INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional

Transcripción

1 ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CELEBRACIÓN DE UN CONTRATO PARA LA ADQUISICIÓN DE LA DOTACIÓN DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DAMAS Y CABALLEROS DE PLANTA Y SUPERNUMERARIOS DE LA SEDE NACIONAL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Sede Nacional Área Solicitante: Ordenador del Gasto: Dirección Administrativa Responsable: Objeto: COMPRA DE LA DOTACIÓN DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DAMAS Y CABALLEROS DE PLANTA Y SUPERNUMERARIOS DE LA SEDE NACIONAL Rubro: DOTACIONES Presupuesto: $ Ítem en el Plan de Seis (6) y Siete (7) Contratación 1. JUSTIFICACIÓN De conformidad con lo establecido en la Ley 70 de 1988 y su Decreto Reglamentario No de 1989, los empleados del sector oficial que trabajan al servicio de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales, empresas industriales o comerciales de tipo oficial y sociedades de economía mixta, tienen derecho a que la entidad con la cual laboran les suministre cada cuatro (4) meses, en forma gratuita, un par de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración mensual sea inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente. Cabe señalar, que la entrega del calzado y vestido de labor deberá hacerse los días 30 de abril, 30 de agosto y 30 de diciembre de cada año y no constituye salario ni se computa como factor del mismo en ningún caso. De igual forma, para tener derecho a dicha dotación, el trabajador debe haber laborado para la respectiva entidad por lo menos tres (3) meses en forma ininterrumpida, antes de la fecha de cada suministro.

2 Según la citada normatividad, para efectos del suministro de la dotación de calzado y vestido de labor, se consideran como tales, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades. De conformidad con lo establecido en la Ley 70 de 1988 y su Decreto Reglamentario 1978 de 1989, las entidades definirán el tipo de calzado y vestido de labor correspondientes, teniendo en cuenta aspectos como: 1. Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad; 2. Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador; 3. Clima, medio ambiente, instrumentos, materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada. Es así como el Sede Nacional, mediante la Resolución No de marzo 16 de 2010 la cual derogó las Resoluciones Nos.0535 de 2002 y 777 de 2001, reguló lo pertinente a su obligación legal referente a la entrega de la dotación de calzado y vestido de labor dependiendo de la nnaturaleza y tipo de función que desempeñan sus diferentes servidores, así como el clima, medio ambiente, instrumentos y materiales a los que se encuentra expuesto el trabajador y por ello en el parágrafo primero del artículo segundo estipula la dotación como vestido y calzado de calle y dotación de vestido y calzado de labor de tipo industrial, para los servidores públicos cuya remuneración no supere dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Es de anotar que este proceso de selección es exclusivamente para la dotación de calzado y vestido de labor de calle. 2. NECESIDAD Se hace necesario para el ICBF contratar la adquisición de la dotación de vestido y calzado de labor para los Servidores Públicos de la Sede Nacional damas y caballeros de planta y supernumerarios con derecho a ella, para dar cumplimiento a la obligación legal derivada de la Ley 70 de 1988 y su Decreto Reglamentario 1978 de 1989, desarrollada internamente dentro de la institución mediante la Resolución No de marzo 16 de 2010, por medio de la cual se determina la dotación que el Sede Nacional debe entregar a sus servidores. De conformidad con la citada Resolución, la dotación para las servidoras públicas (damas), debe consistir en un (1) vestido de calle de dos (2) piezas, y un (1) par

3 de zapatos de calle en cuero, para las Técnicas, Auxiliares Administrativas, de planta y Supernumerarias, cuya remuneración no supere dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes. Es así como en la actualidad las servidoras públicas del ICBF Sede Nacional con derecho a dotación de vestido y calzado de labor corresponden a veintiséis (26), para quienes se adquirirá la dotación anual, es decir, tres entregas. De igual forma y de conformidad con la citada Resolución, la dotación para los servidores públicos (caballeros) debe consistir en un (1) vestido de calle de dos (2) piezas, y un (1) par de zapatos de calle en cuero, para los Técnicos, Auxiliares Administrativos y Conductores, de planta y Supernumerarios, cuya remuneración no supere dos (2) salarios mínimos mensuales vigentes. Es así como en la actualidad los servidores públicos del ICBF Sede Nacional con derecho a dotación de vestido y calzado de labor corresponden a veintisiete (27), para quienes se adquirirá la dotación anual, es decir, tres entregas. 3. OPORTUNIDAD Es obligatorio para el ICBF dar cumplimiento a la Ley 70 de 1988 y su Decreto Reglamentario 1978 de 1989, normas desarrolladas internamente dentro de la Institución mediante la Resolución No de marzo 16 de Resulta por lo tanto oportuno adelantar el trámite para la selección del contratista que suministre la dotación de calzado y vestido de labor para los servidores públicos damas y caballeros de planta y supernumerarios de la Sede Nacional, de tal manera que la administración cumpla con su obligación legal dentro de las fechas establecidas en la referida normatividad, es decir el 30 de abril, el 30 de agosto y el 30 de diciembre de OBJETO DEL CONTRATO Compra de la dotación de calzado y vestido de labor para los servidores públicos damas y caballeros de planta y supernumerarios de la Sede Nacional. 5. CARÁCTERÍSTICAS TÉCNICAS 5.1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PROPUESTA El proponente deberá disponer de por lo menos cuatro (4) puntos de atención en

