MANUAL DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS UNIVERSIDAD DEL ESTE VICERECTORIA ASUNTOS ESTUDIANTILES OFICINA DE REGISTRADURIA

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1 MANUAL DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS VICERECTORIA ASUNTOS ESTUDIANTILES OFICINA DE REGISTRADURIA Revisado por: Registradora Auxiliar marzo 2011

2 CONTENIDO Introducción 3 Cómo acceder a los servicios electrónicos? 4 Matrícula Online 6 Ver Notas 14 Récord Estudiantil / Student Records 15 Evaluación Académica 17 Información Personal 21 2

3 INTRODUCCIÓN Como parte de los servicios de la Oficina de Registraduría de la Universidad del Este y el interés de que nuestros estudiantes reciban una guía de procesos y servicios que pueden acceder a través del WEB, presentamos el Manual de Servicios Electrónicos. El mismo contiene información detallada de los siguientes procesos: MATRÍCULA, ver notas, generar una evaluación de grado, entre otros. Le exhortamos a revisar esta información que le será de gran utilidad durante su vida universitaria. 3

4 CÓMO ACCEDER A LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS? 1. Existe varias formas de acceder los servicios electrónicos a través de la página de la Universidad del Este seleccione (Matrícula en Línea, Área Segura, o en enlaces rápidos servicios electrónicos). 2. Una vez acceda los servicios electrónicos le solicitará entrar su User ID que es su número de estudiante (S00XXXXXX) *Debe colocar la 'S' en mayúscula. En el campo de PIN, entre su Número de Identificación Personal (PIN). Luego presione Login. Si olvidó o no tiene la información para entrar al área segura presione Datos para Servicios Electrónicos si desea obtener información adicional que incluye su ID, correo electrónico, PIN. Si olvidó su PIN presione el botón Forgot PIN? una vez registre el User ID. 4

5 3. Por motivos de seguridad, la primera vez que acceda al área segura se le requerirá dos preguntas de seguridad y sus respectivas contestaciones. Si usted olvida su Número de Identificación Personal (PIN), puede acceder el Web y obtenerlo presionando la opción "Forgot Pin". Esto provocará que le solicite la contestación de las dos preguntas de seguridad ya establecidas por usted. Luego le solicitará la creación de un nuevo PIN. De usted no contar con su USER ID o PIN le exhortamos a que visite la página de la Universidad del Este, en el área de Servicios Estudiantiles le da la opción de recuperar su USER ID o PIN o en el enlace Datos para Servicios Electrónicos. De no estar disponible su información deberá visitar la Oficina de Registraduría, con una identificación con foto; esta información no se ofreceré por teléfono al estudiante por motivos de seguridad, bajo reglamentación federal FERPA Family Educational Rights and Privacy Act,

6 MATRÍCULA ONLINE Para llevar a cabo el proceso de matrícula Online debe observar las fechas establecidas en el Calendario Académico que puedes acceder a través del en Servicios Estudiantiles. También recibirás una comunicación por correo electrónico provisto por el Sistema Universitario Ana G. Méndez informando sobre las fechas de matrícula. Los estudiantes con las siguientes condiciones NO podrán hacer la matrícula online, y deberán comunicarse con su Consejero Profesional, Asesor Académico o Coordinador Estudiantil. No tiene como mínimo 6 créditos aprobados en la Universidad del Este. Estudiantes en Probatoria o Suspensión Académica. Estudiantes Internacionales. Estudiantes que deben documentos en la Oficina de Admisiones. Cualquier otro que tenga alguna condición académica. 1. En el menú principal acceda Récord Estudiantil y Ayudas Económicas / Student & Financial Aid 6

7 2. Presione Matrícula/Registration Este enlace le permitirá hacer matrícula; Añadir o eliminar clases; Ver programación de cursos; Verificar estatus de matrícula. 3. Matrícula / Registration Seleccione Término Académico / Select Term 4. Seleccione el término a matricular, luego presione FIRST SEMESTER SECOND SEMESTER SUMMER = Primer Semestre del año académico (agosto a diciembre). = Segundo Semestre del año académico (enero a mayo). = Periodo de Verano del año académico (junio-julio). Los términos que indique (View only) no están disponibles para añadir o hacer cambios a su matrícula. 7

8 5. Seleccione Añadir o Eliminar Cursos / Add & Drop Classes 6. Si conoce los CRN (Course Reference Number) de los cursos que va a matricular puede entrarlos directamente en los encasillados. Presione SUBMIT CHANGES. De no conocer los CRN de los cursos presione Class Search para ver la programación de clases disponibles. 8

