INFORME DE PRÁCTICA ALEJANDRA MARIN CARDONA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

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1 INFORME DE PRÁCTICA ALEJANDRA MARIN CARDONA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES PRACTICAS ACADÉMICAS

2 INFORME DE PRÁCTICA ALEJANDRA MARIN CARDONA INFORME FINAL DE PRACTICA ACADÉMICA TUTOR ANDRÉS LOBO-GUERRERO SANZ PROFESIONAL EN FINANZAS Y RELACIONES INTERNACIONALES UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES PRACTICAS ACADÉMICAS

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN RESEÑA HISTÓRICA RAZÓN SOCIAL MISIÓN VISIÓN POLÍTICA INTEGRAL SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA EMPLEADOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES EJE DE INTERVENCIÓN JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO TEÓRICO

4 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

5 ILUSTRACIONES Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A

6 SINTESIS Este documento contiene las diferentes actividades a desarrollar dentro del departamento de Compras internacionales de Industrias Electromecánicas Magnetron S.A., así mismo expone falencias presentes en este, y acciones que se han venido implementando con el fin de ser un departamento eficiente y eficaz. Palabras claves Compras internacionales, Falencias Acciones ABSTRACT This paper shows the different activities to develop inside the international purchasing area of Industrias Electromecanicas Magnetron S.A., at the same time contains information about some weaknesses and actions that the company has been adopted to be an efficient department. Keywords International purchasing area Weaknesses Actions 6

7 INTRODUCCIÓN Este trabajo pretende dar a conocer como esta compuesto el departamento de compras en Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A., las diferentes actividades a desarrollar, y la importancia que esta área tiene al interior de la compañía. El departamento de compras ha tenido cambios significativos en los últimos meses, pues sus procesos y actividades fueron redistribuidos. A lo largo de este contexto se expone este cambio, y se explica por qué no es conveniente tener a un practicante universitario en el cargo a desempeñar, pues las responsabilidades aumentaron drásticamente así mismo es complejo para el departamento capacitar cada seis meses a una persona, ya que los integrantes del área necesitan de un apoyo constante cuando sus actividades se saturan, como suele pasar al amentar la producción. Este trabajo también expone, falencias presentadas y acciones correctivas a tomar para un mejoramiento continuo. 7

8 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 RESEÑA HISTÓRICA La organización fue fundada el 3 de septiembre de 1971 con el nombre de TECNELECTROLTDA, y operó inicialmente como taller de reparación de transformadores eléctricos. A partir de 1978, aprovechando la experiencia adquirida, se empezaron a fabricar transformadores monofásicos y trifásicos tipo convencional en potencia hasta 250 KVA clase 35 KV. En el año 1981 se inicia la fabricación de transformadores tipo pedestal (PadMounted) y se incrementa la capacidad de la planta a transformadores hasta 1600 KVA clase 35 KV. En el año 1988 se cambia la razón social de la Organización a NAVARRO GONZALES Y CIA LTDA, y la marca de los transformadores se denomina MAGNETRON. En el año 1992 se inician exportaciones hacia Ecuador, al igual que la fabricación de transformadores seco tipo H hasta 1600 KVA clase 15 KV. En el año 1995 se inicia la fabricación de transformadores tipo sumergibles y se incrementa nuevamente la capacidad de la planta de transformadores hasta 3000 KVA clase 35 KV. En el año 1997 cambia nuevamente la razón social convirtiéndose en la sociedad anónima INDUSTRIAS ELECTROMECANICASMAGNETRON S.A., conservando la marca MAGNETRON. 8