4 la ciudad de Bogotá D. C. a. DOTACIÓN PARA DAMA. Cada dotación para dama debe cumplir con las siguientes características técnicas: 1. Un (1) vestido de dos piezas Vestido compuesto de chaqueta y falda o pantalón, 100% poliéster. Diseños de vestidos surtidos de acuerdo a la moda, mínimo quince (15) estilos, en una gama mínima de cinco (5) colores. Botones color tono a tono con la tela, con ojales tipo lágrima con o sin pasadores, con o sin bolsillos de acuerdo a la moda. Forro en acetato tipo sarga, en tonos similares al paño en el caso de falda. Tallas de la 6 a la 22 (la talla será suministrada por cada funcionario). 2. Un (1) par de zapatos de calle Zapatos fabricados en piel natural de origen bovino, Tipo napa. Diseños surtidos de actualidad con o sin amarre, costuras uniformes y continuas sin hilos sueltos y flojos, libres de protuberancias, pliegues, arrugas y restos de material, como mínimo diez (10) estilos de zapatos, en una gama mínima de cinco (5) colores. Suela antideslizante. Tapa de suela en caucho antideslizante. Tacón desde 2 ½, hasta 6 ½. Forro en cuero natural de origen bovino. Tallas de la 34 a la 43 (la talla será suministrada por cada funcionario). b. DOTACIÓN PARA CABALLERO. Cada dotación para caballero debe cumplir con las siguientes características técnicas: 1. Un (1) vestido para caballero de dos piezas, saco y pantalón. PARA EL SACO Saco fabricado en una composición de poliéster 55% - lana 45. El diseño debe ser saco sencillo, llevar entretela fusionada con ojales tipo

5 lágrima bien terminados. Forro en poliéster 100%, en tonos similares al paño, doble entretela fusionada. Tallas de la 28 a la 46 (la talla será suministrada por cada funcionario). PARA EL PANTALÓN: Pantalón fabricado en una composición de poliéster 55% - lana 45. Corte recto o con prenses de acuerdo a la moda, pasadores asegurados con presilla de refuerzo, cierre con o sin botón en la pretina, botón color tono a tono con la tela, con ojales tipo lágrima bien terminados, con cremallera. Tallas de la 28 a la 46 (la talla será suministrada por cada funcionario). 2. Un (1) par de zapatos de calle. Zapatos fabricados en piel natural de origen bovino, Tipo napa. Diseños surtidos y de actualidad con o sin amarre, costuras uniformes y continuas sin hilos sueltos y flojos, libres de protuberancias, pliegues, arrugas y restos de material. Suela antideslizante Tapa de suela en caucho antideslizante Forro en cuero natural de origen bovino Tallas de la 34 a la 43 (la talla será suministrada por cada funcionario). 6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 6.1. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: 1. Expedir y entregar setenta y ocho (78) bonos redimibles, cada uno por un (1) vestido de calle para dama, 100% poliéster, de dos (2) piezas y un (1) par de zapatos de calle, en cuero, de conformidad con las instrucciones impartidas por el supervisor del los contratos. 2. Expedir y entregar setenta y cinco (75) bonos redimibles, cada uno por un (1) vestido de calle en poliéster 55% - lana 45% de dos (2) piezas y un (1) par de zapatos de calle, en cuero, de conformidad con las instrucciones impartidas por el supervisor del los contratos.

