Nuevas tecnologías en la reducción del coste de las contingencias

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1 Nuevas tecnologías en la reducción del coste de las contingencias

2 Contenidos Análisis de situación Metodologías de comunicación. Conclusiones. Preguntas / opiniones 2

3 Análisis de Situación 3 Página 3

4 Impacto de una crisis De las compañías que han sufrido un desastre y no tenían planes de continuidad, un 43% nunca vuelven a abrir. El 70% de los negocios que cierran por más de un mes cierran en los tres años siguientes. La gran mayoría de las compañías que tiene que funcionar 10 o más días sin informática nunca se recuperan completamente Fuente: The Hartford s Business Continuity Management Plan Page 2 4

5 Me puede tocar a mí? Más del 50% de empresas han experimentado una crisis alguna vez. Para un 50% de empresas, la razón por la que es más difícil prepararse para una crisis es la necesidad de responder rápidamente. La siguiente razón, con un 37%, son los retos de las comunicaciones digitales Fuente: 2011 Crisis Preparedness Study Burson-Marsteller/Penn Shoen Berland 5

6 Metodologías de comunicación 6

7 Árboles de llamada t Para 15 personas se requieren 6 procesos de transmisión de la información () Si es, aprox., 3 minutos, se necesitan 18 minutos para completar el proceso 7

8 Árboles de llamada T2 t T2 Para informar del status de movilización de 15 personas al lider, por los procesos en paralelo, se requieren 2 etapas de transmisión de la información (T2) adicionales. Si T2 es aprox. 1 minuto, en total se necesitan 20 minutos para informar de la conclusión del proceso. Para los líderes del árbol un tercio de ese tiempo es dedicado a gestionar llamadas!! 8

9 SMS, 9

10 SMS, Económico y rápido pero no proporciona visibilidad del resultado. Requiere una acción de retorno que es fatigosa de contabilizar.puede pasar inadvertido y puede sufrir retrasos considerables. Entre el 1%-4%* tiene retrasos superiores a un minuto. 1%* nunca llegan a su destinatario. 4-5%** nunca llegan, para mensajes de más de 160 caracteres. Hasta el 82%* de personas encuestadas reconocen haber enviado un SMS que nunca llegó al destinatario. La portabilidad es una fuente de errores de entrega al operador equivocado. Los operadores no ofrecen compromisos de servicio. *Fuente: Telcordia - Mobile World Congress 2010 **Fuente: F24 10

11 Servicios automáticos de notificación Económico y rápido, con visibilidad del resultado alcanzado. Decenas o cientos de personas pueden ser localizadas en un tiempo promedio inferior a 2 minutos. Multicanal. Utiliza todas las vías posibles de localización: voz (fija, móvil), SMS, fax, , buscapersonas (pagers) en intentos sucesivos hasta la localización. Redundancia. Se inicia por una llamada o acceso a Internet.Se pueden apoyar en varios proveedores de telecomunicación, usando redes independientes. Más fiabilidad. Trazabilidad, con realimentación sobre los resultados y evidencia documental. Flexibilidad para acomodarse a las circunstancias cambiantes del momento. 11

12 Otros beneficios de automatizar la comunicación Se limita el factor humano Las conversaciones en una crisis hacen más lenta la transmisión de la información La conversación desvía la atención del objetivo de alertar rapidamente Se garantiza la ejecución fiel de la comunicación Envío concreto de la información precisa, exactamente cómo y a quién se había planificado El resultado se puede auditar en tiempo real y tomar acciones correctivas Se transmite la alerta en el menor tiempo posible, y es prácticamente independendiente del número de personas a alertar El ahorro de tiempo está directamente relacionado con la reducción del impacto de la crisis 12

13 Otros beneficios de automatizar la comunicación Permite la coordinación de equipos Se pueden establecer multiconferencias con los intervinientes, independientemente de su ubicación. La conversación es posible grabarla para auditoría posterior. Garantiza la trazabilidad de los procesos. El resultado se puede auditar en su totalidad de cara a la mejora contínua 13

14 Conclusiones 14

15 Conclusiones Las corporaciones, aplicando nuevas tecnologías, tienen la capacidad de concentrarse en la gestión de las crisis en lugar de dedicarse gestionar las comunicaciones durante los primeros minutos de las crisis El factor humano en la gestión de la comunicación es un factor más de incertidumbre y errores La automatización de las comunicaciones reduce los tiempos de alerta y es uno de los factores que conduce a minimizar de una manera importante el coste de la crisis. 15

16 Conclusión Si nadie está libre de tener una crisis por qué no prepararse adecuadamente en uno de los puntos débiles de toda auditoría: la comunicación? 16

17 muchas gracias! Teresa Fauquier Pina De Morais / Ejecutivo de Cuentas F24 Servicios de Comunicación S.L.U. Edif. Ática 5, planta 2 Avda. Europa, Pozuelo de Alarcón, Madrid España Teléfono: Correo electrónico: Alemania EE.UU. Reino Unido Francia España República Checa 17

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