GESTIÓN DE FACTURAS REGISTRO Y CONTROL ATMCONTA.NET

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1 GESTIÓN DE FACTURAS REGISTRO Y CONTROL ATMCONTA.NET Ajustado a la Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre y al Real Decreto 635/2014, de 25 de Julio. Podríamos definir una factura como el documento de compra y venta, que registra una transacción comercial. Este comprobante tiene por objeto acreditar la compra/venta de mercaderías, prestación de servicios, etc La finalidad de una factura es acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios. El acto administrativo de aceptación de una factura deberá provocar un registro contable en fase de reconocimiento de la obligación. Accedemos a este módulo desde en menú de la aplicación y concretamente como indica la ilustración, desde el submenú de operaciones 1 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

2 Las Entidades que decidan utilizar esta herramienta, dispondrán de las siguientes funciones. - Registro de Facturas - Contabilización de operaciones desde el registro de facturas. - Asociación de documentos digitales a cada factura. - Control de los trámites. - Control de pagos a cuenta. - Seguimientos de endosos. - Gestión de relaciones contables. - Asociación de facturas a anticipos de caja fija y pagos a justificar. - Vinculación de facturas a propuestas de gastos o albaranes. - Asociación de facturas a proyectos. - Gestión de confirming. - Control de facturas con indicación de los dias de vencimiento de las mismas y los intereses de demora. Ajustado a la Ley 15/2010, de 5 de Julio. - Cálculo del Periodo Medio de Pago ajustado al Real Decreto 635/2014, de 25 de Julio. - Conexión automática con el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) 2 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

3 Índice de Contenidos 1 Gestión de facturas en la aplicación AtmConta.Net Alta de facturas Baja de Facturas Modificación de facturas Gestión de Documentos Asociads a una factura Localización de facturas Expedientes contables asociados a una factura Facturas asociadas a un contrato Estadística de facturas. Representación Gráfica de la información Seguimiento de facturas Contabilización por orden de señalamiento Control de Facturas. Ley 15/ Informes desarrollar por el órgano competente para dar cumplimiento a la Ley 15/ Gestión de tramites en referencia a la Ley 15/ Cálculo del Periodo Medio de Pago a Proveedores Conexión con el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

4 1 Gestión de facturas en la aplicación AtmConta.Net Alta de facturas. Los datos que nos solicitará en sistema en el proceso de alta de facturas, son los siguientes: 1. Tercero que presenta la factura. Tercero que presenta la factura. El tercero o nuevo acreedor, deberá estar dado de alta previamente en el módulo de terceros. (Consultar manual de usuario módulo de terceros ). En el supuesto de no existir, el usuario podrá dar de alta la ficha del tercero desde la misma pantalla de registro de facturas pulsando el botón de ayuda que se encuentra junto al campo denominación del tercero. 4 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

5 Esta utilidad solamente estará activada para usuarios autorizados. sencilla. * Con la ayuda de los prismáticos podremos localizar el tercero de una forma más 2. Identificación de la Factura: a. Año de la Factura. b. Número de factura. c. Fecha de la factura. Esta información debe venir reflejada en el documento factura. Son datos que el acreedor debe hace constar en toda factura valida. Esta información no se puede repetir para un mismo tercero. 3. Registro general de entrada. a. Número de entrada de la factura en el registro general de entrada. b. Fecha de registro de la factura. Información referente al registro general de la Entidad. 4. Registro en contabilidad. a. Número de entrada en registro de intervención. b. Fecha de registro en intervención. Estos dos campos tienen la finalidad de controlar las entradas de facturas en Intervención o el departamento de recepción de facturas. Algunas estadísticas toman como referencia para 5 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

