Presentación de Web Method. Productos y Servicios para la Gestión de Proyectos y la PMO

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1 Presentación de Web Method Productos y Servicios para la Gestión de Proyectos y la PMO

2 1 Productos y Servicios Visión ejecutiva -2-

3 Cartera de productos y servicios Metodología para gestión de PMO, proyectos, programas y portafolios Herramienta para gestión de proyectos y PMO Capacitación en PMO, proyectos, programas, portafolios y herramientas Provisión de servicios profesionales y consultoría para implantación -3-

4 Metodología para Gestión de Proyectos y PMO Metodologías Basada en el marco estándar mundial (PMBOK del PMI) Incluye módulo para la Gestión de Proyectos Incluye módulo para la Gestión de Portafolios Incluye módulo para la Gestión de PMO s Completo conjunto de recursos asociados a las herramientas Manual de la Metodología Política de Gestión de Proyectos Documentación de Fases del Ciclo de Vida del Proyecto Documentación de procesos para la Gestión de Proyectos y PMO Plantillas, procedimientos, vistas de usuario en HTML e informes ejecutivos para la Alta Dirección Completa intranet de documentación para la utilización de las metodologías Completo material de tutoría (en línea) para formar a personal PM y PMO -4-

5 Herramienta para Gestión de Proyectos y PMO Herramientas Soporta la metodología de Osiris Soluciones (PMBOK del PMI) y PMO Contempla un ciclo de vida genérico para los proyectos (grandes, medianos y pequeños) Entrega indicadores de desempeño de proyectos y portafolio Genera un Informe ejecutivo del portafolio (dashboard) para gerentes y alta dirección Asiste a la PMO automatizando muchas de sus tareas rutinarias Altamente parametrizable a cada organización Basada en SharePoint Server -5-

6 Capacitación en Metodología de Gestión de Proyectos y PMO Entrenamiento Completo track de entrenamiento con calendario abierto Realización de programas corporativos cerrados (en modalidades: presencial y e-learning) Programa de preparación para la certificación CAPM/PMP ante el PMI (presencial y e-learning) Capacitación integral para Directores de Proyecto Capacitación integral para personal de la PMO Mayores detalles en -6-

7 Provisión de Servicios Profesionales y Consultoría Especializada Consultoría y Servicios Profesionales Asesoría en implementación de metodología y herramienta en Gestión de Proyectos y PMO Asesoría para la implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos Incluye herramienta Web PMO para el control y seguimiento de los Proyectos Generación de reporte ejecutivo para directores de proyectos, PMO, Gerentes Funcionales, CIO y alta dirección Asignación de personal certificado: Coordinador de Proyectos (CAPM) - Full Director de proyecto Trainee (CAPM) - Full Consultor PMO (PMP) Part-time -7-

8 Resumen de Servicios -8-

9 2 Sistema de Gestión de Proyectos Visualización ejecutiva de funcionalidades -9-

10 Herramientas para la gestión de proyectos y la PMO Herramienta para la gestión de proyectos y su integración con el portafolio corporativo de proyectos. Soporta todo el ciclo de vida de la gestión de los proyectos y está basada en el marco del PMI (PMBOK 4ª edición). Herramienta para apoyo a la gestión de una Oficina de Proyectos (PMO). Existen 2 configuraciones para adaptarse a su realidad: Versión Full Agrega funcionalidades adicionales a Web Method relacionadas con las funciones centrales de la PMO Versión Ligth Contempla un subconjunto mínimo de prácticas para gestionar los proyectos más las funcionalidades relacionadas con las funciones de la PMO -10-

