GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIGEPRE

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1 Bogotá D.C., Noviembre 2014

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE TERMINOS Y DEFINICIONES ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE ELABORACIÓN GENERALIDADES CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE Documentación de procesos Documentación de procedimientos Documentación de manuales, lineamientos y guías Documentación de Instructivos Elaboración de Formatos Elaboración de riesgos asociados a procesos Elaboración de indicadores asociados a procesos FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS ETAPA 1: Creación ETAPA 2: Aprobación técnica ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento

3 5.5.5 ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el SIGEPRE FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE Etapa 1: Creación de plantillas u otros documentos Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento CONTROL DE DOCUMENTOS CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Caracteres por tipo de Documento Caracteres por Procesos: CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS NORMOGRAMA SIGEPRE Creación de normas en el SIGEPRE DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS MARCO LEGAL REQUISITOS TÉCNICOS DOCUMENTOS ASOCIADOS RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

4 INTRODUCCIÓN De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE, la Oficina de Planeación estructuró el presente documento que define como se deben elaborar y controlar los documentos del SIGEPRE permitiendo cumplir con los requisitos mínimos de Control de documentos establecidos en las normas técnicas aplicables a los sistemas de gestión. 1. OBJETIVO Establecer disposiciones y criterios institucionales que orientan la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, a través de los controles definidos en el aplicativo SIGEPRE. 2. ALCANCE Las orientaciones dadas en esta Guía aplican para toda la documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE y deben ser acogidos por todas las dependencias, así como por los responsables de la elaboración y actualización de los documentos. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Documento: Información o datos que poseen significados. Su medio de soporte puede ser físico o magnético. Con frecuencia un conjunto de documentos se denomina Documentación. Los documentos son producidos por una entidad o dependencia en razón de sus funciones. Documento externo: Es producido por entes externos a la Entidad y utilizado en la ejecución de los procesos definidos por el SIGEPRE, ejemplos: Constitución Política, Manual SIIF, Guía para la Implementación del MECI. Documento Interno: Documentos emitidos por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República en desarrollo de sus funciones, controlados por el SIGEPRE. Entre estos, se encuentran procesos, manuales, instructivos, guías, formatos, procedimientos y lineamientos. Diagrama de flujo: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo funciona un procedimiento para producir un fin deseable. Este fin deseable puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores. Formato: Documento utilizado para registrar la información de la ejecución de actividades de un procesos o procedimiento. Puede diseñarse en medio digital o impreso. 4

5 Plantilla: Patrón que sirve como modelo para hacer otros documentos como decretos, resoluciones, manuales, lineamientos, guías, presentaciones, otros. Una vez diligenciado se convierte en un registro que proporciona evidencia de una acción. Manual: Documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o métodos los cuales incluyen información de interés. Características del Manual: Puede tener aspecto de obligatorio cumplimiento y otros que defina casos de aplicación. No tiene un orden sistémico (por la variedad de temas). Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones. Mapa de Procesos: Representación gráfica que refleja la gestión por procesos y el enfoque sistémico de la Presidencia de la Republica. Está conformado por tres niveles de procesos: de Dirección, Misionales y de Soporte. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una o más actividades de un proceso. Instructivo: Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente, y que hacen parte de un proceso o un procedimiento. Guía: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una o más actividades de un proceso o procedimiento. Se utiliza cuando se requiera unificar criterios y enfoque de aplicación. Lineamiento: Documento en el cual se establecen directrices específicas o políticas internas asociadas a un tema, proceso o método en particular. Características del lineamiento: Son de obligatorio cumplimiento Dan pautas para la toma de decisiones. Incluyen definiciones. Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas. 5

6 Versión: Número correspondiente a la cantidad de veces que se ha modificado sustancialmente el documento. La primera edición del documento corresponde a la versión 1. 6

7 4. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIGEPRE La estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE se puede observar en la siguiente pirámide, ver Figura 1. Pirámide documental. Figura 1. Pirámide documental 5. ELABORACIÓN 5.1 GENERALIDADES La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica debe permitir uniformidad, a excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia. Para su documentación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 7

8 Sencillez, brevedad y permanencia: se recomienda presentar el texto de forma clara y concisa, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Los documentos no deben presentar tachones ni enmendaduras. Tablas e ilustraciones: siempre que sea aplicable, es recomendable incluir tablas e ilustraciones que den mayor claridad al texto o para garantizar buena comprensión del documento, siempre debe hacerse referencia a las mismas o incluirlas a continuación del texto. Terminología uniforme: todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas. Se sugiere utilizar siempre el mismo término para un mismo concepto y emplear los símbolos y unidades establecidos por la organización. Notas: se pueden usar para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones. Éstas deben utilizarse inmediatamente después del párrafo al cual hacen alusión, precedidas de la palabra Nota. Cuando exista varias notas se enumeran consecutivamente. 5.2 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE De acuerdo con la estructura documental del SIGEPRE, ver Figura 1. Pirámide documental, existen nueve clases de documentos que describen: procesos, procedimientos, instructivos, manuales, lineamientos, guías, formatos, indicadores y riesgos Documentación de procesos Para documentar los procesos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-18 Caracterización de Procesos que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación: 8