6 calcular el periodo medio de pago, la fecha de entrada de las facturas en el departamento de intervención o de facturas. 5. Fecha de operación contable. El módulo de facturas permite registrar facturas y contabilizarlas seguidamente. En este caso, el campo fecha de operación será la fecha en la que se producen los movimientos contables de al menos la fase de reconocimiento de la obligación. Es conveniente precisar que si el sistema empleado por la Entidad es en un primer momento el registro de la factura sin proceder a su contabilización, bien por utilizar herramientas como la contabilización de relaciones contables por orden de señalamiento o bien un sistema de contabilización diferida por motivos de organización, este campo de fecha de operación, no tendrá ningún valor. La decisión de contabilizar la factura en el momento de la grabación de la misma o diferir su tramitación contable, se tomará al grabar en la base de datos la factura. Existe un submenú que nos permite elegir la opción deseada. Si por ejemplo, se ha conabilziado la fase ADO, cuando queramos contabilizar las fases posteriores P y R, al seleccionar la factura desde localización de facturas y volver a la ventana de registro para contabilizar esa fase, al pulsar en Grabar, veremos la siguiente ventana: 6 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

7 6. Expediente contable. Es muy importante asociar el expediente contable que se inició previo a la recepción de la factura. Por diversos motivos, es normal que tengamos ya abierto un expediente en contabilidad relacionado con la factura que vamos a registrar. Una retención de crédito de los importes que van a ser gastados, una fase de autorización del gasto vinculada con la factura o incluso la fase de compromiso de gasto con un tercero. En cualquiera de estos supuestos, debemos indicar al sistema que el registro de una factura, está vinculada con un expediente ya iniciado. El sistema contable identificará que operaciones debe realizar y se contabilizarán las correspondientes fases contables en función de la fase en la que se encuentre un expediente. o Si en expediente contable asociado se encuentra en fase RC (Retención de crédito), el sistema realizará una operación presupuestaria ADO sobre créditos retenidos. o Si el expediente contable asociado se encuentra en fase A (autorización de gastos), el sistema realizará las fases D (Compromiso del gasto) y la fase O (Reconocimiento de la obligación). o Si el expediente contable asociado se encuentra en la fase D (compromiso del gasto), el sistema realizará la fase O (Reconocimiento de la Obligación). Es posible asociar más de una factura a un expediente contable. Una vez que pulsamos el botón de asociación de expediente, el sistema nos abrirá una pantalla de localización de expedientes para facilitar la asociación a la factura. 7 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

8 7. Número de propuesta de gasto. En el registro de facturas también podemos asociar las propuestas de gastos que se han autorizado contra un determinado contrato. De este modo, el sistema podrá informarnos de los importes gastados o reservados y vinculados ya con la factura y/o el expediente contable correspondiente. De existir un contrato registrado en el módulo de contratos y asociado a la factura registrada, así como a la correspondiente propuesta de gastos, el sistema asociará todos estos elementos y facilitará información completa sobre la gestión económica de las operaciones y registros vinculados. Si una propuesta ya ha sido vinculada con una operación contable y esta con un contrato, automáticamente podremos visualizar la información de la propuesta, sin la necesidad de volverla a vincular. 8. Número de proyecto de gastos con financiación afectada. En este campo asociamos los proyectos de gastos con las facturas que han sido registradas y vinculadas. El sistema, al igual que en otros campos, dispone de un botón de localización de los datos a asociar. Pulsando doble clic sobre el proyecto, automáticamente quedará asociado al registro de la factura. 8 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

9 9. Concepto de la factura. Texto descriptivo de la operación realizada y que va a generar un reconocimiento de la obligación. Este texto es el que quedará reflejado en todos los registros de naturaleza contable. 10. Número de Contrato. Si la factura que estamos tratando la queremos vincular a un contrato existente, debemos indicar el código del contrato que lo vincula. Para asignar el contrato a una factura, la aplicación dispone de una utilidad de localización de contratos que se activa pulsando el botón que tenemos situado justo a la izquierda del campo contrato. 9 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

10 Al asociar facturas a los contratos, el sistema controla desde el módulo de contratos, todos los reconocimiento de obligaciones que se han realizado o se van a realizar desde el módulo de facturas. La pantalla de localización nos permite encontrar el contrato que deseamos asociar a través de su búsqueda por varios campos. Número de contrato, por tipos de contratos, contratos adscritos a departamentos determinados, contratos presupuestados en una determinada aplicación, localización por proyectos, por importes de contratos, etc. 11. Situación de la factura. Se trata de otra tabla auxiliar no obligatoria y que debe definir el responsable del sistema. Esta opción tiene por finalidad distribuir las facturas en función de su situación administrativa. La definición de la tabla debe realizarse por el módulo de administración del sistema, otras tablas del sistema. 10 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