9 En enero de 2007 se establece una agencia en la ciudad de Barranquilla, con el fin de atender las necesidades de mantenimiento y reparación de transformadores, dotada con los equipos necesarios para ofrecer un servicio de óptima calidad. En agosto de 2009 se inician operaciones en la nueva sede, con una mayor capacidad instalada que permite incrementar el volumen y la capacidad de producción, mejorando los procesos productivos. Actualmente, la organización se desenvuelve en la producción, comercialización y reparación de transformadores de energía, posicionándose como líder en el mercado Colombiano y exportando una porción muy importante de su producción a mas de 9 países de Suramérica; Centroamérica y el Caribe, con una capacidad de producción de transformadores inmersos en aceite, hasta 5000 KVA clase 35 KV y transformadores secos clase H hasta 1600 KVA clase 15 KV. Cabe resaltar que la compañía ha fortalecido su departamento de mercadeo teniendo como objetivo diversificar los mercados en los que incursionan y hoy en día más del 50% de su producción es destinada a países como Brasil y Estados Unidos MAGNETRON S.A. suministra a sus clientes un producto construido de acuerdo con la más avanzada tecnología de fabricación, utilizando materiales de la mejor calidad. A través de los años se ha logrado establecer un sistema de diseño y cálculo de los transformadores asistido por computador, que permite obtener la alternativa más económica de acuerdo con las necesidades del cliente, respetando las exigencias de las normas y el concepto de confiabilidad del equipo. Los procesos de fabricación son el producto de 9

10 más de 30 años de experiencia en el sector y han sido desarrollados por ingenieros colombianos inspirados en los conceptos básicos de fabricación de las mejores tecnologías extranjeras. El control de calidad es parte fundamental de la organización, razón por la cual, los proveedores de materia prima son escogidos de acuerdo al sistema de aseguramiento de calidad de sus productos así mismo se tiene establecido un estricto control en el momento de recepción de los materiales en fábrica. El diseño, los procesos de fabricación y el control de calidad de los materiales usados, da como resultado un producto de alta confiabilidad y un costo competitivo, a los cuales se les realizan a cada unidad producida todos los ensayos establecidos en las normas ICONTEC o en su defecto la norma ANSI C o IEC 76. Esto ha permitido que el producto siempre haya soportado con éxito todos los controles y ensayos de impulso, calentamiento y corto circuito entre otros, a los que han sido sometidos por parte de los organismos de control de calidad de los clientes. 1.2 RAZÓN SOCIAL Industrias Electromecánicas Magnetrón S.A 1.3 MISIÓN Producir y comercializar transformadores para la distribución de la energía eléctrica, promoviendo el desarrollo de tecnologías e ingeniería nacionales, la calidad y la ética. 1.4 VISIÓN 10

11 Obtener un óptimo posicionamiento de la Compañía en el sector eléctrico nacional e internacional, con base en la actualización tecnológica, la diversificación de nuestros productos y la capacitación permanente del recurso humano en programas de mejoramiento continuo. 1.5 POLÍTICA INTEGRAL MAGNETRON S.A., a través del uso eficiente de sus recursos, el compromiso de su personal y el mejoramiento continuo de su sistema Integrado de Gestión, suministra oportunamente a sus clientes productos competitivos, conformes y libres de contaminación, teniendo como base la prevención de lesiones y enfermedades, el control de los factores de riesgo y la prevención de la contaminación del medio ambiente, mediante el cumplimiento del marco legal y otros requisitos vigentes y aplicables. Con base en los postulados anteriores, en enero del año 1999 Magnetrón obtuvo de Bureau Veritas Quality International (BVQI), la certificación del Sistema de Gestión de Calidad conforme con la norma ISO 9001:1994. En abril del año 2003 se hizo transición a la Versión ISO 9001:2000, y en el curso del año 2009 el ajuste del Sistema a la versión 2008 de la norma. Desde el año 2004 la organización está certificada bajo la Norma y estándares Business Alliance forsecure Commerce, BASC. En enero de 2011 ose obtuvo la certificación del Sistema de Gestión Ambiental bajo la norma ISO 14001: Actualmente la compañía esta en proceso de certificación en OHSAS

