MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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1 1 de 33 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MACRO PROCESO: CONTROL DE Elaborado por Revisado por Aprobado por Winning Consultores Nombre Nombre Fecha Fecha

2 2 de 33 Contenido 1. Objetivo Alcance Política Políticas Generales Políticas de Operación Marco Legal Definiciones Procedimientos Control de bienes de larga duración Ingresos y egresos de bienes de larga duración Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Control de suministros y materiales Ingresos de suministros y materiales de oficina Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Egreso de suministros y materiales de oficina Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Ingreso de suministros y materiales de aseo Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Egreso de suministros y materiales de aseo... 21

3 3 de Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Ingreso de material promocional Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Egresos de material promocional Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Anexos... 27

4 4 de Objetivo Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duración de PROECUADOR. 2. Alcance Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos: Control de Inventario Control de bienes de larga duración Control de suministros y materiales Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y Oficinas Zonales del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras PRO ECUADOR. 3. Política 3.1. Políticas Generales Para la ejecución del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y participación de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de Área de PRO ECUADOR. La Dirección Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la única facultada para realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso Políticas de Operación Control de bienes de larga duración Todos los años, deberá realizarse la constatación física del inventario. La constatación física de los bienes en las Oficinas Comerciales será responsabilidad del Jefe de OCE; y deberá enviar la información vía memorando (QUIPUX) al Director Administrativo-Financiero. Se aprovechará las visitas al exterior de los funcionarios de PRO ECUADOR (Matriz) para la verificación in-situ del inventario de bienes de las OCE. La firma del funcionario que realiza la verificación in-situ debe constar en el acta de constatación física.

5 5 de 33 Cuando se solicite la baja de un bien informático la Dirección de Tecnología de PRO ECUADOR deberá elaborar un informe técnico. La máxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los bienes. Para la destrucción de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformará una comisión para el efecto. La comisión estará integrada por: o Jefe Administrativo o Guardalmacén o Contador Control de suministros y materiales El responsable de limpieza de PRO ECUADOR será el responsable de solicitar los suministros de aseo al guardalmacén. Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el guardalmacén y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar el acta de entrega-recepción respectiva. Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el guardalmacén deberá enviar el acta de entrega-recepción respectiva, junto con los suministros y materiales. 4. Marco Legal Ley Orgánica de Contraloría General del Estado. Reglamento General de Bienes del Sector Público. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público. Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, Reglamento General para la Organización y Funcionamiento del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras PROECUADOR. Resolución Ministerial No del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e Integración, Oficinas Comerciales OCES- dependen administrativa y financieramente del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones del Ecuador, PROECUADOR. Resolución 20 del Instituto de Promoción de Exportaciones e Inversiones Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR.

6 6 de Definiciones Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR. Direcciones PRO ECUADOR: Dirección de Promoción de Exportaciones, Dirección de Promoción de Inversiones, Dirección de Balcón de Servicios, Dirección de Inteligencia Comercial, Dirección de Asesoría Jurídica, Dirección de Planificación, Dirección de Marketing y Comunicación Social, Dirección Administrativa- Financiera, Dirección de Administración de Talento Humano, y Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación. Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el territorio nacional. Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero.

7 7 de Procedimientos 6.1. Control de bienes de larga duración Ingresos y egresos de bienes de larga duración Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIÓN INICIO CONTRATACIÓN PÚBLICA I-1: Debe tener la orden de compra, para verificación. I-2: En caso de que la contratación haya sido por Ínfima cuantía, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta. I-3: Sistema MIRAFLORES. I-4:Debe solicitar información a la delegada de compras en el exterior (Dirección Adm-Financ.) I-5: Archivo EXCEL. Recibir y contar bienes I-1 GUARDA ALMACÉN Recibir y revisar Factura Firmar Acta con el Proveedor I-2 Ingresar información en el sistema I-3 Actualizar BDD I-5 Asignar custodio en el sistema Aseguramiento de Bienes Codificar bienes Elaborar Acta de Entregar bienes Firmar Acta de Archivar Acta de Validar información I-4 FUNCIONARIOS PRO ECUADOR Firmar Acta de OFICINAS COMERCIALES (Jefe de Oficina) Remitir listado de Bienes adquiridos INICIO Firmar Acta de Descripción del procedimiento Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales. Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso CONTRATACIÓN PÚBLICA, y continúa con el numeral 1. Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.

