TBM: herramienta para costeo y facturación de servicios de TI

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1 TBM: herramienta para costeo y facturación de servicios de TI Pablo Gutiérrez Pesce Gerente General, INNOVACIONES EN TI SAC May 6, Apptio, All rights reserved

2 AGENDA El problema de costear servicios de TI Experiencia y referencias Modelamiento por objetos TBM Reportes y Dashboards

3 Antecedentes típicos en cualquier organización. Las unidades de TI o Sistemas proveen servicios de TI a las unidades de negocios de la institución así como a las subsidiarias, si las hubiere Los presupuestos de usuarios para el rubro Sistemas están conformados por servidores, memorias y software, en vez de transacciones, puntos de contacto, cuentas y clientes. La Gerencia de TI u otra unidad operativa (no Contabilidad) debería tener la responsabilidad de costear los servicios informáticos y cobrar a los usuarios usando drivers de negocio. Si bien muchas empresas cargan a sus usuarios por los servicios de TI recibidos, no existe una relación directa consumo-pago. 3

4 Por qué costear los Servicios de TI? Información real y útil para evaluar rentabilidad de productos Transparencia y visibilidad para fomentar ahorros > conductas de ahorro y control en usuarios Medición detallada de utilización para optimizar patrones de consumo Benchmarking y tercerización > «SI ESTÁS JUGANDO EL PARTIDO, DEBES DE CONOCER CÓMO VA EL MARCADOR» Richard Hunter, Gartner Niveles de Calidad diferenciados 4

5 Cómo empiezan el proceso las empresas? TRANSPARENCIA INTERNA 96% EMPIEZAN CON 60% Infra TCO 25% App TCO 10% Product Towers TCO 5% IT Biz & End User Services Xxx Tendencias: % Variance Reporting Actuals vs. Budget, Forecast, Top IT Services over Budget % Labor % Projects (Cost vs. Plan) % GL Costs (RTB / GTB / TTB) TRANSPARENCIA EXTERNA EMPIEZAN CON 85% Showback 15% Chargeback Tendencias: 60% Cost 18% Budget 11% Price (Price x Volume) 11% Hybrid (Budget + Price) 65% PLANEAMIENTO DE TI EMPIEZAN CON 30% 20% Budgeting and Forecasting 10% Demand Planning Tendencias 70% Hybrid (Tops Dwn/BtmUp) 18% Tops Down 12% Bottoms Up 5

6 Planteamiento y Beneficios El costeo de Servicios de TI > No se puede desarrollar y mantener en el tiempo sin una herramienta especializada. > No debería ser postergado si se quiere identificar y eliminar gastos ineficientes, desde una perspectiva más granular. > Se convertirá en una herramienta indispensable para las áreas de negocio, una vez que correlacione la facturación de sistemas con el movimiento del negocio. Una meta típica en organizaciones maduras es reducir entre 7 y 11% al año los gastos en TI 6

7 Antecedentes: un caso de la vida real Chargeback a las Unidades de Negocio > Basado en distribución de gastos en infraestructura, no en servicios > Cómo: Reporte de consumo de CPU Se usa para distribuir todos los gastos de Infraestructura Aplicaciones Luego se aplica a las U.N. mediante encuestas > Desventajas: > Es estático la distribución no cambia > Es inexacto y subjetivo > No contribuye a generar eficiencias ni ahorros > Basado en gastos sin depreciación ni amortización 7

8 COSTEAR vs FACTURAR 8

9 Qué dicen los analistas independientes? Forrester Best Practices In IT Financial Management (2011) > Desarrolle un modelo de costeo para cada Servicio de TI > Facture a sus usuarios para racionalizar conductas de uso > Haga frente a la transparencia del costeo de servicios de TI antes de recurrir a la tercerización Gartner > Más del 70% de clientes están costeando servicios > 48% busca un modelo mágico > 47% piensa en un servicio (no en productos de software) > 75% de los usuarios están descontentos con el chargeback debido a la falta de inversión en procesos y herramientas de costeo > Las soluciones SaaS (Software-as-a-Services) tienen menor TCO que la alternativa de instalar on premise 9

10 Qué dicen los clientes de referencia? Bank of America Merrill Lynch > Reducción gastos en mainframe a la mitad en 3 años (de $220M a $110M anuales) > Medir y comparar en términos de ratios o precios unitarios, no de valores absolutos Microsoft > Manejan $1.3B con la solución SaaS de Apptio > 2,000 aplicaciones internas -> foco en reducción de redundancia > Múltiples vistas de los gastos: > Por línea de negocio o subsidiaria > Por línea administrativa/soporte > Por Proyecto o Programa > Por aplicación-sistema > Por Centro de Cómputo > Proforma Invoice (Implementaron la 1era versión en 2 meses): 10

11 Business Partner View In-Production Aplicativo de chargeback MICROSOFT Client, Ent & Devices, MBD, OSB, R&D/Tech Strat/OCEO, Servers & Tools Finance, HR, Legal Central Marketing, Commercial Marketing, Consumer & Online, EPG, G&A, International, MSIT, MSNA, OEM, Retail, SMS&P, Services, Volume Licensing, WW Operations Blue underlined font Microsoft Confidential 5 11

12 Qué dicen los clientes de referencia? VISA > el proceso dio visibilidad al manejo presupuestal, creando conciencia y madurez en la gestión de los gastos de sistemas > Los SLO s y compromisos se revisan en Comité IT Governance Motorola Solutions > 100% de los gastos de sistemas distribuídos y facturados > Lograron reducciones en gastos gracias a la visibilidad obtenida: > dar de baja servidores y servicios de soporte cuando se elimina una aplicación > suspender pagos a proveedores para servicios que se dieron de baja > Reemplazo de aplicaciones de alto costo > Reducción de gastos por movimientos de personal > Usan la herramienta para controlar los cargos facturados por proveedores externos (algunas areas están 100% tercerizadas) > Modelaron 80% de las aplicaciones en el primer año (~1,500 aplic.) 12

