NIC, se guarda y se ingresa el pago, cuadrando el efectivo con el sistema. Los puntos de pago o municipios que no cuenten con los software proporcionados por los clientes, remitirán los cupones diariamente al punto central de Sincelejo para ser ingresados por Auxiliar de Sistemas al aplicativo respectivo y esta información será enviada al cliente por medio de los formatos: Relación de Archivo de Gestión Procesadas en Oficina Principal, Relación de Gestiones físicas Entregadas y Relación de Consignaciones Entregadas, en este último se relacionarán los datos de la consignación realizada por el punto de recaudo. Se tendrá a disposición de cada Cajero auxiliar una base de acuerdo a las necesidades del punto.

5 PÁGINA 5 de 7 Los cajeros auxiliares también podrán contar con un efectivo, según el valor que ellos estimen conveniente, que entregarán al final del día a cajero principal, al día siguiente este último le proporcionará nuevamente el efectivo para tener disponibilidad para entregar cambios a usuarios. El Coordinador Red de Recaudo y/o Supervisor de Red de Recaudos realizarán arqueos de caja diariamente, según el instructivo Arqueo de Caja. Se entregará a cliente la consignación original, cupones y relación de los mismos al día siguiente del recaudo Se recibirán pagos parciales, excepto de las facturas de telecom, Edatel, y aguas de la sabana. Solo se reciben cheques en pagos de factura de aquellos clientes que por medio de contrato lo autoricen, cumpliendo con las siguientes especificaciones: el cheque debe estar a nombre del cliente empresa, no debe ser posfechado y el valor debe ser exacto al de la colilla o colillas en casos en que sean varias facturas del mismo servicio. Los valores recaudados serán consignados máximo al día siguiente hábil al recaudo. No se recibirán pagos mixtos, es decir, aquellos que los usuarios pretendan pagar una factura en efectivo y parte en cheque. El pago se valida con un sello, firma y fecha, tanto en la factura como en el desprendible y se entrega a cliente la factura con la validación de su pago, para algunos clientes también se deberá agregar la hora. No se debe colocar ningún tipo de firma, escrito, sello y/o timbre que deteriore la información del código de barras, para ello se utiliza las áreas indicadas la respaldo. 8. FORMATOS RELACIONADOS Recaudos Diarios por Cajero S-F-18 Control de Recaudo S-F-20

6 PÁGINA 6 de 7 Recaudos Diarios S-F-19 Relación de Archivo de Gestión Procesadas en Oficina Principal S-F-39 Relación de Gestiones físicas Entregadas S-F-40 Relación de Consignaciones Entregadas S-F CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO REALIZADO ACTUALIZACIÓN 00 10/11/2009 Aclaración de las actividades 1,3,5,7 8 y 9. En las generalidades se aclara el recibo de cheques de algunos clientes /13/2010 ACTIVIDAD 1: Recepción de pagos para servicio. -Resaltar en el cajero auxiliar la importancia de saludar y dar la bienvenida al usuario. ACTIVIDAD 3: Gestión de Cupones -Se especificó que la actividad se realiza entre el auxiliar de sistemas y el cajero auxiliar. -Se aclaro que solo se recibe valores distintos a los estipulados en las facturas de las empresas Telmex y Electricaribe. ACTIVIDAD 4: CREACION DE ARCHIVO PLANO -En el vocabulario se adiciono el concepto de archivo plano. ACTIVIDAD 5: Entrega de Efectivo -Se suprimió la actividad «registra sobrantes a partir de $1000«, ya que esto lo realiza el cajero principal, y se adiciono en la actividad 6, cuya verificación de recaudo la realiza el cajero principal. GENERALIDADES:

7 PÁGINA 7 de 7 Se aclaró el concepto: "No se recibirán pagos parciales de las facturas de telecom, Edatel, y aguas de la sabana". REVISÓ: APROBÓ: Carlos Mosquera Benitez Coordinador Red de Recaudo Soffi Santis Martinez Gerente Comercial y Administrativo