Organización y Sistemas I 1era. Revisión 19/05/08 (WMC Software S.A.)

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1 Organización y Sistemas I 1era. Revisión 19/05/08 (WMC Software S.A.) WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 años por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recién egresados de la carrera de Ingeniería de Sistemas. En sus inicios comenzaron diseñando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidación de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a diseñar paquetes de software de gestión administrativa financiera y de gestión de recursos humanos. Los clientes fueron aumentando y se hizo necesario incorporar a la empresa nuevos profesionales en el área de ingeniería, así como estudiantes de administración. A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realizó de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento así como de asignación de actividades entre las diferentes unidades. Por otra parte, en marzo de 2007 a través del Programa Endeavor para jóvenes emprendedores diseñaron un Plan de Negocios para expandir la empresa y comenzar a exportar los programas a países como Argentina, Chile, Brasil y Méjico. Esto implicaba una mayor exigencia de trabajo así como la necesidad de obtener la Certificación de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos. De hecho, en Diciembre de 2007, obtuvieron la Certificación de Calidad ISO 9000 en el Proceso de Diseño y Desarrollo de Aplicaciones de Software y en el Proceso de Implementación de Sistemas. En la última reunión entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa. La consultora mantuvo una reunión inicial con los 3 amigos, y en función de la misma elaboró su propuesta metodológica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes: Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Diseñar la estructura organizativa de la empresa (organigrama y Manual de Organización y Funciones) Diseñar el Manual de Descripción de Cargos Apoyar a la empresa en la gestión del cambio Capacitar a los empleados en Gestión de Calidad Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situación actual: - entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones asignadas a dichos departamentos. - reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos. - solicitud de documentación: organigrama y manuales. Esta información no se encontraba disponible.

2 Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente: Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de: - Diseño y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: Diseño y Desarrollo de Programas a medida y Diseño y Desarrollo de paquetes de software. En la primera Sección mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Líder del equipo. En la segunda Sección trabajan 15 empleados siendo Lucía la Líder del Equipo. - Consultoría: a cargo de Diego. La función de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. Trabajan allí 13 empleados. - Administración: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 5 empleados y se realizan las siguientes actividades: realizar las registraciones contables, cobrar a clientes y pagar a proveedores, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos y recepcionar clientes, y atender la central telefónica. Este departamento es asesorado por el Estudio Contable del Cr. Pérez, quien se encarga de la elaboración de los estados contables así como de las liquidaciones fiscales. SE SOLICITA: 1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A. 2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en WMC SOFTWARE S.A. b) EXPLICAR el o los criterios identificados. 3. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organización formal: estructura organizativa, órgano, función, cargo, puesto, nivel jerárquico y relaciones formales. b) INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa. 4. a) ENUMERAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) EXPLICAR la etapa de Relevamiento de Información y c) ANALIZAR si los métodos de relevamiento de información utilizados por los consultores son correctos. 5. ANALIZAR las distintas etapas de la evolución hacia la Calidad Total, IDENTIFICAR y FUNDAMENTAR en qué etapa se encuentra WMC SOFTWARE S.A. 6. EXPLICAR cuáles son las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contratar una empresa consultora para que lo asesore en el diseño de la estructura organizacional y en el proceso de gestión del cambio. 7. EXPLICAR el contenido del Manual de Organización y Funciones y cuáles serían las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contar con un Manual de O. y F. 8. EXPLICAR en qué etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra WMC SOFTWARE

3 Organización y Sistemas I 2da. Revisión 09/07/08 (WMC Software S.A.) WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 años por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recién egresados de la carrera de Ingeniería de Sistemas. En sus inicios comenzaron diseñando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidación de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a diseñar paquetes de software de gestión administrativa financiera y de gestión de recursos humanos. A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realizó de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento así como de asignación de actividades entre las diferentes unidades. En la última reunión entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa. La consultora mantuvo una reunión inicial con los 3 amigos, y en función de la misma elaboró su propuesta metodológica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes: Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Realizar un diagnóstico de la situación actual Diseñar la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organización y Funciones) Diseñar el Manual de Descripción de Cargos Apoyar a la empresa en la gestión del cambio Capacitar a los empleados en Gestión de Calidad Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situación actual: - entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones y actividades asignadas a dichos departamentos. - reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos. - solicitud de documentación: organigrama y manuales. Esta información no se encontraba disponible. Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente: Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de: - Diseño y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: Diseño y Desarrollo de Programas a medida y Diseño y Desarrollo de paquetes de software. En la primera Sección mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Líder del equipo. En la segunda Sección trabajan 15 empleados siendo Lucía la Líder del Equipo.

