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1 Santiago, 30 de Marzo de 2015 Estimados: Proveedores/Subcontratistas Presente Nos dirigimos a usted (es) para dar a conocer en forma breve y detallada los requerimientos que a partir del 6 de Abril de 2015, Delta Constructora solicitara a sus proveedores y subcontratistas para la recepción y aceptación de los documentos Tributarios Electrónicos y No Electrónicos. Estos requerimientos son complementarios a los solicitados por el Servicio de Impuestos Internos (SII) y corresponden a los tecnicismos necesarios para una mayor fluidez en nuestros procesos actuales y de mejorar los tiempos de respuestas sobre el estatus de sus facturas. El presente instructivo considera los siguientes temas y alcances para nuestros proveedores- Subcontratistas, según corresponda: Proveedores- Subcontratistas Emisores de Facturas Electrónicas. Proveedores Subcontratistas Emisores de Facturas Manuales. Facturas de Compras emitidas por Delta. Consideraciones Generales para emisores de Facturas Electrónicas y no Electrónicas. Esperamos que este nuevo proceso de recepción de documentos contribuya a los cambios que como empresa nos hemos impuestos para continuar mejorando en la relación con nuestros colaboradores. YGNACARES LOPEZ Gerente de Administración y Finanzas Página 1

2 INSTRUCTIVO DETALLADO DE RECEPCION DOCUMENTOS ELECTRONICOS/NO ELECTRONICOS 1.- Proveedores/Subcontratistas emisores de facturas electrónicas a) Archivo XML Todo Archivo XML deberá contener los números de ORDEN DE COMPRA Y DE LAS GUIAS DESPACHOS (si corresponde) y a continuación encontraran las especificaciones técnicas necesarias. De igual manera, deberán tener especial cuidado de incluir en el archivo XML el tipo de Documento que hace referencia el documento Electrónico. Para ello, a continuación mostramos detalle de los más empleados para su consideración: TIPO DOCUMENTO CODIGO ORDEN DE COMPRA 801 GUIA DESPACHO MANUAL 50 GUIA DESPACHO ELECTRONICA 52 ESTADO DE PAGO EP Especificaciones Técnicas Archivo XML - Facturas Proveedores 1.- Orden de Compra El campo de referencia 1 (Nrolinref>1) se empleará para el número de la Orden de Compra. Solo caracteres numéricos (sin letras ni guión) y deberá tener un máximo de 9 dígitos. <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef> </FolioRef> N orden de compra Delta: Guías de despacho A partir del campo de referencia 2 se empleará para ingresar los números de las Guías de Despachos que estén asociadas a la factura. Tal como se muestra a continuación: <NroLinRef>2</NroLinRef> <TpoDocRef>50</TpoDocRef> <FolioRef>000234</FolioRef> <FchRef> </FchRef> <NroLinRef>3</NroLinRef> <TpoDocRef>50</TpoDocRef> <FolioRef>000240</FolioRef> <FchRef> </FchRef> Guia Despacho: Página 2

3 En caso de no poder cumplir con el número de referencias solicitadas en los XML por temas técnicos, se admitirá como segunda opción que el dato de las Guías de Despacho sea indicado en la glosa de la factura y así evitar el rechazo de estas. Sin embargo, se contactaran para verificar el motivo. Especificaciones Tecnicas archivo XML - Facturas Subcontratistas En el campo de referencia 1 (Nrolinref>1) se empleará para el número del Estado de Pago (EP), solo los caracteres numéricos (sin letras ni guión). Máximo 9 dígitos. <TpoDocRef>EP</TpoDocRef> <FolioRef> </FolioRef> ID de EP Delta: b) Envío documentos Casillas Electrónicas Los documentos tributarios Electrónicos serán recepcionados solo en la casilla electrónica Adicionalmente, el mismo día que es enviada la factura deberá enviarse al correo dos archivos PDF que deberán contener la factura y los anexos que soporten dicho documento. Solo será aceptado un por cada factura y las referencias del asunto y los documentos deberán tener las siguientes características: Asunto: Rut Proveedor Factura xxxxx Asunto: Factura 001 1ª Archivo: Deberá contener la Factura y la referencia del nombre del archivo será como sigue: Rut Factura xxxxx.pdf factura 001.pdf 2 do Archivo: Deberá contener los anexos que soportan la factura enviada, en caso, de proveedores (la orden de compra y Guías de despachos), subcontratistas (Estado de Pago) y arrendamientos (Aviso de Cobro) o soporte del servicio. Cabe destacar, que estos documentos deberán venir acompañado con las firmas y sellos respectivos que permita dar conformidad que fue recibida la mercadería o se prestó el servicio. El nombre del archivo deberá ser referenciado: Rut anexos xxxx.pdf anexos 001.pdf Página 3

