PLANES PARA LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT (BCM)

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1 PLANES PARA LA CONTINUIDAD DEL NEGOCIO BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT (BCM) Comprendemos por continuidad de negocio, el hecho que una organización pueda trabajar su operación en forma continua y sin interrupciones, sin embargo existen factores que afectan la continuidad del negocio, y pueden llevar a la quiebra cualquier organización (sin importar su tamaño, su trayectoria y su solidez). Así pues, surge esta metodología, utilizada comúnmente para la creación y validación de planes logísticos empleados por una organización cuando debe recuperar o restaurar funciones críticas, parcial o totalmente obstaculizadas, por un desastre o interrupción. Es decir, es el cómo una organización se prepara para futuros incidentes que la puedan poner en peligro a largo plazo. Son un concepto que abarca tanto la Planeación para Recuperación de Desastres como la Planeación para el Restablecimiento del Negocio. 1. DEFINICIÓN DE CRISIS Una crisis es aquel período o situación en la cual la normalidad vigente pierde su sustancia dando lugar a cambios bruscos o dificultades. Estas, pueden afectar a una persona, a un grupo, a una institución o a un país entero, directa o indirectamente. Según el profesor de la Universidad Complutense de Madrid Alfonso Gonzales Herrero, la crisis es entendida como: Cualquier situación natural o provocada, previsible o súbita, propia o ajena, declarada o latente que amenace la imagen de la organización, ponga en riesgo sus actuaciones futuras o amenace con alterar las relaciones internas o externas entre ésta y sus públicos, entre ésta y sus miembros y que necesita que

2 se ejecuten estrategias para evitar el impacto sobre la imagen, las relaciones y las actuaciones de la organización o, de producirse, minimizar el daño e intentar revertirlo como un activo positivo. Dos de las clases de crisis que más impactantes para la comunidad actual son, por un lado, la crisis de gobierno, que consiste en aquel período de cambio que puede protagonizar un país cuando alguna situación (como cuando la adopción de una medida rechazada por la opinión pública, obliga a la renuncia del presidente y a la de todo su gabinete), provoca un entorno de ingobernabilidad. Por otro lado, la crisis económica, que consiste una situación sumamente depresiva en la evolución del proceso económico en el que prima la recesión, donde la falta de oferta laboral y la fuerte caída en el consumo, son las dos cuestiones más observables y generadoras de un escenario crítico. 2. MANEJO DE LA CRISIS Asumir o enfrentar de forma responsable una crisis, (no apresurarse en la toma de decisiones), tener un adecuado manejo de la estrategia a implementar y darle el adecuado manejo al riesgo pueden marcar la diferencia y el éxito ante la presencia de una crisis. Es muy importante para cada organización detectar y tener conocimientos de los posibles riesgos que se puedan convertir en crisis, pues esto permitirá minimizar el impacto y tomar las medidas necesarias para el tratamiento de los riesgos y su transformación en crisis; estas medidas son: Evitar, Prevenir y Proteger como medidas de control de los riesgos y aceptar, transferir y retener como

3 medidas de financiación de las pérdidas 1. El buen manejo y control de los riesgos le permitirá a la organización estar alerta ante las posibles amenazas que pueda tener. Para manejar una crisis también es muy importante tener estrategias informativas y comunicacionales con el fin que todos estén sintonizados y puedan trabajar en equipo en pro de la organización sin ir a cometer errores, o tomar malas decisiones, ya que un manejo incorrecto de esto puede implicar un deterioro en la imagen, pérdidas económicas, desintegro, y hasta la misma quiebra de la organización. Recomendaciones para el manejo de una crisis: Actualmente se encuentran diversas opciones para manejar una crisis, estas medidas o recomendaciones pueden ser adaptadas a cada organización de acuerdo a su operación; entre las que se pueden encontrar están: - Todas las personas que están involucradas en el proceso deben tener el conocimiento y la información pertinente. - Manejar una buena comunicación con el equipo de trabajo y realizar las reuniones que sean pertinentes, esto hace que todos estén informados de la crisis y de las medidas que se están tomando para su manejo; la participación de cada integrante es muy importante pues sus opiniones son trascendentales para el manejo de la crisis. - El director debe estar pendiente en cada parte del proceso, debe estar dispuesto a escuchar y a atender a su equipo de trabajo. 1 MEJÍA QUIJANO, Rubi Consuelo. Administración de Riesgos. Un Enfoque Empresarial. Fondo Editorial Universidad EAFIT. Medellín pp. 99.