4 - Consultoría: a cargo de Diego. La función de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. Trabajan allí 13 empleados. - Contabilidad: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 3 auxiliares contables. Además el Gerente General es asistido por una Secretaria quien es responsable de realizar las tareas de cobrar a clientes y pagar a proveedores. Los consultores documentaron las entrevistas personales mantenidas con el Gerente General y los Gerentes de Departamento. Algunos de los comentarios que surgen de los papeles de trabajo realizados en ocasión de dichas reuniones son: Entrevista con el Gerente General: Las principales tareas que desarrolla el Gerente General son: definir los objetivos y planes de la empresa, realizar contactos y negociaciones con los clientes, y supervisar el funcionamiento general de la empresa. En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Contabilidad. En los últimos meses ha notado un poco desbordada a la Gerente de Contabilidad y por lo tanto cuando requiere algún informe en particular lo solicita directamente a alguno de los auxiliares contables. Por otra parte, la gran cantidad de tareas que realizan los Gerentes de Departamento ha llevado a que en el último año, sólo hayan podido reunirse en 2 ocasiones para coordinar algunas actividades de la empresa. Acostumbrado a trabajar en una empresa más pequeña, le gusta estar cerca de los empleados y generalmente conversa con ellos a menudo y les asigna tareas cuando así lo cree necesario. Entrevista con Gerente de Diseño y Desarrollo: Debido a la dinámica del mercado de trabajo, y en particular en el área de ingeniería, Gonzalo está preocupado por la gran rotación de personal que hay en su Departamento. La mayoría son profesionales jóvenes o estudiantes próximos a recibirse que están haciendo su primera experiencia laboral. Los empleados de Diseño y Desarrollo de paquetes de software le han planteado que Lucía les asigna tareas pero que no tiene tiempo para reunirse con ellos y explicarles las tareas que les asigna, lo que ha provocado que muchas veces deban realizar las tareas nuevamente ya que el resultado de las mismas no es el esperado por Lucía. Por otra parte, está preocupado ya que considera que Manuel (Gerente General) no delega actividades y que suele pasar por arriba a él y a los Líderes de Sección, asignando tareas directamente a los empleados. Entrevista con Gerente de Consultoría: Los empleados del Departamento de Consultoría dependen todos directamente de Diego y realizan indistintamente las tareas de implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. En ocasiones, no han podido atender a tiempo alguna venta ya que todos los empleados se encuentran abocados a tareas de implementación. En particular esto se acentuó durante el 2007, debido a que por la reforma tributaria tuvieron que realizar actualizaciones del software en muchos de sus clientes. Entrevista con Gerente de Contabilidad

5 La lista de actividades del Departamento de Contabilidad es: realizar las registraciones contables, elaborar los estados contables, realizar las liquidaciones fiscales, facturar a clientes, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos, recepcionar clientes y atender la central telefónica. Estela se siente muy cansada y planteó que si la situación continúa como a la fecha no seguirá trabajando en la empresa. Los consultores elaboraron el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad que se presenta a continuación: WMC SOFTWARE S.A. - Departamento Contabilidad CDT Actual 20/6/08. Hecho por ABC Consultores - Ciclo: semanal Actividades Realizar las registraciones contables Elaborar los Estados Contables Realizar las liquidaciones fiscales Facturar a clientes Liquidar y pagar sueldos Elaborar presupuestos Recepcionar clientes y atender la central telefónica Estela (Gerente) Controla Estados Contables Realiza liquidaciones fiscales Factura clientes Realiza liquidaciones de sueldo a Elabora presupuestos de ingresos y egresos Recepciona clientes Tpo % Carolina (Auxiliar) Tpo % Francisco (Auxiliar) Tpo % Héctor (Auxiliar) Registra 10 Registra 15 Controla comprobantes comprobantes registraciones Realiza ajustes 10 Elabora los Estados Contables 20 Realiza liquidaciones fiscales Realiza liquidaciones fiscales 40 Realiza liquidaciones de sueldo Paga sueldos a los empleados 10 5 Recepciona clientes 30 Atiende la central telefónica Tpo % Varios Supervisa tareas de los empleados 5 Realiza trámites Elabora informes a solicitud del Gerente General Realiza trámites Elabora informes a solicitud del Gerente General Elabora informes a solicitud del Gerente General Total (%)