8 8 de Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificación. 2. Recibe y revisa las facturas. 3. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la contratación haya sido por ínfima cuantía, el Guarda Almacén de PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta. En caso de que la contratación haya sido por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el acta. 4. Ingresa información en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7. OFICINAS COMERCIALES 5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral Validar listado enviado por la OCE. El guardalmacén debe solicitar información detallada de las adquisiciones a la delegada de compras en el exterior (Dirección Administrativa-Financiera). 7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que previamente remite el listado de bienes adquiridos. 8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso). 9. Codifica los bienes. 10. Elabora acta de entrega-recepción. 11. Entrega los bienes. 12. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR. 13. Archiva documentación. Los documentos que debe archivar son: a. Copia de orden de compra b. Copia de acta de entrega-recepción c. Copia de factura 14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).

9 9 de Constatación física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo Diagrama de flujo MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Constatación Física de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo DIRECTOR ADMINISTRATIVO-ANCIERO RESPONSABLE DEL BIEN INICIO Solicitar constatación física de Bienes I-1 Elaborar cronograma para constatación de Bienes I-2 Aprobar cronograma para constatación de Bienes Realizar constatación física de los Bienes Validar codificación de los Bienes BIEN EN BUEN ESTADO? NO BAJA DE ACTIVOS SI Revisar necesidad de cambios en Actas de Entrega- Recepción Se requieren cambios? SI Realizar cambios en Actas anteriores NO Firmar Acta de Firmar Acta de Realizar y enviar Informe de constatación I-3 I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. Debe enviarse en el último trimestre del año (octubre). I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física. I-3: El Informe contendrá las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilización de los bienes asignados. El informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.

10 10 de Descripción del procedimiento DIRECTOR ADMINISTRATIVO ANCIERO 1. Solicita constatación física de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacén. El memorando debe ser enviado durante el último trimestre del año; preferiblemente el mes de octubre. 2. Elabora cronograma para la constatación física de bienes; y lo remite al Director Administrativo-Financiero. En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que realizarán la constatación física. DIRECTOR ADMINISTRATIVO ANCIERO 3. Aprueba el cronograma para constatación física de bienes. 4. Realiza la constatación física de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la codificación de los bienes. En caso de que algún bien no esté en buen estado, referirse al proceso Baja de activos. En caso de que los bienes estén en buen estado, continuar con numeral Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepción. Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el numeral 6. Caso contrario, continuar con el numeral Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepción. 7. Firma el acta de entrega-recepción en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2) 8. Realiza y envía el informe de constatación física de bienes. El informe deberá contener las novedades detectadas respecto del estado, custodia y actualización de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero. (Anexo 3)

11 11 de Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo Diagrama de flujo MACRO PROCESO: Control de Inventario PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duración y sujetos a control administrativo DIRECCIONES Solicitar Baja de INICIO I-4 Activo Solicitar Baja de INICIO I-4 Activo OFICINAS COMERCIALES INICIO Solicitar Baja de Activo I-1 1 Botar los Bienes Elaborar y remitir Acta I-3 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANCIERA (Director) Solicitar inspección previa y elaboración de Informe Solicitar aprobación I-5 Ordenar destrucción del Bien I-6 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANCIERA (Jefe Administrativo) Realizar inspección previa Todavía son necesarios? SI Concluir trámite y archivar expediente NO Elaborar y remitir informe Donar los DONACIÓN I-7 Bienes Destrucción o Destruir los DESTRUCCIÓN I-8 donación? Bienes Elaborar y entregar Acta I-9 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANCIERA (Guardalmacén) Eliminar activo del inventario DIRECTORA EJECUTIVA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA Bien informático? SI Solicitar informe técnico Elaborar I-2 Informe técnico NO Autorizar baja del bien 1 Aprobar destrucción del Bien I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberán adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. I-2: En el informe técnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja. I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo Financiero. I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero. I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Deberá adjuntarse informe sobre el bien. I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacén. El Memorando deberá indicar fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. I-7: Debe estar presente el Guardaalmacén. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia, y que no tengan fines de lucro. I-8: Debe estar presente el Guardalmacén. Previo a la destrucción se procederá a su desmantelamiento para fines de reciclaje. I-9: El Acta deberá contener registros fotográficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacén Descripción del procedimiento Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.

12 12 de 33 En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1. En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6. OFICINAS COMERCIALES 1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotográfico. DIRECTORA EJECUTIVA En caso de ser un bien informático, continuar con numeral 2. En caso de no ser un bien informático, continuar con numeral Solicita informe técnico a la Dirección de Tecnología, mediante memorando (QUIPUX). DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍA 3. Elabora y remite el informe técnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con numeral 4. El informe técnico debe especificar si el bien ha pasado su vida útil, si está en malas condiciones y si es recomendable darle de baja. DIRECTORA EJECUTIVA 4. Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial. OFICINAS COMERCIALES DIRECCIONES 5. Bota los bienes. Continuar con numeral 17. El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro fotográfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la máxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero. 6. El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.