11 Fases de un Proyecto (Ciclo de vida unificado) Ámbito de Acción Definición Requerimientos Licitación Planeación Implementación Implantación Se determina la necesidad de un proyecto Se define, justifica y propone a la organización Se determina el impacto en el negocio, tecnología y sistemas Se definen los requerimientos Se estiman de manera preliminar plazos y costos Se licita la iniciativa con los proveedores certificados por el grupo Se presenta a comités para autorización Se decide ir / no ir con el desarrollo del proyecto Se crea el Plan para la Gestión del proyecto Se desarrolla un plan de respuesta a los riesgos Se obtiene la aprobación del plan con el auspiciador Se desarrolla el proyecto Se obtiene el producto final del proyecto Se obtiene la aceptación del producto de parte de los usuarios Se libera la solución para su paso a producción Se desarrollan las actividades de paso a producción Se inicia la provisión de los servicios Se inicia de soporte de la solución Ámbito de Acción Ámbito de Acción Tiempo -11-

12 Flujo 1: Generación del Portafolio y Definición de los Proyectos Para qué Objetivos y beneficios Caso de negocio Evaluación Requerimientos de Negocio Propuesta de Proyecto Plan de Sistemas A portafolio (propuesta) Análisis de interesados R. Funcionales R. No funcionales R. Procesos R. Canales R. Productos R. TI / SI Otros Definición de Requerimientos al Proyecto IER A portafolio (proyecto) Instancias de autorización (comité, auspiciador, gerencia funcional) Autorización crea el proyecto en el portafolio Autorización del Proyecto (go / no-go) Acta Constitución GO -12-

13 Flujo 2: Ciclo de la Gestión del Proyecto Acta Constitución + IER Planificación Detallada Plan de Proyecto Dirección del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto / Fase Alcance Autorización del Trabajo Análisis de Progreso + Informe de Estado Cronograma, alcance y presupuesto Cronograma Solicitudes de Cambio Comité de Control de Cambios Cierre administrativo Presupuesto Respuesta Riesgos Plan de Comunicaciones Planes Complementarios Reuniones de Avance Control de Calidad Control del Cronograma Control del Presupuesto Aceptación de Entregables Control de Riesgos Administración de Adquisiciones Cierre de Contratos Registros históricos y Lecciones Aprendidas -13-

14 Flujo 3a: Ciclo de la Gestión Presupuestaria (externaliza) Captura de iniciativas próximo período Establecimiento del presupuesto global Autorización del presupuesto global Generación del Plan de Sistemas SOW Registro del presupuesto global por 2 Ejes: Unidad o Área de Negocio (origen del gasto) Concepto del gasto Solicitud de asignación de presupuesto Soporte a la Licitación del Proyecto Compromiso del presupuesto Comités autorizan según monto Aceptación de Propuesta(s) de proveedor Se cursan los pagos comprometidos Se compromete $ en cambios aprobados Se determina el desempeño Real vs Presupuestado Seguimiento y Control Plan de Sistemas SOW de Adquisición Estimado Solicitado Propuesta Económica de Proveedor + Autorización de Inversión de Comité Informes de Estado del Presupuesto Autorizado Presupuesto Global Comprometido Ejecutado -14-

15 Flujo 3b: Ciclo de la Gestión Presupuestaria (desarrollo interno) Generación del Plan de Sistemas Autorización de Inversión Seguimiento y Control Plan de Sistemas Autorización de Inversión de Comité Comprometido Informes de Estado del Presupuesto Estimado Solicitado Autorizado Presupuesto Global Ejecutado -15-

16 3 Gestión de la PMO Flujo de trabajo controlado por la PMO -16-

17 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) /1 DEFINE METODOS Y ESTANDARES PMO como Eje del PMIS DA SOPORTE Y FACILIDADES REALIZA SEGUIMIENTO Y APLICA CONTROLES REPORTA Y RETROALIMENTA PMIS: Project Management Information System APLICA MEJORA CONTINUA -17-