4 - Analizar cuáles son los puntos críticos del negocio, para poder buscar soluciones y medidas de tratamiento. - Realizar un plan de trabajo, en donde se tengan los objetivos, y se prioricen las necesidades o los puntos más importantes. - Establecer responsabilidades, funciones y delegar poderes. - Diseñar los planes de contingencia y planes de recuperación. Cabe resaltar que ante una crisis tener el control de las emociones es vital. No enfocarse en el problema sino en buscar las soluciones y tener la mejor alternativa para causar el menor impacto negativo posible a la organización marca la diferencia, el éxito y continuidad del negocio. Una buena implementación de la estrategia asegura su permanencia y su crecimiento continuo en el mercado. 3. PLANES DE EMERGENCIA Con estos planes se pretende desarrollar e implementar procedimientos para responder y estabilizar la situación después de un incidente y administrar el centro de operaciones de emergencia a ser utilizado. Para cumplir con este propósito se hace necesario: - Identificar componentes de los procedimientos de respuesta a emergencia. - Especificar los procedimientos de respuesta a emergencia. - Identificar requerimientos de control y autoridad. - Determinar procedimientos de control y autoridad. - Determinar respuestas a emergencia y recuperación de heridos. - Seguridad y recuperación.

5 4. PLANES DE CONTINGENCIA Son los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se vea afectada por un siniestro. Significa un avance para la organización, al momento de superar cualquier eventualidad que pueda acarrear pérdidas no solo materiales sino humanas. Estos planes se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado. Además, deben ser realistas y eficaces. Su función principal es la continuidad de las operaciones de la empresa, para lo cual se hacen necesarias cuatro etapas de elaboración: - Evaluación. - Planificación. - Pruebas de viabilidad. - Ejecución. Donde las tres primeras se refieren al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez haya ocurrido el siniestro. 5. PLANES DE RECUPERACIÓN Es un proceso de recuperación que cubre los datos, el hardware y el software crítico, para que un negocio pueda comenzar de nuevo sus operaciones en caso de un desastre natural o causado por humanos.

6 Existen diferentes riesgos que pueden impactar negativamente las operaciones normales de una organización. Además, una evaluación de riesgo debería ser realizada para ver que constituye el desastre y a que riesgos es susceptible una empresa específica. En un buen plan existen diferentes factores que hay que tomar en cuenta. Los más importantes son: - El árbol telefónico. - Reservas de memoria. - Notificación a Clientes. - Instalaciones de Recuperación. - Trabajadores con conocimiento. - Reservas de información del negocio, separadas de las instalaciones de la empresa.

7 BIBLIOGRAFÍA Planes de Contingencia, sitio web: Foro de Profesionales Latinoamericanos de Seguridad, disponible en: consulta: 21 de marzo de Planes de Recuperación ante Desastres, sitio web: Wikipedia. La enciclopedia libre, disponible en: consulta: 21 de marzo de RODRIGUEZ LACHÉ, Yolima, Plan de Continuidad. BS 25999, disponible en: consulta: 21 de marzo de Banco de España, Eurosistema. Recomendaciones relativas a la continuidad del negocio, disponible en: a_la_continuidad_del_negocio.pdf, consulta: 20 de marzo de 2011.

8 Capítulo 2. El manejo de la crisis y el papel de la comunicación, disponible en: consulta: 20 de marzo de Manejo de una crisis, disponible en: consulta: 20 de marzo de Manejo de la crisis en las empresas, disponible en: consulta: 20 de marzo de MEJÍA QUIJANO, Rubi Consuelo. Administración de Riesgos. Un Enfoque Empresarial. Fondo Editorial Universidad EAFIT. Medellín pp. 99.

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