FONDO DE GARANTÍAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS FOGAFIN

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1 FONDO DE GARANTÍAS DE INSTITUCIONES FINANCIERAS FOGAFIN CONCLUSIONES Y EVALUACIÓN AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL DE RENDICION DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA PERIODO: ENERO - AGOSTO DE 2014 EJECUCIÓN: 26 AL 28 DE NOVIEMBRE DE 2014 DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA Bogotá, D.C., Diciembre de 2014

2 CONCLUSIONES Y EVALUACIÓN AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL DE RENDICION DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA PERIODO: ENERO - AGOSTO DE 2014 EJECUCIÓN: 26 AL 28 DE NOVIEMBRE DE 2014 El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 32 y 33 de la Ley 489 de 1998, así como lo contemplado en la Estrategia de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía contenida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, realizó una Audiencia Pública Virtual buscando la participación de las partes interesadas, a través de un Foro Virtual entre el 26 y el 28 de Noviembre de La Audiencia Pública Virtual se desarrolló de la siguiente manera: GESTION PREVIA Con anterioridad a la realización de la audiencia pública virtual, Fogafin a través de encuesta dispuesta en redes sociales, indagó a la ciudadanía sobre los temas de interés para la audiencia pública, entre los cuales se encontraban los siguientes: Atención al Usuario, Gestión Administrativa, Qué es Fogafin, Seguro de Depósitos, Educación Financiera, Aspectos Legales y Financieros. Producto de la opinión expresada por la ciudadanía, el tema de Atención al Ciudadano fue el que más intereso sobre la gestión del Fondo con un 32% de votación, seguido de la Gestión Administrativa con un 23%, los temas de Educación financiera y Qué es Fogafín ambos con un 18%, y finalmente el tema del Seguro de Depósitos con un 9%. El desarrollo de la audiencia Pública Virtual se realizo a través de las siguientes herramientas: En la página web se dispuso de un link con el fin de que la ciudadanía pudiera consultar la información relacionada con el Informe de Gestión enero - agosto de 2014, así mismo, otro link con un video institucional con el fin de facilitar el entendimiento de la gestión de Fogafin y presentarla de una manera lúdica; de igual forma se incluyó un link para el ingreso al Foro 2

3 Con el ánimo de lograr la participación de la ciudadanía en general, se realizó invitación a través de las redes sociales Twitter y Facebook, proceso en el cual de manera permanente el Fondo informó a los diferentes usuarios sobre la metodología de la Audiencia Pública Virtual, así como los aspectos relevantes del Informe de Gestión enero agosto de 2014, en especial lo relacionado con la actividad de Fogafín en su calidad de asegurador de depósitos del Sistema Financiero Colombiano. En el conmutador del Fondo durante los días en que se desarrolló la audiencia, previo a la recepción de las llamadas se transmitó el siguiente mensaje: Te invitamos a participar en la Audiencia Pública Virtual que llevaremos a cabo del 26 al 28 de noviembre, ingresa a nuestra página web y conoce el documento de rendición de cuentas para participar. Se realizaron 815 invitaciones para participar en la Audiencia Pública Virtual a través de correo electrónico, entre las cuales se encuentran: Entidades inscritas (establecimientos de crédito, compañías de financiamiento comercial, corporaciones financieras), el gremio bancario, universidades, instituciones, periodistas, medios de comunicación y proveedores. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA PÚBLICA VIRTUAL INFORME DE GESTIÓN ENERO AGOSTO DE El siguiente es un extracto de los temas tratados, puestos a consideración de la ciudadanía en la Audiencia Pública Virtual. El Departamento de Auditoria Interna del Fondo de Garantías de Instituciones Financieras - Fogafin manifiesta que éste no pretende ser un documento técnico que contenga la gestión, logros y retos de Fogafín, el objetivo es hacer una referencia como parte del informe de conclusiones del mismo desde la perspectiva del elemento de control, toda vez que el tratamiento en detalle de los temas están contenidos en el documento oficial Informe de Gestión enero agosto de 2014 disponible en la página web del Fondo en el siguiente link https://www.fogafin.gov.co/default/que-es-fogafin/rendicion-de-cuentas/audiencias-publicas 3

