MANUAL DE USUARIO CUENTAS POR COBRAR. Cuentas por Cobrar Página 1 de 18

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1 MANUAL DE USUARIO CUENTAS POR COBRAR Cuentas por Cobrar Página 1 de 18

2 ÍNDICE 1. Introducción Generalidades 1.2 Flujo de movimientos. 2. Cuentas por Cobrar 2.1 Alta de clientes. 2.2 Anticipo. 2.3 Cobro. 2.4 Notas de crédito 2.5 Aplicación anticipo (facturas). 2.6 Aplicación de notas de crédito a facturas. 2.7 Cheque devuelto. 2.8 Herramientas de eliminación de saldos menores. 3. Gastos. 3.1 Solicitud de gastos. 3.2 Comprobante de gastos. 4. Ventas 4.1 Cargo por cancelación de pedido o cheque devuelto. Cuentas por Cobrar Página 2 de 18

3 INTRODUCCIÓN GENERALIDADES El módulo de Cuentas por Cobrar mantiene el control de los saldos de los clientes así como de los anticipos generados y las aplicaciones correspondientes a las facturas de los clientes por lo que es sumamente importante mantener políticas establecidas desde el alta de cliente hasta el cobro de cualquiera de sus deudas. El modulo de cuentas por cobrar es afectado por el módulo de ventas y afecta directamente al módulo de tesorería. Cuentas por Cobrar Página 3 de 18

4 ANTECESOR MÓDULO DE CUENTAS POR COBRAR SUCESOR Pedido Anticipo Solicitud de Depósito Aplicación Ingreso Factura (Ventas) Cobro Cheque Devuelto Cargo por cancelación o cheque devuelto Devolución de mercancía Nota de crédito Devolución Bonificación Aplicación Cuentas por Cobrar Página 4 de 18

5 ANTECESOR MÓDULO DE CUENTAS GASTOS SUCESOR Solicitud Anticipo Comprobante Solicitud de cheque Devolución Pedido Cargo Cobro Cuentas por Cobrar Página 5 de 18

6 Movimientos CUENTAS POR COBRAR Anticipo Este movimiento es generado en el módulo de Cuentas por Cobrar por el cajero cuando se recibe un pago por concepto de anticipo de clientes. Antes de imprimirlo, el encargado de cuentas por cobrar debe dar el visto bueno para generar el volante correspondiente. En el caso de corporativo esto debe realizarse por el encargado de cuentas por cobrar. Cuentas por Cobrar Página 6 de 18

7 En el movimiento Anticipo requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Anticipo. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Caja: Clave de la caja asignada al cajero que recibe el pago del cliente. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Importe: Monto que se está recibiendo por concepto de anticipo. Concepto: Anticipo de clientes. Forma: Forma de pago con la cual el cliente está pagando. Nota: cuando se trata de depósito la cuenta de dinero es la cuenta bancaria a la cual depósito el cliente. Cliente: Clave del cliente que está realizando el anticipo. Cajero: Clave del empleado que recibe el anticipo del cliente. Referencia: Número de pedido del cliente. Notas: El pedido se selecciona con el asistente. Si la forma de pago del cliente es depósito se debe verificar en Ver / Depósitos Anticipados si el depósito ya fue registrado por el Gerente de Administración, si es así la forma de pago será Depósito Anticipado. Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo, el movimiento queda en estatus CONCLUIDO. El asistente administrativo o Gerente deben entrar al módulo de cuentas por cobrar y dar el visto bueno para imprimir el volante. Cobro Este movimiento es generado en el módulo de Cuentas por Cobrar por el cajero cuando se recibe un pago de una factura. Antes de imprimirlo, el encargado de cuentas por cobrar debe dar el visto bueno para generar el volante correspondiente. Cuentas por Cobrar Página 7 de 18

8 En el movimiento Cobro requiere llenar los siguientes campos: Movimiento: Cobro. Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dolares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Caja: Clave de la caja asignada al cajero que recibe el pago del cliente. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Importe: Monto que se está recibiendo por concepto de anticipo. Concepto: Anticipo de clientes. Forma: Forma de pago con la cual el cliente está pagando. Nota: cuando se trata de depósito la cuenta de dinero es la cuenta bancaria a la cual depósito el cliente. Cliente: Clave del cliente que está realizando el anticipo. Cajero: Clave del empleado que recibe el anticipo del cliente. Referencia: Número de pedido del cliente. Nota: El pedido se selecciona con el asistente. Si la forma de pago del cliente es depósito se debe verificar en Ver / Depósitos Anticipados si el depósito ya fue registrado por el Gerente de Administración, si es así la forma de pago será Depósito Anticipado. Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo, el movimiento queda en estatus CONCLUIDO. Cuentas por Cobrar Página 8 de 18

9 Nota de Crédito Cuando en una sucursal se genera una devolución o bonificación de mercancía, automáticamente se generará una nota de crédito. El movimiento los siguiente campos: Movimiento: Nota de crédito Moneda: Moneda de la nota de crédito. Fecha Emisión: Fecha de la nota de créditio. liente: Clave del cliente que emite la nota de crédito. Importe: Monto de la nota de crédito sin impuestos. Impuestos: Monto de los impuestos de la nota de crédito. Concepto: Motivo de la nota de crédito. Una vez capturados los datos se debe dar clic en el botón afectar y el movimiento queda en estatus Pendiente para posteriormente aplicarse a la factura correspondiente. Cuentas por Cobrar Página 9 de 18