9 [NOMBRE DEL PROCESO] Código: C-XX-## Versión: ## Encabezado OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD RESPONSABLE ACC SALIDA O RESULTADO CLIENTE Cuerpo MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación Controles asociados a los ACC Indicadores de Proceso Consulta en el aplicativo SIGEPRE el Mapa de riesgos del proceso [NOMBRE DEL PROCESO] Código: C-XX-## Consulta en el aplicativo SIGEPRE los indicadores asociados al proceso de [NOMBRE DEL PROCESO] Código: C-XX-## desde el mapa de procesos RECURSOS Y/O MEDIOS POLITICAS DE OPERACIÓN MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACION MEDIOS DE COMUNICACIÓN Primaria / Quien informa - Externa Secundaria - La que se procesa / A Quien informa Informativa / A quien - Externa Organizacional interna F-DE-18 (Versión 06) 1 de 1 Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientes orientaciones: OBJETIVO: Indica el propósito general del proceso, este debe ser medible, coherente con su alcance y su redacción debe contener un verbo en infinitivo que muestre la acción a ser medida. Ejemplo: Principalmente debe responder a los siguientes aspectos: Qué hace el proceso? Inicia con un verbo que indique la acción Para qué lo hace? Está directamente relacionado con el propósito Cuál es la finalidad? Lo que quieren alcanzar en términos de calidad, oportunidad, eficiencia, satisfacción mejoramiento, otros. Qué hace el proceso? Para qué lo hace? Cuál es la finalidad? Formular y realizar seguimiento a la Planeación, proyectos de inversión y al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica, con el fin de verificar el avance y cumplimiento de los objetivos propuestos Procurando la calidad y oportunidad de la información 9

10 ALCANCE: Indicar el inicio y el fin del proceso, determinado por la primera y última actividad; e incluye el campo de aplicación con respecto al SIGEPRE. Ejemplo: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO ALCANCE: Inicia con la formulación del Plan Estratégico Sectorial e Institucional y finaliza con la formulación de acciones, preventivas, correctivas y de mejora. Aplica a todas las dependencias del DAPRE. RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la aprobación técnica, socialización, ejecución, seguimiento y actualización del proceso. Ejemplos: Director, Subdirector de Operaciones, Jefe Oficina de Control Interno, entre otros. PROVEEDOR: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, un cargo o rol, o entidad externa que provee insumos para ejecutar las actividades del proceso. Cuando una entrada es suministrada por todos los procesos del SIGEPRE o dependencias, se escribe la expresión Todos los Procesos o Todas las Dependencias. Ejemplo: Departamento Nacional de Planeación, Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, Todos los procesos ENTRADA: Insumo proporcionado por los proveedores. Las entradas pueden ser, información de tipo legal, documentos o necesidades, entre otros. Ejemplo: PROVEEDOR Departamento Nacional de Planeación Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento Todos los Procesos ENTRADA Bases del Plan Nacional de Desarrollo Resultados de Auditorias Reporte de indicadores ACTIVIDAD: Registrar la acción en orden secuencial que hace parte del proceso. Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo. En este campo se puede realizar llamados a otros documentos del SIGEPRE (Procesos, procedimientos, guías, entre otros) para identificar la relación entre los mismos. Para la definición de las actividades asociadas al proceso se recomienda utilizar el ciclo PHVA (P=Planear, H= Hacer,V= verificar, A=actuar) 10