4 Del Informe de Gestión enero-agosto de 2014, y del video utilizado como ayuda lúdica para presentar la rendición de cuentas, se destacan los siguientes aspectos: NUESTRA GESTIÓN Seguro de Depositos Se realizó exitosamente la implementación, para las entidades inscritas, del nuevo esquema de primas diferenciadas por riesgo y los nuevos canales de comunicación para consultar las calificaciones. Así mismo, buscando ser eficientes y oportunos en el pago del Seguro de Depósitos, se implementó un mecanismo para recibir la información de los Depósitos asegurados; adicionalmente, con el fin de obtener información de los depositantes se recibió y procesó satisfactoriamente la información de los depósitos individuales, transmitida por las entidades inscritas. Con el objeto de velar por la confidencialidad, integridad y buen manejo de la información relacionada con el proceso del pago del seguro de depósitos, Fogafín implementó un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, el cual fue certificado bajo el estándar de la norma ISO\IEC 27001:2005. De otra parte, con el objetivo de incrementar el conocimiento del Seguro de Depósitos por parte de los ahorradores de los establecimientos de crédito y, con ello, preservar su confianza en el Sistema Financiero Colombiano se continuó con la campaña de divulgación del Seguro de Depósitos, obteniendo los siguientes resultados: Aumento en menos de un año del nivel de recordación del Seguro de Depósitos en un 27%, pasando del 28% en julio de 2013 al 35,6% a mayo de Aumento del nivel de confianza en el sistema financiero por parte de la población cubierta por el seguro. Modernización de nuestro sitio Web en función de las necesidades de los usuarios. Estructuración de una estrategia de comunicaciones a través de redes sociales. 4

5 Atención al Ciudadano El Fondo participó en Cinco (5) Ferias Nacionales de Atención al Ciudadano organizadas por el Departamento Nacional de Planeación, así mismo, atendió 1965 comunicaciones, entre Peticiones, Quejas y Reclamos. Administración de la Reserva En el mes de mayo el Fondo culminó el proceso de selección de JP Morgan como nuevo custodio global, esto con el fin de robustecer su infraestructura y procesos de contingencia en la administración de sus portafolios de inversión en el exterior. Por otro lado, se implementaron con éxito los nuevos índices de referencia para la administración de la reserva del Seguro de Depósitos y para los demás portafolios administrados, de acuerdo con las condiciones de seguridad y liquidez establecidas por la Junta Directiva del Fondo. Educación Financiera Fogafín, dentro del proceso de contribuir de en materia de educación financiera, es parte de la Comisión Intersectorial para la Educación Económica y Financiera creada por el Gobierno Nacional mediante el decreto 457 de febrero de Junto con los demás miembros de esta Comisión, el Fondo trabaja activamente en el diseño de una Estrategia Nacional que brinde a los ciudadanos herramientas para tomar decisiones bancarias que redunden en su bienestar. Seguimiento a las Liquidaciones De las siete (7) entidades que actualmente se encuentran en liquidación, el Fondo desarrolló el seguimiento a la gestión que ejecutan los liquidadores. Lo anterior con el objeto de que los acreedores de dichos procesos reciban de manera rápida y progresiva sus acreencias con el producto de la venta de los activos. Así mismo, estableció un nuevo sistema para el Seguimiento de las Liquidaciones, el cual le permite al usuario conocer de primera mano información actualizada de los procesos liquidatorios vigentes. 5