9 7. Cuando utiliza "Class Search" o la opción de Ver Cursos Programados / Look-up Classes to Add le presenta diferentes opciones para realizar la búsqueda de cursos programados. Puedes hacer cualquier combinación de campos, pero tiene que seleccionar un curso "Subject. Presiona el botón de "Class Search" para completar la búsqueda y seleccionar los cursos que desea matricular. Seleccione un curso Seleccione Recinto donde estudia INFORMACIÓN IMPORTANTE QUE DEBES CONOCER Recuerda seleccionar un Curso / Subject Recuerde seleccionar el Recinto / Campus de estudio. Niveles Cursos / Courses Levels: Asociados/Bachilleratos Undegraduate, Programas Técnicos - Technical Program Certificate, Maestrías - Graduate Periodo del término / Part of Term: Cursos Programados en periodos dentro del término académico (PT) i. REGULAR Asociados/Bachilleratos ii. PROF STUDIES Programa AHORA iii. TECHNICAL - Programas Técnicos (Certificados) iv. GRADUATE - Maestrías v. ONLINE / PUENTE SOLO PARA ESTUDIANTES DE LA FLORIDA (Metro Orlando, South Florida, Tampa Bay) 9

10 8. Para registrar o añadir cursos, marque el encasillado ubicado frente al CRN (). Para completar el registro de cursos, presione "Register" o "Add to Worksheet". Cursos que no puede matrícula son los que están identificados con C- identifica secciones cerradas, NR - Curso no disponible para matricular, SR- Restricciones del Estudiante. INFORMACIÓN IMPORTANTE QUE DEBES CONOCER Debe conocer los cursos que requiere la matrícula de la clase y laboratorios Debe conocer los cursos que requiera la matrícula de Práctica y Seminarios Cursos que requieren una autorización como por ejemplo prerrequisitos, deben ser autorizados por su Escuela Cmp = Recinto / Campus 2 = Carolina U = Cabo Rojo V = Santa Isabel W = Barceloneta X = Utuado Y = Yauco MO = Florida Metro Orlando SF = Florida South Florida TB = Florida Tampa Bay Cred = Créditos del curso Days = Día que está programado el curso Time = Horario del curso Cap = Capacidad de estudiantes para matricular en el curso Act = Total de estudiantes matriculados en el curso 10

11 9. Si va a eliminar un curso en el periodo de matrícula seleccione WEB DROP. Recuerde oprimir el botón de Submit Changes para salvar o actualizar cualquier cambio en su matrícula de lo contrario no se reflejará los cambios. 11

12 10. Para ver el programa de clases seleccione el menú Matrícula / Registration, escoja el término académico, luego seleccione Programa de Clases / Student Schedule, le presentará el horario, fecha, días, salón, nombre del profesor, entre otros. 12

13 11. Para ver los costos de matrícula o hacer pagos, elija la pestaña Student and Financial Aid en la parte superior de la página, seleccione Récord Estudiantil / Student Record Seleccione Estado de Cuenta / Account Summary i. Presione el enlace Estado de Cuenta o Account Statement dependiendo el idioma de su preferencia. ii. Para realizar pagos, seleccione Make Payment Presione el enlace Estado de Cuenta o Account Statement dependiendo el idioma de su preferencia. 13

14 VER NOTAS 1. Seleccione RECORD ESTUDIANTIL Y AYUDAS ECONOMICAS / STUDENT SERVICES & FINANCIAL AID 2. Para ver sus notas finales presione Ver Notas Finales / Display Final Grades 3. Seleccione el término y presione 4. Si quiere ver todas sus notas presione Récord Estudiantil / Student Record. a. Seleccione Tanscripción Académica / Academic Transcript b. Presione 14

15 Récord Estudiantil / Student Records 1. Ver Notas Finales / View Final Grades, seleccione el término académico y presione 2. Ver Restricciones / View Holds - Estas son las restricciones que se encuentran en su expediente académico. Si usted tiene restricciones de matrícula no podrá realizar su matrícula. Si tiene restricciones de notas no podrá ver sus notas. Si tiene restricciones de transcripción de crédito no podrá ver la transcripción. Si alguna de estas condiciones aplica, deberá comunicarse con su Asesor Académico o Coordinador de Escuela. 15

16 3. Transcripción Académica / Academic Transcript - Seleccione el nivel de la transcripción (Se recomienda utilizar ALL LEVEL ) luego presione. 16