11 12. Tipo de aprobación. Las facturas también podemos clasificarlas en función del tipo de aprobación. Sirva de ejemplo los contenidos que mostramos en la pantalla de mantenimiento de tipos de aprobación de facturas. El acceso al mantenimiento de esta tabla también se encuentra en el módulo de administración del sistema, otras tablas del sistema. 13. Departamento. Es el responsable del sistema contable quien debe gestionar la tabla de departamentos antes de asociar las facturas a cada uno de ellos. La gestión de departamentos la encontraremos dentro del menú de administración del sistema y concretamente en el submenú otras tablas del sistema. 11 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

12 Mediante esta utilidad podemos definir todos los departamentos existentes en la organización de la Entidad. 14. Forma de pago. En el supuesto de tener establecidas formas de pago con terceros o querer identificar las facturas en función de la forma de pago que se ha establecido para cumplir las obligaciones con los acreedores. El sistema permite definir libremente los contenidos que sean necesarios en este sentido. Esta tabla auxiliar no obligatoria puede definirse dentro del módulo de administración del sistema, otras tablas auxiliares. 15. Endosatario. Podemos definir al endosatario como la persona o entidad jurídica a la que se cede la titularidad de un documento de crédito a la orden por medio de endoso. El endosatario pasa a ser el titular 12 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

13 legítimo del derecho incorporado al documento. Endosar un documento de crédito es ceder a favor de otro los derechos sobre el mismo. El funcionamiento en lo que respecta a la captura de la información, es igual que si se tratase de un tercero. (Ver apartado de captura de datos de un tercero o acreedor de este manual. El endoso deberá haber sido solicitado mediante la presentación del documento (acuerdo de cesión) en el Registro General, indicando datos del crédito a endosar, El endosatario deberá presentar también la cuenta bancaria a la que transferir la deuda en el momento de la fase de ejecución del presupuesto de realización del pago, y aceptación expresa del endosatario. En la factura original deberemos realizar una inserción del acuerdo al dorso de la factura, según el modelo aprobado por la Entidad para este trámite. Si es preciso, se realizará diligencia de toma de razón del endoso. En el anverso de la factura deberá figurar claramente que el documento está endosado y será en el reverso donde se recogerá el acuerdo de cesión. El sistema contempla un seguimiento especial de endosos que permite controlar la transmisión de derechos de cobro, cuando un endosatario a su vez endosa este documento a otro endosatario. 16. Observaciones Campo de texto libre. El contenido solamente se verá asociado en el registro de facturas. Su contenido no se relaciona con ningún otro módulo y por tanto, no se verá reflejado en las correspondientes operaciones contables. 13 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

14 El recuadro diseñado para almacenar todo tipo de observaciones referentes a una factura, puede ser ampliado marcando la casilla ampliar. 17. Aplicaciones presupuestarias. Registraremos todas las aplicaciones presupuestarias a las que van a ser imputadas el gasto que se está tramitando. 18. Importe de la factura. El importe de la factura debe ser introducido en el registro a nivel de aplicación presupuestaria, descuentos e I.V.A. o I.G.I.C. Solamente en el caso de desconocer las aplicaciones presupuestarias a las que se imputa el gasto, el momento de registrar la factura, se podrá utilizar el campo importe de la factura. Si los importes no se encuentran registrados a nivel de aplicación presupuestaria, la factura no podrá ser tratada contablemente. 19. Descuentos. Registraremos todos los descuentos no presupuestarios que sean objeto de tratamiento contable. 20. I.V.A. o I.G.I.C. Solo en caso de tratarse de I.V.A. deducible, debe registrarse en este apartado. La aplicación, por defecto asocia los conceptos no presupuestarios definidos para el tratamiento contable y no presupuestario del I.V.A. 14 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

15 21. Control de trámites. La tabla de control de trámites se gestiona desde el módulo de administración del sistema, apartado otras tablas del sistema, control de trámites. Con esta utilidad pretendemos ayudar al usuario a clasificar las facturas por situación de tramitación: Facturas con defecto de forma. Facturas sin consignación. Enviadas a un departamento para su aprobación. Enviadas a fiscalización. Facturas en tesorería. Facturas devueltas por incompletas. Facturas devueltas por no conformidad. Los trámites son acumulativos, de esta forma podremos conocer las distintas fases por las que ha pasado una determinada factura. Es conveniente recordar que existe la posibilidad de realizar relaciones contables o selección de facturas para su contabilización por señalamiento, atendiendo a la situación de un determinado trámite. 15 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