6 SE SOLICITA: 1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A. 2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión. 3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodología utilizada en el curso el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 4. EXPLICAR los conceptos de Unidad de Mando y Vía Jerárquica y ANALIZAR en detalle que consecuencias pueden derivarse para WMC SOFTWARE S.A. en caso de aplicarse en forma incorrecta dichos conceptos. 5. a) EXPRESAR el concepto de Ámbito de Control. b) EXPLICAR qué factores tomaría en cuenta para determinar el ámbito de control de un órgano o cargo. 6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organización que se pueden establecer según el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organización en red o celular.

7 Organización y Sistemas I 1era. Revisión 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.) La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la producción y comercialización de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los vendía solamente en Montevideo. En el año 2003 la empresa empezó a producir las salsas y extendió sus ventas al interior del país. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todo el país. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas. La distribución de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa, mientras que para el interior del país dicha distribución la realiza una empresa contratada. Las ventas en Montevideo representan el 65 % del total. La empresa se encuentra en estos momentos en un proceso de cambio organizacional y además en la búsqueda de la Certificación de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos de la Gerencia de Producción. Para esto, han contratado una Empresa Consultora que inició su trabajo en Marzo de Los objetivos y alcance del proyecto son: Diseñar la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organización y Funciones), Asesorar a la empresa para que pueda lograr la Certificación de Calidad ISO 9000 y Apoyar a la empresa en la gestión del cambio. Desde que se inició el proyecto, el Gerente General, los 3 Gerentes que reportan directamente a Gerencia General y los consultores mantienen reuniones de avance del proyecto en forma quincenal. Luego de cada reunión elaboran un Acta en la cual se detallan los temas tratados, así como los temas pendientes para resolver Acta Reunión Proyecto 8 de Mayo de 2009 Participantes de la Salsera: Gerente General, Gerente de Producción, Gerente Comercial y Gerente de Administración Participantes de la Empresa Consultora: Lic. Silvia Martínez y T/A Luis Gómez. Temas tratados: 1) Estructura - Etapa Relevamiento de Información: Para realizar el relevamiento de estructura, los consultores realizaron las siguientes actividades: o Entrevistas personales con los Gerentes / Jefes / Responsables de cada unidad, para relevar las funciones asignadas a dichas unidades. o Asimismo entregaron un cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las tareas de los cargos. o Además solicitaron la siguiente documentación: Organigrama actual Del relevamiento realizado, surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:

8 La dirección de la empresa está a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad de Secretaría, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El señor Mauricio Rosas, fundador de la empresa, es el Gerente General de La Salsera SRL. De la Gerencia General dependen: o la Gerencia de Producción. De la misma dependen: Departamento de Fábrica, integrado por un Jefe y 10 operarios, Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 operarios, Sección Depósito, en el que se controlan las materias primas recibidas y además se conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas y productos terminados; está integrada por un Jefe y un operario; Sección Control de Calidad, a cargo de un Jefe (ingeniero químico) y 2 auxiliares (estudiantes de ingeniería). 4 operarios que realizan las tareas inherentes a la preparación de los pedidos. 2 operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa. Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de Fábrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administración en cuanto a fechas y formas de pago. o la Gerencia Comercial. De la misma dependen: 10 vendedores, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que estos formulan. También realizan la cobranza de la mercadería vendida en el interior. 4 choferes, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir los productos vendidos en Montevideo. o la Gerencia de Administración. De la misma dependen: Sección Finanzas, integrada por 1 secretaria y 1 auxiliar administrativo, que actualmente reportan directamente al Gerente de Administración, ya que la Jefa de Sección renunció hace un mes. Sección Contaduría, integrada por 1 Jefe y 4 auxiliares. Las liquidaciones de impuestos y los cálculos de aportes al BPS, así como los respectivos trámites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra. Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL. 2) Gestión de Calidad Los consultores detallaron las actividades de capacitación realizadas durante la última semana: Se realizaron sesiones de capacitación con los empleados de la Gerencia de Producción con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organización orientada a la gestión de la Calidad Total. 3) Próximas actividades Realizar el Diagnóstico de la Situación Actual de la Estructura Relevar y documentar los procesos de la Gerencia de Producción.

