MANUAL DE POLITICAS DE EMPRESA LOS COCHES LA SABANA S.A. POLITICAS GENERALES (Aplica para todo el personal)

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1 MANUAL DE POLITICAS DE EMPRESA LOS COCHES LA SABANA S.A. POLITICAS GENERALES (Aplica para todo el personal) La Satisfacción Total de las necesidades del Cliente, deben ser la principal prioridad de todos los funcionarios que laboren en, ó para La Compañía. Ninguna persona que no pertenezca a La Compañía puede comprometer la responsabilidad de La Compañía o adquirir obligaciones a cargo de La Compañía. salvo que se cuente con un análisis y su correspondiente autorización. Su formalización deberá ser escrita y previamente revisado por un asesor legal. Toda relación comercial debe estar sustentada en documentos en donde se especifique claramente todas las obligaciones de las partes involucradas. Los anticipos a contratistas no deben superar el 50 % de la operación, salvo las operaciones de matriculas de vehículos. No se darán anticipos a proveedores. Todos los anticipos deben ser respaldados con garantías personales, reales o pólizas de seguros según su cuantía y en caso de empleados con autorizaciones de descuento de nómina. Todo funcionario debe tener expresa conciencia de saber con quien esta negociando y debe verificar la veracidad de la información suministrada por los terceros. Dentro de las instalaciones de La Compañía esta prohibido desarrollar cualquier actividad que conduzca a la comercialización de productos o servicios, rifas o juegos de azar, diferentes a las actividades y al objeto social de La Compañía. Todos los anticipos entregados por La Compañía deben ser legalizados por lo menos una vez al mes. En ningún caso se pagarán comisiones o se concederán beneficios económicos a funcionarios diferentes de la fuerza de ventas de La Compañía por clientes referidos. Los empleados de la OAL tienen el beneficio de poder adquirir un vehículo nuevo al mejor precio del mercado. Toda práctica desleal o engañosa por parte de empleados o terceros, que pueda ir en perjuicio de los intereses de la empresa, serán causales de terminación anticipada de la relación contractual. Toda actividad ajena a los negocios propios de La Compañía, similar o idéntica a las ejecutadas en desarrollo del cargo de los trabajadores, desarrollados en forma directa o indirecta y en beneficio propio del empleado o de terceros, son causales de terminación del contrato laboral por justa causa. La Compañía propenderá por la asignación de los recursos financieros y administrativos que le permitan cumplir las obligaciones contraídas. Para el otorgamiento de crédito directo, se debe cumplir con el 100% de las condiciones del estudio de crédito, según la clasificación de los clientes, Será aprobado por el comité de crédito y cartera. Ningún funcionario de La Compañía, podrá participar como proveedor o contratista de bienes o servicios. Ningún proveedor o contratista con vínculos de consanguinidad o de afinidad con funcionarios de Los Coches, podrá ofertar bienes o servicios a La Compañía. 1