13 13 de 33 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANCIERA 7. El Director de área solicita la inspección previa del bien, a uno de los funcionarios de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando (QUIPUX). 8. Funcionario de control previo realiza la inspección previa del bien. Si durante la inspección se determina que el bien todavía es necesario para la institución, continuar con el numeral 9. Si durante la inspección se determina que el bien ya no es necesario para la institución, continuar con el numeral Finaliza el trámite y archiva el expediente. Finaliza el proceso. 10. Elabora el informe de inspección previa y lo remite al Director del área, mediante memorando (QUIPUX). 11. El Director de área recibe el informe y solicita la aprobación de la baja del bien, vía memorando (QUIPUX) a la máxima autoridad de PRO ECUADOR. Debe adjuntar el informe de inspección previa. DIRECTORA EJECUTIVA 12. Aprueba la destrucción del bien. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ANCIERA 13. El Director de área ordena la destrucción del bien, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la Comisión para destrucción de bienes (funcionario delegado, guardalmacén y contadora). El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizará la actividad. Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14. Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral La Comisión para destrucción de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral 16. Las donaciones deberán realizarse a entidades del sector privado, que realicen labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro. 15. La Comisión para destrucción de bienes, destruye los bienes. Previo a la destrucción se procederá al desmantelamiento de los bienes, para fines de reciclaje.

14 14 de La Comisión para destrucción de bienes elabora un acta de constancia de la actividad realizada. El acta deberá incluir registros fotográficos. Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacén. 17. Guardalmacén elimina el activo del inventario. 18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso.

15 15 de Control de suministros y materiales Ingresos de suministros y materiales de oficina Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA INICIO Ingresar información en el sistema I-6 Archivar Registro de Compra, Factura y Acta Ingresar suministros y materiales a bodega EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Planificado? SI Solicitar requerimientos de I-2 suministros Entregar Documentación I-5 GUARDA ALMACÉN Firmar Acta de con proveedor Recibir y revisar Factura NO Consolidar requerimientos de suministros Solicitar adquisición de suministros I-3 Recibir y contar suministros de oficina I-4 DIRECCIONES PRO ECUADOR Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina Enviar requerimientos de suministros I-2 OFICINAS ZONALES Solicitar adquisición de suministros de I-3 oficina Enviar requerimientos de suministros I-2 I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema MIRAFLORES DIRECTOR ADMINISTRATIVO- ANCIERO Aprobar adquisición de suministros ADQUISICIONES Descripción del procedimiento El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado. En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1. En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR 1. El Director de área solicita la adquisición de suministros de oficina, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6.

16 16 de Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de oficina, a las Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de cada Oficina Zonal. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 3. Envían los requerimientos de suministros de oficina, vía correo electrónico. 4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina. 5. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-ANCIERO 6. Aprueba la adquisición de los suministros de oficina. 7. Referirse al proceso Contratación pública. 8. Recibe y cuenta los suministros de oficina. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 9. Recibe y revisa la factura. 10. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 11. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 12. Ingresa la información de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES. 13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

17 17 de Egreso de suministros y materiales de oficina Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA INICIO SI Planificado? SI Matriz ó Zonales? MATRIZ GUARDA ALMACÉN Verificar disponibilidad de suministros Disponibilidad? NO Informar indisponibilidad I-1 ZONALES Registrar egreso I-2 en el sistema Firmar Acta de Registrar egreso en el sistema I-2 Elaborar y presentar informe I-4 de inventario NO Enviar suministros de oficina vía Correos I-3 del Ecuador Firmar Acta de DIRECCIONES PRO ECUADOR (Asistentes) Solicitar suministros de oficina I-1 Recibir suministros de oficina Firmar Acta de OFICINAS ZONALES Solicitar suministros de oficina I-1 Recibir suministros de oficina I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema MIRAFLORES. A través del sistema se genera el Acta de I-3: Se adjunta Acta firmada por el Guarda Almacén I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero Firmar Acta de Enviar Acta de firmada Descripción del procedimiento Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1. Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4. DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES 1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, vía correo electrónico, al Guardalmacén. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.