16 22. Pagos a cuenta efectuados. Seguimiento manual de pagos a cuenta o pagos pendientes de aplicar que se han realizado referentes a la factura registrada. 23. Seguimiento de endosos. Este control permite un seguimiento de facturas que han sido endosadas más de una vez. Es normalmente una anomalía que la aplicación contempla para recoger estas incidencias de difícil registro. 24. Asociación de anticipos de caja fija y pagos a justificar. Mediante este control, podemos asociar facturas a anticipos de caja fija y también al registro de pagos a justificar. Pulsando en signo +, se nos desplegará una nueva ventana donde podremos asociar la factura a un número de anticipo o pago a justificar. Al terminar su asociación, pulsaremos el botón -, para abandonar la pantalla de asociación. En el momento de contabilización de estas facturas relacionadas con anticipos o pagos a justificar, los asientos contables así como las correspondientes fases presupuestarias o movimientos no presupuestarios, se realizarán en función de la fase en la que se encuentre el anticipo o pago a justificar. Es posible realizar justificaciones de pagos o anticipos de caja fija por relación contable Baja de Facturas. Solamente es posible dar de baja una factura, cuando no hay ninguna operación contable asociada al registro de la misma. 16 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

17 Para realizar una baja de una factura accederemos por la pantalla de localización (ver apartado de localización de facturas) y una vez que el sistema nos muestre en pantalla las facturas que cumplan las condiciones de búsqueda impuesta, pulsaremos el botón Anular/Rechazar. Se podrá consultar dicha baja con el filtro Ver rechazadas/anuladas 1.3. Modificación de facturas. Al igual que en el apartado de baja de facturas, solamente es posible la modificación de todos los campos integrantes en el registro de facturas, para aquellas facturas que no tienen asociado expediente contable. Si una factura ha sido ya contabilizada, solamente podrán modificarse los datos que no afectan a los distintos registros contables Gestión de Documentos Asociados a una factura. El gestor de documentos nos permite digitalizar y almacenar todos los documentos que consideremos de interés. Presupuestos, ofertas, informes, solicitud de endosos,. Los usuarios del sistema que tengan derechos de acceso podrán consultar este archivo documental, sin la necesidad de disponer del documento físico. El gestor de documentos tiene el mismo funcionamiento que en los demás módulos de la aplicación que lo tienen asociado. 17 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

18 Disponemos de un botón denominado nuevo documento que nos permite asociar un elemento digital que previamente debe estar escaneado. Una vez incorporado al sistema, podremos ampliar, listar, 1.5. Localización de facturas. El sistema permite la localización de facturas por los siguientes parámetros: - Facturas de un tercero. - Facturas endosadas a un tercero. - Localización por parámetros de número de factura. - Por parámetros de importe. - Por parámetros de fecha. o Fecha de registro de la factura. o Fecha de registro general de la Entidad. o Fecha de registro en intervención. o Fecha de vencimiento. o Fecha de trámite de entrada. o Fecha de efecto de la factura. o Fecha de operación. - Número de registro de la factura. - Facturas por número de relación contable. - Facturas asociadas a un anticipo. - Facturas asociadas a una propuesta de gasto. - Facturas asociadas a un expediente contable. - Selección de facturas en función de su situación. - Selección de facturas por departamentos. - Selección de facturas por formas de pago. - Selección de facturas por situación de trámite. - Selección de facturas en función de su situación contable: o Facturas de ejercicios anteriores. o Facturas sin contabilizar: es decir, facturas que simplemente están registradas. o Facturas con la fase de reconocimiento de la obligación ya efectuada. 18 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

19 o Facturas que ya ha sido ordenado el pago. o Facturas ya pagadas. o Otras: Dentro de este grupo encontramos facturas que se encuentran en una fase específica de acuerdo a los anticipos de caja fija o pagos a justificar. - Selección de facturas por origen - Selección de facturas por estado Una vez que completemos los campos por los que deseamos filtrar para localizar una determinada factura o todas aquellas que cumplan las condiciones establecidas, pulsaremos el botón buscar. Pulsando doble clic sobre la factura deseada, el sistema cargará en la ventana de registro, todos los datos referentes a la misma. Destacar el funcionamiento de la rejilla como ayuda al filtro de las distintas facturas. 19 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