2 POLITICAS PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE VEHICULOS VEHICULOS NUEVOS: Las compras y devoluciones a la fabrica de vehículos nuevos serán autorizadas únicamente por la Gerencia General y/o la Gerencia Comercial., Ninguna compra se realizará sin la proyección ventas, el análisis de Inventario y su repercusión en los resultados de La Compañía. Los operaciones de canje, venta y compra de vehículos con concesionario serán autorizados únicamente por la Gerencia General y/o la Gerencia de Comercial, y siempre debe existir un beneficio para la organización. Toda relación comercial con los clientes debe estar soportada y evidenciada en documentos de acuerdo con los procedimientos establecidos y registrada en el sistema. La Compañía no acepta acuerdos verbales. Cualquier oportunidad de negocio detectadas por personas ajenas al área comercial debe ser canalizada y formalizada por el departamento de ventas de La Compañía. Todo ingreso de dinero para un cliente, debe tener previamente una hoja de negocio (oferta de compra) reconocida con la firma del cliente y registrada en el sistema. Toda asignación de un vehículo del inventario de Los Coches debe tener previamente una hoja de negocio registrada en el sistema, reconocida con la firma del cliente ó en su defecto, una orden de compra válida o una carta de aprobación de una entidad financiera. La hoja de negocio debe reflejar la realidad y todos los detalles de la negociación según su oportunidad. Ningún vehículo del inventario de La Compañía podrá asignarse por el vendedor por más de tres días. Para facturar un vehículo, es recomendable que el negocio tenga como mínimo una separación equivalente a $ ó contratos de consignación formalizados ó cartas de aceptación de entidades financieras u ordenes de compra en firme que garanticen la seriedad del negocio. La política de promociones, obsequios y las condiciones comerciales con el cliente serán establecidas por un comité comercial. Las excepciones a estas políticas deben ser autorizadas previamente por la Gerencia General y/o Gerencia Comercial. Ningún vehículo se venderá por debajo del costo, todos los negocios deben aportar utilidad a La Compañía. Para la facturación de Taxis deberá existir un cupo disponible de la ciudad en donde el vehículo operará, salvo pagar de contado. En el caso de chasis para vehículos comerciales además deberá existir una capacidad transportadora y la afiliación a la empresa de transporte, salvo pagar de contado. Toda financiación o plazo en el pago de cualquier obligación, debe reconocer un costo financiero del tiempo. Los medios de pago deben estar claramente determinados dentro de la negociación con los clientes. Las modificaciones a los medios de pago podrá causar sanciones económicas. Si existe retoma de un usado por parte de un tercero (Contrato de consignación) la obligación del pago debe ser asumida por el mismo tercero. En caso de pago a crédito debe existir una certificación aprobada donde el beneficiario y La Compañía que financie la operación se comprometen a girar los recursos al Concesionario. Siempre se debe verificar ante las autoridades de tránsito que el titular de la negociación no tenga restricciones que puedan impedir la matricula del vehículo. La programación de matricula debe considerar que todos los requisitos para la matricula del vehículo se cumplan el día anterior al inicio del trámite de matrícula. 2

3 En orden de responsabilidad el Asesor Comercial, el Gerente de Ventas de cada sala y el Gerente Comercial velaran por el cumplimiento de la Política de Cartera para vehículos nuevos. Todo vehículo a matricular deberá tener registrado el ingreso del 100% de los recursos del negocio y contar con toda la documentación. Ninguna orden de salida será expedida sin haber recibido el total de la documentación y de los ingresos o tener medios de pagos confirmados, verificados, autorizados y descritos en la hoja de negocio. Para negociaciones a través de Leasing debe existir una carta de aprobación y de autorización de la facturación de la operación en la cual el beneficiario y/o La Compañía de Leasing se comprometen a girar los recursos al Concesionario. El estado de cuenta del cliente debe permitir entregar las devoluciones o recibir los faltantes de dinero en forma simultánea con la entrega física del vehículo. La Compañía deberá mantener a disposición, todos los soportes físicos de las operaciones comerciales, para verificación y consulta en cualquier momento Las hojas de negocio deben contemplar los valores exactos de todos los conceptos que componen la negociación realizada. El desistimiento por parte del cliente podrá causar, por cuenta de éste, el pago de los gastos incurridos en el proceso de venta. En los casos en que el vehículo se haya facturado deberá contar con la autorización de la Gerencia Comercial. Toda compensación variable al área comercial se pagara teniendo en cuenta, el volumen de ventas, los descuentos otorgados, la fecha de entrega, la fecha de recaudo y la ejecución de las estrategias y actividades de mercadeo de La Compañía. Toda variación al programa de bonificaciones, incentivos debe ser propuesta por el comité comercial, aprobado por la Gerencia General y comunicado formalmente a los Asesores Comerciales y a Gestión Humana. Cada vendedor será responsable de la calidad de toda la información registrada en cada hoja de negocio, así como de la oportunidad de los trámites en orden a garantizar la satisfacción del cliente. Todas las exhibiciones de inventario en revendedores deben tener una garantía real, contar con un estudio de solvencia económica y estar preautorizados por Cartera y la Gerencia General. Las negociaciones con las carroceras, financieras, retomadores, deben dejar utilidad a La Compañía, estarán a cargo de la Gerencia General y deben tener un contrato formal que garantice la seguridad de La Compañía. En los negocios en los cuales existan comisiones a terceros, la comisión del tercero reducirá el monto de la comisión de la fuerza de ventas. Las comisiones deben estar previamente definidas y autorizadas en el momento previo a la facturación. Todas las comisiones a terceros deben estar amparadas bajo un contrato de corretaje. Coches no participa en sobornos, dadivas para asegurar mayores negocios. Las ventas a la Sociedades de la OAL se tramitarán a través del departamento de ventas especiales. La Compañía no cederá las comisiones de terceros (entidades financieras, carrocerías entre otras) producto de su gestión comercial. 3