18 18 de Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR, continuar con el numeral Entrega los suministros de oficina al Asistente de Dirección respectivo y firma el acta de entrega-recepción (Anexo 5). Continuar con numeral De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de oficina vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. OFICINAS ZONALES 7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

19 19 de Ingreso de suministros y materiales de aseo Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO INICIO Ingresar información en el sistema I-6 Archivar Registro de Compra, Factura y Acta Ingresar suministros a bodega EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Solicitar requerimientos de suministros I-2 Entregar Documentación I-5 RESPONSABLE DE LIMPIEZA GUARDA ALMACÉN Enviar requerimientos de suministros I-2 Consolidar requerimientos de suministros Solicitar adquisición de suministros I-3 Firmar Acta de con proveedor Recibir y revisar Factura Recibir y contar suministros I-4 OFICINA PRO ECUADOR QUITO Enviar requerimientos de suministros I-2 I-1: Vía correo electrónico I-2: Vía correo electrónico. Cuatrimestralmente I-3: Vía Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero. Se deberá justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/ cuadro de material disponible y material solicitado. I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificación. I-5: A quien haya solicitado la compra (Dirección Adm-Financiera) I-6: Sistema MIRAFLORES DIRECTOR ADMINISTRATIVO- ANCIERO Aprobar adquisición de suministros ADQUISICIONES Descripción del procedimiento 1. Solicita, vía correo electrónico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR Matriz. La solicitud se realiza cuatrimestralmente.

20 20 de 33 OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA 2. Envían los requerimientos de suministros, vía correo electrónico. 3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo. 4. Solicita la adquisición de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas. Deberá adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado. DIRECTOR ADMINISTRATIVO-ANCIERO 5. Aprueba la adquisición de los suministros de aseo. 6. Referirse al proceso Contratación pública. 7. Recibe y cuenta los suministros de aseo. Al momento de recibir los suministros deberá tener consigo la orden de compra, para verificación. 8. Recibe y revisa la factura. 9. Firma el acta de entrega-recepción con el proveedor 10. Entrega la documentación correspondiente a quien haya solicitado la compra (Dirección Administrativa-Financiera). 11. Ingresa la información de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES. 12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepción. 13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

21 21 de Egreso de suministros y materiales de aseo Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO INICIO SI Planificado? SI Matriz ó Zonales? MATRIZ GUARDA ALMACÉN Verificar disponibilidad de suministros Disponibilidad? NO Informar indisponibilidad I-1 ZONALES Registrar egreso I-2 en el sistema Firmar Acta de Registrar egreso en el sistema I-2 Elaborar y presentar informe I-4 de inventario NO Enviar suministros de aseo vía Correos del I-3 Ecuador Firmar Acta de RESPONSABLE DE LIMPIEZA Solicitar suministros de aseo I-1 Recibir suministros de aseo Firmar Acta de OFICINA PRO ECUADOR QUITO Solicitar suministros de aseo I-1 Recibir suministros de aseo I-1: Vía correo electrónico I-2: En el sistema MIRAFLORES. A través del sistema se genera el Acta de I-3: Se adjunta Acta firmada por el Guarda Almacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que hará constar los ingreso y egresos de los suministros y materiales. Este informe contendrá: el listado de ingreso a bodega de los suministros y materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y egresos de las cuentas y listado de items. El informe deberá ser presentado al Director Administrativo-Financiero Firmar Acta de Enviar Acta de firmada Descripción del procedimiento Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1 Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4 RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 1. Solicitan suministros de aseo, vía correo electrónico, al Guarda Almacén.

22 22 de Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados. En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3. En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral Informa la indisponibilidad vía correo electrónico. Fin del proceso 4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepción. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el numeral 5. Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO, continuar con el numeral Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepción (Anexo 6). Continuar con numeral De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepción y se envía los suministros de aseo vía Correos del Ecuador. Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacén. El envío de suministros de aseo debe coincidir con el envío de suministros de oficina. OFICINA PRO ECUADOR-QUITO 7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepción. 8. Envía el acta de entrega-recepción firmada. Continuar con numeral Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

23 23 de Ingreso de material promocional Diagrama de flujo Macro Proceso: Control de Inventario Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL DIRECCIÓN DE MARKETING GUARDA ALMACÉN Recibir y revisar factura Recibir y contar material promocional Recibir y contar material promocional Generar y Firmar Acta de Entrega- Recepción con Marketing Firmar Acta de con proveedor I-3 Ingresar información en el sistema I-1 Archivar registro de compra I-2 Ingresar material a bodega DIRECTOR ADMINISTRATIVO- ANCIERO ADQUISICIONES INICIO I-1: Sistema MIRAFLORES I-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura. I-3: En caso de que la entrega de material esté incompleta, se recibe con Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita factura Descripción del procedimiento DIRECCION ADMINISTRATIVA-ANCIERA 1. Proceso previo: Contratación Pública DIRECCIÓN DE MARKETING 2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con el Guardalmacén. 3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepción con el proveedor. En caso de que la entrega de material esté incompleta, se deberá recibir con una Guía de Remisión. La Guía debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la entrega esté completa se solicita la factura.

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