Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE COMPRAS Líder Sede del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE COMPRAS

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1 Versión: 07 Página 1 de 9 NOMBRE DEL PROCESO O SUBPROCESO: COMPRAS Líder Nacional del Proceso o subproceso: JEFE DE COMPRAS Líder Sede del Proceso o subproceso: COORDINADOR DE COMPRAS PROPÓSITO DEL PROCESO o SUBPROCESO: gestionar la Adquisición de materiales, muebles, equipos, insumos y servicios para el desarrollo de las diferentes actividades de la Institución, asegurando el cumplimiento de las especificaciones requeridas de manera ágil y oportuna; mediante la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, el análisis y seguimiento a los pedidos realizados. ALCANCE DEL PROCESO O SUBPROCESO: inicia en la necesidad de adquirir materiales, insumos, equipos y/o servicios y termina con la entrega de la compra en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. PROVEEDOR ENTRADA CICLO ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE Administrativa Presupuesto Jefatura Administrativa y Financiera Requisiciones Políticas y lineamientos de Compras P Identificar las necesidades de materiales, insumos, equipos y servicios a comprar. Identificación de especificaciones y plazos de compra. Definir los criterios para la verificación, el control y manejo de los productos y servicios comprados. Determinar los criterios para la selección y evaluación de los proveedores. Plan de Compras de Insumos Criterios para la verificación y control del manejo de los productos Criterios para la selección y evaluación de proveedores. Procesos UDES

2 Versión: 07 Página 2 de 9 Plan de Compras Procesos UDES Información del Proveedor Criterios para la selección y evaluación de proveedores Cotizaciones, propuestas comerciales Remesa autorizada Ejecución del plan de compras Realizar selección y evaluación del proveedor Recepción, análisis y aprobación de ofertas comerciales Definición de necesidad y requerimientos, y definición de términos de solicitud de oferta. Evaluación de Proveedores Evaluación de propuestas Proveedores de bienes, insumos y servicios Administrativa y Financiero Proveedores de bienes, insumos y servicios Criterios para la verificación y control del manejo de los productos Orden de compra, requisición, contrato y cotización aprobada, remisión o factura Kardex H Registro de órdenes de compra de costo y gastos contratado y aprobados. Recepción y despacho del producto comprado Preparar y reportar la información Actualización del inventario de Almacén Orden de compra Informes Remisión, descargues de almacén Despacho de producto Proveedores y Procesos UDES Administrativa Financiera Procesos UDES

3 Versión: 07 Página 3 de 9 Actas Efectuar la reevaluación periódica a proveedores Informes y ajuste Compras Evaluación de proveedores V Realizar la verificación el cumplimiento del plan de compras Administrativa Plan de compras MEJORAMIENTO CONTINUO Analizar las causas de las inconformidades para determinar acciones de mejora Plan de mejora Compras Informe y ajuste A Realizar el Mantenimiento y ajustes al Sistema de información Reportes de ajustes Administrativa RECURSOS REQUISITOS INDICADORES DEL SUBPROCESO Talento Humano Infraestructura Física y Tecnológica Normatividad institucional aplicable al proceso Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial UDES Programa de Salud Ocupacional UDES Reglamento Interno de Trabajo UDES Panorama de Riesgos UDES

4 Versión: 07 Página 4 de 9 Ambiente de Trabajo Recursos Económicos Proyecto Educativo Institucional Política de Salud Ocupacional Calendario Académico Ley general de archivo Ley de educación Requisitos de la Norma ISO 9001: Requisitos generales 4.2.1Generalidades Manual de Calidad Control de los documentos Control de los registros 5.2. Enfoque al Cliente 5.3. Política de la Calidad Objetivos de Calidad 6.1.Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo Proceso de compras Información de las compras Verificación de los productos comprados 8.1 Generalidades con respecto al análisis, medición y mejora continúa 8.2.Seguimiento y medición Seguimiento y medición de los procesos 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de Datos 8.5.Mejora Ver Listado de Indicadores en aplicativo de administración del SGC - VAF DOCUMENTOS DE REFERENCIA REGISTROS

5 Versión: 07 Página 5 de 9 Instructivos Manual de Responsabilidades y Procedimientos Procedimientos control de Documentos y Registros Procedimiento quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones. Procedimiento de producto no conforme Plan de desarrollo Institucional Proyecto Educativo Institucional Manual de calidad Procedimiento de auditorias Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora. Órdenes de compra Requisiciones VAF-FT-011-UDES Acta VAF-FT-007-UDES Facturas Inscripción de Proveedores COP-FT-002-UDES Evaluación de Propuestas COP-FT-005-UDES Evaluación de Proveedores COP-FT-001-UDES Kardex Cotizaciones y ofertas Contratos Catálogo de Mercancía Descargue de almacén Base de datos de Proveedores Sistema de Información Correo Electrónico Remisión de Documentos de Gestión de Compras COP-FT-004- UDES Remisión de Documentos de Registro de Compras COP-FT-003- UDES CONTROL DE CAMBIOS

6 Versión: 07 Página 6 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba 24/04/ Se realiza cambio en el encabezado de los documentos según lineamientos del Procedimiento Control de documentos y Registros TP. Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental 18/06/2014 Ajuste de la trazabilidad de acuerdo a la versión (03) vigente del procedimiento de control de documentos y registros. Gloria Liliana Osorio Avendaño Representante de la 02 Revisión general de la caracterización, se ajustaron salidas, entradas y formatos. Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad Liliana Jimena Naranjo Cepeda Auditora Interna 09/04/2015

7 Versión: 07 Página 7 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En el PLANEAR Se elimina: Entradas: Presupuestos de dependencias, proyectos designados Salidas: Cumplimiento de las especificaciones de producto En el HACER 03 Se modifica: Entradas: Remesas aprobadas por autorizadas. Requisición por orden de compra y soportes. Se elimina: 10/06/2015 Salidas: Vo. Bo en remesa Se incluye: Remisión descargues de almacén Se incluye en cliente, orden de Compra, Proveedores Se modifica en el verificar actas de entrega por actas, formato de proveedores por evaluación de proveedores. 04 Modificación herramienta para elaboración y seguimiento de indicadores en el campo Indicadores del proceso, por ajuste en Manual de Calidad SGC-VAF v.03 Fredy Bayona Arenas 12/08/ Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016

8 Versión: 07 Página 8 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN En el Hacer: Actividades: se elimina la Validación de ofertas propuestas por las sedes (Aplica solo a Bucaramanga) 06 Salidas: se modifica el nombre de Cuadro Comparativo e ofertas por Evaluación de propuestas Cliente: se elimina el nombre Comité 17/08/2016 En las Entradas del Actuar y Salidas del Verificar, se aclara el nombre del Informe Se elimina de los Registros el Inventario, Lista de Chequeo, se aclara el nombre Salida de almacén por Descargue.

9 Versión: 07 Página 9 de 9 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 07 Actualización del encabezado, por inclusión en el Logo institucional de la mención Vigilada Mineducación Carmen Guerrero Gonzalez Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 29/09/2016

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