12 Ilustración 1.Doctrina de Trabajo Magnetrón S.A. Fuente: Página web Magnetrón S.A. ( 1.6 SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA Magnetrón presta el servicio de fabricación, de mantenimiento y reparación de: Transformadores de distribución convencionales Transformadores de distribución autoprotegidos Transformadores de pequeña potencia Subestaciones tipo pedestal Cajas de maniobra Transformadores sumergibles Transformadores secos tipo H (bobinado abierto) 12

13 1.7 EMPLEADOS Ilustración 2.Empleados Magnetrón S.A. NÚMERO TOTAL DE EMPLEADOS POR EMPRESA Planta 21 Magnetrón Zona Franca Administración 10 Magnetrón Barranquilla Administración 10 Técnica 18 Magnetrón Pereira Fuente: Elaboración Propia Planta 275 Administración ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Magnetrón S.A. cuenta con un talento humano de excelente calidad y con las mejores aptitudes y actitudes las cuales son promovidas por una óptima estructura organizacional, lo que permite satisfacer a los clientes siempre de la mejor manera. 13

14 2. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Actualmente el departamento de compras se enfoca en realizar transacciones nacionales e internacionales, en las que estas últimas han ido aumentando su participación aproximadamente del mes de noviembre de 2011 para acá. Este departamentoestá conformado el jefe de compras que esta está a cargo de todo el departamentoy demás temas que competen al área, por un asistente de compras nacionales, a cargo de ordenes de indirectos y ordenes abiertas, asistente de cotizaciones y negociaciones con proveedores, asistente de compras internacionales para el seguimiento de órdenes, importaciones, reclamaciones de material defectuoso tanto nacional como importado. Como parte del incremento significativo de las compras internacionales en las actividades habituales del departamento, este ha venido realizando un análisis detallado de sus procesos y desde el mes de noviembre del 2011 se han venido ejecutando una serie de restructuraciones con el único objetivo de constituir un departamento eficiente, optimizando cada uno de los eslabones de la cadena (requisición del cliente interno - cotización - Orden de compra aprobada por Jefe de Compras y Gerencia Técnica). Esta restructuración en el área de compras también impactó la descripción del trabajo realizado por el practicante universitario, pues paso de ser asistente de compras nacionales a desempeñarse en el cargo como asistente de compras internacionales, dando lugar a mayores responsabilidades y compromisos, lo que al mismo tiempo representa una mejor experiencia. Asimismo, estos cambios implican que MagnetronS.A. Inviertamás tiempo en capacitación a la persona designada para este cargo, puesto que las funciones a 14

15 desempeñar no eran realizadas por un practicante dado el tiempo de inducción y adaptación, conllevando esto a traumatismos en la misma. Cuando se inició el periodo de práctica en noviembre de 2011, el cargo a desempeñar era exclusivamente compras nacionales, pero debido a los cambios que se venían gestionando al interior de la compañía,la descripción de puesto cambió, enfocándose hacia las compras internacionales y todo lo concerniente a su proceso. A continuación se explica de forma resumida de qué consta: De acuerdo a las necesidades de material que se plantean en el comité de importaciones a través de un formato F-PC1-10 o las reflejadas por UNOEE(software donde se ingresa y se administra toda la información financiera, comercial y de manufactura de la compañía), se utiliza un registro para la generación de la orden de compra R-PC1-01. Las órdenes de compra tienen dos maneras de generarse, la primera es cuando son aprobadas en el comité en donde se deben formalizar a través de una solicitud llamada requisición RQy la otra manera es por urgencias de material, en este caso son solicitadas vía correo electrónico al jefe de compras, en donde el correo sirve como soporte para la asignación de un extra-costo. La orden de compra es enviada al proveedor vía , y este debe confirmar la aceptación de la orden mediante una factura proforma, con el fin de comparar precios, cantidades, ítems y sacar un resumen de las diferencias si las hay, se informa al jefe de compras, para que este defina el origen de la misma y luego se proceda a la producción del material. Al ser confirmada la orden por las dos partes, el asistente de importaciones debe proceder con un seguimiento para asegurar que el proveedor cumpla con la fecha pactada en la factura proforma, este seguimiento se hace a 15