4 POLITICAS PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE VEHICULOS Coches no recibirá en consignación vehículos importados directamente, estrellados, salvo que los haya arreglado Coches, con mas de seis años de antigüedad, con problemas de papeles, o que sean de terceros, salvo que se tenga carta de autorización del tercero para la venta. VEHICULOS USADOS: Todo vehículo retomado por terceros, deberá generar una comisión por corretaje a favor de Los Coches. Todo vehículo retomado por Los Coches deberá ser administrado y controlado mediante el sistema. La venta de vehículos usados deben producir utilidad y el margen debe ser definido por la Gerencia General. Los Coches no financiara la operación de ningún consignatario (retomador). Los retomadores tendrán un plazo máximo de 5 días hábiles para retirar los vehículos ofertados y adjudicados. La deuda asumida por los consignatarios con los Coches, en nombre de los clientes que han comprado vehículos en los Coches deberá ser formalizada y garantizada antes de retirar el vehículo en consignación o sus documentos de propiedad. La Gerencia General podrá autorizar la entrega de vehículos siempre y cuando exista una garantía financiera que cubra el 100% del riesgo de la operación. Los avalúos sobre los usados tendrán una vigencia máxima de 20 días calendario, siempre que las condiciones del vehículo se mantengan según el peritaje inicial. Las autorizaciones de salida estarán dadas por el Gerente de Usados, el Coordinador Administrativo de Usados ó el Jefe de Crédito y Cartera, previo la verificación del cumplimiento de los requisitos de documentación y dinero completo. 4

5 POLITICAS DE RECURSOS HUMANOS RECLUTAMIENTO SELECCIÓN Y CONTRATACION El requerimiento y la vinculación de una persona nueva a la organización solo se tramitara si tiene aprobación del responsable del área y de la Gerencia General, en el caso de cargos adicionales a la planta autorizada, cuando sean ingresos por reemplazos de vacantes generadas por retiro de algún funcionario, se tramitara el ingreso del nuevo funcionario con visto bueno de la dirección de Gestión Humana. La primera opción para llenar las vacantes considerara personal interno. No se admite que dentro de la organización laboren familiares hasta tercer grado de consanguinidad o afinidad, salvo excepción autorizada por la Gerencia General. Todas las contrataciones, traslados y ascensos deben estar respaldadas por un proceso técnico de selección de forma que se asegure la competencia del personal contratado para el cargo a desempeñar. Todos los contratos laborales de La Compañía serán a término fijo, y las excepciones serán autorizadas por la Gerencia General. Las renovaciones de contrato a término fijo en LOS COCHES, están sujetas a la evaluación realizada por los jefes antes del vencimiento de ley. Es política de La Compañía estar al tanto de cada empleado en cuanto a su situación económica, física y sicológica, social, familiar, y la competencia del personal para el mejoramiento del desempeño y del ambiente laboral. Todo empleado nuevo de LOS COCHES, de las compañías temporales o de los contratistas que inicie labores, deberá pasar por el proceso formal de inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo establecido por La Compañía. Los colaboradores de LOS COCHES deben cumplir como mínimo un periodo de 6 meses en el mismo cargo, para poder participar en cualquier tipo de promoción y/o ascenso. COMPENSACION La compañía tiene una escala salarial definida de acuerdo con el nivel jerárquico, cualquier desviación a la misma solo podrá ser autorizada por la Gerencia General. Toda compensación variable se pagará solo si se cumplen los parámetros establecidos para los períodos definidos por la Gerencia General y Gerencia Comercial y se liquidarán una vez por mes sobre las unidades legalizadas. Toda compensación variable al área comercial se pagara teniendo en cuenta, el volumen de ventas, la fecha de entrega y la fecha de recaudo. En ningún caso se pagarán comisiones o se concederán beneficios económicos a funcionarios diferentes de la fuerza de ventas de La Compañía por clientes referidos. La Compañía no realizara prestamos a empleados, salvo en el caso de programas de capacitación que beneficien las competencias del personal. La Compañía propenderá por realizar acuerdos con terceros que provean préstamos a los empleados bajo condiciones especiales. ASPECTOS DISCIPLINARIOS Y NIVEL DE AUTORIDAD Todos los temas disciplinarios serán tratados por la escala de autoridad definida al interior de la compañía, comenzando con el jefe inmediato y así sucesivamente hasta llegar a la mayor instancia. El nivel de autoridad de los funcionarios de la compañía se mide en función de tres factores relacionados con el cargo: Dirección, Solución de Problemas y Toma de decisiones 5