4 Es de estricto cumplimiento lo indicado en este punto y cabe mencionar que el contenido de los archivos deberá estar completo y demostrar la veracidad de la factura. El no cumplimiento obligara al rechazo de la factura. TODO DOCUMENTO RECHAZADO NO SE CONSIDERARA EN LOS PROCESOS DE PAGO y obligara al emisor emitir nueva factura, producto que en nuestros sistemas no es posible cambiar el status de una factura rechazada a un status diferente. c) Motivos de rechazos de Documentos Electrónicos (DTE) Si no cumple con los requisitos de emisión de facturación electrónica. Si no se especifica en el archivo XML el número de Orden de Compra y Guías despacho. Si la orden de compra es posterior a la fecha de emisión de factura. Si no tiene una Orden de compra con que ser asociada. Si corresponden a facturaciones de bienes, y estos no han sido recepcionados en nuestras Bodegas. Si no cumple con el envío de los anexos de acuerdo a lo establecido en este instructivo. Es importante destacar que el tiempo para dar aceptación o rechazo del contenido de un documento será lo establecido en el código de comercio Art 160 que indica serán 8 días corridos desde la fecha de recepción o en el plazo que las partes hayan acordado el cual no debe exceder de los 30 días corridos contados desde la recepción del documento. Los rechazos serán notificados automáticamente al correo que el proveedor mantiene registrado ante el SII, por lo tanto, es responsabilidad del proveedor mantener actualizado los datos. d) Casos Especiales: Facturas Anticipos Electrónicas En el campo de referencia 1 (ref>1) se empleará para el número de la Orden de Compra, solo los caracteres numéricos (sin letras ni guión. Esto corresponderá a 9 dígitos. <TpoDocRef>801</TpoDocRef> <FolioRef> </FolioRef> N orden de compra Delta: Deberán cumplir con el envío de la factura y anexos a las casillas electrónicas indicadas en el punto b, y ser referenciado de la siguiente manera: Asunto: Rut Proveedor Factura Anticipo xxxxx Asunto: Factura Anticipo 001 Página 4

5 e) Notas de Crédito El Archivo XML de los documentos electrónicos de notas de crédito deberá indicar la factura que está asociada a dicho documento. Tal como mostramos a continuación: Especificaciones Técnicas archivo XML Nota de Crédito- Proveedores En el campo de referencia 1 (Nrolinref>1) se empleará para indicar el número de la factura asociada. <TpoDocRef>33</TpoDocRef> <FolioRef>3456</FolioRef> factura anticipo 001.pdf anexos anticipo 001.pdf Nota de Crédito Factura asociada: N 3456 Especificaciones Técnicas archivo XML Nota de Crédito- Subcontratistas <TpoDocRef>33</TpoDocRef> <FolioRef>45467</FolioRef> <FchRef> </FchRef> Nota de Crédito Factura asociada: En caso de no poder cumplir con el número de referencias solicitadas en los XML por temas técnicos, se admitirá como segunda opción que el dato de la Factura Asociada sea indicado en la glosa de la factura. Tomar en consideración que de no incluirse este dato en la nota de crédito pudiese afectar el proceso de pago de la factura. Igualmente, deberán hacer el envío de la nota de crédito a las dos (2) casillas electrónicas indicadas en el punto b, y ser referenciado de la siguiente manera: Asunto: Rut Proveedor NC xxxxx Asunto: NC 001 Asociada NC 001.pdf Anexos NC 001.pdf Página 5