13 Qué dicen los clientes de referencia? BANCO DE CREDITO DEL PERU BCP - CREDICORP > Posee una unidad llamada Gestión de Servicios de TI que maneja los contratos de servicios, SLA s, presupuestos de TI, costeo y facturación > Lo hace para el BCP (unidades de negocio) y subsidiarias Credicorp (PRIMA AFP, Pacifico Seguros, Banco de Crédito de Bolivia, Edyficar, Tarjeta Naranja, Grupo Crédito) > Implementaron TBM Apptio en producción en 10 semanas (Ago 2011), con más de 30 servicios de negocio modelados > La información de salida es enviada a Contabilidad para cargar los centros de costos (usuarios BCP) y/o para emitir facturas (Subsidiarias) > La información de base se extrae a comienzos de mes del SAP Libro Mayor y otras fuentes de datos > 3 personas administran este proceso 13

14 Ejemplo de Clientes que costean servicios CREDICORP - BCP Bank of America First American JP Morgan Chase Deutsche Bank Nationwide First Horizon BNP Paribas Motorola Cisco System Facebook IBM* Coca Cola Procter & Gamble Boeing DELL Volkswagen Siemens Telefónica CSC BASF Starbucks Blue Cross * IBM calcula sus precios de outsourcing con herramientas de costeo 14

15 Algunos clientes Fortune

16 RITMO DE ADOPCIÓN DEL COSTEO DE SERVICIOS 16

17 Ejemplo de beneficios obtenidos gracias a TBM ACELERAR LA TOMA DE DECISIONES Entender y optimizar costos Cambio de comportamiento por transparencia Presupuestos y proyecciones por demanda del negocio Gestionar el desempeño de TI $5M + 4 Megawatts / year identifying 30K EOL d servers $10M: BU persuaded by Bill of IT to migrate to lower cost service Cut forecasting cycle time by 25% Shifted $300M from RTB to GTB Portfolio $5M: avoided excess new datacenter capacity $20M: reduction in storage spend 10% infra savings: BU persuaded to move to lower storage tier 50% Reduction in annual budgeting costs Renegotiated telco contract for 18% annual savings Rightsize Capacity $700K: tiering storage $500K: 2 minutes to run TCO that led BU to retire redundant provisioning app 2 days to 20 mins to create capital assets estimates $300K: desktop software license over-subscription Rightsize Performance Showback/Chargeback Budget & Forecasting Vendor 17

18 Una vista gráfica del modelamiento de servicios de TI con 18

19 19

20 MODELAMIENTO DEL COSTEO DE SERVICIOS DE TI Service Library IT FTEs Contractors Assets General Ledger Fixed Assets 20

21 LOS MODULOS QUE TRAE TBM Plan per business demand with service-based budgeting, forecasting and demand planning 21

22 Pantallas de la herramienta de modelamiento 22

23 El motor inferencial

24 Gestión de los data sets

25 El ambiente de modelamiento

26 El ambiente de modelamiento

27 Modelo de costeo real de un banco (vista 1 de 2) 27

28 Modelo de costeo real de un banco (vista 2 de 2) 28

29 Pantallas de la herramienta de reportes y dashboards 29

30 Transparencia de Costos: 30

31 Transparencia de Costos: 31

32 Transparencia de Costos: 32

33 Transparencia de Costos: 33

34 Transparencia de Costos: 34

35 Transparencia de Costos: 35

36 Transparencia de Costos: 36

37 Optimización de la Infraestructura: 37

38 Optimización de la Infraestructura: 38

39 Optimización de la Infraestructura: 39

40 Optimización de la Infraestructura: 40

41 Optimización de las Aplicaciones: 41

42 Optimización de las Aplicaciones: 42

43 Optimización de las Aplicaciones: 43

44 Optimización de las Aplicaciones: 44

45 Qué se requiere para implementar? 45

46 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12 Semana 13 Semana 14 Semana 15 Plan de proyecto de implementación típico Fase Inicio Actividades Mayores Plan de Proyecto & Gestión Planear / instalar / configurar instancias Definición Diseñar Modelos y Reportes Configuración Identificar & conseguir fuentes de datos Iteración 1 - Crear Modelo Base Iteración 2 - Refinar / expandir modelos & primeros reportes en borrador Iteración 3 - Terminar Reportes & poner en práctica fuentes de datos Ejecutar pruebas de aceptación de usuario Dirigir entrenamiento de producto Pase a Producción Producción Facilitar lanzamiento y proveer soporte post producción 46

47 Información requerida Inventarios Catálogo de Servicios Lista de Activos Sistemas Lista de Servidores Relaciones Relación Servicios con Aplicaciones Relación Aplicaciones con Servidores Lista de Aplicaciones Capacidad Total de Storage Relación Activos con Servicios o aplic. Relación Servidores con Storage Consumo de Infraestructura cpu, memoria y storage en servidores Deprec./Amortización por Servicio Uso de los Servicios (facturación) Reporte de uso de Mainframe por app Reporte de tx técnicas por app Reporte de Op. por servicio por UdN Ingreso a aplicac. por Usuario Distribución de gastos asignados Registro de Horas de Desarrollo y Certificación Tickets HD por Ususario/App Uso de Servicios tercerizados 47

48 Pregunta para la audiencia: la herramienta TBM de Apptio sólo sirve para costear servicios de TI? Respuesta: NO Un ejemplo: el grupo hotelero HILTON lo usa para costear sus servicios a nivel mundial 48

49 Preguntas? 49

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