18 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) /2 1 Administración del Sistema Web Method Operación dia-dia del sistema Emisión de informes y alertas Configuración, privilegios y parámetros Respuesta a solicitudes no estructuradas de interesados PMO y sus 4 Funciones 2 Provisión de Servicios Implementar métodos, herramientas y sistemas para la GPP Definir procesos para seguimiento y reporte Coordinación en conformación de los portafolios de TI Coordinación en la conformación del presupuesto asociado al portafolio de TI Coordinación en la conformación y coordinación del pool de recursos para el portafolio de TI Coordinación con el comité de inversión Coordinación de proyectos normativos y auditoría Control de la interdependencia entre proyectos Capacitación (metodología, herramientas y sistemas) Aseguramiento y control de calidad de la GP Creación y mantención de repositorio histórico de proyectos 3 Seguimiento y Reporte del Desempeño del Trabajo Control del trabajo y entregables inconformidades, incumplimientos, problemas, alertas Control de Compromisos nivel de cumplimiento Control de tareas, de costos y alcance Coordinación de la solución de inconformidades, incumplimientos, problemas y alertas Reporte del estado de portafolio Reporte de desempeño por proyecto Reportes de incumplimientos, no-conformidades, problemas y alertas NO RESUELTOS 4 Capacity y Mejora Continua Determinar el nº de recursos requeridos versus la carga de trabajo real Implementar medidas para mejorar la productividad y/o la eficiencia Implementar medidas para mejorar los métodos, sistemas e infraestructura Implementar medidas para mejorar las competencias de los Gestores de Planes Implementar medidas para mejorar las competencias de los otros roles de la gerencia -18-

19 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) /3 La siguiente gráfica muestra: 2 flujos (uno para subcontratación de la ejecución del proyecto y otro para ejecución interna) El Macro proceso de gestión de proyectos Rol de la PMO en el macro proceso Roles centrales y sus responsabilidades -19-

20 Auspiciador Necesidad Caso de Negocio (para QC) Producción) Resultados Producto Final Acta Comité Producto Final Aceptado (Certificación de Aplicaciones) + + Realiza pruebas de aceptación del producto Desarrolla Plan Proyecto Inicia ejecución del proyecto Realiza seguimiento y control Obtiene producto final Aprueba el proyecto (Comité Gerencial) Integra propuesta Presenta proyecto para aprobación Solicita Proyecto (Líder usuario) (1) MARCO DE TRABAJO (PROVEEDO R EXTERNO) Entrega Propuesta (Proveedor) Evalúa impacto y demanda (Director de Proyectos) Especifica requerimientos y producto a obtener Aprueba requerimientos Licita el proyecto SLA SLA SLA SLA Plan de Trabajo -20-

21 Auspiciador Necesidad Caso de Negocio (para QC) Producción) Resultados Producto Final Producto Final Aceptado (Certificación de Aplicaciones) + Realiza pruebas de aceptación del producto Inicia ejecución del proyecto Realiza seguimiento y control Obtiene producto final Solicita Proyecto (Líder usuario) (2) MARCO DE TRABAJO (INTERNO) Evalúa impacto y demanda (Director de Proyectos) Especifica requerimientos y producto a obtener SLA SLA Aprueba requerimientos SLA Acta Comité Aprueba la inversión en el proyecto (Comité Gerencial) Presenta proyecto SLA Plan de Trabajo Plan de Proyecto -21-

22 4 Soporte de la PMO Principales flujos de trabajo de la PMO con el soporte de la herramienta Web PMO -22-

23 La PMO y el soporte a la Gestión de Proyectos /1 Modelo General de Gestión: (4) Reporte Ejecutivo (3) Seguimiento y Control del Trabajo (2) Gestión de Compromisos (1) Provisión de Servicios Reporte del Desempeño -23-

24 1 Provisión de Servicios a través del PMIS Web PMO /1 Grupo Osiris -24-

25 1 Provisión de Servicios a través del PMIS Web PMO /2 Servicios: Entrenamiento por Rol Base de datos de registros históricos de proyectos Repositorio centralizado de documentos compartidos Colaboración repositorio compartido por Fase del Proyecto Guía de Uso de la Metodología por ROL -25-