6 3. Redimir los bonos de la dotación a la presentación del mismo por el servidor público, cada uno así: a) por un (1) vestido de calle de dos (2) piezas 100% poliéster y un (1) par de zapatos de calle, en cuero, para el caso de las damas y b) por un (1) vestido de calle en poliéster 55% - lana 45% de dos (2) piezas y un (1) par de zapatos de calle, en cuero, para el caso de los caballeros. 4. Responder por la garantía comercial contra defectos de fabricación de los bienes entregados, cuando haya lugar a la misma OBLIGACIONES GENERALES: 1. Cumplir con el objeto del contrato con plena autonomía técnica y administrativa y bajo su propia responsabilidad, por lo tanto no existe ni existirá ningún tipo de subordinación, ni vínculo laboral alguno entre el contratista y el ICBF. 2. Responder, sin perjuicio de la respectiva garantía, por el cumplimiento y calidad de los elementos vendidos, por el término previsto en el presente contrato. 3. Garantizar que la redención de los bonos se realice en todos y cada uno de los almacenes, sucursales y/o puntos de atención con que cuenta el contratista. 4. Garantizar que los cambios originados por reclamaciones por calidad sean efectuadas en todos los almacenes y/o puntos de atención del contratista y efectuar bajo su costo, los ajustes de dobladillo en mangas de chaqueta y/o pantalón que sean necesarios. 5. Efectuar la redención de los bonos únicamente a los servidores públicos (damas y caballeros) titulares de los mismos, para lo cual el ICBF informará previamente al contratista el listado oficial de los servidores, a través del supervisor del contrato. 6. El contratista deberá hacer entrega de los elementos que constituyen la dotación hasta por el valor del bono correspondiente, de conformidad con los valores ofertados. 7. En ningún caso se podrá cambiar los bonos por elementos distintos a los indicados en su texto. 8. Constituir la Garantía Única de Cumplimiento establecida en el presente documento.

7 9. Entregar al supervisor del control los informes que se soliciten sobre cualquier aspecto y/o resultados obtenidos cuando así se requiera. 10. Atender los requerimientos, instrucciones y/o recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta EL ICBF, a través del supervisor del mismo, para una correcta ejecución y cumplimiento de sus obligaciones. 11. Presentar los recibos de pago al sistema de seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ICBF), cuando haya lugar a ellos para cada uno de los respectivos desembolsos. 12. Ejecutar las demás actividades que sean necesarias para lograr un total y fiel cumplimiento del objeto, el alcance y las obligaciones contratadas, aunque no estén específicamente señaladas en el presente documento, siempre y cuando las mismas correspondan a la naturaleza y objeto del contrato. 7. El valor estimado para el los contratos es la suma de CUARENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente, incluido IVA y todos los gastos e impuestos, tasas, contribuciones y costos directos e indirectos que genere el contrato resultante y se afectarán los Certificados de Disponibilidad Presupuestal números 326 del 9 de abril de 2010 por TREINTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL CUARENTA PESOS ($ ) M/Cte., y del 327 del 9 de abril de 2010 por DIEZ MILLONES CIENTO CUARENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS CUARENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente, expedidos por la Dirección Financiera del ICBF, a cargo del rubro presupuestal de DOTACIONES. Esta suma corresponde a tres (3) dotaciones destinadas a los servidores públicos (damas y caballeros) de planta y supernumerarios del ICBF de la Sede Nacional, representadas en mínimo setenta y ocho (78) bonos para dama y en setenta y cinco (75) bonos para caballero. Los pagos que el ICBF se compromete a realizar al CONTRATISTA se efectuarán por intermedio del Grupo Financiero del ICBF, una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa Anual mensualizado de Caja), dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación de la factura correspondiente, la que debe estar acompañada con la relación de los bonos entregados y certificación de

8 cumplimiento a satisfacción suscrita por el supervisor asignado y demás trámites administrativos a que haya lugar. Este valor se cancelará en tres (3) pagos así: UN PRIMER PAGO Equivalente al cien por ciento (100%) del valor de los bonos emitidos y entregados en la correspondientes a la primera dotación. UN SEGUNDO PAGO: Equivalente al cien por ciento (100%) del valor de los bonos emitidos y entregados en la correspondientes a la segunda dotación. UN TERCER Y ÚLTIMO PAGO: Equivalente al cien por ciento (100%) del valor de los bonos emitidos y entregados en la correspondientes a la tercera dotación. 8. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Para el cumplimiento del pago del objeto a contratar se cuenta con los Certificados de Disponibilidad Presupuestal números 326 del 9 de abril de 2010 por TREINTA Y OCHO MILLOMES QUINIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL CUARENTA PESOS ($ ) M/Cte., y del 327 del 9 de abril de 2010 por DIEZ MILLONES CIENTO CUARENTA Y SEIS MIL NOVECIENTOS CUARENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente, expedidos por la Dirección Financiera del ICBF, a cargo del rubro presupuestal de DOTACIONES. 9. PLAZO Y LUGAR DE EJECUCIÓN El contrato resultante de la presente invitación pública tendrá como lugar de ejecución la ciudad de Bogotá D.C y un plazo de ejecución hasta el treinta y un (31) de diciembre de dos mil diez (2010) contados a partir de la aprobación de la garantía única de cumplimiento. Los bienes objeto del presente proceso de selección serán suministrados a través de ordenes de entrega bonos los cuales como mínimo deberán ser numerados, personalizados e intransferibles, contar con un tamaño apropiado en el que exista el espacio para la firma del funcionario que recibe y la persona que entrega dichos bienes.