16 través del programa UNOEE, pues allí se pueden visualizar todos los ítems que están pendientes por entrar a Magnetrón, con sus respectivas fechas. Una vez es enviada la factura comercial por parte del proveedor, la orden de compra pasa a ser una orden de compra en tránsito (OCT), el cual es un documento que define que el material se encuentra en tránsito internacional. A partir de este momento este proceso pasa a manos del departamento de comercio exterior el cual es el encargado de dar instrucciones de embarque, seleccionando embarcador e informando al proveedor para así coordinar envíos. En este proceso es vital hacer seguimiento para tener en cuenta fechas de embarque, o información sobre posibles retrasos. Cuando el proveedor emite los documentos soportes estos son enviados al agente aduanero para realizar los trámites de nacionalización en puertos. Estos documentos son: Factura comercial Lista de empaque Certificado de origen (no aplica para todo) Certificados de calidad Documentos de transporte (no aplica para todo) Otras de las funciones del asistente de compras internacionales,están relacionadas con los siguientes procesos: Una vez el material ha llegado a la compañía, debe pasar por unas pruebas de calidad, y en caso de que el material presente defectos o no conformidades, se realiza una reclamación la cual se diligencia en la matriz de fallas proveedores del exterior F-PC1-09. Esta matriz aplica 16

17 paramagnetrón Zona Franca y Magnetrón Pereira; cuando la falla es registrada en Zona Franca la única forma de reponer material es por medio de nota crédito, pues por normatividad no se pueden aceptar reposiciones de material. Al enviarle información al proveedor se deben anexar fotografías, a diferencia de las reclamaciones nacionales. Actualización de las hojas de vida de los proveedores críticos, pues en las auditorias estas son revisados minuciosamente, deben estar al día sus certificados, y deben tener un registro de calificación anual. Llevar al día la matriz de costos importados, en donde se calcula cada ítem puesto en zona franca y puesto en magnetrón Pereira de acuerdo a unos factores de importación generados trimestralmente por el departamento de comercio exterior, influye también la TRM, un cambio constante de precios por parte del proveedor. Esta matriz es importante tanto en el departamento de compras como en el de ventas, pues es una base para brindarle información a Ventas e Ingeniería en las cotizaciones o licitaciones en las que participa la compañía y donde se necesita determinar el margen de venta de acuerdo a un presupuesto. 17

18 3. EJE DE INTERVENCIÓN Plantear sugerencias que faciliten la ejecución de acciones correctivas aplicadas al proceso de restructuración por el que está atravesando el departamento de Compras, esto con el fin de retroalimentar las gestiones del área de compras internacionales. 18

19 4. JUSTIFICACIÓN DE LA INTERVENCIÓN Debido a la restructuración de los procesos ejecutados por el departamento, se hace necesario realizar un monitoreo constante de los procesos del mismo, esto con el fin de obtener los resultados esperados, identificando oportunidades de mejora y planteando posibles acciones correctivas para que este trabaje en conjunto con los demás departamento involucrados en el proceso 19

20 5. OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Documentar el proceso que se está ejecutando en el área de Compras internacionales con el fin de identificar las posibles acciones correctivas en aras de mejorar y perfeccionar los procesos. 5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Documentar los procesos que está desarrollando el área de Compras Internacionales. Identificar posibles acciones correctivas para el área con el fin de promover el mejoramiento continuo del departamento. Actualizar la matriz de costos de materiales importados para darle mayor trazabilidad a los mismos en los diferentes departamentos que participan en el proceso. Revisar matriz de reclamaciones de materiales con no conformidades para así argumentar las mimas. Actualizar la base de datos de proveedores críticospor categorías de materiales para garantizar que cumplen con la normativa y requerimientos internos de la compañía. 20