26 2 Gestión de Compromisos Compromiso: Una tarea asignada a una persona que participa en los proyectos Debe ser cumplida en una fecha límite (previamente acordada: ANS) Su cumplimiento es controlada por la PMO Alertas e incumplimientos Registro de Compromisos Seguimiento de Compromisos Gestión del Control de Compromisos Se trata de un workflow que permite generar la Lista de Tareas de cada rol Es la fuente principal para la definición de los compromisos Se refiere al monitoreo del cumplimiento de los compromisos Para esto, se utilizan los ANS predeterminados y las fechas registradas y aceptadas en las Cartas Gantt de los proyectos Comprende la generación de avisos por tareas por vencer Incluye: o La emisión de alertas por potenciales incumplimiento de compromisos oemisión de inconformidades por compromisos no cumplidos oinformes resumen y detalle de cumplimiento de compromisos -26-

27 2 Gestión de Compromisos Registro de Compromisos Mecanismo que llamamos Workflow de reglas La gestión de compromisos está basado en un Workflow automatizado, paramétrico y compuesto de reglas Eventos Acción en el sistema que provoca que se genere uno o más compromisos Regla Cada regla representa un compromiso para alguno de los roles participantes en el proyecto -27-

28 2 Gestión de Compromisos Registro de Reglas Reglas Una vez gatillado un evento, se generan los compromisos predeterminados a los distintos roles. -28-

29 2 Gestión de Compromisos Lista de Tareas Este es el mecanismo clave para establecer el desempeño de los Directores de Proyecto, Jefes de Proyecto del Proveedor y Líderes Usuarios La PMO genera periódicamente informes de desempeño por rol También la PMO alerta a las instancias de control sobre potenciales incumplimientos de tareas críticas -29-

30 2 Gestión de Compromisos Compromisos no estructurados En esta función del sistema, un administrador de cualquier nivel puede asignar «tareas compromiso» a personal de su dependencia Mediante esta funcionalidad, se podrá establecer el nivel de cumplimiento de todas las tareas asignadas a una persona Persona que asigna el compromiso Tipos de tarea Asignación Información sobre el nivel de cumplimiento del compromiso asignado osoto Urgencia Marco de tiempo para cumplir el compromiso Tarea para -30-

31 3 Seguimiento y control del trabajo - Modelo Aceptación de entregables Control de Compromisos Control de Tareas Control de Costos Control del Alcance Inspecciones conocidas como: Listas de verificación Buscan establecer si los actores de la GP están desarrollando bien su trabajo Se reportan Noconformidades Seguimiento del cumplimiento de los compromisos A través del mecanismo de la Lista de Tareas Se refiere a la necesidad de controlar el cumplimiento de las tareas del cronograma aprobado Se determina en el proceso Control del Cronograma A través del mecanismo Reporte de Estado Se refiere a la necesidad de controlar el cumplimiento del presupuesto asignado Se determina en el proceso Control de Costos A través del mecanismo Reporte de Estado Se refiere a la necesidad de controlar la entrega efectiva de los productos compometidos Se determina en el proceso Control del Alcance A través del mecanismo Reporte de Estado -31-

32 3 Control del trabajo Aceptación de Entregable /1 Es el proceso mediante el cual se aceptan los entregables por los clientes 2 pasos -32-

33 3 Control del trabajo Aceptación de Entregable /2 2 paso -33-

34 3 Control del trabajo Desempeño del Trabajo Informe Consolidado de Desempeño del Trabajo -34-

35 3 Control del trabajo Control de Tareas / $ / Es el proceso mediante se realiza el control de avance físico de las tareas El avance en el costo asociado al avance físico 3 pasos -35-

36 3 Control del trabajo Control de Tareas, $ y /2 Paso 2 Justificación del avance -36-

37 3 Control del trabajo Control de Tareas, $ y /3 Paso 3 Acciones para corregir las desviaciones Utiliza estos botone para crear (eliminar) acciones correctivas, preventivas, solicitudes de cambios -37-