9 El contratista seleccionado deberá realizar la entrega de las órdenes de manera individualizada en la del ICBF ubicada en el cuarto piso, de la Avenida Carrera 68 No. 64C-75 Bogotá D.C., de acuerdo con las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato. Para efectos de lo anterior, el oferente se compromete a realizar tres (3) entregas, de la siguiente manera: a.- PRIMERA ENTREGA: Dentro de los tres (3) días calendarios siguientes al perfeccionamiento y legalización del o los contratos, previa solicitud firmada por el supervisor del o los contratos, donde se indicará la cantidad de órdenes de entrega requeridas y se discriminará la cantidad para dama y/o para caballero, según corresponda. b.- SEGUNDA ENTREGA: Dentro de los diez (10) primeros días calendarios del mes de agosto de 2010, previa solicitud del supervisor del o los contrato, donde se indicará la cantidad de órdenes de entrega requeridas y se discriminará la cantidad para dama y/o para caballero, según corresponda. c.- TERCERA ENTREGA: Dentro de los diez (10) primeros días calendarios del mes de diciembre de 2010, previa solicitud firmada por el supervisor del o los contratos, donde se indicará la cantidad de órdenes de entrega requeridas y se discriminará la cantidad para dama y/o para caballero, según corresponda. Deberán entregarse 78 bonos para dama y 75 bonos para caballero, distribuidos en las tres (3) entregas, de conformidad con la solicitud hecha por el supervisor del o los contratos. 10. MODALIDAD DE SELECCIÓN Se trata de un proceso de Selección abreviada por subasta inversa cuyo valor no excede el 10% de la menor cuantía, de conformidad con lo establecido en los artículos 16, 17, y 20 del decreto 2474 de 2009 y el artículo 1 del decreto No de 2009, teniendo en cuenta que se pretende la adquisición de bienes de características técnicas uniformes de común utilización. Así mismo, podrá adjudicar parcialmente siempre y cuando se oferte por ítem completo. 11. CONDICIONES DE LOS OFERENTES Las condiciones que debe tener los oferentes son: 1. Proveedor con experiencia en el suministro de dotación de calzado y vestido de

10 labor, persona natural o jurídica establecida en Colombia, que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidad para contratar con el Estado. 2. Deberá certificar experiencia en valor acreditada mediante copia de máximo dos (2) contratos o certificados o facturas expedidas por entidades públicas o privadas, con quienes haya suscrito contratos similares durante los dos (2) últimos años, cuyo monto sea igual o superior al valor del presupuesto oficial. 12. ESTUDIO DE MERCADO Para estimar el costo de cada dotación trimestral de vestido y calzado de labor para dama, para veintiséis (26) servidoras públicas de la Sede Nacional, vigencia 2010, se solicitaron cotizaciones a CREACIONES OFRANC S, ALMACENES ZATY y CREACIONES MERCY LTDA, por lo que se estimó el valor del contrato en la suma de VEINTIDÓS MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y UN MIL PESOS ($ ) Moneda Corriente. EMPRESA CONFECCIONES OFRANC S ALMACENES ZATY STORE CREACIONES MERCY LTDA COTIZÓ VESTIDO POLIESTER 55% - 45% LANA COTIZÓ ZAPATOS EN CUERO PAR DE ZAPATOS INCLUIDO IVA UNITARIO VESTIDO INCLUIDO IVA UNITARIO DEL BONO DE CALZADO Y VESTIDO INCLUIDO IVA 78 BONOS DE CALZADO Y VESTIDO INCLUIDO IVA SI SI $ $ $ $ SI SI $ $ $ $ SI NO - $ Valor promedio estimado de la dotación anual para las servidoras públicas de la Sede Nacional (de planta y supernumerarias) VEINTIDÓS MILLONES QUINIENTOS OCHENTA Y UN MIL PESOS ($ ) Moneda Corriente. Para estimar el costo de cada dotación trimestral de vestido y calzado de labor para caballero, para veintisiete (27) servidores públicos de la Sede Nacional vigencia 2010, se solicitaron cotizaciones a las siguientes firmas especializadas: ARTURO CALLE, LOS VESTIDOS, CONFECCIONES JHORMAN y HERNANDO TRUJILLO, por lo que se estimó el valor del contrato en la suma de VEINTISÉIS MILLONES CIENTO DIECINUEVE MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente.