9 SE SOLICITA: 1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de La Salsera SRL 2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en La Salsera SRL, b) ANALIZAR si el criterio de departamentalización utilizado a nivel primario es adecuado. 3. a) ENUMERAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) ANALIZAR si los métodos de relevamiento de información utilizados por los consultores para relevar la estructura de la empresa son correctos. FUNDAMENTAR su respuesta. 4. En el Acta del Viernes 8 de Mayo se establece que una de las actividades pendientes es Realizar el Diagnóstico de la Situación Actual de la Estructura. EXPLICAR en forma detallada en qué consiste dicha etapa. 5. Los consultores contratados por La Salsera SRL realizaron sesiones de capacitación con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organización orientada a la gestión de la Calidad Total. EXPLICAR cuáles considera usted que fueron los contenidos del curso. 6. a) IDENTIFICAR en el párrafo que describe la Gerencia de Producción los elementos de la organización formal. b) DEFINIR cada uno de los elementos identificados. 1. a) EXPLICAR el criterio de departamentalización por productos, detallando que condiciones deben cumplirse para que el mismo sea aplicable a nivel primario y a nivel secundario. b) ANALIZAR y FUNDAMENTAR si sería aplicable este tipo de departamentalización para La Salsera SRL. 2. Según Kurt Lewin un proceso de cambio exitoso en las organizaciones sigue tres fases: descongelamiento, movimiento y recongelamiento. a) EXPLICAR en qué consiste cada una de dichas fases. b) EXPLICAR en qué etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra La Salsera SRL 3. a) EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesorías externas y de las unidades internas de Organización y Sistemas. b) EXPRESAR cuál recomendaría Ud. para La Salsera SRL y FUNDAMENTAR su respuesta.

10 Organización y Sistemas I 2da. Revisión 16/07/09 (Diagonal Print S.A.) La imprenta Diagonal Print S.A. se encuentra dirigida por Eduardo y Delmira, quienes fueron sus fundadores hace ya 31 años, y actualmente conforman el Directorio en conjunto con Juan, el hijo de ambos. Eduardo trabajó en una gran imprenta por unos 15 años, hasta que la misma cerró, momento en el que decidió armar su propio emprendimiento con su esposa, invirtiendo toda su indemnización en una imprenta usada que pudo comprar en un remate. Durante los primeros años se dedicaron a imprimir documentación formal para empresas como ser: recibos, facturas, boletas, lo que les permitió mantenerse y crecer en los años 90. Cuando Juan tuvo 18 años empezó a estudiar diseño gráfico lo que hizo que rápidamente se involucrara en el negocio de sus padres, en principio aportando mejores diseños a la misma documentación que se imprimía desde su inicio, pero luego fue consiguiendo nuevos clientes que requerían trabajos de gigantografía para banners para colocar en stands y para realizar promociones. Del 2005 a la fecha la imprenta ha crecido vertiginosamente, en particular en el área de la gigantografía que agregó la impresión de folletos promocionales, por lo que han tenido que ir contratando más funcionarios para dicha área. Todos los martes se reúnen los miembros del Directorio con la Encargada de Contaduría para evaluar las actividades que se están desarrollando y tomar algunas decisiones. En la última reunión Eduardo planteó una serie de problemas que considera deben abordar rápidamente si la empresa piensa seguir creciendo: - Los funcionarios de ventas se quejaron que no se les han liquidado bien las horas extras en los últimos meses que las han realizado de acuerdo a las órdenes de Juan, cuando yo les había indicado que para realizarlas debían pedirme autorización directamente a mí. - Se ha retrasado la entrega de los últimos pedidos del Taller ya que en algunos casos no contaban con la materia prima suficiente y en otros, se debió a que la máquina de impresión estuvo para reparación más de una semana lo que no parece razonable - Nunca se puede saber exactamente el saldo de la cuenta bancaria cuando se le consulta a la Encargada de Contaduría - Estoy seguro que se están pagando muy caros algunos materiales para la impresión y otros materiales de oficina, además un proveedor que me conoce desde los inicios de la empresa, me llamó el otro día para anunciarme que no nos vendería más por los grandes atrasos en los pagos. - Los operarios que trabajan en el Taller se han quejado debido a las constantes demandas de Juan para que colaboren para sacar pedidos de Folletería. - Varios clientes han protestado porque los trabajos no han llegado en fecha, en particular si los folletos no llegan en fecha pierden vigencia y no quieren aceptarlos.. Para solucionar toda esta situación problemática Juan planteó la posibilidad de analizar la organización, ya que uno de sus amigos ha estado trabajando en estos temas y ha hecho diagnósticos y diseño de propuestas para empresas de ramos similares y podría ayudarlos.