20 Cuando escribamos algo en la rejilla, se habilitará un autofiltro que nos permitirá llevar a cabo un filtro más avanzado tal y como muestran las imágenes a continuación. Otras utilidades a tener en cuenta incluidas en la ventana de localización de facturas: a) A confirming. Qué es el Confirming? Un servicio financiero que ofrece una entidad financiera con la finalidad de facilitar a sus clientes (Entidad Local), la gestión del pago de sus compras. Permítela al acreedor cobrar las facturas con anterioridad a la fecha de vencimiento de estas. * Ventajas para la Entidad: - Mejora su imagen ante sus proveedores al estar avalados sus pagos por una institución financiera. 20 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

21 - Evita costes de emisión de pagarés y cheques o manipulación de letras de cambio. - Evita las incidencias que se producen en las domiciliaciones de recibos. - Evita llamadas telefónicas de proveedores para informarse sobre la situación de sus facturas. - Evita el seguimiento de distintas cuentas corrientes para conciliar los cargos de letras, pagarés o cheques. - La Entidad Local mantiene la iniciativa de pago no incumpliendo la prelación de pago establecida en el plan de disposición de fondos aprobado. * Ventajas para los proveedores (acreedores de la Entidad Local). - Pueden cobrar sus facturas al contado, previo descuento de los costes financieros, eliminando completamente el riesgo de impago. - Obtienen la concesión de una línea de crédito sin límite y sin consumir su propio crédito. 21 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

22 Una vez que la Entidad Local firma un acuerdo con la Entidad financiera, podemos empezar a generar remesas para tratarlas mediante procedimiento de confirming. Al entrar en la pantalla de confirming, debemos seleccionar las facturas que vamos a incluir en una nueva remesa. Para ello disponemos de una utilidad que permite la localización por parámetros de las mismas. Pulsando el botón añadir, aparecerá la siguiente pantalla: Es importante clasificar las facturas en función de su situación, departamento, tipo de aprobación y forma de pago; de este modo tendremos mas sencilla la generación de remesas incluyendo las facturas que previamente hemos clasificado u ordenado para su tramitación. Mediante los botones de selección anularemos o incorporaremos facturas a la nueva remesa. Una vez confeccionada, pulsaremos el botón a Confirming y el sistema nos retornará a la pantalla anterior con la selección de facturas ya efectuada. Antes de grabar la remesa, el sistema nos obliga a introducir los datos solicitados por la Entidad Financiera. 22 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

23 El formato de fichero solicitado por la Entidad financiera, permite identificar la forma de pago que previamente hemos negociado con el proveedor: - Cheque bancario. - Transferencia bancaria. Para identificar la forma de pago, nos posicionaremos en la línea del registro de la factura y pulsaremos el botón cheque o transferencia. Por defecto, el sistema marca todos los registros en la modalidad de transferencia. Una vez que hemos completado todos los datos, debemos grabar la remesa. Automáticamente se nos habilitará el Botón del banco con el que hemos firmado acuerdo de tramitación de confirming, para obtener el fichero correspondiente a la remesa que hemos grabado anteriormente. 23 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

24 Gestión de trámites. La principal finalidad de esta utilizad es poder marcar un conjunto de facturas previamente seleccionadas e identificarlas con un trámite concreto. Ejemplo: - Facturas para enviar a su aprobación. - Facturas aprobadas en la comisión de fecha - Facturas preparadas para confirming b) Creación de relaciones de facturas. De la selección de facturas efectuada previamente a la utilización de esta funcionalidad, el sistema permite crear relaciones contables, respetando el orden de selección de las mismas y quedando reflejado el mismo a través del número de marca. 24 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