38 4 Reporte Ejecutivo - Modelo Tablero de Control del Portafolio Seguimiento de sub-portafolios Tablero de Control de Proyecto Muestra el dashboard del portafolio de proyectos Vista ejecutiva para conocer el estado global de los proyectos Muestra el estado consolidado de los proyectos de un subportafolio por área de negocio Muestra el dashboard de un proyectos Vista orientada al auspiciador, gerentes funcionales y líderes usuarios Con él, podrán conocer en detalle el estado de un proyecto -38-

39 4 Reporte Ejecutivo Nivel Portafolio Portfolio Dashboard 1 Tablero de control de los proyectos en curso del portafolio global Unidad Requirente Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Área de Negocio (Eje) Banca Mayorista Banca Empresas Hipotecario -39-

40 4 Reporte Ejecutivo Nivel Portafolio /2 Ejemplo (portfolio dashboard) Si la organización tiene una estructura de holding o multi-empresas; esta vista muestra el consolidado. Nivel Grupo Chile Grupo Osiris Portafolio:

41 4 Reporte Ejecutivo Nivel Portafolio /3 Ejemplo (portfolio dashboard) Si la organización tiene una estructura de holding o multi-empresas; esta vista muestra el resultado de una empresa del grupo Nivel Empresa Chile Osiris Portafolio:

42 4 Reporte Ejecutivo Nivel sub-portafolio Proyectos de un sub-portafolio Nivel Empresa Unidad Requirente 2 Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones Resumen de proyectos por unidad organizacional Área de Negocio (Eje) Banca Mayorista Banca Empresas Hipotecario -42-

43 4 Reporte Ejecutivo Nivel sub-portafolio /2 Ejemplo (visualización de sub-portfolios TI del negocio) Nivel Empresa Chile Osiris Gerencia Comercial Unidad Requirente Proyecto Grande Licitación 0 0 Evolutivo Mediano Implementación Sistema Control Gestión Proyecto Grande Detalle de los proyectos de la unidad organizacional Gerencia Comercial -43-

44 4 Reporte Ejecutivo Nivel de proyecto Tablero de control de proyecto -44-

45 4 Reporte Ejecutivo Nivel de proyecto /2 Tablero de control de proyecto (cronograma) -45-

46 Solicite un Demo detallada Existen muchas funcionalidades en ambas herramientas que no podemos mostrarle en una presentación ejecutiva. Solicite una Demo!

47 5 Plan de Implementación Etapas, plazos e hitos para la implementación de PMO, métodos y herramientas -47-

48 Plan de Implementación 48 ETAPAS (1) PMO y Proyectos (2) Portafolio ALCANCE Implementación de la PMO Ajuste de flujos de la metodología PMBOK a la organización Ajuste de flujos de la herramienta de acuerdo al ajuste de la metodología Entrenamiento a roles participantes Puesta en marcha de la PMO, metodología y herramientas Tutoría y coaching en terreno a personal PMO y directores de proyecto Ajuste de flujos de la metodología para la Gestión de Portafolios Ajuste de flujos de la herramienta de acuerdo al ajuste de la metodología de gestión de portafolios Ajustes a la integración de la herramienta para gestión de portafolios y proyectos Entrenamiento a roles participantes Puesta en marcha de la herramienta Tutoría y coaching en terreno a personal PMO y directores de proyecto ENTREGABLES PMO Implementada Metodología de Gestión de Proyectos Herramienta de Gestión de Proyectos Entrenamiento entregado Tutoría de consultor senior PMO habilitada para gestionar portafolios Herramienta de Gestión de Portafolios Entrenamiento entregado Tutoría de consultor senior -48-

49 Gantt de Hitos 49 INICIATIVAS PMO Y GESTION DE PROYECTOS Implementación PMO Adecuaciones Entrenamiento Puesta en marcha GESTION DE PORTAFOLIOS Habilitación de PMO Adecuaciones Entrenamiento Puesta en marcha -49-

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