Revisión Fecha Modificaciones

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1 1 0. Índice 1. Objetivos 2. Alcance 3. Definiciones 4. Documentos de referencia 5. Responsabilidades 6. Frecuencia 7. Desarrollo 8. Registros 9. Anexos 10. Lista de distribución Control de Cambios Revisión Fecha Modificaciones Revisado por: Nery Pineda Autorizado por: Licda. Emy Morales Aprobado por: Roberto Robles Cargo: Jefe de Almacén Cargo: Jefe Depto. Administrativo Cargo: Director Fecha: Fecha: Fecha: Firma Firma Firma

2 2 1. Objetivo 1.1 Describir los pasos necesarios para registrar bienes, materiales y suministros. 2. Alcance 2.1 Aplica al personal de la, Delegaciones departamentales, Castillo de San Felipe, Oficina Regional de El Petén y otras unidades autorizadas para manejo de caja chica. 3. Definiciones 3.1 Oficio: documento debidamente justificado y aprobado por la Jefatura correspondiente para el ingreso y registro en el Almacén General. 3.2 Producto: bienes, materiales y/o suministros. 3.3 Caja chica: fondo fijo asignado para atender pagos menores en efectivo. 4. Documentos de referencia 4.1 Normas Generales de Control Interno Gubernamental. Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas. Norma: 1.4, 1.6 y Acuerdo de Dirección de fecha 30 de mayo 2005 Unificación de la Sección de Almacén a cargo del Departamento Administrativo. 4.3 Acuerdo de Dirección de fecha 15 de enero de 2009 Gestión Administrativa Financiera. Manual de fondos fijos y caja chica. 4.4 Memorando de Dirección del 5 de octubre de 2009, asunto: ingresos de Almacén. 5. Responsabilidades 5.1 : justificar mediante oficio a la jefatura del Departamento, Sección o Unidad correspondiente la compra del bien, material o suministro fuera del Departamento de Guatemala (posiblemente con fondos de Caja Chica), dentro los 15 días calendario posteriores de realizada la compra. Adjuntar factura con copia. 5.2 Jefe de la Unidad o Departamento donde se realizó la compra: firmar factura de la compra del o los producto(s). Sellar y firmar oficio de justificación de la compra del o los producto(s). 5.3 Auxiliar de Almacén: ingresar y registrar producto(s). 6. Frecuencia 6.1 Cada vez que sea requerido.

3 3 7. Desarrollo No. Actividad Responsable Registro 7.1 Justificar mediante oficio ante el Jefe del Departamento, Sección o Unidad correspondiente la adquisición del o los producto(s) fuera del Departamento de Guatemala (posiblemente con fondos de Caja Chica), describiendo el motivo de la compra, el uso y destino del mismo. Oficio 7.2 Firmar factura(s) de la compra del o los producto(s). Jefe de la Unidad o Departamento respectivo que realizó la compra Factura 7.3 Autorizar el oficio con justificación de la compra del bien, material o suministro firmando y sellando el mismo. 7.4 Fotocopiar factura(s) y oficio de justificación de la compra del o los producto(s). 7.5 Entregar factura(s) y copia(s) de la(s) misma(s) a Sección de Almacén, dentro de un plazo no mayor a 15 días después de la fecha de la(s) factura(s). 7.6 Ingresar y registrar el o los producto(s). (véase procedimientos MP-AL-01 y MP-AL-02) Jefe de la Unidad o Departamento respectivo que realizó la compra Auxiliar de Almacén Oficio Copia de factura Copia de oficio Factura Copia de factura 8. Registros 8.1 Oficio con justificación de compra de producto(s). 8.2 Factura(s) 8.3 Copia(s) de factura(s). 8.4 Copia de oficio.

4 4 9. Lista de distribución del procedimiento TIPO DE COPIA Electrónica Papel Dirección X X División Administrativa X X Departamento Administrativo X X X X Departamento Financiero X X Sección de Transportes X X Sección de Compras X X ASISTUR X X División de Desarrollo de Producto X X Departamento de Fomento X X Departamento de Planeamiento X X Auditoria Interna X X División de Mercadeo X X Departamento de Promoción X X Sección de Delegaciones X X Castillo de San Felipe X X CRI X X Museo de Estanzuela X X Unidad de Información Pública X X Firma de recibido

5 5 10. Anexos 10.1 Diagrama de flujo para bienes, materiales y suministros comprados fuera del Departamento de Guatemala. Empleado/ grupo de trabajo Nombre de la etapa Jefe Departamento Administrativo Auxiliar de Almacén Justificar, mediante oficio, ante el Jefe del Departamento Administrativo la compra de producto(s) Firmar factura(s) de la compra del bien. Autorizar el oficio con justificación Fotocopiar factura(s) y oficio de justificación de la compra de producto(s) Entregar factura(s) y copia(s) de la(s) misma(s) a Sección de Almacén. Ingresar y registrar el o los producto(s) 10.2 Nomenclatura en la simbología Realización de una actividad en el proceso Inicio o fin del proceso Verificación de una etapa del proceso Verificación y realización de una actividad en una etapa del proceso

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