17 EVALUACIÓN ACADÉMICA Esta evaluación se realiza mediante la generación de un informe de cumplimiento ( Compliance ) que brinda información de los cursos que ha tomado el estudiante, los requisitos según el secuencial curricular al cual está adscrito y cómo éste avanza al logro de su meta académica. El informe de cumplimiento es una copia no oficial del progreso académico del estudiante y representa una evaluación preliminar de su expediente académico de acuerdo a los créditos aprobados conducente a grado. Cualquier pregunta sobre el informe de cumplimiento debe ser dirigido al Coordinador o Asesor de su Escuela, Centro Universitario o a la Oficina de Registraduría. Una auditoría del grado WEBCAPP no se considera oficial hasta que la Oficina de Registraduría le certifique. 1. Para hacer una evaluación académica de los programa de estudios al cual está adscrito. Presione Récord Estudiantil / Student Record 2. Presione Evaluación de Grado / Degree Evaluation 17

18 3. Seleccione el Término Actual, luego presione. 4. Mostrará la información del programa que al cual está adscrito. Presione GENERATE NEW EVALUATION que se encuentra en la parte inferior de la página. Nota: Verifique la información de su programa de estudios, de encontrar algún error en su concentración, notas, cursos requeridos entre otros, favor de comunicarse con su Escuela o Centro Universitario para cotejar; recuerda que no es una evaluación oficial. 5. Presione al lado de Program. Luego proceda a presionar el botón GENERATE REQUEST. 18

19 6. Si desea hacer un análisis de una concentración o grado diferente a la que está tomando puede general una evaluación para explorar la opción de una Reclasificación. Seleccione WHAT-IF- ANALYSIS que se encuentra en la parte inferior de la página. Seleccione el término que desea y presione CONTINUE. 7. Seleccione el programa en el cual desea realizar el análisis y presione CONTINUE. Seleccione una concentración y presione SUBMIT. 8. Seleccione el término a para el cual quiere hacer el análisis y presione GENERATE REQUEST para ver el análisis del programa. En el mismo podrá ver los cursos que tiene aprobados y cuales le faltarían si cambia de concentración. 19

20 Qué debo hacer si tengo un problema con mi evaluación? Qué debo hacer si mi evaluación académica esta incorrecta? A quién debo contactar? Para obtener asistencia por cualquier discrepancia o duda, debe comunicarse en su Escuela con su Coordinador o Asesor Académico, Centro Universitario o a la Oficina de Registraduría. Incluya su nombre, ID y la descripción del problema. 20

21 INFORMACIÓN PERSONAL Asegúrese que su información esté actualizada. Puede actualizar tales como cambiar PIN de entrada al servicio electrónico, pregunta secreta de seguridad, actualizar dirección residencial, teléfono, ver direcciones de correo electrónico que le asigna el SUAGM entre otros. Una vez que has realizado los cambios, recuerde presione Submit Changes. 1. Para ver, añadir o actualizar su información personal debe acceder en el Menú Principal Información Personal / Personal Information 2. Presione el enlace que desea ver, añadir o actualizar. 21

22 3. Cambiar PIN / Change PIN Debe registrar su PIN anterior y el nuevo PIN. Para confirmar que ingreso correctamente el nuevo PIN el sistema le pide que entre nuevamente el nuevo PIN. Su PIN debe ser de seis (6) números. Una vez termine presione Change PIN para guardar los cambios. 4. Cambiar Pregunta de Seguridad / Change Security Question Puede cambiar sus preguntas de seguridad las cuales se utilizan cuando usted olvida su PIN para entrar al área segura. Una vez termine presione Submit para guardar los cambios. 22

23 5. Actualiza Dirección(es) y Teléfono(s) / Update Address(es) and Phone(s) Le permite ver, añadir y actualizar su dirección postal y teléfonos. Para actualizar tu dirección de correo presione Current y esto le permitirá agregar, editar o eliminar direcciones de envío de correspondencia postal. De la misma forma puedes agregar, editar o eliminar números de teléfonos. 6. Actualice la información, una vez termine presione Submit para guardar los cambios. 23

24 ACTUALIZAR O AÑADIR DIRECCIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS / UPDATE ADDRESS(ES) El correo electrónico oficial provisto por el Sistema Universitario Ana G. Méndez está identificado con el código SUAGM . Este correo electrónico no puede ser alterado ni eliminado. Para actualizar presione la dirección de correo electrónico que desea cambiar. Para añadir un nuevo correo electrónico, seleccione en "Type of to Insert" el tipo de correo electrónico y presione "Submit Si no ha activado su cuenta de correo electrónico acceda el siguiente enlace Activar AGM. Su información de correo electrónico y contraseña provisional la puede encontrar a través del en Servicios Estudiantiles: Si no has activado su correo electrónico oficial provisto por el Sistema Universitario Ana G. Méndez es necesario que lo actives, ya que es una herramienta que constituye un medio de comunicación con nuestros estudiantes. Comunícate con el Help Desk a través del (787) o y solicita orientación sobre el proceso para activar su cuenta de correo electrónico. 24

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