21 6. MARCO TEÓRICO Existen varios tipos de empresa, pueden ser comerciales, de servicios o industriales; el tipo de empresa que se tuvo en cuenta a lo largo de este trabajo es de tipo industrial por su producción en general. Este tipo de compañías requieren por obligación de un espacio físico para que se lleve a cabo un proceso de transformación de materia prima, de almacenamiento de stock, así mismo de un adecuado espacio para su área administrativa pues es de allí donde nace un departamento para la comercialización del producto terminado. G, Damian. (2011). Cuales son las áreas de una empresa. (1Mayo 2012).Es fundamental saber cuáles son las áreas de una empresa para entender bien como funciona. Generalmente una empresa consta de al menos cinco áreas funcionales básicas de trabajo. Cabe destacar que estas áreas son generales, es decir que no siempre están en todas las empresas, sino que se adaptan las áreas que se necesitan de acuerdo a las necesidades de la misma. Estas dependen unas de otras para su adecuado funcionamiento, y varían de acuerdo a la magnitud de sus negocios, de su personal, de su capital, entre otros factores. Generalmente una compañía consta de 5 áreas básicas, las cuales son: Dirección general Administración Mercadotecnia Producción Finanzas y contabilidad CUESTA, Mariana. (2005). La importancia de la calidad y especificaciones en las compras de una empresa. (1 Mayo 2012). El área administrativa toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento 21

22 de la empresa. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. La compra de insumos es de gran importancia, en especial para una compañía productora de bienes, ya que para entregar el producto final, este debe de pasar por un respectivo proceso de producción el cual requiere cierta cantidad, tipo de material, entre otras especificaciones para el mismo. GARCÍA CASANOVA, M Ana Libia. (2011). Gestión de compras. DeCompras/ html (1 Mayo 2012). El departamento de compras es tan importante como cualquier otro departamento de la empresa, dicho departamento deberá estar perfectamente estructurado para poder ejecutar las acciones pertinentes que generaran que el producto no tenga un costo elevado para el consumidor final, es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados, además se encarga de negociar con los proveedores, requerirles presupuestos respecto de los bienes o servicios, y discutir presupuestos. Esta gestión se logra a través de la coordinación del departamento con otras áreas, de un trabajo continuo, puesto que la empresa es productora de un bien, por lo tanto se necesita de material para producción, pero es una necesidad que nace en el departamento de ventas, ya que a partir de las exigencias de un cliente se requiere cierto tipo y cantidades de material. GIL ESTALLO, María de los Ángeles, GINER, Fernando. Como crear y hacer funcionar una empresa. Editorial: Esic. ( ). 453 p. Compras vela por 22

23 cumplir con las exigencias de los clientes internos, obteniendo las cantidades de artículos necesarios para que no se interrumpa la producción con los mínimos costes (cantidad económica de pedido); obteniendo artículos de calidad y a precios apropiados: proveyendo la entrega de artículos en el momento oportuno; actuando en función del personal de compras disponible; informando sobre nuevos materiales, equipos. Es importante resaltar que muchas de las compras programadas se originan en el departamento de planeación, allí básicamente se establecen planes semanales de acuerdo a las necesidades presentadas por: ventas previstas por el departamento comercial, falta de materiales en el área de producción, ingeniera y desarrollo, inventarios. También se debe tener en cuenta presupuestos elaborados por el área financiera. De acuerdo al presupuesto que maneja el encargado del área de compras en la compañía se escoge entre la mejor oferta por proveedores teniendo en cuenta precio, tiempo de entrega, condiciones de pago, calidad, y que este sea un proveedor confiable y sobre todo cumplido, pues la experiencia en el departamento ha mostrado que los vendedores en ocasiones por no perder una venta, ofrecen el producto ya sea que no lo tengan o con largos tiempos de entrega no informados al momento de pactar la orden. Las empresas pasan por varias etapas a lo largo de un año, ya que hay meses que son mejores para las ventas que otros meses, durante el tiempo frio en ventas, las compras deben reducirse, se hacen análisis del material a comprar, se evita pagar anticipos, y hasta se renegocia con proveedores tiempos de pago. Para tomar medidas de contingencia se hacen reuniones con el presidente de la compañía, en donde se establecen nuevas acciones a tomar, un ejemplo de estas es que las requisiciones solicitadas por el cliente interno, deben pasar a manos del 23