10 Aplicación El movimiento aplicación se genera a partir de un movimiento Nota de Crédito o Anticipo, dando clic en el botón Afectar. Los datos son copiados del movimiento del cual provino y posteriormente debemos indicar a qué facturas afectará utilizando el asistente de aplicación. Cuentas por Cobrar Página 10 de 18

11 En importe aplicar se captura el importe de la factura o simplemente se da click con el botón derecho del mouse y se selecciona Todo el Pendiente. Una vez ingresadas las facturas a las que se aplicará la factura se da clic en el botón Aceptar y muestra la pantalla del movimiento. Una vez capturados todos los movimientos se da clic en el botón de afectar, el movimiento queda en estatus Concluido y el saldo de la cuenta por cobrar disminuye. Nota: Se debe dar F8 para totalizar antes de afectar. Cuentas por Cobrar Página 11 de 18

12 Cheque Devuelto El movimiento cheque devuelto se genera cuando un cliente realiza un pago con cheque y este es rebotado por la institución bancaria por falta de fondos. El movimiento cheque devuelto requiere que sean llenados los siguientes datos: Movimiento: Cheque devuelto. Moneda: Pesos o Dólares (depende del anticipo o cobro que se haya registrado). Fecha Emisión: Fecha de devolución del cheque por la institución bancaria. Cuenta de Dinero: Clave de la cuenta bancaria. Cliente: Clave del cliente que pagó con el cheque devuelto. Importe: Monto sin IVA del importe devuelto. Impuestos: Impuestos desglosados del importe devuelto. Concepto: Cheque devuelto por anticipo de clientes o Cheque devuelto por cobro a clientes. Referencia: número del cheque devuelto. Cuentas por Cobrar Página 12 de 18

13 Cuando los datos sean capturados se debe afectar el movimiento para que quede en estatus PENDIENTE y afecte el saldo del cliente en el módulo de cuentas por cobrar. Herramientas Eliminación de saldos menores de cuentas por cobrar La herramienta eliminar saldos menores sirve para generar un ajuste por aquella cuentas por cobrar que se encuentran con un saldo menor a un importe determinado. Antes de correr la herramienta es necesario configurar cuál será el monto mínimo y esto se realiza en la siguiente ruta: Cuentas por Cobrar Página 13 de 18

14 En seguida se abre la siguiente pantalla: Cuentas por Cobrar Página 14 de 18

15 Donde se de e configurar el monto mínimo por moneda. Para ingresar a esta herramienta es necesario dar clic en Herramientas / Cuentas por Cobrar / Eliminar Saldos Menores. Al seleccionar esta herramienta aparece la siguiente pantalla: Cuentas por Cobrar Página 15 de 18

16 Donde se debe dar clic al botón Procesar y lo que hace el sistema es generar un movimiento Ajuste en el módulo de cuentas por cobrar. VENTAS Cargo El cargo por cancelación de pedido por cheque devuelto es necesario que se genere en el módulo de ventas con los siguientes datos. Los datos que deben ser llenados son: Movimiento: Cargo Moneda: Moneda del cargo al cliente. Fecha Emisión: Fecha del día en que se le realiza el cargo. Cliente: Clave del cliente. Almacén: Siempre es C-GEN Condición: Condición de pago para este caso es 2 días. Concepto: Cargo por Cancelación o Cargo por cheque devuelto. Artículo: OC-0001 o OC respectivamente para cargo por cancelación o cheque devuelto. Precio: Monto del cargo (sin IVA). Cuentas por Cobrar Página 16 de 18

17 Una vez capturados los datos es necesario afectar para que el movimiento afecte el módulo de cuentas por cobrar y posteriormente sea cobrado al cliente. GASTOS Solicitud Este movimiento es generado por quien solicite anticipos de viáticos. Movimiento: Solicitud Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Acreedor: Clave del empleado solicitante Clasificación: GASTOS DE VIAJE Concepto: Motivo del gasto Una vez que se ingreso la información necesaria, el movimiento se afecta para que nos dé un número consecutivo. El movimiento queda en estatus Pendiente. Cuentas por Cobrar Página 17 de 18

18 Comprobante Este movimiento es generado por la persona que realice la comprobación de gastos. Movimiento: Comprobante Moneda: Moneda que aplica al movimiento (Dólares o Pesos) Tipo de Cambio: El correspondiente a la moneda y al día. Fecha de Emisión: Fecha en la que se captura el movimiento Acreedor: Clave del empleado solicitante Clasificación: GASTOS DE VIAJE Concepto: Motivo del gasto Situaciones: Dentro de este movimiento se debe de ingresar a la situación: En espera de Autorización. Esta situación permitirá que una vez que el Gerente de Administración revise los comprobantes físicamente de su visto bueno como autorización. Cuentas por Cobrar Página 18 de 18

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