11 EMPRESA COTIZÓ VESTIDO POLIESTER 55% - 45% LANA COTIZÓ ZAPATOS EN CUERO PAR DE ZAPATOS INCLUIDO IVA UNITARIO VESTIDO INCLUIDO IVA UNITARIO DEL BONO DE CALZADO Y VESTIDO INCLUIDO IVA 75 BONOS DE CALZADO Y VESTIDO INCLUIDO IVA CONFECCIONES SI SI $ $ $ $ JHORMAN LOS VESTIDOS SI SI $ $ $ $ ARTURO CALLE COTIZÓ POLIESTER 45% - 55% LANA SI $ $ $ $ HERNANDO TRUJILLO SI NO - $ Valor promedio estimado de la dotación anual para los servidores públicos (caballeros) de la Sede Nacional (de planta y supernumerarios) VEINTISÉIS MILLONES CIENTO DIECINUEVE MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente. Por lo anterior el valor estimado del contrato para la dotación anual de los servidores públicos de la Sede Nacional (Damas y Caballeros), de planta y supernumerarios es de CUARENTA Y OCHO MILLONES SETECIENTOS MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS ($ ) Moneda Corriente, incluido IVA. 13. FACTORES DE SELECCIÓN Será seleccionado el proponente que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades referidas en la constitución y en la ley, que cumpla con los requisitos jurídicos y técnicos de habilitación y cuya oferta económica sea el menor valor. 14. ESTUDIO DE RIESGOS RIESGO TIPIFICACIÓN ASIGNACIÓN Y CONTROL No realizar oportunamente entrega de la dotación de calzado y vestido de labor en Al no realizar oportunamente la entrega de la dotación, la entidad no podría cumplir con Este riesgo está a cargo del contratista, por lo que debe mitigarse mediante la garantía

12 las condiciones específicas requeridas por el ICBF. No cumplimiento de las obligaciones del proveedor establecidas en el contrato a ejecutar. La calidad de los bienes solicitados no cumpla con las condiciones técnicas solicitadas. su obligación legal emanada de la Ley 70 de 1988 y su Decreto Reglamentario 1978 de 1989, desarrollada internamente dentro de la institución mediante la No de marzo 16 de Que el proveedor no cumpla con las obligaciones establecidas en el contrato, el cumplimiento de las obligaciones legales del ICBF Sede Nacional como empleador. Se presenta cuando la dotación de calzado y vestido de labor no se ajusta a las especificaciones técnicas requeridas por el ICBF Sede Nacional. única de cumplimiento. La entidad a través de la designación del supervisor del contrato realizará el control necesario para minimizar los riesgos. Riesgo a cargo del contratista, el cual se cumple aportando la garantía de cumplimiento de las obligaciones contractuales que tiene a su cargo. El contratista deberá asegurarse que las características técnicas solicitadas se ajusten a la necesidad de la entidad en materia dotación de vestido y calzado de labor. Para garantizar lo anterior, la entidad solicitará que el contratista constituya una póliza de seguro que cubra el amparo de calidad de los bienes y servicios del valor del contrato. 15. GARANTÍAS Garantía Única que cubra los siguientes riesgos: Cumplimiento general del contrato: por una cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y 4 meses más, contados a partir de la suscripción del contrato. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: por una cuantía equivalente al 5% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y 3 años más, contados a partir de la suscripción del contrato. Calidad de los Bienes Suministrados: por una cuantía equivalente al 10% del valor del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y 4 meses más, contados a partir de la suscripción del contrato.

13 16. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO La supervisión del contrato estará a cargo del Director de Gestión Humana o quien éste delegue. 17. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CONTRATACIÓN Y METAS DE LOS PROYECTOS En los ítems seis (6) y siete (7) del Plan de Contratación 2010 de la Dirección de Gestión Humana: Suministrar bonos personalizados redimibles por la dotación de calzado y vestidos de labor (damas y caballeros) de la Sede Nacional. 18. APROBACIÓN Ordenador del gasto MYRIAM DE LA ESPRIELLA DIRECTORA ADMINISTRATIVA Aprobó GUILLERMO MEJÍA ARAÚJO DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA Elaboró Lulú Cely Rubiano DGH Rosalba Hernández Ospina DGH Revisó Martha Yaneth Acela Díaz DGH