6 Gestión del Talento Humano: Se implementó el nuevo Sistema de Gestión de Desempeño, el cual integra la definición de objetivos alineados a las metas organizacionales, indicadores de medición y el modelo de competencias; de otra parte, la Política de Administración Salarial, en la cual se busca establecer un mayor grado de equidad y contribuir con la mejora en la planificación y asignación de recursos. Así mismo, se dio inicio a la adquisición e implementación del nuevo sistema para la administración y gestión de la nómina, con el cual se espera minimizar el tiempo en el procesamiento de la información, aumentar la confiabilidad de los datos procesados y minimizar riesgos operativos. Administración Financiera y Contable Durante el año 2014, Fogafín ha seguido avanzando en el proyecto de convergencia hacia los estándares internacionales para la presentación de su información financiera, específicamente en las gestiones relacionadas con la etapa de preparación obligatoria definida por las autoridades que regulan esta materia. Se realizó un diagnóstico con el fin de cuantificar el impacto que la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) tendrá sobre los estados financieros de la entidad. En ese sentido, en la actualidad los sistemas de información y las políticas contables del Fondo se encuentran en proceso de adecuación conforme a lo establecido en dichas normas. Desarrollo Organizacional y Operativo Como resultado de las actividades de sensibilización, capacitación y mejora de los procesos internos para la modernización del Sistema Integrado de Gestión, el Fondo mantuvo la certificación del Sistema de Gestión de Calidad basado en los requisitos establecidos en las normas técnicas NTCGP 1000:2009 y en la ISO 9001:2008. A nivel tecnológico, con el fin de agilizar los procesos internos, mejorar la seguridad y la eficiencia, se adecuo el centro de datos, se actualizaron los servidores y estaciones de trabajo, se optimizaron las Bases de Datos para lograr un mayor rendimiento de las mismas y se implementaron herramientas de software para la gestión de escritorio remoto para la prestación de servicios de soporte técnico En lo referente a la promoción e implementación del Sistema de Gestión Ambiental basado en la NTC ISO 14001, se comunicó la política ambiental a todos los contratistas y proveedores; adicionalmente, fue desarrollado y puesto en marcha el Programa de Proveedores Verdes, la identificación de los bienes y servicios utilizados por Fogafín, los cuales generan impactos ambientales. Así mismo, se mejoraron los resultados de los indicadores ambientales mensuales en relación con el desempeño del año 2013 (energía, agua y papel). 6

7 Aspectos Jurídicos En relación a los temas jurídicos, se terminaron 14 procesos judiciales con sentencia a favor de Fogafín en cuantía de $6.956 millones. De igual forma, se obtuvieron resultados favorables y sin consecuencias económicas adversas en el 100% de las tutelas instauradas contra el Fondo. Modelo Integrado de Planeación y Gestión El Fondo ha venido ejecutando las actividades programadas para el año 2014 presentando un cumplimiento del 100% de las tareas proyectadas a 30 de junio de 2014, para lo cual se resaltan, entre otros, los siguientes aspectos: -Seguimiento Trimestral al Plan Estrategico -Elaboración y Seguimientoal Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano -Seguimiento a Mapas de Riesgos -Cumplimiento atención de Peticiones, Quejas y Reclamos. -Lanzamiento del nuevo portal web del Fondo. CUMPLIMIENTO DE METAS El Plan Estratégico de Fogafín es dinámico y se ha venido ajustando según los cambios presentados. Esto ha asegurado su vigencia, pertinencia y efectividad. En la actualidad el plan cuenta con diez áreas claves y tiene como meta ejecutar un total de veintiséis (26) proyectos, dieciséis (16) de los cuales han culminado con éxito y diez (10) más están desarrollándose en término. En cuanto a la ejecución del plan estratégico, se ha ejecutado en término el 100% de las actividades programadas durante la vigencia. IMPACTOS EN LA GESTIÓN El objetivo de todas y cada una de las actividades que lleva a cabo Fogafin es fortalecer la institución, para que el día en que una o varias entidades financieras entren en liquidación o la Superintendencia Financiera determine su intervención, el Fondo active su actuación como asegurador, ya que juega el papel de bombero del sistema financiero. Hoy en día Fogafín cuenta con la capacidad técnica para actuar en caso de presentarse escenarios de crisis en el sistema financiero, de acuerdo con el mandato legal de construir confianza y proteger a los depositantes para contribuir a la estabilidad del Sistema Financiero Colombiano. Lo anterior en razón a que cuenta con recursos suficientes equivalentes a $9.2 billones, los cuales constituyen la reserva del seguro de depósitos, con la cual se ofrece cobertura a más del 90% de las cuentas protegidas. 7

