ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión

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1 ACTA No correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 24 de abril de 2013; con la asistencia del señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador; y la señorita Natalia Cantillano Mora, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional. Ausentes con justificación: la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Convocados el señor Ramsés Fernández Camacho, encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Paz; y la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional del Departamento Servicios Archivísticos Externos asignada para el análisis de la valoración documental presentada por el Comité de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Justicia y Paz CAPITULO I. Lectura y aprobación actas ARTICULO 1. Lectura, comentario y aprobación de las actas No y ACUERDO 1. Se aprueban con correcciones las actas No del 10 de abril del 2013 y del 17 de abril del CAPITULO II. Solicitudes de valoración presentadas por los comités de selección y eliminación de documentos ARTICULO 2. Oficio M01/0 del 17 de abril del 2013 recibido el 18 de abril del 2013; suscrito por la señora Kattia Castro Cruz, Directora Información y Comunicación de la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL); por medio del cual presenta 7 tablas de plazos de conservación de documentos con 158 series documentales ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento, Servicios Archivísticos Externos, el oficio M01/0 del 17 de abril del 2013 recibido el 18 de abril del 2013; suscrito por la señora Kattia Castro Cruz, Directora Información y Comunicación de la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL); por medio del cual presentan 7 tablas de plazos de conservación de documentos con 158 series

2 documentales, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME ARTICULO 3. Oficio AC del 15 de abril del 2013 recibido el 22 de abril del 2013; suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central del Ministerio de Educación Pública; por medio del cual presenta 1 tabla de plazos de conservación de documentos con 44 series documentales correspondiente al subfondo: Jardín de Niños Escuela Maternal Montessoriana. Es una actualización de la declaratoria de valor científico, Sesión del 12 de setiembre del ACUERDO 3. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento, Servicios Archivísticos Externos, el oficio AC del 15 de abril del 2013 recibido el 22 de abril del 2013; suscrito por la señora Lilliam Alvarado Agüero, Jefe del Archivo Central del Ministerio de Educación Pública; por medio del cual presenta como actualización de la declaratoria de valor científico cultural dada en Sesión del 12 de setiembre del 2012, una (1) tabla de plazos de conservación de documentos con 44 series documentales correspondiente al subfondo: Jardín de Niños Escuela Maternal Montessoriana, y lo asigne a un profesional para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con la metodología de valoración aprobada en la sesión del 08 de noviembre del ACUERDO FIRME CAPÍTULO III. Lectura, comentario, modificación y aprobación de las siguientes valoraciones documentales ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV TP. Asunto: Tablas de plazos de conservación de documentos. Fondo: Ministerio de Justicia y Paz. Convocado el señor Ramsés Fernández Camacho, encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Paz y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de ese Ministerio. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:45 horas ingresa el señor Ramsés Fernández Camacho. La señora Ivannia Valverde procede con la lectura del

3 informe de valoración IV TP elaborado por la señora María del Carmen Retana Ureña, profesional asignada y expone las consideraciones del informe de valoración, sin destacarse ninguna ACUERDO 4. Comunicar al señor Ramsés Fernández Camacho, encargado del Archivo Central del Ministerio de Justicia y Paz y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de ese Ministerio, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración documental presentada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Justicia y Paz, mediante oficio DAC de noviembre de 2012, para el Fondo: Ministerio de Justicia y Paz, Subfondos 1. Secretaría, 2. Departamento de Servicios Técnicos; 3. Departamento de Contratación Administrativa, 4. Departamento de Procedimientos Administrativos, todos pertenecientes a la Dirección Jurídica; y DECLARA con valor científico cultural la siguiente serie documental, tal y como se detalla a continuación: Fondo: MINISTERIO DE JUSTICIA Y PAZ Subfondo: Departamento de Contratación Administrativa 1. Funciones: Asesorar al Ministerio de Justicia y Paz, la Dirección General de Adaptación Social y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes de Ministerio de Justicia y Paz y Vice Ministerio de Paz, en los aspectos relacionados con la Contratación Administrativa. Ejercer el control de legalidad de las contrataciones administrativas, no sujetas a Refrendo por parte de la Contraloría General de la República, efectuadas por la Administración Central, la Dirección General de Adaptación Social y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes de Ministerio de Justicia y Paz, mediante la aprobación interna contractual, de conformidad con lo dispuesto por el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública. Redactar y formalizar los convenios que suscriban las oficinas y dependencias del Ministerio de Justicia y Paz. Levantar el acta recibo definitivo de las obras constructivas contratadas por el Ministerio de Justicia y Paz y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de 1 La tabla de plazos de conservación de documentos aparece firmada por la señora Lorena Ortega Morales, jefe Departamento de Contratación Administrativa y los miembros del CISED