6 Consideraciones: Para ser más expedito el proceso, TODA nota de crédito deberá ser enviada lo más pronto posible por parte del proveedor-subcontratista al tener conocimiento de esta o al recibir la solicitud de nota de crédito por parte de Delta. Lo conveniente sería recibirla dentro de los 8 días de la emisión de la factura que dio su origen, ya que de lo contrario, se corre el riesgo de que su factura sea rechazada. En el caso, que la solicitud de nota de crédito por parte de Delta sea posterior a la aceptación de la factura, el proveedor deberá enviar la nota de crédito dentro de los próximos días de haber recibido la solicitud, de lo contrario, su proceso de pago se vera afectado. En caso de algún comentario a una solicitud de nota de crédito, deberá contactar de manera expedita a la obra. 2.- Proveedores emisores de facturas manuales a) De la Factura Los proveedores que no sean facturadores electrónicos, o por consiguiente, emitan facturan manuales a nuestra empresa, deberán considerar que deben seguir entregando de forma física la factura original, copia de la orden de compra y guías de despacho firmadas y selladas por nuestras bodegas en nuestra oficina ubicada en la Avenida Presidente Riesco 5711, Oficina 801, Las Condes, Región Metropolitana, en los siguientes horarios. Lunes y Miercoles: De 9:00 AM a 13:00 PM y de 14:30 PM a 17:00 PM Puntos a Considerar: La factura no deberá tener más de 15 días de emitida. La fecha de recepción será la considerada para todos los efectos de pago. Las facturas deberán haber sido emitidas en sistema o escritas a máquina, en ningún caso serán recibidas bajo escritura manuscrita. La fecha de recepción será la considerada para efectos del vencimiento. Motivos de rechazos de las facturas manuales Si no cumple con lo establecido por SII. Si orden de compra o EP es posterior a la fecha de emisión de factura. Si la fecha de emisión es superior a 15 días. Si no tienen una Orden de compra y/o EPP para su asociación. Si no vino acompañada de su correspondiente nota de crédito, si fuese el caso. Si corresponden a facturaciones de bienes, y estos no han sido recepcionados en nuestras Bodegas. Es importante destacar que el tiempo para dar aceptación o rechazo del contenido de un documento será lo establecido en el código de comercio Art 160, lo que indica serán 8 días corridos desde la fecha de recepción, o en el plazo que las partes hayan acordado el cual no debe exceder de los 30 días corridos contados desde la recepción del documento. b) De las Notas de Crédito Manuales Deberán ser entregadas en nuestras oficinas tal como lo establece el punto a) en forma física en los mismos horarios establecidos. La nota de crédito deberá indicar a que factura está asociada y el N de orden de compra. Página 6

7 Puntos a Considerar: La nota de crédito no deberá tener más de 15 días de emitida. Las notas de crédito deberán emitirse en sistema o escritas a máquina, en ningún caso serán recibidas bajo escritura manuscrita. 3.- Facturas de Compras Electrónicas emitidas por Delta Delta emitirá facturas de compra electrónicas solo a los siguientes subcontratistas: 1.- Subcontratistas que no tengan el carácter de agente retenedor. 2.- Subcontratistas no emisores de documentos electrónicos. Cualquier subcontratista que no cumpla con los dos puntos anteriores tendrá la obligación de emitir factura. Las facturas serán emitidas con cinco días corridos de antelación a la fecha de pago, según cronograma de pago de Finanzas entregado a inicio de año y entregado por parte de la Obra. Solo serán facturados aquellos EP que hayan cumplido con cada uno de los requerimientos establecidos para su aprobación y que el Subcontratista haya entregado la documentación en las fechas indicadas según calendario del área de subcontratos. Solicitamos especial atención en este punto ya que de no cumplirse obligara que el pago del EP se realice en la próxima fecha aprobada en el calendario de pagos. Al momento de emitir la factura se enviará copia en PDF del original y una copia en PDF del cedible del mismo documento, para lo cual deberán proveer de un correo electrónico, en donde recibirán dichos documentos electrónicos y será únicamente responsabilidad del subcontratista mantenernos informados sobre cualquier cambio o modificación de su dirección de correo. Nuestro sistema de facturación de compra electrónica no cuenta con la opción para ceder documentos emitidos de factura de compra, por lo tanto, no será posible realizar operaciones de factoring o similares. 4.- Consideraciones Generales para emisores tanto de facturas electrónicas como manuales Deberá contener de forma correcta todos los datos tributarios del emisor y receptor, entre ellos, RUT, RAZON SOCIAL, DIRECCION, GIRO COMERCIAL. Todo documento deberá tener referenciado la orden de compra o Estado de pago al que está asociado, así como, los números de las guías de despachos cuando corresponda. La descripción cantidades métricas y moneda deben ser idénticas a la Orden de Compra recibida por nuestra empresa. El proveedor/subcontratista es responsable de hacer todas las gestiones necesarias para contar con los documentos que le permitan facturar. No podrá emitirse factura si no cuentan con una orden de compra o EP aprobado. De no cumplir lo indicado este punto dará lugar al rechazo de la factura. Las facturas valorizadas en UF o moneda extranjera, deberán indicar el valor del tipo de cambio utilizado. Este debe ser reflejado en la descripción. Página 7

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