8 PRESUPUESTO El presupuesto a Agosto de 2014, ascendió a $ millones, con un participación del 67.6% en gastos no controlables, 32% en gastos controlables y un 0,4% en contingencias para el Pago del Seguro de Depósitos. La ejecución al mes de agosto alcanzó una tasa equivalente al 54% del presupuesto trazado en el periodo, donde el mayor volumen de desembolsos se registra en los gastos no controlables, dada la ejecución del rubro de impuestos y gravámenes. INFORME DE AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA La Contraloría General de la República practicó en el primer semestre de 2014 una Auditoría a la Gestión Financiera de Fogafín para la vigencia 2013, en la cual no se identificó ningún hallazgo. El informe final de esta auditoría, señaló resultados satisfactorios, lo cual demuestra una gestión responsable, transparente y eficiente que busca continuamente la excelencia. Así mismo, se emitió opinión sin salvedades en relación con los estados financieros de la entidad, se calificó al Fondo en el rango de Eficiente, indicando que el Sistema de Control Interno es efectivo y otorga confiabilidad a la organización en el cumplimiento de sus objetivos y metas, y se estableció un cumplimiento del 100% sobre las actividades del plan de mejoramiento, vigencias 2011 y CONTRATACIÓN La actividad contractual del Fondo se rige por los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Nacional, por lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, por el Derecho Privado y por el Manual de Contratación de Fogafín. Los Contratos y órdenes suscritas se encuentran disponibles en la página web del Fondo en el siguiente link: https://www.fogafin.gov.co/default/que-es-fogafin/contratacion/contratoscelebrados ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA ENTIDAD Plan de Mejoramiento - Contraloría General de la República: En enero de 2014 se envió a la Contraloría General de la República el Plan de Mejoramiento, para las vigencias 2011 y 2012, el cual incluyó las distintas actividades a desarrollar durante el presente año. Dicho plan presenta al corte del 31 de agosto de 2014, un cumplimiento del 100% sobre las actividades programadas. Sistema de Gestión de la Calidad - Planes de Mejora En el marco del Sistema de Gestión de Calidad, el Fondo permanentemente define, documenta e implementa planes de mejora en los diferentes procesos. En el año 2014, se han desarrollado mecanismos para incentivar la generación de estos planes que son de tipo preventivo o para mejorar la forma de ejecutar los procesos. 8

9 PARTICIPACION DE LA CIUDADANÍA EN LA AUDIENCIA PÚBLICA Como resultado de la implementación de estrategias de comunicación para motivar la participación de la ciudadanía en la Audiencia Pública Virtual liderada por Fogafin, se destacan los siguientes aspectos. Invitaciones por Correo Electrónico Las 815 invitaciones enviadas por Fogafin a través de correo electrónico se distribuyeron de la siguiente forma: Numero de invitaciones enviadas por Correo Electrónico 202 Entidades Publicas Universidades Gremio Bancario Instituciones Proveedores Central de Medios Periodistas y Otros Redes Sociales En relación con las publicaciones en las redes sociales, del total de invitaciones efectuadas por los diferentes medios, se tuvo el siguiente resultado: A través de Facebook se publicaron 7 invitaciones que fueron consultadas por personas. En la cuenta oficial del Fondo en durante la vigencia de la Audiencia Pública Virtual, para los 2308 seguidores, se enviaron 29 tweet con el objeto de: invitar a la ciudadanía a participar y a consultar el informe de gestión e informar aspectos relevantes acerca de la gestión realizada por el Fondo en el periodo enero-agosto de Se contó con el apoyo de la Urna de Cristal para divulgar el desarrollo de la Audiencia Pública Virtual, quienes invitaron a participar a contactos. 9