24 presidente y este es quien decide si se compra o nose compra, también toma en cuenta cotizaciones, y así mirar cual es la más conveniente. Al tener en cuenta si una compra es conveniente se analiza cual plaza es mejor para realizar las compras sin nacional o extranjera (importadas). RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Administración de pequeñas y medianas empresas.quinta Edición. CengageLearningEditores, 20/04/ páginas. Las compras nacionales son las que se efectúan dentro de las fronteras de un país, con arreglo en las leyes del mismo y pueden subclasificarse en: Locales: Cuando se realiza en la misma plaza Foráneas: Cuando se concretan en plazas distintas, pero dentro del mismo país. Estas varían en el tipo de material que se necesite y en cuan costoso sale importando o comprándolo en el país de origen de la compañía. Las compras internacionales son aquellas que se efectúan entre dos o más países, rigiéndose por las leyes de los países en que se realizan (importaciones y exportaciones). Compras de importación: Aquellas que se hacen directo a un proveedor extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero establecido en el país importador. Compras para exportación: Son aquellas adquisiciones de materiales de fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar a uno o varios países del exterior. La finalidad del departamento de compras se deduce la importancia de su participación en el área productiva de la empresa, ya que una decisión mal tomada a la hora de adquirir un producto puede costar grandes sumas de dinero, y no solo eso, también puede acabar con el prestigio y la buena fe que las personas le tengan a una compañía. Por ende el hecho de que un material sea más barato en 24

25 comparación con otros no siempre significara que esta será la mejor opción de compra y aunque represente costos más bajos de producción, y una mejor oferta al publico del bien final, no siempre indicara que ese bien sea el mejor ya que la calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final. Por lo tanto al querer evaluar mejores formas para convertir la empresa en una compañía competitiva no solo es trabajo de un solo departamento como se pueda dar a entender con el departamento de compras, es todo un trabajo compartido en donde cada quien debe colocar su mejor esfuerzo, por ejemplo Compras tiene gran influencia a la hora de la adquisición de materia prima para la producción, y dependiendo de la filosofía que la empresa busque sea vender a precios muy bajos o ya sea que la calidad este primero que el precio, se debe tener cierto criterio para tomar decisiones e ir bajo un mismo objetivo conjunto los otros departamentos, si se busca reducir costos pero mantener una calidad en producción se pueden tener en cuenta otro tipos de factores como lo es: la mano de obra, evaluación de inventarios para no incurrir en una baja rotación, el controlar la eficiencia en el uso de recursos, concluyendo lo anterior la empresa es competitiva a medida que esta cumpla con su razón social y genere las suficientes ganancias para su propia sostenibilidad y la de sus trabajadores. 25

26 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 26

27 8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS. Documentar procesos: El área de compras maneja un instructivo, donde se informan las actividades a realizar. Después de dicha restructuración en el departamento, este instructivo se vio obligado a modificarse. Por lo tanto los integrantes de esta área se reunieroncon el fin de estandarizar procesos y eliminar aquellos que ya no hacen parte de las funciones. Cabe resaltar que todo lo escrito en este libro, debe ser verificable, pues la compañía cuenta con certificaciones que representan para Magnetrón auditorias cada vez que se requieran. Acciones correctivas: Con el fin de un mejoramiento continuo, constantemente se deben presentar acciones correctivas. En este momento el departamento de compras se vio en la obligación de implementar mayor seguridad en sus procesos de compra debido a las exigencias de la norma BASC. Se han implementado acciones correctivas como: exigirle mayores documentos a los proveedores, en especial a los clasificados como críticos, administrar correctamente la hoja de vida de estos y crear un archivo virtual al que se pueda tener acceso en cualquier momento, también se abrió una acción correctiva la cual consta de administrar órdenes de compra de activos fijos, en la cual se debe archivar como fue la negociación, la orden de compra, los anticipos que se hayan hecho. Matriz de costos: La acción correctiva que se ha estado implementando, sirve para actualizar los precios cada vez que llega una factura en los diferentes modulo de UNOEE (Magnetrón Pereira, Zona Franca) y en la matriz de costos. Así mismo cuando se crean ítems nuevos, se les pide su respectiva cotización, subiendo esta información en un modulo de UNOEE llamado manufactura - costos en cero. La importancia de esto, es actualizar 27