6 Los niveles de autoridad dentro de LOS COCHES están definidos de acuerdo con la siguiente Matriz: Nivel de Nivel Jerárquico DESCRIPCION autoridad 1 Gerencia General Dirige la función general de la compañía, su tarea supone la solución continua de problemas complejos que afectan directamente el ingreso económico y el costo de imagen de la compañía, dichas decisiones afectan el mayor número de personas dentro y fuera de la empresa. 2 Gerencia Dirige varias unidades de Administrativa y negocio, sus decisiones Financiera tienen un riesgo económico superior ya que afectan diferentes unidades de negocio, afecta de manera directa a sus subalternos inmediatos, y de manera indirecta al resto de la 3 Gerencias de Unidad de Negocio Compañía. Dirigen una unidad productiva de la compañía, sus decisiones tienen un riesgo económico elevado, afecta de manera directa a los miembros de la unidad de negocio. 4 Directores de Área Dirigen un área de la Compañía que por su razón de ser afecta al total de funcionarios de la empresa, sus decisiones tienen un riesgo económico medio, afectan de manea directa a sus subalternos. La Dirección de Gestión Humana, afecta indirectamente al total de funcionarios de la Compañía. 5 Jefaturas de Área Dirigen un Departamento de la Compañía, sus decisiones tienen leve impacto económico en la empresa, tiene un grupo definido de personas a cargo. 6 Coordinadores, Asistentes, Analistas 7 Auxiliares, Personal Operativo BENEFICIOS Desarrollan su trabajo dentro de un área de la Compañía, responden por procesos de impacto en la Compañía. Desarrollan tareas rutinarias supervisadas por otro. Cada dos años los empleados tienen el beneficio de poder adquirir un vehículo nuevo a costo. El precio de este vehículo 6

7 será el costo total de la factura de Colmotores incluido IVA más el 3.0%, para acceder a este beneficio se requiere de una antigüedad mínima de un año. Cada año los empleados tienen el beneficio de poder adquirir un vehículo usado. Para acceder a este beneficio se requiere de una antigüedad mínima de un año. El precio de este vehículo será como mínimo el costo de consignación u oferta, más la comisión vigente por La Compañía para retomadores. Los gastos de alistamiento serán por cuenta del empleado. Los empleados tienen el beneficio de acceder a los servicios del Taller con un descuento del 25% en repuestos originales y 30% en mano de obra, calculados ambos sobre el precio publico. Los empleados de la OAL tienen el beneficio de poder adquirir un vehículo nuevo al mejor precio del mercado. CAPACITACION Y DESARROLLO La Compañía le interesa capacitar a sus empleados en diplomados, cursos especializados, actividades de capacitación, especializaciones y/o postgrados con el fin de mejorar su competencia y desempeño. Para estos cursos: 1. Podrán acceder a la política de capacitación los empleados directos que hayan estado vinculados con La Compañía como mínimo seis meses y contar con una evaluación de desempeño sobresaliente. 2. La Compañía asumirá una porción del costo de la capacitación de sus empleados según el caso y previo visto bueno de la Gerencia General. 3. El programa y el presupuesto de capacitación deben ser aprobado por la Gerencia General. 4. Toda inversión de capacitación y/o formación realizada por La Compañía debe ser respaldada por convenio de periodo de permanencia del funcionario beneficiado, minima de 6 meses a partir de la finalización del curso y soportado por una autorización de deducción de su salario por el valor excedente no cubierto por LOS COCHES. 5. Todo estudio o jornada de capacitación debe tener relación directa con las actividades propias del funcionario. EVALUACION DE DESEMPEÑO Los empleados tendrán una evaluación periódica de su desempeño basada en la medición del cumplimiento de metas fijas para cada periodo, que apunten al mejoramiento de los procesos y de los resultados alcanzados por cada persona. GENERALIDADES Los empleados deben salir a vacaciones cuando hayan cumplido su periodo. Las vacaciones en dinero no están autorizadas salvo excepción de la autorizada por la Gerencia General. El proceso de desvinculación de cualquier persona de La Compañía debe garantizar: 1. Que se encuentra a Paz y Salvo por todo concepto. Dado el caso que existan obligaciones pendientes estas deberán estar plenamente garantizadas. 2. Que entrega formalmente todos los activos bajo o sus responsabilidad. 7