11 RESPONSABLE: Registrar el Cargo o Rol del responsable de la ejecución de la actividad. Ejemplos: Director, Asesor Subdirección de Operaciones, Asesor Oficina de Control Interno, Representante de la Dirección, entre otros. ACC (Actividad Crítica de Control): Señalar con X aquellas que tienen mayor impacto sobre el resultado esperado y por lo tanto, se requiere ejercer un mayor control. Su identificación tiene una relación directa con los riesgos del proceso descritos en el Mapa de Riesgos. SALIDA O RESULTADO: Detallar los productos (Documentos o registros) que se generan al ejecutar la actividad. Ejemplo: Plan Estratégico aprobado. CLIENTE: Registrar el nombre de un proceso del SIGEPRE, cargo o rol, o entidades externas que reciben la salida generada de la ejecución de la actividad. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: Relacionar los mecanismos que emplea el proceso para hacer seguimiento y medición al cumplimiento del objetivo y desempeño. a) Mecanismos de Seguimiento, Evaluación y Autoevaluación: Enunciar mecanismos, como por ejemplo: Autoevaluación trimestral, Subcomités de Control Internos, auditorias, Encuestas de percepción del cliente. b) Controles asociados a las Actividades Críticas de Control ACC: Se indica que se puede consultar el mapa de riesgos del proceso en el aplicativo SIGEPRE. c) Indicadores de Proceso: Se indica que se puede consultar los indicadores del proceso en el mapa de procesos publicado en el aplicativo SIGEPRE. RECURSOS Y/O MEDIOS: Enunciar los recursos tecnológicos (indicar el nombre de los aplicativos o herramientas tecnológicas que se usan en la ejecución del proceso) y recursos humanos. POLÍTICA DE OPERACIÓN: Son guías de acción para la implementación de estrategias de ejecución y proporcionan los elementos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos definidos para cada uno de los procesos, en función de los planes, proyectos y riesgos, suministran los criterios de actuación que han de tenerse en cuenta para tomar decisiones; además definen los parámetros de medición del desempeño de los procesos. Las POLÍTICAS DE OPERACIÓN permiten definir directrices relativas a la operación de la entidad, facilita la Autogestión institucional, en tanto se aprovechan las fortalezas y capacidades en procura del propósito institucional y promueve el Autocontrol. 11

12 La definición y divulgación de las POLÍTICAS DE OPERACIÓN es responsabilidad de los dueños de proceso con el apoyo de la Alta Dirección, su ejecución y evaluación permanente está a cargo de los niveles operativos y de todos los servidores públicos de la Presidencia de la República. Ejemplos de Política de Operación del Proceso de Direccionamiento Estratégico: - La planeación institucional se debe alinear al Plan Nacional de Desarrollo - PND vigente - El reporte de la información de seguimiento se registra en tiempo real en el aplicativo SIGEPRE - Las solicitudes de modificación del Plan Anual de Adquisiciones se atenderán de acuerdo con los tiempos establecidos por la Oficina de Planeación, una vez se cumplan los requisitos MEDIOS / SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se emplean para la recepción y procesamiento de la información de acuerdo con su tipo así: a) Información Primaria: Se refiere a la información que la entidad recibe de los entes externos. Los medios pueden ser: Correos electrónicos, Sistema de Correspondencia SIGOB, ente otros. b) Información Secundaria: Se refiere a la información que la entidad procesa. Los medios pueden ser aplicativos o herramientas tecnológicas. Ejemplo: Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, Base de datos en Excel, aplicativo Aladino, entre otros. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Definir los mecanismos y herramientas que se tienen para la divulgación de la información relacionada con el proceso, se clasifican en: a) Informativa: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y a través de qué medios la comunica a los entes externos. b) Organizacional: Se refiere a la divulgación de la información que la entidad procesa y a través de qué medios la comunican internamente a toda la organización Documentación de procedimientos Para documentar los procedimientos del SIGEPRE, se debe utilizar el Formato F-DE-19 Documentación de procedimientos, que tiene dos (2) componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación: 12

13 [NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO] Código: X - XX- ## Versión: ## Encabezado PROCESOS ASOCIADO: OBJETIVO: RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: No. FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE CONTROL DE REGISTROS Cuerpo F-DE-19 (Versión 04) Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo del documento, es necesario seguir las siguientes orientaciones: PROCESO ASOCIADO: Se refiere al nombre del proceso del cual depende el procedimiento. OBJETIVO: Describir el propósito general del procedimiento, este debe ser medible y coherente con su alcance, su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción a ser medida. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este será el responsable de su aprobación técnica. 13

14 FLUJOGRAMA: Describir gráficamente a través de símbolos, la ruta de inicio a fin del procedimiento, al interior de cada símbolo se describe de forma concreta la acción. Los símbolos empleados se detallan a continuación: SIMBOLO SIGNIFICADO Comienzo o final de un proceso o procedimiento: Indica el inicio o final del proceso o procedimiento. Actividad: Se utiliza para identificar la acción a realizar durante un proceso o procedimiento, se denota con un verbo. Decisión: Se indican puntos en los que se toman decisiones en un proceso o procedimiento: Si o No, abierto o cerrado. Flechas continuas y discontinuas: Las flechas continuas muestran la dirección y sentido del flujo del proceso o procedimiento, las flechas discontinuas las salidas o entradas de un proceso o procedimiento. Conector: Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma página. El símbolo lleva en su interior un número. Conector fuera de página: Indica la conexión o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de página diferente. El símbolo lleva en su interior un número. Proceso predefinido: Se utiliza para identificar un documento con el cual interactúa el proceso o procedimiento, este símbolo se utiliza de manera opcional ya que el formato en la casilla de Descripción de la actividad se describen las interacciones de los procedimientos. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD: Debe responder a la pregunta Cómo? de acuerdo con la acción a realizar. Ejemplo: Revisa y aprueba el documento mediante firma. RESPONSABLE: Indicar el cargo o rol de la persona responsable de ejecutar la actividad. 14