28 a la vez la matriz, pues esta se presenta cada que se requiera en un comité que convoca la alta dirección de la compañía. Matriz de reclamación de materiales F-PC1-09: Se deben administrar ambas matrices, materia prima nacional e importada. Los principales objetivos de esta matriz son: que el proveedor tome conciencia e implemente acciones correctivas y preventivas de acuerdo a la reclamación que se le realizo, para evitar posibles fallas de calidad, de embalaje o que no haga falta algún certificado de calidad. El recepcionista del almacén de Magnetrón Pereira Y Magnetrón Zona Franca desarrolla un trabajo conjunto con personal de calidad, pues son los encargados de inspeccionar la materia prima y subir estas reclamaciones a la matriz, donde el asistente de compras internacionales se encarga de proceder con estas ante los proveedores. Anteriormente con esta matriz se presentaban muchos problemas entre el área del almacén y el de compras, pues la matriz no mantenía actualizada, y cabe resaltar que esto es de carácter importante pues hay materia prima que es considerada como critica para la organización, pero con acciones correctivas y con un trabajo conjunto de estas dos áreas este problema ha mostrado una gran disminución. Proveedores Críticos: Debido a la compañía estar certificada BASC, ISO 9001, ISO es muy importante tener en cuenta ciertos requisitos como: clasificar los proveedores que manejan materia prima critica, puede ser por riesgo de ser contaminada, o por su necesidad de consumo en la compañía, así mismo los que manejan materia prima peligrosa, pues ciertas certificaciones exigen el que estos cumplan con unos acuerdos. La falencia que presenta el departamento ante este tema, es que sigue un poco desorganizado antes las certificaciones que cada proveedor debe tener, pues estas solo se revisan cuando se encuentran próximos a una auditoria. Por lo tanto hay que seguir trabajando en continuar con un orden 28

29 másestricto ante esto, ya que podrá pasar que el día en que se encuentre en una auditoria estas certificaciones no alcancen a llegar a tiempo, representando esto una no conformidad. 29

30 9. CONCLUSIONES YRECOMENDACIONES En primer lugar el departamento de compras nacionales debe simplificar el proceso del envío de órdenes de compra y buscar la manera de que el proveedor cumpla con las fechas de entrega del material ya que un retraso en la entrega del mismo compromete seriamente la producción; también porque el hecho de tener que estar llamando constantemente a preguntar las razones del atraso demanda una gran parte del tiempo que podría ser utilizado en otras cosas. En segundo lugar, a manera muy subjetiva se expresa la importancia de mantener el puesto de asistente de compras internacionales bajo la responsabilidad de una persona que tenga dominio sobre el sistema UNOEE, que conozca la dinámica empleada para el envío y seguimiento de órdenes de compra así como el manejo de la matriz de costos y un nivel de inglés avanzado. Esto debido a que la propuesta inicial que hay sobre este cargo es de una practicante universitaria, por propia experiencia se indica que sería un trabajo muy tedioso para todo el departamento de compras debido a la capacitación constante que esto requiere para estar cambiando de personal cada seis meses. Concluyendo este trabajo de práctica, se evidencio que el hecho de tener que depender de terceras personas, los reprocesos que se generan para que ciertas actividades sean aceptadas han sido analizados por el departamento y han estado elaborando diagnósticos con el propósito de ejercer acciones correctivas y planes de acción. 30