8 3. Que la transición de sus funciones o pendientes no generara traumatismo. 4. Que entrega todos los elementos de identificación de La Compañía 5. Para el caso de los Asesores de Ventas, estos están en la obligación de hacer entrega de las bases de datos de los clientes y hacer acta de entrega de su cartera. La Compañía dispondrá de los medios de comunicación necesarios para mantener informado a su personal. Toda información para publicar se canaliza previamente a través de Gestión Humana. Las funciones y responsabilidades de cada empleado deben estar escritas, formalmente entregadas el funcionario al inicio de sus labores y actualizadas. Toda labor nueva debe estar por escrito y debe ser incluida en el manual de funciones. 8

9 POLITICAS DE COMPRAS Y CONTRATACION Todo proceso de compras (cotizar, elegir, negociar y contratar, liquidar) deber ser ejecutado exclusivamente por el área de Compras. A excepción de compras de repuestos y vehículos. Las compras se realizan a proveedores confiables, que suministren el mejor precio, las mejores condiciones de entrega y plazos y que ofrezcan las mejores garantías de calidad y cumplimiento Todos los proveedores deben estar plenamente identificados, ser legalmente constituidos, con experiencia verificable, con buena imagen dentro del mercado y con solidez financiera, adicionalmente los productos y los proveedores deben cumplir las normas legales vigentes Los proveedores que cumplan con las condiciones anteriores podrán ser parte del registro único de proveedores y serán sujetos de evaluaciones periódicas. Los Coches no permite cambios o modificaciones a los precios acordados durante la ejecución del contrato. Periódicamente se evaluara la aplicación de los precios de las negociaciones acordadas. Los Coches tendrá como mínimo dos opciones de compra para sus compras rutinarias. La selección de los proveedores y las compras no habituales tendrán que soportarse con tres cotizaciones. Para proyectos especiales la selección de proveedores y la negociación se hará en consenso con las áreas involucradas y con la asesoría jurídica de La Compañía. La formalización del inicio y la terminación de cada negociación es responsabilidad del área de compras. El cumplimiento y el seguimiento de todas las obligaciones objeto de cada contrato o compra, el cumplimiento de los reglamentos internos y el adecuado comportamiento del personal a cargo del contratista es responsabilidad del Jefe del área solicitante. La compra tiene el siguiente nivel de autorización: 1. Montos hasta $ 3 SMMLV podrán ser realizadas por el Jefe de Compras, montos superiores deben estar autorizados por la Dirección Administrativa y Financiera y/o La Gerencia General. 2. Los proyectos especiales deberán contar con autorización de la Gerencia General. Toda obligación o acuerdo comercial debe considerar como mínimo: 1. Obligaciones claras y por escrito de cada una de las partes 2. Se debe excluir la responsabilidad laboral de los Coches sobre los empleados de sus contratistas 3. Los Coches no deben autorizar el uso de su nombre o marca, salvo que la labor lo amerite 4. Se debe establecer una formula para resolver las controversias. 5. El contratista debe comprometerse a guardar un deber de confidencialidad. 6. Se deben exigir sobre las obligaciones garantías de compañías aseguradoras. 7. Los Coches debe tener la posibilidad de terminación anticipada y renovación automática. 8. Debe estar claro quien asume el costo de los impuestos. Los Coches no asume el costo de timbre de los contratos. 9. Cláusulas de penalizaciones por incumplimiento del contratista. Los anticipos a contratistas no deben superar el 50 % de la operación., salvo las operaciones de matrículas de vehículos. No se darán anticipos a proveedores. Todos los anticipos deben ser respaldados con garantías personales, reales o pólizas de seguros según su cuantía y en 9