15 CONTROL DE REGISTRO: Identificar el documento o registro con el cual se evidencia el desarrollo de la actividad Documentación de manuales, lineamientos y guías Para documentar los manuales, lineamientos y guías del SIGEPRE, se utiliza una plantilla, la cual debe tener como mínimo la siguiente información: Portada [Logo de la entidad] Contenido Tabla de Contenido Nombre del Manual, Lineamiento o Guía Ciudad y fecha 1. Objetivo 2. Alcance 3. Términos y Definiciones (Si aplica) 4. Cuerpo del documento 5. Marco Legal (Referencia de consulta) 6. Requisitos Técnicos (Si aplica) 7. Documentos asociados (Referencia de consulta) 8. Anexos (Si aplica) 9. Responsable del documento a) El manual contiene las acciones y operaciones de estricto cumplimiento. b) Los lineamientos son directrices generales de obligatorio cumplimiento. c) La guía es un documento de referencia para llevar a cabo un proceso o procedimiento. El encabezado debe contener la siguiente información: a) Logo de la entidad b) Nombre del documento c) Proceso asociado d) Código del documento e) Versión A continuación se presenta un ejemplo de encabezado: 15

16 OBJETIVO: Describir el propósito general del manual, lineamiento o la guía, este debe ser coherente con el alcance del documento y su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo que indique la acción que pretende. Debe tener relación directa con el proceso o procedimiento al cual está asociado. ALCANCE: Definir el campo de aplicación del manual, lineamiento o guía. TERMINOS Y DEFINICIONES: Se refiere a los términos que facilitan la comprensión por los usuarios del manual, lineamiento o guía. Estos son de obligatorio cumplimiento para los manuales. CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a describir. Cuando se trate de una Guía el contenido debe en lo posible manejar la ilustración y ejemplos de aplicación. MARCO LEGAL: Se indicará que la normatividad asociada al documento podrá consultarse en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma. El marco legal hace referencia a las normas de tipo legal y técnica vigentes que le sean aplicables al manual, lineamiento o guía. Los tipos documentales pueden ser: Constitución Política Leyes Decretos Resoluciones internas y externas Circulares internas o externas Directivas internas o externas Normas y Documentos Técnicos Códigos Sentencias Ordenanzas Acuerdos, Protocolos o Convenios Estatutos Regímenes Planes de calidad REQUISITOS TÉCNICOS: Se debe indicar la aplicación puntual de requisitos establecidos en los documentos técnicos (Si aplica). Ejemplo: Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009. Numeral Control de Documentos DOCUMENTOS ASOCIADOS: Se indicará que se pueden consultar los documentos asociados en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y Formatos. Estos documentos son aquellos que interactúan o tienen relación directa con el manual, lineamiento o guía, como son: Procesos, Procedimientos, Instructivos, Manuales, Lineamientos, Guías, Formatos, entre otros. 16

17 RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: Se debe indicar el cargo responsable del documento, este será el responsable de su aprobación técnica Documentación de Instructivos Para documentar los instructivos se utilizará el formato Instructivo F-DE-20 Documentación de Instructivos, Este tiene dos (2) dos componentes: encabezado y cuerpo, como se muestra a continuación: [NOMBRE DEL INSTRUCTIVO] Código: X - XX- ## Versión: ## Encabezado PROCESO ASOCIADO: OBJETIVO: RESPONSABLE DEL DOCUMENTO: No. ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS Cuerpo F-DE-20 (Versión 04) 1de1 El Instructivo se utiliza para especificar o detallar la forma de llevar a cabo una actividad o diligenciamiento de un formato; para documentar instructivos se utilizan las orientaciones descritas en la documentación de procedimientos teniendo en cuenta el detalle de las actividades y tareas a registrar. 17