4 Bienes. Gestionar ante la Notaría del Estado, la compra, venta, donación y otras formas de disponer de los terrenos que adquieran o que sean propiedad del Ministerio de Justicia y Paz y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes. Llevar el registro de los bienes inmuebles propiedad del Ministerio de Justicia y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes. Extender las certificaciones de personería jurídica tanto del Ministerio de Justicia y el Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisición de Bienes Tipo documental Actas de recibo definitivo de obras. Original. Copia centro penal, Departamento de Proyectos agroindustriales, Patronato de Construcciones, Instalaciones y Adquisiciones de Bienes, Dirección General de Adaptación Social, Dirección de Auditoría, Despacho de Ministro o despachos de viceministros. Contenido: Se trata de un libro auditado en donde constan las obras constructivas contratadas por el Ministerio y el Valor científico cultural Sí. Ya que es el acto administrativo que permite conocer la cantidad, el estado, las características carcelarias y la inversión en infraestructura de las obras construidas por contrato en el Ministerio de Justicia Patronato de Construcciones. Soporte: papel. Cantidad: 0,15 metros. Fechas extremas: Vigencia Administrativa-legal: Permanente mientras estén vigentes Con respecto a los tipos documentales que el CISED determinó como vigencia permanente en una oficina o en el Archivo Central, se tiene que tomar en cuenta que, de conformidad con la Resolución Nº CNSED , inciso 1 se establece que: Si estos documentos carecen de valor científico- cultural, es la oficina o la entidad productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2. Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural, serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se cumpla el plazo que señala la Ley Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de

5 Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante oficio DAC de noviembre de 2012, para el Fondo: Ministerio de Justicia y Paz, Subfondos 1. Secretaría, 2. Departamento de Servicios Técnicos; 3. Departamento de Contratación Administrativa, 4. Departamento de Procedimientos Administrativos, todos pertenecientes a la Dirección Jurídica; y que esta Comisión no declaró con valor científico cultural, pueden ser eliminadas cuando venza la vigencia administrativa y legal determinada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de Justicia y Paz, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No Asimismo, se le consulta al señor Fernández Camacho si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no Enviar copia de este acuerdo a las señoras Lorena Ortega Morales, Directora a.i. de la Dirección Jurídica; Rocío Araya Rojas, Jefe Departamento de Servicios Técnicos; Lorena Ortega Morales, Jefe Departamento de Contratación Administrativa; y al señor Alexander Vega Cerdas, Jefe Departamento Procedimientos Administrativos; dependencias de la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Paz CAPÍTULO IV. Correspondencia ARTÍCULO 5. Oficio DG de 17 de abril del 2013 recibido el 22 de abril del 2013, suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante al cual adjunta acuerdos publicados en el Boletín Judicial No. 62 del 01 de abril del 2013 relacionados con la eliminación de documentos en el Poder Judicial. SE TOMA NOTA A las 11:30 horas se levanta la sesión José Bernal Rivas Fernández Presidente Virginia Chacón Arias Directora Ejecutiva No firma por no haber estado presente

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