10 caso de empleados con autorizaciones de descuento de nómina. POLITICAS PARA EL SERVICIO DE POSTVENTA Todo vehículo que ingrese al taller debe tener un inventario que detalle el estado en que se encuentra el vehículo firmado por el cliente. Toda solicitud del cliente debe quedar registrada en el sistema. Se deben incluir todas las operaciones que físicamente sean ejecutadas para cada orden de trabajo. Las fechas de entrega prometidas a los clientes en las órdenes de servicio se deberán cumplir sin excepción. solamente se podrán variar con el consentimiento del cliente. Todo vehículo deberá ingresar al taller con orden de servicio (OT). Ningún repuesto será entregado al taller sin haber sido registrado en la orden de trabajo del vehículo correspondiente. El sistema debe mostrar las tarifas y descuentos actualizados de acuerdo a las negociaciones pactadas. Las tarifas y Tablas de descuentos, promociones y eventos comerciales de taller solo se pueden realizar con la autorización de la Gerencia General. Las herramientas y equipos del taller serán asignadas a los operarios, quienes son responsables de velar por su conservación y adecuado uso, en caso de mal uso, daño o pérdida deberán responder económicamente ante La Compañía. A las órdenes de trabajo solo deberán incluir los trabajos previamente autorizados por el cliente. Solo se podrá facturar cuando se haya cumplido la totalidad de los servicios solicitados por el cliente. Los vehículos solo podrán ser entregados si se encuentra cancelado el servicio o esta dentro de las políticas de créditos. 10

11 Ningún vehículo será entregado sin la previa verificación de la calidad de los servicios prestados. La realización de trabajos de servicios externos deben tener una justificación antes de contratarse. La Gerencia de Postventa deberá generar oportunidades de negocio, identificando las necesidades del mercado, administrando los recursos internos y evaluando la conveniencia en la tercerización de servicios. Las contrataciones externas o tercerizacion de servicios debe cumplir con todos los atributos de las políticas de compras. Todas las acciones del área del taller deben estar en línea con el logro de la satisfacción del cliente Retornos y garantías solo se harán efectivas cuando la reclamación (nuevas entradas al taller) se presente antes de 60 días de la fecha de la factura o 4000 Km. de la última entrada. Las autorizaciones de cambios por garantía, serán tramitadas por el área de garantías y aprobadas por Colmotores. La Compañía siempre intentará conciliar con los clientes que presenten quejas o reclamaciones por los servicios prestados. Los empleados de Los Coches y la OAL tienen el beneficio de acceder a los servicios del Taller con un descuento del 30% en mano de obra, calculado sobre el precio público. POLITICAS PARA COMERCIALIZACIÓN DE REPUESTOS La compra de repuestos debe ajustarse con el presupuesto de ventas de La Compañía buscando el acuerdo con la fábrica, nunca ese presupuesto debe lesionar los intereses de La Compañía. El inventario a partir de su recepción debe estar disponible para la venta. Una vez entregados los repuestos al taller, el solicitante será el responsable y deberá velar por su integridad, en caso de mal uso, daño o pérdida deberán responder económicamente ante La Compañía. Los repuestos reemplazados se entregarán al cliente en el momento de la entrega del vehículo. Si el cliente no estos interesados en recibirlo dejara registro de esto. La Gerencia de Repuestos velará por la minimización de los obsoletos y no conformes de repuestos. En cada inventario debe determinarse el material que amerita este tratamiento. Las ventas de repuestos a comercializadoras son en firme. Programas de ventas a flotillas serán evaluados y autorizados siempre que demuestren el beneficio para La Compañía. Solo se aceptan devoluciones en venta por calidad y errores en el despacho o en el pedido. Las devoluciones para las ventas de mostrador serán permitidas máximo 24 horas después de la fecha y hora factura, y las demás ventas hasta 60 días después de la fecha factura. Se analizarán los casos puntuales de aseguradoras externas, mostrador y taller de servicio. Despachos de repuestos a terceros siempre deben ser facturados previamente a la entrega. En caso de despachos parciales a aseguradoras, se realizarán a través de una remisión y una vez completado el pedido se procederá a facturar. 11

12 Todo movimiento interno de repuestos debe estar documentado y registrado en el sistema. La Gerencia de repuestos velará por que las compras de emergencia sean mínimas, estén originadas en ordenes de taller, ventas mostrador y ventas aseguradoras externas y en su totalidad a Colmotores. La no compra a Colmotores deben tener una justificación antes de contratarse. Las compras diferentes a Colmotores y la red de concesionarios debe cumplir con todos los atributos de las políticas de compras. La Gerencia de Repuestos realizará inventarios aleatorios por referencia cada mes de forma que garantice el cubrimiento total del inventario una vez al año. La Gerencia de Repuestos realizará inventarios físicos del 100% cada seis meses. Las comisiones a terceros generadas por la venta de repuestos deben estar formalizadas. Los empleados de Los Coches y la OAL tienen el beneficio de acceder a los servicios del Taller con un descuento del 25% en repuestos originales calculado sobre el precio público. Para la entrega de repuestos se deben estar garantizados completamente los medios de pago. Los repuestos podrán ser reservados por un término máximo de treinta (30) días. POLITICAS DE SEGURIDAD FISICA Al personal que ingresa a laborar en Los Coches se le debe realizar un estudio de seguridad, visita domiciliaria y verificación de referencias laborales, personales y de igual forma se verificará el estado financiero del candidato. Toda persona dentro de las instalaciones debe estar claramente identificada. Todo ingreso de personal de contratistas ocasionales o permanentes deben estar previamente autorizado, identificado adecuadamente y debe ser reportado a Seguridad y Gestión Humana. Todo empleado que labore en áreas o dependencias consideradas de manejo y confianza, deben firmar un documento de reserva de información. Todo vehículo que ingrese a La Compañía debe ser revisado a la entrada y salida de la organización. Todo activo que ingrese o salga de La Compañía debe contar con una autorización previa y ser registrado en portería. 12