11 Luego de un mes de trabajo, el T.A. Berón, presentó un informe respecto al relevamiento realizado hasta la fecha respecto a la estructura de Diagonal Print S.A., del que se transcribe una parte: Informe de Relevamiento realizado en Diagonal Print S.A. Realizado por T.A. Berón. Fecha de entregado: 16/07/09 1. Organigrama Actual Dirección Directorio Departamento Taller Diseño Contaduría Sección Gigantografía Folletería Ventas 2. Descripción de la estructura Del Directorio dependen tres Departamentos y una Sección: - Taller, a cargo de Eduardo, donde se imprime la papelería oficial para empresas: recibos, boletas, facturas, entre otros. En esta unidad trabajan, además de Eduardo, 3 operarios que manejan la imprenta, compaginan, encuadernan y empaquetan las libretas impresas. Eduardo a su vez se encarga de la cobranza de todos los clientes, ya que desde sus inicios ha sido su función y gestiona muy bien las mismas. También aprovecha las visitas para concretar algunas ventas. - Diseño, a cargo de Juan, que tiene como principal función el diseño de toda la producción gráfica de la empresa y la coordinación de la producción de los impresos en gigantografía y folletería. Juan a su vez, se encarga personalmente de las compras de materia prima para todas las impresiones (comerciales, folletería o gigantografía) y de los repuestos y reparaciones de las imprentas que se utilizan en las secciones dependientes de Diseño y en Taller. Trabaja junto con Juan un diseñador junior, Gonzalo Alonso. En tanto dependen de Diseño las Secciones: Gigantografía y Folletería. En Gigantografía trabajan 2 operarios, uno de ellos es el Encargado. La función de esta Sección es la impresión de banners de acuerdo a las órdenes recibidas de Diseño. En Folletería trabajan 7 operarios que dependen directamente de Juan. Se encargan de la impresión de folletos de acuerdo a las órdenes recibidas de Diseño. - Contaduría, a cargo de la Cra. Forla cuenta con 2 auxiliares contables. Las actividades de la unidad pueden verse en el cuadro siguiente. Los impuestos son liquidados por el Estudio Contable ARS S.R.L.

12 - Sección Ventas, se encarga de la concreción de las ventas, la facturación de las mismas y la distribución. En esta área trabajan 2 auxiliares de ventas. La distribución se realiza con una camioneta propiedad de la empresa. 3. Distribución del trabajo del Departamento de Contaduría Actividades Realizar las registraciones contables Liquidar y pagar sueldos Pagar a los proveedores Realizar las compras de materiales de oficina y limpieza Realizar conciliaciones bancarias Diagonal Print S.A. - Departamento Contaduría CDT Actual 16/07/09 Hecho por T.A. Berón - Ciclo: semanal Encargada Cra. Forla Controla registraciones Realiza liquidaciones sueldos de Realiza pagos a proveedores Realiza conciliaciones bancarias Tpo % Auxiliar Contable Ana Tpo % Auxiliar Contable Manuel Tpo % 35 Registra comprobantes 10 Registra comprobantes Realiza liquidaciones de sueldos Paga sueldos a los empleados 10 Controla la asistencia del personal Realiza pagos a los proveedores Solicita cotizaciones Elabora y envía las órdenes de compra Recibe los materiales comprados Varios Supervisa tareas de los empleados Participa en las reuniones de Directorio 5 10 Realiza trámites Atiende telefónicamente a los clientes Realiza trámites 15 Total (%) SE SOLICITA: 1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de Diagonal Print S.A. 2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión. 3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodología utilizada en el curso, el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contaduría describiendo los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo. 4. INDICAR si las afirmaciones que se presentan a continuación son verdaderas (V) o falsas (F). FUNDAMENTAR su respuesta. Si usted indica que la afirmación es verdadera, sírvase fundamentarla a través de un ejemplo. Si por el contrario usted indica que la afirmación es falsa, sírvase expresar cuál debe ser la afirmación correcta. Al analizar cada una de las afirmaciones, usted debe tomar en cuenta la totalidad de lo expresado. a) El ámbito de control es la cantidad de cargos que dependen de un órgano.