10 SEGUIDORES EN REDES SOCIALES 34,498 21,551 Facebook Urna Virtual 2,308 Preguntas y Respuestas Durante el desarrollo de la Audiencia Virtual, se habilitaron los canales tales como: Facebook, Twitter, Correo Institucional, Buzón página web, Foro, Comnutador y Chat, para la participación de la ciudadanía en la rendicion de cuentas; medios sobre los cuales los participantes pudieron enviar sus preguntas sobre la gestión del Fondo. El canal que tuvo mayor acogida por parte de los ciudadanos fue el chat, medio a través del cual se recibieron seis (6) preguntas relacionadas con los siguientes temas: Seguro de Depósitos Entidad liquidada Torres Cortés Información General de Fogafín Interbolsa Entidad en Liquidación Las respuestas a las preguntas presentadas por los ciudadanos fueron atendidas durante el desarrollo de la audiencia, para lo cual de acuerdo con la metodología establecida por el Fondo, una vez estas fueron recibidas se tramitaron directamente desde el chat de la página web del Fondo. ENCUESTAS DE EVALUACIÓN Con el objetivo de medir la calidad de la Audiencia Pública Virtual y constituirse como fuente de información para futuras rendiciones, Fogafin envió encuestas vía correo electrónico a los invitados y participantes de la misma, para lo cual se realizaron las siguientes preguntas: 10

11 Encuesta Invitados En general como califica la información suministrada a través del documento de Rendición de Cuentas Fogafin 2014? En general como califica la información suministrada a través del video de Rendición de Cuentas Fogafin 2014? En general tiene usted algún comentario o sugerencia con relación a la Rendición de Cuentas realizada por Fogafin? A esta pregunta, seis (6) de los invitados respondieron satisfactoriamente, resaltando la claridad y la efectividad de la gestión del Fondo, así como la utilidad que tuvo el video para presentar la rendición de cuentas 11

12 Encuesta Participantes En general como califica la información suministrada a través del documento de Rendición de Cuentas Fogafin 2014? En general como califica la información suministrada a través del video de Rendición de Cuentas Fogafin 2014? 12

13 En general como le pareció la respuesta recibida a sus inquietudes? En general tiene usted algún comentario o sugerencia con relación a la Rendición de Cuentas realizada por Fogafin? En relación con esta pregunta, un participante manifestó que es importante continuar con los espacios de información y promoción de Fogafin, que permitan conocer y ampliar las inquietudes de la ciudadanía. CONCLUSIONES Las siguientes son las conclusiones del Departamento de Auditoria Interna, basado en los parámetros propuestos por el Departamento Administrativo de la Función Pública para evaluar el proceso de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía: El Fondo desde el 5 de noviembre de 2013 inicio las convocatorias para invitar a la ciudadanía a participar en la Audiencia Pública Virtual. Para la realización de la Audiencia Virtual se invitó a la ciudadanía a través de diferentes canales tales como: Correo Electrónico, redes sociales (Twitter y Facebook), conmutador y página web. Durante los 3 días que se desarrolló la audiencia pública, se tuvo una alta divulgación a través de diferentes canales. 13

14 El video y el informe fueron herramientas importantes para dar a conocer la gestión del Fondo. Teniendo en cuenta que se habilitaron los diferentes canales de comunicación, se evidenció que los participantes recurren a aquellos que les sean más fáciles de utilizar, tal es el caso del chat, medio por el cual se recibieron las inquietudes de los participantes. La ciudadanía dispuso de la herramienta del Foro en la página web del Fondo durante los tres días del desarrollo de la Audiencia Publica Virtual. Se recibieron diferentes inquietudes en relación al Seguro de Depósitos, así como al estado de las liquidaciones de Torres Cortés e Interbolsa. El video de rendición de cuentas tuvo gran acogida y complementó el documento donde se informaba acerca de la gestión de Fogafín. Este obtuvo 48 reproducciones y las subdivisiones del mismo en los temas de interés obtuvieron en total 188 reproducciones, siendo la Educación Financiera un tema de interés. Departamento de Auditoría Interna 14

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