18 5.2.5 Elaboración de Formatos Para la elaboración de los formatos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE, se debe tener en cuenta: Analizar si el formato es una herramienta funcional y apropiada para mejorar o fortalecer los controles del proceso Definir los campos necesarios para que la información registrada, proporcione evidencia de la realización de una actividad o tarea. Si el formato es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota. Nota: La Presidencia de la República conforme a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información Para este tipo documental el encabezado como mínimo debe tener el logo de la entidad y el nombre del formato. El cuerpo del formato varía de acuerdo con las necesidades del proceso o dependencia. Adicionalmente, la identificación del código y la versión se ubica en el pie de página del documento en la parte inferior izquierda así: F - XY- ## (Versión: ##) Elaboración de riesgos asociados a procesos Para la elaboración y cargue en el SIGEPRE de los riesgos asociados a los procesos, se debe aplicar lo establecido en el documento L-DE-01 Lineamientos para la administración del riesgo Elaboración de indicadores asociados a procesos Para la elaboración y cargue en el SIGEPRE de los indicadores asociados a los procesos, se debe aplicar lo establecido en el documento G-DE-03 Guía para seguimiento y medición del sistema integrado de gestión de la Presidencia de la República. 18

19 5.3 FLUJO DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Para crear un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o documento general en el aplicativo SIGEPRE se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de documentos, como se muestra a continuación: Enlace SIGEPRE Responsable del Documento Funcionario Oficina de Planeación ETAPA 2: Aprobación tecnica Representante de la Alta Dirección, Director o Subdirector de Operaciones ETAPA 3: Revisión Metodologica y Técnica ETAPA 4: Aprobación y liberación del Documento Rechazo del paso ETAPA 1: Creación Rechazo del paso Rechazo del paso ETAPA 1: Creación El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al aplicativo indicando usuario y contraseña, como se muestra a continuación: Registrar el usuario o login definido en el directorio activo mediante el cual accede al computador y su respectiva contraseña. 19

20 En el Módulo documentos se elige la opción crear. Diligencia la información resumen del documento y guarda la información. 20

21 Indicar únicamente el nombre del documento, este debe corresponder al registrado en el documento. Indique cual es el objetivo del documento. Seleccionar el tipo de documento, de esto depende el indicador en el aplicativo corresponda con el registrado en el documento. Seleccionar el flujo del documento, este puede ser Creación de documentos SIGEPRE o Normograma. De acuerdo con el tipo de documento el sistema asigna el código automáticamente, para los formatos se incluye manual. Selecciona el proceso al cual se encuentra asociado el documento. Selecciona el Área Organizativa a la cual pertenece el responsable del documento, quien será quien lo apruebe técnicamente. Indica un documento de referencia en el sistema, para los formatos incluye el documento que explica su utilización. Relaciona palabras que tengan que ver con el documento. Selecciona si pertenece o no al listado maestro de documentos Agregar los usuarios registrados en el aplicativo para el control de copias Agregar los documentos aprobados en el SIGEPRE que tengan relación con el documento. Seleccionar el proceso. Una vez registrada la información adjunta el documento y lo envía para aprobación técnica del Responsable del documento Adjuntar el documento nuevo Indicar la necesidad de la creación del documento. Una vez aprobado el paso el documento es enviado al responsable del documento a través del aplicativo SIGEPRE para la aprobación técnica. 21

22 5.3.2 ETAPA 2: Aprobación técnica El responsable del documento ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa que el documento cumpla con las siguientes características: a) Las funciones asignadas a la dependencia de acuerdo con la normatividad vigente y manual de funciones. b) La normatividad aplicable para la ejecución del proceso o documentos asociados al mismo. c) Los aspectos a corregir o mejorar identificados en los planes de mejora, resultados de las auditorías internas, revisiones gerenciales por parte del responsable del documento y su equipo de trabajo, autocontrol, materialización de riesgos, mediciones, resultados de encuestas de percepción, entre otros. d) Que el documento sea una ayuda para los responsables de la ejecución de las actividades y para los usuarios del mismo. Una vez revisado y sí el documento cumple con las características anteriormente definidas se aprueba el paso. Nota 1: Para la aprobación técnica del Manual de la Política para la Tecnología de Información y Comunicaciones Tics M-TI-01 deberá incluir como documento soporte en el paso el acta del comité de seguridad de la información de acuerdo con las funciones establecidas en la Resolución 2881 de 2010 Nota 2: Para la aprobación del Programa de Gestión documental y cualquier documento que haga parte de este, deberá incluir como documento soporte en el paso el acta del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de acuerdo con el Decreto 2578 de 2012 Articulo 16 y Resolución 0948 de 2013 articulo ETAPA 3: Revisión metodológica y técnica El funcionario de la Oficina de Planeación ingresa a la opción mis responsabilidades y revisa que el documento cumpla con las siguientes características: a) El documento se encuentre en los formatos, plantillas o cumpla con los aspectos técnicos para su documentación. b) El código del documento se ajuste al tipo documental. c) El objetivo del documento responda al qué?, para qué? d) La descripción de actividades se desarrolle de manera secuencial y sistemática y se ajuste a los requisitos normativos. e) Cumpla con los requisitos de las Normas Técnicas Aplicables. Una vez revisado el documento y cumple con las características metodológicas y técnicas anteriormente definidas se aprueba el paso en un plazo máximo de 12 días 22