13 b) La descentralización es el proceso por el cual se transfieren los poderes de administración del órgano central a otros órganos para que los ejerzan como competencia propia, bajo cierto control. c) La organización funcional tiene como ventaja la unidad de mando. d) Las unidades de servicio brindan asesoramiento sobre temas específicos en los cuáles son especialistas. 5. a) EXPRESAR el concepto de Delegación. b) EXPLICAR los factores personales que favorecen la efectiva delegación de autoridad. 6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organización que se pueden establecer según el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organización línea-staff.

14 Organización y Sistemas I 1era. Revisión 11/05/10 (La Espiga S.R.L) Javier Ramírez trabajó durante varios años en diversas panaderías llegando a desempeñarse como encargado de sucursal de una panadería de gran tamaño y prestigio en plaza. Al cumplir sus 35 años entendió que había llegado a su techo laboral como empleado y que para continuar progresando profesional y económicamente debía comenzar con un establecimiento propio. Javier tenía muy clara su idea de negocio: una panadería que, sin renunciar a los avances tecnológicos, mantuviera características artesanales, con excelente calidad y algunos productos estrella como ser la galleta de campaña. Pero como la inversión necesaria para instalar una panadería, aunque alquilara el local, excedía sus posibilidades financieras, planteó el negocio a su amigo Pedro Laurenz, Contador, que disponía de un cierto capital para invertir. A Pedro le gustó la idea pero, como quería realizar la inversión con cierta seguridad, le propuso a Javier realizar un estudio de mercado y financiero y contratar un especialista en Administración para que colaborara en el diseño de la organización. Cumplidos los trabajos preparatorios la idea se puso en práctica, los amigos formaron La Espiga S.R.L: acordando que Javier se haría cargo del funcionamiento de la empresa y que Pedro no participaría directamente en la misma, haciéndolo solamente en las decisiones estratégicas y en los aspectos financieros más trascendentes. Para el funcionamiento de la empresa se alquiló un local que ya había estado destinado al rubro, ubicado en la zona de la Unión, y se compraron equipos de fabricación de última generación. Tras algunas dificultades iniciales la panadería La Espiga comenzó una etapa de desarrollo y crecimiento. En la actualidad Javier ocupa la Gerencia General que tiene a su cargo los departamentos de Producción, Ventas y Administración. Recientemente se instalaron dos locales de venta al público: uno en el Cordón y otro en Pocitos, que estructuralmente se encuentran a nivel de Departamento; cada uno cuenta con un Gerente, dos vendedores y un cajero. El Departamento de Producción está a cargo del Sr. Juan Real que cuenta con 12 personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de producción y con el Sr. Pablo Castro a cargo del control de la calidad de los productos. El Sr. Raúl Meneses está a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con ocho vendedores, tres de los cuales comercializan la producción de La Espiga en supermercados y almacenes y cinco que atienden directamente al público en el local de la panadería; dos de ellos se encargan rotativamente también de la Caja del local. El Departamento de Administración, a cargo de la Sra. María Angélica Domínguez, se encarga de los aspectos relacionados con el personal, el manejo de fondos, la contabilidad, la distribución de los productos vendidos y la limpieza, para lo cual cuenta con 5 personas y 2 camionetas. De dicho Departamento depende la Sección Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras de las materias primas. El crecimiento de la empresa generó dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas (Sr. Raúl Meneses), de Administración (Sra. María Angélica Domínguez), y los

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