13 POLÍTICAS DE CARTERA Y TESORERIA El cierre de caja debe ser diario. Los dineros recibidos en caja deberán provenir exclusivamente de los clientes y relacionados con la operación de La Compañía. Se exceptúan la legalización de un anticipo o caja menor, el pago de bienes y servicios de empleados comprados en La Compañía. La tesorería no cambiará cheques, títulos valores o cualquier otro medio de pago. Para las personas naturales solo se recibirán cheques posfechados que cuenten con aprobación de las centrales de riesgos. Tesorería deberá minimizar la cantidad de efectivo que reposa a diario en La Compañía. Tesorería procurara redimir los títulos valores a su cargo en el tiempo oportuno. Para el otorgamiento de crédito directo, se debe cumplir con el 100% de las condiciones del estudio de crédito según la clasificación de los clientes. Serán aprobados por la gerencia general. POLITICAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Se aplicarán en todo caso las políticas de seguridad vigentes para la OAL y se personalizarán aquellas que requieran este tratamiento para La Compañía. Todas las aplicaciones y plataformas tecnológicas deberán tener accesos restringidos mediante identificadores de usuario y claves encriptadas de uso confidencial e individual. Solo tendrán acceso a los recursos de tecnología de La Compañía, las personas con relaciones contractuales vigentes y autorizadas por la Gerencia General. La Compañía promoverá un nivel de segregación de funciones que permita evitar colusión de funciones incompatibles sobre responsabilidades de un mismo cargo. Toda la información de La Compañía en cualquiera de sus áreas, será considerada de carácter confidencial; cualquier manipulación y/o uso indebido por parte de empleados o contratistas, será considerado como causal de terminación de la relación contractual. Toda información que La Compañía considere como de carácter sensible, por el riesgo de divulgación ante terceros, deberá ser clasificada, encriptada y guardada bajo la modalidad de claves de acceso. En cualquier caso se tomarán las acciones necesarias conducentes a evitar que la información pueda ser usada de manera indebida. Las plataformas tecnológicas y aplicaciones deberán manejar Logs, que permitan registrar todas las operaciones, y que permitan recrear transacciones en caso de ser requerido. 13

14 Todo desarrollo y mantenimiento de aplicaciones deberá obedecer a metodologías estándar y garantizar la documentación necesaria. La Compañía mantendrá copias de seguridad, internas y externas, que permitan garantizar la continuidad de las operaciones ante cualquier siniestro. Todas las áreas de procesamiento (centros de cómputo, centros de cableado, cintotecas, etc.) serán de acceso restringido a personal no autorizado. Las áreas de procesamiento deben cumplir con estándares de seguridad física y en cualquier caso garantizar continuidad de las operaciones. Toda adquisición de tecnología, además de ajustarse a las necesidades del negocio, se regirán por la política de compras y contratación. La Compañía no usará ni permitirá el uso de software sin su respectiva licencia legal. La Compañía mantendrá inventarios actualizados de activos informáticos. La Compañía procurará los medios tecnológicos necesarios para evitar accesos no autorizados, intrusiones y toda clase de ataques que atenten contra la seguridad de la información y la plataforma tecnológica. La Compañía mantendrá planes de contingencia actualizados que garanticen la continuidad de las operaciones en caso de siniestro. La compañía procurará el uso de medios electrónicos con el fin de minimizar el uso del papel. No se permite el uso del correo electrónico para comunicaciones de tipo personal, promocional o de ocio. Su uso está orientado al cumplimiento de las actividades propias del negocio. 14