23 5.3.4 ETAPA 4: Aprobación y liberación del documento. El Jefe de la Oficina de Planeación en el marco de la delegación otorgada mediante Resolución 0895 de 2011, revisa aspectos metodológicos y técnicos del documento y aprueba el paso en el aplicativo para los documentos que puede aprobar por competencia en un plazo máximo de 3 días. Para la aprobación de los documentos Mapa de procesos D-DE-10, Manual del SIGEPRE M-DE-02 y Manual de Contratación M-BS-01, el representante de la Alta Dirección asigna a través del aplicativo SIGEPRE la responsabilidad de aprobación al Subdirector de Operaciones, quien es el competente para su aprobación de acuerdo con lo definido en la Resolución 0895 de 2011 (Mapa de procesos y manual del SIGEPRE) y la Resolución 4265 de 2013 (Manual de contratación). Una vez aprobado el paso el documento estará disponible para consulta y será incluido automáticamente en el listado maestro de documentos. Si de acuerdo con la normatividad vigente existen documentos que requieran aprobación previa por parte del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o del Comité de Seguridad de la información, el responsable del documento adjuntará en el flujo de la actualización del documento copia del Acta mediante la cual fue aprobado el documento previo a su liberación por el aplicativo SIGEPRE En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación del documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo. 23

24 5.4 FLUJO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Para actualizar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o documento general en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de documentos, como se muestra a continuación: Enlace SIGEPRE Responsable del Documento Funcionario Oficina de Planeación ETAPA 2: Aprobación Técnica Representante de la Alta Dirección, Director o Subdirector de Operaciones ETAPA 3: Revisión Metodologica y Técnica ETAPA 4: Aprobación y liberación del del Documento Rechazo del paso ETAPA 1: Actualización Rechazo del paso Rechazo del paso El funcionario designado en cada dependencia como enlace para el SIGEPRE ingresa al módulo de documentos e incluye parámetros para buscar el documento, una vez localizado da clic sobre el documento en la opción nueva versión. Una vez seleccionada la opción nueva versión el sistema trae la información del documento y permite adjuntar la nueva versión así: 24

25 Ingrese parámetros de búsqueda como son el nombre del documento, el código, el tipo de documento o palabras clave que permitan realizar un filtro de los documentos registrados en el aplicativo. Información del documento Adjuntar el documento actualizado Indicar la necesidad de la modificación del documento describiendo sus principales cambios. 25

26 Una vez generada la nueva versión del documento se aplican las etapas 2, 3 y 4 del flujo de creación de documentos. Aprobada la actualización del documento, estará disponible para consulta y será incluida automáticamente en el listado maestro de documentos con su nueva versión. En el aplicativo quedará registrada toda la información relacionada con la aprobación de la nueva versión del documento incluidas las fechas de aprobación de los diferentes pasos del flujo. 5.5 FLUJO DE ELIMINACIÓN O INACTIVACIÓN DE DOCUMENTOS Para eliminar o inactivar un proceso, procedimiento, instructivo, manual, lineamiento, guía, formato o documento general en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el flujo de aprobación de la eliminación o inactivación de documentos, como se muestra a continuación: Enlace SIGEPRE Responsable del Documento ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación Funcionario Oficina de Planeación ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación Representante de la Alta Dirección, Director o Subdirector de Operaciones ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento Rechazo del paso Funcionario Oficina de Planeación ETAPA 5: Eliminación o Inactivación del documento en el SIGEPRE Rechazo del paso Rechazo del paso ETAPA 1: Solicitar eliminación o inactivación Para eliminar o inactivar un documento del aplicativo SIGEPRE, el funcionario designado como enlace en cada dependencia selecciona en el módulo mejoras, como se muestra a continuación: 26

27 Diligencia los campos correspondientes para crear la solicitud de eliminación, seleccionando la opción Eliminación documento SIGEPRE y guarda la información. Ingrese el nombre de la solicitud de eliminación del documento Seleccione el tipo de solicitud Eliminación de documentos y riesgos del SIGEPRE Seleccione en el alcance Área organizativa, el aplicativo le solicitara seleccionar el Área a la que pertenece el responsable del documento quien aprobará su eliminación o inactivación. Describa la justificación de su eliminación o inactivación En el campo de comentarios justifica las razones por las cuales desea eliminar el documento y continúa el flujo. Describa nuevamente la justificación de su eliminación o inactivación 27