25 c) Consulta de facturas de un determinado departamento en exclusiva. Existe la posibilidad de consultar en exclusiva las facturas del departamento asociado al usuario si en Adminsitración / Seguridad / Gestión de usuarios se selecciona la opción de Solo puede ver facturas de su departamento. d) Impresión. 1. Listado de facturas por entornos. El sistema establece un filtro de selección de facturas, previo listado de las mismas. 2. Impresión selectiva de información. El listado personalizado nos permite obtener un listado con aquellos campos que consideramos de interés. Para ello debemos marcar los campos deseados y ajustar la longitud de los mismos en función del diseño que precisamos. 25 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

26 Esta utilidad permite incorporar un encabezamiento y un pie de página particular para cada listado o bien seleccionar otros modelos de listados que con anterioridad han sido diseñados y almacenados para su posterior utilización. Migración de datos a Excel u OpenOficce. Tratamiento de la información seleccionada en hojas de calculo en software Microsoft o mediante software libre y código abierto de distribución gratuita que incluye herramientas como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos Expedientes contables asociados a una factura. Mediante esta pantalla visualizaremos los expedientes contables que de alguna manera, han sido asociados al contrato. El sistema nos proporciona información de los importes pendientes de asociar a expedientes contables. 26 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

27 1.7. Facturas asociadas a un contrato. Desde el módulo de contratos, podremos visualizar las facturas asociadas a cada contrato. Controlando los importes inicialmente contratados y todas las facturas que ya han sido vinculadas con el contrato. (ver manual de usuario. Módulo de contratos) Estadística de facturas. Representación Gráfica de la información. Los resultados deben presentarse en forma clara y correcta a fin de que puedan utilizarse adecuadamente. El objetivo básico de un gráfico es transmitir la información de forma tal que pueda ser captada rápidamente, de un golpe de vista. Para ello hemos incorporado un gráfico sencillo y claro que representa los importes a tener en cuenta mensualmente en los planes de tesorería. 27 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

28 1.9. Seguimiento de facturas. La ventana de seguimiento de facturas permite: - Consultar facturas de acuerdo a diversos criterios como por ejemplo: por proveedores, por fuente de financiación, etc. - Gestión de facturas por procedimiento de confirming - Seguimiento de facturas por terceros - Consulta por relación: desde esta ventana podremos eliminar relaciones o agregar o quitar facturas de una relación determinada e imprimir relaciones y los documentos soporte de las facturas que las integran. 28 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

29 1.10. Contabilización por orden de señalamiento. La principal ventaja de esta ventana es que permite la contabilización de una fase determinada de varias facturas a la vez., aunque también podremos contabilizar a nivel individual. Además de las fases básicas de contabilización de gastos e ingresos también podremos contabilizar diferentes fases de anticipos y pagos a justificar, así como rectificaciones o prescripciones de saldo 29 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

30 1.11. Control de Facturas. Ley 15/2010. El BOE del 6 de Julio publica la Ley 15/2010 de 5 de julio que modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. Reforma la Ley de Contratos del Sector Público reduciendo de sesenta días a treinta, el plazo en el que la Administración pagará al contratista. Es interesante contar con una nueva utilidad en la aplicación atmconta.net que nos facilite información actualizada de la deuda pendiente, ya considerando los interesas de demora y las posibles costas. Para ayudar al usuario, hemos creado una pantalla donde el sistema nos facilite la máxima información posible de cada una de las facturas y/o proveedores tomando como referencia en lo que se refiere al cálculo de intereses, los tipos publicados periódicamente en el BOE. 30 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

31 En caso de que el proveedor o contratista obtenga una sentencia final estimatoria, la reforma legal contempla la imposición de las costas procesales a la Administración. Permitiendo así al contratista resarcirse de lo que anticipó en abogados y costes varios. La aplicación permitirá acumular información referente a los conceptos de costas que en su caso deberá pagar la Administración al proveedor. La pantalla que ATMConta.Net ha creado para facilitar esta información es la siguiente: La visualización de las deudas pendientes de pago se localizará utilizando un filtro que contempla las siguientes posibilidades: - Localización por Nif / Cif del tercero. - Localización por número de factura. - Visualización de todas las facturas de terceros por ejercicios. - Visualización de facturas por parámetros de importe. 31 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

