TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS Fecha: CODIGO: 24 D M A Página: 1 De: 10 CODIGO CÓDIGO SERIE SUBSERIE SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL ACTAS 33 Acta Comité de Desarrollo y Control Social 2 años de Servicios Públicos 8 años X X *Citaciones *Planilla de asistencia *Acta CT E M D S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, transferir al archivo histórico, por ser documentos que poseen valores secundarios fuente de referencia histórica puesto que registran la toma de decisiones y actuaciones administrativas. Se recomienda realizar el proceso de digitalización desde su producción, para facilitar la consulta y evitar la manipulación del soporte papel. Base legal. Decreto 1429/95. Resolución CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización S: Selección FIRMA RESPONSABLE: Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

2 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS Fecha: CODIGO: 24 Página: 2 De: 10 CODIGO CÓDIGO SERIE SUBSERIE SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ESTADISTICAS TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D 1 Estadística de Consumo Mensual Servicios Publicos 4 años 3 años X X * Toma de lecturas mensuales * Listados críticos de lectura * Subsidios y sobreprecios * Estudio tarifario * Estadística S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención, se considera conservar totalmente por ser información fuente de referencia histórica. Base legal. Ley 142 de Servicios públicos. 2 Estadística de Pago Mensual 4 años 3 años X X * Colillas de facturas canceladas * Comunicaciones * Estadistica Finalizado el tiempo de retención, se considera seleccionar para conservación, en medio magnético, las estadisticas por ser información referente histórico. Base legal. Ley 142 de Servicios públicos. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización S: Selección TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FIRMA RESPONSABLE: Jefe de Archivo D M A Fecha:

3 CODIGO ENTIDAD UNIDAD ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CÓDIGO SERIE SUBSERIE ARCHIVO DE GESTION CT E M D S Estadísticas Usuarios 4 años 3 años X X * Listado de usuarios Estadística de Calidad del Servicio (acueducto) 4 años 3 años X X * Estadística TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL Estadísticas de Producción de Abono Orgánico 4 años 3 años X X * Tabla de registros de información (Virtual y fisica) Fecha: CODIGO: Página: 3 De: 10 PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención, se considera seleccionar para conservación, en medio magnético, las estadisticas por ser información referente histórico. Finalizado el tiempo de retención, se considera seleccionar para conservación, en medio magnético, las estadisticas por ser información referente histórico. Res SSPD. Finalizado el tiempo de retención, se considera seleccionar para conservación, en medio magnético, las estadisticas por ser información referente histórico. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

4 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 4 De: 10 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGO SERIE SUBSERIE ARCHIVO DE GESTION TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL INFORMES 1 Informe de Gestión 4 años 3 años X * Informe * Fotos * Anexos DISPOSICION FINAL CT E M D S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, eliminar dado que este informe, forma parte del consolidado que presenta el Despacho Informe Consolidado Otras Entidades (SSPD.,Salud, Corpoboyacá) 4 años 3 años X X * Informe * Plan de acción (SSPD) * Anexos Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, realizar un proceso de selección de un informe por entidad, como muestra representativa, digitalizar y eliminar el soporte papel. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización S: Selección FIRMA RESPONSABLE: Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

5 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 5 De: 10 CODIGO CÓDIGO SERIE SUBSERIE SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PLANES 1 Plan de Uso Eficiente y Ahorro del Agua 4 años 3 años X X * Plan * Anexos Plan de Saneamiento y Manejo de años 3 años X X Vertimentos * Plan * Anexos TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Ley 373 de 1997 establece el programa para el uso eficiente y ahorro de agua. Res del 2010 Minambiente. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Decreto 3100 de Resolución 1433 de 2004, Reglamentó la elaboración del Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

6 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 6 De: 10 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGO SERIE SUBSERIE ARCHIVO DE GESTION Plan de Gestión Ambiental 4 años 3 años X X * Plan * Anexos * Comunicaciones ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos 4 años 3 años X X * Plan * Anexos * Comunicaciones TIEMPO DE RETENCIÓN S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Ley Nº es la norma ordenadora del marco normativo legal para la gestión ambiental. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Ley 715 de CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización S: Selección FIRMA RESPONSABLE: Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

7 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 7 De: 10 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGO SERIE SUBSERIE ARCHIVO DE GESTION TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D S Plan de Contingencia de los Servicios 4 años Públicos Domiciliarios 3 años X X * Plan maestro de acueducto y alcantarillado PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Ley 142, Ley de servicios publicos PROGRAMAS 21 Programa de Reducción de pérdidas Servicios Públicos 4 años 3 años X X * Programa * Informes de ejecución del programa Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente fuente de referencia histórica. Base legal: Ley 142, Ley de servicios publicos. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Fecha: D M A

8 REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 8 De: 10 CODIGO CÓDIGO SERIE SUBSERIE SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROYECTOS 13 Proyecto de Servicios Públicos Municipales 2 años 8 años X X * Estudio * Encuestas * Formulación del proyecto * Plan de actividades * Comunicaciones * Informes de seguimiento TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, se considera conservar totalmente la formulación del proyecto y los informes de seguimiento, como fuente de referencia histórica. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA Fecha: CODIGO: 24 D M A

9 DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 9 De: 10 CODIGO CÓDIGO SERIE SUBSERIE SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES REQUERIMIENTOS ENTES DE CONTROL 2 años 3 años X X * Solicitud requerimiento * Respuesta SUPERVISIÓN DE CONTRATOS 2 años 0 X * Contrato * Informes de seguimiento TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D S PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, digitalizar para efectos de consulta y eliminar el soporte papel. Finalizado el tiempo de retención en el archivo de gestión, eliminar teniendo en cuenta que Todo documento que se origine producto de la ejecución, forma parte integral del expediente del contrato original que reposa en la Secretaría General y Gobierno del Municipio, lo que maneja documentalmente la supervisión son copias. E: Eliminación CONVENCIONES: CT: Conservación total M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL REPÚBLICA DE COLOMBIA Fecha: CODIGO: 24 D M A

10 DEPARTAMENTO DE BOYACÁ ENTIDAD ALCALDÍA DE PAUNA -Boyacá UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO: 24 Página: 10 De: 10 CODIGO SERIES SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CÓDIGO SERIE SUBSERIE ARCHIVO DE GESTION TIEMPO DE RETENCIÓN ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M D S VISITAS TÉCNICAS DE CAMPO -ACUEDUCTOS 2 años VEREDALES 8 años X X * Acta de entrega de material * Diseños de acueducto * Correspondencia juntas de acueducto * Informe visita técnica de campo PROCEDIMIENTO Finalizado el tiempo de retención en el archivo central, conservar totalmente fuente de referencia de consulta histórica. CONVENCIONES: CT: Conservación total E: Eliminación M: Microfilmación D: Digitalización FIRMA RESPONSABLE: S: Selección Jefe de Archivo

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