28 Una vez aprobado el paso el documento es enviado al líder del proceso a través del aplicativo SIGEPRE para aprobar la solicitud de eliminación o inactivación ETAPA 2: Aprobar solicitud de eliminación o inactivación. El responsable del documento ingresa a la opción SGC mejoras, mis responsabilidades y revisa las solicitudes de eliminación o inactivación que estén bajo su responsabilidad, haciendo clic sobre la solicitud, una vez aprobado el paso el documento es enviado al Funcionario de la Oficina de Planeación haciendo clic en el botón continuar flujo ETAPA 3: Revisar el cumplimiento de los requisitos CLON El Funcionario de la Oficina de Planeación revisa si con la eliminación o inactivación del documento se mantiene la integridad del sistema frente al cumplimiento de los requisitos del Cliente, Legales, de la Organización y la Norma de Calidad (CLON). Si rechaza el paso, justifica de manera detallada las razones por las cuales no se puede eliminar o inactivar el documento del aplicativo SIGEPRE, de lo contrario aprueba el paso (continuar flujo), y lo envía al representante de la alta dirección para aprobación ETAPA 4: Aprobación de la eliminación o inactivación del documento El representante de la alta dirección para el SIGEPRE o el Subdirector de Operaciones en el marco de sus competencias, revisa la justificación de eliminación o inactivación del documento y aprueba el paso en el aplicativo ETAPA 5: Eliminación o inactivación del documento en el SIGEPRE Una vez aprobada la eliminación o inactivación del documento el Funcionario de la Oficina de Planeación inactivará el documento y este se eliminará de las opciones de búsqueda y del listado maestro de documentos quedando como documento obsoleto. (Finaliza flujo) Nota: Los documentos no se podrán eliminar totalmente del sistema, ya que estos podrían ser requeridos por instancias internas o externas. El Funcionario de la Oficina de Planeación podrá acceder al documento a través del aplicativo en caso que sea requerido y se entregará con la marca DOCUMENTO OBSOLETO. Ejemplo: Auditoria. 5.6 FLUJO PARA EL CARGUE DE PLANTILLAS Y OTROS DOCUMENTOS EN EL SIGEPRE Para cargar una plantilla u otro documento resultado de la gestión en el aplicativo SIGEPRE, se debe tener en cuenta el siguiente flujo: 28

29 ETAPA 1: Creación de plantillas u otros documentos ETAPA 4: Liberar la plantilla u otro documento Etapa 1: Creación de plantillas u otros documentos El funcionario designado en la Oficina de Planeación en la opción crear aplica las disipaciones definidas en el numeral ETAPA 1: Creación cambiando los siguientes aspectos: Tipo de documento: Selecciona plantillas u otros documentos Flujo de documento: Otros documentos del SIGEPRE Pertenece al listado maestro de documentos: No selecciona esta opción Una vez diligenciados los campos selecciona la opción guardar Etapa 2. Liberar la plantilla u otro documento El funcionario designado en la Oficina de Planeación libera el documento 6. CONTROL DE DOCUMENTOS 6.1 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para la identificación los documentos que hacen parte de la estructura documental del SIGEPRE la entidad ha establecido el siguiente esquema para su codificación: CODIGO: TIPO DE DOCUMENTO (1 CARACTER) PROCESO ASOCIADO (2 CARACTERES) # CONSECUTIVO Caracteres por tipo de Documento A continuación se describen los tipos de documentos del SIGEPRE, con su respectivo carácter: 29

30 TIPO DE DOCUMENTO Caracterización: Referentes a las Caracterizaciones de los procesos. CARÁCTER C Manuales: Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la entidad. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables. Ejemplo: manual de la calidad, manual de control interno o manual contable. Lineamientos: Documento parámetro de obligatorio cumplimiento Procedimientos: forma especificada para llevar a cabo las actividades o tareas de un proceso. Guías: Documento que contiene las pautas y orientaciones de cómo llevar a cabo un procedimiento, actividad o tarea. Instructivos: Representan la forma de cómo diligenciar un documento. Formatos: como hoja de vida, planillas, inventario, etc. modelo de contrato y convenio, entrega de Documento General: corresponden a aquellos documentos parámetros de carácter generales como Política, Objetivos, Mapa de procesos, Organigrama, entre otros. M L P G I F D Caracteres por Procesos: A continuación se relacionan los caracteres para los procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE: NOMBRE DEL PROCESO Direccionamiento Estratégico Evaluación, Control y Mejoramiento Atención usuarios Gestión de Asuntos Políticos Gestión Jurídica Gestión de Seguridad y Apoyo Logístico Gestión Administrativa Gestión Financiera Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Documental Gestión de Talento Humano Tecnología de Información y Comunicación CARACTERES DE EM AU AP GJ SA GA GF BS GD TH TI 30