32 - Por número de días vencidos. - Por departamentos. - Localización de facturas asociados a un expediente contable. - Visualización de las facturas vinculadas con un departamento de la administración. - Selección de facturas según su clasificación por tipos de factura. - Localización de facturas asociadas a una relación contable. - Visualización de facturas por rango de fechas. - Localización de facturas en función del trámite y tipo de factura. Es conveniente recordar que el tipo de trámite, se define en el módulo de tablas del sistema, a excepción de aquellos que empiezan por la letra M. El sistema los reserva para identificar las facturas que ya han pasado por los correspondientes informes con el fin de dar cumplimiento a la ley 15/ AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

33 Para visualizar todas las facturas pendientes de pago, pulsaremos el botón buscar sin introducir ningún parámetro de búsqueda. El sistema en todo momento realizará una gestión diferenciada de las facturas que estando contabilizada la fase de reconocimiento de la obligación están pendientes de pago, de las que no ha sido tramitada la orden de reconocimiento de la obligación. El color en el que aparezca la factura nos indicará lo siguiente: Pulsando el botón derechos del ratón sobre la rejilla de los datos localizados, el sistema proporciona una serie de utilidades que permitan al usuario trasladar la información consultada a formato Excel o a formato PDF. La ventana permite las siguientes actuaciones: Ordenar la información mostrada por todas las columnas mostradas en la rejilla Cambiar las columnas de lugar En la parte superior de la pantalla de localización de facturas a consultar, aparece un icono titulado Tipos de interés que debe ser actualizada por el usuario. Los tipos de interés de demora, se publican semestralmente en el BOE. Si en el cálculo de los intereses de demora afectase a periodos no incorporados a esta tabla, el sistema no realizara cálculo sobre la factura. 33 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

34 1.12. Informes desarrollar por el órgano competente para dar cumplimiento a la Ley 15/2010. Los informes que dan cumplimiento a la ley 15/2010 y que están diseñados en la aplicación, son los siguientes: Trascurrido un mes sin que se tramite el reconocimiento de la obligación de pago, la intervención o el Órgano de la Entidad Local que tenga atribuida la función de contabilidad requerirá al Órgano Gestor, justificación por escrito de la falta de tramitación. (Art. 5.3). Presentación del informe trimestral al Pleno, adjuntando a dicho informe una relación de las facturas o documentos justificativos con respecto a los cuales hayan trascurrido mas de tres meses desde su anotación en el citado registro y no se hayan tramitado los correspondientes expedientes de reconocimiento de la obligación o se haya justificado por el Órgano Gestor la ausencia de tramitación de los mismos. Informe trimestral del Tesorero sobre el cumplimiento de los plazos previstos en la ley 15/2010 para el pago de obligaciones de la Entidad Local, que incluirá necesariamente el numero y cuantía global de las obligaciones pendientes en las que se está incumpliendo el plazo. El Pleno, en el plazo de 15 días desde la presentación del informe trimestral presentado por el tesorero, publicará un informe agregado de la relación de facturas y documentos justificativos que se le hayan 34 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

35 presentado. Este informe se agrupará según el estado de tramitación de las facturas. El listado que deseamos obtener saldrá de la información que hemos tratado con anterioridad en la pantalla de selección de facturas. El sistema identificará el posible listado que deseamos emitir, en función de las facturas seleccionadas. Una vez generemos el informe, la aplicación nos solicitará información complementaria que debe ser incluida en el listado. 35 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

36 - XML TRIMESTRAL Para la obtención del XML Trimestral para su remisión al Ministerio, nos dirigiremos a la pestaña XML Trimestral. Una vez en dicha ventana, seleccionaremos el trimestre para el cual queremos obtener el fichero y lo generaremos, pudiendo ver las facturas que incluye dicho fichero o recuperar ficheros ya generados. Al generar este fichero, la aplicación solicitará la cumplimentación del código correspondiente a la entidad, el cual se podrá consultar en la plataforma que el Ministerio de Hacienda dispone para presentar la información. Las tres primeras celdas vendrán cumplimentadas por defecto a falta de completar las dos últimas, no obstante, todas las celdas son editables ya que al final el código deberá coincidir con el de la plataforma. 36 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