31 El consecutivo corresponde al número que se le asigna de acuerdo con el tipo de documento en forma ascendente del 01 en adelante. Ejemplo: Manual de SIGEPRE TIPO DE DOCUMENTO PROCESO ASOCIADO M DE 02 CÓDIGO M-DE-02 MANUAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO # CONSECUTIVO ASIGNADO POR EL SISTEMA A LOS DOCUMENTOS ASOCIADOS AL TIPO DE DOCUMENTO Este código se genera automáticamente a través del aplicativo SIGEPRE una vez el documento inicia su proceso de creación y será incluido en todos los tipos documentales en el encabezado en la parte del código, excepto para los formatos que será incluido en la parte inferior izquierda. 6.2 CONTROL DE VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia tendrán control de versión. Cuando se crea un documento nuevo en el aplicativo SIGEPRE la versión del documento será uno (1), para todos los tipos documentales excepto los formatos la versión se incluirá en el encabezado en el campo de versión, para los formatos esta debe ser incluida en el documento en la parte inferior izquierda seguida del código del documento. Cuando se realicen consultas de documentos en el aplicativo SIGEPRE, este mostrará las diferentes versiones del documento, la versión mayor del documento corresponderá al DOCUMENTO VIGENTE, las demás versiones serán consideradas como DOCUMENTOS OBSOLETOS. 6.3 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS El control de los documentos internos del SIGEPRE se realiza a través del aplicativo SIGEPRE, módulo SGC, documentos, listado maestro de documentos, la cual relaciona los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, como se muestra a continuación: 31

32 Ingrese parámetros de búsqueda como son el proceso, área organizativa o el tipo de documento que permitan realizar un filtro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE en el listado maestro de documentos. 6.4 NORMOGRAMA SIGEPRE Es el conjunto de normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables al proceso e inciden en el SIGEPRE. Entre estos documentos se pueden considerar las Normas, Códigos, Leyes, Decretos, Resoluciones internas y externas, Manuales y Guías externos, entre otros. Cuando el Jefe de la Dependencia determina que una norma de estas es necesaria para la planificación y operación del proceso, deberá incluirla en el Normograma del SIGEPRE Creación de normas en el SIGEPRE La creación de normas en el SIGEPRE se realiza de dos maneras; (1) aplicando las disposiciones definidas en el numeral ETAPA 1: Creación cambiando los siguientes criterios, el tipo de documento para lo cual selecciona Documento de origen externo y el flujo del documento para lo cual selecciona Normograma, una vez diligenciada la información adicional, cargado el documento y guardada la solicitud, el abogado responsable en la Subdirección de Operaciones revisa la vigencia de documento y lo libera para consulta en el Aplicativo SIGEPRE. (2) Mediante solicitud por correo electrónico dirigido al abogado responsable en la Subdirección de Operaciones con las normas que requieran ser incluidas en el normograma en formato PDF, el asesor de la Subdirección realiza los pasos de creación en el sistema de acuerdo con la descripción antes mencionada. 32

33 6.5 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS A USUARIOS INTERNOS Con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos impartidos en la Directiva Presidencial 04 de 2012 Cero papel no se entregaran copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos, como se ilustra a continuación: Ingresa a la intranet de la Presidencia de la República en el siguiente link: como se muestra a continuación: CLIC 2 CLIC 1 O ingresa en el escritorio de su PC al icono que se muestra a continuación: 33

34 El Servidor Público ingresa usuario y contraseña de consulta: USUARIO: Consulta CONTRASEÑA: 123 Selecciona el módulo documentos: 34

35 Aquí encontrará los documentos del SIGEPRE, esta opción cuenta con parametros de búsqueda que permiten ubicar los documentos, una vez localizado el documento se puede explorar su información, como se muestra a continuación: Ingrese parámetros de búsqueda como son el nombre del documento, código o proceso que permitan realizar un filtro de los documentos registrados en el aplicativo SIGEPRE en el listado maestro de documentos. CLIC 1 35

36 CLIC 2 Con base en los documentos publicados en el aplicativo SIGEPRE se llevarán a cabo la preparación y ejecución de los ejercicios de auditoría. Las copias impresas serán consideradas como COPIAS NO CONTROLADAS y no tendrán validez en la ejecución de los ejercicios de auditoría. Cuando se actualicen los documentos su divulgación se realizará a través del correo SIGEPRE y a través de los medios que requiera el responsable del documento. 6.6 ENTREGA DE DOCUMENTOS A USUARIOS EXTERNOS Los usuarios externos como estudiantes, personas externas de la entidad entidades territoriales y nacionales, ente certificador, etc., podrán solicitar copia de los documentos del SIGEPRE a través de correo electrónico o certificado. Estas copias serán tratadas como copias No Controladas y sobre estas no hay responsabilidad de actualización. 7. MARCO LEGAL Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 8. REQUISITOS TÉCNICOS Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000:2009. Numeral Control de Documentos Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. Numeral Control de Documentos 9. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento. 36

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