37 1.13. Gestión de trámites en referencia a la Ley 15/2010, de 5 de Julio El sistema identificará de forma automática una serie de tramites en el control de facturas, que permitirán conocer la situación del grado de cumplimiento de la Ley 15/2010, de 5 de Julio, así de la inclusión de las facturas en los informes que hayan sido necesarios confeccionaren la tramitación de las mismas. El sistema genera automáticamente los siguientes trámites: M01 identifica las facturas que han sido incluidas en el informe que Trascurrido un mes sin que se tramite el reconocimiento de la obligación de pago, la intervención o el Órgano de la Entidad Local que tenga atribuida la función de contabilidad requerirá al Órgano Gestor, justificación por escrito de la falta de tramitación. (Art. 5.3). M02 identifica las facturas que han sido incluidas en el informe trimestral al Pleno, adjuntando a dicho informe una relación de las facturas o documentos justificativos con respecto a los cuales hayan trascurrido mas de tres meses desde su anotación en el citado registro y no se hayan tramitado los correspondientes expedientes de reconocimiento de la obligación o se haya justificado por el Órgano Gestor la ausencia de tramitación de los mismos. M03 Justificación del motivo por el que no se ha reconocido la obligación. Este estado impide que las facturas marcadas con este tramite y mientras no cambien de situación, vayan a ser incluidas en ninguno de los informes que identifican los estados de tramitación anteriores. M04 Anulación de justificación. Con este estado anulamos el estado previo M03, y volvemos a dar la posibilidad de incluir las facturas así marcadas en las relaciones correspondientes al estado M01 y M AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

38 M05 Identifica las facturas que han sido incluidas en el Informe trimestral del Tesorero sobre el cumplimiento de los plazos previstos en la ley 15/2010 para el pago de obligaciones de la Entidad Local, que incluirá necesariamente el numero y cuantía global de las obligaciones pendientes en las que se está incumpliendo el plazo. Este informe debe mostrar la totalidad de las facturas pendientes, incluso las facturas que ya han sido incluidas en anteriores informes trimestrales. M06 Identifica las facturas que han sido incluidas en el informe que el Pleno, en el plazo de 15 días desde la presentación del informe trimestral presentado por el tesorero, publicará. Este informe debe mostrar la totalidad de las facturas pendientes, incluso las facturas que ya han sido incluidas en anteriores informes trimestrales. En el momento de la impresión de los informes diseñados para el cumplimiento de la ley 15/2010, el sistema pedirá la confirmación del estado de tramitación y la fecha en la que hemos obtenido el informe. Estos datos quedarán automáticamente registrados en el módulo. Si el usuario no confirma el cambio de situación de facturas respecto a estos estados de tramitación, el sistema generará igualmente el informe solicitado, pero no almacenará la información relativa a los trámites, fechas de informe y numero de relación. Estos trámites que se incorporan automáticamente al gestor de trámites, no quedan marcados como ultima situación de una factura, será el usuario quien decida cual es el trámite que debe figurar como último, marcando como siempre, la casilla correspondiente Cálculo del Periodo Medio de Pago a Proveedores A partir de Octubre de 2014, se establece según el Real Decreto 635/2014, de 25 de Julio, que el Periodo Medio de Pago a proveedores deberá hacerse público. Para su cálculo a través de la aplicación de ATMConta, hay que tener en cuenta que esta opción estará operativa al seleccionar como mínimo el tercer trimestre del ejercicio AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

39 El Real Decreto 635/2014, de 25 de Julio, dice lo siguiente: - Real Decreto 635/2014, de 25 de Julio, por el que se desarrolla la metodología de cálculo del periodo medio de pago a proveedores de las Administraciones Públicas y las condiciones y el procedimiento de retención de recursos de los regímenes de financiación, previstos en la Ley Orgánica 2/2012, de 27 de abril, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera. Para su cálculo, nos dirigiremos a la opción Periodo Medio de Pago a Proveedores, que encontraremos dentro de la ventana de XML Trimestral. Para que calcule los ratios, pulsaremos Calcular y aparecerá una nueva ventana en la que tendremos que elegir si queremos calcular el PMP mensual 39 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

40 o trimestral, y si se desea utilizar para el cálculo de los ratios la fecha de registro de entrada o la fecha de efectos. Los iconos de las impresoras nos permitirán la obtención de listados en Excel de las facturas pagadas y de las facturas pendientes de pago. 40 AtmConta S.L. Asistencia Técnica al Municipio

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